Regie over ProjectenYou can’t manage what you can’t measure
Versie 2.2Robert van der Veur
Agenda
Regie over Projecten
Yacht Projectenscan Samenvatting
Yacht Projectenvizier
Introductie Regie over Projecten
Yacht Projectenscan De Standaard
Yacht Projectenscan De processtappen
Yacht Projectenscan Het Concept
Yacht Projectenscan Categorieën
Doelstelling voor vandaag
Break
Mini workshop
Mijn doelstelling voor vandaag
Kennismaken met R.o.P. en de diepte in
met de projectenscan.
Regie over Projecten
Yacht Projectenscan \ OPM3
Waarom Regie over Projecten
Ontwikkelingen in de markt
Focus op kosten
Internationale concurrentie
De wendbare organisatie
Hogere kwaliteitseisen
Kortere time-to-market
Voldoen aan nieuwe wetgeving/eisen
Efficiency
Toename projectgericht werken
Veel voorkomende problemen
Issues rondomProjecten
Overstijging van budget
Eindresultaat voldoet niet aan verwachtingen
Problemen met leveranciers
Deadlines worden niet gehaald
Technische of organisatorische problemen
Onvoldoende resources
Concurrentie tussen projecten
Organisaties hebben behoefte aan
Verbeterpunten voor de toekomst
Borgen van kwaliteit
Beheersen van kosten
Eenduidige rapportage en sturing
Toetsen validiteit business case aan project en organisatiedoelstelling
Snelheid en standaardisatie
Duidelijke verantwoordelijkheden
Meer project successen
Regie over Projecten
Strategische
doelstellingen verbinden
aan succesvolle, consistente,
voorspelbare en beheersbare
projectresultaten. Door middel
van het professionaliseren
van de permanente
projectorganisatie.
Project Staffing
Project administratie en control
Yacht Projectenscan
Portfolio en programma management
Inrichten en managen PMO
Pakketselectie
Project Standardisatie
PROJECTENVIZIER
Regie over Projecten
Regie over Projecten: Yacht Projectenvizier
Het beheersen en sturen op de aspecten budget, tijd en planning van projecten.
Het efficiënt en effectief inzetten van ondersteunende processen en systemen om de doelstelling van projecten te bereiken.
Het managen, verbeteren en beheersen van de personele kant van projecten.
De organisatie om projecten heen; het betrekken van interne en externe stakeholders
Plannen
Pakket selecteren
Vendors managen
Kennisdelen
Communiceren
Methodes / standaarden Implementeren
Prioriteren
Managen Stakeholders
Business Case opstellen
Borgen
Informatie voorziening verbeterenProcessen verbeteren
Opleiden
Risico’s managen
Programma managen
Project control
Benchmarken
Regie over Projecten: Yacht Projectenvizier
Regie over Projecten: Yacht Projectenvizier
Regie over Projecten
PROJECTENSCANHet Concept
Bruikbaar in combinatie met andere (internationale) standaarden
Aangepast aan de Nederlandse markt
De uitdaging is om strategische
doelstellingen te verbinden aan
succesvolle, consistente, voorspelbare
en beheersbare projectresultaten…
Intro: Yacht Projectenscan
Op basis van OPM3
Maakt gebruik van 600 best practices
Geschikt voor projecten, programma’s en portfolio’sNiet alleen inzicht
maar ook verbeteren
Ruim 150 vragen gekoppeld aan ‘best practices’
De scan geeft inzicht in de mate waarin uw organisatie in staat is
te bepalen of de projectmatige activiteiten
bijdragen aan de strategische doelen van
uw organisatie.
Intro: Yacht Projectenscan
Start met intake waar scope wordt bepaald
Iteratief proces van constante verbetering
Het helpt bepalen welke verbeterpaden bewandeld dienen te worden
Dit alles met als doel om uw organisatie
maximaal te faciliteren om succesvolle projecten
te realiseren.
Intro: Yacht Projectenscan – Wat betekent dit voor u?
Inzicht in wat er wel en niet aanwezig is in uw organisatie
De mogelijkheid om uw organisatie aan te vullen met
thema’s die voor u van toegevoegde waarde zijn.
(tailor made)
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting) Tevreden met resultaat
Intro: Yacht Projectenscan - De stappen
7. Plan de verbeteringen
Onafhankelijk van locatie
Onafhankelijk van grootte organisatie (deel)
De Yacht Projectenscan
helpt om de juiste projecten op een voorspelbare en
succesvolle manier te doen in een dynamische en
wereldwijde economie.
Intro: Yacht Projectenscan – Voor wie?
Onafhankelijk van branche
En onafhankelijk van huidige volwassenheid
Visie
Strategische doelstelling
en
Missie
Strategische doelstelling
en
Management van on-
going operations
Hoog niveau planning en managemen
t
Resource managemen
t
Project Portfolio
planning en managemen
t
Management van
Programma’s en
projecten
Intro: Yacht Projectenscan
Run the Business Change the Business
Executive Management
Portfolio Management
ProgrammaProject
Management
Operationeel Management
Missie Visie Strategische Plan
Strategische doelstellingen
Governance
Identificeren Categoriseren
Evalueren SelecterenPrioriteits-verlening
Portfolio balanceren
Autoriseren
Geautoriseerd component
Programma Project
Management
Performance meten
Operationeel
Programma Project
Afsluiten
Intro: Yacht Projectenscan
De Yacht Projectenscan zal organisaties in staat stellen om projecten aan te laten sluiten op hun strategische doelstellingen.
Intro: Yacht Projectenscan
Strategie
Yacht Projectensc
an
Projecten
Regie over Projecten
PROJECTENSCANDe Standaard
22
Yacht Projectenscan – De standaard
De basis van de Yacht projectenscan is het samenspel tussen kennis, assessment en verbeteren
Verbeteren
Scan
Kennis
Best practices en capabilities voor de permanente projectenorganisatie
Ontwikkel vaardigheden
Methode voor het evalueren van best practices en capabilities
Yacht Projectenscan – De componenten
Best Practice
KPIOutcome
Outcome
Outcome
KPI
KPI
Capability
Capability
Capability
Yacht Projectenscan - Best Practices
• Best Practices zijn een instrument, techniek, werkmethode, proces of activiteit die hun dienst met succes hebben bewezen
• Idealen gezocht door organisaties om zich zelf te verbeteren
• De Best Practice Directory beschrijft elke Best Practices in het kort.
Best Practice
KPIOutcome
Outcome
Outcome
KPI
KPI
Capability
Capability
Capability
Yacht Projectenscan - Capabilities
• Incrementele stappen op een verbeterpad • Een set van capabilities ondersteunen het bereiken van
een Best Practice• Het aanwezig zijn van een capability wordt aangetoond door
outcome(s)• De Capability Directory beschrijft in het kort de capabilities en
bijbehorende outcomes en KPI’s voor elke Best Practice
Best Practice
KPIOutcome
Outcome
Outcome
KPI
KPI
Capability
Capability
Capability
Yacht Projectenscan – Outcomes en KPI’s
• Een Outcome is een resultaat dat bewijst dat een Capability aanwezig is
• Een Key Performance Indicator (KPI), maakt het mogelijk om een Outcome te meten en te beoordelen
Best Practice
KPIOutcome
Outcome
Outcome
KPI
KPI
Capability
Capability
Capability
Yacht Projectenscan – Afhankelijkheden
Improvement Planning Directory: Beschrijft alle capabilities benodigd voor een Best Practice, inclusief capabilities van andere Best Practices
Cap
abili
ties
Bes
tP
ract
ices
A
A3
A2
A1
B
B3
B2
B1
Yacht Projectenscan – Voorbeeld 1
Use Team Work - Cross functionalteams carry out the Organizations activities
Develop Cross-Functional training opportunities
Organize project work by functional area
Develop Cross-Functional Teams
Develop Integrated Program and Project teams
Best Practice
B3
B2
B1
B1
Yacht Projectenscan – Basisschool voorbeeld
Aardrijkskunde
Groep 8
Groep 7
Groep 6
Groep 5
Groep 4
Groep 3
Groep 2
Groep 1
Geschiedenis
Groep 8
Groep 7
Groep 6
Groep 5
Groep 4
Groep 3
Groep 2
Groep 1
Nederlands
Groep 8
Groep 7
Groep 6
Groep 5
Groep 4
Groep 3
Groep 2
Groep 1
Rekenen
Groep 8
Groep 7
Groep 6
Groep 5
Groep 4
Groep 3
Groep 2
Groep 1
Best Practices • Vakken op Cito niveau
Capabilities• Output (toets, resultaat)• KPI (normering)
Regie over Projecten
PROJECTENSCANCategorieën
Volwassenheidsniveau
Organisatorische randvoorwaarden
Domeinen
Categorieën
Indelen van Best Practices en capabilities
Hoofdprocessen
Projectenvizier
Categorieën – Hoofdprocessen
Opstartproces
Planproces
Controleproces
Executieproces
Afsluitenproces
Project Management Institute, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide)
Categorieën - Domeinen
Opstart
proces
Planproces
Controle
proces
Executie
proces
Afsluiten
proces
Opstart
proces
Planproces
Controle
proces
Executie
proces
Afsluiten
proces
Opstart
proces
Planproces
Controle
proces
Executie
proces
Afsluiten
proces
Portfolio Management
Programma Management
Project Management
Strategisch plan
Missie, Visie, Doelstellingen
Resultaten & Performance
34
Categorieën – Domeinen en hoofdprocessen
Volwassenheidsniveau’s
Niveau Omschrijving
Continuously improveConstante verbetering
De gebruikte processen worden continu onderzocht op bruikbaarheid, efficiëntie en toepasbaarheid binnen de organisatie en verbeterd of aangepast daar waar nodig.
ControlGestuurd
Op basis van de informatie die de processen genereren wordt pro-actief gestuurd. Interventies komen tijdig.
MeasureMeetbaar
De processen genereren stuurinformatie waardoor gecontroleerd kan worden of de processen in de praktijk werken volgens verwachting.
Standardize Gestandaardiseerd
De processen zijn beschreven, gecommuniceerd, voor stakeholders altijd beschikbaar en worden overal op uniforme wijze toegepast.
Volwassenheidsniveau’s - Gestandaardiseerd
Stappen
1
Process Management Governing Body. De organisatie maakt proces verbeteringen mogelijk door een volmacht te geven aan de juiste bestuursorgaan zodat deze cruciale beslissingen kan nemen op proces verbeteringsdoelstellingen en plannen.
2Active Process Governing Body. Proces gerichte bestuursorganen zijn actief en de juiste mensen zijn er aan toegewezen. Ze ontmoeten elkaar periodiek om proces management problemen en suggesties voor verbetering te bespreken.
3 Established Standardization Policies. De organisatie heeft het beleid bepaalt welke (project management) processen in aanmerking komen voor standaardisatie.
4 Standardization Policies. Het standaardisatie beleid is gedocumenteerd en gecommuniceerd naar alle stakeholders.
5 Process Development. De organisatie stelt samen, ontwikkelt of koopt een proces.
6 Documented process. Een proces is gedocumenteerd, gecommuniceerd naar alle stakeholders.
7 Standardized Process. De proces methodiek is consequent geimplementeerd en produceerd “output”.
Volwassenheidsniveau’s - Meetbaar
Stappen
1 De focus van het proces is gericht op de eisen en wensen van de klant en is hierop meetbaar gemaakt.
2 De organisatie identificeert de proces karakteriseren (KPI’s) die nu\ vandaag belangrijk zijn.
3 De organisatie meet de proces KPI’s direct.
4 De proceseigenaren zijn in staat om upstream proces KPI’s te identificeren. Weten welke andere processen van invloed zijn op de proces performance.
5 De organisatie bewaakt belangrijke proces input en aanleverende processen.
Volwassenheidsniveau’s - Gestuurd
Stappen
1 De organisatie ontwikkelt een plan voor het controle proces
2 De organisatie implementeert het controle proces plan
3 De organisatie voert het controle proces uit
Volwassenheidsniveau’s - Constante verbetering
Stappen
1 De organisatie identificeert de kernproblemen bij de uitvoering van het proces. De kernproblemen worden gedocumenteerd
2 De organisatie voert continue procesverbeteringen door en verlangt een brede participatie in het verbeterproces
3 De organisatie integreert de procesverbeteringen met het standaardisatie proces
Categorieën - SMCI
Verdeling Best Practice matrix
Project Program Portfolio
Constante verbetering 43 39 43
Gestuurd 39 39 39
Meetbaar52 40 50
Gestandaardiseerd 69 49 85
Categorieën – Projectenvizier ROBP
Categorieën - Organisatorische katalysatoren\ randvoorwaarden
Organizational Project Management Policy & Vision
Strategic Alignment Resource Allocation
Management Systems (Senior) Sponsorship Organizational Structures
Competency ManagementIndividual Performance
AppraisalsProject Management Training
Organizational Project Management Communities
Organizational Project Management Practices
Organizational Project Management Methodology
Organizational Project Management Techniques
Project Management Metrics Project Success Criteria
Benchmarking Knowledge ManagementProject Management Information System
Regie over Projecten
PROJECTENSCANDe processtappen
Yacht Projectenscan - De processstappen 1.
Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
46
Yacht Projectenscan – Intake
• Check list• Presentaties b.v. over:
• Project Management
• Organizational Project Management
• Organizational PM Maturity
• Het assessment
• De Yacht Projectenscan Standaard
• Bepaal de Scope•Organisatie (delen)
•Domeinen
• Stakeholder analyse
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
Is er een senior sponsor gevonden?
Staat de organisatie open voor externe consultants?
Staat de organisatie open voor proces verbeteringen (denk cultuur)?
Intake
Check list
Zijn er conflicterende prioriteiten?
Zijn of worden er resources beschikbaar gesteld?
Zijn er andere verbeter projecten?
Check list - Bepaal de cultuur(OCAI)
Familie
Adhocratie
Markt
Hierarchie 0
20
40
Cultuur bedrijf x
Externe gerichtheid en differentatieStabiliteit en beheersbaarheid
Interne gerichtheid en integratie Flexibiliteit en vrijheid van handelen
Beschrijf in het kort de interesse van elke stakeholder
Bepaal de macht \belang van elke Stakeholder
Identificeer alle potentiële stakeholders
Stakeholders
Check list - Stakeholdersanalyse
Verantwoordelijkheid van klant
Bepaal de macht \dynamiek van elke Stakeholder
Check list - Stakeholders
Voorbeelden
Project management officer (PM)
Project Manager (PM)
Program Manager (PM)
Portfolio Manager (PM)
Project Team Member (PM)
Manager (Non-PM)
Senior Manager (Non-PM)
Director (Non-PM)
Vice President (Non-PM)
Enterprise Manager (PM)
Operations Staff (Non-PM)
51
Check list - Stakeholders Macht \ dynamiek (van standpunt) matrix
Dynamiek
MachtLaag Hoog
LaagA
Minder problemenB
Onvoorspelbaar maar te managen
HoogC
Machtig maar voorspelbaar
DGrote gevaren of
kansen
52
Check list - Stakeholders Macht \ belang matrix
Mate van interesse
Macht
Laag Hoog
LaagA
Minimale inspanning
BBlijven informeren
HoogC
Tevreden houdenD
Key players
53
Yacht Projectenscan – Beoordeel de organisatie• Workshop• Standaard vragenlijst• Meet de PM
organisatievolwassenheid
• Bepaal BP’s die aanwezig zijn en welke niet
• Bepaal positie op plaats op maturity continuum
• Trek globale conclusies• Bekijk de details van het
assesment
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
54
Yacht Projectenscan – Bepaal de focus van de verbeteringen
• Analyseer resultaten • Selecteer focusgebied
(PPP, SMCI, IPECC, vizier)• Selecteer Best Practices uit
focusgebied • Gebruik 80-20 regel• Plan de verbeteringen
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
55
Yacht Projectenscan – 80\20 Regel bij keuze verbeteringen
1.Quick wins
2. Major
projects
3.Low
hanging fruit
4. Money sinks
Hoge impact
Lage impact
Veel werkWeinig werk
En wat zijn de risico’s!
56
Yacht Projectenscan Steps – Bepaal verbeterpad
• Identificeer inter- als ook intra- relaties van de Capabilities voor elke Best Practice in het focusgebied
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
57
Yacht Projectenscan Steps – Evalueer huidige Capabilities
• Evalueer Capabilities geidentificeerd in processtap 4
• Bepaal ontbrekende of gedeeltelijke geimplementeerde Capabilities
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
58
Yacht Projectenscan – Bepalen Best of Best Practices
• Analyseer de binnen de organisatie aanwezige standaarden
• Selecteer standaarden voor de nog ontbrekende processen
• Analyseer de processen beschreven in de geselecteerde standaarden
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
59
Yacht Projectenscan – Plan de verbeteringen
• Oplijnen met behoeftes organisatie
• Bepaal beschikbare resources
• Maak een plan van aanpak
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
60
Yacht Projectenscan – Implementeer verbeteringen
• Voer plan van aanpak uit• Overweeg
wijzigingsvoorstellen• Pas plan van aanpak aan o.b.v.
business climate
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
61
Yacht Projectenscan Steps – Herhaal het de stappen
• Herhaal het assesment om de verbeteringen aan te tonen.
• Of: Implementeer de volgende Best Practices die al was geselecteerd in processtap 3
1. Intake
3. Bepaal focus van de verbeteringen
4.Bepaal verbeterpad
5. Evalueer huidigeCapabilities
6. Bepalen Best of Best Practices
8. Implementeer verbeteringen
2.Scan (Nulmeting)
Tevreden met resultaat
7. Plan de verbeteringen
Voorbeeld: Grafiek Projectenvizier
Voorbeeld : Grafiek Overall Maturity
Voorbeeld : Grafiek niveau’s
Voorbeeld: Best Practices
66
Yacht Projectenscan Steps - Best Practice Directory Sample
Voorbeeld : Verbeterpad
BP CAP DESCRIPTION1005 Standardize Develop Project Charter Process.
Develop Project Charter Process standards are established. PROJECT, STANDARDIZE
1005.010 Establish Process Management Governing Body. The organization enables Develop Project Charter process improvements by authorizing the appropriate governing bodies to make critical decisions on process improvement goals and plans. Process Groups: Initiating PROJECT, STANDARDIZE
1005.010.10 Active Process Governing Body"Process-oriented governing bodies have been established, and the appropriate people have been assigned to them. They meet on a regular schedule to discuss process management issues and suggestions for improvements." KPI Name: Process Governing Body
1005.020 Develop Project Charter Process"The organization assembles, develops, purchases, or otherwise acquires a Develop Project Charter process. " Process Groups: Initiating PROJECT, STANDARDIZE
1005.020.10 Documented Develop Project Charter ProcessA Develop Project Charter process is documented. KPI Name: A Documented Develop Project Charter Process Exists
1005.025 Communicate Develop Project Charter ProcessThe organization communicates the availability of a Develop Project Charter process to all necessary stakeholders. Process Groups: Initiating PROJECT, STANDARDIZE
1005.025.10 Communicated Develop Project Charter ProcessThe availability of a Develop Project Charter process is communicated to all necessary stakeholders KPI Name: A communicated Develop Project Charter process
1005.030 Adopt the Develop Project Charter ProcessThe Develop Project Charter process is consistently implemented and practiced across the organization. Process Groups: Initiating PROJECT, STANDARDIZE
1005.030.10 Consistently implemented Develop Project Charter ProcessWork methods for the Develop Project Charter process are implemented consistently producing Project Charters. KPI Name: Evidence of Consistent Implementation
68
Yacht Projectenscan Steps - Capability Directory Sample
69
Yacht Projectenscan Steps - Improvement Planning Directory Sample
Regie over Projecten
PROJECTENSCANSamenvatting
Ondersteunt de ontwikkeling en groei van een organisatie
Beoordeeld het volwassenheidsniveau van verschillende delen van een organisatie
Het consequent toepassen van kennis, vaardigheden, tools en
technieken bij uw organisatie- en
projectactiviteiten om bedrijfsdoelstellingen te halen door middel van
projecten
De unieke voordelen van de Yacht Projectenscan
Geeft antwoorden op belangrijke vragen m.b.t. het niveau van volwassenheid van een (projecten-) organisatie
Het identificeert specifieke gebieden die verder ontwikkeld moeten worden
Totaal oplossing vanuit verschillende competencesOnafhankelijk van
Leverancier
Ervaring binnen verschillende branches
Wij weten hoe uregie houdt
overuw projecten
Het grote voordeel van werken met Yacht
Gebaseerd op Global standards
Ervaring met inzetten van ‘best practices’
BREAK
Resultaat
Vragen
Duur
Mini Workshop
Yacht Projectenscan - Mini Workshop
Spelregels
Pauze
Indien tenminste één deelnemer NEE antwoord dan
is het groepsantwoord NEE
De groep geeft één antwoord per vraag
Spelregels Mini Workshop
Yacht Projectenscan - Spelregels en toelichting
Elke vraag draagt met gelijk gewicht bij in de analyse
Indien een niveau met NEE is beantwoord kan een hoger niveau niet met JA worden beantwoord
• Ik krijg een 15 jaar oud document met een andere bedrijfsnaam en logo.
• “Bob is de beheerder van deze documenten, ik weet zeker dat je een kopie van hem kan krijgen”
• “Deze documenten zijn vertrouwelijk daarom mogen wij geen kopie hebben."
• “O, u bedoelt iets dat kan worden uitgeprint. We hebben een proces en iedereen weet hoe die werkt."
Yacht Projectenscan – Workshop ervaringen uit de praktijk
Online vragenlijst
Yacht Projectenscan – Start mini Workshop