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I Edición

Plan de mejora

APLICANDO LA REGLA DE LAS 4 R PARA NOPEDIR MÁS PAPELES

Autora AMPARO CABO LLUESMA

Cargo RESPONSABLE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Organización AJUNTAMENT DE MONCADA

Correo electrónico [email protected]

Ámbito de la mejora AJUNTAMENT DE MONCADAPalabras clave Documentos, reducción de cargas, simplificación, procesos

Enero de 2019

Aplicando la Regla de las 4R para no pedir más papeles

IndiceAgradecimientos...............................................................................................................................41RESUMEN EJECUTIVO................................................................................................................52DIAGNÓSTICO..............................................................................................................................9

2.1Contexto.................................................................................................................................92.1.1Características generales del municipio.............................................................................92.1.2Características de la organización....................................................................................102.2Problema que queremos resolver.........................................................................................142.3Análisis organizativo. Causas y efectos del problema..........................................................14

3PLAN DE MEJORA......................................................................................................................173.1Estrategias y objetivos del plan de mejora............................................................................173.1.1Lineas estratégicas de actuación......................................................................................173.1.2Objetivos estratégicos......................................................................................................183.1.3Proyectos y Objetivos operativos......................................................................................19

3.2Implantación del plan de mejora...........................................................................................533.2.1Recursos de personas......................................................................................................533.2.2Recursos económicos. Inversiones..................................................................................543.2.3Cronograma del plan de mejora.......................................................................................54

4EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORA.......................................................................................554.1Cuadro de mando.................................................................................................................554.2Sistema de evaluación y seguimiento...................................................................................55

5BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS...............................................................................................566ANEXOS......................................................................................................................................57

6.1Anexo I.................................................................................................................................576.2Anexo II................................................................................................................................586.3Anexo III................................................................................................................................606.4Anexo IV...............................................................................................................................616.5Anexo V................................................................................................................................636.6Anexo VI...............................................................................................................................656.7Anexo VII..............................................................................................................................666.8Anexo VIII.............................................................................................................................67

Amparo Cabo Lluesma Página 2


Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo

Albert Einstein

Lo único serio que ofrecer a los estudiantes es aprender a aprender (y a desaprender)

Xavier Marcet



Agradecimientos

Haguera segut impossible materialitzar aquest treball sense l’ajuda de moltes persones.

En primer lloc agrair als meus companys del curs el poder haver compartit tots aquestsaprenentatges i experiències.

Als meus responsables per haver-me donat l’oportunitat d’assistir a l’itinerari i als meus companysde l’Ajuntament per haver segut considerats en l'absència del meu lloc de treball les jornades deformació presencial.

A la meua tutora, María Francisca Tamarit Vallés, el seu recolzament, les aportacions i aclarimentsals meus dubtes.

Als coordinadors de l’itinerari formatiu, Fermín, Juan i Eva, la seua professionalitat, sabiduria,experiències i valentia d’organitzar i gestionar un itinerari tant interessant en continguts i nivell deprofessorat.

Gràcies per fer-me veure aspectes de la gestió pública no sols des de la vessant tecnològica, irefiançar el que m’havien ensenyat ja de menuda, “Sols se que no se res”, en aquest curs hecontinuat adonant-me que quan més aprèn més en done compte del que no se, i quan il·lusionantes aprendre a aprendre.

A Xavi i Aitana la seua compressió i paciència pel temps dedicat a elaborar aquest treball.



1 RESUMEN EJECUTIVO

El desarrollo de este plan de mejora se enmarca dentro del itinerario formativo #DivalDirectiaprimera edición, organizado por la Diputación de Valencia, y surge de la necesidad de abordar unprofundo cambio en la estructura y cultura organizativa del Ayuntamiento de Moncada, en nuestramanera de hacer interna a través de la mejora de nuestros procesos, para permitirnos, bajo elsímil del proceso de reciclaje, gestionar nuestra documentación para no solicitar más papeles yrevertir así la visión que de nuestra organización tiene la ciudadanía.

En la primera parte se ha llevada a cabo el diagnóstico de nuestra institución, detallando lascaracterísticas generales del municipio y de la organización, poniendo de manifiesto que larelación de las entidades locales con nuestra ciudadanía ha cambiado, pero que estacircunstancia no debe conducir a establecer una barrera infranqueable para algunos colectivos alos que atendemos, que están dejando de percibir nuestra administración como la más cercana,poco sensible a sus demandas, muy burocrática, poco transparente, ineficiente e ineficaz.

Lo que se ha traducido en manifestaciones como, necesidad de llevar a cabo reiteradas visitaspara obtener información para iniciar un trámite, exigencia de mucha documentación y dificultadpara obtenerla, tiempo de resolución de determinados procedimientos inaceptable y necesidad deconsultar en numerosas ocasiones, ¿Cómo va lo mío?.

La estrategia Europa 2020 1, incide, entre otros, en la necesidad de garantizar el acceso y lasoportunidades para todos y reducir la pobreza y la exclusión social, principalmente velando por unfuncionamiento eficaz de los mercados de trabajo y los sistemas de protección social. Esta políticasocial la estamos aplicando las entidades locales pero, sin haber llevado a cabo una profundatransformación en nuestra organización, que nos permita mejorar en los procesos que afectan alos colectivos más desfavorecidos.

Del análisis de las características de la organización tanto política, administrativa y financiera sededuce que carecemos de un modelo organizativo y de gestión que genera remarcablesdisfunciones que han derivado en una grave ineficiencia e ineficacia.

Nos encontramos con una organización con un alto grado de precariedad laboral, estructurada endepartamentos estanco, dónde se carece de una visión transversal de los procesos, dónde lastareas se realizan como en islas sin ninguna conexión o coordinación y que ha conducido a unaelevada desmotivación y sensación de ir cada día a peor.

Con el fin de acometer las debilidades detectadas, se plantea este plan de mejora que debeposibilitar a través del desarrollo de sus líneas estratégicas, realizar un profundo cambio de culturaorganizativa y una mejora de procesos poniendo la mirada en las demandas de los colectivosmás desfavorecidos.

1 Estrategia Europa 2020 - https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/economic-and-fiscal-policy-coordination/eu-economic-governance-monitoring-prevention-correction/european-semester/framework/europe-2020-strategy_es



Estos cambios junto a la puesta en marcha de una transformación digital, nos deben permitirinnovar administrativamente mediante un nuevo modelo de tramitación y gestión apoyado en latramitación electrónica y la gestión documental, que junto con la reducción, la reutilización, elreciclaje y la recuperación de la documentación, nos permita crear cultura de servicio público,transversal y eficiente.

Para ello, se han planteado 2 líneas estratégicas de actuación, la primera línea aborda elcambio de cultura organizativa y la mejora de procesos, sensibilizando a todos los departamentosen la necesidad de innovación a través de la transversalidad, apoyándonos en herramientastecnológicas que nos permitan hacer efectiva la administración electrónica.

Y la segunda para llevar a cabo nuestra transformación digital aplicando la regla de las 4R parareducir, reutilizar, reciclar, y recuperar la documentación, disminuyendo las cargas administrativasde nuestros procesos, priorizando el diseño de aquellos que afecten directamente a los colectivosmás vulnerables, volviendo la mirada a las personas y no a los papeles.

Dentro de la primera línea estratégica han sido definidos dos objetivos estratégicos:

LINEA ESTRATÉGICA 1- Cambio de cultura organizativa y mejora de procesos

Objetivo estratégico Descripción

OE 1.1 Conocer que hacemos y cómo lo hacemos

OE 1.2 Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documental

En el primero de ellos pretendemos conocer que hacemos y cómo lo hacemos, posibilitando elderecho de nuestros ciudadanos a relacionarse electrónicamente con nosotros, diseñando unaestructura organizativa optimizada, sencilla y de servicios transversales, que nos permita mejorarla gestión pública, con un enfoque orientado a la generación de valor público a la sociedad.

En el segundo pretendemos clasificar la documentación en base a funciones y actividadesrealizadas, desplegar un modelo de administración electrónica sostenible que nos permita latramitación electrónica de inicio a fin, apoyada en un sistema de gestión de documentoselectrónicos único y transversal a la organización.

Dentro de la segunda línea estratégica han sido definidos cuatro objetivos estratégicos:

LINEA ESTRATÉGICA 2 - Transformación digital aplicando la regla de las 4R


OE 2.1 Reducir

OE 2.2 Reutilizar

OE 2.3 Reciclar

OE 2.4 Recuperar



Estos objetivos operativos nos deben posibilitar, reducir la documentación solicitada, disponiendode información de la documentación obligatoria y opcional necesaria para el inicio de un trámite,simplificando y reduciendo cargas administrativas, disponiendo de la documentación digitalizadade manera certificada, favoreciendo su rápida consulta, reduciendo tiempos de búsqueda ydesplazamientos, que se puedan traducir en un ahorro de costes a la ciudadanía.

Dentro del objetivo estratégico 2.2 se pretende reutilizar la documentación con la finalidad de nosolicitar documentación a la ciudadanía que obre en poder de la administración cumpliendo el“Principio de una sola vez”, en la entrega o generación, introduciendo para ello herramientas degestión en áreas dónde han tenido un bajo impacto como Bienestar Social.

Mediante la identificación y adición de información adicional a la documentación generada oaportada pretendemos, consultar la documentación de manera más ágil, disminuyendo nuestrostiempos de respuesta y haciendo realidad el “no me pidas más papeles” a través del reciclaje.

Con el objetivo estratégico 2.4, la recuperación, queremos facilitar la documentación acerca de lasgestiones realizadas con nuestra entidad, informar al instante y poder dar respuesta a “Que hayde lo mío”, potenciando para ello la capacidad de los sistemas de intercambiar información demanera automática entre nuestra administración y la administración autonómica, innovando en lagestión y de manera independiente a dónde se inicia, tramita o resuelve el trámite.

A continuación se detallan los objetivos operativos definidos para cada uno de los objetivosestratégicos:

LÍNEA ESTRATÉGICA 1 – Cambio de cultura organizativa y mejora de procesos

Objetivo estratégico 1.1 Conocer que hacemos y como lo hacemos

Objetivo operativo 1.1.1 Elaborar un catálogo de trámites

Objetivo operativo 1.1. 2 Definición de una estructura organizativa

Objetivo operativo 1.1. 3 Rediseñar nuestros procesos

Objetivo estratégico 1.2 Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documental

Objetivo operativo 1. 2 .1 Elaborar un cuadro de clasificación documental

Objetivo operativo 1. 2 . 2 Ser una organización electrónica sostenible

Objetivo operativo 1. 2 . 3 Implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos



LINEA ESTRATÉGICA 2 – Transformación digital aplicando la regla de las 4R

Objetivo estratégico 2.1 Reducir

Objetivo operativo 2 .1. 1 Reducción y simplificación de la documentación solicitada

Objetivo operativo 2 .1. 2 Elaborar y homogeneizar los formularios de solicitud

Objetivo operativo 2 .1. 3 Digitalización certificada de la documentación aportada

Objetivo estratégico 2.2 Reutilizar

Objetivo operativo 2 . 2 . 1 Intermediación automática para la obtención de documentación

Objetivo operativo 2 . 2 . 2 Introducción de herramientas de gestión

Objetivo estratégico 2.3 Reciclar

Objetivo operativo 2 . 3 . 1 Metadatar nuestra gestión

Objetivo operativo 2 . 3 . 2 Creación del banco de documentos

Objetivo estratégico 2.4 Recuperar

Objetivo operativo 2 . 4 . 1 Agilizar la recuperación de documentación

Objetivo operativo 2 . 4 . 2 Informar estado de tramitación

Objetivo operativo 2 . 4 . 3 Diseñar procedimientos interoperables con otras AAPP

Para llevar a cabo el plan se ha elaborado un plan de implantación con referencia los recursospersonales, materiales y temporales necesarios.

El plan ha sido valorado en 145.500 € de inversión con un horizonte temporal de 3 años queabarca desde enero de 2019 hasta diciembre de 2021.

Esta inversión económica se considera totalmente asumible por parte del Ayuntamiento, ya queparte de ella ya fue solicitada en el Plan de Implantación de Administración Electrónica, y que nopudo ser desarrollada por el horizonte temporal de ejecución presupuestaria.

Buena parte del trabajo a desarrollar recae en los recursos humanos disponibles en nuestraentidad, con la formación de equipos de trabajo, bajo la supervisión y coordinación del gruporesponsable de mejora continua e innovación ya constituido.

La definición de indicadores para cada objetivo operativo nos debe permitir evaluar nuestro plan,para en el caso de alejarse de sus objetivos tomar medidas correctoras que nos orienten a suconsecución.

Considero que la realización de este plan es primordial en nuestra organización y lo debemoshacer, para volver a mirar a las personas y no visualizarlas a través de una pila de papeles,permitir dar acceso y eliminar barreras, simplificar y agilizar nuestra tramitación, sobre todo la queafecta a los colectivos más desfavorecidos, volviendo a ilusionar a nuestros profesionales yempleados hacia la mirada a la ciudadanía y no a la burocratización.



2 DIAGNÓSTICO

2.1 Contexto

2.1.1 Características generales del municipio

El término municipal de la ciudad de Moncada se enclava en la provincia de Valencia, dentro delárea metropolitana de la ciudad de Valencia, encontrándose a 8 km al norte de la misma.

Integrada en la comarca de L´Horta Nord, por sus infraestructuras y servicios ha sido consideradacomo cabeza de comarca para las localidades de población inferior que la rodean, al ubicarse enla localidad delegaciones de otras administraciones como, el Juzgado de primera instancia einstrucción nº 1 y el Juzgado de primera instancia e instrucción nº 2 de Moncada o una Delegaciónde la Agencia Tributaria.

Su situación geográfica queda representada en estas dos ilustraciones:

El número de habitantes a 1 de enero de 2017 era de 21.623 habiéndose mantenido la cifra depoblación en los últimos 10 años entre el rango de 21.000 habitantes y 22.000 habitantes.

La variación de la población fue debida a la inmigración recibida, quedando en la actualidad unporcentaje de población inmigrante entorno al 10%, siendo la nacionalidad más significativa larumana con un 3,17% seguida de la francesa con un 1,75%.


Ilustración 2 Ilustración 1


La evolución en las cifras de población en el municipio de Moncada queda representada en elAnexo I.

La población se encuentra distribuida en tres núcleos, el casco urbano, San Isidro de Benagébery el núcleo de Masías, éste último con una tipología de urbanización residencial.

Nuestra ciudad a lo largo de su historia ha tenido una marcado carácter agrícola, pero con el pasodel tiempo se ha ido decantando hacia otros sectores como el de servicios o el industrial ubicadoen sus 3 polígonos.

2.1.2 Características de la organización

Organización Política

Tras las últimas elecciones municipales celebradas el pasado mayo de 2015, el resultado de lasmismas produjo la pérdida de la gobernabilidad mediante mayorías como había ocurrido en lasúltimas legislaturas.

Estos resultados conformaron un Pleno del Ayuntamiento de Moncada compuesto por 21concejales, distribuidos en 7 grupos políticos con los siguientes miembros:

Partido Político Número de concejales

Partido Popular 6

PSOE 5

Compromís 4

Ciudadanos 2

Amunt-Moncada 2

EU-Els Verds 1

Guanyem Moncada 1

Tabla 1

Desde el pleno de investidura, realizado en 2015, la Alcaldía la ocupa la cabeza de lista del PSOE,formando equipo de gobierno los integrantes de los grupos del PSOE, EU-Els Verds y Guanyem,hasta junio de 2018.

El gobierno de coalición se concretaba en un apoyo del 33% de los concejales lo que suponía unequipo de gobierno en minoría.

Desde junio de 2018, el equipo de gobierno está conformado únicamente por los 5 miembros delgrupo del PSOE, lo que supone un 24 % del apoyo del plenario.

La Alcaldesa tras la última composición del equipo de gobierno, siguiendo la Ley 7/1985, de 2 deabril, Reguladora de las Bases de Régimen Local, realizó nuevas delegaciones en los distintos



concejales que integran el gobierno municipal, designando los concejales coordinadores de área,quedando configuradas como sigue:

Área

Empleo, Promoción Lingüística, Personal, Contratación y ServiciosPúblicos, Urbanismo y Disciplina Urbanística

Hacienda y Promoción Económica, Tecnologías de la Comunicación,Mercado Municipal, Patrimonio Municipal (inventario), Responsabilidadpatrimonial, Participación ciudadana

Juventud, Educación, Cultura, Patrimonio artístico, Turismo, TransportePúblico

Fundación Deportiva Municipal, Deportes, Policía Local y Protección Civil,Fiestas, Brigada de Obras, Alumbrado Público, Parques y Jardines,Residuos Sólidos

O.M.I.C., Sanidad, Servicios Sociales Generales y Especiales,Cementerio, U.P.C.C.A., Ayudas de emergencia, Medio Ambiente yAgricultura

Tabla 2

Organización Administrativa

El Ayuntamiento no dispone de una relación de puestos de trabajo en vigor, encontrándose en laactualidad llevando a cabo los trabajos iniciales de elaboración de una nueva relación de puestosde trabajo.

Esta circunstancia supone no disponer de organigrama funcional y operativo, ni definición de lasdiferentes áreas, servicios, unidades y miembros, que repercute en una ausencia de estructuraadministrativa en algunos servicios, en falta de asignación de funciones y responsabilidades, yen una descoordinación entre los existentes.

En nuestra organización no se ha propuesto una estructura directiva de carácter profesional, loque dificulta la transformación de los objetivos políticos en actuaciones que dirijan y coordinennuestra organización hacia el seguimiento y cumplimiento de las diferentes políticas públicas.

Se da también la circunstancia, de no haberse definido ni desarrollado nunca, ningún Plan deCiudad ni ningún Plan de Mandato, lo que redunda en una falta total de planificación y estrategia.

El Ayuntamiento de Moncada cuenta también con un organismo autónomo, la FundaciónDeportiva Municipal, cuya finalidad primordial es la promoción deportiva y el desarrollo de lacultura física de la población, del municipio o zona de influencia, así como las prácticas deportivasde carácter aficionado y popular, y una empresa pública, Moncada Servicios Urbanos SA, quenació con el objetivo de gestionar los servicios públicos que presta el municipio.

La plantilla del Ayuntamiento de Moncada, cuenta con el siguiente número de efectivos y sedistribuye como sigue:



Naturaleza Número de empleados

Personal funcionario de carrera 66

Personal funcionario interino 35

Personal laboral fijo 18

Personal laboral interino 39

Personal laboral temporal 42

Plazas vacantes 9

Total 209

Tabla 3

Se han representado en el anexo II de manera gráfica los datos anteriores.

Como se puede apreciar en el gráfico anterior, existe un alto grado de interinidad, 55%,acrecentado por ser el mismo de muy larga duración.

Se da, además la circunstancia, que plazas vacantes por jubilación se encuentran sin cubrir y quelos tres puestos con carácter de habilitación nacional están sufriendo mucha rotación, connombramientos provisionales o vacantes. En estos momentos nos encontramos con la plaza deSecretario/a cubierta en una comisión de servicios, la plaza de Interventora ocupada de maneraaccidental por una TAE y la plaza de Tesorero/a vacante.

Significar que la falta de una relación de puestos de trabajo y su valoración, la no estabilización dela plantilla, con interinajes de muy larga duración, la baja retribución salarial, respecto a la mediaretributiva de municipios valencianos de similar tamaño, la pérdida de poder adquisitivo y la faltade renovación y actualización del convenio, afecta negativamente en la motivación de losempleados públicos y en sus posibilidades de desarrollo profesional.

Aún en las circunstancias anteriores, el querer hacer de algunos empleados públicos propuso laconfiguración de un Grupo Responsable de Mejora Continua e Innovación - GRMCI, como uno delos objetivos que formaban parte del Plan de Implantación de la Administración Electrónica –PIAE, aprobado por acuerdo plenario el 29 de septiembre de 2016.

Los miembros que en la actualidad forman parte del grupo son: Alcaldesa, Secretario/a,Interventor/a, Tesorero/a, Coordinadora OAC, Responsable TIC, Coordinadora Servicios Sociales,Coordinador Educación, Técnico en Geodesia.

La finalidad del cual es:

- Revisar los diferentes objetivos a cumplir

- Definir y modificar las áreas o líneas de actuación

- Verificar la implantación de los proyectos y objetivos

- Tomar conocimiento de los impedimentos para poder adoptar las medidas correctoras



- Establecer los planes de formación en materia de administración electrónica, modernización einnovación

- Establecer la creación de grupos de mejora para abordar diferentes objetivos o proyectos

- Cualquier otra relacionada con el PIAE

Características financieras

El presupuesto para el ejercicio 2018 asciende a 13.870.848,61 € en materia de ingresos y13.655.352,83 € en materia de gastos según el siguiente resumen de clasificación económica:

Se da la circunstancia que nuestra institución ha funcionado con presupuesto prorrogado los años2015, 2016, hasta el 09 de agosto de 2017 dónde fue aprobado el presupuesto del año 2017.

El Ayuntamiento de Moncada es una de las entidades que solicitó la adhesión en julio de 2015, alfondo de ordenación a entidades locales con la consiguiente aprobación de un plan de ajuste.

Este plan de ajuste incluye entre otras medidas reducción del gasto y de costes de personal,cuantificado en un 5%, y afecta a la amortización de plazas vacantes por jubilación.

La evolución del presupuesto municipal en los últimos 5 años queda representada en el Anexo III.



2.2 Problema que queremos resolverLa relación de las entidades locales con nuestra ciudadanía ha cambiado, pero esta circunstanciano debe conducir a establecer una barrera en algunas ocasiones infranqueable para algunoscolectivos.

Esto se evidencia con más énfasis en áreas como Bienestar Social, dónde se tiene la percepciónde que los colectivos a los que atienden han dejado de ver nuestra administración como la máscercana y nos manifiestan:

demasiada documentación para iniciar un trámite

dificultad para aportar la documentación requerida

reiteradas visitas para el mismo trámite

tiempo de resolución de determinados procedimientos no aceptable

necesidad de consultar en numerosas ocasiones ¿Cómo va lo mío?

2.3 Análisis organizativo. Causas y efectos del problemaMediante el análisis DAFO se pretende realizar una valoración organizativa del problema, quepueda identificar en el ámbito interno las debilidades y las fortalezas de nuestra organización y enel ámbito externo las oportunidades y las amenazas que nos proporciona el entorno.

ANÁLISIS INTERNO

Debilidades Fortalezas

Falta de planteamiento estratégico, liderazgopolítico y de directivos públicos.

Porcentaje reseñable de EEPP comprometidoscon el servicio público y la ética profesional.

Provisionalidad en puestos de HHNN. Existencia de un Plan de Implantación de laAdministración Electrónica.

Ausencia de RPT actualizada y estructuraorganizativa con un porcentaje muy elevado deinterinidad y precariedad en la plantilla.

Formación de un Grupo Responsable de MejoraContinua e Innovación.

Descoordinación entre las distintas áreas,visión de la organización como islas inconexas.

Necesidad y convencimiento por mejorarnuestra gestión y atención.

Falta de transversalidad en los procesos degestión

Plantilla no muy elevada.

Falta de inversión en tecnologías de lainformación y escasez de aplicaciones degestión en áreas como bienestar social.

Posibilidad de despliegue de herramientas quefaciliten la gestión.



ANÁLISIS EXTERNO

Amenazas Oportunidades

Escenario presupuestario restrictivo conaplicación de planes de ajuste.

Desarrollo y puesta en marcha de laadministración electrónica bajo un modelosostenible.

Imposibilidad de mantener los serviciospúblicos por falta de estructura y de recursoshumanos.

Utilizar la administración electrónica como pilarde la transformación digital.

Falta de reciclaje formativo. Posibilidad de recibir formación.

Dificultad de incorporar los más válidos ennuestra organización.

Desarrollo de procesos transversalesorientados hacia la eficiencia y eficacia en lagestión de los servicios públicos.

Falta de innovación, modernización poraplicación normativa.

Rediseño de una administración burocráticahacia una administración con mirada hacia laspersonas.

Falta de sensibilización ante las urgencias de laciudadanía.

Evaluación de resultados y consecución deobjetivos.

Tabla 4

Del análisis de los factores anteriores se deduce que nuestra organización carece de un modeloorganizativo y de gestión con graves disfunciones que ha derivado en una grave ineficacia eineficiencia.

La falta de un organigrama claro de funciones ha generado departamentos estanco, dónde no setiene una visión transversal, dónde no se desarrollan procesos normalizados, y dónde las tareasson realizadas como en islas o silos 2 sin ninguna coordinación entre ellas.

La inexistencia de canales definidos de comunicación entre la política y la gestión hace que éstaúltima se realice con una mirada muy cortoplacista y sin ninguna estrategia. La indefinición deobjetivos, redunda en que los únicos que se desarrollan son los planteadas por algunos serviciospara alcanzar el cumplimiento normativo.

La falta de inversiones de puertas hacia adentro y la consideración que estas suponen un gasto yno un ahorro, ha conducido a no disponer de sistemas que nos permitan obtener indicadores quemidan la evaluación de la gestión, como por ejemplo el plazo de concesión de una ayuda deemergencia.

La realidad anterior sumada a que nuestro Ayuntamiento cuenta con un nivel alto de precariedadlaboral, redunda en un alta desmotivación y una sensación de ir cada día a peor, que se hatrasladado en algunas personas empleadas públicas en la necesidad de acometer mejoras demanera urgente, que puedan dar solución a una situación insostenible.

Estas circunstancias están generando los siguientes prejuicios :

2 Xavier Marcet



Un impacto más gravoso en los colectivos más desfavorecidos o más vulnerables, queperciben que nuestra administración se aleja de sus problemas, cuando, en realidad,existe una aumento en la demanda de solicitudes de atención por parte de los mismos,que encuentran en nuestra administración la puerta de acceso al cuarto pilar del sistemadel bienestar.

Derechos de los ciudadanos y las ciudadanas no garantizados por la falta de definición denuestros trámites y añadido, de la documentación necesaria para su inicio.

Servicio lento y descentralizado para la consulta de la documentación ya aportada.

0 expedientes tramitados íntegramente en electrónico.

Tiempos de respuesta inaceptables, más de 2 meses para ayudas de emergencia o másde 12 meses para licencias de edificación.

Imposibilidad de ofrecer información del estado de los expedientes.

Percepción negativa de la ciudadanía de los servicios administrativos.



3 PLAN DE MEJORA

3.1 Estrategias y objetivos del plan de mejoraCon el fin de acometer las debilidades detectadas en nuestra organización se plantea este plan demejora que debe posibilitar a través del desarrollo de sus líneas estratégicas, realizar un profundocambio de cultura organizativa y una mejora de procesos poniendo la mirada en las demandas delos colectivos más desfavorecidos.

Estos cambios junto a la puesta en marcha de una transformación digital, nos deben permitirinnovar administrativamente mediante un nuevo modelo de tramitación y gestión apoyado en latramitación electrónica y la gestión documental, junto con la reducción, la reutilización, el reciclajey la recuperación de la documentación, para crear cultura de servicio público, transversal yeficiente.

Para ello se han planteado 2 líneas estratégicas de actuación con 2 objetivos estratégicos laprimera y 4 la segunda, con sus respectivos objetivos operativos.

3.1.1 Lineas estratégicas de actuación

LÍNEA ESTRATÉGICA 1 – CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA Y MEJORA DEPROCESOS

Que nos permita acometer de manera urgente cambios organizativos y cambios de actitudes yaptitudes que nos ayuden a mejorar los servicios públicos y reforzar las políticas públicasrevirtiendo la percepción de nuestra organización por parte de la ciudadanía, apoyándonos en lasherramientas tecnológicas proporcionadas para hacer efectiva la administración electrónica3 y enel rediseño y simplificación de nuestros procesos sensibilizando a todos los departamentos en lanecesidad de innovación a través de la transversalidad.

LÍNEA ESTRATÉGICA 2 – TRANSFORMACIÓN DIGITAL APLICANDO LA REGLA DELAS 4R

Utilizando la regla de las 4R para reducir, reutilizar, reciclar yrecuperar la documentación, disminuyendo las cargasadministrativas de nuestros procesos, priorizando el diseñode aquellos que afecten directamente a los colectivos másvulnerables, volviendo la mirada a las personas y no a lospapeles.

3 Comunicación de la Comisión Europea, de 26 de septiembre de 2003, al Parlamento Europeo



Apoyando la mejora en la gestión, con la introducción de herramientas tecnológicas en áreas enlas que han tenido un bajo impacto, trasladando los resultados a otras áreas.

De esta manera pretendemos:

• cumplir con los derechos de la ciudadanía en su relación con la administración

• orientarnos hacia el principio de una sola vez, atendiendo la petición: “NO ME PIDAS MÁSPAPELES” y adoptando medidas para evitar cargas administrativas redundantes medianteel intercambio de datos con otras AAPP 4

• agilizar y simplificar nuestra tramitación

• poder dar respuesta a “QUE HAY DE LO MÍO”

Y lo queremos hacer porque:

• necesitamos volver a mirar a las personas y no visualizarlas a través de una pila dedocumentos

• simplificar permite dar acceso, eliminar barreras

• nos hace falta volver a ilusionar a los profesionales, de áreas como Bienestar Social, haciala intervención no hacia la burocratización

3.1.2 Objetivos estratégicos

Las líneas estratégicas definidas se dividen a su vez en los siguientes objetivos estratégicos:

LINEA ESTRATÉGICA 1 - Cambio de cultura organizativa y mejora de procesos


OE 1.1 Conocer que hacemos y cómo lo hacemos

OE 1.2 Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documental

LINEA ESTRATÉGICA 2 - Transformación digital aplicando la regla de las 4R


OE 2.1 Reducir

OE 2.2 Reutilizar

OE 2.3 Reciclar

OE 2.4 Recuperar

Tabla 5

4 Informe IRIA 2018



3.1.3 Proyectos y Objetivos operativos

Se pasa a detallar dentro de cada objetivo estratégico sus objetivos operativos, describiendo lasfechas de ejecución, los responsables y el equipo involucrado, el problema a resolver, el objetivo aalcanzar, los beneficios esperados, las actividades a realizar, los indicadores definidos queservirán para evaluar el objetivo, y los recursos, costes y gastos asociados a la ejecución de cadaobjetivo operativo.



ALINEA ESTRATÉGICA 1 – Cambio de cultura organizativa y mejora de procesos

Objetivo estratégico 1.1 Conocer que hacemos y como lo hacemos

Objetivo operativo 1.1.1 Elaborar un catálogo de trámites

Objetivo operativo 1.1. 2 Definición estructura organizativa

Objetivo operativo 1.1. 3 Rediseñar nuestros procesos

Objetivo estratégico 1.2 Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documental

Objetivo operativo 1. 2 .1 Elaborar un cuadro de clasificación documental

Objetivo operativo 1. 2 . 2 Ser una organización electrónica sostenible

Objetivo operativo 1. 2 . 3 Implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos


Objetivo estratégico 2.1 Reducir

Objetivo operativo 2 .1. 1 Reducción y simplificación de la documentación solicitada

Objetivo operativo 2 .1. 2 Elaborar y homogeneizar los formularios de solicitud

Objetivo operativo 2 .1. 3 Digitalización certificada de la documentación aportada

Objetivo estratégico 2.2 Reutilizar

Objetivo operativo 2 . 2 . 1 Intermediación automática para la obtención de documentación

Objetivo operativo 2 . 2 . 2 Introducción de herramientas de gestión

Objetivo estratégico 2.3 Reciclar

Objetivo operativo 2 . 3 . 1 Metadatar nuestra gestión

Objetivo operativo 2 . 3 . 2 Creación del banco de documentos

Objetivo estratégico 2.4 Recuperar

Objetivo operativo 2 . 4 . 1 Agilizar la recuperación de documentación

Objetivo operativo 2 . 4 . 2 Informar estado de tramitación

Objetivo operativo 2 . 4 . 3 Diseñar procedimientos interoperables con otras AAPP

Tabla 6



LÍNEA 1 - Objetivo Estratégico OE 1.1

Conocer que hacemos y cómo lo hacemos

Proyecto | Objetivo estratégico Codi OO1.1.1

Elaborar un catálogo de trámites

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Mayo 2019

% Dedicació

Responsable Coordinadora OAC 5%

Equipo Responsable de servicioResponsable TICSecretario/a

2%1%

0,1%

Descripción del objetivo operativo

Problema a resolver

Falta de conocimiento en los servicios que prestamos y por ende incapacidad de informar a losciudadanos sobre las gestiones que realizamos.Necesidad de acometer la primera fase de elaboración de una carta de servicios, documento queinforme a nuestros ciudadanos de qué hacemos, cómo, cuándo, dónde y a qué noscomprometemos fruto de nuestra reflexión sobre lo qué somos capaces de hacer.

Objetivo a alcanzar

Disponer de un inventario de información administrativa de todos los trámites que es posiblerealizar con nuestra administración de manera tipificada, que contenga todos los procedimientos yservicios, organizado por familias.

Beneficios esperados

Conocer qué hacemos y posibilitar a nuestros ciudadanos su derecho a relacionarseelectrónicamente con nuestra organización a través de la sede electrónica incluyendo en la mismanuestro catálogo de trámites.Poder distinguir aquellos que finalizan en un acto administrativo ej autorizaciones, concesiones,subvenciones, de los que se agotan en la actuación administrativa misma, ej. pago de una tasa,consulta de datos, cita previa etc.Identificar todos los trámites y disponer de un código del Sistema de Informacion Administrativa(SIA) de todos ellos.

Actividades

A1 – Elaboración de un ficha modelo de trámite adaptada a SIA.A2 – Análisis de todos los trámites, distinguiendo los procedimientos y los servicios, recopilandoinformación sobre datos básicos, normativa, posibilidades de tramitación.A3 – Alimentar SIA y obtener una identificación única de procedimientos y servicios.



Indicadores

Identificador Nombre indicador Periodicidad Meta

OO111 - I1 Número de trámites identificados Semestral 80 %

Recursos, costes y gastos asociados

Costes de los recursos humanos % dedicación personal interno

1 administrativo durante 3 meses



LINEA 1 - Objetivo Estratégico OE 1.1



Definición estructura organizativa

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Diciembre 2019

% Dedicació

Responsable Secretaria/o 5 %

Equipo Responsable RRHHGRMCI

5 %1 %


Problema a resolver

Falta de definición de una relación de puestos de trabajo (RPT) y adecuación de los perfiles a losrequerimientos de la administración electrónica.Estructura organizativa muy departamentalizada.Falta de organigrama y como consecuencia de responsabilidades.Falta de aplanamiento en las retribuciones, picos elevados en ciertos puestos, con porcentajeelevado de retribución complementaria en productividades fijas y periódicas.

Objetivo a alcanzar

Análisis y revisión del resultado de los trabajos realizados de manera externa en la elaboración deuna nueva RPT y revisión de las retribuciones complementarias.Definición de estructura organizativa optimizada y sencilla, eliminando organismos innecesarios.Incluir a la ciudadanía en nuestro organigrama.


Definición clara de responsabilidades.Diseño organizativo y de servicios transversales.Mejora del clima laboral y mejora de las relaciones personales.

Actividades

A1 – Elaborar una nueva estructura organizativa y organigrama más acorde con la realidad.A2 – Confeccionar una nueva relación de puestos de trabajo.A3 – Revisión de las retribuciones complementarias y sus criterios de asignación.A4 – Negociar la modificación de la Relación de puestos de trabajo con los representantes de lostrabajadores.A5 – Aprobar la modificación de la Relación de puestos de trabajo.A6 – Reasignar los puestos de acuerdo a la nueva RPT.



Indicadores


OO112 - I1 % Reducción de las productividades periódicas Anual 100 %

OO112 - I2 % Puestos equiparados a mínimos, en sus retribuciones complementarias a la propuesta de la FEMP

Anual 100 %

OO112 - I3 Valoración de los trabajos de la RPT por los EEPP Anual >7








Rediseñar nuestros procesos

Fecha inicio Abril 2019 Fecha fin Diciembre 2020

% Dedicació

Responsable Responsable TIC 3%

Equipo Secretaria/oResponsable de servicioResponsable de RRHHGRMCI

2%2%

0,10%0,05%


Problema a resolver

Estructura organizativa que propicia la ralentización de la tramitación administrativa y que dificultala transversalidad.Descoordinación entre áreas y servicios, visión de departamentos estanco.Estilo de trabajo poco proactivo y gestión de recursos basada en el día a día.Falta de capacitación de las personas empleadas públicas en nuevas tecnologías, gestión ytrabajo en equipo, visión transversal y orientación hacia los resultados y la mejora continua.

Objetivo a alcanzar

Disponer de "un modelo de gestión que entiende la organización como un conjunto de procesosglobales orientados a la consecución de la calidad total y a la satisfacción del cliente, frente a laconcepción clásica de una organización departamentalizada y nada trasversal”. 5

Utilización de los medios electrónicos en los procesos internos potenciando el trabajo colaborativo.Acciones formativas que formenten la capacitación en los problemas detectados.


Formación de equipos multidisciplinares estables que fomenten la mejora continua y la innovación.Mejora de las relaciones entre departamentos y visión transversal de la organización.Mejora de la gestión pública, mediante la simplificación administrativa, la reducción de plazos y elimpulso de actuaciones administrativas automatizadas.Enfoque hacia el ciudadano.

Actividades

A1 – Clasificación de los procesos por tipología, identificando los procesos clave que afecten a loscolectivos más vulnerables.A2 – Rediseño y definición de flujos de tramitación homogéneos y simplificados.

5 Fermín Cerezo – I Edición Curso Dival Directia



A3 – Validación de los procesos y flujos definidos.A4 – Implementar los procesos y flujos definidos en la herramienta de soporte electrónico a latramitación.A5 – Plan de formación.

Indicadores


OO113 - I1 Número de reuniones realizadas Trimestral 3

OO113 - I2 Número de procesos detectados y rediseñados Semestral 20%

OO113 - I3 Número de procesos rediseñados implementados en la herrramienta de tramitación

Semestral 20%

OO113 - I3 Número de horas de formación por empleado Anual > 10 h



1 administrativo durante 1 año

Plan de formación 1.000 €




Definir, analizar e implantar un sistema de gestióndocumental


Elaborar un cuadro de clasificación documental

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Enero 2019

% Dedicació

Responsable Archivero 5 %


Problema a resolver

Toda actividad de un gobierno deja o debe dejar una traza. Esa traza se puede manifestar en undato, un grupo de datos, una información fijada en un soporte digital o analógico. Esta informaciónfijada en un soporte llamado documento debemos convertirlo en nuestro capital informacional 6,evitando la dispersión de la documentación en la fase de inicio y instrucción.

Objetivo a alcanzar

Disponer de un cuadro de clasificación documental funcional que permita organizar losdocumentos que testimonian cada actividad en una jerarquía de categorías, que englobe latotalidad de las funciones de la organización.


Clasificar la documentación en base a las funciones y actividades realizadas en la fase deiniciación, instrucción y terminación.Mejorar los permisos de accesos a los documentos, su comprensión, descubrimiento yrecuperación.

Actividades

A1- Detectar las funciones y actividades realizadas.A2- Enfocar la clasificación hacia los procedimientos administrativos y su plasmación documentalpara asociar los procedimientos administrativos a series documentales.

Indicadores


OO121 - I1 Número de procedimientos clasificados Semestral 100%

OO121 - I2 Reducción del tiempo de clasificación de los expedientes

Semestral 100%

6 Joan Soler Jiménez, La gestión documental en el marco del gobierno abierto, El Consultor n.º 7-2017




Costes de los recursos humanos % de dedicación personal interno






Ser una organización electrónica sostenible


% Dedicació

Responsable Responsable TIC 5 %

Equipo Resposanble RRHH

GRMCI

0,05 %

0,02 %


Problema a resolver

Falta de elementos habilitadores en la gestión de procedimientos que impide la adaptaciónnormativa para la consecución de documentos electrónicos y expedientes electrónicos.Inexistencia de modelo de administración electrónica.Ineficiencia en la tramitación administrativa.

Objetivo a alcanzar

Definición y despliegue de un modelo de administración electrónica sostenible7.Tramitación electrónica de inicio a fin de nuestros procedimientos.


Despliegue de una administración electrónica interoperable tanto de manera interna con nuestrasherramientas de gestión como con otras administraciones, independiente del proveedor, basadaen el conocimiento de lo público.Incremento en la utilización de los servicios electrónicos, por parte de la ciudadanía en áreasdónde ha tenido poco impacto, como Bienestar Social.

Actividades

A1 – Definición modelo de administración electrónica sostenible en nuestra organización.A2 – Planificación despliegue herramienta de tramitación.A3 – Desarrollo integraciones con herramientas internas.A4 – Formación.A5 – Puesta en marcha.

7 Fuente ATIAL – Asociación técnicos informáticos de la administración local



Indicadores


OO122 - I1 % procedimientos implementados electrónicamente Anual 80%

OO122 - I2 % expedientes tramitados electrónicamente Anual 90%

OO122 - I3 % documentos a firmar realizado por medios electrónicos

Anual 95%

OO122 - I4 Número horas de formación por empleado Anual > 5

OO122 - I5 % Ahorro de papel Anual 70%


Costes de los recursos humanos % de dedicación personal interno

Desarrollo de herramientas de integración entre la herramienta de tramitación electrónica y las aplicaciones verticales

30.000 €

Plan de formación 1.000 €






Implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos


% Dedicació


Equipo Archivero 3 %


Problema a resolver

En estos momentos nuestra organización no dispone de ninguna herramienta de gestión dedocumentos, que posibilite la vinculación entre la documentación y la práctica administrativa, conla consiguiente dispersión de la documentación, la falta de control y dificultad en su recuperación.

Objetivo a alcanzar

Disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos único y transversal a laorganización, integrado con todas las aplicaciones existentes en nuestro sistema de informacióncorporativo, que permita la captura de documentos generados en cualquiera de ellas.


Un gestor de documentos integral que nos permita la organización y control de manera eficiente ysistemática de la documentación desde su creación o recepción, hasta su eliminación otransferencia al Archivo, asegurando y garantizando la integridad, la autenticidad, la fiabilidad, elacceso, la disponibilidad y la conservación de los documentos. Proporcionando facilidad en las búsquedas y recuperación, gestión de permisos de acceso,control de versiones, registro de accesos, histórico de acciones.Evitar duplicidades, reducir el papel generado, eliminar los desplazamientos y distribución dedocumentos físicos favoreciendo el trabajo colaborativo.Actuar de soporte al circuito de firma de documentos electrónicos, de portafirmas corporativo.

Actividades

A1 - Analisis de requisitos.A2 - Implementación de la herramienta de Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos,SGDE.A3 - Incorporación al SGDE de los documentos electrónicos generados desde la herramienta degestión de expedientes administrativos.A4 - Definición de circuitos de firma para los diferentes procesos.A5 - Interoperabilidad del resto de aplicaciones corporativas con nuestro SGDE.



Indicadores


OO123 - I1 Número de documentos incorporados Trimestral

OO123 - I2 Ahorro de papel Trimestral


Coste de los recursos humanos % de dedicaciónpersonal interno

Desarrollo de herramientas de integración entre las aplicaciones existentes y el SGDE

30.000 €



LINEA 2- Objetivo Estratégico OE 2.1

Reducir


Reducción y simplificación de la documentación solicitada

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Septiembre 2019

% Dedicació

Responsable Coordinadora OAC 5 %

Equipo Responsable de servicio 2 %


Problema a resolver

Falta de definición de la documentación necesaria para el inicio de un trámite, imposibilidad deofrecer información detallada al ciudadano.

Objetivo a alcanzar

Conocer e informar de la documentación obligatoria y opcional necesaria para el inicio de untrámite.Reducción de la documentación o datos a aportar, exigiendo únicamente la documentaciónimprescindible, con el fin de cumplir el “No me pidas más papeles” y prestar el servicio con elmínimo número de cargas y obligaciones para los ciudadanos y empresas.Publicación en sede electrónica de los requisitos.


Simplificar procedimientos y trámites eliminando la exigencia de documentación innecesaria,ahorrando costes y molestias.Garantizar una atención rápida, profesional y accesible desde la Oficina de Atención Ciudadana.

Actividades

A1 - Detectar la documentación solicitada.A2 - Reducir los documentos y datos solicitados.A3 - Informar de manera presencial y en sede electrónica de los requisitos de cada trámite.

Indicadores


OO211 - I1 Número de trámites revisados Semestral




OO211 - I2 Ahorro económico por la documentación nopresentada, según Módelo de costesestándard adoptado por la AGE para lamedición del coste directo de las cargasadministrativas.

(Se adjunta como anexo)

Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos

.Anual 5 € de ahorro porcada documento

no presentado

80 € de ahorropor cada

solicitud dedocumentación

presencial enotra

administración


Coste de recursos humanos % de dedicación personalinterno




Reducir


Elaborar y homegeneizar los formularios de solicitud

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Septiembre 2019

% Dedicació


Equipo Responsable de servicio 2 %


Problema a resolver

Falta de elaboración de formularios de solicitud presencial para todos los trámites y inexistenciade formularios electrónicos.Incapacidad de la ciudadanía de ejercer su derecho a relacionarse electrónicamente con nosotros.

Objetivo a alcanzar

Simplificación y homogeneización bajo directrices de estilo corporativo de los formularios.Reducir la documentación solicitada y no solicitar documentación que obre en poder de laadministración, recabando en el propio formulario el consentimiento para poder obtener ladocumentación obrante en las administraciones públicas.


Simplificación y sencillez en los formularios.Reducción de cargas administrativas con el consiguente ahorro de costes a la ciudadanía.Posibilitar, que todos los trámites puedan ser tratados en sede electrónica o en la Oficina deAtención en materia de registro.

Actividades

A1 – Elaboración de los formularios.A2 – Revisión y aprobación.A3 – Publicación y posibilidad de inicio en sede electrónica.

Indicadores


OO212 - I1 Número de formularios realizados Trimestral

OO212 - I2 Número de trámites publicados en sede electrónica Trimestral




Coste de recursos humanos % de dedicación personal interno

1 administrativo durante 6 meses




Reducir


Digitalización certificada de la documentación aportada

Fecha inicio Enero 2019 Fecha fin Marzo 2019

% Dedicació


Equipo Personal OAC

Responsable TIC

5 %

0,01 %


Problema a resolver

En el anexo del R.D. 4/2010 ENI se define la digitalización como “el proceso tecnológico quepermite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o variosficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento”.

El ciudadano debe poder presentar sus solicitudes junto con su documentación adjunta en papel,que someteremos a un proceso de digitalización. Con ello conseguiremos la creación de undocumento electrónico, entendido éste como un objeto digital formado por la imagen electrónicaobtenida, sus metadatos y la firma asociada al proceso de digitalización.

Tras el proceso de digitalización la Oficina de Atención Ciudadana, OAC, retornará losdocumentos originales a los ciudadanos en aplicación del Artículo 28. Documentos aportados porlos interesados al procedimiento administrativo, de la ley 39/2015.

La documentación asociada a los asientos registrales entrará a formar parte de nuestro sistemade gestión de documentos electrónicos. A partir de este momento será distribuida digitalmentehacia los servicios responsables de su tramitación o custodia, pudiendo ser incorporada a lagestión electrónica del expediente.

La distribución digital a los servicios destino, de la documentación digitalizada, permitirá suconsulta y tramitación desde el mismo momento en que se realize el despacho digital desde laOAC hacia el destino. Lo cual posibilita que el inicio de los procedimientos o su tramitaciónpuedan agilizarse disminuyendo los tiempos de respuesta.

Objetivo a alcanzar

Disponer de la documentación digitalizada de manera certificada permitiendo su rápida consultareduciendo tiempos de búsqueda física de documentación y desplazamientos.


Disponer de la documentación digitalizada.



Una Administración más medioambiental que reduce el consumo de papel.Disminución del tiempo de despacho de la documentación.

Actividades

A1 - Digitalizar la documentación en la Oficina de Atención Ciudadana conforme a las directricesmarcadas en la Norma Técnica de Interoperabilidad, NTI de digitalización.A2 - Incorporar la documentación al asiento de registro de manera electrónica.A3 - Despachar la documentación a los servicios responsables de su tramitación o custodia.A4 - Permitir la incorporación digital al expediente electrónico.

Indicadores


OO213 - I1 Número de documentos digitalizados Mensual

OO213 - I2 Ahorro de papel Mensual 80%

OO213 - I3 Reducción tiempo distribución documentación Mensual 80%

OO213 - I3 % error documentación distribuida Semestral < 2%


Coste recursos humanos % de dedicación personalinterno

Adquisición de elementos de digitalización 2.000 €




Reutilizar


Intermediación automática para la obtención de documentación


% Dedicación


Equipo Responsable RRHHResponsable de servicio

0,05 %0,01 %


Problema a resolver

En nuestra administración estamos recuperando la documentación en poder de otraadministración a través de la plataforma de intermediación, pero, a pesar de haber realizadoformación para su utilización los empleados en muchas ocasiones desconocen su existencia.En estos momentos la incorporación al expediente de la documentación se realiza de maneramanual mediante la descarga de la documentación por parte del empleado, lo que se pretende esimpulsar la comunicación automática entre las herramientas de gestión y la plataforma deintermediación.

Objetivo a alcanzar

Recuperación de la documentación obrante en poder de las administraciones públicas de maneraautomatizada.


No solicitar documentación a la ciudadanía que obre en poder de la administración, cumpliendo el“Principio de una sola vez”.Innovación en la gestión y disminución de tiempos en la obtención de la documentación,estableciendo medidas encaminadas a evitar cargas administrativas redundantes y dónde elintercambio de datos con otras administraciones adquiera un valor fundamental.

Actividades

A1 – Formación periódica a los empleados en la utilización del cliente ligero de la plataforma deintermediación.A2 – Identificar los procedimientos que tienen como requisito la obtención de documentación queobra en poder de otra administración.A3 – Realizar la consulta automátizada en los procedimientos que afectan a los colectivos másdesfavorecidos.



Indicadores


OO221 - I1 Número de documentos obtenidos desde la plataformade intermediación

Mensual

OO221 - I2 Número de consultas automatizadas Anual

OO221 - I3 Número de horas de formación en la PAI Anual > 4 h


Coste recursos humanos % de dedicaciónpersonal interno

Desarrollo servicios de integración entre las aplicaciones de gestión y la plataforma de intermediación

10.000 €

Formación 500 €




Reutilizar


Introducción de herramientas de gestión


% Dedicació


Equipo Coordinadora Servicios SocialesCoordinador EducaciónEquipo de Servicios Sociales y Educación

3%2%2%


Problema a resolver

Existen áreas de gestión municipales dónde la introdución de herramientas de gestión ha sidomuy baja, lo que produce una ineficiencia en la tramitación, exceso de burocracia y utilización depapel.Desconocimiento en las áreas más enfocadas a la ciudadanía de la tramitación electrónica.

Objetivo a alcanzar

Mejora del puesto de trabajo en el área de Bienestar Social.Introducción de herramientas tecnológicas de gestión en áreas como Bienestar Social, poniendo elfoco en la reutilización de herramientas puestas a nuestra disposición por otras AAPP. Formación en administración electrónica.


Optimizar el tiempo para la atención e intervención.Agilidad en la gestión y en la consulta de datos y documentación.Mejora en los tiempos de respuesta.

Actividades

A1 – Identificación de trámites en el área de Bienestar Social.A2 – Análisis de requerimientos para la gestión de la información y la documentación.A3 – Despliegue herramienta de gestión integrada con nuestra herramienta de tramitaciónelectrónica y con el sistema de gestión documental.A4 - Formación

Indicadores




OO222 - I1 Reducción del tiempo de tramitación en expedientes como el de ayudas de emergencia

Semestral 20 dias



Adecuación equipamiento puestos de trabajo 5.000 €

Desarrollo o reutlización de herramientas de gestión 30.000 €

Formación 1.000 €




Reciclar


Introducir metadatos adicionales en nuestra gestión


% Dedicació


Equipo Coordinadora Servicios SocialesCoordinador EducaciónEquipo Servicios SocialesGRMCI

3%2%2%

0,01%


Problema a resolver

Los documentos electrónicos que se generen en nuestra entidad deben introducir los metadatosmínimos obligatorios establecidos en el ENI, es conveniente introducir metadatoscomplementarios necesarios para la gestión óptima de documentos y expedientes electrónicos enalgunas áreas.

Objetivo a alcanzar

Permitir la descripción de la documentación para su eficiente control y reutilización.


Identificar los documentos de un interesado, conocer si han sido obtenidos de otra administraciónde que administración lo han sido, disponer de datos complementarios de los documentos y losexpedientes.Ejemplo si hemos recuperado un certificado de estar al corriente con la AEAT para obtener unaayuda, poder incoporar el documento a nuestro SGDE, con metadatos como, tipo documental:certificación, DNI del interesado al que se ha emitido la certificación, administración que hagenerado el documento, sentido del certificado, periodo de válidez etc

Actividades

A1 – Revisar los procedimientos del área de Bienestar Social dónde más requisitos dedocumentación se precisan.A2 – Diseñar un modelo de datos adecuado para este tipo de procedimientos.A3 – Incorporar estos metadatos complementarios para la gestión a nuestra Política de Gestiónde Documentos Electrónicos.

Indicadores




OO231 - I1 Número de procedimientos revisados Semestral

OO231 - I2 Número de procedimientos con metadatos incorporados

Semestral 50%



Implementación de los metadatos complementarios en las herramientas de gestión

10.000 €




Reciclar


Creación del banco de datos


% Dedicació


Equipo Coordinadora OACCoordinadora de Servicios SocialesCoordinador de EducaciónGRMCI

2%3%2%

0,01%


Problema a resolver

Hacer efectivo el derecho de los ciudadanos de no aportar documentación que obre en nuestropoder. En la actualidad nos es más sencillo consumir un servicio y obtener documentación queobra en poder de otra administración que la que obra en nuestra propia entidad.Poder crear un banco de datos con la información y documentación que se puede generar por 4vías:- Oficina de asistencia en materia de registro- Sede Electrónica a través del registro electrónico- Consulta a otras entidades- La generada en nuestra tramitación, estás dos últimas, previa autorización de consulta de ladocumentación.

Objetivo a alcanzar

Hacer realidad el “no me pidas más papeles”.


Recuperación y consulta más eficaz de la documentación.Agilidad en la tramitación disminuyendo nuestros tiempos de respuesta.Ilusionar a las profesionales de áreas como Bienestar Social hacia la intervención con ladisminución de la burocratización.

Actividades

A1 – Análisis de los datos y documentación que debe formar parte del banco de datos.A2 – Análisis y diseño de herramientas de recuperación de los datos y documentación.A3 – Diseñar y realizar la consulta automátizada de la documentación obrante en nuestro poderen los procedimientos que afectan a los colectivos más desfavorecidos.



Indicadores


OO232 - I1 Número de documentos en el banco de datos Trimestral

OO232 - I2 Número de datos y documentos recuperados de manera automática

Trimestral



Definición y creación del banco de datos 15.000 €




Recuperar


Agilizar la recuperación de la documentación

Fecha inicio Abril 2021 Fecha fin Septiembre 2021

% Dedicació

Responsable Secretario/a 1%

Equipo Responsable servicioResponsable TIC

1%

1%


Problema a resolver

Para los departamentos responsables de la tramitación, es dificultoso poder ofrecer de manerainterna a otros departamentos la información acerca de las gestiones realizadas por la ciudadanía.

Objetivo a alcanzar

Disponer de una carpeta ciudadana entendida como servicio centrado en el usuario.


Facilitar la documentación e información acerca de las gestiones que los ciudadanos hanrealizado con nuestra entidad de manera más eficiente, disminuyendo el flujo de consultas ydocumentación entre departamentos.Incorporar en carpeta ciudadana la documentación de los ciudadanos y el estado de susexpedientes, evitando desplazamientos y tiempos de espera para obtener información.

Actividades

A1 – Permitir en la herramienta de tramitación acceder en modo consulta al estado de tramitaciónde un expediente.A2 – Identificar y metadatar la documentación accesible desde carpeta ciudadana.A3 – Facilitar y publicar en carpeta ciudadana la documentación.

Indicadores


OO241 - I1 Tipos de documentados identificados para carpeta ciudadana

Trimestral

OO241 - I2 Número de documentos publicados en carpeta Trimestral








Recuperar


Informar del estado de tramitación

Fecha inicio Abril 2021 Fecha fin Septiembre 2021

% Dedicació


Equipo Responsables servicioSecretario/a

1%0,05%


Problema a resolver

Varias visitas por parte de los ciudadanos para conocer el estado de sus expedientes lo querepercute en muy poca transparencia.Dificultad de los responsables en conocer el estado en el que se encuentran los mismos.Imposibilidad cuando un ciudadano o interesado acude de manera presencial a nuestra Oficina deAtención Ciudadana, de facilitar, al instante, información del tipo “Como va lo mío”, ni de ofrecerlode manera electrónica.

Objetivo a alcanzar

Posibilitar de manera presencial y electrónica conocer al instante el estado de tramitación.


Poder informar al instante y de manera automática del estado en que se encuentra un expediente.Aumentar la transparencia hacía la ciudadanía proporcionando calidad en la informacion.

Actividades

A1 – Identificar los diferentes estados de tramitaciónA2 – Diseñar e implementar disparadores, que puedan informar automáticamente del cambio deestado en la tramitación a los ciudadanos en los procedimientos de ayudas sociales.A3 – Definir e implementar los canales de recepción de la información

Indicadores


OO242 - I1 Número de disparadores definidos Anual 2

OO242 - I2 Número de procedimientos dónde se han definido disparadores

Anual 30%





Desarrollo disparadores en herramienta de tramitación 10.000 €




Recuperar


Diseñar procedimientos interoperables con otras administraciones

Fecha inicio Junio 2020 Fecha fin Diciembre 2020

% Dedicació


Equipo Coordinadora Servicios SocialesCoordinador Educación

1%0,05%


Problema a resolver

En áreas como Bienestar Social, algunos procedimientos son recogidas las solicitudes en nuestraentidad pero se realiza su tramitación por otra administración, por ejemplo procedimiento dereconocimiento del nivel de dependencia, se entrega la solicitud en nuestra administración pero setramita y resuelve por la Comunidad Autónoma.El informe IRINA 2018 detalla que el grueso de las transmisiones de datos desde la administraciónlocal se realiza con la CCAA.

Falta de definición en la puesta en práctica de la tramitación administrativa entre ambasadministraciones.Incapacidad de informar al ciudadano en la entidad que se presenta la documentación del estadode tramitación.

Disparidad de herramientas de gestión en áreas como Bienestar Social para la tramitación dediferentes procedimientos, Renta Valencia de Inclusión, Reconocimiento del nivel de dependencia,Ayudas de emergencia etc.

Objetivo a alcanzar

Potenciar la capacidad de los sistemas de intercambiar información de manera automática entrenuestra administración y la administración autonómica.


Innovación en la gestión.Definición clara flujo de tramitación de este tipo de procedimientos.Disminución en la utilización de diferentes herramientas tecnológicas o apliaciones de gestión.

Actividades

A1 – Establecer un grupo de trabajo con otras administraciones para analizar este tipo deprocedimientos.A2 – Definir el flujo de tramitación de inicio a fin por parte de cada administración.



A3 – Intercambio de documentación automatizada entre administraciones.A4 – Definir plataforma de gestión de servicios sociales a nivel comunitario con posibilidad deintegración con herramientas internas de gestión.

Indicadores


OO243 - I1 Número de flujos definidos Anual

OO243 - I2 Número de procedimientos intercambiados de maneraautomática

Anual





3.2 Implantación del plan de mejora

Una vez detalladas las lineas estratégicas y sus objetivos operativos, en este apartado haremosreferencia a los recursos personales, materiales y temporales necesarios para llevar a cabo conéxito el plan de mejora.

3.2.1 Recursos de personasEn esta sección se realiza una estimación del tiempo dedicado para a cada uno de los objetivosoperativos, por cada uno de los roles que forma parte del equipo de trabajo, su procedencia dentrode la organización y su porcentaje de dedicación al plan de mejora.

Recursos propios

Se pasan a detallar los porcentajes de dedicación estimados para los diferentes perfilesprofesionales, se hace constar que en muchos de los objetivos operativos, forman parte delequipo de trabajo el Grupo Responsable de Mejora Continua e Innovación, que se ha descrito enel apartado 1.1:

En anexo V se aporta tabla resumen para cada uno de los objetivos operativos.

Recursos externos

Se requerirán perfiles externos en materia de formación en liderazgo, innovación, en procesos etc,cuyos costes se han imputado dentro del apartado económico.


Perfil DedicaciónArchiveroCoordinador Educación Coordinadora OAC Coordinadora Servicios Sociales Equipo Servicios Sociales y Educación GRMCI Personal OAC Responsable de servicio Responsable RRHH Responsable servicio Responsable TIC Secretario/a

8,00 %6,50 %

17,00 %10,00 %4,00 %1,09 %5,00 %9,01 %5,20 %1,00 %

31,01 %8,15 %


3.2.2 Recursos económicos. Inversiones

Se detalla en este apartado el coste del plan de mejora, como suma de los costes parciales decada objetivo operativo, en él se hace referencia a la previsión de costes derivados de trabajos deconsultoría, desarrollo o adquisición de herramientas tecnológicas o de puesto de trabajo,campañas de publicidad a la ciudadanía y gastos derivados de la ejecución de accionesformativas.

En el caso de que el recurso de un administrativo no fuese posible asignarlo de manera interna sedebería añadir la contratación temporal del mismo.

En anexo VI se aporta tabla resumen para cada uno de los objetivos operativos.

3.2.3 Cronograma del plan de mejora

A continuación se referencia el tiempo que vamos a necesitar para desplegar el plan de mejora,incluyendo la planificación por cada proyecto operativo.

Hay que destacar que este plan de mejora va muy unido al Plan de Implantación de laAdministración Electrónica y que en su planificación se ha tenido en cuenta el desarrollo delanterior.

Este plan tiene un ámbito temporal de tres años que se inicia en el primer trimestre del 2019 yfinaliza en el cuarto trimestre del año 2021.

En el anexo VII se adjunta la calendarización del plan para cada uno de los objetivos operativos.


Recursos externosRecursos CosteFormación 3.500,00 €Desarrollo, utilización, integración de herramientas de gestión y aplicaciones 135.000,00 €Adecuación equipamiento puestos de trabajo 5.000,00 €Adquisición de elementos de digitalización 2.000,00 €Total 145.500,00 €


4 EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORA

4.1 Cuadro de mando

Para la evaluación del avance de la organización en referencia a la solución del problema, seutilizarán una serie de indicadores especificados para cada uno de los objetivos, que nos permitanel seguimiento y evaluación de los objetivos definidos.

Algunos de ellos miden volumen y cantidad, otros rendimiento, incluyendo en cada uno superiodicidad y alguna meta para aquellos que lo requieren.

La definición de los indicadores y su evaluación nos debe permitir en el caso de alejarse de susobjetivos tomar medidas correctoras que nos orienten a su consecución.

En el anexo VIII, se pasa a detallar por cada uno de los objetivos los indicadores definidos

4.2 Sistema de evaluación y seguimiento

El seguimiento del plan de mejora se llevará a cabo por el Grupo Responsable de MejoraContinua e Innovación, para ello cada 2 meses, se dará cuenta del estado de cada uno de losobjetivos y de las actividades enmarcadas en el ámbito de planificación temporal.

Se trasladarán al grupo las dificultades, para poder recoger sus propuestas, y tomar acciones quenos permitan continuar con la ejecución y desarrollo del plan.



5 BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS

– Varios Autores - Material didáctico entregado en la I Edición de Dival Directia de la Diputación deValencia

– Ramió, Carles - La extraña pareja

– Cerezo Peco, Fermín - Decálogo sobre innovación y simplificación administrativa IVAP-EUDEL

– Jiménez Asensio, Rafael – Blog la mirada institucional

– Marcet, Xavier, - Blog http://www.xaviermarcet.com/, varios artículos

– Varios Autores - Revista El Consultor de los Ayuntamientos n.º 7/2017

– Varios Autores - Planes de mejora de alumnos de ediciones anteriores del Curso Superior deDirección Pública Local INAP. https://cv.inap.es/web/banco-practicas-gobiernos-locales/areas-de-gestion

- Varios Autores – Red Social profesional de la administración - https://social.inap.es/

- Estrategia Europa 2020, https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/economic-and-fiscal-policy-coordination/eu-economic-governance-monitoring-prevention-correction/european-semester/framework/europe-2020-strategy_es

- Portal de Administración Electrónica, PAE, https://administracionelectronica.gob.es


https://administracionelectronica.gob.es/

https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/economic-and-fiscal-policy-coordination/eu-economic-governance-monitoring-prevention-correction/european-semester/framework/europe-2020-strategy_es



https://social.inap.es/

https://cv.inap.es/web/banco-practicas-gobiernos-locales/areas-de-gestion

https://cv.inap.es/web/banco-practicas-gobiernos-locales/areas-de-gestion

http://www.xaviermarcet.com/


6 ANEXOS

6.1 Anexo IEvolución de la población en el municipio de Moncada durante los últimos 10 años se refleja enla siguiente tabla y gráfico:

Año Población

2007 21109

2008 21651

2009 21900

2010 21847

2011 21860

2012 21953

2013 21930

2014 21906

2015 21842

2016 21700

2017 21623


2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 201720600

20800

21000

21200

21400

21600

21800

22000

22200

21109

21651

21900 21847 2186021953 21930 21906

21842

2170021623

Evolución de la población

Anualidad

Ha

bita

nte

s


6.2 Anexo II

La distribución de la plantilla del Ayuntamiento de Moncada se representa en el siguientegráfico:


31,58 %

16,75 %

8,61 %

18,66 %

20,10 %4,31 %

Plantilla 2018

Personal funcionario de carrera

Personal funcionario interino

Personal laboral fijo

Personal laboral interino

Personal laboral eventual

Vacantes

40,19 %

55,50 %

4,31 %

Fijos

Interinos/Temporales

Vacantes


Evolución de la plantilla


Personal fun-cionario de ca-rrera

Personal funcionario interino

Personal labo-ral fijo

Personal labo-ral interino

Personal labo-ral eventual

Vacantes0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

66

35

18

39 42

9

66

35

20

3832

8

67

36

21

37

105

78

33

23

37

83

78

33

23

37

83

Evolución plantilla

2018 2017 2016 2015 2014

Naturaleza 2018 2017 2016 2015 2014

Personal funcionario de carrera 66 66 67 78 78

Personal funcionario interino 35 35 36 33 33

Personal laboral fijo 18 20 21 23 23

Personal laboral interino 39 38 37 37 37

Personal laboral eventual 42 32 10 8 8

Vacantes 9 8 5 3 3Totales 209 199 176 182 182


6.3 Anexo III

La evolución del presupuesto del Ayuntamiento de Moncada durante los últimos 5 años :

Año Ingresos Gastos

2014 17.799.629,86 € 15.009.932,33 €

2015 14.137.211,11 € 14.047.735,51 €

2016 14.137.211,11 € 14.047.735,51 €

2017 13.870.848,61 € 13.451.640,32 €

2018 13.870.848,61 € 13.451.640,32 €


2014 2015 2016 2017 20180

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

12000000

14000000

16000000

18000000

20000000

Evolución del presupuesto

Ingresos

Gastos


6.4 Anexo IVTabla para la medición de costes directos de las principales cargas administrativas,siguiendo el método simplificado de reducción de cargas administrativas y su reducción delMinisterio de Hacienda y Administraciones Públicas basado en el Standard Cost Model de laUnión Europea.





6.5 Anexo VPerfiles profesionales y porcentaje de dedicación para cada objetivo operativo


LINEA ESTRATÉGICA 1 – Cambio de cultura organizativa y mejora de procesos

Objetivo estratégico 1.1 Conocer que hacemos y como lo hacemosObjetivo operativo 1.1.1 Elaborar un catálogo de trámitesPerfil Porcentaje dedicaciónCoordinadora OACResponsable de servicioResponsable TICSecretario/a

Objetivo operativo 1.1.2 Definición de una estructura organizativaPerfil Porcentaje dedicaciónSecretario/aResponsable RRHHGRMCI

Objetivo operativo 1.1.3 Rediseñar nuestros procesos Perfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICSecretario/aResponsable de servicioResponsable RRHHGRMCI

Objetivo estratégico 1.2 Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documentalObjetivo operativo 1.2.1 Elaborar un cuadro de clasificación documentalPerfil Porcentaje dedicaciónArchivero

Objetivo operativo 1.2.2 Ser una organización electrónica sosteniblePerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICResponsable RRHHGRMCI

Objetivo operativo 1.2.3 Implantar un sistema de gestión de documentos electrónicosPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICArchivero

5,00 %2,00 %1,00 %0,10 %

5,00 %5,00 %1,00 %

3,00 %2,00 %2,00 %0,10 %0,05 %

5,00 %

5,00 %0,05 %0,02 %

5,00 %3,00 %



Objetivo estratégico 2.1 ReducirObjetivo operativo 2.1.1 Reducción y simplificación de la documentación solicitada Perfil Porcentaje dedicaciónCoordinadora OACResponsable de servicio

Objetivo operativo 2.1.2 Elaborar y homogeneizar los formularios de solicitudPerfil Porcentaje dedicaciónCoordinadora OACResponsable de servicio

Objetivo operativo 2.1.3 Digitalización certificada la documentación aportadaPerfil Porcentaje dedicaciónCoordinadora OACPersonal OACResponsable TIC

Objetivo estratégico 2.2 ReutilizarObjetivo operativo 2.2.1 Intermediación automática para la obtención de documentaciónPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICResponsable RRHHResponsable de servicio

Objetivo operativo 2.2.2 Introducción de herramientas de gestiónPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICCoordinadora Servicios SocialesCoordinador EducaciónEquipo Servicios Sociales y Educación

Objetivo estratégico 2.3 ReciclarObjetivo operativo 2.3.1 Introducir metadatos adicionales en nuestra gestiónPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICCoordinadora Servicios SocialesCoordinador EducaciónEquipo Servicios Sociales y EducaciónGRMCI

Objetivo operativo 2.3.2 Creación del banco de documentosPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICCoordinadora OACCoordinadora Servicios SocialesCoordinador EducaciónGRMCI

Objetivo estratégico 2.4 RecuperarObjetivo operativo 2.4.1 Agilizar la recuperación de documentaciónPerfil Porcentaje dedicaciónSecretario/aResponsable servicioResponsable TIC

Objetivo operativo 2.4.2 Informar estado de tramitaciónPerfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICResponsable de servicioSecretario/a

Objetivo operativo 2.4.3 Diseñar procedimientos interoperables con otras AAPP Perfil Porcentaje dedicaciónResponsable TICCoordinadora Servicios SocialesCoordinador Educación


5,00 %2,00 %

3,00 %2,00 %

2,00 %5,00 %0,01 %

1,00 %0,05 %0,01 %

5,00 %3,00 %2,00 %2,00 %

5,00 %3,00 %2,00 %2,00 %0,01 %

2,00 %2,00 %3,00 %2,00 %0,01 %

1,00 %1,00 %1,00 %

1,00 %1,00 %0,05 %

2,00 %1,00 %0,50 %


6.6 Anexo VIRecursos, costes y gastos asociados para cada objetivo operativo



OO111 Costes de los recursos humanos

OO112 Costes de los recursos humanos % dedicación personal interno

OO113 Costes de los recursos humanosOO113 Formación 1.000,00 €

OO121 Costes de los recursos humanos % de dedicación personal interno

OO122 Costes de los recursos humanos % de dedicación personal internoOO122 Desarrollo de herramientas de integración entre la herramienta de tramitación y apl 30.000,00 €OO122 Formación 1.000,00 €

OO123 Coste de los recursos humanos % de dedicación personal internoOO123 Desarrollo de herramientas de integración entre las aplicaciones existentes y el S 30.000,00 €

OO211 Coste de recursos humanos % de dedicación personal interno

OO212 Coste de recursos humanos

OO213 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO213 Adquisición de elementos de digitalización 2.000,00 €

OO221 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO221 Desarrollo servicios de integración entre las aplicaciones de gestión y la plataforma 10.000,00 €OO221 Formación 500,00 €

OO222 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO222 Adecuación equipamiento puestos de trabajo 5.000,00 €OO222 Desarrollo o utilización de herramientas de gestión 30.000,00 €OO222 Formación 1.000,00 €

OO231 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO231 Implementación de los metadatos complementarios en las herramientas de gestión 10.000,00 €

OO232 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO232 Definición y creación del banco de datos 15.000,00 €

OO241 Coste recursos humanos % de dedicación personal interno

OO242 Coste recursos humanos % de dedicación personal internoOO242 Desarrollo disparadores en herramienta de tramitación 10.000,00 €

OO243 Coste recursos humanos % de dedicación personal interno

% dedicación personal interno1 administrativo durante 3 meses

% dedicación personal interno1 administrativo durante 1 año

% de dedicación personal interno1 administrativo durante 6 meses


6.7 Anexo VIICronograma de ejecución del Plan


Aplicando la regla de las 4R Ajuntament de Moncadapara no pedir más papeles

2019 2020 2021Objetivos estratégicos y proyectos 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T 1T 2T 3T 4T

ES

TR

AT

EG

IA 1

OE1.1 – Conocer qué hacemos y cómo lo hacemosOO1.1.1 – Elaborar un catálogo de trámitesOO1.1.2 – Definición de un estructura organizativaOO1.1.3 – Rediseñar nuestros procesosOE1.2 – Definir, analizar e implantar un sistema de gestión documentalOO1.2.1 – Elaborar un cuadro de clasificación documentalOO1.2.2 – Ser una organización electrónica sostenibleOO1.2.3 – Implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos

ES

TR

AT

EG

IA 2

OE2.1 – ReducirOO2.1.1 – Reducción y simplificación de la documentación solicitadaOO2.1.2 – Elaborar y homogeneizar los formularios de solicitudOO2.1.3 – Digitalización certificada de la documentación aportada OE2.2 – ReutilizarOO2.2.1 – Intermediación automática para la obtención de documentaciónOO2.2.2 – Introducción de herramientas de gestiónOE2.3 – ReciclarOO2.3.1 – Metadatar nuestra gestiónOO2.3.2 – Creación del banco de documentosOE2.4 – RecuperarOO2.4.1 – Agilizar la recuperación de documentaciónOO2.4.2 – Informar estado de tramitaciónOO2.4.3 – Diseñar procedimientos interoperables con otras AAPP

6.8 Anexo VIIIIndicadores definidos por cada objetivo operativo

INDICADORESIdentificador Nombre indicador Periodicidad MetaOO111 - I1 Número de trámites identificados Semestral

OO112 - I1 % Reducción de las productividades periódicas AnualOO112 - I2 % Puestos equiparados a mínimos, en sus retribuciones complementarias a la propuesta de la FEMP AnualOO112 - I3 % Alcance de los objetivos fijados en materia de personal en el Plan de ajuste en el capítulo I del presupuesto Anual

OO113 - I1 Número de reuniones realizadas Trimestral 3OO113 - I2 Número de procesos detectados y rediseñados SemestralOO113 - I3 Número de procesos rediseñados implementados en la herrramienta de tramitación SemestralOO113 - I3 Número de horas de formación por empleado Anual > 10 h

OO121 - I1 Número de procedimientos clasificados SemestralOO121 - I2 Reducción del tiempo de clasificación de los expedientes Semestral

OO122 - I1 % procedimientos implementados electrónicamente AnualOO122 - I2 % tramitados electrónicamente AnualOO122 - I3 % firmados electrónicamente AnualOO122 - I4 Número horas de formación por empleado Anual > 5OO122 - I5 % Ahorro de papel Anual

OO123 - I1 Número de documentos incorporados TrimestralOO123 - I2 Ahorro de papel Trimestral

OO211 - I1 Número de trámites revisados Semestral

OO211 - I2

OO212 - I1 Número de formularios realizados TrimestralOO212 - I2 Número de trámites publicados en sede electrónica Trimestral

OO213 - I1 Número de documentos digitalizados MensualOO213 - I2 Ahorro de papel MensualOO213 - I3 Reducción tiempo distribución documentación MensualOO213 - I3 % error documentación distribuida Semestral < 2%

OO221 - I1 Número de documentos obtenidos desde la plataforma de intermediación MensualOO221 - I2 Número de consultas automatizadas AnualOO221 - I3 Número de horas de formación por usuario de la PAI Anual > 1 h

OO222 - I1 Reducción del tiempo de tramitación en expedientes como el de ayudas de emergencia Semestral 20 dias

OO231 - I1 Número de procedimientos revisados TrimestralOO231 - I2 Número de procedimientos con metadatos incorporados Trimestral

OO232 - I1 Número de documentos en el banco de datos TrimestralOO232 - I2 Número de datos y documentos recuperados de manera automática Trimestral

OO241 - I1 Tipos de documentados identificados para carpeta ciudadana TrimestralOO241 - I2 Número de documentos publicados en carpeta Trimestral

OO242 - I1 Número de disparadores definidos Anual 2OO242 - I2 Número de procedimientos dónde se han definido disparadores Anual

OO243 - I1 Número de flujos definidos AnualOO243 - I2 Número de procedimientos intercambiados de manera automática Anual

80,00 %

100,00 %100,00 %100,00 %

20,00 %20,00 %

100,00 %100,00 %

80,00 %90,00 %95,00 %

70,00 %

Ahorro económico por la documentación no presentada, según Módelo de costes estándard adoptado por la AGE para la medición del coste directo de las cargas administrativas.(Se adjunta como anexo)Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos

5 € de ahorro por cada documento no presentado 80 € de ahorro por cada solicitud de documentación presencial en otra administración.

80,00 %80,00 %

50,00 %

30,00 %

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