PROSES RFX - phe.pertamina.com

PANDUAN PENYEDIA BARANG/JASA UNTUK PROSES RFX

User_Guide_18September2021 Version: 1.0

© 2021 GEP

PANDUAN PENYEDIA BARANG/JASA UNTUK

PROSES RFX

Design Attributes

Application Name SMART by GEP

Status FINAL

Document Attributes

Created By GEP Created On 18 September 2021

Last Updated By GEP Last Updated On 18 September 2021

Revision Control

Version Date Author Changes Made

1.0 18 September 2021 GEP -



© 2021 GEP

Contents

Chapter 1: Pengantar _____________________________________________________________________________________ 1

Chapter 2: Gambaran Umum ______________________________________________________________________________ 2

Chapter 3: Melihat RFx ____________________________________________________________________________________ 3

3.1 Menerima Panduan (Guidelines Acknowledgement) ---------------------------------------------------------------------- 3

3.2 Melihat RFx ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Chapter 4: Menanggapi RFx _______________________________________________________________________________ 7

4.1 Accepting the Guidelines (Menerima Panduan) ----------------------------------------------------------------------------- 7

4.2 Basic Details (Informasi Umum) ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

4.3 Event Timelines (Tata Waktu Pengadaan) ------------------------------------------------------------------------------------- 9

4.4 Team Members (Anggota Tim) ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 9

4.5 Guidelines (Panduan) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 11

4.6 Contract Terms (Ketentuan Kontrak) ------------------------------------------------------------------------------------------ 13

4.6.1 Mengedit Redaksi Kontrak ....................................................................................................... 13

4.6.2 Membandingkan Antar Versi .................................................................................................... 17

4.7 Questionnaire (Kuesioner) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

4.7.1 Menanggapi Kuesioner Secara Offline .................................................................................... 21

4.7.2 Mengunggah Respons Kuesioner ............................................................................................ 22

4.8 Price Sheet (Lembar Harga) -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24

4.8.1 Actions (Tindakan) .................................................................................................................... 25

4.8.2 Mengunduh Lembar Harga ....................................................................................................... 25

4.8.3 Mengunggah Lembar Harga ..................................................................................................... 26

4.9 Attachments (Lampiran)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28

Chapter 5: Discussion Forum (Forum Diskusi) ______________________________________________________________ 30

Chapter 6: Melakukan Tindakan __________________________________________________________________________ 32

6.1 Menerima Undangan Partisipasi RFx ----------------------------------------------------------------------------------------- 32

6.2 Mengunduh Ringkasan Acara ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 32

6.3 Mengubah Kepemilikan -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33

6.4 Melihat Upload/Download Log (Log Unggah/Unduh) ------------------------------------------------------------------ 34



© 2021 GEP

Chapter 7: Mengirimkan Respons _________________________________________________________________________ 36

Chapter 8: Menarik Respons ______________________________________________________________________________ 37

Chapter 9: Berpartisipasi dalam RFx Publik ________________________________________________________________ 39

9.1 Membuat akun SMART by GEP dan berpartisipasi -------------------------------------------------------------------- 40

9.2 Menggunakan akun SMART by GEP yang sudah ada --------------------------------------------------------------- 41


User_Guide_18September2021 Version: 1.0 Page 1 of 42

© 2021 GEP

Chapter 1: Pengantar

RFx adalah proses kolaborasi antara Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan serta Penyedia Barang/Jasa, untuk

dapat mengetahui kemampuan Penyedia Barang/Jasa dalam memasok Barang ataupun Jasa, serta memastikan

kesesuaian harga dari Barang ataupun Jasa yang dibutuhkan.

Istilah RFx dapat merujuk ke salah satu poin berikut ini:

Request for Information (RFI): RFI dikirim kepada Penyedia Barang/Jasa untuk mengkonfirmasi kemampuan

atau kesiapan Penyedia Barang/Jasa dalam memenuhi kebutuhan Perusahaan, seperti Prakualifikasi.

Request for Proposal (RFP): RFP dikirim kepada Penyedia Barang/Jasa yang dinilai mampu memenuhi

persyaratan, seperti Market Assessment. Pada RFP, Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan dapat meminta

proposal penawaran dari Penyedia Barang/Jasa dan informasi tambahan mengenai produk, layanan, atau

proses yang dimiliki oleh Penyedia Barang/Jasa.

Request for Quotation (RFQ): RFQ mengundang Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan untuk

menyampaikan spesifikasi teknis sesuai ketentuan, serta memberikan penawaran harga.



© 2021 GEP

Chapter 2: Gambaran Umum

Setelah Anda berhasil login, Anda akan menemukan Workspace sesuai tampilan berikut:

Pada halaman Workspace, Anda dapat melihat semua RFx yang telah mengundang partisipasi Anda melalui bagian

Tasks atau bagian Manage.

Dalam bagian Tasks, dokumen dikategorikan dan ditampilkan berdasarkan status. Anda dapat mencari dan

berpartisipasi dalam RFx yang tertera.

Dalam bagian Manage, dokumen disusun berdasarkan tipe dokumen. Untuk menampilkan dokumen RFx tertentu,

pilih RFx dari daftar tipe dokumen dan klik dokumen RFx yang ingin ditampilkan.

Klik Show All pada menu RFx untuk melihat daftar semua RFx yang telah Anda terima dan RFx yang telah Anda

responi/ikuti sebelumnya.

Anda juga dapat mencari RFx menggunakan fitur pencarian di halaman Workspace.



© 2021 GEP

Chapter 3: Melihat RFx

Setelah Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan menerbitkan RFx dan mengundang Anda pada RFx tersebut,

maka Anda dapat mengakses RFx dari menu Tasks atau Manage pada Workspace.

Berikut ini adalah status-status RFx beserta deskripsinya:

Status Deskripsi

New (Baru) RFx baru – Anda belum membuka undangan RFx.

Guidelines Acknowledged (Panduan Diterima) Anda telah membaca dan menerima panduan atau

guideline.

Participation Confirmed (Partisipasi Dikonfirmasi) Anda telah melakukan konfirmasi untuk

berpartisipasi dalam RFx.

Response Submitted (Respons Dikirimkan) Anda telah mengirimkan respons/tanggapan Anda

untuk RFx tersebut.

Event Closed (RFx Ditutup)

Tata waktu penyampaian tanggapan telah berakhir,

dan Anda belum menyampaikan tanggapan atau

memilih langkah berikutnya dari menu.

3.1 Menerima Panduan (Guidelines Acknowledgement)

Setelah Anda mengikuti tautan (link) yang disediakan dalam email pemberitahuan, atau setelah membuka RFx dari

halaman Workspace, Anda akan masuk ke halaman RFx yang telah Anda dipilih. Berdasarkan konfigurasi oleh Tim

Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan, pada awalnya, Anda hanya akan dapat melihat Panduan dan pilihan untuk

menerima (acknowledge) panduan tersebut. Anda hanya dapat mengakses seluruh informasi pada RFx tersebut

jika Anda telah menerima panduan (Accept Guidelines).



© 2021 GEP

Jika Anda tidak ingin berpartisipasi dalam RFx tersebut, Anda dapat menolak undangan.

Untuk menolak undangan:

1) Klik Decline Invitation.

2) Klik Yes pada pop-up konfirmasi.

Pop-up Penolakan Undangan berikut ditampilkan:



© 2021 GEP

3) Pilih alasan yang sesuai dari menu drop-down. Anda dapat menambahkan komentar Anda di kolom komentar

yang tersedia.

4) Klik ikon untuk mengunggah lampiran, jika diperlukan.

5) Klik Done.

6) Klik OK pada pop-up yang muncul setelahnya.



© 2021 GEP

3.2 Melihat RFx

Semua undangan RFx baru dari Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan akan ditampilkan di bagian Tasks (dapat

diakses dari Workspace) dengan status New (Baru).

RFx tersebut akan menghilang/tidak ditampilkan lagi dalam bagian Tasks segera setelah Anda mengirimkan

tanggapan atau menolak partisipasi; atau ketika Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan mengubah status RFx

tersebut menjadi completed (Selesai), withdrawn (Ditarik), atau cancelled (Dibatalkan).

Pada halaman RFx, penanda waktu di sudut kanan atas menggambarkan informasi periode waktu dimulainya atau

ditutupnya RFx, dalam tampilan hari dan waktu. Ketika pertama kali mengakses detil RFx, Anda akan melihat

tampilan berikut ini:

Catatan

Detil RFx dan akses ke bagian lainnya dalam RFx hanya dapat ditampilkan setelah Anda menerima

panduan (Guidelines Acknowledgement).



© 2021 GEP

Chapter 4: Menanggapi RFx

Halaman RFx memiliki bagian-bagian berikut:

Accepting the Guidelines (Menerima Panduan)

Basic Details (Informasi Umum)

Event Timelines (Tata Waktu Pengadaan)

Team Members (Anggota Tim)

Guidelines (Panduan)

Contract Terms (Ketentuan Kontrak)

Questionnaire (Kuesioner)

Price Sheet (Lembar Harga)

Attachments (Lampiran)

4.1 Accepting the Guidelines (Menerima Panduan)

Berdasarkan konfigurasi yang ditentukan Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan, pada awalnya Anda hanya

dapat melihat bagian Guidelines Pending Acceptance. Hanya setelah Anda menerima panduan, Anda dapat

mengakses bagian lainnya pada RFx.

1) Untuk menerima panduan, Lihat Chapter 3.1

Setelah Anda menerima panduan, status acara berubah menjadi Guidelines Acknowledged (Panduan Diterima).

2) Kemudian, centang kontak My organization wishes to participate in this event (Organisasi saya ingin

berpartisipasi dalam RFx ini) pada sudut kiri bawah dan klik tombol Submit di sudut kanan bawah.

3) Klik OK pada pop-up yang muncul setelahnya.



© 2021 GEP

Setelah Anda mengirimkan penerimaan, status RFx berubah menjadi Participation Confirmed (Partisipasi

Dikonfirmasi) dan bagian lainnya dari RFx dapat terlihat.

4.2 Basic Details (Informasi Umum)

Bagian Basic Details (Informasi Umum) menampilkan informasi umum mengenai RFx seperti nama acara RFx,

deskripsi, jenis, mata uang, kategori, unit bisnis, dan wilayah.



© 2021 GEP

Pada halaman RFx, penanda waktu di sudut kanan atas menunjukkan informasi periode waktu dimulainya atau

ditutupnya masa respons RFx, dalam tampilan hari dan waktu.

4.3 Event Timelines (Tata Waktu Pengadaan)

Bagian Event Timelines (Tata Waktu Pengadaan) menampilkan tata waktu untuk RFx tersebut yang ditetapkan oleh

Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan.

Tata Waktu Pengadaan adalah periode waktu Anda dapat memberikan tanggapan/respons terhadap RFx yang

telah ditentukan oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan.

4.4 Team Members (Anggota Tim)

Bagian Team Members (Anggota Tim) menampilkan anggota tim yang telah Anda tambahkan. Ini memungkinkan

Anda untuk menanggapi RFx yang Anda telah terundang dengan berkolaborasi dengan anggota tim Anda.

Anggota tim dapat diberikan peran di bawah ini untuk RFx apapun:

Primary Responder (Responden Utama): Kontak utama dari Organisasi Penyedia Barang/Jasa. Idealnya, hanya

ada satu responden utama dan seluruh respons RFx akan dilakukan oleh responden utama tersebut.



© 2021 GEP

Collaborator (Kolaborator): Anggota tim yang memiliki hak yang setara dengan Responden Utama. Satu RFx

dapat memiliki beberapa kolaborator.

Viewer (Penampil): Anggota tim yang hanya memiliki akses untuk melihat RFx

Catatan

Peran di atas dapat ditetapkan atau dimodifikasi oleh Penulis RFx, Rekan Penulis RFx atau oleh

Admin RFx dari Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan atau oleh Responden Utama atau

Kolaborator dalam Organisasi Penyedia Barang/Jasa.

Untuk melakukan konfigurasi anggota tim:

1) Klik ikon Configure di bawah bagian Team Members.

2) Pilih peran yang diinginkan dari daftar drop-down peran pengguna dan klik Done.



© 2021 GEP

Anda kemudian dapat melihat anggota tim yang ditambahkan dengan peran yang ditetapkan di bagian Team

Members (Anggota Tim).

4.5 Guidelines (Panduan)

Bagian Guidelines (Panduan) mencakup panduan yang diberikan oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan

yang perlu Anda ikuti pada saat menanggapi RFx.

Klik Guildine Name (Nama Panduan) untuk melihat detail panduan.



© 2021 GEP



© 2021 GEP

4.6 Contract Terms (Ketentuan Kontrak)

Setelah Anda menerima panduan (guidelines acknowledgement), bagian Contract Terms (Ketentuan Kontrak) akan

ditampilkan beserta check box yang di-highlight dan pernyataan konfirmasi bahwa Anda telah membaca ketentuan

kontrak.

Highlight tidak lagi ditampilkan setelah Anda mencentang check box tersebut:

4.6.1 Mengedit Redaksi Kontrak

Untuk mengedit dokumen dari SMART:

1) Dari bagian Contract Terms, klik nama kontrak:



© 2021 GEP

Klik Check Out untuk mengedit dokument.



© 2021 GEP

Catatan

Untuk langsung mengunggah dokumen dengan versi baru, klik Upload Minor Version (Unggah

Versi Minor). Pilih dokumen yang diperlukan dan klik Open (Buka). Versi baru dokumen

tersebut akan terunggah.

Klik Continue Editing (Lanjutkan Edit) untuk mengedit langsung secara daring (online).

Panel kiri menampilkan basic variables dokumen kontrak. Posisikan kursor Anda di bagian yang ingin Anda sisipkan

variabel, kemudian pilih variabel dari kiri untuk menyisipkannya ke dalam dokumen kontrak.

Setelah variabel dimasukkan, klik Save As Draft (Simpan Sebagai Draf) untuk menyimpan perubahan. Klik Check In,

untuk menandai dokumen sebagai versi terbaru yang diperbarui.



© 2021 GEP

Anda juga dapat mengunduh dokumen kontrak dan mengeditnya secara offline. Gunakan Upload Minor Version

untuk mengupload dokumen versi minor/hasil edit. Hanya pengguna yang mengunggah versi inilah yang dapat

melihat hasil unggahan dokumen kontrak yang direvisi. Semua pengguna lain hanya akan melihat versi utama.



© 2021 GEP

4.6.2 Membandingkan Antar Versi

Untuk membandingkan 2 (dua) versi dokumen, buka dokumen kontrak dari bagian Contract Language dan pilih ikon

Compare Versions untuk menampilkan versi yang akan dibandingkan. Secara otomatis, versi terbaru akan

ditampilkan. Pilih versi lainnya dengan menggunakan menu drop down.

Tautan Compare (Bandingkan) akan membuka jendela pop-up baru. Anda dapat melihat perbedaan kedua dokumen

di pop-up ini. Perbedaan akan di-highlight sesuai dengan kode warna yang ditentukan pada halaman. Setiap data

yang telah dihapus dalam versi baru akan disorot dalam Warna Merah Muda dan data yang telah dimasukkan

dalam versi yang lebih baru akan disorot dalam warna kuning.



© 2021 GEP

4.7 Questionnaire (Kuesioner)

Bagian Questionnaire (Kuesioner) memungkinkan Anda untuk menjawab pertanyaan yang ditambahkan oleh Tim

Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan. Tanggapan Anda terhadap pertanyaan dapat menentukan skor Anda ketika

RFx dievaluasi.

Untuk menanggapi pertanyaan, di bawah bagian Questionnaire, klik ikon edit di masing-masing pertanyaan.

Berikut tampilan halaman Questionnaire:

Anda dapat menanggapi pertanyaan apa pun yang ditambahkan oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan di

bagian isian yang disediakan untuk setiap pertanyaan.



© 2021 GEP



© 2021 GEP

Indikator di sudut kiri bawah menunjukkan status penyelesaian pengisian kuesioner Anda dalam persentase.

Klik ikon filter untuk menerapkan filter pada daftar pertanyaan.

Pilih opsi yang diinginkan dari daftar dan klik Apply.

Berdasarkan jenis pertanyaan yang dikonfigurasi Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan, jenis respons masing-

masing pertanyaan akan bervariasi.



© 2021 GEP

4.7.1 Menanggapi Kuesioner Secara Offline

Untuk mengunduh kuesioner:

1) Dari bagian Questionnaire, buka kuesioner yang diinginkan dalam mode edit.

2) Klik ikon unduh di sudut kanan atas kuesioner.

Kuesioner diunduh dalam bentuk MS Excel.

3) Anda kemudian dapat melanjutkan dan menanggapi pertanyaan kuesioner di MS Excel yang telah diunduh.



© 2021 GEP

4.7.2 Mengunggah Respons Kuesioner

1) Setelah Anda menanggapi/mengisi kuesioner di MS Excel, klik ikon unggah di sudut kanan atas.

2) Drag and drop atau unggah file MS Excel pada pop-up berikutnya dan klik Close.

Batas total unggahan adalah 10 GB, sedangkan setiap dokumen (file) dibatasi hingga 30MB.



© 2021 GEP

Anda dapat melihat file yang diunggah di Upload/Download Log (log unggah/unduh). Selain itu, respon juga akan

diperbaharui di tampilan layar (UI).

Catatan

Anda perlu memperbaharui tampilan halaman (refresh) sesekali, untuk melihat respon yang telah

diunggah.

3) Klik ikon log unggah/unduh untuk melihat daftar kuesioner yang telah diunggah atau diunduh.

Halaman Upload/Download Log ditampilkan seperti di bawah ini:

Log menampilkan permintaan file, status file, tanggal permintaan file dibuat, tanggal file dibuat, nama dokumen, dan

log kesalahan (error log) jika ada.

Selanjutnya, Anda dapat meneruskan proses dan merespons secara offline pada kuesioner lainnya.



© 2021 GEP

4.8 Price Sheet (Lembar Harga)

Price sheet (Lembar Harga) menyertakan daftar item yang ditentukan oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa

Perusahaan. Sebagai Penyedia Barang/Jasa, Anda dapat memberikan penawaran untuk item yang diperlukan.

Untuk melihat lembar harga, di bagian Price Sheet (Lembar Harga) klik nama lembar harga.

Kolom dan baris dalam lembar harga tidak dapat diedit.

Secara otomatis, kolom Intent to Bid untuk setiap item baris diatur ke Yes (Ya). Hal ini berarti Anda ingin menawar

untuk item baris tersebut.

Isi penawaran Anda di kolom Price per Unit (harga per unit).

Jika Anda tidak ingin menawar item, pilih No (Tidak) dari dropdown di bawah kolom Intent to Bid.



© 2021 GEP

4.8.1 Actions (Tindakan)

Anda dapat melakukan tindakan berikut pada lembar harga yang tersedia di bagian atas-sudut kanan lembar Harga:

Tindakan Deskripsi

Freeze/Unfreeze Mengunci/buka kunci tampilan baris maupun kolom

Show/Hide columns Filter tampilan data yang diperlukan.

4.8.2 Mengunduh Lembar Harga

Anda dapat mengunduh lembar harga dalam format MS Excel.

Untuk mengunduh lembar harga:

1) Di bagian Price Sheet, buka lembar harga yang diperlukan dalam mode edit.

2) Klik ikon Unduh di sudut kanan atas lembar harga.



© 2021 GEP

3) Anda akan mengunduh lembar harga dalam format MS Excel.

4) Anda kemudian dapat melanjutkan dan menanggapi item baris di MS Excel.

Catatan

Anda tidak bisa menambahkan, mengedit, atau menghapus kolom di lembar harga dalam MS

Excel yang diunduh.

4.8.3 Mengunggah Lembar Harga

1) Setelah Anda menanggapi lembar harga di MS Excel, klik ikon Unggah di sudut kanan atas Price Sheet

Harga untuk mengunggah respons Anda.



© 2021 GEP

Anda dapat melihat file yang diunggah di Upload/Download Log (log unggah/unduh).

2) Klik ikon Upload/Download Log untuk melihat daftar lembar harga yang diunggah atau diunduh.



© 2021 GEP

File yang diunggah dan diunduh ditampilkan pada halaman Upload/Download Log berikutnya seperti yang

ditunjukkan di bawah ini:

Respon isian juga akan ditampilkan di layar (UI).

Catatan

Anda perlu memperbaharui tampilan halaman (refresh) sesekali, untuk melihat respon yang telah

diunggah.

Log menampilkan permintaan file, status file, tanggal permintaan file dibuat, tanggal file dibuat, nama dokumen, dan

log kesalahan (error log) jika ada.

4.9 Attachments (Lampiran)

Bagian Attachments (Lampiran) menampilkan semua lampiran dan dokumen pendukung yang ditambahkan oleh


• Lampiran yang ditambahkan oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan ditampilkan di bawah Buyer

(Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan).

• Anda juga dapat menambahkan lampiran Anda sendiri. Lampiran yang ditambahkan oleh Anda ditampilkan

di bawah tab Supplier.

Lakukan langkah-langkah berikut untuk melihat lampiran:



© 2021 GEP

1) Di bagian Attachments, di bawah tab Buyer, klik nama lampiran untuk melihat lampiran yang disediakan oleh


2) Untuk setiap lampiran, klik ikon Comments untuk melihat komentar yang diberikan oleh Tim Pengadaan

Barang/Jasa Perusahaan.



© 2021 GEP

Chapter 5: Discussion Forum (Forum Diskusi)

Dengan menggunakan forum diskusi kelompok, Anda dapat melihat dan berpartisipasi dalam berbagai topik

diskusi yang dibuat oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan, serta memulai diskusi/membuat topik Anda

sendiri.

Catatan

Setiap diskusi yang Anda buat hanya dapat dilihat oleh Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan.

Forum diskusi kelompok menjadi aktif hanya setelah RFx diterbitkan dan Anda telah mengkonfirmasi partisipasi.

Untuk membuka forum diskusi, klik ikon Discussion Forum yang ada di samping penanda waktu RFx.

Anda dapat melihat dan menanggapi diskusi yang mungkin telah dimulai Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan

di forum diskusi. Anda dapat memulai diskusi setelah RFx diterbitkan.

Untuk melihat dan membuat diskusi Anda sendiri:

1) Klik ikon Discussion Forum di samping penanda waktu, pada halaman RFx.

2) Untuk membuka diskusi baru:



© 2021 GEP

a. Klik ikon tambah untuk membuka diskusi baru.

b. Isi Discussion Name (judul) dan Topic Name (deskripsi diskusi), di bagian isian masing-masing. Pilih anggota

di bagian Select Members.

c. Klik Save untuk menyimpan.



© 2021 GEP

Chapter 6: Melakukan Tindakan

Bagian ini menjelaskan tindakan (actions) yang dapat Anda ambil untuk RFx.

6.1 Menerima Undangan Partisipasi RFx

Meskipun Anda telah menolak untuk berpartisipasi dalam RFx, Anda masih memiliki kesempatan untuk

berpartisipasi lagi sebelum periode respon ditutup.

1) Klik ikon Actions di sudut kanan atas acara RFx lalu klik Accept Invitation (Terima Undangan).

2) Klik Yes pada pop-up konfirmasi berikut.

3) Klik OK pada pop-up sukses.

6.2 Mengunduh Ringkasan Acara

Opsi Download Summary (Unduh Ringkasan) di bawah menu Actions membantu Anda mengunduh ringkasan RFx

dalam format MS Word.

Untuk mengunduh ringkasan:



© 2021 GEP

1) Klik ikon Actions di sudut kanan atas halaman lalu klik Download Summary (Unduh Ringkasan) dari opsi.

Ringkasan kemudian diunduh dalam format MS Word.

6.3 Mengubah Kepemilikan

Opsi Change Ownership (Ubah Kepemilikan) memungkinkan Anda untuk menetapkan kontak lain di

organisasi/perusahaan Anda sebagai Primary Responder (Responden Utama). Sehingga, anggota tim dapat

menanggapi Price Sheet dan Questionnaire.

Untuk mengubah kepemilikan:

1) Klik ikon Actions di sudut kanan atas RFx lalu klik Change Ownership (Ubah Kepemilikan).



© 2021 GEP

2) Pada pop-up berikutnya, pilih kontak yang ingin Anda buat sebagai Primary Responder dan klik Done.

3) Klik Yes pada pop-up konfirmasi.

Kontak yang Anda pilih sekarang menjadi Primary Responder yang memiliki akses dan dapat menanggapi RFx.

Pemberitahuan melalui email akan dikirim ke responden sebelumnya dan ke Primary Responder yang baru. Selain

itu, Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan akan diberitahu tentang perubahan ini melalui email.

6.4 Melihat Upload/Download Log (Log Unggah/Unduh)

Anda dapat melihat log dari semua file yang diunggah/diunduh. Semua file yang Anda unggah/unduh dari bagian

Questionnaire atau Price Sheet, untuk RFx ditampilkan, sehingga menghemat waktu Anda untuk berpindah ke

berbagai bagian untuk mengambil file.

Untuk melihat log:

1) Klik ikon Upload/Download Log di sudut kanan atas halaman RFx.



© 2021 GEP



© 2021 GEP

Chapter 7: Mengirimkan Respons

Setelah melihat semua rincian yang diperlukan pada RFx dan menanggapi kuesioner dan lembar harga, Anda dapat

mengirimkan respons Anda kepada Tim Pengadaan Barang/Jasa Perusahaan.

Klik Submit Response (Kirim Respons) di sudut kanan bawah halaman RFx untuk mengirimkan tanggapan Anda.

Setelah tanggapan dikirimkan, status acara berubah menjadi Respons Dikirimkan (Response Submitted).



© 2021 GEP

Chapter 8: Menarik Respons

Anda dapat menarik respons/tanggapan yang dikirimkan dalam RFx untuk direvisi atau dikoreksi. Tanggapan yang

direvisi kemudian dapat dikirim kembali selama waktu penyampaian tanggapan masih dibuka.

Untuk menarik tanggapan:

1) Klik tombol Withdraw Responses (Tarik Tanggapan) di sudut kanan bawah RFx yang dimaksud.

2) Klik Yes pada pop-up berikutnya.

3) Sebutkan alasan atau komentar menarik tanggapan Anda di bagian isian yang tersedia.



© 2021 GEP

4) Klik Post.

Anda juga dapat mengunggah lampiran dengan mengklik ikon Attachments.



© 2021 GEP

Chapter 9: Berpartisipasi dalam RFx Publik

RFx Publik adalah acara RFx yang dapat diakses oleh Penyedia Barang/Jasa di situs web yang tersedia untuk

umum. Semua Penyedia Barang/Jasa dapat berpartisipasi dalam acara ini. Bagi Penyedia Barang/Jasa yang sudah

memiliki akun SMART by GEP, dapat langsung login dan berpartisipasi. Penyedia Barang/Jasa yang tidak memiliki

akun SMART by GEP harus terlebih dahulu mendaftar untuk berpartisipasi dalam RFx Publik.

Sebagai Penyedia Barang/Jasa, Anda dapat melihat RFx Publik di halaman situs web publik seperti yang

ditampilkan di bawah ini:

Halaman RFx Publik menampilkan daftar acara RFx aktif dan yang sudah ditutup. RFx yang akan segera dimulai

atau sudah dimulai, akan tercantum di bawah menu Active Events; sedangkan RFx yang waktu responsnya sudah

berakhir tercantum di bawah menu Closed Events.



© 2021 GEP

9.1 Membuat akun SMART by GEP dan berpartisipasi

Jika Anda belum memiliki akun SMART by GEP, Anda harus mendaftarkan diri dan membuat akun terlebih dahulu.

1. Jika Anda ingin menanggapi Tender Terbuka/RFx Publik, tetapi tidak memiliki akun SMART dan tidak terdaftar

sebagai vendor PERTAMINA, maka:

a. Daftarkan organisasi Anda sebagai vendor PERTAMINA melalui iP2P

b. Setelah Anda terdaftar sebagai vendor PERTAMINA, Anda akan diinformasikan nomor SAP Vendor ID

c. Apabila Anda sudah memiliki SAP Vendor ID, maka akun Anda di GEP SMART sudah tersedia. Anda hanya

perlu mengaktifkannya dengan meminta tim PERTAMINA iP2P/Manajemen Vendor untuk mengirimkan

email aktivasi.

d. Klik tautan (link) aktivasi yang Anda terima di email Anda. Anda akan diarahkan ke halaman login. Setelah

Anda memasukkan detail login, sistem akan meminta persetujuan Kebijakan Privasi. Setelah Anda

menerima Kebijakan Privasi tersebut, Anda akan diarahkan ke halaman utama SMART (Workspace)

2. Login dan berpartisipasi dalam acara tersebut

3. Setelah Anda masuk, klik Manage (Kelola).

4. Scroll untuk menemukan pilihan RFx dan klik tombol Show All (Tampilkan Semua) di bagian bawah pilihan

tersebut

Pada halaman Manage (Kelola) RFx, selanjutnya Anda dapat melihat daftar RFx.

5. Klik RFx di mana Anda ingin berpartisipasi.

Anda kemudian dapat melihat pop-up konfirmasi, klik Yes



© 2021 GEP

Anda kemudian dapat melanjutkan dan menanggapi RFx seperti RFx biasa seperti yang dijelaskan dalam bab-

bab sebelumnya.

Catatan

RFx Publik dapat diakses oleh semua kontak dari organisasi Anda, setelah mereka masuk ke akun

SMART by GEP mereka. Hal ini berarti setiap kontak organisasi Anda dapat berpartisipasi dalam

RFx Publik dengan menjawab pertanyaan konfirmasi yang ditunjukkan di atas.

9.2 Menggunakan akun SMART by GEP yang sudah ada

1) Jika Anda memiliki akun SMART by GEP, klik Login di halaman situs web publik.

2) Masukkan ID dan kata sandi Anda dan klik Login.

3) Klik Manage.

4) Scroll untuk menemukan pilihan RFx dan klik tombol Show All (Tampilkan Semua) di bagian bawah RFx.

Pada halaman Manage (Kelola) RFx berikutnya Anda dapat melihat daftar RFx.

5) Klik RFx di mana Anda ingin berpartisipasi.

6) Anda kemudian dapat melihat dan menanggapi RFx seperti RFx biasa seperti yang dijelaskan dalam bab-bab

sebelumnya.



© 2021 GEP

Tentang SMART oleh GEP

GEP membantu perusahaan global beroperasi dengan lebih efisien dan efektif, mendapatkan keunggulan

kompetitif, meningkatkan profitabilitas, dan memaksimalkan nilai bisnis dan pemegang saham.

Pemikiran segar, produk inovatif, dan keahlian subjek dan domain yang tak tertandingi, serta orang-orang yang

cerdas dan bersemangat – beginilah cara GEP menciptakan dan memberikan solusi bisnis terpadu dengan skala,

kekuatan, dan efektivitas yang belum pernah ada sebelumnya.

Dengan 14 kantor dan pusat operasi di Eropa, Asia, dan Amerika, Clark, GEP yang berbasis di New Jersey membantu

perusahaan di seluruh dunia mewujudkan tujuan strategis, operasional, dan keuangan mereka.

Baru-baru ini dinobatkan sebagai Best Supplier di EPIC Procurement Excellence Awards, GEP sering dihormati

sebagai inovator dan penyedia perangkat lunak pengadaan source-to-pay terkemuka oleh analis industri dan

teknologi terkemuka, seperti Forrester, Gartner, Spend Matters, Paystream, dan Ardent Partners. GEP juga

mendapatkan penghargaan tertinggi dalam konsultasi dan layanan terkelola dari firma riset, asosiasi profesional,

dan jurnal industri terkemuka, termasuk Everest Group pada PEAK Matrices of Procurement Services Providers dan

Supply Chain Services Providers; NelsonHall pada NEAT Matrix of Global Procurement BPO Service Providers; HfS

dalam Laporan Cetak Biru Procurement-as-a-Service; dan ALM Intelligence dalam Vanguard Reports tentang

Konsultasi Pengadaan dan Konsultasi Supply Chain.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang berbagai layanan strategis dan terkelola kami yang komprehensif, silakan

kunjungi www.gep.com. Untuk informasi lebih lanjut tentang SMART by GEP, platform source-to-pay cloud-native

kami, silakan kunjungi www.smartbygep.com.

Date post:	16-Oct-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	9 times
Download:	0 times

PROSES RFX - phe.pertamina.com

Documents