REGULATORY COMPLIANCE DI INDUSTRI FARMASI

A. Retno Tyas Utami.4 Januari 2014

POKOK BAHASAN•Pendahuluan (sistem pengawasan )• Inspeksi CPOB Regulatori BADAN POM RI•Maturity Industri Farmasi•Summary Evaluasi CAPA Industri Farmasi•Penyusunan CAPA •Format Matriks Corrective and Preventive Action

(CAPA)•Pelayanan Publik DitWasProd PT & PKRT terkait

CAPA• Improvement Oleh Industri Farmasi

Sistem Pengawasan Obat dan Makanan (SISPOM) 3 lapis

Pemerintah Pelaku Usaha Masyarakat

Fungsi regulatori terhadap produk,

sarana dan standard

Fungsi regulatori terhadap produk,

sarana dan standard

Penyediaan Obat & Makanan

Bermutu

Penyediaan Obat & Makanan

Bermutu

Perlindungan Diri & Keluarga dari

Obat dan Makanan yg

Berisiko

Perlindungan Diri & Keluarga dari

Obat dan Makanan yg

Berisiko

KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU OBAT

Quality Assurance

4

Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi

Pengawasan Pre-Market (Evaluasi

dalam proses pemberian

NIE)

Elemen Regulatori(fungsi yg

komprehensif termasuk inspeksi

recall, laboratorium

pusat & propinsi)

Elemen Teknik(Spesifikasi

mutu, , GMP, GLP, GPP, GDP, GSP,

GCP)

Pengawasan Post-Market

( untuk jaminan mutu, keamanan dan

kebenaran informasi produk)

Legislasi yang memadai dan penegakan hukum

JAMINAN KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU

INSPEKSI CPOBREGULATORI BADAN POM RI

GMP PHILOSOPHY

AVOID : •Contamination

•Mix-up•Cross contamination

• QRM• Documentation

• Personel

Pertama: jaminan konsistensi produksi yang dapat menghasilkan produk dengan jaminan mutu sepanjang ‘masa hidup’ produk tersebut,

Kedua: adanya standar dan persyaratan berdasarkan kajian risiko yang harus dipenuhi mulai dari bahan awal, selama proses dan akhir produksi serta sesudah dipasarkan, dan,

Ketiga: adanya komitmen dan persamaan persepsi dari semua pihak yang terkait, baik dari sisi profesional dan pimpinan industri farmasi, maupun dari sisi regulator.

Prinsip penerapan CPOB

Inspeksi Rutin

• Tipe fasilitas/Sertifikat CPOB yang dimiliki dan tingkat kekritisan produk yang dibuat (kompleksitas pabrik, proses dan produk)

Riwayat industri (profil defisiensi dari inspeksi terakhir, jumlah defisiensi mayor dan kritikal) a.l:

Riwayat dan trend produk recall; Riwayat keluhan/kasus; Tindak lanjut atau sanksi yang

diberikan dan respon yang diberikan

Aktivitas industri:Fasilitas digunakan juga untuk

produksi produk nonfarmasi;Menerima kontrak

manufaktur; Produksi menggunakan zat aktif yang bersifat toksik, potensi tinggi, berbahaya dan sensitif (hormon, betalaktam, sefalosporin dll.)

1. Inspeksi Badan POM RI direncanakan dan dilaksanakan berdasarkan Quality Risk Management dengan perhitungan dan pembobotan faktor risiko yang dimiliki oleh industri farmasi.

2. Parameter/risiko yang dipertimbangkan dalam persiapan program inspeksi tahunan, antara lain:

Penyimpangan yang sering ditemukan (1):

Penyimpangan Bets, a.l:

• Penyimpangan dari prosedur pengolahan induk;

• Penyimpangan terhadap prosedur pengemasan induk;

• Memenuhi spesifikasi dalam proses, produk antara, produk ruahan maupun obat jadi.

Penyimpangan Bets, a.l:

• Penyimpangan dari prosedur pengolahan induk;

• Penyimpangan terhadap prosedur pengemasan induk;

• Memenuhi spesifikasi dalam proses, produk antara, produk ruahan maupun obat jadi.

Penyimpangan non Bets, a.l:

• Sarana penunjang misalnya sistem tata udara, listrik, uap air, dll;

• Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan;

• Penyimpangan terhadap Protap.

Penyimpangan non Bets, a.l:

• Sarana penunjang misalnya sistem tata udara, listrik, uap air, dll;

• Penyimpangan hasil pemantauan lingkungan;

• Penyimpangan terhadap Protap.

Tes / Uji :Hasil Uji di Luar Spesifikasi terhadap hasil pemeriksaan produk

Penyimpangan yang sering ditemukan (2):

• Penanganan bahan dan kapasitas gudang tidak memandai

• Program Audit Internal dan Audit Eksternal (Supplier) tidak memadai

• Program Kalibrasi, Kualifikasi dan Validasi tidak berjalan dengan baik

• Pengendalian terhadap kondisi yang berpotensi kontaminasi, kontaminasi silang dan mix up tidak memadai

• Kegiatan rutin pembuatan, pengemasan dan pengujian tidak sesuai dengan dossier registrasi

• Ketersediaan reference standard laboratorium tidak lengkap

• Pengujian produk akhir tidak dilakukan untuk setiap zat aktif

• Pelulusan produk jadi tidak memadai

• On site Assessment thd data registrasi

– Data yang ditemukan onsite tidak sesuai dengan data yang disampaikan kepada Direktorat Penilaian

– Bukti fisik produk yang sedang diregistrasi tidak ada atau tidak lengkap

– Data dossier lengkap akan tetapi raw data pelaksanaan pengujian terhadap produk tidak lengkap

Penyimpangan terkait HULS

Pengendalian Perubahan Penanganan Penyimpangan• Tidak menerapkan change

control terhadap perubahan yang dilakukan, antara lain perubahan terhadap:– bahan baku, bahan pembantu

dan bahan kemas primer– formulasi– prosedur produksi

• Belum dilakukan identifikasi penyimpangan apa saja yang berpengaruh terhadap produk

• Personil tidak memahami penyimpangan seperti apa saja yang perlu dilaporkan

• Penyimpangan tidak selalu dilaporkan dan ditangani segera

• Tidak selalu dievaluasi dan diinvestigasi maupun dikaji secara komprehensif untuk mencari akar permasalahan terhadap penyimpangan selama proses produksi dan obat TMS di pasaran

• Penyimpangan non-bets (suhu, kelembaban, sistem tata udara, pemantauan lingkungan) tidak selalu diperhatikan

FREKUENSI INSPEKSI RUTIN

Standar: Dalam waktu masa berlaku sertifikat sekurang-kurangnya pernah diinspeksi 2 kali

FAKTOR-FAKTOR RISIKO

RATING RISIKO

Rekomendasi frekuensi inspeksi rutin ke site pabrik

MANAJEMENRISIKO

Tindak Lanjut Inspeksi CPOB

Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up inspection masih menunjukkan ketidakpatuhan terhadap persyaratan CPOB

MATURITY INDUSTRI FARMASI

Maturity of GMP Attitude and Compliance

1. PATHOLOGICALWe haven’t ever been caught, so we

must be doing pretty good

2. REACTIVECompliance is important, so we do a

lot every time we have a problem

3. CALCULATIVEWe have systems in place to manage most compliance risks

4. PROACTIVEWe work sensibly on the problems

that we still find

5. GENERATIVECompliance is just part of how

we do business here

Increasingly Increasingly TrustfulTrustful

Increasingly Increasingly InformedInformed

Pertanyaan Pemenuhan Persyaratan CPOB sebagai Indikator Kematangan Sikap CPOB

• Patologis– Tindakan paling minimum apa yang

harus kita ambil sehingga setidaknya kita masih bisa bertahan dari inspeksi BPOM dan bisa menjual produk kita?

– Bagaimana cara kita menyembunyikan ini dari inspektur BPOM karena kita tak akan sanggup menerima konsekuensi bila ini diketahui?

– Apa yang dilakukan oleh IF lainnya?– Jika sebelumnya tidak bermasalah,

kenapa kita harus merubahnya sekarang?

– Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

• Generatif– Kita memperbaiki dan mencegah (CAPA)– Bagaimana kita dapat memastikan

kualitas produk (QMS)– Apakah asumsi dalam model risiko saya

tepat? (QRS)– Apakah kita menempatkan sumber daya

yang tepat dan memadai untuk secara efektif melakukan monitoring dan menghilangkan risiko untuk meningkatkan sistem yang kita miliki? ( MAI)

– Pelajaran apa yang dapat kita ambil dari risk assessment terakhir; apakah asumsi yang diambil perlu diupdate? Bagaimana kita dapat melakukan continuous improvement?

– Ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

SUMMARY EVALUASI DOKUMEN CAPA INDUSTRI FARMASI

CAPA(Corrective Action and Preventive

Action)

Acceptable Justifiable Implementable

Contoh GAP dalam EVALUASI CAPA

Persyaratan

Root Cause Analysis

Corrective and Preventive Action (CAPA)

Batas Waktu Penyelesaian (Timeline)

Bukti Perbaikan CAPA

BAGAIMANA MENYUSUN CAPA

YANG BAIK ?

Langkah Penyusunan Langkah Penyusunan CAPACAPA

InvestigasiSusun rencana

investigasi

EvaluasiHitung luas masalah dan

dampaknya

IdentifikasiTetapkan masalah

secara jelas

AnalisisLakukan analisis secara seksama

Rencana TindakanSusun daftar tindakan

yang dilakukan

ImplementasiLaksanakan tindakan

yang ditetapkan

Tindak LanjutVerifikasi dan nilai

efektivitasnya

1

45

32

7

6

1. Identifikasi -- Penjelasan masalah

•Deskripsi masalah - singkat tapi lengkap. •Deskripsi harus memuat informasi yang cukup agar masalah (spesifik) yang diuraikan mudah dimengerti.

1. Identifikasi -- Bukti

•Daftar informasi spesifik, dokumen2, atau data tersedia yang menunjukkan bahwa masalah benar - benar ada.

2. Evaluasi

• Situasi harus dievaluasi untuk menentukan1) tindakan yang perlu diambil 2) tingkat penindakan yang dibutuhkan.

• Suatu evaluasi harus mencakup :–Dampak potensial dari masalah.–Risiko terhadap perusahaan atau pelanggan–Tindakan perbaikan (segera) yang mungkin

dibutuhkan

2. Evaluasi-- Dampak potensial

•Tentukan dan dokumentasikan secara spesifik mengapa masalah menjadi perhatian kita dan kemungkinan dampaknya terhadap perusahaan dan/atau pelanggan.

–Kemungkinan dampak terhadap biaya, fungsi, mutu produk, keamanan, kehandalan, dan/atau kepuasan pelanggan.

2. Evaluasi -- Tindakan perbaikan (segera)

• Dampak potensial dan pertimbangan/penilaian risiko mungkin mengindikasikan perlunya pengambilan tindakan segera untuk memperbaiki situasi sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan.

• Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan (segera) mungkin sudah memadai. Bila demikian halnya, CAPA dapat diakhiri (‘closed’) setelah mendokumentasikan pertimbangan terhadap keputusan ini dan tindakan lanjut untuk menyelesaikan masalah.

3. Investigasi -- strategi

• Tulis instruksi khusus untuk menentukan kontributor dan akar penyebab masalah.

• Prosedur ini mengarahkan pengkajian komprehensif dari semua kemungkinan situasi yang terkait dengan masalah dan harus mempertimbangkan :

- peralatan - Material

- personalia -- Prosedur

- Rancangan / desain -- Pelatihan

- Perangkat lunak - Faktor eksternal

5. Rencana Tindakan (‘Action’)

• Dengan menggunakan hasil analisis, metode terbaik untuk memperbaiki situasi (atau mencegah terjadinya pengulangan situasi di kemudian hari) dapat ditentukan.

• Semua tugas/pekerjaan yang perlu dieksekusi diidentifikasi dan dimasukkan ke dalam Rencana Tindakan.

• Rencana tersebut mencakup perubahan yang harus dilakukan dan menetapkan penanggung-jawab / pelaksana kerja.

5. Rencana Tindakan

• Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang harus dilakukan untuk memperbaiki masalah yang ada atau mengeliminasi masalah potensial, dan mencegah terulangnya masalah.

• Sangat penting untuk mengidentifikasi semua tindakan yang diperlukan dan bahwa tindakan tersebut sudah memperhatikan tiap kemungkinan penyebab masalah dan situasi yang diakibatkan oleh masalah tersebut.

5. Rencana Tindakan -- Pelatihan (Training)

• Pelatihan karyawan merupakan bagian esensial dari tiap perubahan yang dilakukan sehingga harus dijadikan bagian dari Rencana Tindakan.

• Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan perubahan yang dilakukan harus dikomunikasikan ke tiap orang, departemen, pemasok, d.l.l yang terkait atau yang bakal terkena dampak perubahan tersebut.

6. Tindakan Implementasi

•Rencana Tindakan yang telah disusun dieksekusi. Semua pekerjaan dan aktivitas yang telah diidentifikasi dituntaskan.

•Buat rangkuman/ringkasan tindakan yang dilakukan. Semua modifikasi terhadap dokumen, proses, d.l.l. didaftarkan.

Format Matriks CAPANama Industri Farmasi : Alamat :Tujuan Inspeksi : Tanggal Inspeksi :

Keterangan:1. Diisi dengan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Pedoman CPOB yang berlaku.2. Hasil analisis akar permasalahan sesuai SOP Penanganan Penyimpangan3. CAPA perlu dijelaskan secara terperinci langkah-langkah tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.4. Status diisi dengan sudah selesai atau dalam proses. Bila dalam proses, batas waktu penyelesaian diisi.5. Batas waktu penyelesaian yang reasonable dan diisi untuk tiap langkah.

No. Temuan Persyaratan1 Root Cause Analysis2 CAPA3 Status4 Batas waktu5

penyelesaianPenanggung

Jawab

Change Control Untuk melihat ada/ tidak dampak perubahan

PELAYANAN PUBLIK DITWASPROD PT & PKRT TERKAIT CAPA

Desk CAPA• Desk CAPA dapat dilakukan di:

–Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT atau –Balai/Balai Besar POM

• Mekanisme pelaksanaan Desk CAPA:–Berdasarkan hasil evaluasi CAPA oleh Badan POM maka industri farmasi

dapat dipanggil untuk melaksanakan Desk CAPA di Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT

– Industri farmasi mengajukan diri (melakukan perjanjian) untuk dapat melaksanakan Desk CAPA.

–Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT merencanakan pelaksanaan Desk CAPA di Balai/Balai Besar POM.

• Tujuan Desk CAPA :–Mempercepat pemahaman Industri Farmasi terhadap CAPA dan diskusi

terkait regulatory advice untuk memenuhi persyaratan CPOB.–Meningkatkan mutual understanding antara Badan POM dan Industri

Farmasi.

Verifikasi CAPA•Dilakukan di site terutama bila ada perbaikan fisik yang harus diverifikasi

IMPROVEMENT OLEH INDUSTRI FARMASI