Excel

Le due facce di un foglio elettronicoquarta parte

Tabelle pivot,macro e altro ancora

di Aldo Ascenti

te. Nella prima è possibiledecidere quale origine dati sidesidera analizzare e la sceltapuò cadere su un singoloelenco presente su un fogliodi lavoro, su elenchi separatimemorizzati su fogli multipli,su un'altra tabella pivot prece-dentemente generata o suun'origine dati esterna.Quest'ultima opzione impiegaMicrosoft Query che è unostrumento per l'estrazione diinformazioni da qualunquedatabase che impieghi lo stan-

Da un elenco di dati auna tabella pivot. Leinformazioni vengonoorganizzate in unastruttura a campi incro-ciati che permette ana-lisi estremamente sofi-sticate. In questoesempio si passa da unarchivio di dati di vendi-ta a una tabella compa-rativa che mostra lesomme dei valori delvenduto suddivisi peranno e per prodotto.

PrezzoL. 1I.soo.000L. 14.000.000

L. 4.000.000L. 25.soo.ooo

L. 226.000.000L. 112.400.000L. 19•.• 00.000L. ••.•• .000

L. "4.soo.oooL. 103.000.000L. 130.250.000L. 11.250.000L. 16.400.000

L. 152.400.000L. 519.600.000L. 15.000.000L. 64.000.000

L. 108.000.000L. 90.000.000L. 22.000.000L. 61.000.000L. 12.300.000

. 21.600

Quantità370-•5105i5451417212

'"4125213251442549&612532544511m123216

1999 2COl Totale com lessiYoL 340.Em.lDJ L 279.450.lDJ L 620.250.lDJ

L 3.009.600.lDJ L 3.276.400.lDJ L 6286lDJ.lDJL 2.lJ56.lDJ.lDJ L 1 949.5111.lDJ L 4 005 5lll.lDJL 4.653lDJ lDJ L 4.032.600.lDJ L 8 61156OO.lDJL 1.388.lDJ.lDJ L 1.272.lDJ.lDJ L 2.660 lDJ lDJ

L 597.700.lDJ L 950.400.lDJ L 1.548.100.lDJSI'm 'nli L 1.lE9.200 lDJ L 1.268.100.lDJ L 2337 DJ.lDJTol.le com lessivo L 13.114.DJlDJ L 13028.450.lDJ L 26142 750.lDJ

RomaMilano

PelermoSienaRomaMilano

PalermoSienaRomaMilano

PalormoSionaRomaMilano

PalormoSienaRomaMllono

PalormoSionaRomaMilano

FilialeAcc_rlAcc_rlAc.-rlAcc_rl

CPUCPUCPUCPU

Hard dilltHard dilltHard dilltHard dilltMonitorMonitorMonitorMonitorPonadllPonadllponadllPonadll

SoftwareSoftware

3

La continua ricerca di nuove funzio-nalità, anche legata al bisogno di giusti-ficare l'uscita di un'ulteriore edizione,ha portato ad includere in Excel carat-teristiche avanzate, che risolvono effi-cacemente problemi specifici ma tal-volta appesantiscono la gestione diquelli più semplici. Ci occuperemo dialcuni dei più utili strumenti "aggiunti"fino a fermarci sulla soglia di un mondopiù vasto, quello della customizzazionee programmazione in Visual Basic forApplication, la cui trattazione esuladagli scopi di questi articoli.

Le tabelle pivotSul numero precedente abbiamo

parlato di gestione dei dati tralasciandoil più potente strumento di analisi di unarchivio disponibile in Excel. La ragionedi questa omissione volontaria è che letabelle pivot sono efficaci soprattuttoquando l'archivio raggiunge dimensionipiuttosto elevate, mentre i comuni filtrisono più che sufficienti in tutti gli altricasi. Queste tabelle sono pensate perfornire un colpo d'occhio riepilogativodella banca dati, magari mescolandoinformazioni provenienti da più fogli dilavoro contemporaneamente ed evi-denziando, in modo quanto mai flessi-bile, l'aspetto di maggior interesse. Lapreparazione di una tabella pivot avvie-ne mediante un'apposita autocomposi-zione, che si avvia dal menù "dati '; allaquale si accederà sia all'atto della crea-zione che, successivamente, per ope-rare eventuali adattamenti al layoutgenerato. Un report tabella pivot vienecompletato attraverso quattro scherma-

70 MCmicrocomputer n. 202 - gennaio 2000

lcom. usa•.••••Excel

L. 154 750 cmL. 162 60100JL. 170.m(OJL. 132.(OJ.cm

62025lIDlL 1 470 4OO.cmL. 1!J31.601croL. 1.732.O:llcroL. 1.102.cm.cro

6200XlDllL. 996.cro.croL 774 250.cro

L 1 150 5(lHOJL 1,004.750 cm

4OO55lIlIllL 1,462.200.cmL. 4 001.200.((1)L. 1.764 EiOO.COJL. 1.377.600JXll

00856llIlll

.4 Tolale com lessivo

(Xl)

(Xl)

(Xl)

(Xl)

5lIDlL:Jì(Um.()]]L 459.6llJ.lDJL 577.600.(1))L 398.COl.OOJ

17952IIDJJL 4OO.750.cmL 241.25000L 293.250,()]]L 161,lDHDJ

ltQi2500XlL 195,cm.cmL 965.EOJ.cmL 467.4OO.cmL 224.4OO.cm

18726IDDJ

"'"

L 31O.EOl.OOJL 446.400.cmL 444.400.cmL. 134.IDJ.cro

13:l56ODllL 233.5OO.croL 205.250,(0)L 276.5OO.OCIJL 331COlcro

1050250DJL. 417.6(1l(OJL. B:E.400.COJL. 597.600.COJL 346.EOJ.COJ

21!ll4lIDIl

•• ~. . •• ,.. . ~Il

T...r-""l,Pln! '-111

'~ .", I,~

••• - ~.,: J: ~ ~~.rr~liF"[P-Il

ProdottoBevande Sur elati Totale compI. !

L.3.522.000 L. 10.201.000 L 13.723.000'L.8725.000 L 7.889.000 L 16.614.000

12.247000 L. 18.1BJ.000 L. 30.337.000L 5.594.000 L 7.265.000 L 12.859.000L 5.461.000 L.668.000 L.6.129.000

11.055.000 L 7933000 L 18.988.000_,?~,3';J?,~_~_~.023000 L 49.325.000

I Dati rlepHogatl1

L55L44LBL33

16L 612.EOJ.cmL 653.200.0CIJL 264.EOJ.cmL 266.EOJ.cm

1797EDlXJ)L 182.750.cmL tlB.cm.COJL. m.cm,croL 300.500,(0)1=

mente per ciascuna città. Unavolta creata la tabella si potràpassare dalla situazione globa-le a quelle specifiche di Romao Palermo semplicementefacendo c1ic sull'apposito pul-sante. Aggiungendo molticampi, le tabelle pivot posso-no diventare decisamente piùcomplicate da leggere e dagestire, allontanandosi dall'ob-biettivo di realizzare un'analisichiara e compatta. Ad ognimodo, per chi volesse cimen-tarsi in tabelle organizzate su

più campi riga o colonna, va ricordatoche l'ordine con cui le intestazioni ven-gono inserite nelle diverse aree duran-te l'autocomposizione si rifletterà, conun preciso criterio gerarchico, sullayout finale e la distribuzione dei sub-totali. Quando una tabella pivot diventatroppo grande o si vogliono avvicinarealcune aree che faranno parte di un

MilanoPalermo

RomaSiena

TaII.1a plwl rlsultant.

• Che cos'è una tallella piwtl • Benco o dalabasel

Agente Mese Prodotto! Vendite Area

I Trasc~nto dei ~uls~ntidei campi perriorg~lare t d2lli~

Totale Hard dlsk

Monitor

Totale AccessoriCPU

Totale CPUHard disk

Somma di Prezzo ~

Accessori

Tabelle plvot: analisi Interattlva del dati

m~MIC~o~ItEHCd~ rir, ~l~ ":A.'~

---~- - - ---,-----" M'l"I0101l f lIc,,1 jllvol ,,/$ - -'r;Jj~~-----'~----------------F7":1 • ~ ., I· l" ~ ";- Q, .~ ~ -- - ~- -;_-~ - - I 'l mi31:-ri :'_'I~

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menti necessari. Ad esempio, basteràfare doppio c1ic sull'area dati per cam-biare la somma in media, scegliendol'operazione desiderata da un appositoelenco. Se si trascina un'intestazionedi campo nell'area "pagina" il layoutdella tabella generata sarà specificoper i diversi valori di quel campo, che sipotranno scorrere con un menù a ten-dina. Quindi l'e-sempio di cuisopra potrebbeessere adattatoaggiungendo all'a-rea "pagina" ilcampo "città" cosida ricavare i totalidelle vendite annoper anno separata-

Sfruttando il campopagina si è definita unatabella in più scherma te,selezionabili agendo sulmenù del campo"anno ': La barra deicomandi flottante inclu-de pulsanti per aggior-nare i dati, modificarnel'orientamento e tornareall'autocomposizione.

Lautocomposizione. checonduce alla realizzazio-ne di una tabella pivot, èuna procedura quantomai intuitiva. Basta infat-ti trascinare nelle diver-se aree dello schema icampi desiderati e ilgioco è fatto.

La guida in linea di Excelspiega con chiarezza lastruttura di una tabellapivot, che può assume-re forme tanto più com-piesse quanti più campisi aggiungono nella suadefinizione.

dard ODBC (Open DataBaseConnectivity), come dBase e Access.

Presupponendo che la nostra origi-ne dati sia semplicemente un elencorealizzato in Excel, la schermata suc-cessiva ci consente di immettere lecoordinate (come riferimenti assoluti) ol'etichetta corrispondente alla zona checontiene le informazioni da analizzare.La terza fase del processo è la piùimportante e realizza la vera e propriadefinizione della tabella pivot.L:essenza del procedimento è la tra-sposizione della struttura dati origina-ria, che nella sua forma più sempliceha i valori disposti in colonne, in unaforma in cui le informazioni riepilogati-ve verranno individuate ali' incrocio didue intestazioni, disposte l'una in oriz-zontale e l'altra in verticale. Se, adesempio, l'elenco di origine è unasequenza di valori di vendita che preve-de un campo "prodotto'; un campo"anno" e un campo "venduto" si potràdisporre i prodotti come intestazione diriga, gli anni come intestazione dicolonna e, all'incrocio di questi, visua-lizzare la somma del venduto che appa-rirà distribuita per anno e per prodotto.La procedura è molto semplice: Excelmostra uno schema del layout dellatabella pivot suddiviso in tre aree cherappresentano le righe, le colonne e lazona centrale destinata ai valori da rag-gruppare; accanto a questo schemavengono elencati, sotto forma di pul-santi, i nomi dei campi presenti nell'ar-chivio di partenza. Basterà, quindi, tra-scinare nell'area delle righe il pulsanterelativo ai prodotti, nella zona dellecolonne quello relativo agli anni e nel-l'area dati il campo "venduto'; che com-parirà, per default, come "somma divenduto': L:ultima fase dell'autocompo-sizione prevede la scelta di inserire latabella in un foglio preesistente o in unnuovo foglio da aggiungere alla cartellacorrente, e con un clic su "fine" ilgioco è fatto. Per operare su una tabel-la pivot Excel mette a disposizioneun'apposita barra di pulsanti di cuiquello con il punto esclamativo serveper aggiornare la tabella stessa dopoche sono intervenuti cambiamenti neidati di origine. Contrariamente a quan-to avviene per le formule o i grafici,infatti, l'aggiornamento di una tabellapivot non è una procedura automatica,ma viene eseguita su richiesta dell'u-tente. Per cambiare la struttura dellatabella, includendo nuovi campi o cam-biando la formula con cui sono rag-gruppati i dati, basta rieseguire l'auto-composizione ed effettuare gli adatta-

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IriltOlDiiiii.;Qiiia~Excel

Filiale Quantità441.483

91011

PrezzoL. 13.114.300.llOOL. 13.02U50.ooo

L.26.142.760.ooo

L:archivio può essere strutturato usando la funzione subtotali che sfrutta una delle operazioni possibili per raggruppare ivalori numerici, offrendo visualizzazionl par-ziali, molto utili per realizzare report da mandare in stampa.

Con la format-tazione condi-zionale siusano lepotenzialitàgrafiche diExcef perapplicare unostile ai dati cherispondono adeterminatecondizionidando ad essiimmediatavisibilità.

grafico, è spesso utile nascondere lerighe o le colonne dei valori superflui.A tal fine basterà un doppio clic sultitolo del campo per far apparire unafinestra di dialogo in cui si possonoselezionare gli elementi da nasconde-re. La stessa finestra è una via, alterna-tiva all'autocomposizione, per cambia-re l'orientamento del campo, la formu-la dei subtotali o l'etichetta visualizzata.

I subtotaliUn modo più immediato per ricava-

re qualche informazione di riepilogodal nostro archivio passa attraversol'uso dei subtotali. A tal fine l'elencodeve essere ordinato, si potrà poi pro-cedere attivando il comando" subtota-li" dal menù "dati ': La finestra di dia 10-

go che appare permette di organizzarei dati in base a un campo principale,che va scelto, tra quelli presenti nell'e-lenco, nella voce" ad ogni cambiamen-to in': Si potrà poi decidere quale cal-colo effettuare e quali campi numericivalutare nell'analisi. Ne risulterà unastrutturazione dell'archivio, con la pos-sibilità di espandere o meno i diversilivelli agendo sui pulsanti che com-paiono sul lato sinistro del foglio dilavoro.

Alla fine di ogni gruppo verrannoinclusi i totali parziali desiderati, oltread una riga di riepilogo finale. La fun-zione subtotali non sostituisce letabelle pivot. che rimangono lo stru-mento in assoluto più versatile, mapermette di realizzare semplici scher-mate di riepilogo, che possono facil-mente diventare utili stampati se si è

scelto di inserire un interruzione dipagina alla fine di ogni raggruppa-mento.

La formattazionecondizionale

L.:analisi dei dati passa anche attra-verso il colpo d'occhio, ed Excel, con lesue capacità grafiche, non ha certo dif-ficoltà a far risaltare le informazioni chepiù ci interessano. Un blando esempioè la già citata possibilità di definire ilformato numerico in modo che i valorinegativi appaiano in rosso. AI di là diquesto, Excel offre un modo ben piùefficace e flessibile per mettere in evi-denza le celle i cui contenuti risponda-no a determinati requisiti: la formatta-zione condizionale. Per sfruttarla ènecessario selezionare l'area di applica-zione e scegliere il comando omonimodal menù "formato':

La finestra di dialogo che appareprevede l'inserimento guidato di una opiù condizioni, che si possono crearecol pulsante "aggiungi'.' Ogni condizio-ne può essere definita sul contenutodelle celle o attraverso una formula che

restituisca un valore booleano.Scelti i criteri, sarà poi possibileagire sul pulsante "formato" perdefinire quali caratteristiche esteti-che dovranno assumere le celleche li soddisfano. E' possibile, adesempio, far colorare di rosso losfondo di tutte le celle il cui valoresia inferiore a un limite prefissatoe, contemporaneamente, rendereverdi quelle che contengono lecifre più alte.

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,-- •..•...Excel

Si conclude, così, questa sezionedel Come Usare dedicata ad Excel. Neiprossimi numeri, infatti, ci occuperemodi altri programmi di uso altrettantocomune. Speriamo di aver tracciato unquadro di Excel in particolare e deimoderni fogli elettronici in generale,quali strumenti davvero versatili ecompleti. Ad ogni modo, il vero van-taggio di avere un'idea complessivadelle funzionalità di un programmaconsiste nel sapere esattamente cosanon può fare. Ovvero di riconoscerequando è più semplice o convenienteaffidarsi a strumenti più specifici piut-tosto che sprecare tempo combatten-do con le funzioni avanzate. Arrivedercial prossimo numero e buon lavoro conExcel. tIlS

Conclusioni

che compare in un'apposita finestrella,ogni azione che compiremo sulla car-tella di lavoro verrà registrata e potràessere rieseguita in qualsiasi momen-to. Un apposito bottone permette, inol-tre, di scegliere se la macro dovrà con-siderare i riferimenti alle celle modifi-cate come assoluti o relativi, con leovvie conseguenze sulle successiveesecuzioni. Una volta create dellemacro, queste potranno essere ese-guite in molti modi: usando il menù"strumenti/macro/macro'; attraverso lasequenza di tasti da noi stessi definitao, più comodamente, assegnando lamacro ad un oggetto grafico. Infatti, sesi inserisce un disegno nel foglio dilavoro o si traccia una delle "forme"messe a disposizione delle applicazionidi Office, sarà possibile c1iccarvi sopracon il tasto destro e scegliere" asse-

gna macro" per associare unadelle macro precedentemen-te registrate all'oggetto, inmodo tale che c1iccando su diesso la macro inizi la sua ese-cuzione.Per dare un occhiata alla strut-tura di una macro basta sce-gliere "modifica" dal suomenù di esecuzione. Quellache si apre è la finestra di svi-luppo di Visual Basic, attraver-so la quale i pro-

grammiMicrosoftpossonoesserecompleta-mente per-sonalizzati.

Questa finestra di dialogo è tutto quel che serve per avviare ilregistratore di macro di Excel.

Visual Basic di Microsoft, la cui cono-scenza è necessaria per un impiegoveramente efficace. Ad ogni modo,esiste un semplicissimo strumento pergenerare macro senza scrivere unariga di codice, che si attiva dal menù"strumenti/macro/registra nuovamacro': Assegnato un nome alla nostranuova macro e definita un' eventualecombinazione del tasto" ctrl" con unalettera, per avviarla più comodamente,è possibile iniziare la creazione facen-do clic su "ok': Da questo momentofino alla pressione del pulsante di stop,

Le celle commentate si riconoscono per il triango-lino rosso e sono il mezzo più elegante e discretoper dare spiegazioni e registrare memorandum.

Se si usano i tool graficidi office per aggiungereforme o immagini a unfoglio di Excel, è possibi-le assegnare una macro aciascuna di esse. Lamacro si attiverà ad ogniclic del mouse sull'ogget-to stesso.

Le macro di ExcelUna macro non è altro che una

sequenza di azioni che il programmapuò eseguire in sequenza. In effettimacro sta per macro istruzione, laddo-ve per istruzione si intende un singolocomando come "seleziona una cella" o"attiva il grassetto': L:utilità delle macroè legata alla necessità di automatizzaredelle procedure cheandrebbero altri-menti eseguitemanualmente. Lemacro di Excelsono realizzate inun linguaggio che èun sottoinsieme del

Talvolta è utile mantenere su foglidiversi le informazioni da usare in ungrosso progetto. Addirittura qualchevolta è auspicabile che i fogli non si tro-vino nemmeno sulla stessa macchina.Con il comando "consolida" del menù"dati" è possibile trasformare il fogliocorrente in un riepilogo generale delleinformazioni prelevate altrove, selezio-nando le aree e i fogli desiderati e rag-gruppando le informazioni attraversouna semplice formula come "somma ';"media" e così via. L:importante è fareattenzione affinché le aree presceltesiano compatibili, come quantità e tipo-logia delle informazioni, con il calcoloda effettuare.

Quando un foglio di lavoro diventacomplesso e deve essere usato damolte persone, è utile includere com-menti di spiegazione alle celle di signi-ficato più oscuro. Per ottenere questobasta fare clic con il tasto destro sullacella da commentare e scegliere" inse-risci commento': I commenti appariran-no, in appositi riquadri, ogni qualvoltasi passerà con il mouse sulla cellacommentata, individua bile tramite untriangolino rosso presente nell'angolosuperiore destro.

Il consolidamento

Inserire commenti

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