PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

D I A N A C R I S T I N A L O P E Z

M O N I C A S O F I A B U S T O S

Y E I S O N R E S T R E P O

G O M E Z

L A U R A V E G A

E S T E F A N I A G R A N A D O S

U R B A N O S

M A Y E R L I V I V I A N A D I A Z

R E Y E S

SENA

Este proyecto es basado en la importancia de la

conservación documental y lo importante que son los

archivos en estos tiempos. La CLINICA ESTETICA

DYMES esta comprometida a darle valor a todos los

archivos y ayudar a la conservación.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

CLINICA ESTETICA DYMES “LA BELLEZA ES LA EXPRECIÒN ESTETICA DEL AMOR”

NIT: 261235-9

Dirección carrera 13 N°25 Teléfono 7 47 53 10 www.esteticadymes.com.co Armenia Quindío

2012

Tabla de contenido

INTRODUCCION…………………………………………………………………...1

JUSTIFICACION……………………………………………………………………2

OBETIVOS…………………………………………………………………………..3

3.1GENERALES………………………………………………………………........3

3.2ESPEIFICOS…………………………………………………………………….3

MISION……………………………………………………………………………….4

VISION……………………………………………………………………………….5

VALORES CORPORATIVOS…………………………………………………….6

POLITICAS DE CALIDAD………………………………………………………..7

MANUAL DE CORRESPONDENCIA…………………………………………....8

MINI MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES………………….9

MANUAL DE CONSERVACION DOCUMENTAL………………………………10

GLOSARIO………………………………………………………………………….11


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INTRODUCCION

La cirugía plástica y estética es para muchas personas la solución a sus problemas de apariencia física. Aquellas personas que tienen y desean eliminar el exceso de grasa de la región abdominal, espalda, y muslos generalmente, por medio de la lipoescultura. Estos nuevos medios que se están implementando son para superar la inestabilidad de las personas que no se sienten seguras ni satisfechas de si mismo.


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JUSTIFICACION

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización,

integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la

administración, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la

búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.


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OBJETIVOS

Generales: crecer como empresa con buenas estrategias de mercado

dándonos a conocer por ser un centro integral estético por la atención al

público, personal capacitado, procedimientos (no invasivo), resultados

estupendos, con calidad humana por parte de sus empleados, equipos e

instalaciones bien dotadas con todos los parámetros. Toda actividad humana

tiene como finalidad satisfacer las necesidades y deseos del ser humano

mediante procesos de intercambio y este es nuestro objetivo principal.

ESPECIFICOS

.Brindar un servicio de buena calidad al usuario.

.Cumplir con cada una de las normas exigidas y reglamentadas por las leyes

respectivas.

.Ofrecer a cada individuo un tratamiento especial según sea su caso.

.Fortalecer cada día los conocimientos adquiridos en cada empleado del instituto.

.Garantizar que el tratamiento ofrecido cumpla con las expectativas del cliente

.Generar un ambiente de confort y bienestar a nuestros pacientes.


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MISION

La CLINICA ESTETICA DYMES brinda a sus Usuarios óptimos servicios de salud estética y cirugía, apoyados en un equipo humano altamente calificado, formado en principios éticos, con alto sentido de compromiso y con recursos técnicos y científicos para satisfacer así todas las necesidades y expectativas de nuestros Usuarios.


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VISION

La CLINICA ESTETICA DYMES será líder a nivel regional y nacional, con reconocimiento internacional, en la prestación de servicios en Salud, Estética y Cirugía, por medio de la más alta e inimitable calidad científica, humana y ética, mostrándose como modelo de eficiencia y seguridad.


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VALORES EMPRESARIALES

- Tolerancia: Para tener un buen trato con nuestros clientes, empleados y con

los socios de nuestra empresa, para que así todo el mundo tenga una buena

imagen de nuestra empresa, de nosotros y de nuestros productos.

_ RESPETO: Es importante tanto como en nuestros empleados, y brindarles

una mayor comodidad.

- HONESTIDAD: Es importante porque así podemos ganar la confianza de

nuestros clientes, para que ellos al hablarnos se desenvuelvan mas y así

conocer su belleza interna; y poderlos ayudar para que se vean y se sientan

mejor.

- RESPONSABILIDAD: Es esencial ser responsable con las entregas que le

hacemos a nuestros clientes, para que ellos confíen en nuestra empresa y

productos, para así llegar a ser cada día mejores personas y ser la mejor

empresa reconocida por nuestros valores en todo el mundo.

- ETICA: Es como una persona se relaciona y se comporta ante las dificultades

que surge una empresa, es el juicio moral que tenemos como seres humanos.


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POLITICAS DE CALIDAD

En CLINICA ESTETICA DYMES nuestro objetivo principal es lograr la máxima satisfacción de nuestros pacientes tanto desde el punto de vista de los resultados (estética) como también en el trato y la atención que ofrecemos. Es por eso que dedicamos parte de nuestras instalaciones a servicios exclusivos y pensados únicamente para nuestros pacientes.


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MANUAL DE CORRESPONDENCIA


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Establecemos las unidades de correspondencia de nuestra empresa

conservando los documentos y el seguimiento de las normas establecidas.

Los acuerdos siguientes presentados en nuestro manual de correspondencia

expedida después del día siguiente:

Archivo electrónico: Manejaremos nuestros documentos enviados y recibidos

electrónicamente archivándolo en CD, memorias USB.

Comunicaciones oficiales: Manejaremos todas nuestras comunicaciones

legalmente mediante las funciones asignadas de las comunicaciones oficiales.

Correspondencia: las comunicaciones de correspondencia que manejaremos

serán de nuestro carácter privado y no serán utilizadas por otra entidad.

Documento electrónico de archivo: Asignaremos a nuestra empresa un numero

consecutivo dejando constancia la fecha, hora de recibido y enviado de los

documentos electrónicos almacenados electrónicamente durante su ciclo vital.

Documento original: Todos nuestros documentos originales serán almacenados

archivísticamente en nuestra empresa para dejar constancia de todos los

documentos que entren y salgan a nuestra empresa.

Documento público: Todo documento que produzcamos y que sea tramitado

por un funcionario de nuestra institución intervendrá en su utilización y será

guardado y se dejara constancia para su utilización.


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Registro de comunicaciones oficiales: Al proceder con el registro de las

comunicaciones oficiales, tener un sistema manual y automatizado tanto

recibido y enviado registrado con el nombre de la persona, entidad del

remitente, destinatario y código de cada una de las dependencias el número de

radicado del documento y firma.

NUMERACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

Comunicaciones internas: Controlaremos todas las comunicaciones internas

mediante un seguimiento adecuado a las mismas garantizando la confiabilidad

de ellas.

Control de las comunicaciones oficiales: Nuestras unidades de

correspondencia elaboraran planillas, formatos y controles manuales para el

seguimiento que permita la recepción de documentos de nuestras

comunicaciones oficiales.

Conservación documental: Tendremos planillas para la elaboración de las

comunicaciones oficiales e internas dando la conservación de nuestros

documentos con la norma NTC 4436, para papel NTC 2676, para soportes

digitales como cartuchos de disco flexible 90 mm de dimensiones físicas y

magnéticas.

Comunicaciones oficiales recibidas: Nuestras comunicaciones estarán

localizadas en un soporte de papel flexible y con calidad que genere nuestra

institución y que una copia repose en nuestros documentos durante su debido

tiempo.


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Comunicaciones oficiales enviadas: procederán al ser enviadas en papel y se

elaboraran dos copias incluida la original, en cuyo caso la original será enviada

al destinatario.

Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones enviadas y recibidas por

fax se tramitaran teniendo en cuenta lo que la empresa elabore en cada unidad

de correspondencia y de la radicación de los documentos, como el papel del

fax es químico lo produciremos en otro papel para su duración de ciclo vital.

Comunicaciones oficiales por correo: Nuestra empresa garantizara la

utilización del correo electrónico para las comunicaciones electrónicas

reglamentando la atención segura y responsable acordado con las cuentas

habilitadas de la permanencia del usuario establecidas.


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GERENTE

(DIANA CRISTINA

LÓPEZ)

CLINICA ESTETICA DYMES

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

(MONICA SOFIA BUSTOS)

CONTADORA PÚBLICA

(LAURA VEGA)

JEFE DE MEDIO AMBIENTE

(YEISON RESTREPO)

JEFE DE ENFERMERIA

(ESTEFANIA GRANADA)

JEFE DE PERSONAL

(MATERLY VIVIANA DIAZ)


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CIRCULAR

DRH-0071 Armenia, 3 de mayo de 2012 PARA TODO EL PERSONAL Con agrado informamos al personal que del 6 al 10 de mayo se recibirán las inscripciones para la capacitación interna en los programas de Atención al Cliente del 2012, cuyos horarios se describen en el anexo. La señora Diana Cristina López estará a cargo de las inscripciones en la División de Recursos Humanos, únicamente n la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en todas las carteleras de la empresa. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para recibirla. Respetuosamente, Yeison Restrepo Gómez Gerente General Anexo: Listado de inscripción Cristian V.


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MEMORANDO

145-60 Armenia, 26 de Mayo de 2011 PARA: Dra. Diana Cristina López, Gerente DE: Jefe de Recursos Humanos ASUNTO: Llamado de Atención En esta oportunidad, me permito informarle que será suspendida a su cargo de Gerente, por abandono de las labores establecidas en su contrato, que hasta el momento ha realizado con un bajo nivel de productividad. Por tal motivo, los días 14 y 17 del mes de junio, se aplicara la sanción pertinente con su falta, se recuerda que estos días serán descontados por la empresa. Atentamente, Yeison Restrepo Gómez. Anexo: Imágenes Luz M.


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PRESUPUESTO PARA EL AÑO SIGUIENTE

ACTA 001

FECHA: junio 22 del 2012

HORA: DE 10:00 a.m. a 12:00 m.m.

LUGAR: sala de juntas clínica DYMES

ASISTENTES: señora Diana López, Gerente

Señor Jeisson Restrepo, Jefe de Medio Ambiente

Señora Laura Vega, contadora

Señora Mayerli Díaz, jefe de talento humano

Señora Mónica Bustos, asistente administrativa

Señora Estefanía Granada, jefe de enfermería

INVITADOS: Edna yuvery Patiño

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Aprobación del acta anterior

3. Tema a tratar presupuesto para el siguiente año

Después de verificar el quórum damos inicio a la reunión.

La Sra. Diana López, Gerente, da inicio a la reunión dando a conocer el tema a tratar,

presupuesto para el próximo año, preguntando a las otras áreas administrativas que

requieren.

El Sr. Jeison Restrepo, jefe de medio ambiente, propone capacitaciones para todos los

empleados sobre el manejo de desechos tóxicos.


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La Sra. Laura Vega, contadora, requiere el acompañamiento de una auxiliar contable que sirva

de apoyo en el tiempo en el que ella va a estar fuera de la ciudad, además de nuevos

utensilios.

La Sra. Mayerli Díaz, jefe de talento humano, da a conocer sus inquietudes acerca del poco

conocimiento de algunos empleados sobre asesorías.

La Sra. Mónica Bustos, asistente administrativa, requiere de una nueva oficina con espacios

mas amplios.

La Sra. Estefanía Granada, jefe de enfermería, solicita nueva dotación de uniformes.

Con las siguientes solicitudes se da por terminada esta reunión.

Diana López Yeison Restrepo

Gerente Jefe de Medio Ambiente

Laura Vega Mayerli Días

Contadora Jefe de Talento Humano

Mónica Bustos Estefanía Granada

Asistente Administrativa Jefe de Enfermería

Catalina O.


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MINI MANUAL DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


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INTRODUCCIÒN

La elaboración de las tablas de retención documental han sido una de las preocupaciones de las empresas a nivel nacional, ya que no están capacitadas para la organización de documentos.

Nuestra clínica estética DYMES está altamente capacitada para la elaboración de las TRD teniendo en cuenta sus pasos para la creación, selección, microfilmación, eliminación, conservación total y digitalización.

En nuestra empresa, las transferencias documentales permitirán garantizar el acceso a la información a nuestros clientes, asegurando y facilitando el control efectivo y ordenado de la documentación guardándolo temporal o definitivamente.


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OBJETIVOS GENERALES

La Clínica Estética DYMES tiene como objetivo servir de apoyo al funcionario encargado de nuestros archivos para normalizar, archivar y transferir los documentos relacionados con la gestión documental.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Solucionar el problema de acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

2. Tener a una persona encargada en nuestra empresa para el manejo de las transferencias de archivos.

3. Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico e institucional.

4. Guardar la documentación en el tiempo requerido en las tablas de retención documental.

5. Sistematizar y regular los procesos de Transferencias.


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La clínica estética DYMES se asegurara de garantizar el acceso a la información a la información y evitar la acumulación de los documentos, concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas.

Guardar temporal o definitivamente la documentación.

La clínica estética DYMES transferirá los documentos del archivo de gestión al central, con sus respectivas series y sub series y que hayan cumplido el tiempo de permanencia en las TRD.

Se realizara un inventario de cada transferencia en la cual dejaremos constancia de las fechas extremas y el número de folios, al tener los documentos en el archivo central se deberá constatar que las series y sub series concuerden con el inventario y luego proceder a la agrupación documental.

Al transferir la documentación al archivo histórico se realizara un inventario y lo incorporaremos al fondo documental.

Para aplicar las transferencias tendremos que basarnos en las tablas de retención documental abalada por la junta directiva


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PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION PARA LAS TRANSFERENCIAS.

En nuestra empresa nos basaremos en las tablas de retención documental (TRD) para el manejo de las transferencias documentales.

El archivo estará en un lugar con una buena ventilación y iluminación con sus respectivos estándares.

Todos los empleados para poder manejar los documentos deberán utilizar su respectivo overol, gorra, mascarilla y aguantes.

Para mantener nuestro archivo en buen estado utilizamos aspiradora y brochas de cerdas suaves para los cuadernillos.

Los documentos deberemos prepararlos para su disposición en cada archivo y tendremos que eliminar material metálico tales como ganchos de cosedora, clips, legajado res para que no se deterioren los documentos, colocar material plástico y utilizar carpetas de cartulina blanca. Recuperaremos los documentos que estén deteriorados marcarlos con un resaltador rojo y colocarlos en una parte con ventilación y donde les de iluminación. Deberemos foliar los documentos para encarpetar y utilizar lápiz, el material de la carpeta debe ser de polipropileno y los ganchos de un material específico de plástico y duradero. La conservación de los documentos en la clínica estética DYMES será conservada de la siguiente manera:

Paquetes Legajos Tomos Cajas Carpetas de la A-Z


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CONCLUSIÓN En las entidades Departamentales como Municipales se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión y de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación.


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MANUAL DE CONSERVACION DOCUMENTAL


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ARTICULO 1: Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los

siguientes aspectos:

Ubicación

-En La Clínica Estética DYMES, el archivo estará ubicado en el octavo piso de

nuestras instalaciones, con las condiciones establecidas del acuerdo 049 de

2000, este lugar contara con una ventana para que haya mayor iluminación.

-El vidrio de la ventana será antireflectivo.

-El lugar estará alejado de lugares que emiten contaminación y polvo o por

posibles atentados bélicos.

-El espacio será suficiente para albergar la documentación acumulada y su

natural incremento.

Aspectos Estructurales

-Las estanterías serán de material metálico de 2.49 mts de alto, soportara una

carga de 1400 k/mt2 cifra que se deber incrementar si se va a emplear

estantería compacta o de mayor tamaño señalado.

-Las paredes, pisos y muros deben estar construidos en un material solido que

evite la humedad y el deterioro de las mismas y protegidos contra el fuego

(ignífugos).

-Las pintura utilizada para las paredes deben ser a prueba de fuego y que

eviten la humedad y que no sean nocivas para la documentación.


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Capacidad de almacenamiento

Se dimensionaran teniendo en cuenta:

-La manipulación y el transporte que nosotros hagamos a la hora de utilizar un

documento en el archivo.

- Que el ambiente dentro del archivo sea de una temperatura acorde con el

clima y con la protección de los documentos.

-El crecimiento de los documentos de acuerdo con lo establecido en el archivo

de la empresa.

Distribución

-las áreas que se van a utilizar los documentos tienen que tener un control

total que asegure la protección de los documentos.

ARTÍCULO 2: áreas de distribución: el área de almacenamiento debe constar

de unas partes para la utilización de los soportes documentales.

Estantería:

-Las estanterías deben estar ubicadas en un lugar donde la luz del sol no le

afecte a los documentos.

-los estantes deben estar construidos con una estructura metálica resistente a

la corrosión de la pintura y que lo afecte a la documentación de ellos.

-la altura máxima de los estantes debe ser de menos de 100 mts de altura y el

fácil acceso de los documentos.

-los estantes deben tener ruedas para no rallar las baldosas y que los químicos

de la pintura no afecte las cajas de los archivos.


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Distribución de las estanterías:

-Las estanterías no deben estar acostadas contra los muros y tienen que dejar

un espacio mínimo de 20 cm.

-las estanterías deben tener una identificación visual de acuerdo con cada

nombre dado al estante.

-para las unidades de conservación como libros, legajos o capetas se

recomienda separadores metálicos y que sirven para que el documento

no se deforme.

ARTÍCULO 3: Condiciones ambientales y técnicas: Las condiciones que

manejaremos en los archivos tanto técnicos como ambientales estarán de

acuerdo con la norma y que el espacio de albergacion del archivo no afecte a

los documentos por los posteriores años.

Condiciones Ambientales

Material Documental: Soporte en papel.

-Temperatura de 16 a 25 grados centígrados con una fluctuación diaria de 8

grados centígrados.

-Humedad relativa entre 35% y 71% con fluctuación diaria del 6%.

Material documental: Fotografía:

Este material nos servirá para las fotos que tomaremos a las personas que

operemos de nuestros paquetes de mamo plastia y gluteoplastia y será

estrictamente confidencial.


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- Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 grados centígrados.

Humedad relativa de 40% a 50%

- Color: Temperatura menor a 10 grados centígrados.


- Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 grados

centígrados.


- Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 grados centígrados.


-La ventilación se renovara cada año para que los documentos no consuman el

mismo aire para que los documentos no se dañen.

-La disposición de las unidades de conservación deben permitir que los

documentos se ventilen adecuadamente.

Filtrado de aire:

-Deben existir rejillas de ventilación que eviten que partículas de aire se

alberguen en los documentos y que estos no causen algún efecto en ellos.

Mantenimiento:

-cada 6 meses el personal de aseo de la empresa cuidara por el mantenimiento

y la limpieza de los estantes y las cajas para evitar daños y que el material que

se utilice para ello no sea químico ni corrosivo para los estantes.


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INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Nuestra empresa Clínica Estética DYMES contara con el personal capacitado

en el campo de conservación del patrimonio, dado que la aplicación de técnicas

y productos inadecuados pueden generar un daño mayor sobre los soportes.

Por esta razón los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que

cualquier sustancia y procedimiento puede generar sobre los soportes,

materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios.


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CAUSAS DE DETERIORO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Los principales factores de deterioro de los documentos son:

CAUSAS EXTERNAS: ambientales, biológicas, catastróficas y antropogénicas.

Ambientales: químicas y físicas, las físicas son la luz y las químicas son los

contaminantes atmosféricos y humedades y temperatura

Biológicas: son los ataques de insectos y microorganismos.

Catastróficas: inundaciones, robos, incendios etc.

Antropogénicas: manipulación e instalación inadecuada.

CAUSA INTERNAS: identificaremos el tipo y la calidad del papel adecuado

para la buena conservación de los documentos y evitaremos la presencia de

elementos metálicos y tintas que causan el deterioro del papel


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MATERIALES QUE UTILIZAREMOS EN LA CLINICA ESTETICA DYMES

- Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o

liencillo blanco

- Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave

- Material plástico: clips - ganchos

- Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común

blanca)

- Hojas de papel periódico blanco

- Alcohol antiséptico al 70%

- Aplicadores o hisopos de algodón

- Papel absorbente o secante

- Detergente

-Causas de deterioro en los documentos:


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TIPOS DE DETERIORO

Intrínsecos: corresponden a los materiales de bienes culturales y que van de

acuerdo con el material que es utilizado el documento de tipo cultural y que se

emplearon para realizarlo y que no importa donde se encuentre el bien o el

documento cultural en su deterioro.

Extrínsecos: Son todos los agentes que derivan de fuentes externas

y que no dependen del bien cultural y que Incluyen todos los agentes naturales

como:

Físicos

Mecánicos

Químicos

Biológico

Humano

Y que se encuentran a prueba de robos, incendios, daños naturales

(terremotos, lluvias etc).


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INSECTOS COMEDORES DE CELULOSAS DEL PAPEL

Manejaremos la destrucción de cualquier plaga que se encuentre afectando

nuestros documentos para su debida erradicación.

Larva

Piojo

Termita obrera

Pescadito de plata

Evitaremos estos factores aumentado la temperatura en los documentos

almacenados.

Fisuras

Agrietamiento

Daños

Decoloración de las tintas

La temperatura de estos va de acuerdo con la humedad que llegaría a los

documentos y la manejaremos con una temperatura de 18ºC.


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GLOSARIO

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación

apropiadas.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública

o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

para servir como testimonio e información a la persona o institución que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta

administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades

privadas.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción

administrativa

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados

documentos o datos en los archivos.


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Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y

que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la

entidad.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de

fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el

momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”

señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la

Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de

archivo.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por

el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.


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Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece

en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad

en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y

procesos archivísticos

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste

en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas

que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,

términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de

referencias para su localización.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivístico en un país.

Manuscrito: Documento elaborado a mano.


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Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento

distintivo del fabricante.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones

en cumplimiento de sus funciones.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las

entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el

propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que

establezca la ley.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos

provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o

de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger

una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación

permanente. Únanse también “depuración” y “expurgo”.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un

solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un

expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento

como testimonio de sus procedimientos y actividades.


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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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