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DIRECCIÓN NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Plan Operativo Anual-POA 2013
DIRECCIÓN NACIONAL DE PLANIFICACIÓN
Plan Operativo Anual-POA 2013
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Introducción
La Procuraduría General del Estado (P.G.E.) es un organismo público, técnico jurídico, con autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, a la cual le corresponde la representación judicial y el patrocinio del Estado y de sus instituciones.
Como toda organización, la P.G.E. requiere indispensablemente de una hoja de ruta que la proyecte en el tiempo y que marque aquellas directrices que le permitan configurar su identidad en el mediano y largo plazo, guardando coherencia con los lineamientos específicos que rigen a todas las instituciones públicas ecuatorianas estipuladas en la Constitución de la República y en el Plan Nacional para el Buen Vivir.
Uno de los instrumentos de planificación que abarca todas las actividades de las diferentes áreas que conforman la P.G.E. es el Plan Operativo Anual (POA), el cual se constituye como una herramienta de gestión administrativa que resume los objetivos y metas presupuestarias, así como las actividades y tareas de las diferentes unidades administrativas, quienes mediante indicadores de gestión nos permiten monitorear y consolidar su ejecución, o realizar los ajustes necesarios a fin de asumir nuevos retos.
La Dirección Nacional de Planificación de la P.G.E. es la responsable de preparar y consolidar la información proporcionada por las diferentes áreas misionales y de apoyo, a fin de realizar el monitoreo, seguimiento y evaluación respecto a su cumplimiento, y obtener los insumos necesarios para la elaboración de los reportes que son remitidos a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES), con los cuales se justifica la asignación y uso de los recursos institucionales en base al presupuesto aprobado.
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Marco Referencial
1. Marco Legal
La Procuraduría General del Estado se rige bajo la siguiente normativa legal:
• La Constitución de la República del Ecuador1
• El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas2
• El Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE)3
• El Reglamento Orgánico Funcional de la Procuraduría General del Estado4, y;
• Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Procuraduría General del Estado.
2. Marco Metodológico
La metodología utilizada para elaborar el Plan Operativo Anual parte de la misión institucional como camino para alcanzar la visión, cumpliendo los objetivos institucionales, los mismos que son evaluados por medio de indicadores apropiados, se ha tomado en cuenta la definición de los indicadores de procesos y subprocesos levantados en la Consultoría para la “Actualización, Mejoramiento e implementación de los Procesos Institucionales” conjuntamente con las Direcciones Nacionales y Regionales de la Institución. Dicha Consultaría inició al momento de la entrega del anticipo para la ejecución de la misma, esto es el 3 de octubre de 2012 y finalizará el 17 de mayo del año en curso.
La ejecución del POA va acompañada de un proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos por medio de los indicadores de gestión, con el fin de identificar acciones correctivas o preventivas que permitan mantener el camino trazado.
1 Artículo No. 280 de la Constitución de la República del Ecuador. 2 Artículo No. 4 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas 3 Artículo No. 15 de el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE). 4 artículo No. 8 del Reglamento Orgánico Funcional de la P. G. E.
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3. Objetivo Estratégico Institucional
La PGE estableció un Objetivo Estratégico Institucional (OEI) a nivel macro, con el cual la Institución se alinea estratégicamente con el Plan Nacional para el Buen Vivir en su objetivo No. 12: “Construir un Estado democrático para el Buen Vivir” y en su política No. 12.05: “Promover la gestión de servicios públicos de calidad, oportunos, continuos y de amplia cobertura y fortalecer los mecanismos de regulación”.
Objetivo Estratégico Institucional: Garantizar un eficaz y eficiente patrocinio del Estado, en el ámbito nacional e internacional, ejerciendo su representación judicial y el control de la legalidad de los actos y contratos que éste celebre; asesorar legalmente a los entes públicos, emitiendo pronunciamientos con carácter vinculante que garanticen la seguridad jurídica, y fomentar la mediación como fórmula de solución de conflictos.
3.1 Objetivos Operativos Institucionales Se han establecido 15 objetivos con los cuales se cubre el quehacer tanto de las áreas misionales como las de apoyo, con estos objetivos se ha delimitado apropiadamente la gestión de cada área.
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Objetivos Operativos Institucionales de las áreas misionales
Objetivo operativo 1: Defender los intereses del Estado en los procesos judiciales y causas en las que sus instituciones tengan la calidad de actoras o demandadas.
Responsable: Dirección Nacional de Patrocinio
Objetivo operativo 2: Defender los intereses del Estado asistiendo a las instituciones que tengan calidad de actoras o demandadas en procesos legales en jurisdicción internacional o extranjera, exceptuando aquellos que versen sobre derechos humanos; patrocinar al Estado y sus instituciones en los procesos de arbitraje nacional e internacional; y, participar y asesorar en todos aquellos asuntos internacionales en los que se requiera la intervención de la PGE.
Responsable: Dirección Nacional de Asuntos Internacionales y Arbitraje
Objetivo operativo 3: Representar al Estado en procesos judiciales y cuasijudiciales ante organismos universales, regionales y subregionales en materia de derechos humanos.
Responsable: Dirección Nacional de Derechos Humanos
Objetivo operativo 4: Ejercer el control legal con sujeción a la Ley, de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades que pertenecen a las Funciones del Estado y por las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado, así como de la asesoría legal y capacitación en materia de contratación pública a los organismos y entidades que integran el sector público.
Responsable: Dirección Nacional de Contratación Pública
Objetivo operativo 5: Ejercer el control legal con sujeción a la ley de los actos y contratos que suscriban los organismos y entidades que pertenecen a las Funciones del Estado y por las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado, en lo concerniente a los sectores estratégicos,
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recursos naturales renovables y no renovables, servicios públicos y empresas públicas subsidiarias y filiales; brindar asesoría legal en materia de contratación con el Estado a los organismos y entidades que integran el sector público; capacitar sobre la normativa que rige a la contratación pública y especial del Estado, a los organismos y entidades del sector público y privado e interesados en la contratación con el Estado.
Responsable: Dirección Nacional de Contratación Especial
Objetivo operativo 6: Coordinar actividades y ejecutar acciones relacionadas con la prevención, detección y erradicación del delito de lavado de activos y del financiamiento de delitos relacionados, en conjunto con las instituciones que integran el Directorio del Consejo Nacional Contra el Lavado de Activos (CONCLA) y la Unidad de Análisis de Financiero (UAF).
Responsable: Unidad de Coordinación Interinstitucional de Antilavado de Activos
Objetivo operativo 7: Emitir pronunciamientos con carácter vinculante, analizando y obligando la aplicación del marco jurídico vigente respecto de la consulta absuelta e inteligenciar con sus pronunciamientos al sector público.
Responsable: Dirección Nacional de Consultoría
Objetivo operativo 8: Fomentar la aplicación de la mediación como fórmula de solución de las controversias en las que intervenga el Estado o sus instituciones, a fin de prevenir y reducir los niveles de conflictividad, que afecten los intereses del sector público.
Responsable: Dirección Nacional de Mediación
Objetivos Operativos Institucionales de las áreas de apoyo
Objetivo operativo 9: Asesorar a las máximas autoridades de la Procuraduría General del Estado y del sector público, así como, absolver consultas que, sobre la materia de su ámbito de acción, soliciten las Direcciones Nacionales; y, a partir del estudio y recopilación de los productos jurídicos emitidos por la Institución, hacer la difusión a las
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instituciones públicas y a la sociedad civil sobre la aplicación de las normas jurídicas que requieran.
Responsable: Dirección Nacional de Asesoría Jurídica Institucional
Objetivo operativo 10: Coordinar acciones institucionales, supervisar los procesos de comunicación, manejo de información, de la planificación institucional y de la gestión de las unidades administrativas.
Responsable: Coordinación Institucional
Objetivo operativo 11: Administrar el sistema integrado de desarrollo institucional, talento humano y remuneraciones de la Procuraduría General del Estado, en conformidad con la Ley Orgánica del Servicio Público, el Código del Trabajo y demás disposiciones jurídico normativas pertinentes.
Responsable: Dirección Nacional de Administración del Talento Humano
Objetivo operativo 12: Desarrollar políticas y objetivos institucionales que le permitan a la institución alinearse con el Plan Nacional de Desarrollo, mediante la implementación de un sistema integrado de planificación estratégica desarrollada conjuntamente con las Direcciones Nacionales, Regionales y la Coordinación Institucional; y, elaborar, monitorear y evaluar los Planes Operativos Anuales de cada una de las unidades administrativas de la Procuraduría General del Estado.
Responsable: Dirección Nacional de Planificación
Objetivo operativo 13: Supervisar el normal y oportuno flujo de la documentación y correspondencia de la Institución, así como velar por su correcta conservación.
Responsable: Secretaria General
Objetivo operativo 14: Facilitar el funcionamiento de la Procuraduría General del Estado, mediante la dotación de bienes, servicios, ejecución de obras, incluidos los servicios de consultoría.
Responsable: Dirección Nacional Administrativa
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Objetivo operativo 15: Administrar los recursos económicos asignados a la Institución por medio del Presupuesto General del Estado, para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Responsable: Dirección Nacional Financiera
4. Indicadores de gestión
En el ámbito público, los indicadores de gestión son de suma importancia ya que por medio de su aplicación se puede obtener información para realizar la evaluación del desempeño institucional; además, mediante la evaluación de la gestión, es posible justificar el uso de los recursos asignados en el presupuesto institucional.
La aplicación de los indicadores apoya al proceso de planificación estratégica ya que por medio de ellos se evidencia la obtención de objetivos y metas, y además, son insumos utilizados en la formulación de políticas de mediano y largo plazo. Cada uno de estos indicadores consiste en una expresión matemática desarrollada para cada área de la Institución y, de igual modo, se definen medios de verificación asociados a cada indicador.
Para el Plan Operativo Anual 2013 se encuentran definidos 44 indicadores de desempeño y gestión de las diferentes áreas. Es importante anotar que cada área misional y de apoyo ha participado activamente en la definición de los mencionados indicadores. Si durante la ejecución del POA se nota la necesidad de ajustar los indicadores, el área involucrada participará activamente en las modificaciones que sean del caso. (Tabla No. 1 Indicadores de Gestión POA 2013)
Tabla No 1 : Indicadores de Gestión POA 2013
No. Direcciones Nacionales Indicadores de Gestión Institucional
1 Dirección Nacional de Patrocinio
Número de juicios atendidos en los que participa el Estado.
2 Dirección Nacional de
Asuntos Internacionales y Arbitraje
Procesos atendidos en los que interviene el Estado
Porcentaje de asesorías prestadas a las Instituciones
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Porcentaje de capacitaciones realizadas al Sector Público
3 Dirección Nacional de
Derechos Humanos
Casos atendidos sobre Derechos Humanos en el período.
Porcentaje de capacitaciones al Sector Público.
Porcentaje de reuniones realizadas, Número de reuniones planificadas.
4 Dirección Nacional de Contratación Pública
Informes de Control emitidos en Contratación Pública Porcentaje de asesorías prestadas a Instituciones Capacitación externa sobre Contratación Pública
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Dirección Nacional de Contratación Especial
Porcentaje de Informes y gestión de control realizados en el período. Porcentaje de asesorías prestadas.
Porcentaje de personas que recibieron capacitación en el año.
6 Unidad Coordinación Interinstitucional de Antilavado de Activos
Número de requerimientos atendidos
7 Dirección Nacional de Consultoría
Consultas absueltas
8 Dirección Nacional de
Asesoría Jurídica Institucional
Asesorías efectuadas
Solicitudes para transigir atendidas Solicitudes para desistir del pleito atendidas
Publicaciones (para impresión) en el período Porcentaje de Actualización de descriptores del sistema
Normativa Jurídica revisada y/o actualizada Normas internas actualizadas
Normas Jurídicas entregadas
9 Dirección Nacional de
Mediación
Procesos de mediación atendidos
Porcentaje de capacitaciones realizadas
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10 Coordinación Institucional Productos comunicacionales elaborados
11 Dirección Nacional de
Administración del Talento Humano
Porcentaje de cumplimiento de la norma de gestión de la calidad del servicio
Porcentaje de cumplimiento del Plan de Salud Ocupacional Integral Porcentaje de cumplimiento de los procesos de selección determinados en el Plan Anual de Talento Humano
Porcentaje de movimientos administrativos de personal realizados de acuerdo con el Plan Institucional de Talento Humano
Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual de Capacitación Institucional
12 Dirección Nacional de
Planificación
Seguimientos y evaluación al cumplimiento de la Planificación Estratégica Institucional Porcentaje de requerimientos de comunicación social atendidos
13 Secretaria General Trámites atendidos y controlados
14 Dirección Nacional Administrativa
Porcentaje de ejecución del plan de adquisiciones Número de solicitudes atendidas
Porcentaje disponibilidad de los servicios informáticos Porcentaje de Cobertura Servicios Informáticos Porcentaje de mantenimiento preventivo Porcentaje de solicitudes de soporte técnico atendido
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Dirección Nacional Financiera
Porcentaje de ejecución presupuestaria anual
Porcentaje de CUR registrados
Fuente: POA 2013; Consultoría LCC-PGE-003-2012 Elaboración: Dirección Nacional de Planificación.
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5 Presupuesto para el cumplimiento del Objetivo Estratégico Institucional
Es el costeo realizado, siguiendo la metodología desarrollada por (SENPLADES), con el fin de determinar el valor en términos financieros que presenta cada Objetivo Operativo Institucional durante el ejercicio anual de actividades. Esta información está íntimamente ligada al ejercicio presupuestario de la Institución y en concordancia con las programaciones respectivas efectuadas por las Direcciones Nacionales Financiera y Administrativa5 .
Este presupuesto ha sido desglosado en los 4 grupos de gasto según el presupuesto institucional:
• Remuneraciones (grupo 51)
• Bienes de servicio y consumo (grupo 53)
• Otros gastos corrientes (grupo 57)
• Activos de larga duración (grupo 84)
6 Metodología para costeo de los objetivos operativos
El desarrollo de la planificación estratégica, en términos de identificación de
recursos del Estado utilizados para alcanzar el Objetivo Estratégico
Institucional, es un requerimiento de SENPLADES. En el caso particular de la
PGE desde el año 2010 la Dirección Nacional de Planificación ha incluido en el
POA institucional la valoración del costo por cada Objetivo Operativo, con lo
cual se establece el aporte de cada área misional con el cumplimiento del
Objetivo Estratégico Institucional, no solamente para cumplir con los
requerimientos de SENPLADES sino también para determinar el costo de la
gestión institucional.
6.1. Asignación de rubros
A. El presupuesto asignado a la oficina matriz de PGE para el año 2013
asciende a USD 38’741.068,17, repartidos de la siguiente manera:
5 Además existen dos ítems adicionales que han sido construidos metodológicamente para incluir en ellos los rubros de la alta dirección y de las direcciones regionales
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Tabla No 2 : Asignación Presupuestaria Ministerio de Finanzas 2013
Ver Anexo 2 : ( Información Consolidada – Ejecución del Presupuesto “Grupos Dinámicos”)
Grupo 51 “Gastos en personal” USD 13´704.872,00
Grupo 53 “Bienes de servicio y consumo“ USD 24´906.196,17
Grupo 57 “Otros gastos corrientes“ USD 80.000,00
Grupo 84 “Bienes de larga duración“ USD 50.000,00
TOTAL PRESUPUESTO ASIGNADO MATRIZ USD 38’741.068,17
B. El presupuesto asignado a la oficina Regional 1 para el año 2013 asciende a USD 2’978.111,72.
Grupo 51 “Gastos en personal“ USD 2´666.759,00
Grupo 53 “Bienes de servicio y consumo“ USD 311.352,72
Grupo 57 “Otros gastos corrientes“ USD 0,00
Grupo 84 “Bienes de larga duración“ USD 0,00
TOTAL PRESUPUESTO ASIGNADO REGIONAL 1 USD 2’978.111,72
Fuente: Información proporcionada por la Dirección Nacional Financiera. Elaboración: Dirección Nacional de Planificación.
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6.2 Metodología de costeo de objetivos
Los gastos de la PGE se han clasificado en directos e indirectos, y se han asignado los rubros proporcionales a cada Dirección.
6.2.1 Gastos en personal (Grupo de Gasto 51)
• Se determina el número de personas que trabajan en cada área, según el
distributivo de sueldos proporcionado por la Dirección Nacional de
Administración del Talento Humano.
• Se establece el costo remunerativo de cada área para la planta central y
las oficinas regionales, de acuerdo con los cargos de los servidores en
cada área.
• Se realiza una relación porcentual entre el costo remunerativo de cada
área regional con respecto al valor total, de lo que resulta un peso
remunerativo por área.
• Con cada peso remunerativo se realiza un ajuste del valor de acuerdo
con el presupuesto asignado para pago de remuneraciones; es decir, se
multiplica el peso remunerativo de cada área, incluyendo las regionales,
por el valor total de las remuneraciones.
6.2.2 Bienes de servicio y consumo (Grupo de gasto 53)
• Se establece el peso porcentual del número de servidores por cada área,
incluidas las direcciones regionales, considerando el número de
servidores de cada área con respecto al total de servidores de la
Institución.
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6.2.3 Otros gastos corrientes (Grupo de gasto 57)
• Este rubro, correspondiente a seguros, es un gasto indirecto que se
distribuye de acuerdo con el peso porcentual de personal de cada área y
las regionales, al igual que los demás rubros de la partida de bienes de
servicio y consumo.
6.2.4 Bienes de larga duración (Grupo de gasto 84)
• Este rubro correspondiente a vehículos, sistemas y paquetes
informáticos, es un gasto indirecto que se distribuye para cada área de
acuerdo con el peso porcentual correspondiente, al igual que los demás
rubros de la partida de bienes de servicio y consumo.
6.2.5 Desglose de gastos de los rubros de la alta dirección y regionales
Los rubros correspondientes al Despacho del Procurador y Subprocurador,
constituyen rubros de Alta Dirección. Este rubro total se distribuye para las 15
áreas misionales y de apoyo. De igual manera se procede con aquellos rubros
correspondientes a las direcciones regionales, cuyo rubro total se distribuye
para las Direcciones Nacionales de: Patrocinio, Contratación Pública,
Contratación Especial, Mediación, Consultoría, Asesoría Jurídica y Secretaría
General, ya que a estos ámbitos corresponden las actividades que las regionales
realizan. Cabe anotar que la Regional 1 tiene su estructura propia de desglose
de gastos.
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Tabla No 3 : Costeo por Objetivos de las Direcciones Nacionales
Fuente: Información proporcionada por la Dirección Nacional Financiera. Elaboración: Dirección Nacional de Planificación.
PRESUPUESTO APROBADO PARA EL AÑO 2013
ÁREAS DE GESTIÓN % PESO DE LAS ÁREAS
PRESUPUESTO ASIGNADO APROX.
PATROCINIO NACIONAL 8% $ 3’249.966,47
ASUNTOS INTERNACIONALES Y ARBITRAJE
56% $ 23’265.843,15
DERECHOS HUMANOS 2% $841.796,97
CONTRATACIÓN PÚBLICA 4% $1’537.498,64
CONTRATACIÓN ESPECIAL 4% $1’585.850,89
UNIDAD DE ANTILAVADO DE ACTIVOS
1% $299.309,29
CONSULTORIA 4% $1’464.714,59
ASESORÍA JURIDICA 4% $1’474.899,11
MEDIACIÓN 3% $1’123.425,10
COORDINACIÓN INSTITUCIONAL 2% $798.023,36
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
3% $1’171.513,14
PLANIFICACIÓN 1% $553.717,30
SECRETARIA GENERAL 3% $1’331.442,95
ADMINISTRATIVO 5% $1’890.044,56
FINANCIERO 3% $1’131.134,38
TOTAL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
100% $ 41’719.179,89
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7. Anexos
7.1 Anexo 1
Plan Operativo Anual 2013
7.2 Anexo 2
Presupuesto Institucional asignado por el Ministerio de Finanzas para el año 2013.
