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SBU - Contracting and Acquisitions

PROCESO DE

REGISTRO EN SAM.GOV

Agosto 2019

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Registro en http://sam.gov

INTRODUCCIÓN AL

PROCESO DE REGISTRO

EN SAM

RECOMENDACIONES

GENERALES PARA EL

PROCESO DE REGISTRO

REGISTRO GUIADO

PASO A PASO (EN

PRESENTACIÓN Y VIDEO

TUTORIAL

En esta presentación se desarrollarán 3 aspectos:

1 2 3

http://sam.gov/


1. INTRODUCCIÓN AL PROCESO DE REGISTRO EN SAM


Pasos para el Registro en http://sam.gov

El registro en sam.gov consta de 4 pasos:

1. Obtener un número DUNS (1 a 2 días)

2. Obtener un Código NCAGE. (3 a 10 días)

3. Crear una cuenta de login.gov (aproximadamente 1 hora)

4. Obtener un registro/estado activo en SAM. (7 a 10 días)

http://sam.gov/


http://fedgov.dnb.com/webform

1. OBTENER UN NÚMERO DUNS



¿Qué significa DUNS?

Data Universal Numbering System o Sistema Universal de Numeración de Datos.

¿Qué es un número DUNS?

Es un número de nueve dígitos que identifica a cada organización a nivel mundial por su ubicación fisica.

¿Dónde se tramita?

A través del siguiente enlace http://fedgov.dnb.com/webform

¿Cuánto tiempo toma obtenerlo?

Generalmente entre 1 y 2 días hábiles.



¿ Quién puede ayudarme si tengo problemas o dificultades en el registro?

• Para Información General: [email protected],

• Para información relacionada con unasolicitud presentada:

[email protected],

[email protected]

[email protected]

Teléfonos: 1-866-705-5711 ó 1-954-837-1523.


mailto:[email protected]





¿Existe algún soporte para Colombia?

¡Sí! En Colombia la verificación de la información ingresada alsistema, la realiza la organización “Informa Colombia”, se puedecontactar a través de:

• Correo: [email protected]

• Teléfono: (571) 3269270 Ext.: 3027




¿Qué Información se requiere?

Información general de la organización, que se puede obtener del:

• RUT (Registro Único Tributario),

• Certificado de existencia y representación legal (por lo general es lacámara de comercio, pero puede variar por el tipo de entidad.

• Últimos estados financieros.



Los datos a incluir son:

o Nombre de la organización

o Dirección de la organización

o Nombre del director ejecutivo (CEO) o representante de la organización

o Estructura legal de la organización (por ejemplo: corporación, sociedad)

o Año en que se creó la organización

o Tipo principal de negocio de acuerdo al SIC

o Número total de empleados (tiempo completo y tiempo parcial no incluye prestación de servicios )

o Total de ventas o ingresos anuales.









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https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx

2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE



¿Qué significa NCAGE?

NATO Commercial and Governmental Entity o Entidad Comercial y Gubernamental de la OTAN (Organizaciones del Tratado del Atlántico Norte).

¿Qué es código NCAGE?

Es un Código de identificación de cinco caracteres para una entidad comercial o gubernamental ubicada fuera de los Estados Unidos.

Se diferencia del código CAGE, el cuál es para organizaciones en Estados Unidos.


¿Dónde se tramita?Lo provee la Agencia de Apoyo y Adquisiciones de la OTAN (NSPA por su nombre en inglés).

A través del siguiente enlace: https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx

¿Cuánto tiempo toma obtenerlo? Generalmente entre 3 y 10 días.


¿Quién puede ayudarme si tengo problemas o dificultades?

Teléfonos: 1-877-352-2255 o

1-269-961-7766

Correos: [email protected] o

[email protected]

https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx




¿Existe algún soporte para Colombia?

¡Sí! En Colombia la verificación de la información, la realiza laOficina Nacional de Catalogación del Ministerio de Defensa

• Correo: [email protected]

• Teléfono Oficina (571) 3150111 Ext. 40832




¿ Qué información se requiere?Información general de la organización.

El nombre, la dirección y correo electrónico debencoincidir con los ingresados para solicitar el DUNS.

IMPORTANTE: Todos los datos deben ser exactos opueden surgir errores (Ej. Calle 4 vs Cll. 4 vs Cll4).









http://sam.gov/


https://secure.login.gov/

3. CREAR UNA CUENTA DE LOGIN.GOV


¿Qué es?Es una opción de inicio de sesión única para los sitios web del gobierno de los Estados Unidos

¿Dónde se tramita?A través del siguiente enlace https://secure.login.gov


¿Cuánto tiempo toma obtenerlo ? Aproximadamente una hora.

¿Quién puede ayudarme si tengo problemas o dificultades en el registro?

Puedes ir a www.login.gov/es/help

https://secure.login.gov/es?request_id=0400ff6a-0709-45cc-b59a-14bb657ad5c6

https://www.login.gov/es/help


¿Qué información se requiere para obtener la cuenta Login.gov?

• Un correo electrónico

• Un número celular para recibir el código de ingreso









http://sam.gov/


https://sam.gov/SAM/

4. OBTENER UN REGISTRO/ESTADO ACTIVO EN SAM


¿Qué Significa SAM? System for Award Management (SAM) o Sistema para la Administración de Acuerdos.

¿Qué es SAM? Un sistema oficial en internet que recopila, valida, almacena y difunde información sobre los socios comerciales del gobierno de los Estados Unidos en apoyo a la adjudicación de contratos, subvenciones y los procesos de pago electrónico.

4. REGISTRO EN SAM A través de SAM se puede…

• Registrar la organización para acceder a negocios con el gobierno de los Estados Unidos.

• Actualizar o renovar el registro de la organización.

• Comprobar el estado de registro de la organización.

• Buscar organizaciones registradas y registros de exclusión de organizaciones.


¿Dónde se tramita?

A través del siguiente enlace https://sam.gov/SAM/

¿Cuánto tiempo toma obtenerlo?

Entre 7 y 10 días hábiles.

4. REGISTRO EN SAM

¿Quién puede ayudarme si tengo problemas o dificultades?

Siempre encontrará en el margen superior central un enlace de asistencia para SAM.gov, que se despliega al dar Clic en “View assistance for SAM.gov”Servicio de atención al cliente en: www.fsd.govTeléfono: 866-606-8220 o 334-206-7828

¿Con qué me pueden ayudar:

Creación de una cuentaAsignación de roles a una cuentaRegistros de entidadesExclusionesBúsqueda de datos en SAM

https://sam.gov/SAM/

http://www.fsd.gov/


4. REGISTRO EN SAM

¿Qué información se requiere?

✓ Los contratistas o proveedores deben completar las cuatro secciones.

✓Los receptores de subvenciones sólo deben completar dos, la sección de datos básicos y puntos de contacto.

✓ Datos básicos: Incluye el número DUNS de la entidad, el nombre de la organización, dirección (exactamente igual al DUNS), código NCAGE, información general, información financiera y detalles sobre cualquier procedimiento judicial o administrativo en el que la entidad puede estar involucrada actualmente.


2. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO DE REGISTRO


✓ Iniciar el proceso con el tiempo suficiente, si bien eltiempo ideal para completar el registro son 15 días, sepueden presentar demoras en el proceso.

✓ La obtención del número DUNS y del código NCAGEpueden realizarse simultáneamente. No espere unopara dar inicio al tramite del otro.

✓ Mientras se obtienen los anteriores, se puedeadelantar la creación de la cuenta en LOGIN.GOV ycuenta individual en SAM.

RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO


✓ Se debe ingresar la misma información para DUNS,NCAGE y SAM.

✓IMPORTANTE: La información debe coincidirexactamente.

✓ Una mínima diferencia puede generar error, porejemplo, incluir en la dirección “#” en vez de “No.” o unespacio entre palabras.




Utilizar una “matriz” de informaciónen textoeditable.

Cuenta DUNS http://fedgov.dnb.com/webform

Nombre INSTITUCION XXX

Tipo Non-Profit

Teléfono 64227572

Dirección CR 9 74 08 OF 501

Ciudad BOGOTA

Estado BOGOTA

Código Postal NONE

País COLOMBIA

Dirección de correo CR 9 74 08 OF 501

Director ejecutivo PEPITO PEREZ

Cargo CEO

SIC (Código de industria) 8211

Descripción de

Operaciones

Secondary School

Datos Socio-económicos No special Ownership Status

Empleados 65

Ventas anuales o ingreso COP$22,451,280 US$7,242



Copiar la información de la “matriz” y pegarla en los formularios.


Hacer un buen recaudo de la “matriz” e información, recuerda que:

✓ La información es de la organización y no de la persona que realiza el registro.

✓Se han presentado inconvenientes por perdida de la información (usuarios/contraseñas)

✓Se debe hacer una actualización anual para lo que se requiere tener la información de acceso y la registrada.

No ingresar puntos ni caracteres especiales en ninguna parte del registro, por ejemplo, al incluir el número celular no incluir +, ( ), tampoco símbolos tales como > < ( ) # % { } + ;


• ¡Todos los registros son gratuitos! Tenga cuidado con páginas no oficiales que realizan cobros para registrarse.

• Se recomienda diligenciar solo los campos obligatorios, que generalmente están marcados con un asterisco o un símbolo de estrella.

• En caso de surgir errores en el proceso intentar con diferente explorador (Safari, Chrome, etc.).



GUÍAS Y HERRAMIENTAS EXISTENTES

• En el enlace copiado a continuación se encuentra un documento que explica los procedimientos de CAGE / NCAGE, además del proceso de registro en SAM https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/Docs/US%20Instructions%20for%20NSPA%20NCAGE.pdf

• En la sección de ayuda de SAM se encuentran consejos útiles para el registro, se puede acceder a través de este enlace https://sam.gov/SAM/pages/public/help/samQUserGuides.jsf

En youtube se encuentra

• Bajo el perfil “GSASAMVideos” se pueden encontrar varios videos tutoriales para el proceso de registros en SAM https://www.youtube.com/user/GSASAMVideos/featured

• Bajo el perfil Grants Gov se encuentra un video de introducción para obtener el número Duns y el proceso de registros en SAM https://youtu.be/WdraD2HrAIA

https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/Docs/US Instructions for NSPA NCAGE.pdf

https://sam.gov/SAM/pages/public/help/samQUserGuides.jsf

https://www.youtube.com/user/GSASAMVideos/featured

https://youtu.be/WdraD2HrAIA

https://youtu.be/WdraD2HrAIA


La mayoría de texto y videos están en idioma ingles,algunas ayudas son:

• Exploradores como Google Chrome tienen la opciónde traducción no oficial de la página web, a través deconfiguración y ajustes.

• Los videos también tienen la opción de subtítulos enespañol con una traducción no oficial a través deconfiguración, opción subtítulos y escogiendo el idiomade preferencia.



3. REGISTRO GUIADO PASO A PASO (EN PRESENTACIÓN Y VIDEO TUTORIAL)


Ingresar a: http://fedgov.dnb.com/webform

Paso 1. Obtener un

número DUNS


1.Hacer Clic en “here to request your D-U-N-S Number via the Web” para solicitar el número DUNS en linea.


2. Seleccionar el país donde la organización está físicamente localizada y hacer Clic en “continue”


3. Ingresar los datos básicos de la organización (nombre, dirección, ciudad, teléfono), el código de verificación generado por el sistema y hacer click en “submit”


• 4. En caso de contar con un registro, pero no recordar el número puede hacer clic en “Request Your Existing D-U-N-S Number”

• Si requiere revisar, actualizar o modificar la información inicialmente registrada, hacer clic en “View/Modify Your Information”

• En caso de no estar la organización en el listado y con el fin de seguir adelante con el registro hacer clic en “Request a New D-U-N-S Number”


5. Incluir el nombre legal; el tipo de organización, el cuál se debe seleccionar entre: Corporación, Gubernamental, de Responsabilidad Limitada, Sin animo de Lucro, Asociación, propietario; y el teléfono, no es necesario el código de país ya que se señaló anteriormente.


La segunda parte de esta sección se refiere a la dirección física y de correo.


SIC hace referencia a Standard Industrial Classification o Sistema de Clasificación Industrial (SIC por su sigla en inglés) el cual puede ser consultado en https://www.osha.gov/pls/imis/sicsearch.html


Incluir el nombre del representante legal y el cargo. El código SIC y una descripción de la actividad negocial.


Una vez diligenciadas las tres partes de esta sección hacer clic en “Submit Your Request”


6. Verificar que la información ingresada es la correcta. De requerir algún cambio se puede corregir al hacer clic en “No, Change Information” de estar correcta hacer clic en “Yes, Continue”


7. Ingresar los datos de contacto, seleccionar el tipo de relación que se espera tener e ingresar el código de verificación. Hacer clic en “Submit Your Request” para enviar la solicitud


8. El sistema indica que la solicitud fue enviada.


9. Se recibirá un correo de [email protected] el cual indica que la solicitud está en trámite y que se espera asignar el número DUNS en un día hábil


10. En Colombia la verificación de la información ingresada al sistema, la realiza la organización “INFORMA COLOMBIA”. Se puede contactar a través de:

Teléfono: (571) 3269270 Ext.: 3027

Correo: [email protected]


11. El sistema notifica el número DUNS para la organización. El registro en SAM puede iniciar a partir de 24 a 48 horas.


Ingresar a: https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/scage/CageList.aspx

Paso 2. Obtener un

Código NCAGE


1. Ingresar los datos: Nombre de la organización, país, ciudad, código postal y número telefónico.

El número de identificación o IDN no aplica para registros internacionales. Hacer clic en “buscar”.


2. El sistema confirma que no se encontraron códigos NCAGE coincidentes. Hacer clic en “Request New” para solicitar el nuevo código


3. Seleccionar el tipo de entidad entre Privada, Gubernamental, Individual, Otra. Seleccionar el nivel de emergencia para obtener el código NCAGE, las opciones son 3 o 10 días. Señalar que la entidad a registrar no es supranacional y hacer clic en “Start”


4. Ingresar solo datos obligatorios: Nombre, Apellido y correo electrónico y hacer clic en “Next”


5. Incluir nombre de la organización, Dirección, Ciudad, Código Postal y correo electrónico


6. Una vez se de respuesta a las preguntas, hacer clic en “Next”


7. Se muestra un resumen con los detalles de la solicitud, una vez verificado, hacer clic en “Create”


8. El sistema muestra un mensaje, referido a que la solicitud fue enviada de manera exitosa, Hacer clic en “OK”


9. Hacer clic en el enlace enviado al correo para confirmar la solicitud.


10. Una vez se de clic en el enlace del correo, se redireccionará a un mensaje de validación de la solicitud.


11. En aproximadamente 3 a 10 días se recibirá un correo con la asignación del código NCAGE.


Ingresar a: https://secure.login.gov/

Paso 3. Crear una cuenta de login.gov


1. Hacer clic en Crear cuenta” 2. Ingresar la

dirección de correo electrónico.


3. Se enviará un mensaje al correo electrónico ingresado para confirmación.

4. El enlace tiene una vigencia de 24 horas. Si se requiere ayuda se puede visitar www.login.gov/es/help, hacer clic en “confirmar el correo”


5. Ingresar una contraseña para la cuenta y hacer clic en “continuar”

6.Configuración del primer método de autenticación

Seleccione uno de los métodos y de clic en “Continuar”.


7.Ingresar el número celular y hacer clic en “enviar código”

8. Ingresar el código de seguridad y hacer clic en “Enviar”


9. El sistema confirma que el método de autenticación telefónica queda configurado, hacer clic en “Continuar”

10. Se debe configurar un segundo método de autenticación, seleccionar uno y hacer clic en “Continuar”


11. Confirmar la generación de códigos y hacer clic en “Continuar”

12. Se generan 10 códigos que se pueden utilizar por una sola vez, pueden guardarse, imprimirse o copiarse, hacer clic en “Continuar”


13. Una vez revisada la información hacer clic en “Cerrar sesión”


Ingresar a: https://sam.gov/SAM

Paso 4. Obtener un

registro/estado activo en SAM


1. Para asistencia hacer clic en “View assistance for SAM.gov”


2. Para ayuda adicional, hacer clic en “Contact our Service Desk”.

Para ocultar la asistencia y seguir con el registro hacer clic en “Hide Sam Assistant” y hacer clic en “Log In”


3. Ingresar el correo electrónico y contraseña de LOGIN.GOV y hacer clic en “siguiente”

4. Se confirma el inicio de sesión por primera vez.

Hacer clic en “Continuar”


5. Ingresar el código de seguridad enviado al celular y hacer clic en “Enviar”


4.1. Crear una cuenta individual

Paso 4. Obtener un



1. Para crear una cuenta individual en el sistema hacer clic en “Create Individual Account”


2. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco o un símbolo de estrella. Completar los campos obligatorios y hacer clic en “Next”.


3. Una vez validada la información ingresada, hacer clic en “SUBMIT”. Si se requiere hacer cambios hacer clic en “EDIT”


4. Recibirá un correo de confirmación de creación de cuenta de usuario individual en SAM


5. Hacer clic en “DONE” para volver a la página principal de SAM.

6. Una vez leídos hacer clic en “ACCEPT”


7. Esta será la página de inicio “MY SAM”. Se usará como menú de navegación principal.


4.2. Registro de la organización

Paso 4. Obtener un



1. Esta será la página de inicio “MY SAM”. Se usará como menú de navegación principal.

2. Para iniciar el registro de la entidad hacer clic en “Register New Entity”


3. Se presenta una descripción general del registro con 4 categorías diferentes. Para iniciar, hacer clic en “ Start Registration”

4. Para las organizaciones internacionales se requiere el número DUNS, código NCAGE, Nombre legal comercial y dirección física. De contar con toda la información hacer clic en “Continue”


5. Señalar el tipo de organización y el propósito del registro. Para ONGs o empresas fuera de Estados Unidos se selecciona “Bussiness or Organization” que sería negocio u organización

Hacer clic en “Next”


6. Confirmar el propósito del registro.



7. Ingresar la información básica de la organización. Debe ser la misma que se remitió en el correo que asignó el número DUNS (Nombre, Dirección).



8. Confirmar los datos de la organización y su cruce con la información de D&B.

Hacer clic en “SAVE AND CONTINUE”


9. Ingresar la información solicitada: fecha de inicio de actividades, año fiscal para la entidad, creación de MPIN (Marketing Partner ID Number/ Número de identificación del socio comercial) y confirmar la dirección incluida.


10. Se confirma la dirección de correo físico que puede ser la misma dirección ingresada como principal.

Hacer clic en “Save and Continue


11. El formulario solicita Información general sobre el tipo de organización.


12. Seleccionar entre las opciones establecidas en el formulario: para el ejemplo sería: entidad extranjera, sin animo de lucro y que no paga impuestos en Estados Unidos.

Hacer clic en “Save and Continue”


13. El formulario solicita información financiera, como el número de cuenta bancaria, sin embargo, esta no es obligatoria.


14. En caso de no incluir información bancaria se requiere ingresar la dirección física, que será la misma que se registró anteriormente.



15. El formulario realiza preguntas sobre cantidad de recursos recibidos y compensación de ejecutivos de la entidad, la cual no aplica para la organización que estamos registrando en el ejemplo, ya que no ha firmado acuerdos con el gobierno americano antes.



16. El formulario realiza preguntas sobre Información solo requerida para entidades que ya cuentan con un DUNS y bajo él cual ha firmado acuerdos con Gobierno de los Estados Unidos.



17. Autorización del uso de la información ingresada para el registro por parte de SAM y el gobierno de Estados Unidos



18. Revisión de la información ingresada, por cada sección.

Una vez verificado, Hacer clic en “Save and Continue”


19. Ingresar puntos de contacto. Puede ser uno solo para las múltiples opciones o uno diferente para cada una.


20. Se puede ingresar un mismo punto de contacto para las múltiples opciones o uno diferente para cada opción.


21. Revisión de la información ingresada, por cada sección.

Una vez verificado, Hacer clic en “Submit”


22. Página de confirmación del registro de la entidad en SAM.


23. Resumen del registro de la entidad en SAM.


24. Simultáneamente recibirá un mensaje en el correo electrónico confirmando el proceso de registro de la organización.


25. En los próximos días recibirá un mensaje en el correo electrónico informando el estado activo en SAM.

Para permanecer activo la información deberá actualizarse anualmente.


26.Al consultar en SAM se puede verificar el registro activo de la entidad. La actualización se debe realizar anualmente para no pasar a estado inactivo.


Gracias

Date post:	06-Oct-2020
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