Preparation of project budgetProjekti eelarve koostamine

Joint Technical SecretariatÜhine tehniline sekretariaat

Applicant SeminarSeminar toetuse taotlejatele

Eligibility

In order to be eligible, costs have to be:

Shown in the approved AF

Comply with the visibility requirements

Necessary for implementation of the project

Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the

accounting records

Incurred in compliance with the relevant procurement procedures

Reasonable, justified and comply with the requirements of sound

financial management (3E principles of economy, efficiency and

effectiveness)

2

Abikõlblikkus

Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud:

Esitada kinnitatud taotlusvormil

Järgida nähtavuse nõudeid

Vajalikud projekti elluviimiseks

Tuvastatavad ja kontrollitavad, eelkõige kirjendatud

raamatupidamise dokumentides

Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga

Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise

nõuetele (3E põhimõttle ökonoomsus, majanduslik efektiivsus

ja tõhusus)

3

Documents

You need to follow up:

Programme document

Guidelines for Grant Applicants

Procurement by grant Beneficiaries in the context of European

Community external actions (Annex 8.3. to Guidelines)

PRAG

National legislation

4

Dokumendid

Pead jälgima:

Programmdokumenti

Juhendit toetuse taotlejale

Euroopa Ühenduse välistegevuse raames hangete korraldamine

toetusesaajale (juhend, lisa 8.3.)

EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitlev

praktiline juh (PRAG)

Riiklikku seadusandlust

5

Budget lines (cost categories)

Human resources (1) Travel costs (2) Equipment and supplies (3) Direct local office costs (4) Other costs and external

services (5) Infrastructure (6) In kind Administrative costs Contingency reserve

6

Eelarverubriik (kulukategooriates)

Inimressursid (1) Reisikulud (2) Seadmed ja tarvikud (3) Otsesed kohaliku kontori kulud (4) Muud kulud ja sisseostetavad teenused (5) Infrastruktuur (6) Mitterahalised kulud Halduskulud Ettenägematute kulude reserv

7

Human resources

Includes only the cost of the staff of the Beneficiary and the project partner(s) assigned directly to the project –wages (including employment taxes, social security charges, health insurance and other remuneration related costs due in the respective country)

Employees can be employed either full-time or part-time for the project

Each person working at the project must fill in timesheets, indicating the hours worked

8

Inimressursid

9

Sisaldab ainult otseselt projekti ellu viivate projekti töötajate palgakulusid, kes töötavad toetusesaaja ja/või projektipartneri(te) organisatsiooni(de)s. (sh. töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustusmaks, tervisekindlustus ja muud töötasuga seonduvad kulud vastavas riigis)

Töötajad võivad projektis töötada täistööajaga või osalise tööajaga

Iga projektis töötav isik peab täitma tööajatabeleid, kus on toodud töötatud tunnid

Human resources

The Beneficiary and the project partner(s) as well as associates are not allowed to sub-contract each other or employees of their organisations in order to carry out project activities

The staff costs should be comparable with the salaries on the market and have to be calculated based on national legislation requirements and the principles

The cost of staff assigned to the project is not a in-kind contribution

10

Inimressursid

Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid ei tohi teineteisega oma organisatsioonide töötajatega sõlmida alltöövõtu lepinguid projeti tegevuste elluviimiseks

Personalikulud peavad olema võrreldavad palkadega tööturul ja neid tuleb arvutada järgides siseriiklikke põhimõtteid, õigusakte ja nõudeid

Projektis määratud personalikulu ei ole mitterahaline panus

11

Human resources/Inimressursid

12

Please do not include staff names, surnames!!!Palun ärge lisage töötajate ees-ja perekonnanimesid!!!

Travel costs

Costs can include - flight, train and bus tickets (economy class), fuel for the car, rent of vehicle for travel, visa and travel insurance costs

NB! In case travelling outside the Programme territory is foreseen in the project, costs shall be planned under separate line within this Budget Heading - specify planned travels

Latvian, Estonian Beneficiaries and project partner(s) and Russian public authorities have to follow their usual practice in setting the daily allowance and accommodation rates based on the national legislation setting limits for the business trips

13

Reisikulud

Kulud võivad sisaldada lennu-, rongi- ja bussipileteid (turistiklass), kütust autole, reisiks renditud sõiduki kasutamise kulu, viisa ja reisikindlustuse kulusid

NB! Juhul kui reisite väljaspool programmi territooriumi on ettenähtud, et kulud tuleb planeerida samas eelarverubriigis eraldi real– täpsusta kavandatavat reisi

Läti ja Eesti toetusesaajad ja projekti partner(id) ning Venemaa avaliku võimu asutused peavad järgima oma tavalist praktikat päevarahade ja majutuskulude arvestamisel, ning kinni pidama oma siseriiklikest lähetuste piirmääradest

14

Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs)

Per diems are paid for the missions abroad and within the home country of the Beneficiary/respective project partner requiring an overnight stay

Per diems are allowed only for the staff members indicated in Heading 1 “Human resources” and seminar/conference participants and with specific rules to associated partners

Per diems cover costs of accommodation, daily allowances (meals and sundry expenses) and local transport in the place of mission

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

15

Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd)

Päevaraha makstakse välislähetuse kui ka siseriikliku lähetuse puhul kui projekti toetusesaajal või vastaval projekti partneril on vaja läetuses olles ööbida

Päevaraha on lubatud maksta ainult töötajatele, kes on näidatud eelarverubriigi 1 “Inimressursid” all ja seminaril/konverentsil osalejatele ning erireeglite alusel ka seotud partneritele

Päevaraha katab kulud majutusele, päevaraha (söök ja muud pisikulud) ja kohalikule transpordile lähetuskohas

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

16

Travel costs (per diems – RUS private institutions and NGOs)

NB! Per diems shall be planned under the Budget Heading 2 “Travel costs”

If meals, accomodations are already paid from someone, these expenses must be deducted from per diem amount

17

Reisikulud (päevaraha – Venemaa erasektor ja MTÜd)

NB! Päevaraha peab olema planeeritud eelarverubriigi 2 “Reisikulud” all

Kui söök ja majutus on makstud kellegi teise poolt, siis tuleb need kulud maha arvata päevaraha summast

18

Travel costs/Reisikulud

19

Equipment and supplies

Types of equipment and supplies, have to be in line with the aim of the project and crucial to the achievement of the project’s objectives

Every co-financed piece of equipment must comply with the information and publicity rules

If the total costs in this budget line ≥ EUR 100,000, a Pre-Feasibility Study has to be provided

NB! Production equipment, which is used for the profit generation is not eligible under the Programme

20

Seadmed ja tarvikud

Seadmed ja tarvikud peavad olema kooskõlas projekti eesmärkidega ja vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks

Iga kaasfinantseeritava seadme puhul tuleb järgida teavitamise ja avalikustamise juhiseid

Kui kogukulud selles eelarverubriigis on ≥ EUR 100.000, siis tuleb esitada eelteostatavusuuring

NB! Tootmisseaded, mida kasutatakse tulu saamiseks, ei ole abikõlblikud programmi raames

21

Equipment and supplies

Costs for purchase or rent of equipment (new or used) and supplies are eligible, if: these items are specifically needed for the purposes of

the implementation of the project are listed in the approved project budget correspond to market prices are purchased following the provisions of Guidelines

22

Seadmed ja tarvikud

Ostetud ja renditud seadmete (uute või kasutatud) ja tarvikute kulud on abikõlblikud kui: need esemed on eriti vajalikud projekti elluviimiseks on loetletud heakskiidetud projekti eelarves vastavad turuhindadele on ostetud järgides juhistes sätestatud suuniseid

23

Equipment and supplies

Second hand equipment is eligible under three conditions:

the seller of the second hand equipment shall provide a declaration stating its origin (original invoice from the sellers), and confirm that at no point during previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants

the price of the equipment shall not exceed its market value and shall be less than the cost of similar new equipment

the equipment shall have the technical characteristics necessary for operation and comply with applicable norms and standards

24

Seadmed ja tarvikud

Kasutatud seadmed on abikõlblikud kolmel tingimusel:

kasutatud seadmete müüja peab esitama deklaratsiooni, kus ära näidatud selle päritolumaa (müüja originaalarve) ja kinnitab, et viimase seitsme aasta jooksul ei ole seda ostetud riiklike või Euroopa Ühenduse toetuste rahastamisel

seadmete hind ei tohi ületada turuhinda ning peab olema väiksem kui samasuguste uute seadmete hind

seadmetel peavad olema tehnilised näitajad, mis tööks vajalikud ning mis vastavad kehtivatele normidele ja standarditele

25

26

Please do not include specific equipment and supplier names!!!Palun ärge lisage konkreetsete seadmete ja pakkujate nimesid!

Equipment and supplies/seadmed ja tarvikud

Direct local office costs

Costs which are invoiced directly to the project - costs of the local office in case a separate office is rented for the needs of the project, office running and transport costs (rent or lending of the car used by the project on daily base)

Rent of a separate office is rather exceptional and its need has to be clearly justified

NB! In case the Beneficiary and/or the project partner(s) is using its own premises and it is considered as in-kind contribution to the project, the costs shall be budgeted in the corresponding column of the Project Budget

27

Otsesed kohaliku kontori kulud

Kulud, mille kohta on esitatud arve otse projektile – kulud kohalikule kontorile juhul, kui projekti tegevuste elluviimiseks on vaja rentida eraldi kontor, jooksvad kontorikulud ja transpordikulud (auto mida üüritakse, liisitakse või kasutatakse otseselt projekti elluviimiseks)

Eraldi kontori rentimine on pigem erandlik ja selle vajadus peab olema selgelt põhjendatud

NB! Juhul kui toetusesaaja ja/või projekti partner kasutab oma ruume ja seda loetakse mitterahaliseks panuseks projekti, siis need kulud tuleb kajastada projekti eelarve vastavas veerus

28

Direct local office costs

29

Other costs and external services

All services/works sub-contracted to an external service provider based on the applicable public procurement procedure, expenditure verification should be listed under this Budget Heading (also audit costs for expenditure verification)

Per diems/travel costs of consultants should be included into their remuneration (contract)

The type of expertise per each contract planned to be sub-contracted must be specified separately in the Budget

The Beneficiary and the project partner(s) as well as

associates are not allowed to sub-contract each other

30

Muud kulud ja sisseostetavad teenused

Kõik sisseostetavad teenused/tööd teenuseosutajatega peavad vastama riigihanke seaduse nõuetele, kulude kontroll tuleb loetleda selle eelarverubriigi all (samuti audiitori kulud kulude kontrollile)

Konsultantide päevarahad/reisikulud tuleb lisada nende töötasu sisse (lepingusse)

Iga ekspertteenus, mida plaanitakse sisse osta, tuleb eelarves eraldi välja tuua

Toetusesaaja ja projektipartner(id) ning kaasatud partnerid

ei tohi teineteise ega oma organisatsioonide töötajatega alltöövõtulepinguid sõlmida projektitegevuste elluviimiseks

31

Infrastructure

Works and services related to construction, renovation, installation of infrastructure and their supervision

Investments are financed only in case they are necessary for reaching the results of the project and fulfill requirements of the Programme

Investments co-financed by the Programme should be aimed at public use during the project implementation, i.e. their use can not be limited only to the partners of the project

Relevant project partner has to be the owner of the land and/or have the building rights on the land

32

Infrastruktuur

Tööd ja teenused, mis seotud ehituse, remondi, infrastruktuuri paigalduse ja järelevalvega

Investeeringuid rahastatakse ainult juhul, kui need on vajalikud projekti tulemuste saavutamiseks ja programmi nõuete täitmiseks

Investeeringud, mida kaasrahastatakse programmist, peavad olema suunatud avalikuks kasutuseks projekti elluviimise ajal st. selle kasutamine ei saa olla piiratud ainult projekti partneritega

Asjakohane projekti partner peab olema maaomanik ja/või omama maa hoonestusõigust

33

Infrastructure

All services and works sub-contracted to an external service provider have to strictly follow procurement procedures described in section 3.2.5 of the Guidelines (RUS private institutions and NGOs must follow PRAG rules)

List each work and service contract as a separate item in the project budget

Provide the detailed description of works and services in the project budget, approved Technical specification and/or Pre-Feasibility Study

NB! Activities for preparation of the technical documentation for infrastructure and its establishment cannot be supported within one project

34

Infrastruktuur

Rangelt tuleb järgida hanke protseduure kõikide teenuste ja tööde sisseostmisel välistelt teenusepakkujatelt, kirjeldatud juhendi punktis 3.2.5 (Venemaa eraettevõtted ja MTÜ-d peavad järgima PRAG reegleid)

Loetle iga töö ja teenuse leping eraldi reana projekti eelarves

Esita tööde ja teenuste kohta detailne kirjeldus projekti eelarves, kinnitatud tehniline kirjeldus ja/või tasuvusanalüüs

NB! Ühe projekti raames ei saa toetata tehnilise dokumentatsiooni ettevalmistamist ja selle infrastruktuuri loomist

35

In-kind

In kind = unpaid voluntary work and use of the Beneficiary’s and/or the project partner’s own premises for implementation of the project activities (max 10% from the total project budget and not exceed own funds)

36

Essential to the project

Minimum monthly or hourly official national net

salary level is followed when calculating the value of

in-kind contribution

Based on written agreement

Proved by timesheets, signed

by the volunteer

and supervisor

Unpaid voluntary work (for example - students carrying out research of the

project)

Mitterahalised kulud

Mitterahaline = tasustamata vabatahtlik töö ja toetusesaaja ja/või projektipartneri omaenda ruumide kasutamine projektitegevuste elluviimiseks (max 10% projekti kogueelarvest ja ei tohi ületada omavahendeid)

37

Olulised projektile

Mitterahalise panuse kogumaksumuse

arvutamisel järgitakse riigi ametlikku minimaalset igakuist

või tunni neto palgataset

Põhineb kirjalikul kokkuleppel

Tõendatakse

tööajatabeliga,

allkirjastatud

vabatahtliku ja

juhendaja poolt

Tasustamata vabatahtlik töö (näiteks – õpilased viivad läbi uuringuid projektis)

Administrative costs

Indirect administrative costs are related to office running for the purposes of the project (electricity, heating…)

Indirect costs are eligible if they do not include costs assigned to another heading of the budget

If the applicant/ partner is in receipt of an operating grant financed from the EU budget no indirect costs may be claimed within the proposed budget for the project

Indirect administrative costs cannot exceed 7% of the total direct eligible cost of the project and calculated on percentage or pro rata basis according to justified and clear method

38

Halduskulud

Kaudsed halduskulud on seotud projekti elluviimiseks kasutatava kontori jooksvate kuludega (elekter, küte…)

Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need ei sisalda teistes eelarverubriikides olevaid kulusid

Kui taotleja/ partner on saanud tegevustoetust EL eelarvest, siis kaudseid kulusid ei ole võimalik kavandada projekti eelarves

Kaudsed halduskulud ei tohi ületada 7% projekti otsestest abikõlblikest kuludest ja arvutatakse protsendina või proportsionaalselt vastavalt põhjendatud ja selgel meetodil

39

Contingency reserve (CR) A contingency reserve - an amount set aside, but not

allocated in advance, to accommodate unforeseeable spending pressures during the project implementation

Not exceeding 5% of the direct eligible costs of the project may be included in the project budget, without increasing the total amount to be financed by the Joint Managing Authority

It can be used only for the implementation of the project activities with the prior written authorisation of the Joint Managing Authority

NB!!! To use the CR you will have to provide detailed justification and evidence for the use of CR

40

Ettenägematute kulude reserv Ettenägemaute kulude reserv – nö.kõrvale pandud

summa, kuid seda ei eraldata ette, kaetakse ettenägematult suurenenud kulusid projekti elluviimise ajal

Ei ületa 5% projekti otsestest abikõlblikest kuludest võib lisada projekti eelarvesse, ilma et projekti kogumaht suureneks, mida rahastab ühine korraldusasutus (JMA)

Seda saab kasutada ainult projekti tegevuste elluviimiseks, eelneva kirjaliku loa alusel ühiselt korraldusasutuselt (JMA)

NB!!! Et kasutada ettenägematut reservi pead esitama detailse põhjenduse ja tõenduse selle kasutamise vajalikkuse kohta

41

Suggestions for the Applicant

Preparing a project budget:

42

Put your activities into an action plan (such as the one in

the Application form) including which

partner is responsible

Review the list of activities and ask each partner to fullfill the XIV

Worksheet in the Application form with a budget for each cost

items they are responsible for

Enter the received data from the

project partners into the Application Form

Budget

Soovitused taotlejale

Projekti eelarve ettevalmistamine:

43

Pane tegevused tegevuskavasse

(nagu taotlusvormis) sealhulgas kirjelda ka partnerite vastutust

Vaata läbi tegevuste loetelu ja palu igalt partnerilt täidetud

taotlusvormi töölehte XIV koos iga

kuluartikliga, mille eest nad eelarves vastutavad

Sisesta partneritelt

saadud andmed taotlusvormi eelarvesse

Ineligible costs

Debts and provisions for losses or debts

Interest owed

Items already financed in another framework (double

financing)

Purchases of land or buildings (except under specific conditions)

Currency exchange losses

Taxes (except employment taxes), including

recoverable VAT

Credits (loans) to third parties

Fines, financial penalties and expenses of litigation

44

Mitteabikõlblikud kulud

Võlad ja kahjumi või võlgade katmine

Võlaintressid

Kulud, mida on juba rahastatud mõnel muul viisil

Kinnisvara (maa või hooned) ostmine, (väljaarvatud teatavatel

tingimustel)

Valuutavahetuse kahjumid

Maksud (väljaarvatud töötasuga seotud maksud),

sealhulgas tagastatav käibemaks

Laenud kolmandatele osapooltele

Viivised, rahatrahvid ja kohtukulud

45

JTS contacts/ÜTS kontaktid

www.estlatrus.eu

Email/e-post: info@estlatrus.eu

Phone/telefon: +371 6750 9524

Address/aadress: Ausekla Str. 14-3, Riga

46