RAPPORT D’AUDIT INTITULE DU PROGRAMME · 2. Nous avons effectué notre audit selon les normes...

N°1527 Av. Colonel Mondjiba-Kinshasa /Ngaliema, RDC

Août 2012

PROGRAMME TRIENNAL

RAPPORT D’AUDIT

INTITULE DU PROGRAMME

Autonomisation effective, l’épanouissement des femm es congolaises,

la durabilité et la pérennité des mouvements des fe mmes congolaises

( programme triennal ) et Gestion de l’année 2010

Période Prévue : de 2011 à 2013 (3 ans) pour le programme et l’anné e 2010

Période examinée : Exercice 2011 (AN 1), soit d’avril 2011 à mars 201 2 et

l’année :2010

BBuurreeaauu dd’’EEttuuddeess eett dd’’eexxppeerrttiissee ppoouurr llee DDéévveellooppppeemmeenntt ddeess AAffffaaiirreess eett ddeess PPrroojjeettss

CCaabbiinneett EExxppeerrtt CCoommppttaabbllee AAggrréééé ;; Ord. N° 018/94 Bukavu -RDC

2

SOMMAIRE

1. OPINION DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LE RAPPORT FINANCIER……………3

2. PRESENTATION ET GESTION FINANCIERE DU PROGRAMME 2011 – 2013…………6

3. ETAT DES RESSOURCES ET DES EMPLOIS DU PROJET 201 0 ………………………14

4 .ETAT DES RESSOURES ET DES EMPLOIS DU PROGRAMME 2 011-2013…………….

5. LETTRE DE GESTION…………………………………………………………………………..31

6. ANNEXES...……………………………………………………………………………………….36

3

1. OPINION DE L’AUDITEUR INDEPENDANT SUR LE RAPPORT FINANCIER

CONSOLIDE DU PROGRAMME TRIENNAL (PREMIERE ANNEE)

Autonomisation effective, l’épanouissement des femm es congolaises, la

durabilité et la pérennité des mouvements des femme s congolaises

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A Madame la Présidente du Conseil d’Administration du FFC

N° 1527 Av. Colonel Mondjiba-Kinshasa /Ngaliema, RD C

Certification de l’état des dépenses

1. Nous avons examiné l’état des ressources et dépenses du Programme du FFC pour

l'exercice terminé le 31 mars 2012, soit sa deuxième année d’exécution. Cet état relève de la

responsabilité de l’administration du Programme du FFC. Notre responsabilité consiste à

exprimer une opinion sur ce rapport financier qui se fonde sur notre audit.

2. Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d’audit. Ces normes

requièrent que l’audit soit planifié et réalisé en vue d’obtenir l’assurance raisonnable que le

rapport financier consolidé reflète à cette date de manière exhaustive les recettes et les

dépenses effectives et réelles du Programme. Notre audit a consisté en l’examen, par

sondages, des éléments probants justifiant les montants et les informations données par le

rapport financier consolidé. Il a consisté également dans l'appréciation des principes

comptables suivis par la Direction du Programme, ainsi que la présentation d’ensemble de

ce rapport financier consolidé. Nous estimons que notre audit constitue une base

raisonnable pour l’expression de notre opinion.

3. Le rapport financier est préparé sur base des dépenses de caisse conformément aux

exigences des divers bailleurs de fonds. Sur cette base, les dépenses de trésorerie sont

reconnues lorsqu’elles sont payées plutôt que quand elles sont engagées. (Cash basis)

4. A notre avis, le rapport financier consolidé mentionné ci-dessous, présente fidèlement,

dans tous ses aspects significatifs, les recettes et les dépenses du Programme au cours de

l'exercice terminé le 31 mars 2012 conformément aux exigences de vos financeurs.

5. Sans remettre en cause notre opinion exprimée au paragraphe 4, nous voulons attirer

l’attention sur les points suivants contenus dans les termes de référence de cet audit :

5.1 A part le point soulevé au paragraphe ci-haut, nous n’avons pas relevé d’anomalie

majeure en ce qui concerne la conformité des dépenses au budget. Les débours ont été -

effectués selon le plan des activités et les budgets tels que prévus dans les accords et

documents du Programme. Les activités planifiées ont été réalisées comme prévu.

5

5.2 La majorité des décaissements sont supportés par une documentation suffisante

contenant toutes les pièces justificatives probantes gardées en originaux par le Programme

en dehors de ceux là mentionnés dans le présent rapport.

5.3 Les rapports financiers consolidés sont présentés de façon correcte et complète.

5.4 D’après notre examen, les systèmes de contrôle interne mis en place par le bénéficiaire

offrent une assurance raisonnable de gestion appropriée des fonds du Programme et sont

conformes à la base contractuelle de ce dernier. Cependant, une attention doit encore être

orientée vers l’analyse des pièces justificatives avant leur comptabilisation.

5.5 La situation de trésorerie présentée par le Programme ne comporte pas d’inexactitudes

significatives. Selon nous, les engagements et paiements mentionnés ci-dessous que nous

avons audités, ont été réalisés correctement et conformément à la base légale et

contractuelle du Programme. Le solde de trésorerie à la fin de la période est positif de USD

69 875,5 détaillé dans le présent rapport.

5.6 FFC n’a pas reçu des actifs et des équipements pendant la période sous revue.

5.7 La Directrice du FFC s’est assuré de la préparation des rapports de suivi et évaluation

des activités de fonds et des systèmes de gestion du Programme.

Ce rapport est destiné uniquement à l'information et l'utilisation du FFC et de ses financeurs.

Fait à Kinshasa, le 11 août 2012

L’Auditeur Principal

Anatole BASHUGI BAHOGWERHE Expert Comptable Agréé

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2. PRESENTATION ET GESTION FINANCIERE DU

PROGRAMME

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2.1. Présentation du Programme

2.1.1. Contexte

Dans le contexte actuel de la R.D.Congo, la femme et la fille sont confrontées à des

multiples pressions, du fait de la situation de non paix, d’insécurité générale, de violences

sexuelles à grande échelle dans un contexte criant de pauvreté et de faiblesse d’accès aux

services sociaux de base. En effet, sur son parcours quotidien, elle fait face à des défis

majeurs liés notamment à l’éducation, à la santé, à l’accès à la justice, à la participation à la

gouvernance locale et à son autonomisation. Elle est rendue plus vulnérable du fait de sa

marginalisation sociale, alimentée par les aspects historiques d’ordre sociologique, culturel

et politique. Sa marginalisation se manifeste à travers la discrimination dont elle est objet, les

inégalités, l’injustice et d’autres facteurs de son exclusion que les guerres ont exacerbés.

Elle manque cruellement de ressources pour ses stratégies de survie et d’autopromotion.

Aussi ses capacités font preuve de beaucoup de limites mesurées aux multiples sollicitations

de son milieu. La faible conjoncture internationale n’offre pas plus d’opportunités d’appui

depuis que se raréfient les agences d’aides. En effet, les bailleurs de fonds sont de plus en

plus préoccupés par d’autres priorités régionales et thématiques. Le risque s’élargit d’isoler

les demandes d’aides des organisations des femmes frappées par la crise de la RDC. Ce

risque est plus ressenti dans les zones gravement affectées dans la partie orientale où le

contexte sécuritaire, humanitaire et économique inflige des revers aux acteurs qui encadrent

les initiatives à la base. La multiplicité des agences déployées sur terrain, œuvrant sans

réelle coordination de leurs efforts, la modicité des résultats des différents projets et

l’absence de professionnalisme visibles chez nombreux acteurs financés sont des motifs qui

démobilisent de plus en plus les donateurs. Le problème de l’inadéquation des mécanismes

de suivi et évaluation face au champ que couvre le grand territoire qu’est la RDC et le faible

niveau d’organisation des structures œuvrant pour les femmes ne sont pas des facteurs

encourageants face à des donateurs soucieux de contrôler l’impact de leurs apports sur la

vie des bénéficiaires et de leurs communautés.

Deux besoins sont certains, celui d’une part d’organiser, de coordonner, de

professionnaliser, de crédibiliser la démarche des acteurs intervenant aux côtés des

femmes et d’autre part, celui d’un fonds de proximité, spécialisé dans l’appui aux projets

d’autopromotion des femmes nécessiteuses de réintégration. D’où l’idée d’instituer un fonds

doté de la mission de mobiliser les donateurs autour d’un panier de convergence des

finances, d’appui aux priorités sélectionnées suivant les critères et de monitoring sur les

impacts dans la vie des femmes et de leurs communautés. Cette idée relève de l’urgence

d’innover dans les stratégies de mobilisation des fonds quand la tendance reflète la

contradiction entre l’effritement des fonds et la montée en flèche du nombre des

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nécessiteuses. Abandonnées, elles deviennent un poids désastreux sur les communautés.

Voila pourquoi les femmes CONGOLAISES ont lancé l’idée de créer un FONDS POUR LES

FEMMES CONGOLAISES pour soutenir leurs actions à la base et construire ainsi leur

mouvement.

2.1.2 Objectifs du Programme

Contribuer à l’essor de l’action collective des femmes /filles congolaises afin d’avoir un

impact réel, visible et holistique dans leurs vies et leurs communautés

2.1.2.1 Objectifs spécifiques du Programme

- Institutionnaliser le fonds pour les femmes congolaises ;

- Mobiliser des nouvelles ressources pour les organisations des femmes congolaises ;

- Subventionner et renforcer les capacités de 50 organisations des femmes/filles

congolaises dans 3 ans ;

- Créer une nouvelle culture philanthropique pour les droits des femmes en RDC.

2.1.3 Axes d’intervention du Programme :

- Appuis financiers aux organisations et groupes des femmes/filles à la base ;

- Renforcement des capacités organisationnelles et programmatiques des organisations et

groupements féminins dans les provinces du Nord-Kivu, Sud-Kivu, Maniema, Province

Orientale (Ituri) et Kinshasa)

- Plaidoyer et lobbying;

- Fund Raising;

- Coordination et gestion du fonds ;

2.1.4. Mise en œuvre du Programme pour la première année :

- Dotation du fonds d’un bureau ;

- Equipement du bureau ;

- Amendement et légalisation des statuts approuvés

- Identification des potentiels bailleurs des fonds (organisations, fondations privées,

institutions des Nations Unies) ;

- Récolte des informations sur le domaine d’intervention, les priorités thématiques, le

niveau d’appui et le cycle de financement des potentiels bailleurs identifiés

9

- Rédaction des projets standards et personnalisés et soumission auprès des bailleurs

identifiés

- Suivi des projets soumis

- Les sensibilisations faites lors des rencontres d’information et contacts personnels sur le

travail du FFC par le staff et les conseillères ont fait que quelques personnes et

organisations ont contribué financièrement sur le travail du fonds ;

- Actuellement, le fonds est en contact avec The American School of Kinshasa, TASOK en

sigle, qui a l’habitude d’organiser chaque année une manifestation de bienfaisance pour

appuyer les femmes. Dans les années passées, le fonds récoltés était destiné à une

organisation internationale. Mais cette année, une course était organisée le 12 mai pour la

récolte des fonds. Le FFC a bénéficié ces fonds qui était récoltés lors cet évènement ;

- Des échanges d’expériences et des bonnes pratiques entre les bénéficiaires des

subventions ;

- Renforcement des capacités des organisations bénéficiaires et non bénéficiaires des

subventions sur la gestion des cycles des projets et mobilisation des ressources ;

- Participation aux conférences internationales ;

- Evaluation a mis parcours des projets appuyés

2.2. Gestion financière et comptable du Projet

2.2.1. Organisation comptable et financière

Le financement des divers bailleurs de fonds sont transférés dans le compte du FFC ouvert

à la Banque Internationale de Crédit (BIC) à Kinshasa, compte n° 24011324201-97, tenu en

USD et au compte n° 24011324202-94 tenu en Euro. A partir de ces comptes, FFC effectue

des approvisionnements de la caisse et transfert aux bénéficiaires ayant des comptes.

2.2.2 Principes Comptables

Les dépenses sont comptabilisées suivant le principe du cash basis, elles ne sont reconnues

que quand elles sont effectivement payées.

Les rapports financiers du Programme sont présentés sur base des mouvements d’entrée et

de sortie de trésorerie (cash basis). Les ressources (avances de fonds) sont comptabilisées

lorsque le compte bancaire du Programme est crédité tandis que les dépenses les sont au

moment de leur décaissement effectif.

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2.3 Mission de l’audit

2.3.1 Objectifs

Suivant les termes de référence, notre mission a porté sur le contrôle des dépenses liées à

l’utilisation des diverses subventions de ce Programme triennal, relatif à la mise en œuvre du

Programme « Autonomisation effective, l’épanouissement des femm es congolaises, la

durabilité et la pérennité des mouvements des femme s congolaises ».

Suivant les termes de référence, l'objectif de cet audit est de fournir aux administrateurs du

FFC et ses partenaires financiers une certification avec une assurance raisonnable et

s'assurer que les ressources de ses partenaires financiers ont été gérées en conformité aux

directives de la bonne gestion de fonds d'intervention prévues dans le cadre de ce

Programme triennal, relative à la mise en œuvre du Programme « Autonomisation

effective, l’épanouissement des femmes congolaises, la durabilité et la pérennité des

mouvements des femmes congolaises ».

2.3.1.1. Tâches

Les tâches non limitatives que l’auditeur est appelé à effectuer pour à arriver à bâtir sa

conviction sur les états financiers et rapports du partenaire se présentent comme suit :

- Réaliser des procédures visant à recueillir des éléments probants, suffisants et

appropriés, en conformité avec les normes de vérification généralement reconnues et

déterminer avec une confiance raisonnable si les rapports financiers consolidés définitifs

produits par FFC à la fin de la première année de ce Programme sont exempts

d'anomalies significatives ;

- Déterminer si des contrôles internes adéquats sont en place et fonctionnent

efficacement ;

- Déterminer si les procédures de marchés adéquats sont en place et sont toujours

respectés ;

- Effectuer des tests des transactions et de l'existence, la propriété des actifs jugés

nécessaires ;

- Acquérir une compréhension des systèmes de comptabilité et de contrôle afin d'évaluer

leur adéquation en tant que base à la préparation des rapports financiers consolidés ;

Evaluer les rapports financiers afin de déterminer si le Programme « Autonomisation

effective, l’épanouissement des femmes congolaises, la durabilité et la pérennité des

mouvements des femmes congolaises » a été livré en conformité avec les dispositions du

protocole d'accord et de ses clauses qui régissent le plan de travail et le budget convenu ;

- Évaluer si FFC a réalisé de l'économie, efficience et efficacité dans l'emploi ou l'utilisation

des ressources disponibles pour les objectifs du Programme ;

11

- d'obtenir des preuves suffisantes et pertinentes pouvant nous permettre de parvenir à des

conclusions raisonnables à partir des informations fournies par FFC ;

- Présenter le budget et en cas de variation entre les dépenses prévues et réelles, le

préciser et l’expliquer de manière adéquate ;

- Identifier clairement et de déterminer le déficit du solde du fonds non dépensé dans le cas

échéant ;

- Lister les stocks achetés dans le cadre du Programme (non consomptibles acquis pour

une valeur d’au moins USD 1 500) ;

- Vérifier si la performance financière du Programme est justifiée en termes de prestation

de l'aide au Programme ;

- Produire un rapport d'audit avec des recommandations afin d’améliorer le système de

contrôle interne du Programme

Examiner également les questions ci- après et faire rapport à tout égard sur la mesure de

non satisfaction :

- Que les registres comptables sont appropriés et les preuves documentaires adéquates

ont été maintenues par FFC pour toutes les transactions financières menées dans le

cadre du Programme et que des informations adéquates et fiables sont obtenues à partir

des endroits qui n'ont pas été visités par nous ;

- Que les rapports financiers présentés correspondent aux documents comptables et autres

données et informations pertinentes ;

- Que toutes les informations et explications que nous estimons nécessaires ont été

obtenues aux fins de leur examen par l’auditeur ;

- Que les informations obtenues auprès la direction du FFC sont cohérentes avec le rapport

financier consolidé final ;

- Que FFC a pleinement respecté les termes et conditions du protocole d'accord et des

annexes associés ainsi que le budget du Programme.

2.3.2. Etendue de l’audit

L’audit des dépenses du contrat de subvention couvre :

- La vérification du respect des clauses des contrats de subvention ;

- L’examen de la conformité et de l’éligibilité des dépenses avec le budget du

Programme triennal

2.3.3. Méthodologie Utilisée

Notre démarche méthodologique a essentiellement consisté à vérifier au moyen des

contrôles substantifs, le respect et l’application des règles du guide des procédures

internationales et procédures généralement admises. Les procédures de gestion rédigées et

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mises en place par le partenaire de mise en œuvre du Programme triennal ont aussi été

utilisées comme base de nos contrôles.

Nous avons parcouru toutes les dépenses de la période. Nos travaux se sont poursuivis par

des contrôles et tests de validation.

Les stratégies que nous avons utilisées se résument comme suit :

- Prise de contact avec le partenaire concerné ;

- Examen des procédures et du contrôle interne ;

- Vérification de l’intégralité de toutes les dépenses liées au contrat de subvention ;

- Examen des comptes et des états financiers ;

- Vérification de la trésorerie.

2.3.4. Informations sur l’objet du contrôle des dép enses pour le programme triennal 2011 – 2013

Intitulé du contrat de subvention

Programme triennal : Autonomisation effective, l’épanouissement des femmes congolaises, la durabilité et la pérennité des mouvements des femmes congolaise

Pays REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

Bénéficiaire FFC N° 1527 Av. Colonel Mondjiba-Kinshasa /Ngaliema, RDC

Ligne budgétaire du contrat de subvention PROGRAMME TRIENNAL (PREMIERE ANNEE)

Base légale du contrat de subvention Convention

Date de début de l’Action Du 01 avril 2011 au 31 mars 2012

Date d’expiration de l’Action 31/03/2013

Coût total de l’Action pour l’an 1. USD 357 758

Montant maximal de la subvention reçu des partenaires financiers intervenants directements dans le programme triennal dont OAK FOUNDATION ; PROVICTIMI’S et MAMA CASH

USD 363 024,25 soit 114,7 %

Subvention reçue en dehors du Programme auprès de droits et démocratie

USD 52 930,71

Autres donateurs personnes physiques ayant appuyé le Programme pendant la période sous examen (Association CHRIST ROI ; TUMAINI ; DON BOSCO MBO ; FEMME DE L’ITURI ;FEMMES PAYSANNES DE BENI ; JOSE MALIMUKONO ; DORIS BUSS ; FEMMES DE LA PAROISSE NYAKASANZA ; PAMA ; MARCELLIN CISHAMBO .

USD 962,92

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Montant total reçu à ce jour de l’autorité contractante divers bailleurs de fonds) par le bénéficiaire (FFC) après la première année du programme triennal

USD 416 917,88

PARTENAIRES FINANCIERS OAK FOUNDATION ;PROVICTIMI’S ; MAMA CASH ;DROITS ET DEMOCRATIE et diverses intervenants personnes physiques et morale localement ;

Auditeur

BEDAP SPRL Bureau d’Etudes et d’expertise pour le Développement des Affaires et des Projets Cabinet Expert Comptable Agréé ; Ord. N° 018/94 Bukavu-RDC Tél : (+243) (0) 99 7 79 8230 E-mail : [email protected]

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3. ETAT DES RESSOURCES ET DES EMPLOIS POUR L’ANNEE 2010

(avant le lancement du programme triennal 2011 - 20 13

PROJETS FINANCES PAR OAK FOUNDATION

Titre du Projet : Core support

1. LES RECETTES

Période ( ANNEE 2010)

Monnaie : en Dollars US

Commentaires :

Pendant l’année 2010 le FFC a bénéficié d’un financement évalué en USD 79 000 en provenance de AOK FOUNDATION

DESIGNATION Montant en USD

Période de réception

Premier virement effectué par AOK FOUNDATION 4 700 06/07/2010 Deuxième et dernier virement effectué par AOK FOUNDATION avant le début de du programme triennal de 2011 - 2013

75 000 26/07/2010

TOTAL RECETTES DU PROJET DE L’ANNEE 2010 79 700

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PROJETS FINANCES PAR OAK FOUNDATION


1. LES DEPENSES

Période (ANNEE 2010)


ACTIVITES Apport Annuel Dépenses ECATS

Taux de consommation

USD USD USD USD

Direct support to target population

Subventions des organisations 25 000,00 25 000,00 0,00 100,00%

Renforcement des capacités 8 630,00 9 500,00 -870,00 110,08%

S/Total 33 630,00 34 500,00 -870,00 102,59%

Consultants and other contracted services

Consultants et services contractuel 7 000,00 6 630,00 370,00 94,71%

S/Total 7 000,00 6 630,00 370,00 94,71%

Travel and Conferences

Voyage pour la mobilisation des fonds 5 000,00 4 850,00 150,00 97,00%

Participation aux conférences internationales 3 500,00 3 560,00 -60,00 101,71%

voyages et mission des services pour le staff 3 780,00 3 570,00 210,00 94,44%

S/Total 12 280,00 11 980,00 300,00 97,56%

Equipment & capital expeenditure

Loyer Bureau& Maintenance 2 000,00 2 000,00 0,00 100,00%

Eau et Electricité 230,00 220,00 10,00 95,65%

Location véhicule 2 500,00 2 500,00 0,00 100,00%

Achat carburant 850,00 800,00 50,00 0,00%

Fournitures de bureau 540,00 472,00 68,00 87,41%

Communication (Téléphone, internet,etc...) 880,00 880,00 0,00 100,00%

Conception et impression outils de gestion 400,00 400,00 0,00 100,00% Achat matériel et équipements de bureau et ordinateur

2 500,00 2 350,00 150,00 94,00%

S/Total 9 900,00 9 622,00 278,00 97,19%

Other

Abonnement internet 2 720,00 2 720,00 0 100,00%

Couvertures médiatiques 1 500,00 1 567,00 -67 104,47%

Reunions avec Ministère du Genres et Associations feminines de kinshasa 1 000,00 604,00 396 60,40%

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Frais bancaires 500,00 500,00 0 100,00%

S/Total 5 720 5 391,00 329 94,25%

Indirect overhead

Assemblée générale constitutive et d'adoption des textes ;

1 000,00 1 000,00 0,00 100,00%

Demarches Administratives 1 000,00 1 000,00 0,00 100,00%

Distributions des dépliants 250,00 250,00 0,00 100,00%

Divers frais Administratif 2 195,00 2 195,00 0,00 100,00%

S/Total 4 445,00 4 445,00 0,00 100,00%

Formation des membres du FFC par Mme TINA THIART

Transport des participants 450,00 450,00 0,00 100,00%

Restauration des participants 450,00 450,00 0,00 100,00%

Location salle de formation 150,00 150,00 0,00 100,00%

Achat fournitures pour la formation 75,00 75,00 0,00 100,00%

Interpretariat 200,00 200,00 0,00 100,00%

S/Total 1 325,00 1 325,00 0,00 100,00%

Coût du personnel

Secretaire permanente 5 400,00 5 400,00 0,00 100,00%

S/Total 5 400,00 5 400,00 0,00 100,00%

TOTAL GENERAL 79 700,00 79 293,00 407,00 99,49%

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SOLDE DE TRESORERIE AU 31/03/2011

Organisation de l’organisation : FONDS POUR LES FEMMES CONGOLAISE (FFC)


DESIGNATIONS MONTANT EN DOLLARS SOLDE D'OUVERTURE (Au 01/03/2010) EN CAISSE FFC 0,00

EN BANQUE BIC : compte en USD 0 ,00 B.C : compte en EURO 0 ,00

Sous total (1) 0 ,00 LES ENCAISSEMENTS ANNUELS

1 OAK 79 700 2 AUTRES DONATEURS 0,00 3 FFC 0

Total encaisse(2) 79 700 TOTAL RECETTES(1) +(2)= (3) 79 700 DECAISSEMENTS

1 OAK 79 293 TOTAL DECAISSEMENTS (4) 79 293

SOLDE DE CLOTURE AU COMPTE DES SOLDE RESTANT PAR PARTENAIRES FINANCIERS

1 OAK 407 2 AUTRES DONATEURS 0 ,00 3 FFC 0 ,00

TOTAL (3)-(4) 407

COMENTAIRE :

Le USD 407 restant sur le financement de OAK pendant l’année 2010 ont servi de solde départ dans sa participation au financement triennal de 2011 – 2012 en cours d’exécution

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4. ETAT DES RESSOURCES ET DES

EMPLOIS DU PROGRAMME

TRIENAEL 2011 – 2013

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IV. LES ETATS FINANCIERS CONSOLIDES

Organisation de l’organisation : FONDS POUR LES FEMMES CONGOLAISES (FFC)

Période examinée : AN 1 DU PROGRAMME TRIENNAL

A. RECETTES PENDANT L’AN 1

Libellé OAK PROVICTIMS

MAMA CASH

DROITS ET DEMOCRATIE

AUTRES DONATEURS FFC FONDS TOTAL

Suisse SUISSE PAYS BAS CANADA PROPRES REPORT AU 1 AVRIL 2011 407 0 0 0 100,20 15 493,84 16 001,04 LES ENCAISSEMENTS DE LA PERIODE AUDITEE

Oak foundation 200 040

200 040

Provictimis

100 000

100 000

MAMA CASH 62 984,25

62 984,25

DROITS ET DEMOCRATIE 52 930,71

52 930,71

AUTRES DONATEURS 862, 92

862, 92

FFC / FONDS PROPRES 0 0

Total encaissements 200 040,00 100 000,00 62 984,25 52 930,71 862, 92 0

416 817 ,88 Total de Recettes 200 447,00 100 000,00 62 984,25 52 930,71 963, 12 15 493 ,84

432 818,92

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B. LES DEPENSES PENDANT L’AN 1 Dépenses

ACTIVITES OAK FPV MAMA CASH DROITS ET DEMOCRATIE AUTRES DONATEURS FFC Total USD USD USD USD USD USD

Direct support to target population Subventions des organisations 49 213,00 0,00 13 448,00 39 960,00 0,00 0,00 102 621,00

Renforcement des capacités 3 242,10 0,00 9 530,76 0,00 0,00 0,00 12 772,86

Echanges inter - réseaux 20 978,65 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 20 978,65

S/Total A 73 433,75 0,00 22 978,76 39 960,00 0,00 0,00 136 372,51 Consultants and other contracted services Consultants et services contractuel 8 646,00 2 655,00 2 950,00 0,00 0,00 0,00 11 596,00

S/Total B 8 646,00 2 655,00 2 950,00 0,00 0,00 0,00 11 596,00 Travel and Conferences Voyage pour la mobilisation des fonds 1 806,72 1 182,80 0,00 0,00 0,00 0,00 1 806,72

Participation aux conférences internationales 7 997,63 0,00 2 060,80 0,00 0,00 0,00 10 058,43

voyages et mission des services pour le staff 14 709,20 0,00 2 550,00 3 329,00 0,00 0,00 20 588,20

S/Total C 24 513,54 1 182,80 4 610,80 3 329,00 0,00 0,00 32 453,34 Equipment & capital expenditure

Loyer Bureau & Maintenance 2 853,87 2 852,94 8 564,17 0,00 0,00 0,00 11 418,04

Eau et Electricité 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Location véhicule 2 189,48 2 348,00 5 564,00 1 540,00 0,00 0,00 9 293,48

Achat carburant 0,00 0,00 1 485,12 890,00 0,00 0,00 2 375,12

Fournitures de bureau 925,57 942,11 931,96 228,00 0,00 0,00 2 085,53

Communication (Téléphone, internet, etc...) 3 573,17 3 710,00 4 152,09 1 000,00 0,00 0,00 8 725,26

Conception et impression outils de gestion 610,00 600,00 550,00 0,00 0,00 0,00 1 160,00

Achat matériel et équipements de bureau et ordinateur 1 894,50 2 341,64 3 333,80 0,00 0,00 0,00 5 228,30

S/Total 12 046,59 12 794,68 24 581,15 3 658,00 0,00 0,00 40 285,74 Other

Constitution fonds propre 12 600,00 3 600,00 0,00 0,00 0,00 0,00 12 600,00

Fonds d'évacuation d'urgence 2 850,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 850,00

S/Total 15 450,00 3 600,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15 450,00 Indirect overhead

Frais administratifs 1 439,35 3 092,32 0,00 300,67 0,00 0,00 1 740,02

Frais bancaires 5 930 ,36 3 860,67 3 178,47 597,00 0,00 0,00 13 566,5

Audit 6 960,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 6 960,00

21

Divers 0,00 0,00 1 270,00 0,00 0,00 0,00 1 270,00

S/Total F 14 329,71 6 952,99 4 448,47 897,67 0,00 0,00 26 628,84 Coût du personnel

Directrice 21 151,84 14 040,61 0,00 0,00 0,00 0,00 21 151,84

Foundraiser 0,00 0,00 1 160,00 0,00 0,00 0,00 1 160,00

Chargée de programme 14 884,05 8 114,16 0,00 0,00 0,00 0,00 14 884,05

S/Total G 36 035,89 22 154,76 1 160,00 0,00 0,00 0,00 37 195,89 AUTRES DEPENSES PROJET DD 0,00 Organisation d'une conférence à Goma 0,00 0,00 0,00 4 285,00 0,00 0,00 4 285,00

Réunion de mise en œuvre 0,00 0,00 0,00 795,00 0,00 0,00 795,00

Sous total 0,00 0,00 0,00 5 080,00 0,00 0,00 5 080,00 Remboursement préfinancement FFC 0 ,00 0 ,00 0,00 0,00 0 ,00 15 493,84 15 493,84 TOTAL GENERAL 184 455,49 49 340,24 60 729,18 52 924,67 0,00 15 493 ,84 362 943 ,42

22

IV. SOLDE DE TRESORERIE AU 31/03/2012

Organisation de l’organisation : FONDS POUR LES FEMMES CONGOLAISE (FFC)


DESIGNATIONS MONTANT EN DOLLARS SOLDE D'OUVERTURE (Au 01/04 /2011) EN CAISSE FFC 0,00

EN BANQUE BIC : compte en USD 16 001,04 B.C : compte en EURO 0 ,00

Sous total (1) 16 001,04 LES ENCAISSEMENTS ANNUELS

1 OAK 200 040,00 2 PROVICTIMI’S 100 000 3 MAMA CASH 62 984,25 4 DROITS ET DEMOCRATIE 52 930,71 5 AUTRES DONATEURS 862 ,92 6 FFC 0

Total encaisse(2) 416 817,88 TOTAL RECETTES(1) +(2)= (3) 432 818,92 DECAISSEMENTS DES PROGRAMME

1 OAK 184 455,49 2 PROVICTIMI’S 49 340,24 3 MAMA CASH 60 729,18 4 DROITS ET DEMOCRATIE 52 924,69 5 AUTRES DONATEURS 0 6 FFC 15 493,84

TOTAL DECAISSEMENTS (4) 362 943,44

SOLDE DE CLOTURE AU COMPTE DES SOLDE RESTANT PAR PARTENAIRES FINANCIERS 69 875,48

1 OAK 15 991,51 2 PROVICTIMI’S 50 659 ,76 3 MAMA CASH 2 255 ,07 4 DROITS ET DEMOCRATIE 6 ,04 5 AUTRES DONATEURS 963,12 6 FFC 0

TOTAL (3)-(4) 69 875,5

23

V. TABLEAU DE VERIFICATION DU SOLDE DE TRESORERIE A U 31

MARS 2012

DESIGNATION Montant en USD Trésorerie disponible : au 31/03/2012 . Banque Internationale de Crédit EN USD 9 451 ,99 . Banque Internationale de Crédit en Euro (2 389,82 Euro) 3 297,95 . Banque Internationale de Crédit en Euro (épargne) 13 000 17 940 . Caisse en Dollars canadien (200) 196,98 . Caisse Franc Congolais (25 332) 28,14 . Caisse USD 38 960,44

Total 69 875,5

24

VI. TABLEAU PREVISIONNEL DU PROGRAMME TRIENNAL

COMPARE AUX REALISATIONS D’UNE ANNEE

PREVISION TRIENNALE REALISATION ECART BUDGET % REALISATION

Rubrique Année 1 Année 2 Année 3 Total 2011 -2013 ANNEE 1 (2011) 2011 2011 Direct support to target population Subventions des organisations 65 000 125 000 250 000 440 000 62 661 377 339 14,24

Renforcement des capacités 33 900 67 235 33 900 135 035 33 752 101 283 24,99

Consultants and other contracted services Services contractuels 15 000 15 000 15 000 45 000 14 251 30 749 31,67

Personnel Coût du personnel 94 022 94 022 94 022 282 066 59 351 222 715 21,04

Travel and Conferences Voyages et participation aux conférences

30 610 30 610 30 610 91 830 30 307 61 523 33,00

Equipment & capital expenditure Frais de fonctionnement 53 453 46 695 46 695 146 843 49 422 97 421 33,66

Other Constitution fonds propre 36 000 36 000 36 000 108 000 16 200 91 800 15,00

Fonds d'évacuation d'urgences 15 000 15 000 15 000 45 000 2 850 42 150 6,33

Indirect overhead Frais administratifs 4 500 4 500 4 500 13 500 4 532 8 968 33,57

Frais bancaires 4 000 4 000 4 000 12 000 5 818 6 182 48,48

Audit 5 000 5 000 5 000 15 000 6 960 8 040 46,40

Divers 1 273 0 0 1 273 1 270 3 99,76

TOTAL GENERAL 357 758 443 062 534 727 1 335 547 287 373 1 048 174 21,52

Conformément aux prévisions triennales, le budget e st consommé à 21,5 %

25

VII. TABLEAU DE SUIVI DE LA SUBVENTION DU PROGRAMME APRES UNE ANNEE DE SON EXECUTION

Description Situation 2011 en USD Situation Générale en USD 1-Subvention accordée 716 975,88 716 975,88 Quotte part Oak Foundation 400 098 400 098

Quotte part Provictimis 200 000 200 000

Quotte part MAMA CASH 62984,25 62984,25

Quotte part DROIT ET DEMOCRATIE 52930,71 52930,71

Quotte part Autres donateurs 962,92 962,92

2- Versements reçus 416 917,88 416 917,88 Quotte part Oak Foundation 200 040 200 040

Quotte part Provictimis 100 000 100 000

Quotte part MAMA CASH 62984,25 62984,25

Quotte part DROIT ET DEMOCRATIE 52930,71 52930,71

Quotte part Autres donateurs 962,92 962,92

3- Solde attendu (1-2) 300 058 300 058

26

VIII. PROJETS FINANCES PAR OAK FOUNDATION


1. LES RECETTES

Période (Du 01 avril 2011 au 31 mars 2012)


2. LES DEPENSES RAPPORT OAK -2011

CODE ACTIVITES Dépenses

USD

A Direct support to target population A.1 Subventions des organisations 49 213,00

A.2 Renforcement des capacités 3 242,10

A.3 Echanges inter - réseaux 20 978,65

S/Total A 73 433,75 B Consultants and other contracted services B.1 Consultants et services contractuel 8 646,00

S/Total B 8 646,00 C Travel and Conferences C.1 Voyage pour la mobilisation des fonds 1 806,72

C.2 Participation aux conférences internationales 7 997,63

C.3 voyages et mission des services pour le staff 14 709,20

S/Total C 24 513,54 D Equipment & capital expenditure

D.1 Loyer Bureau & Maintenance 2 853,87

D.2 Eau et Electricité 0,00

D.3 Location véhicule 2 189,48

D.4 Achat carburant 0,00

D.5 Fournitures de bureau 925,57

D.6 Communication (Téléphone, internet, etc...) 3 573 ,17

D.7 Conception et impression outils de gestion 610,00

D.8 Achat matériel et équipements de bureau et ordinateur 1 894,50

S/Total 12 046,59 E Other

E.1 Constitution fonds propre 12 600,00

E.2 Fonds d'évacuation d'urgence 2 850,00

S/Total 15 450,00 F Indirect overhead

F.1 Frais administratifs 1 439,35

F.2 Frais bancaires 5 930,36

F.3 Audit 6 960,00

S/Total F 14 329,71 G Coût du personnel

G.1 Directrice 21 151,84

G.2 Foundraiser 0,00

DESIGNATION Montant en USD Période de réception Solde sur financement antérieur au 01/04/2011 407

Virements effectués pendant la période par OAK FOUNDATION pour le compte du Programme

200 040 19 /04/2011

TOTAL RECETTES DU PROJET 200 447

27

G.3 Chargée de programme 14 884,05

S/Total G 36 035,89

3. NOTES SUR LES DEPENSES PAR FINANCEUR AOK FUNDATI ON

Constat

Les dépenses sur le financement de la foundation AOK ont tourné essentiellement sur le

financement des associations (Vughuma , CEOV, CFJ, OEFED, CAF/BENI, CPDH, SFCJ,

SOFEJEP, SOLIDDHE, VICO, SEPPAF, MIFA, CAFCO,REFED), les frais de voyage à

Walikale, Goma, Bukavu et OICHA de la vice présidente du Conseil d’Administration, la

Directrice du FFC et la chargée de Programme pour l’évaluation des projets déjà financés,

l’organisation des formations pour d’autres futures bénéficiaires, le voyage à Brazzaville de la

Directrice pendant des troubles électoraux. Le paiement d’une quotte part salaire de la

Directrice et la chargée de programme, la fourniture des bureaux et les frais d’audit.

Travail effectué

- Vérifier que la dépense est prévue au budget par sa nature et son montant ;

- Vérifier que la dépense est autorisée par le Responsable compétent ;

- Vérifier que la dépense est comptabilisée dans la bonne période ;

- Vérifier que la dépense est appuyée par des pièces justificatives valides et appropriées

Résultat

- Les déclarations d’honneur sont des pièces internes qu’on utilise dans les circonstances

où l’on ne peut pas trouver des justificatifs. Il n’est pas admis que ces documents soient

sans numérotation ; du reste, ils sont aussi bien conservés. Ils sont mal complétés parce

qu’ils sont mal interprétés. En effet, une déclaration d’honneur du 24 Octobre 2011 est

émise au nom du taximan Monsieur NLANDU MALELA pour USD 30 pour location taxi

Lemba-Salongo-aéroport-Ndjili, carte d’électeur n°1 0020067433 en lieu et place du

consommateur de service. Idem pour toutes les locations.

- Le salaire doit sortir globalement sur le bulletin de paie, et la comptabilité analytique est

appliquée pour montrer la part que chaque projet devra supporter. La pratique est de

tirer chaque fois la copie du bulletin dans les justificatifs des projets.

- Pourquoi n’est pas mettre un système de salaire par virement bancaire, trop de liquidité

en mains.

- Un paiement d’un acompte de USD 3 480, FFC représentant un acompte de 50 % sur le

paiement des travaux d’audit auprès de la Maison LOYS PARTNERS qui devait

exécuter selon sa facture numéro : F.F.C./01- 2012 GT/2 du 05 avril 2012 les travaux ci

après :

28

- Classement des pièces justificatives

- Encodages de toutes les pièces : factures, lettre de subventions, extrait de compte et caisse

- Etablissement des Etats financiers au 31/12/2011

- Préparation du fichier de justificatifs de subventions

- Formation

- Dotation d’un logiciel

- Audit

- Travaux de vérification et de certification des états financiers de l’année 2011

- Remise de rapport

- Par rapport aux données de cette facturation, la déontologie n’accepte qu’un auditeur

puisse tenir la comptabilité d’un client et puis l’auditer et certifier, donc c’est impossible.

Ensuite, le travail que l’auditeur a laissé ne justifie en rien la moitié des frais perçus,

c’est finalement un manque à gagner pour la structure FFC

- Enfin, la déontologie n’accepte pas que l’auditeur parte avec les originaux des pièces ou

déplacer tous les archivages financiers de l’audité, ce qui s’est passé avec le précédent

contrat avec tout le risque de perte des justificatifs.

29


Financeur : PROVICTIMI’S

LES RECETTES

Période : (01 avril 2011 au 31 mars 2012)


DEPENSES PROVICTIMS -2011

CODE ACTIVITES Dépenses

USD

A Direct support to target population A.1 Subventions des organisations 0,00

A.2 Renforcement des capacités 0,00

A.3 Echanges inter - réseaux 0,00

S/Total A 0,00 B Consultants and other contracted services B.1 Consultants et services contractuel 2 655,00

S/Total B 2 655,00 C Travel and Conferences C.1 Voyage pour la mobilisation des fonds 1 182,80

C.2 Participation aux conférences internationales 0,00

C.3 voyages et mission des services pour le staff 0,00


D.1 Loyer Bureau& Maintenance 2 852,94



D.4 Achat carburant 0,00


D.6 Communication (Téléphone, internet, etc...) 3 710,00




E.1 Constitution fonds propre 3 600,00

E.2 Fonds d'évacuation d'urgence 0,00

S/Total 3 600,00 F Indirect overhead

F.1 Frais administratifs 3 092,32


F.3 Audit 0,00


G.1 Directrice 14 040,61

G.2 Foundraiser 0,00

G.3 Chargée de programme 8 114,16

S/Total G 22 154,76

DESIGNATION Montant en USD Période Virement effectué pendant la période par PROVICTIMI’S pour le compte du Programme.

100 000 28/08/2011

TOTAL RECETTES DU PROJET 100 000

30

3. NOTES SUR LES DEPENSES DU PROJET

Constat

Nos analyses se sont portées sur le paiement d’une quotte part des salaires, l’organisation de

la deuxième édition de la conférence dénommée « Femme congolaise au cœur de la

démocratie : leadership et mouvement des femmes », organisée à Goma à l’Hôtel BUNGWE

GUEST HOUSE, les frais de sélection des projets des bénéficiaires pour l’année 2012-2013,

l’organisation de l’Assemblée du FFC avec les membres et les conseillères

Travail effectué




- Vérifier que la dépense est appuyée par des pièces justificatives valides et appropriées ;

Résultat

- Les frais de communication pour NGALULA, Astrid Tambwe , Elodie et Musafiri sont

sans justificatifs (déclaration sur honneur, non valable pour la communication) total :

USD 90

- Toutes les factures de Congo Telecom d’achat cartes sont sans numéro

31

VI. PROJET FINANCE PAR MAMA CASH

Titre du Projet :

Période : (de janvier à décembre 2011 )

1. LES RECETTES

Monnaie en dollars

RAPPORT MAMA CASH-2011

CODE ACTIVITES DEPENSES USD

A Direct support to target population A.1 Subventions des organisations 13 448,00

A.2 Renforcement des capacités 9 530,76

A.3 Echanges inter - réseaux 0,00

S/Total A 22 978,76 B Consultants and other contracted services B.1 Consultants et services contractuel 2 950,00

S/Total B 2 950,00 C Travel and Conferences C.1 Voyage pour la mobilisation des fonds 0,00

C.2 Participation aux conférences internationales 2 060,80

C.3 voyages et mission des services pour le staff 2 550,00


D.1 Loyer Bureau & Maintenance 8 564,17



D.4 Achat carburant 1 485,12


D.6 Communication (Téléphone, internet, etc...) 4 152,09




E.1 Constitution fonds propre 0,00

E.2 Fonds d'évacuation d'urgence 0,00

S/Total 0,00 F Indirect overhead

F.1 Frais administratifs 0,00


F.3 Audit 0,00

F.4 Divers 1 270,00


G.1 Directrice 0,00

G.2 Foundraiser 1 160,00

DESIGNATION Montant en USD Période de réception Virements effectués pendant la période par MAMA CASH pour le compte du Projet 62 984,25 5 avril 2011

TOTAL RECETTES DU PROJET 62 984,25

32

G.3 Chargée de programme 0,00

S/Total G 1 160,00 TOTAL GENERAL 60 729,18


Constat

Sur ce financement de MAMA CASH on note les subventions de trois organisations dont

AFDECO, PAMA, EPF, l’organisation des formations des bénéficiaires, l’équipement bureau,

eau, carburant, location véhicules, frais de communication, les frais de voyage sur terrain et le

paiement des consultants-formateurs, formation du staff FFC sur la mobilisation des

ressources.

Travail effectué




- Vérifier que la dépense est appuyée par des pièces justificatives valides et appropriées ;

Résultat

Les copies des contrats des consultants ne sont pas annexées aux justificatifs.

33

VII. LE PROJET FINANCE PAR DROIT ET DEMOCRATIE

Titre du programme : : : :

Période :

1. LES RECETTES


DESIGNATION Montant en USD Période de réception Virement 1ere tranche 52 930,71 9 /01/2012

Total recette pour le compte du projet 52 930,71

2. LES DEPENSES

CODE Dépenses Libellé USD

A Subventions A.1 Subventions des organisations 39960,00

S/Total 39960,00 GRAND TOTAL1 39960,00 Conférence C Billet bateau C.1 Frais de voyage par Bateau pour Deodatte, Lwashiga, Tabisha, Ntumba 250,00

250,00 D Restauration des participants D.1 Restauration Grace, Rose, Emerite, Solange, Noella, Bernadette, Deodatte 451,50

451,50 E Logement des participants E.1 Noëlla ALIFWA 175,00 E.2 Deodatte CHISHIBANJI 210,00 E.3 Bernadette NTUMBA 75,00 E.4 Emérite TABISHA et Solange LWASHIGA 300,00 E.5 Gabrielle MUKE 365,00 E.6 Rose MUTOMBO 160,00 E.7 Grace LULA 160,00 S/Total 1445,00 F HONORAIRES DES CONSULTANTS F.1 Honoraires modération de l'Atelier par Deodatte 200,00 F.2 Intervenant Grace LULA 100,00 F.3 Rédaction rapport de la conférence Raphael 300,00 F.4 Intervenant Rose 100,00 S/Total 700,00 G Perdiem G.1 Perdiem Gabrielle 840,00 S/Total 840,00 H Location véhicule Goma H.1 Location véhicule Goma 595,00 H.2 Taxe de stationnement aéroport 3,50 S/ total 598,50 GRAND TOTAL 2 4285,00 I Voyage de suivi I.1 Frais de déplacement (billets avion, bateau, véhicule, etc… 1800,00

J Déplacements locaux

34

J.1 Location taxi Goma 95,00

J.2 Location taxi Beni 70,00

J.3 Location taxi Bunia 70,00

J.4 Perdiem 924,00

J.5 Logement 370,00

S/Total 3329,00 GRAND TOTAL 3 3329,00 k Communication K.1 Achat cartes prépayées (téléphone et modem) 1000,00

S/Total 1000,00 L Administration projet

L.1 Location véhicule 1540,00

L.2 Fourniture de bureau 228,00

L.3 Achat carburant 890,00

L.4 Collation (eau, sucre, lait, thé, café, etc.…) 300,67

S/Total 2958,67 M Autres coût direct

M.1 Frais bancaires 597,02

S/Total 597,02 N Imprévu

GRAND TOTAL 4 4555,69 Réunion de mise en œuvre N.1 Frais de transport des participants 278,00

N.2 Restauration pendant le séjour 117,00

N.3 Honoraire consultant 100,00

N.4 Logement 100,00

N.5 Location véhicule 125,00

N.6 Formation sur le genre et élection 75,00

S/Total 795,00 GRAND TAOTAL 5 795,00 TOTAL GENERAL 52924,69


Constat

Nous avons analysé les dépenses engagées pour le paiement des subvention des

organisations (AFD, AMCAV, EFIM, CONCUS DES FEMMES POUR LA PAIX, SOFEPADI

BENI et BUNIA), frais de suivi des projets financés, frais de fonctionnement bureau, réunion de

mise en œuvre à Goma, frais de communication.

Travail effectué




- Vérifier que la dépense est appuyée par des pièces justificatives valides et appropriées

Résultat

Rien à signaler

35

5. LETTRE DE GESTION

36

XII. LETTRE AUX ADMINISTRATEURS

A Madame la Présidente du Conseil d’Administration du FFC,

Au cours de nos travaux d’audit consolidé du FFC, nous avons procédé à la revue des

procédures mises en place par FFC en vue d’assurer la production des états financiers fiables,

la sauvegarde des ressources du Programme, la poursuite des objectifs du Programme et le

respect des dispositions contractuelles et légales applicables aux programme et aux ONG.

Notre revue des procédures de contrôle interne du FFC n’a pas pour objectif de mettre en

évidence toutes les faiblesses existant et de couvrir totalement les aspects opérationnels des

procédures, mais de nous permettre d’évaluer le niveau des risques liés au contrôle, dans le

but de déterminer la nature et l’étendue de nos procédures de validation des données (recettes,

des dépenses et solde disponible) contenues dans les états financiers.

Notre revue du système de contrôle interne a consisté d’une part à évaluer l’adéquation des

procédures mises en place en relevant les insuffisances et en identifiant les contrôles existants

et d’autre part à vérifier le fonctionnement effectif des contrôles existants durant la période sous

examen.

Pour vérifier le fonctionnement effectif des contrôles internes identifiés, nous avons procédé ,

par sondage, aux entretiens de corroboration directs ou indirects avec la Responsable du

service administratif et financier et quelques autres agents liés au Programme, à l’observation

de la mise en œuvre de la procédure de contrôle ou d’activité de supervision, à l’examen des

documents qui matérialisent la mise en œuvre de la procédure de contrôle et à la ré exécution

des contrôles exercés , soit spontanément ou périodiquement.

Notre revue a couvert notamment les procédures et les domaines ci- après :

1. Gestion de ressources humaines ;

2. Gestion financière et comptable ;

3. Gestion des achats ;

4. Administration générale ;

5. Système d’information ;

6. Organisation structurelle.

Il ressort de notre revue les faiblesses détaillées dans les commentaires sur les états financiers

et dont les principales se résument en ces six points ci-haut.

37

Nos recommandations sont classifiées en catégories basées sur les niveaux de risque et

priorité ainsi que les causes possibles des faiblesses relevées comme suit :

a) Degré de Gravité du Risque

b) Les causes possibles suivantes :

- Absence de politiques, procédures, directives ou insuffisance de ces dernières

- Absence d’encadrement/de supervision au niveau du projet ou insuffisance de ces

derniers

- Manque ou/insuffisance de ressources (préciser : ressources financières, humaines ou

techniques)

- Planification insuffisante

- Formation insuffisante

- Erreur humaine, Contournement intentionnel des contrôles internes : Structure

d’encadrement inadaptée

c) Les priorités

- Applicable immédiatement

- Applicable à court terme

- Applicable à moyen terme/Long terme

Délivré le : 11/08/2012

NOM DE L’AUDITEUR (en caractères d’imprimerie) : ANATOLE BASHUGI

SIGNATURE DE L’AUDITEUR :

TIMBRE ET SCEAU DU CABINET D’AUDIT :

ADRESSE DU CABINET D’AUDIT : 5, Av. Kasongo/Ibanda/Bukavu

N° DE TÉL. DU CABINET D’AUDIT : (+243) 997 798 230

Élevé La mesure à prendre est jugée impérative pour éviter au FFC d’encourir des risques élevés (en d’autres

termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de très graves conséquences et

problèmes).

Moyen La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux (en d’autres termes, le fait de

ne pas prendre cette mesure pourrait avoir de graves conséquences).

Faible La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure

utilisation des fonds engagés

38

12.1 EVALUATION DU CONTROLE INTERNE

OBSERVATIONS D’AUDIT ET RECOMMANDATIONS

1. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Faiblesses constatées Cause de la faiblesse Risque Niveau de gravité Durée Recommandation

Les dossiers du

personnel sont

incomplets

Directives

insuffisantes

Exposition aux

conflits de

travail

Moyen Court terme Respecter les

règles

administratives

REACTION DU FFC

Les dossiers du personnel sont disponibles, les extraits de casier judiciaire y seront versés d’ici les mois prochains, car les

demandes sont déjà amorcées au niveau de ministère de la justice.

2. GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE


La vérification des

pièces nous a permis de

constater que certains

justificatifs ne

réunissent pas toutes

les conditions

d’éligibilité

Erreur humaine Faible analyse de la

pièce justificative

avant sa

comptabilisation

Elevé Court terme

que les étapes de

comptabilisation

soient fortement

respectées dont

celles liées à

l’analyse de la

pièce comptable

REACTION DU FFC

Le défaut de numérotation des pièces justificatives reçues de certains fournisseurs est dû à l’ignorance de ces derniers de

compléter les documents à remettre aux clients. Souvent ces derniers numérotent les pièces mensuellement au lieu de garder la

même numérotation durant l’année comme le recommande les principes comptables universels.

3. L’ADMINISTRATION GENERALE


Absence d’un manuel

de gestion

administrative,

financière et de contrôle

interne qui puisse

réglementer la gestion

quotidienne

Limite administrative Doute de la

justification

Moyen Court terme Faire élaborer le

manuel le plus tôt

REACTION DU FFC

Le Manuel de procédures administratives et financières est déjà élaboré et n’attend que l’adoption par le Conseil

d’Administration prochain pour son adoption et mise en application.

39

4. SYSTEME D’INFORMATION


Absence du logiciel

comptable approprié

(recours à Excel

actuellement);

Absence de prévision Limite

professionnelle

Moyen Court

terme

Acquérir un logiciel

comptable

REACTION DU FFC

Recommendation acceptée

5. LE CONTROLE INTERNE


Le contrôle interne a été

effectif, cependant, nous

n’avons pas retrouvé le

document qui matérialise

son exécution

Erreur humaine Doute sur

l’exécution

Moyen Court

terme

Matérialiser le

contrôle

REACTION DU FFC

Recommandation acceptée

6. ORGANISATION STRUCTURELLE


La présidente du Conseil

d’Administration est à la

fois Directrice de FFC, juge

et partie ? Le contrôleur

interne rend compte au

Conseil d’Administration au

lieu à l’Assemblée Générale

Organisation du

début structurelle

Confusion de

responsabilité

Moyen Court

terme

Revoir le statut

REACTION DU FFC

Ceci nous a été recommandé par notre formatrice venue du FONDS DES FEMMES CENTRE AMERICAIN POUR UNE BONNE MISE

EN ŒUVRE DU FFC.

40

6. ANNEXES

41

BILAN au 31/12/2011

A C T I F Désignation Notes Val. brutes en USD Amort. et prov. en USD Val. nettes en USD I. Valeurs immobilisées et

Engagées

I.1 Immobilisations corporelles :

Matériels de bureau 6 915,26 0 6 915,26

Meubles 2 037 0 2 037

Matériel de cafeteria 195,00 0 195

Sous total (a) 9 147,26

9 147 ,26 II. Valeurs circulantes

II.1 Valeurs d'exploitation

31. Matières et fournitures 167 0,00 167

Sous total (b) 167 0,00 167 II.2 Valeurs réalisables

Bailleur de fonds/ AOK 200 058 0,00 200 058

Bailleur de fonds/PROVICTIMI’S 100 000 0,00 100 000

MAMA CASH 0 0,00 0

DROIT ET DEMOCRATIE 0 0,00 0

AUTRES DONATEURS 0 0,00 0

Sous total 300 058 0 ,00 300 058 II.3 Valeurs disponibles :

. Banque Internationale de Crédit en USD 9 451 ,99 0 ,00 9 451 ,99

. Banque Internationale de Crédit en Euro (2 389,82 Euro) 3 297,95 0 ,00 3 297,95

. Banque Internationale de Crédit en Euro (épargne) 13 000 17 940 0 ,00 17 940

. Caisse en Dollars canadien (200) 196,98 0 ,00 196,98

. Caisse Franc Congolais (25 332) 28,1400 0 ,00 28,1400

. Caisse USD 38 960,44 0 ,00 38 960,44

Total 69 875,5 0 ,00 69 875,5 TOTAL GENERAL

379 247,76

379 247,76

42

P A S S I F Désignation Notes Val. Nettes

I. Fonds propres

Patrimoines propres 11 147,26

Ecart EMPLOI RESSOURCES 298 225,22

SITUATION NETTE

16 Dettes à long terme 0,00

Sous total 0,00 17 Dettes à moyen terme 0,00

Sous total 0,00 Sous total 0,00 II. Dettes à court terme

Bailleur de fonds/ AOK

15 991 ,51

Bailleur de fonds/PROVICTIMI’S

50 659,76

MAMA CASH

2 255 ,07

DROIT ET DEMOCRATIE

6 ,02

AUTRES DONATEURS

962,92

Sous total (d) 69 875,28

TOTAL GENERAL 379 247,76

43

NOTES EXPLICATIVES SUR LES ELEMENTS DE L’ACTIF DU B ILAN AU 31 /12/2010

Immobilisations corporelles : USD 9 147 ,26

Matériels de Bureau : USD 6 915,26

Dans ce poste, on retrouve 5 ordinateurs Lap top dont 3 opérationnels et 2 déjà amortis, 1

imprimante HP Deskjet 2100, 1 Lecteur de Disque externe, 1 Frigo, 1 Disque dur externe, 1

Chevalet, 1 Calculatrice, 1 Carte mémoire de 2GB, 1 Téléphone portable Nokia, 1 Téléphone

fixe Motorola déjà amorti, 4 Modems internet, 1 Modem internet WI-FI, 1 Coffre-fort, 1

Bouloir, 2 Stabilisateurs, 2 Onduleurs, 4 Bacs à papiers, 1 Pendule, 2 Agrafeuses, 1 Sac

pour ordinateur amorti, 1 Dictionnaire Français-français, 1 Dictionnaire Anglais-Français, 1

Rétroprojecteur, 2 Perforateurs, 5 Rallonges dont 3 en mauvais état.

Meubles : USD 2 037

A ce jour le FFC possède 5 chaises en cuir dont une est en mauvais état, 5 tables de bureau

en bois noir, 1 Armoire en bois noir.

Ustensiles de cuisine : USD 194,25

A ce niveau le FFC possède 6 Tasses amorties, 4 verres amortis, 1 couteau, 4 Bidon d’eau,

1 Plateau et 2 Casseroles en plastic pour la collation organisée au bureau.

Valeurs circulantes

Valeurs d'exploitation : USD 167

Cette rubrique représente le détail du stock de fournitures évalué au 31 Mars 2012

*Valeurs réalisables : USD 300 058

Cette rubrique enregistre les promesses de financement reçues auprès de nos divers

bailleurs de fonds et non encore libérées à la date de la clôture de l’année.

Bailleur de fonds/ AOK 200 058 0,00 200 058

Bailleur de fonds/PROVICTIMI’S 100 000 0,00 100 000

MAMA CASH 0 0,00 0

DROIT ET DEMOCRATIE 0 0,00 0

AUTRES DONATEURS 0 0,00 0

Sous total 300 058 0,00 300 058

44

Valeurs disponibles : USD 69 875,5

Dans cette rubrique des valeurs disponibles qui montrent le niveau de la trésorerie de FFC

au 31/03/2012, nous y retrouvons trois comptes en banque dont un en dollars et deux en

euro (dont un compte d’épargne) ; trois caisses au niveau du Bureau: en dollars américains,

en dollars canadien et en franc congolais comme le détail ci- après le montre :

Noms de l’Institution financière Lieu Montant en USD au 31/12/2011 . Banque Internationale de Crédit EN USD KIN 9 451 ,99

. Banque Internationale de Crédit en Euro (2 389,82 Euro) KIN 3 297,95

. Banque Internationale de Crédit en Euro (épargne) 13 000 KIN 17 940,00

. Caisse en Dollars canadien (200) KIN 196,98

. Caisse Franc Congolais (25 332) KIN 28,14

. Caisse USD KIN 38 960,44

TOTAL 69 875,5

NOTES EXPLICATIVES SUR LES ELEMENTS DU PASSIF DU BI LAN AU 31/03/2012

Au 31 mars 2012, le FFC doit encore justifier USD 69 875,28. Ce montant est constitué des

certains fonds dont l’utilisation a été reportée à l’année suivante en accord avec certains

bailleurs, notamment OAK et PROVICTIM’S, de certains fonds dont on a changé l’affectation

à la fin de l’exercice et dont les dépenses sont en cours et des soldes que nous avons sur

les autres dépenses prévues. Ce montant va intervenir au cours de la deuxième année.

45

FICHE D’INVENTAIRE FFC 2011

N° LOCALISATION/ AFFECTATION

N°IDENTIFICATION QUANTITE DESIGNATION DU BIEN MARQUE DATE D’ACQUISITION

VALEURS EN DOLLARS

SOURCE DE FINANCEMENT

OBSERVATION CODE

1. MATERIELS DE BUREAU 1 PROGRAMME

1 ORDINATEUR PORTABLE TOSHIBA 05-01-2011 900,00 OAK BON ETAT A.1

2 FINANCES

1 ORDINATEUR PORTABLE ACER 06-04-2011 730,00 MAMA CASH MAUVAIS ETAT A.1

3 DIRECTION

1 ORDINATEUR PORTABLE DELL 03-12-2011 600,00 FPV BON ETAT A.1

4 ADMINISTRATION

1 ORDINATEUR PORTABLE ACER 23-03-2012 700,00 FPV BON ETAT A.1

5 ADMINISTRATION

1 ORDINATEUR PORTABLE ACER 23-03-2012 700,00 FPV MAUVAIS ETAT A.1

7 BUREAU

1 DISQUE DUR EXTERNE TOSHIBA 11-05-2011 180,00 OAK BON ETAT A.2

8 BUREAU

1 IMPRIMANTE HP DESK JET 11-05-2011 157,00 OAK BON ETAT A.3

9 BUREAU

1 FRIGO WEST POINT 29-04-2011 250,00 OAK BON ETAT A.4

10 BUREAU

1 LECTEUR DISQUE EXTERNE - 11-05-2011 85,00 OAK BON ETAT A.5

11 BUREAU

1 CHEVALET - 2011-07-25 125,00 OAK BON ETAT A.6

12 BUREAU BENI

1 CALCULETTE - 2011-09-07 3,50 OAK BON ETAT A.9

13 BUREAU

1 Carte MEMOIRE MICRO SD 2GB - 2011-12-03 50,00 OAK BON ETAT A.10

14 BUREAU

3 RALLONGES - 2012-01-26 15,00 OAK MAUVAIS ETAT A.11

15 BUREAU

1 TELEPHONE PORTABLE NOKIA 05-01-2011 50,00 OAK BON ETAT A.12

16 BUREAU

1 TELEPHONE FIXE MOTOROLLA 2010 150,00 OAK MAUVAIS ETAT A.12

17 BUREAU _ 1 MODEM ZAIN - 2011 65,00 OAK BON ETAT A.13

18 BUREAU

1 MODEM ZAIN - 2011 65,00 OAK BON ETAT A.13

19 BUREAU _ 1 MODEM ZAIN - 09-05-2011 65,00 OAK BON ETAT A.13

20 BUREAU - 1 MODEM WIMAX - 2012 150,00 OAK BON ETAT A.13

21 BUREAU _ 1 MODEM VODACOM - 2012 70,00 OAK BON ETAT A.13

22 BUREAU - 1 COFFRE FORT

29-04-2011 230,00 MAMA CASH BON ETAT A.14

23 BUREAU - 1 BOULOIR


24 BUREAU - 2 STABILISATEUR

29-04-2011 80,00 OAK BON ETAT A.16

25 BUREAU - 2 ONDULEUR

29-04-2011 220,00 OAK BON ETAT A.17

26 BUREAU

4 BACS A PAPIER

29-04-2011 52,00 OAK BON ETAT A.18

27 BUREAU

1 PENDULE POUR LE BUREAU


28 BUREAU

2 AGRAFEUSE


29 BUREAU - 1 SAC POUR ORDINATEUR - 11-05-2011 30,00 FPV AMORTI A.21

30 BUREAU - 1 DICTIONNAIRE FRANCAIS LAROUSSE 2012 145,00 FPV BON ETAT A.22

31 BUREAU - 1 DICTIONNAIRE ANGLAIS COLLINS 2011 35,00 OAK BON ETAT A.22

32 BUREAU - 1 RETRO PROJECTEUR ACER 13-08-2011 850,00 MAMA CASH BON ETAT A.23

33 BUREAU - 2 PERFORATEURS - 2011 8,00 MAMA CASH BON ETAT A.24

46

34 BUREAU - 2 RALLONGE ROND 10 YARD - 14-08-2011 15.60 FPV BON ETAT A.25

2. MEUBLES 35 BUREAU _ 5 CHAISES DE BUREAU EN CUIR 29-04-2011 1275,00 MAMA CASH BON ETAT B.1

36 BUREAU _ 1 ARMOIRE EN BOIS 29-04-2011 262,00 OAK BON ETAT B.2

37 BUREAU _ 5 TABLES DE BUREAU EN BOIS 29-04-2011 500,00 OAK BON ETAT B.3

3. FOURNITURES DE BUREAU CONSOMMABLES 38 LOGISTIQUE - 2 CARTOUCHES HP 21 HP 2012 23,00 OAK BON ETAT C.1

39 LOGISTIQUE - 2 CARTOUCHES HP 22 HP 2012 25,00 OAK BON ETAT C.1

40 LOGISTIQUE _ 3 RAME PAPIER DUPLICTEUR - 2012 18,00 FPV BON ETAT C.3

41 LOGISTIQUE _ 1 BOITE STYLO BRAVO 2012 7,00 OAK BON ETAT C.4

1 DATEUR FRANCAIS - 2011 1,06 OAK BON ETAT C.4

42 LOGISTIQUE - 1 BOITE MARKER PELIKAN 2011 12,00 FPV BON ETAT C.5

BUREAU - 5 POMME CARTE DE VISITE - 2011 5,50 OAK AMORTI C.6

43 LOGISTIQUE - 1 BOITE MARKER BIC 2011 15,00 OAK BON ETAT C.7

44 LOGISTIQUE - 1 BOITES ATTACHES GRAND FORMAT 2011 5,00 OAK BON ETAT C.8

2 SINGATAIRES - 2011 20,60 OAK BON ETAT C.9

LOGISTIQUE - 3 FLIP SHART - 2012 24,00 MAMA CASH BON ETAT C.10

45 LOGISTIQUE _ 1 SCOCH A PIPER - 2011 3,00 OAK BON ETAT C.11

46 LOGISTIQUE

1 BOITE POST IT - 2011 3,50 MAMA CASH BON ETAT C.12

47 LOGISTIQUE - 1 PAPIER COLLANT - 2011 5,00 OAK BON ETAT C.11

I. MATERIELS DE CUISINE 48 BUREAU _ 6 TASSES EN PORCELAINE 2011 3,28 MAMA CASH AMORTI D.1

49 BUREAU _ 4 VERRES EN PORCELAINE 2011 3,00 MAMA CASH AMORI D.2

50 BUREAU _ 1 COUTEAU - 2011 1,00 OAK BON ETAT D.3

51 BUREAU _ 4 BIDON D’EAU - 2011 4,44 OAK BON ETAT D.4

52 BUREAU - 1 PLATEAU EN PLASTIC 2011 2,00 FFC BON ETAT D.5

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RAPPORT D’AUDIT INTITULE DU PROGRAMME · 2. Nous avons effectué notre audit selon les normes...

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