Remember to Declare Diseases ...

By Phone...

(514) 861-2352 or ask for the physician on call for Public Health at (819) 855-2844

By Confidential FAX …

(514) 861-5206

Public Health Department of the Cree Territory of James Bay - Montreal Office

a/

Maladies à Déclaration Obligatoire

277 Duke Street, Suite 201 Montreal, Quebec, H3C 2M2

Mandatory Reporting and Notification Maladies, infections et intoxications à declaration obligatoire (MADO)

A new Public Health Act came into effect on November 20, 2003 including new rules related to declarable infections, diseases and intoxications (MADO's). It modifies the infections, diseases and intoxications that are declarable (see appendix 1). It also stipulates the responsibilities of doctors and laboratories in regards to the information to be transmitted to the regional Public Health Department.

This is in order that public health authorities can monitor disease trends and can intervene if necessary to protect the health of the public.

What is a MADO?

A MADO is a health problem related to a physical, chemical or biological exposure that requires a timely intervention by Public Health for the benefit of an individual or his entourage.

There are four criteria that were used to develop the list of MADO's: 1. The potential appearance of other related cases. 2. The importance or frequency of the health problem (in terms of incidence

or prevalence). 3. The seriousness of the health problem (in terms of morbidity and mortality

in the short and long term). 4. The capacity to intervene to prevent or control the health problem.

For example, a food handler infected with Salmonella has the potential to transmit the illness to others and hygiene measures are available to prevent the spread (points 1 and 4). Tuberculosis may be transmitted to the other individuals but infected individuals may receive preventive therapy to prevent active infectious disease (points 1 and 4). Chlamydia is an example of a frequent health problem (point 2). Botulism and SARS are examples of infrequent but serious health problems (point 3).

What has changed?

There are 78 MADO's on the new list. Of these, 51 diseases or infections were on the previous list. There were 4 diseases that were removed from the list since they didn't meet the criteria described above: neonatal herpes, scarlet fever, invasive group B streptococcal infections, and enterovirus meningitis.

The following health problems were added to the previous MADO list.

• Babesiosis • Chagas disease • Creutzfeld-Jacob disease and its variants • HTLV I and II infections • Outbreaks of methicillin-resistant Staphyloccus aureus (MRS A) or

vancomycin-resistant enteorcocci (VRE) • West Nile virus • Hantavirus infection • Lyme disease • Cryptosporidiosis • Cyclosporosiasis • Listeriosis • Leptospirosis • Acute flaccid paralysis • Severe acute respiratory syndrome (SARS) • Vancomycin-resistant Staphyloccus aureus (VRSA)

• Lung cancer related to asbestos • Mesothelioma • Angiosarcoma of the liver • Silicosis • Amiantosis • Work-related asthma • Byssiniosis • Acute chemical broncho-pneumonia

What about sexually transmitted infections?

There is no longer a separate category for sexually transmitted infections. All MADO's are declared nominally. This means that this confidential information must be transmitted nominally to Public Health.

What about HIV and AIDS?

These two conditions are not declarable to the regional Public Health Department. There is a centralized surveillance system for HIV and the provincial laboratory (LSPQ) that carries out the test will contact the ordering physician for surveillance purposes.

As for AIDS, it is no longer declared regionally. There is a separate provincial declaration form for AIDS (see appendix 2).

The ONLY situation where the regional Public Health department should be informed of a case of HIV or AIDS is when an infected individual has given or received blood, blood products, tissues, or organs.

Who is required to declare diseases?

Physicians and laboratories are legally bound to declare all MADO's. Physicians are also bound the Code of Ethics to notify public health authorities if the physician has reason to believe the health of the population or a group of individuals is threatened. The new Public Health Act is also very specific that physicians are required to report as soon as characteristic clinical signs are observed.

'Art 82. Persons required to report... 1) any physician who diagnoses an intoxication, infection or disease included in

the list or who observes the presence of clinical manifestations characteristic of any of those intoxications, infections or diseases in a living or deceased person; ...'

However, under the new Public law other individuals such as nurses or public officials may also signal potential diseases. In the case of the Cree region, the regional Public Heath Department would also encourage nurses managing a patient without the direct supervision, of a physician to ensure the declaration of the listed diseases,

'Art 94, The directors of institutions or establishments constituting work environments or living environments, such as a business establishment an educational institution, a childcare centre and other childcare facilities, a house of detention and transition housing may report to the appropriate public health director any situation which they have cause to believe constitutes a threat to the health of the persons who are present in those places. A health professional practicing in such an institution or establishment may also report such a situation to the public health director.'

How are diseases declared?

There are new declaration forms available that may be used to transmit the necessary information to the Public Health Department (see appendix 2). These are available online and may be obtained from 'Approvisionnement des deux Rives' or from the regional Public Health Department.

Form AS-770 This form is used for most declarations by physicians. Form AS-772 This form is used for declarations by laboratories. Form SP-100 This form is used for AIDS declarations.

A copy of these forms should be kept in the patient's chart.

Of course, declarations may be made phone or FAX. A confidential FAX is used only for declarable diseases: (514) 861-5206. During usual working hours, for infectious diseases call the consulting physician for infectious disease programs and for environmental exposures call the consulting physician for environmental programs. If these individuals are not available or outside of regular office hours, please consult the physician on call.

The maximum delay in reporting is noted on the list of declarable conditions.

What about confidentiality?

The new Public Health Law is very clear in giving the Public Health Director immediate access to any document or information required in the epidemiologic investigation following a declaration.

' Art. 100. A public health director may .. .order any person.. .to immediately communicate.. .any document or information..., even if the information is personal information or the document or information is confidential;'

With this right comes the responsibility to protect confidentiality. As such, a confidential FAX is used for declarations. Also, Public Health officers are bound not to divulge confidential information. A list of individuals having access to confidential information related to MADO's is listed in appendix 3.

What about mandatory treatment of infections?

There is only one disease for which there is mandatory treatment (MATO). This is active tuberculosis disease.

What happens after the declaration?

The data obtained is used to keep track of health conditions in the territory and plan preventive activities. However, for certain health conditions, for example tuberculosis, Public Health ensures that the appropriate treatment, follow-up and contact tracing have been undertaken.

A reminder that every community has at least one copy of the 'Protocole d'intervention' published by the Quebec Ministry of Health, which is a binder with intervention protocols for different diseases such as pertussis, measles, rubella and meningococcal infections. A Public Health physician can assist in understanding or adapting these interventions to the realities of the region.

Periodic updates are issued concerning notifiable diseases to the region as well. Please feel free to contact Public Health any time to inquire about regional rates of notifiable disease.

Modified from ‘Prevention en pratique médicale’, Montreal Public Health Department, February 2004

Appendix 1. Reportable Diseases, Infections and Intoxications.

(Source: Montreal Public Health)

Appendix 2. Forms used for declaration (translation of form AS-770, form AS-772, and form SP-100). Form ordering information.

Appendix 3. Persons authorized to obtain confidential information for declarable diseases in the CCSSSBJ.

Dr Yv Bonnier-Viger (Public Health Director)

Dr Robert Carlin (Consulting Physician - Infectious Disease Programs)

Dr David Dannenbaum (Public Health Physician)

Barbara Mark (Secretary - Database Entry)

Louise Pedneault (Program Officer - Immunization)

Dr Faisca Richer (Public Health Physician)

Dr Elizabeth Robsinson (Consulting Physician - Environmental Programs)

Mathieu Trepanier (Program Officer - Environmental Health)

N'oubliez pas de déclarer les maladies ...

en téléphonant...

(514) 861-2352 ou demandez le médecin de garde pour

la Direction de santé publique crie au

(819) 855-2844

par télécopie confidentielle ...

(514) 861-5206

par courrier an ...

Direction de santé publique .& M.

des Terres cries de la Baie James Maladies a déclaration obligatoire

277, rue Duke, bureau 201 Montréal (Québec)

H3C 2M2

Déclaration obligatoire Maladies, infections et intoxications à déclaration obligatoire (MADO)

Une nouvelle Loi sur la santé publique est entrée en vigueur le 20 novembre 2003 et elle comprend les nouvelles règles applicables aux maladies, infections et intoxications à déclaration obligatoire (MADO). Cette loi les change (voir 1'annexe 1) et elle stipule que les responsabilités des médecins et des laboratoires en ce qui concerne les renseignements à transmettre à la Direction régional de santé publique.

Cela a été fait afin que les personnes responsables en santé publique puissent surveiller les tendances des maladies et intervenir si nécessaire pour la protection de la santé du public.

Qu'est-ce qu'une maladie a déclaration obligatoire (MADO)?

C'est un problème de santé relié a une exposition physique, chimique ou biologique qui requiert une intervention de la santé publique pour le bénéfice de la personne ou de son entourage.

Quatre critères ont été utilises pour développer la liste des MADOs:

1. L'apparition potentielle d'autres cas apparentés. 2. L'importance ou la fréquence du problème de santé (en fonction d'incidence ou de

prévalence). 3. La gravite du problème de santé (en fonction de morbidité et de mortalité a court

et a long termes). 4. La capacité d'intervenir afin de prévenir ou de contrôler les problèmes de santé.

Par exemple, un préposé a la manutention des aliments infecté par la salmonelle a le potentiel de transmettre la maladie à d'autres personnes et il existe des mesures d'hygiène pour en prévenir la propagation (points 1 et 4). La tuberculose peut être transmise, par centre la personne infectée peut recevoir une thérapie préventive empêchant la maladie infectieuse active (points 1 et 4). La chlamydia est un exemple de problème de santé fréquent (point 2). Le botulisme et le SRAS sont des exemples de problèmes de santé graves mais peu fréquents.

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Qu'est-ce qui a changé?

Dans la nouvelle liste il y a soixante-dix-huit MADO. Parmi celles-ci, cinquante et une se trouvaient dans la liste précédente. Quatre maladies ont été ôtées car elles ne répondent pas aux quatre critères décrits plus haut: l'herpès néonatal, la scarlatine, les infections invasives au streptocoque B et la méningite entérovirale.

Les problèmes de santé suivants ont été ajoutés à l'ancienne liste des MADOs:

• La Babésiose • La Trypanosomiase (ou maladies de Chagas) • La maladie de Creutzfelt-Jakob et ses variantes • Les infections à HTLV-I et II • Les éclosions de staphylocoque aureus résistant à la méthicilline (SARM)

ou d'entérocoque résistant à la vancomycine (ERV) • Le virus du Nil occidental. • L'infection au hantavirus. • La maladie de Lyme • La cryptosporidiose

• La cyclosporosiase • La listériose • La leptospirose • La paralysie flasque aiguë • Le syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS) • Le staphylocoque aureus résistant à la vancomycine (SARV)

• Le cancer des poumons relié à l'amiante • Le mésothéliome • L'angiosarcome du foie • La silicose • L'amiantose (Asbestose) • L'asthme relié au travail • La byssinose • La broncho-pneumonie aiguë chimique.

Concernant les maladies transmissibles sexuellement ...

Il n'y a plus de catégorie séparée pour les maladies transmises sexuellement. Toutes les MADOs sont déclarées nominativement. Cela veut dire que les renseignements confidentiels doivent être envoyés de façon nominative à la Direction de santé publique.

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Concernant le VIH et le SIDA?

Ces deux maladies ne sont pas à déclaration obligatoire au niveau de la Direction régionale de santé publique. Il existe un système centralisé de surveillance du VIH et dans le but d'une surveillance le laboratoire provincial (le Laboratoire de santé publique du Québec [LSPQ]) qui effectue les tests contactera le médecin qui a passé l'ordre.

Quant au SIDA il n'est plus déclaré au niveau régional. Il existe un formulaire de déclaration séparé pour cette maladie (voir l'annexe 2).

Les SEULES situations pour lesquelles la Direction régionale de santé publique devrait être informée d'un cas de VIH ou de SIDA, c'est lorsque qu'une personne infectée a donné ou a reçu du sang, des dérivés sanguins, des tissus ou des organes.

Qui est dans l'obligation de déclarer les maladies?

Les médecins et les laboratoires sont tenus par la loi de déclarer toutes les MADOs. De plus, les docteurs sont tenus par leur Code d'éthique d'aviser les autorités sanitaires s'ils croient que la santé de la population ou d'un groupe de personnes est en danger. La nouvelle Loi sur la santé publique précise aussi clairement que les médecins doivent aviser dès que les signes cliniques caractéristiques sont observés.

Art 82. Sont tenus défaire cette déclaration [... ] : 1 ° tout médecin qui diagnostique une intoxication, une infection ou une maladie inscrite à la liste ou qui constate la présence de signes cliniques caractéristiques de l'une de ces intoxications, infections ou maladies, chez une personne vivante ou décédée;[...]

Cependant, sous la nouvelle Loi sur la santé publique, d'autres déclarants tels que les infirmières ou les fonctionnaires peuvent aussi signaler les maladies potentielles. Pour la région crie de la Baie James, la Direction régionale de santé publique encouragerait les infirmières qui prennent en charge un malade sans la supervision directe d'un médecin d'assurer la déclaration des maladies sur la liste.

Art. 94. Les directeurs d'établissements qui constituent des milieux de travail ou des milieux de vie, notamment les entreprises, les établissements d'enseignement, les centres de la petite enfance et autres services de garde, les établissements de détention ou les maisons d'hébergement, peuvent signaler au directeur de santé publique de leur territoire les situations où ils ont des motifs de croire qu'il existe une menace à la santé des personnes qui fréquentent ces endroits. Un professionnel de la santé oeuvrant dans un tel établissement peut aussi signaler une telle situation au directeur de santé publique.

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Comment les maladies sont-elles déclarées?

Des nouveaux formulaires de déclaration sont disponibles et devraient être utilisés pour transmettre les renseignements nécessaires à la Direction de santé publique (voir l'annexe 2). Celles-ci sont disponibles en ligne et on peut les obtenir de l'Approvisionnement des deux Rives ou de la Direction régionale de santé publique:

Formulaire AS-770: Utilisé par les médecins pour la plupart des déclarations. Formulaire AS-772: Utilisé par les laboratoires Formulaire SP-100 Utilisé pour les déclarations du SIDA.

Une copie des ces formulaires devrait être conservée dans le dossier du malade.

Naturellement, les déclarations peuvent être faites par téléphone ou par télécopieur. Une télécopie confidentielle est utilisée uniquement pour les déclarations de maladies au (514) 861-5206. Durant les heures de travail normales, on peut appeler le médecin consultant des programmes des maladies infectieuses pour les maladies infectieuses et le médecin consultant des programmes environnementaux pour les expositions environnementales. S'ils ne sont pas disponibles ou si l'appel est placé après les heures d'ouverture, s'il vous plaît consultez le médecin de garde.

Le délai maximum de notification est inscrit sur la liste des maladies à déclaration obligatoire.

Et la confidentialité alors?

La nouvelle Loi sur la santé publique est très claire donnant au directeur de la Direction de santé publique un accès immédiat à tout document ou renseignement requis pour l'étude épidémiologique suite à une déclaration.

Art. 100, Un directeur de santé publique peut, lorsque requis dans le cadre d'une enquête épidémiologique: [... ]ordonner [. . . ] de lui communiquer ou de lui donner accès immédiatement à tout document ou à tout reseignement en sa possession, même s'il s'agit d'un renseignement personnel, d'un document ou d'un renseignement confidentiel:

A ce droit s'ajoute la responsabilité de protéger la confidentialité. En tant que telle, une télécopie confidentielle est utilisée pour les déclarations. De plus, les agents de santé publique sont tenus de ne pas divulguer de renseignements. Une liste des personnes qui ont accès aux renseignements confidentiels est donnée dans l'annexe 3.

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Quand est-il du traitement obligatoire des infections?

Il n'y a qu'une maladie pour laquelle le traitement est obligatoire (MATO): la tuberculose active.

Que se passe-t-il après la déclaration?

Les données obtenues sont utilisées pour suivre l'état de santé du territoire et pour planifier les activités de prévention. Par contre, pour certaines conditions de santé telles que la tuberculose, la santé publique s'assure que le bon traitement, le suivi et le dépistage des contacts soient entrepris.

Chaque communauté a au moins un exemplaire du Protocole d'intervention publié par le ministère de la santé et des services sociaux du Québec: c'est un relieur à feuilles mobiles contenant les protocoles d'intervention pour les diverses maladies telles que la coqueluche, la rougeole, la rubéole et les infections à méningocoques. Un médecin de la santé publique peut aider à la compréhension ou encore à l'adaptation des ces interventions aux réalités de la région.

De plus, des mises à jour périodiques sont envoyées relativement aux maladies à déclaration obligatoire de la région. Veuillez contacter la Direction de santé publique n'importe quand pour avoir les taux régionaux de maladies à déclaration obligatoire.

Modifié à partir de du texte Prévention en pratique médicale, de la Direction de santé publique de Montréal, février 2004. CBHSSJB - Translation Services - 18/06/2004 7

Appendice 1. Liste des maladies, infections et intoxications à déclaration obligatoire (MADO).

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Annexe 3. Les personnes au sein du C.C.S.S.S.B.J. ayant l'autorisation d'obtenir des renseignements pour les maladies à déclaration obligatoire

Dr Yv Bonier-Viger (Directeur de la Direction de santé publique crie)

Dr Robert Carlin (Médecin consultant - Programme des maladies infectieuses)

Dr David Dannenbaum (Médecin de santé publique)

Mme Barbara Mark (Secrétaire - Entrées de données dans la base de données)

Mme Louise Pedneault (Agent de planification - Immunisation)

Dr Faisca Richer (Médecin de santé publique)

Dr Elizabeth Robinson (Médecin consultant - Santé environnementale)

M. Mathieu Trépanier (Agent de planification - Santé environnementale)

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