PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
RESPONSABILIDADES REFERENCIAS
Revisión y
Aprobación Cambios –
Actualizaciones
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
• Identificar el tipo de documento que se elabora considerando:
• Lineamientos y descripción general de procesos.
PROCEDIMIENTO
• Descripción de actividades relacionadas a instrucciones detalladas.
INSTRUCTIVO • Documento para
registrar datos.
FORMATO
• Documento que establece requisitos.
ESPECIFICACIÓN
• Los instructivos que incluyan lineamientos además de instrucciones de actividades deben tratarse como procedimientos.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Incluir el nombre de documento y el logotipo vigente de la Unidad
de Negocio.
NOMBRE LOGOTIPO
• Elaborar el documento con un enfoque didáctico y visual, con el objeto de crear documentación corta y de fácil comprensión, en los casos que sean aplicables.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Utilizar la paleta de color del Manual de Identidad de CELEC. Puede usarse la gama respectiva.
CMYK RGB
C0-M18-Y100-K0
C100-M73-Y0-K2
C0-M95-Y100-K0
K65
R255-G207-B1
R0-G84-B164
R238-G49-B36
R89-G89-B89
K0 R255-G255-B255
MODELO DE COLOR
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• El documento debe asegurar la agilidad y optimización de procesos.
• En caso de requerir codificación, cada área es responsable de la asignación y control de código.
• Incluir como referencia la legislación, normas y otros documentos fuente.
• La redacción del documento debe ser en tiempo presente.
• El documento original debe estar impreso y sumillado de forma clara y legible, incluyendo sus anexos.
• Las especificaciones o formatos requeridos en un procedimiento o instructivo debe considerarse como anexo.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
SUBGERENCIA O
JEFATURA GERENCIAL PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
REVISIÓN APROBACIÓN
NIVEL ANTERIOR A
SUBGERENCIA O A
JEFATURA
GERENCIAL
GERENCIA
• La aprobación del documento se realiza mediante un memorando con la firma del responsable de revisión y adjuntando el documento sumillado.
• El responsable de la aprobación debe incluir la firma y fecha a partir de la cual entra en vigencia el documento.
SUBGERENCIA O
JEFATURA
GERENCIAL
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Los formatos o especificaciones que son parte de un procedimiento aplica su nivel de revisión y aprobación.
• En caso de ser necesario el nivel de aprobación considera la revisión legal del documento, sin embargo es responsabilidad del área la identificación de los requisitos legales correspondientes lo cuales deben constar como referencias.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
DOCUMENTO
APROBADO
GESTIÓN
ORGANIZACIONAL
• El memorando de aprobación junto con el procedimiento o instructivo sumillado y el archivo digital se entrega a Gestión Organizacional para su publicación en el sistema documental para su consulta.
http://docuhpa.celec.com.ec/alfresco
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
DOCUMENTO
APROBADO PUNTOS DE USO
• El procedimiento o instructivo oficial vigente corresponde
únicamente al disponible en la herramienta de gestión documental. • La impresiones se consideran copia no controladas. • El área es responsable de asegurar que las copias de las versiones
vigentes se encuentran disponibles y controladas en los puntos de uso para su aplicación cuando sea necesario.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• El área es responsable de realizar la difusión, entrenamiento y/o
capacitación para lograr las competencias requeridas para su aplicación. • En caso de capacitación o entrenamiento el área debe notificar a la
Subgerencia Administrativa su planificación y registros de asistencia y solicitar la logística necesaria.
• Así mismo debe gestionar los recursos y herramientas necesarias.
AREA PERSONAL
INVOLUCRADO
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
Incorporar los cambios en el documento y continuar con el
ciclo a partir de la revisión y aprobación, incluyendo en el
memorando el control de cambios realizados.
ELABORACION REVISIÓN Y
APROBACIÓN
PUBLICACIÓN Y
CONSULTA
DIFUSIÓN Y
APLICACIÓN
CAMBIOS Y
ACTUALIZACION
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Los documentos que presenten políticas, instrucciones y/o
disposiciones de Organismos Externos (incluidos los de Matriz de
CELEC EP), diferentes a leyes, deben ser entregados a la
Subgerencia de Gestión Organizacional para su publicación en el
sistema documental para su consulta.
• El documento externo oficial vigente corresponde únicamente al disponible en la herramienta de gestión documental.
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• La impresiones se consideran copia no controladas. El área es responsable de asegurar que las copias de las versiones vigentes se encuentran disponibles y controladas en los puntos de uso para su aplicación cuando sea necesario.
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
ÁREA
GESTIÓN
ORGANIZACIONAL
Ingresar documento
vigente
Aprobar Difundir
Controlar
versiones
Entregar
documento
vigente
PERSONAL
INVOLUCRADO
Aplicar
documento
Enviar para
control
previo
Realizar
Control previo
JEFES DE
ÁREA
Elaborar o
actualizar
GERENCIA, SUBGERENCIAS,
JEFATURAS GERENCIALES Revisar Aprobar
Asegurar uso de
documentos vigentes
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
ESPECIFICACIONES
FORMATOS
DOCUMENTOS
EXTERNOS
• Norma de Gestión de Calidad ISO 9001. Norma de gestión de
documento ISO 10013.
• Manual de Identidad Matriz
• Manual de Control Interno de la Contraloría
• NOTA: Pendiente desarrollar el procedimiento para control de
registros y planos.