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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 5 – Teil 3 (02.06.2008):Projektdurchführung und -steuerung mit MS Project

SS 2008

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Projektdurchführung mit MS Project

Geplante Werte (Basisplan; baseline) Ursprünglicher Terminplan Ursprüngliche Vorgangsinformationen: z.B. Ressourcen, Kosten

Aktuelle Werte (IST-Daten) Aktueller Stand des Projektes (z.B. Grad der Abgeschlossen-

heit von Vorgängen) Terminplan wird kontinuierlich mit aktuellen Informationen

aktualisiert, z.B. endgültige Anfangs- und Endtermine, Angaben zur Dauer aktueller Vorgänge, aktuelle Kosten- und Arbeitsinformationen

Berechnete Werte Projektaktualisierungen können zu neu berechneten Termin-

plänen führen Neues Gesamtbild des Projektes, einschließlich neuer

Abschlusstermine, Gesamtkosten und Gesamtaufwand

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Vorgehensschritte

1. Basisplan speichernExtras Überwachung Basisplan festlegen...

2. Einstellung des aktuellen Datums (Stichtag) Projekt Projektinfo Statusdatum: 02.06.2008

3. Einblenden der ÜberwachungsleisteAnsicht Symbolleisten Überwachen aktivieren

4. Eingabe der IST-Daten:1. Alles nach Plan2. Abgeschlossene Vorgänge3. Vorgänge in Bearbeitung

5. Ggf. neuer, aktualisierter Terminplan6. Vergleich: Aktueller Terminplan mit Basisplan

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Alles läuft nach Plan

Extras Überwachung Projekt aktualisieren

Nr.

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11

MethodixMethodix

Methodix07.06.

InstallixInstallix

Schulix[50%]Schulix[50%]

19.06.

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S15. Mai '06 22. Mai '06 29. Mai '06 05. Jun '06 12. Jun '06 19. Jun '06

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Aktualisierungen: Abgeschlossene Vorgänge

Termingerecht begonnen und abgeschlossen:Symbol „100%“ aus Terminüberwachungsleiste

Zu früh oder zu spät begonnen oder abgeschlossen: Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Tatsächlichen Anfangstermin eingeben % Abgeschlossen: 100% Verbl. Dauer: 0

Dauer hat sich geändert Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Aktuelle Dauer eingeben Verbleibende Dauer eingeben

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Aktualisierung von Vorgängen

Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren

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Vorgänge in Bearbeitung

Laufende Vorgänge, die planmäßig begonnen wurden Markieren der betreffenden Vorgänge Extras Überwachung Projekt aktualisieren Aktivierung: „Als 0 – 100% abgeschlossen festlegen“ Aktivierung: „Für ausgewählte Vorgänge“

Laufende Vorgänge, die zu früh oder zu spät begonnen wurden

Datum des tatsächlichen Beginns eingeben Wert für „% abgeschlossen“ eingeben

Laufende Vorgänge, deren Dauer sich geändert hat Extras Überwachung Vorgänge aktualisieren Änderung der Dauer eingeben Wert für „% abgeschlossen“ eingeben

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Fortschrittslinie einblenden

Extras Überwachung Fortschrittslinien ...

Fortschrittslinien zeigen grafisch an, welche Vorgänge innerhalb oder außerhalb des Zeitplans liegen. Bezugsdatum: Aktuelles Projektstatusdatum

Nr.

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MethodixMethodix

Methodix07.06.

InstallixInstallix

Schulix[50%]Schulix[50%]

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S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S15. Mai '06 22. Mai '06 29. Mai '06 05. Jun '06 12. Jun '06 19. Jun '06

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Fortschrittsanzeige in der Tabelle Überwachung

Ansicht Tabelle Überwachung

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Weitere Möglichkeiten

Ressourcenüberwachung Eingabe der von einer Ressource erledigten aktuellen Arbeit Aktualisierung der aktuellen Arbeit einer Ressource nach

Zeiträumen Anzeige der Abweichungen einer Ressource:

„geplante Arbeit – aktuelle Arbeit“

Näheres: Mini-Leitfaden Project 2007

Kostenüberwachung Eingabe der aktuellen Kosten von Vorgängen Überprüfung der Abweichungen von Vorgangskosten zum

Kostenrahmen Kostenanalyse Gesamtkosten des Projektes

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Kostenanalyse

Ansicht Tabelle Weitere Tabellen Kostenanalyse

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Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1)

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen:1. Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes

und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch2. Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit

Handlungsalternativen3. Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die

zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren.

4. Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp

Präsentation der Projektleiter der Teams 1 und 4 in der nächsten VorlesungArbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit

wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben.

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Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (2)

Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation PD-Team_x.ppt

Risikomanagement Bewertete Risikoliste Maßnahmen-Katalog mit Handlungsalternativen für die 3 Top-Risiken

PSP und Basisplan (MS Project) Aktueller Umsetzungsstand

Aktueller Projektstatus (Beschreibung) Meilensteintrendanalyse (MTA) Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project)

Projekterfahrungen Projektarbeit Projektdurchführung mit MS Project

Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team_x.mpp Erstellung der Jour fixe-Protokolle 3 und 4:

P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc Ausarbeitung der Kapitel 3 und 10.7 des Projektberichtes

Projektbericht-Team_x.docAbgabetermin für die 4 Dateien: 12.06.2008

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zu Aufgabe 5: Projektbericht

3. Risikoanalyse3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der RisikenTabellarische Darstellung der Risiken aus dem Projektumfeld (z.B. technische, terminliche Risiken, Ursachenfelder und konkrete Ursachen).3.2 Bewertung der RisikenEintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung der Risiken (technisch, terminlich, monetär)3.3 Maßnahmen zur RisikobegegnungBeschreibung von präventiven (risikovermeidenden) und korrektiven (schadenmindernde) Maßnahmen mit Handlungsalternativen.

10.7 Integrierte Projektsteuerung10.7.1 Vorgehen bei der ProjektfortschrittskontrolleAusgangspunkt: Freigegebener Projektauftrag (SOLL); Beschreibung des Vorgehens bei der Projektverfolgung: wöchentliche Jour fixe-Meetings für Status-Besprechungen, Erhebung der IST-Werte, SOLL-/IST-Vergleich, Umgang mit Änderungen; Projektkommunikation, u.ä.10.7.2 Fortschrittskontrolle mit MeilensteintechnikMeilenstein-Trend-Analyse mit Interpretation der Abweichungen gegenüber der Ursprungsplanung10.7.3 Projektüberwachung und -steuerung mit MS ProjectProject-Plan zum 11.06.2008 mit Fortschrittskennlinie und Erläuterung zu Planabweichungen

Inhaltliche Anforderungen kursiv

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Vortrag 4: Gewaltfreie Kommunikation (GfK)

Die Gewaltfreie Kommunikation (GfK) ist eine von Marshall B. Rosenberg entwickelte Kommunikations- und Konflikt-lösungsmethode

Arbeitsmaterial: Suna Yamaner: Konfliktmanagement und Verhandlungstechnik;

Metapuls, Tann, 2006. Klaus Dieter Gens: Gewaltfreie Kommunikation nach Marshall B.

Rosenberg – Eine Einführung; Berlin, 2004. Caroline von Shulthess: Gewaltfreie Kommunikation nach

Dr. Marshall B. Rosenberg – Kurzeinführung, Olten, 2006.

Aufgabe Auswertung der Artikel Vorstellung des Konzepts der Gewaltfreien Kommunikation (GfK)

Termin: 02.06.2008