PROGRAMSKI PAKET ZA KNJIGOVODSTVO COBA Systems · 2015. 7. 15. · [Formiraj CSV fajl] Taj fajl se...

OPEN SOURCE PROJECT :: BAST Business Account Software Technology ™ 1/31

COBA Systems :: Slobodan Stanojević Coba, www.cobasystems.com 15.7.2015

CSYSTEMS™ PROGRAMSKI PAKET ZA KNJIGOVODSTVO

COBA Systems REGISTAR KASA

Robno knjigovodstvo u Registar Kasi

DRUGI DEO

KASA DOKUMENTA

Dokumenta ulaza i izlaza (nabavke, prodaje i zaliha)

za maloprodajni objekat i Registar Kasu u objektu



UVOD Program KASA_DOKUMENTA.EXE koji sastavni deo programskog paketa za računarsku fiskalnu registar kasu, bavi se izradom i čuvanjem Dokumenata ulaza i izlaza za Kasu: Popisi, Prijemnice, Povratnice (odjave), Prodaja. Ova dokumenta formiraju kompletno robno knjigovodstvo kase. Sva dokumenta mogu se ručno raditi a mogu se i automatski preuzimati iz baze podataka kase (Prodaja) i iz baze podataka knjigovodstva (sve ostalo). Prodaja se preuzima iz dnevnih pazara kase. Kalkulacije, nivelacije i interni računi mogu se preko USB drajva, preko mreže, ili preko FTP protokola preko interneta, preuzeti u računar kasu iz računara knjigovodstva firme, a zatim se iz njih automatski kreiraju Prijemnice za kasu. Popisi se mogu raditi u računaru kasi putem barcod skenera, a mogu se raditi u bilo kom drugom laptop računaru putem ovog programa i putem barcod skenera, ali se posle toga moraju preneti u računar kasu kao CSV fajl. Popisi se mogu raditi i bez ovog programa a putem uređaja Data Colector - skener barcoda za popise, ali se posle toga moraju iz tog uređaja preneti u računar kasu kao CSV fajl. Program za kasu može automatski preuzeti i knjižiti popise iz CSV fajla. Sva dokumenta ulaza i izlaza za kasu: arhiviraju se u arhivu dokumenata, a ispravno stanje zaliha artikala u kasi dobija se iz operacije rekonstrukcije zaliha, koja formira zalihe iz podataka arhiviranih dokumenata ulaza i izlaza za kasu. Na ovaj način obezbeđeno je tačno utvrđivanje trenutnih zaliha kase ( koje se ne može nikakvim akcijama korisnika narušiti ) a iz podataka koji se nalaze u samoj kasi i koji su zaštićeni od izmene.



PROGRAM: KASA_DOKUMENTA.EXE

Ovaj program možete a ne morate koristiti. U slučaju da ga koristite ne možete koristiti operacije kase: Praćenje zaliha i prodaje, jer se ove operacije baziraju na drugačijem sistemu obrade i pregleda podataka. Ako koristite prostiji način rada sa operacijama Praćenje zaliha i prodaje, tada ne možete istovremeno koristiti i KASA_DOKUMENTA. Operacije: Praćenje zaliha i prodaje



P O P I S I K N J I Ž E N J E P O P I S A Varijanta: A Ovde se Popis radi kao poseban Dokument Popisa (Posebna Popisna Lista) koja se upisuje u ZAJEDNIČKU ARHIVU SVIH DOKUMENATA, koja sadrži sve Dokumente: Popise Prijemnice Prodaje Povratnice (Odjave) Iz tih arhiviranih Dokumenta popisa (Arhivskih Popisnih Listi), kao i iz svih ostalih navedenih dokumenata, KORISTE SE PODACI za rekonstrukciju, odnosno za izračunavanje tačnih zaliha artikala. Mogu se arhivirani dokumenti popisa preneti u Dokumente Prijemnica čime se Arhivirani Dokumenti Popisa (Popisnih Listi) posle ovog prenosa u prijemnice brišu iz arhive Dokumenata popisa i ne čuvaju se kao popisna dokumentacija. U ovom slučaju popisi su evidentirani kroz prijemnice gde je: višak po popisu upisan kao ulaz količine a manjak po popisu je upisan kao storno ulaza količine. Varijanta: B Ovde se Popis radi kao poseban Dokument Popisa (Posebna Popisna Lista) koja se upisuje u POSEBNU ARHIVU POPISA, koja sadrži samo Dokumente popisa. Iz tih arhiviranih Dokumenta popisa (Arhivskih Popisnih Listi) NE KORISTE SE podaci za rekonstrukciju, odnosno za izračunavanje tačnih zaliha artikala. Ovi arhivirani Dokumenti Popisa moraju se prevesti i preneti u Dokumente Prijemnica, odnosno u arhivu Dokumenata Prijemnica, kako bi program mogao da iz njih koristi podatke za rekonstrukciju, odnosno za izračunavanje tačnih zaliha artikala. Arhivirani Dokumenti Popisa (Popisnih Listi) posle ovog prenosa u prijemnice ostaju neizmenjeni u arhivi dokumenata popisa, kao popisna dokumentacija koja se trajno čuva. Ovde se podaci za rekonstrukciju zaliha koriste samo iz Dokumenata: Prijemnice Prodaje Povratnice (Odjave)



PRIJEMNICA Dokument ulaza: PRIJEMNICA po kojoj roba ima ulaz ili storno ulaz na zalihe, uvećava ili smanjuje zalihe za upisanu pozitivnu ili negativnu količinu ulaza. PRODAJA Dokument izlaza: PRODAJA po kojoj roba ima izlaz ili storno izlaz sa zaliha, smanjuje ili uvećava zalihe za upisanu negativnu ili pozitivnu količinu izlaza. POVRATNICA (ODJAVA) Dokument izlaza: POVRATNICA ili Odjava za tuđu komisionu robu, po kojoj roba ima izlaz sa zaliha, smanjuje zalihe za upisanu količinu izlaza. Za razliku od ovih dokumenata, dokument POPIS je bitno drugačiji: POPIS Dokument popisa: POPIS po kome roba ima ulaz ili storno ulaz na zalihe, uvećava zalihe za izračunate viškove i smanjuje zalihe za izračunate manjkove, koje dobija tako što od popisane količine zaliha (količina utvrđena popisom) oduzima knjigovodstvenu zalihu Knjigovodstvena zaliha je količina dobijena iz svih Dokumenata ulaza i Dokumenata izlaza: Popisa, Prijemnica, Povratnica (Odjava) i Prodaje. Zbog toga se Popis mora raditi samo pošto se prethodno izvrši knjiženje svih Dokumenata Popisa, Prijemnica, Povratnica (Odjava) i Prodaja, koji postoje formirani pre datuma i pre trenutka vršenja popisa. Zato, što će se knjiženjem svih tih dokumenata formirati ispravne zalihe do momenta popisa, pa će program za popis izračunavati ispravne viškove i manjkove oduzimajući od popisane količine te ispravne zalihe. U suprotnom, sa neispravnim zalihama, dobiće se i neispravni viškovi i manjkovi po popisu, pa će kao neispravni biti upotrebljeni za uvećanje i umanjenje zaliha, što će prouzrokovati još veću grešku u tačnosti stanja zaliha. POPIS POČETNOG STANJA Početno stanje zaliha (POCETNO STANJE) ili startno stanje (STARTNE ZALIHE) mora da postoji upisano u arhivu popisa pod najstarijim datumom, odnosno pod prvim datumom kada se započelo sa radom u novoj poslovnoj godini (prvi datum u godini), ili kada se počelo sa radom sa ovim programom (bilo koji datum u godini). Ovo POČETNO STANJE uvek podrazumeva da su pre vršenja Popisa Početnog Stanja sve zalihe bile nula, pa ih pre vršenja popisa početnog stanja treba obavezno staviti na nulu. Popis Početnog Stanja ne izračunava viškove i manjkove oduzimajući postojeće knjigovodstvene zalihe (koje su nula) od popisanih količina. Ovaj popis prihvata sve popisane količine kao POČETNO STANJE odnosno kao STARTNE ZALIHE. Kada se ovaj popis uradi iz ovog programa i upiše u radnu tabelu u Dokument Popis, mora se posle toga proknjižiti u arhivu popisa, a zatim se u arhivi popisa mora označiti odnosno mora se proglasiti Popisom Početnog Stanja, klikom na dugme: [POČETNO STANJE] U arhivi popisa može postojati samo jedan Popis Početnog Stanja.



Svi ostali popisi su REDOVNI POPISI koji uvećavaju ili umanjuju zalihe za izračunate viškove i izračunate manjkove a ne za popisanu količinu, kako je to učinio Popis Početnog Stanja. VRŠENJE JEDNOG POPISA SA VIŠE POSEBNIH POPISNIH LISTI Najčešće se popis u jednom prodajnom objektu vrši od strane više popisivača gde svaki popisivač ima svoju popisnu listu i popisuje svoju grupu artikala (robe), ali može se desiti da u svojoj robi naiđe i na robu koja se nalazi u grupama kod ostalih popisivača odnosno i u njihovim popisnim listama. Na kraju popisa imamo više popisnih listi koje sadrže različite artikle ali mogu da sadrže i iste artikle. Ove liste moraju se spojiti u jednu popisnu listu, kako bi program mogao da tačno utvrdi viškove i manjkove po tom popisu. U ovom programu svaka od tih popisnih listi može se direktno upisati-prepisati u program za popis u Dokument Popis sa istim datumom xx.xx.xxxx i pod brojevima liste 1,2,3... - Lista sa brojem 1 upiše se u Dokument Popis i proknjiži se u arhivu popisa pod datumom xx.xx.xxxx i pod brojem: POPIS-1 - Lista sa brojem 2 upiše se u Dokument Popis i proknjiži se u arhivu popisa pod datumom xx.xx.xxxx i pod brojem: POPIS-1 (čime se za nju uveća POPIS-1) - Lista sa brojem 3 upiše se u Dokument Popis i proknjiži se u arhivu popisa pod datumom xx.xx.xxxx i pod brojem: POPIS-1 (čime se za nju uveća POPIS-1) Sada u arhivi popisa postoji samo jedna lista od datuma xx.xx.xxxx broj POPIS-1, koja sadrži artikle iz sve tri posebne popisne liste, 1,2 i 3 i koja je uređena tako da se jedan isti artikal, koji je popisan više puta i koji se na jednoj listi pojavljivao više puta ili se na više listi pojavljivao po jednom ili više puta, sada pojavljuje samo jednom - kao jedna stavka, a popisana količina je zbir svih popisanih količina tog artikla. Ova lista sadrži i izračunate viškove i manjkove dobijene kada je od te popisane količine artikla oduzeta postojeća zaliha artikla. Na ovaj način obezbeđeno je da viškovi i manjkovi utvrđeni po popisu budu tačni. U praksi je važno napraviti Popis Početnog Stanja i posle toga redovno formirati Dokumente Prijemnice, Prodaje i Povratnice (Odjave). Ostali popisi mogu se praviti radi uvida u eventualne viškove i manjkove, ali nema potrebe za njihovim knjiženjem u arhivu popisa već ih posle štampe treba obrisati iz radne tabele Dokumenta Popisa. Zašto? Zato što Posle tačnog Popisa Početnog Stanja i posle upisanog svakog ulaza i izlaza Prijemnice, Prodaje, Povratnice (Odjave) uvek imate tačan popis zaliha koji se ne može nikakvim postupcima narušiti i dovesti u neispravno stanje. Ako se kontrolnim REDOVNIM POPISOM utvrde viškovi i manjkovi, i ako knjigovodstveno stanje zaliha želite da izjednačite sa stanjem utvrđenim po popisu (nije obavezno) tada se mora proknjižiti u arhivu popisa taj REDOVNI POPIS kao bi viškovi i manjkovi po tom popisu korigovali knjigovodstvene zalihe i sveli ih na popisane zalihe.



VRŠENJE POPISA DATA COLECTOROM DATA COLECTOR: Popis putem Data Colectora (mobilni portabl uređaj - ručni skener i kompjuter) formira u Data Colectoru podatke: BARCOD ARTIKLA i KOLIČINA ARTIKLA Ovi podaci mogu se preko USB preneti u računar kao tekst fajl: TXT ili CSV fajl. Program za vršenje popisa Dokument Popis, može preuzeti ovaj fajl u radnu tabelu, odnosno u radnu popisnu listu, klikom na komandno dugme: [Preuzmi iz Data colectora] gde se on pregleda i eventualno koriguje, a zatim se proknjiži u arhivu dokumenata popisa kao popisna lista 1,2,3.. ili sl. a kako je već objašnjeno u naslovu: VRŠENJE JEDNOG POPISA SA VIŠE POSEBNIH POPISNIH LISTI ALTERNATIVA: Umesto Data Colectora može se koristiti laptop ili notebook ili netbook računar sa programom za vršenje popisa Dokument Popis u kome se u radnoj tabeli odnosno u radnoj popisnoj listi formira popis, a zatim se ta popisna lista snimi u tekst fajl: TXT ili CSV fajl klikom na komandno dugme: [Formiraj CSV fajl] Taj fajl se prenese u računar u kome se nalazi program i baza podataka kase, odnosno program za vršenje popisa Dokument Popis. Program za vršenje popisa Dokument Popis, može preuzeti ovaj fajl u radnu tabelu, odnosno u radnu popisnu listu, klikom na komandno dugme: [Preuzmi iz Data colectora] gde se on pregleda i eventualno koriguje, a zatim se proknjiži u arhivu dokumenata popisa kao popisna lista 1,2,3.. ili sl. a kako je već objašnjeno u naslovu: VRŠENJE JEDNOG POPISA SA VIŠE POSEBNIH POPISNIH LISTI PRENOS DOKUMENTA POPISA U DOKUMENT PRIJEMNICE Zbog toga što popis ne koriguje zalihe artikala dodavanjem ili oduzimanjem popisane količine na zalihe, već iz popisane količine zaliha i knjigovodstvene količine zaliha izračunava viškove ili manjkove, pa te viškove i manjkove dodaje na knjigovodstvene zalihe, u momentu popisa moraju postojati ispravne knjigovodstvene zalihe što često nije slučaj pa dolazi do još većih greški zbog neispravnog popisa. Zbog toga je jako komplikovano rekonstruisati podatke velikog broja dokumenata popisa da bi se iz njih rekonstruisale ispravne trenutne zalihe.



Rekonstrukcija je ponovno izračunavanje ulaza i izlaza po svakom postojećem dokumentu Popisa, Prijemnice, Prodaje, Povratnice (Odjave), kako bi se dobile tačne zalihe u momentu rekonstrukcije: Zalihe = Ukupan ulaz - Ukupan izlaz Za razliku od Popisa, Dokumenta Prijemnice uvećavaju zalihe za upisane količine prijema odnosno ulaza, i nije potrebno da u momentu upisa količine ulaza postoje ispravne zalihe. Samim tim i rekonstrukcija zaliha iz Prijemnica je jednostavna i ne može da bude netačna. Zbog toga je najbolje rešenje preneti Dokument Popisa u Dokument Prijemnice čime se dobije Prijemnica koja ima količine ulaza jednake viškovima po popisu i ima minusne (storno) količine ulaza jednake manjkovima po popisu. Može se reći da je ovde popis uhvaćen i sačuvan u prijemnici i obezbeđen od daljih bilo kakvih greški ili netačnosti koje se mogu desiti pri rekonstrukciji zaliha iz dokumenata popisa. Prenos Dokumenta Popisa u Dokument Prijemnice vrši se iz arhive dokumenata popisa, klikom na komandno dugme: [Prenesi u Prijemnicu] Preneti Dokument Popisa BRIŠE SE iz arhive dokumenata popisa (arhiva popisnih listi) a upisuje se kao nova Prijemnica u arhivu dokumenata prijemnica sa opisom-brojem: POPIS-xx.xx.xx - gde je xx.xx.xx datum (dan.mesec.godina), ili POCETNO STANJE - ako je u Prijemnicu prenet Popis Početnog Stanja. PRIJEMNICA, PRODAJA, POVRATNICA (ODJAVA) I KNJIŽENJE OVIH DOKUMENATA PRIJEMNICA Dokument ulaza: PRIJEMNICA po kojoj roba ima ulaz ili storno ulaz na zalihe, uvećava ili smanjuje zalihe za upisanu pozitivnu ili negativnu količinu ulaza. PRODAJA Dokument izlaza: PRODAJA po kojoj roba ima izlaz ili storno izlaz sa zaliha, smanjuje ili uvećava zalihe za upisanu negativnu ili pozitivnu količinu izlaza. POVRATNICA (ODJAVA) Dokument izlaza: POVRATNICA ili Odjava za tuđu komisionu robu, po kojoj roba ima izlaz sa zaliha, smanjuje zalihe za upisanu količinu izlaza. Kod rekonstrukcije zaliha iz Dokumenata Prijemnica, Prodaja, Povratnica (Odjava) - Ulazi robe na zalihe i povraćaji, preuzimaju se iz Dokumenata Prijemnice - Izlazi robe sa zaliha i povraćaji, preuzimaju se iz Dokumenata Prodaja i - iz Dokumenata Povratnice (Odjave) kada se radi o komisionoj robi. Rekonstrukcija je ponovno izračunavanje ulaza i izlaza po svakom postojećem dokumentu Popisa, Prijemnice, Prodaje, Povratnice (Odjave), kako bi se dobile tačne zalihe u momentu rekonstrukcije: Zalihe = Ukupan ulaz - Ukupan izlaz



Posle tačnog Popisa Početnog Stanja i posle upisanog svakog ulaza i izlaza (Prijemnice, Prodaje, Povratnice-Odjave) uvek imate tačan popis zaliha koji se ne može nikakvim postupcima narušiti i dovesti u neispravno stanje.



Na početku godine ili na početku rada firme postave se sve cene i sve zalihe na nulu, nuliraju se

cene i zalihe:

Pa se posle toga formira kao prvi dokument ulaza: DOKUMENT POPIS - POČETNO STANJE

POPIS - Početno Stanje se proknjiži u arhivu dokumenata, zatim se uđe u arhivu i odštampa se

popisna lista



Isti dan se izvrši i nabavka nove robe i sa fakture dobavljača ili sa kalkulacije cene iz knjigovodstva prepišu se podaci u DOKUMENT PRIJEMNICA

Dokument PRIJEMNICA se proknjiži u arhivu dokumenata, uđe se u arhivu i štampa se dokument kako bi se poslao knjigovodstvu ili stavio u KEPU knjigu.



Posle izrade i knjiženja POPISA i PRIJEMNICE formirale su se zalihe u SPISKU ŠIFARNIKU ARTIKALA prodajnog objekta odnosno u ŠIFARNIKU ARTIKALA registar kase.

Iz podataka koji su trajno sačuvani u dokumentima POPIS i PREIJEMNICA, i koji su zaštićeni od brisanja i izmena, formira se hronološki pregled transakcija kojima su menjane zaliha artikala i vrši se sračunavanje trenutnog stanja zaliha za svaki artikal. Ovaj pregled može se dobiti u bilo kom momentu na ekranu monitora ili kao štampani izveštaj.



INTERNI RAČUN - PRENOSNICA



ZALIHE POSLE NULIRANJA



IZVEŠTAJ POSLE REKONSTRUKCIJE

ZALIHE POSLE REKONSTRUKCIJE

Posledica ovog načina rada je ta, da prodavac (kasir) više nema nikakvu mogućnost da promeni zalihe i dovede ih u netačno stanje, bilo hotimice bilo nehotice, jer posle izvršenja operacije Rekonstrukcije zaliha, zalihe će se uvek vratiti na ispravne količine i cene. Samim tim, dobijaju punu funkciju povremeni kontrolni popisi kojima se kontroliše rad prodavca, jer su sada njihovi rezultati uvek nesporni i tačni.



Stanje DOKUMENATA POPISA je sledeće:

Stanje DOKUMENATA NABAVKE - PRIJEMNICA i PRENOSNICA (INTERNIH RAČUNA) je sledeće:



Stanje DOKUMENATA - POVRATNICA NEPRODATE KOMISIONE ROBE je sledeće:

Stanje DOKUMENATA PRODAJE - je sledeće:



Dokumenti prodaje PRODAJA mogu se upisivati ručno u radnu tabelu za formiranje dokumenta, ali se to ne radi već se ovi dokumenti automatski preuzimaju iz podataka registar kase, odnosno iz arhive dnevnih pazara registar kase, kako je već prikazano na slikama gore, a obavllja se iz ARHIVE DOKUMENATA korišćenjem operacije:

Dokumenti nabavke POPISI, PRIJEMNICE, INTERNI RAČUNI (PRENOSNICE) i POVRATNICE, po pravilu se upisuju ručno u radnu tabelu za formiranje dokumenata a zatim se formirani dokument proknjiži u arhivu dokumenata ulaza. Ovo je već prikazano na slikama gore. Međutim, ovi dokumenti se mogu automatski preuzeti iz knjigovodstva firme, odnosno iz spiska svih kalkulacija cene, spiska svih nivelacija cene, i spiska svih internih računa za prenos artikala iz jednog u drugi objekat. Preuzimanje dokumenata nabavke (dokumenata ulaza) iz knjigovodstva firme, zahteva postojanje spiskova kalkulacija, nivelacija i internih računa u računaru kasi. Ovi spiskovi se mogu preuzeti iz knjigovodstva i preneti u računar kasu putem USB drajava, putem LAN mreže i putem interneta preko FTP prenosa. USB drajv Preuzimanje ovih spiskova iz knjigovodstva i njihov prenos u računar kasu preko USB drajva obavlja se iz operacije:

A zatim iz aktiviranog menija:

Iz operacije:

Preuzmu se podaci iz računara knjigovodstva na USB drajv, Prenese se USB drajv i priključi na računar kasu, pa se iz operacije:

Podaci sa USB drajva kopiraju u računar kasu.



Internet Preuzimanje kalkulacija, nivelacija i internih računa iz knjigovodstva firme, preko Interneta, obavlja se programom KASA UPLOAD koji podatke iz knjigovodstva šalje na internet, a zatim programom KASA DOWNLOAD koji podatke sa interneta preuzima u kasu. Poseban program KASA SHOW služi za pregled podataka koji se nalaze na internetu. Ovi programi se nalaze u instalacionom folderu programa Kasa i na desktopu u folderu (KASA) a kako je prikazano na slici:

Ovi programi, za internet prenos podataka putem FTP protokola, isporučuju se po posebnom ugovoru sa korisnikom programa za kasu, a pri tome korisnik mora da poseduje svoj web sajt sa mogućnošću uplod-a i download-a na sajt preko FTP protokola i da dostavi programeru privremene: username i password za FTP server na sajtu. Pročitajte fajl KASA UPUTSTVO iz foldera (KASA).

KADA SU PODACI IZ RAČUNARA KNJIGOVODSTVA PRENETI U RAČUNAR KASU Kada su podaci iz knjigovodstva preuzeti u računar kasu, i nalaze se u računaru kasi, tada se obrada ovih podataka i formiranje dokumenata nabavke za kasu, obavlja iz Prijemnica

a iz operacija Arhiva dokumenta

korišćenjem operacije:



Operacije preuzimanja:

Prvo obrišu iz arhive dokumenata sve dokumente koji su u arhivu bili automatski preuzeti, a zatim ponovo formiraju te dokumente iz podataka spiskova kalkulacija, nivelacija, internih računa, dnevnih pazara kase. Na ovaj način se ažurira arhiva dokumenata kase iz navedenih spiskova.

Date post:	05-Feb-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	8 times
Download:	0 times

PROGRAMSKI PAKET ZA KNJIGOVODSTVO COBA Systems · 2015. 7. 15. · [Formiraj CSV fajl] Taj fajl se...

Documents