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Procurement @ Microsoft
Real value. Real results.Real value. Real results.
20042004• Globalización y Globalización y unificación de la estrategia de Comprasunificación de la estrategia de Compras• Lineamientos de manejo de ProveedoresLineamientos de manejo de Proveedores• Estandarización ContratosEstandarización Contratos
20052005• Lanzamiento de Lanzamiento de políticaspolíticas
• AprovisionamienAprovisionamiento Estratégicoto Estratégico
2007-2007-20092009
• AprovisionamientAprovisionamiento por categorias o por categorias (Mercadeo, (Mercadeo, Servicios Servicios profesionales, profesionales, Infraestructura, Infraestructura, Beneficios, Beneficios, Travel) Travel)
20112011• 100% Centralización100% Centralización• Manejo de categorias Manejo de categorias
globalesglobales• Programas mejoramiento Programas mejoramiento
continuo de proveedorescontinuo de proveedores• GEOCOVERAGEGEOCOVERAGE
MCA
CO/VE
BRASIL
ARG/CH/UR
MEXICO
Corporate Level
Regional Level
Sub-RegionalLevel
Local Level
Regional Procurement
Lead
Local Language Resource
Business
MarketingCategory Specialist
Prof. Serv.Category Specialist
Tech/TravelCategory Specialist
RH y Beneficios
TecnologíaInfraestructuraServicios
ProfesionalesMercadeoTravel
Activos FijosOutsourcing FacilitiesServicios Admin.LimpiezaSeguridadMantenimientoRenta, Bienes RaícesManejo de ProyectosSuministros CafeteríaTelecomunicacionesEnvíos y LogísticaPlataforma de Impresión
Consultoría y AsesoriaDesarrolloOutsourcing de PersonalCall CenterTeleventasTelemercadeoServicios Especializados
Autos CorporativosBonos (Comida, Gasolina)Entrenamiento EmpleadosBúsqueda de Talento (HH)Administración NóminaSeguros (vida, salud)Salud y Pensiones
HardwareRedesData CenterHelpdesk
TrasladosHotelesTransporte AéreoAgencias de ViajeAlquiler VehículosTarjetas de Crédito
MediosEventosImpresiónPublicidadPromocionalesRelaciones PúblicasMercadeo DigitalOutsourcing de PersonalIncentivos
Proveedores Preferentes/Contrato Global o RegionalEstrategia Local definida (máx 2 años)
RH y Beneficios
TecnologíaInfraestructura Servicios Profesionales
MercadeoTravel
Servicios Admin.• Plataforma de impresión• Equipos AV• Suministros Of.• Papeleria• Equipos Teléfonicos
Limpieza• De instalaciones
(alfombras, sillas, páneles, luces, muebles)
Mantenimiento• General (Muebles,
instalaciones, pintura, cielo raso, puertas hidraulicas, plomeria)
• Equipos CríticosTelecomunicaciones
• Telefonía Celular• Equipos Celulares• Telefonía Fija• Tarjeta de Llamadas
Internacionales• Mtto Planta Telefónica
Envíos y Logística• Servicios Aduanales• Envíos nacionales
Servicios Legales• Derecho Laboral• Derecho Tributario• Derecho ComercialServicios Especializados• Contables• Financieros
Entrenamiento Empleados• Motivación• ProductividadAutos• Reposición de flota• Mantenimiento
Hardware• Equipos de Computo• Renta de equipos• Periféricos• Suministros • Consumibles
Traslados• Empleados• Transporte de • autos corporativos
Publicidad• Desarrollo de
Artes para áreas operativas
• Correo DirectoMercadeo Digital
• MSN• EDD
Volumen Anual de Compra
Procedimiento Documentación
<US$25K Compras Transaccionales y no estratégicas. Sustentación
SOW (Documento de alcance del servicio +
OC)
>US$25k y <US$50k
Requieren Fair Value (Evaluación de Mercado)
SOW, Análisis Competitivo, NDA y
Oferta Mercantil/Contrato
>US$50k y <US$100k
Puede requerir o no RFP, dependiendo de la criticidad del la compra y el riesgo. Requiere Fair Value (Evaluación de Mercado) mínimo.
SOW y/o RFP, Análisis Competitivo, NDA,
Contrato.
>US$100k Criterios de Evaluación, RFP y Concurso Licitatorio.
RFP, Criterios de Evaluación, SLA’s,
NDA, Contrato Master
Administración Contractual
RequisiciónLicitación (RFI, RFP,
RFQ)/ Subasta & Abastecimiento
Vendor Management
Solo precio
• Compras Transaccionales
• Diversificadas
• Alta competencia
• No estratégicas
Parámetros cualitativos
Sole Source
• Ponderación Cualitativa y Cuantitiva
• Especialización
• Proveedores designados y certificados
• DIFERENCIALES
Promocionales
HW
Suministros
• Agencias de Medios
• Bienes Raíces
• Mantenimiento de HW
• Partners de Servicio
• Coomarketing
Otros
• Descuentos por volumen (Costo de oportunidad)
• Variables no cuantificables
• Agencias de Eventos
• Outsourcing de Personal
• Hoteles
Ejemplos
Características
Proveedores Preferentes
Dependen de la necesidad específica, pero pueden ser, entre otros:
RFI: • Experiencia en el mercado (Certificaciones Comerciales)• Evaluación Financiera• Evaluación Comercial• CapacidadRFP:• Experiencia en la industria de la tecnología• Niveles de Servicio• Soporte y/o alianzas regionales• Balance Costo/Beneficio• Estrategias de Optimización de recursos a mediano y largo plazo
• Valores Agregados
Cubrir una necesidad insatisfechaCubrir una necesidad insatisfechaTener un diferencial con respecto al mercadoTener un diferencial con respecto al mercado que genere que genere valor agregadovalor agregadoConocer el mercado tecnológicoConocer el mercado tecnológicoConcientización de la necesidad de estrategias conjuntas de Concientización de la necesidad de estrategias conjuntas de ahorro para hacer frente a la crisis económicaahorro para hacer frente a la crisis económicaEstar dispuesto a ser un socio de negociosEstar dispuesto a ser un socio de negociosTrabajar en optimización de recursos y estructurasTrabajar en optimización de recursos y estructurasTrabajar con ética y responsabilidad. Adherencia a Políticas:Trabajar con ética y responsabilidad. Adherencia a Políticas:
Código de Ética del proveedorCódigo de Ética del proveedorAntipirateríaAntipirateríaVendor Privacy AssuranceVendor Privacy AssuranceAcuerdo de ConfidencialidadAcuerdo de Confidencialidad
Buscando la especialización, la construcción de relaciones a largo Buscando la especialización, la construcción de relaciones a largo plazo, consolidar volumen, tener un control sobre el gasto, plazo, consolidar volumen, tener un control sobre el gasto, incrementar el número de proveedores preferenciales, es incrementar el número de proveedores preferenciales, es necesario generar controles para el manejo de la base de datos de necesario generar controles para el manejo de la base de datos de proveedores (VMF). Por este motivo, MS inscribe a sus proveedores (VMF). Por este motivo, MS inscribe a sus proveedores con base en necesidades puntuales y concretas. proveedores con base en necesidades puntuales y concretas.
1. Solicitud (NVJ)
2. Revisión Formato
3. Aprobación
SS
NN
Usuario
VMF
Compras
SS
NN
4. Solicitud de Documentos y NVA
Proveedor5. Preparación y envío de
Documentos para inscripción: Cámara de Comercio Declaración de Renta NIT y RUT NVA Fotocopia Repr. Legal
6. Inscripción
Año fiscal: Julio 1 a Junio 31Año fiscal: Julio 1 a Junio 31Forma de pago estándar: 30 días a partir de Forma de pago estándar: 30 días a partir de radicación de facturaradicación de facturaPolítica restringida de anticiposPolítica restringida de anticiposSin OC no hay compromiso de compraSin OC no hay compromiso de compraSe debe presentar tantas facturas como OC se Se debe presentar tantas facturas como OC se hayan generado (1:1)hayan generado (1:1)Radicación de facturas: De Lunes a Jueves de Radicación de facturas: De Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.8:00 a.m. a 12:00 p.m.Fecha límite para entrega de facturas: Entre 12 y Fecha límite para entrega de facturas: Entre 12 y 15 de cada mes.15 de cada mes.
Línea de atención a clientes y socios: 01800 Línea de atención a clientes y socios: 01800 0931234 o (571)0931234 o (571)Central de llamadas Bogotá: (571) 3264700Central de llamadas Bogotá: (571) 3264700Website Colombia: Website Colombia: www.microsoft.com.co Correo general Compras Microsoft: Correo general Compras Microsoft: [email protected] Compras Colombia & Venezuela: Ana Gerente Compras Colombia & Venezuela: Ana María PortoMaría Porto
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