2010 

  

 

Report on the SADC Disaster Risk Reduction and Preparedness Planning Workshop  Gaborone, Botswana. 05‐08 October 2010 

2  

Table of Contents 

Meeting Summary .......................................................................................................................... 4 

Official Opening Ceremony ............................................................................................................ 4 

Welcome and Opening Remarks ..................................................................................................................... 4 

Official Opening Address ................................................................................................................................. 4 

Keynote Address: Strengthening Partnership for Regional Disaster Risk Reduction ...................................... 5 

Workshop Objectives and Expectations .......................................................................................................... 5 

Objectives .................................................................................................................................................... 5 

Expected outcomes ..................................................................................................................................... 6 

Review of 2009 Workshop Recommendations and Discussion ...................................................................... 7 

2009 Workshop Recommendations for the SADC Secretariat .................................................................... 7 

2009 Workshop Recommendations for SADC Member States ................................................................... 8 

2010/2011 SARCOF Seasonal Forecast and DRR Preparedness Impacts .......................................... 9 

Review of Performance of 2009/10 Rainfall Season vs. SARCOF Forecast ..................................................... 9 

2010/11 SARCOF Seasonal Forecast and Overview of Sector‐Specific Implications ..................................... 10 

Assessment of Regional Food Security Situation .......................................................................................... 11 

Seasonal Forecast for Flood Scenario Development – Challenges and Possibilities ..................................... 13 

Plenary Discussions ................................................................................................................................... 13 

Status of DRR Preparedness for 2010/11 based on SARCOF Forecast ........................................... 13 

Presentations by Member States .................................................................................................................. 13 

Zimbabwe .................................................................................................................................................. 13 

Angola ........................................................................................................................................................ 14 

Zambia ....................................................................................................................................................... 14 

Botswana ................................................................................................................................................... 15 

Tanzania ..................................................................................................................................................... 16 

Swaziland ................................................................................................................................................... 16 

Lesotho ...................................................................................................................................................... 16 

South Africa ............................................................................................................................................... 17 

Malawi ....................................................................................................................................................... 17 

Seychelles .................................................................................................................................................. 18 

Mozambique .............................................................................................................................................. 18 

The Zambezi River Basin Initiative ................................................................................................................. 19 

Appraisal of Contingency Planning in the Region: Challenges and Successes .............................................. 19 

3  

Feedback from Group Sessions ..................................................................................................................... 19 

Review of the SADC DRR Strategic Plan ........................................................................................ 20 

FAO DRR Strategies ....................................................................................................................................... 20 

WFP DRR Strategies ....................................................................................................................................... 21 

SADC DRR Strategic Plan – Proposed Revisions and Updates ....................................................................... 21 

Linkages with Hyogo Framework, Africa Strategy and National Strategies .................................................. 22 

WHO DRR Strategy for the Health Sector ..................................................................................................... 22 

UNICEF DRR Mapping Update and DRR Strategy .......................................................................................... 23 

Plenary Discussions and Recommendations for the SADC DRR Strategy ...................................................... 23 

Capacity Development Needs for DRR in the SADC Region ........................................................... 25 

Multi‐layer DRR Capacity Development in SADC .......................................................................................... 25 

Partnerships in DRR ‐ The Swedish Civil Contingencies Agencies (MSB) ...................................................... 26 

Capacity for Disaster Reduction Initiative (CADRI) and its Services .............................................................. 26 

Plenary session .......................................................................................................................................... 26 

Formulating of Workshop Outcomes and Recommendations ...................................................................... 27 

Closing Remarks ............................................................................................................................................ 27 

Annex A: List of Acronyms ............................................................................................................ 28 

Annex B: Workshop Outcomes and Recommendations Report .................................................... 29 

Annex C: SARCOF Outlook Forum Statement ............................................................................... 32 

Annex D: Welcome Remarks ........................................................................................................ 37 

Annex E: Official Opening Address ............................................................................................... 43 

Annex F: Key Note Address .......................................................................................................... 46 

Annex G: List of Participants ........................................................................................................ 51 

 

  

 

   

4  

Meeting Summary  The  annual  Southern  African  Development  Community  (SADC)  Disaster  Risk  Reduction  (DRR)  and Preparedness Planning Workshop took place in Gaborone, Botswana from 05‐08 October 2010, in partnership with UNISDR, the World Bank Global Facility for Disaster Reduction and Recovery (GFDRR) and UNOCHA. The theme of the workshop was “strengthening SADC and national capacities for disaster preparedness and response”. It provided  a  platform  for  national  and  regional  DRR  managers  and  stakeholders  to  deliberate  on  the implications  of  the  2010/11  seasonal  rainfall  forecast,  and  agree  on  the  necessary  contingency  and preparedness  measures  needed  to  respond  to  possible  emergencies,  typically  related  to  floods  and droughts,  during  the  next  rainfall  season.  The  workshop  also  addressed  preparedness  for  health emergencies, as well as other possible threats relevant to SADC Member States. Representatives from SADC Member  States, UN  Agencies,  International  Cooperating  Partners  (ICPs),  non‐governmental  organizations (NGOs), donors and civil society participated.  

Based on proceedings,  the workshop concluded with  the acceptance of a set of  recommendations, which can be found in Annex B (page 29).   

Official Opening Ceremony 

Welcome and Opening Remarks Participants were welcomed by  the Director of  the National Disaster Management Office of Botswana. A central aim of this workshop  is to plan and strategize  for  the  imminent disasters expected  to occur  in the region this coming rainfall season. The seasonal rainfall forecast is predicting normal to above normal rainfall for most parts of the region, which means that flooding and its concomitant hazards, such as epidemics and water‐borne diseases, are likely to be experienced.  

All stakeholders, especially national governments, are urged to continue to take all necessary steps to ensure that  the  region  is  prepared  for  all  potential  emergencies.  It  is  important  to  be  able  to  react  fast  to emergencies  and  to  develop  comprehensive multi‐hazard  contingency  plans,  as well  as  to  establish  the operational structures required to  implement such plans. The  impact of disasters can be mitigated through ensuring quality standards, reducing vulnerability and exposure to risks and inculcating preparedness among all citizens, as good DRR depends on coordinating the efforts of all involved.  

There is some concern regarding the slow progress regarding the implementation of resolutions, and there is a need for the expeditious strengthening of the SADC DRR Unit (DRRU) to coordinate DRR programmes and facilitate the flow of early warning information in the sub‐region.  

Official Opening Address In the official opening address the Director of the SADC Organ on Politics, Defense and Security Cooperation thanked all participants and  special guests. Disaster Risk Management  (DRM)  is multi‐disciplinary, and  its various  components  (preparedness,  mitigation,  response,  rehabilitation  and  recovery)  involve  the participation of a multitude of partners and stakeholders, ranging from national governments, NGOs,  ICPs, donors,  civil  society  and  private  sector  participants. Disasters  are  often  trans‐boundary  and  thus  require regional approaches. This also relates to the potential value of the recently‐established SADC DRRU, which has the responsibility of coordinating regional preparedness and response programmes for trans‐boundary hazards and disasters. Many activities are underway to secure support and funding from various partners to 

5  

assist  the  SADC  DRRU  to meet  its minimum  obligations  in  the  region.  Other  areas  of  DRR  that  require regional coordination by the SADC Secretariat include: 

• Strengthening a DRR regional early warning system for the collection and exchange of DRR early warning information 

• Facilitating sharing and exchange of lessons learned and best practices among Member States 

• Implementing the SADC DRR Strategic Plan 

• Facilitating DRR capacity development and training 

• Coordinating regional responses to actual disaster occurrences in the region 

This workshop should be used by all stakeholders  to put  in place  resources and measures  to counter any major disasters that might occur  in Member States, and plans should be refined and revised as the season progresses.  

Keynote  Address:  Strengthening  Partnership  for  Regional  Disaster  Risk Reduction In the keynote address, the United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (OCHA) Head of the Regional Office for Southern and Eastern Africa, stated that countries  in southern Africa, and  indeed the  rest  of  the  world,  have  for  the  past  decade  been  experiencing  an  unprecedented  increase  in  the frequency, magnitude and impact of disasters, specifically drought, floods, and epidemics like cholera, all of which  are  exacerbated  by HIV/AIDS. Governments  and  partners  need  to  implement  radical measures  to ensure community safety and protection of economic assets. The focus should not just be on what happens immediately before, during and after disasters, but beyond this to greater DRR. Key challenges  facing DRR implementation in the region include:  

• Institutional  frameworks  for DRR at  the  regional, national and,  in  some  cases,  local/community  level, which are often under‐funded and not coordinated 

• Lack of comprehensive and constantly updated risk assessments and analysis 

• Weak information and knowledge management systems, specifically in high risk areas 

• The need to reduce underlying risk factors 

Small  but  recurrent  disasters  often  cause more  destruction  cumulatively  than  some  of  the  large  scale disasters that tend to draw the attention of the international media. Due to the compounded nature of risks in the region, any small disaster is likely to cause high levels of damage, since vulnerability is so exacerbated by  the  recurrent  nature  of  disasters, which  give  communities  little  or  no  time  to  recover.  Planning  in  a number of cases is not informed by a comprehensive risk analysis and thus may not be able to address the priority needs for effective DRR.  

Workshop Objectives and Expectations The Senior Liaison Expert in the SADC DRRU presented the workshop objectives and expected outcomes:  

Objectives • Deliberate on the implications of the 2010/11 Southern Africa Regional Climate Outlook Forum (SARCOF) 

seasonal rainfall forecast on disaster preparedness and response 

• Review  national  capacities  and  gaps  in  disaster  preparedness  and  response  going  into  the  2010/11 rainfall season  

• Identify  required actions of  regional  and humanitarian  actors necessary  to  fill  these gaps  in both  the immediate (three to six months) and longer term 

6  

• Share experiences,  lessons  learned and  tools used before, during and after previous seasons’  flooding and cyclone impact 

• Identify  the  roles  and  responsibilities of  regional partners  (SADC, Regional  Inter‐Agency Coordination Support Office  (RIACSO) members  and  donors)  and  sources  of  funding  to  strengthen  SADC  disaster preparedness 

• Explore  ways  of  strengthening  partnership  between  Member  States  and  with  other  regional  and international organisations for effective DRR, preparedness and response  

Expected outcomes • Development of an indicative road map on preparedness and contingency planning for Member States, 

in order  to meet any possible emergencies  related  to drought and  floods during  the 2010/11  rainfall season, including health‐related and other emergencies 

• Identification of roles and responsibilities of national and regional partners  and sources of funding 

• Development of an indicative road map for the revision and implementation of the SADC DRR Strategic Plan 

• Formulation of strategy for enhancing and strengthening the capacities of the SADC Secretariat, Member States and partners for disaster risk preparedness and response 

• Enhanced networking, and sharing of best practices and lessons learned among stakeholders 

Comments from participants:  

• Participants  requested  that  the specific  initiatives  that  require  funding be noted and discussed during the workshop. SADC DRRU replied that many of these  initiatives fall within other SADC structures, and that the DRRU can only provide information on its own initiatives 

• The  importance  of  strengthening  partnerships  between Member  States  for  DRR,  preparedness  and response was emphasized. Disasters know no political boundaries, and  therefore  regional approaches are required. SADC agreed with the suggestion to amend the workshop objectives to highlight this point  

• Participants  recommended  that  the  SADC  DRRU  also  focus  on  awareness‐raising  of  DRR  among communities  

• On the issue of ensuring that the revised SADC DRR Strategic Plan receives the required political support from the relevant SADC structures, it was explained that the Strategic Plan will follow the normal SADC approval channels.  Once a draft of the Strategic Plan is completed, the DRR Technical Committee will be convened to approve the document, and eventually it will come before the Council of Ministers for final approval  

• Member  States were  requested  to  provide  feedback  on  the  extent  to which  regional  initiatives  and contingency planning exercises over the past four years have been useful 

• Participants highlighted the need to focus on collaborative mechanisms such as joint responses, and the coordination role that the SADC Secretariat can play  in such  initiatives. The SADC DRRU noted that this issue  is  included  in  its work plan, and the hope  is that such a mechanism will be developed. However, funding remains a challenge. The viability of establishing an emergency fund is being considered, which will be  funded by Member  States and  supported by partners.  Such a  fund will  allow  SADC  to  rapidly mobilize resources to respond  to any emergency 

7  

Review of 2009 Workshop Recommendations and Discussion The  SADC  DRRU  and  OCHA  provided  a  summary  of  the  2009  SADC  Preparedness  Workshop Recommendations,  and  where  available  provided  updates  on  the  implementation  of  these recommendations.  

2009 Workshop Recommendations for the SADC Secretariat Recommendation  1  National  contingency  plans  should  be  developed,  reviewed,  strengthened  and operationalized  in  all  SADC Member  States  by  01  December  2009,  with  copies  submitted  to  the  SADC Secretariat. Member States should provide monthly updates on progress. Progress Very few Member States submitted contingency plans or  reports  to  the SADC Secretariat by 01 December 2009 as  initially agreed. However,  some  plans  were  later  provided  by  Zambia,  Mozambique  and  Zimbabwe.  The  SADC  DRUU suggested that Member States appoint a focal point for regular communication with the Secretariat. Out of the  15  Member  States,  10  have  contingency  plans  of  some  sort,  although  not  all  countries  require contingency plans for hydro‐meteorological disasters.  

Recommendation  2 Multi‐sectoral  disaster  simulations  should  be  conducted  by Member  States  to  test preparedness  and  response  plans.  Progress  Simulation  exercises  involving  other  Member  States  were undertaken only by Mozambique,  in November 2009.  Invitations to this exercise were sent to all Member  States to participate as observers, with support for participation provided by United Nations Development Programme (UNDP) Mozambique through a European Commission Humanitarian Aid Department’s Disaster Preparedness  Programme  (DIPECHO)  project.    The  SADC  Secretariat,  Malawi,  Namibia  and  Zambia participated.  It  was  observed  that  funding  support  for  conducting  simulation  exercises,  or  even  for participating  as  observers,  remains  a  problem  for most Member  States,  and  assistance  from  partners  is required in this regard. Member States were requested to inform SADC about whether they are planning any simulations  in 2010 so that other Member States can plan and budget for their participation as observers. OCHA noted that a number of countries carried out simulation exercises at district level.  

Recommendation 3 A SADC DRR Technical Committee Meeting should be convened and the DRRU should be established  in  the  SADC  Secretariat.  Progress  An  Emergency  Consultative Meeting  of  the  DRR  Technical Committee was convened  in Lusaka, Zambia, from 03 to 05 March 2010, attended by nine Member States. The Meeting approved the establishment of a DRRU within the SADC Secretariat, effective from November 2009. A Liaison Expert has also been engaged  to support  the SADC Secretariat  to establish  the DRRU and undertake a few  initial activities, specifically the recruitment of seconded and substantive DRR staff for the DRRU, and drafting the DRRU’s work plan. Funding has been provided by the United Nations  International Strategy for Disaster Reduction (UNISDR), through a grant of US$270,000 from the World Bank Fund for DRR. 

The  recruitment of a DRRU Manager, as well as  technical and  support staff, by  the SADC Secretariat  is  in progress,  but  is  facing  financial  challenges.    Although  the  DRR  programme  was  approved  by  the  SADC Council of Ministers in 2008, Member States are yet to provide funding for the programme. The Secretariat is also engaging ICPs on the matter.  

Recommendation 4 SADC Secretariat should convene a high level Ministerial Meeting to raise awareness of the importance of DRR among decision‐makers. Progress Due to the absence of high profile disasters in the region during the previous rainfall season,  it was not possible to justify convening a Ministerial Meeting on DRR. Many participants noted that it should not take a major disaster to convene such a meeting, as this is contrary  to  the principles of DRR.  SADC  replied  noted  that Ministerial Meetings  are  very  expensive,  and 

8  

there must be a motivation for such a meeting; Yet if Member States lobby for such a meeting it would make it easier. OCHA added that DRR is everybody’s responsibility, and that if Ministers are prepared to push the DRR agenda that would move the process forward.  Disaster managers from Member States also have a role to play within their own countries to lobby for prioritisation of DRR issues with their respective Ministers so as  to  make  it  easier  for  SADC  DRRU  to  present  the  case  to  an  informed  group  of  Ministers.  Angola recommended that a meeting be held to discuss progress made on the Hyogo Framework of Action (HFA).  

Participants  felt  that  the  DRRU  should  not  be  within  the  Organ  on  Politics,  Defence  and  Security Cooperation, but rather within the SADC Secretariat  itself; However, SADC responded that during the DRR Committee Technical committee meeting  that was convened March 2010  it was agreed  that  the Unit will remain in the Organ, as the SADC Secretariat currently does not have the capacity to manage the DRRU. The Member States  that participated  in  the  technical meeting accepted  this position. Currently,  the DRRU  is a stand‐alone unit which reports directly to the Director of the SADC Organ on Politics, Defence and Security Cooperation. SADC reminded Member States that they are the ones who need to provide resources for the DRRU to function effectively.  

Recommendation  6  Strengthen  sharing  of  early  warning  and  DRR  information,  and  the  exchange  of experiences  among  SADC Member  States,  Secretariat,  and  partners.  Progress  The  SADC  DRR website  is under  construction,  and  should  be  launched  shortly.  An  online  discussion  forum  and  platform  for  the exchange  of  documents  is  also  under  construction.  The  coordination  of Member  States’  participation  in simulation exercises in Mozambique was undertaken, as well as the coordination of selected Member States to visit the Swedish Civil Contingencies Agency (MSB) in November 2009. 

Recommendation 7 Enhance resource mobilization for DRR in SADC region. Progress SADC is engaging ICPs regarding  the  funding of programmes, under  the  framework of  the 2006 Windhoek Declaration. Bilateral partner discussions on the funding of DRR programmes are also ongoing. A proposal for the establishment of a SADC Emergency Fund is currently under consideration by SADC decision making bodies. This fund will be accessible for DRR in emergencies, mediation, election observation, etc. The SADC Secretariat is also open to partners funding specific activities within the regional DRR programme.  

Recommendation  8  Strengthen  collaboration  among  the  SADC  Secretariat, Member  States  and  ICPs  in support of DRR projects in the SADC region. Progress Strengthening in progress. Participants noted that the link between DRR and development should be firmly established.  

Recommendation  9  Strengthen  and  institutionalize  both  Regional  and National  Vulnerability Assessment Committees  and  expand  their mandates.  Progress:  The  Regional Vulnerability  Committee  (RVAC)  Project Management Unit (PMU) noted that the  institutionalization process  is ongoing. Work  is also being done  in facilitating  the  establishment  of  national  vulnerability  Committees  (NVACs)  in  countries  without  such structures.  

2009 Workshop Recommendations for SADC Member States  Recommendation  1  Budget  for  both  pre‐season  preparedness  and  post‐season  lessons  learned  DRR workshops. Progress Apart  from a  few exceptions, most Member States were able  to get  funds  to attend workshops.  

Recommendation 2: Encourage participation of all DRR stakeholders in these workshops.  

9  

Recommendation  3:  Encourage  continued  use  by  Member  States  of  the  Disaster  Charter (http://www.disastercharter.org) in the event of a major disaster. Progress The charter could be used more extensively.  

Recommendation 4: Encourage the use of multi‐sectoral disaster simulations as best practice  for all SADC Member States.  

Recommendation 5: Member States should strengthen early warning and information management systems for DRR.  

Recommendation  6:  Member  States  should  engage  communities  living  in  disaster‐prone  areas  to  find durable  resettlement  solutions  that  do  not  compromise  their  livelihoods,  and  which  foster  community ownership. 

Recommendation  7: Member  States  should  explore  the  incorporation of  International Disaster Response Laws (IDRL) as relevant in their respective countries.  

Recommendation  8:  Member  States  should  train  emergency  responders  in  disaster  preparedness  and response. Progress OCHA responded to requests for training support from three Member States.  

Recommendation 9: Preparedness and  response plans  for potential outbreaks of communicable diseases, such  as  cholera,  should be developed  and  strengthened. Progress The World Health Organization  (WHO) noted that this remains a difficult issue. Much progress has been made in Zimbabwe, and a mission has been undertaken  to  Zambia,  with  recommendations made.  There  is  also  an  initiative  to  establish  a  regional cholera  task  force,  co‐led by WHO  and UNICEF. WHO  reiterated  to Member  States  that  for  it  to provide support to a country they must receive an official request. See WHO presentation which took place in Day 3 (page 22).  

Zambia noted that there are two sides to addressing cholera: prevention and treatment, and no plan can be fully  effective  if  the Ministry  of  Health  has  to  coordinate  activities  alone.  In  Zambia,  the  coordination function to address cholera has now been placed in the Office of the Vice President, and it is hoped that the Government is dealing effectively with cholera concerns. 

Recommendation 10: Measures will be undertaken  to ensure  that  the special needs of people  living with HIV  and  AIDS  and  other  vulnerable  groups  affected  by  disasters  are  addressed.  Progress  See  WHO presentation which took place in Day 3 (page 22).  

2010/2011 SARCOF Seasonal Forecast and DRR Preparedness Impacts 

Review of Performance of 2009/10 Rainfall Season vs. SARCOF Forecast Two presentations, one by the Famine Early Warning Systems Network (FEWSNET) and one by the University of  Zimbabwe  (UZ)  and  the  SADC  Climate  Services  Centre  (CSC),  analysed  the  2009  SARCOF  forecast, comparing  it with actual  rainfall observations,  in order  to assess  the quality of  the  forecast.  It was shown that the SARCOF forecast is in general reasonably accurate and can be very valuable as a tool for disaster risk management, specifically contingency planning.   It was noted that rainfall in the region can be localized and there  are  not  enough  gauging  stations  in  some  countries  to  record  local  variations,  and  SARCOF  only provides a forecast for a very large area.  

10  

2010/11 SARCOF Seasonal Forecast and Overview of Sector­Specific Implications UZ and SADC CSC presented  the 2010/11 SARCOF seasonal  forecast. For  the period October  to December 2010,  the southern and western parts of  the contiguous SADC  region, Mauritius and western Madagascar are expected to receive normal to above‐normal rainfall, while the north‐eastern parts of continental SADC and rest of Madagascar are likely to receive normal to below‐normal rainfall. 

For  the period  January  to March 2011,  the bulk of  SADC  is expected  to  receive normal  to  above‐normal rainfall, while the northern parts and the extreme south of continental SADC region are expected to receive normal to below‐normal rainfall. See Annex C for the full SARCOF 14 Statement. 

SARCOF  is a process that was started  in 1997,  in order that all partners  in the climate forecast community can  collaborate  on  the  development  of  a  consensus  regional  forecast, which  is  provided  free  of  charge. Updates  to  the  forecast  are  conducted  periodically  throughout  the  rainfall  season.  The  importance  of including experts  from national water affairs authorities to assess the  implications of the SARCOF  forecast was highlighted,  in order to develop a  fuller picture of what effects forecasted rainfall could have on river systems. Partners were requested to provide resources to strengthen the SARCOF process. Although there should not be major differences between the SARCOF  forecast and downscaled national  forecast, disaster managers should always consult with their national meteorological office, as well as with experts from other sectors, when seeking a more detailed country‐level forecast.  

The forecast does not provide any information on expected cyclone activity, although the systems employed in developing  the  forecast makes  implicit  reference  to cyclone activity, as  the  forecasted  rainfall could be driven by cyclones.  

Below are some potential sector‐specific implications of the rainfall forecast:  

Water Sector Implications 

• There will be enough water for agricultural, domestic and industrial use 

• The water  table  is  already high  in most  countries, meaning  there will be  increased  runoff  into major reservoirs 

• There is a high probability of flooding in flood‐prone areas  

• Major  dams  already  contain  large  quantities  of  water  from  the  previous  rainfall  season.  Dams  are expected to fill up quickly during the rainfall season 

• There may be high spillage from major dams. Therefore, integrated water resources managers should be on high alert throughout the season 

Energy Sector implications 

• There should be enough water for hydroelectric power stations 

• There will be reduced power demand for irrigation water since the summer crop will have enough water from the rains 

Food Security Sector implications  

• The cumulative total rainfall during the 2010/11 rainfall season should be adequate for crop production  

• The main problem  is that the downscaled seasonal forecasts do not specify the onset and cessation of the rains or the distribution of rainfall  

11  

• The downscaled forecast also does not  include the frequency and duration of wet and dry spells. Long dry spells can result in reduced yields if the farmer has no access to irrigation facilities 

• Too much rainfall in short periods of time can result in water logging and sometimes flooding, resulting in leaching of fertilizers, destruction of farmland and livestock deaths 

Implications for weather related disasters 

• An estimated 80 per cent of all natural disasters are weather‐related  

• The expected normal to above normal rainfall over most of the SADC region means that there is a high likelihood that disasters like severe storms, flash floods and tropical cyclones will occur 

• Weather‐related diseases and epidemics  such as cholera and malaria may occur  in  some parts of  the region  

In conclusion, it was noted that the impacts of the weather related disasters can be reduced or minimised if national DRR  committees  regularly  consult  national meteorological  and  hydrological  services  in  order  to obtain regular updates of the seasonal weather forecast.   

Comments from participants 

• On  the question of whether drought  is not a bigger risk than  floods,  it was noted  that droughts allow authorities time to plan, while floods are usually almost immediate  

• On the question of whether there is a regional forum for both meteorologists and disaster managers, it was replied that disaster managers and other sector specialists are invited to participate in the SARCOF process. However, more resources are required to institutionalize SARCOF 

• The  importance  of  taking  a    developmental  approach  to  Disaster  Risk  Management  (DRM)  was highlighted 

Assessment of Regional Food Security Situation A presentation on  the  regional  food security situation was given by  representatives  from RVAC and PMU. Some of the causes for regional food  insecurity  include erratic rainfall, floods, the high price of agricultural inputs and access to income.  

In 2010, overall cereal production in the region increased by 8 per cent from 32,699 tons last year to 35,409 tons.   This also  represents a 33 per  cent  increase over  the average production  for  the  last  five years. All countries experienced increases in cereal production, except Malawi (7 per cent decrease) and Zimbabwe (1 per cent decrease), with Botswana more than doubling  its cereal production  from 65,000  tons  to 109,000 tons.  This  increase  is  attributed  to  favorable weather  and  the  provision  of  subsidized  inputs  to  targeted groups.  South Africa,  Zambia, Malawi  and  Tanzania have  recorded  cereal  surpluses while  the  rest of  the countries have deficits. 

The number of people requiring food and non‐food assistance  in the region has  increased by about 30 per cent to an estimated 4.04 million, up from last year’s estimate of 3.1 million. This is attributed to increases in food  insecure populations  in Malawi, Mozambique and Tanzania, where  localized crop production  failures were experienced due to localized poor and erratic rainfall conditions. However, since Malawi and Tanzania have overall national cereal surpluses, the localized food deficits in these countries will be more than offset by  the domestic cereal surpluses, assuming   a  flow of  food  from surplus  to deficit areas and the ability of affected households to access it.  The region also continues to experience high levels of malnutrition.  

12  

Table 1: Regional Forecasted Food Balance Sheet, 2010/2011 

 

Some of the household mechanisms that households may employ in response to food insecurity include:  

• Forgoing non‐essential expenditures in order to purchase food 

• Increased search for casual labour opportunities 

• Increased sale of livelihood assets (e.g. livestock) to buy food and other essential items 

• Increased rural to urban migration 

• Reduction in number of meals 

• Increase in demands on social support networks 

Table 2: Trend in Population Vulnerable to Food Insecurity 

 

To summarize, despite good harvests, the number of people requiring humanitarian assistance has increased from last year, and high rates of malnutrition (stunting) still persist in a number of countries. Access issues to food  and non‐food  items  for  the poor  remain persistent,  indicating  that  chronic  vulnerability  is  linked  to poverty.   There has been some positive contribution of targeted  inputs and output subsidy programmes  in the region. However, there are ongoing concerns on whether markets exist for surplus‐producing countries, both in terms of internal and cross border trade.  

From this assessment, the main recommendations are:  

• Increase  social protection  and  safety net measures  such  as public works  programmes  and  cash/food transfers 

• Enhance  infrastructure  development  for  improved  market  access  (e.g.  transport,  storage  and communication) to improve household income 

2003/04 2004/05 2005/06 2006/07 2007/08 2008/09 2009/10 2010/11

Lesotho          270 000            948 300           541 000           245 700          553 000          353 000          450 000          200 000 Malawi          400 000         1 340 000       5 055 000           833 000            63 200          673 498          147 492      1 061 000 Mozambique          659 000            659 000           801 655           240 000          520 000          302 700          281 300          450 000 Namibia                    ‐                         ‐                       ‐                        ‐                      ‐                      ‐            224 795          106 297 Swaziland          217 000            600 400           634 400           465 900          345 000          238 600          262 000          160 989 Tanzania          844 333            686 356           848 019           995 433          581 974          780 416          240 544          717 684 Zambia            60 000              39 300       1 232 700           380 537          440 866          444 624          110 000            53 629 Zimbabwe      5 422 600         2 300 000       2 884 800        1 392 500      4 100 000      5 100 000       1 400 000      1 287 937 SADC* 7 872 933      6 573 356        11 997 574    4 553 070      6 604 040    7 892 838    3 116 131    4 037 536   

Country

Consumption Period

13  

• Continue support to targeted input and output subsidies programmes  

• Promote health and nutritional education and support 

Comments from participants:  It was noted that the Vulnerability Assessment Committee system works on two  levels: NVACs at Member States level, which comprise of government representatives and partners; and RVAC, which comprises of the SADC Secretariat, FEWSNET and partners. RVAC attempts to reach consensus on the regional food security situation based on the  information provided by the NVACs, so that all Member States can speak with one voice. 

Seasonal Forecast for Flood Scenario Development – Challenges and Possibilities FEWSNET gave a presentation on the challenges and opportunities for developing flood scenarios based on the seasonal rainfall forecast. The relationship between climatic parameters and vulnerability indicators and the steps of scenario‐building using climate information was discussed.  

Comments from participants 

• Maize  is used as  the generic  crop  in  crop production modelling, although  the model  can be used  for other crops as well  

• There  is no  forecasting technology available  to predict strong winds. Even with cyclones,  its trajectory can only be projected once it appears 

• It  was  suggested  that  exchanges  of  best  practices  and  lessons  learned  between  countries  that  are typically affected by cyclones should be encouraged, specifically regarding community‐based approaches to early warning systems  

Plenary Discussions • It was noted  that  the best way  in which  this workshop  can be used  to prepare  for  the  coming  flood 

season is for national disaster mangers present to consider the outcomes and recommendations of this workshop, as they have the mandate to respond to emergencies 

• Participants  agreed  that  it would  be  useful  if  the  SADC  Early Warning  Centre’s  products  are  better disseminated,  for  greater  use  in  planning.  The  importance  of  translating  theoretical  knowledge  into practical solutions was highlighted, as well as the  importance of using correct terminology, e.g. making the distinction between DRR (a line function) and DRM (a coordination function) 

• The main reason for a number of the 2009 Workshop Recommendations not being implemented is lack of political will – the importance of DRR needs to be highlighted at national level.  

• DRR  should be approached  from a vulnerability perspective, not a hazard perspective, and  should be informed  by  an  understanding  of  risks.  This  approach will  enable  the  identification  of  the  causes  of vulnerability  

Status of DRR Preparedness for 2010/11 based on SARCOF Forecast 

Presentations by Member States 

Zimbabwe On the downscaled seasonal meteorological forecast for the rainfall season, two of the three meteorological regions are expected to receive normal rainfall, with one region in northern Zimbabwe forecasted to receive normal to above normal rainfall.   Areas that are  likely to be affected by flooding have been  identified, and 

14  

flood  risk mapping  has  been  conducted  for most  of  these  areas.  Other  potential  risks  include  storms, epidemics and environmental degradation.  

In terms of preparedness planning, the following measures have been taken:  

• A pre‐season National Civil Protection Organization planning meeting was held on 02 September 2010  

• The  seasonal  outlook  was  presented  and  interpreted  to members    of  the  National  Civil  Protection Organization of Zimbabwe 

• Accordingly, disaster preparedness committees and communities  living  in  low  lying areas were advised to be on high alert for possible flooding incidents  

• Malaria vector control program is aiming to spray in all 47 districts at high‐risk of malaria 

• Distribution of mosquito nets is underway, as well as the training of staff in malaria case management 

• As for cholera, rapid response teams have been trained in high risk districts   

• The Emergency Services Sub‐Committee has been activated to prepare and mobilize  resources  for the rainfall season 

• Awareness campaigns on  rainfall season hazards using outreach programs, print and electronic media will  soon commence   

• An early warning system comprising of the National Meteorological Office, National Water Authority and the Department of Civil Protection have been put in place  

Major gaps include the following:  

• Transport and communication need to be  improved for timely and complete reporting of outbreaks 

• Lack of local media resources in highly vulnerable and marginalized communities 

• Newly  qualified  health  staff  have  limited  experience  in  handling  epidemics,    hence  the  need  for emergency preparedness and response training 

• Inadequate real‐time hydrological stations 

• Inadequate all‐terrain vehicles   

Angola On the downscaled seasonal meteorological forecast for the period October to December 2010, normal to below  normal  rainfall  is  expected  in  northern  Angola,  normal  to  above  normal  in  central  and  western Angola,  and  below  normal  rainfall  in  the  eastern  part  of  Angola.  Some  early  rain  has  already  led  to infrastructure damage, and a drought is currently affecting the Bengo region in northern Angola, which the Government is responding to. The country has recently experienced outbreaks of cholera and rabies.  

A national contingency plan has been developed, with the participation of all partners, which is valid for five years and will be updated periodically. An evaluation of this plan will also be conducted after each rainfall season.  

Zambia On  the  downscaled  seasonal meteorological  forecast  for  the  period  October  2010  to March  2011,  the northern half of Zambia  is expected  to receive normal to above‐normal rainfall, while the southern half  is expected to receive normal rainfall. The main hazards expected during the coming rainfall season are floods and epidemics, specifically cholera. Contingency planning  is underway, based on the seasonal forecast. The contingency planning process involves all critical players, including UN Agencies and NGOs, and the national contingency plan will be customized to provincial and district conditions.  

15  

As has been done  in the past, relief supplies (both food and non‐food) will be pre‐positioned  in areas that may become inaccessible due to flooding, and the monitoring of the situation will continue throughout the season. Certain elements of the plan, such as canal and drainage clearing, are already underway, especially in Lusaka. However, the human, financial and material support of cooperating partners at both national and regional level will be required to effectively implement the contingency plan. 

Comments from participants 

• On  the possibility of  trans‐border  cholera outbreaks between Zimbabwe  and  South Africa, Zimbabwe noted that actions have been taken by the relevant departments across the border and the situation  is considered to be under control 

• WHO noted that, regarding the possibility of cholera outbreaks  in Zambia, the risk factors that need to be addressed are clear, and it is good to hear that drainage in Lusaka is being addressed. However, there is still the issue that many housing developments are on terrain that require specially designed latrines. In  reply Zambia noted  that  this  is  an  issue of  illegal  settlements,  and  as  such  falls within  the normal portfolios of line ministries, which is not part of contingency plan. There are plans to redevelop Lusaka, including the relocation of affected communities to safer areas 

• Zambia noted their challenges regarding resource mobilization for preparedness activities. The inclusion of  resource  mobilization  for  preparedness  in  the  contingency  planning  process  has  not  led  to  an improvement  in  the  situation. Partners are willing  to mobilize  resource  for  response, but  still not  for preparedness  

 Botswana Botswana  experiences  four  types  of  disasters:  flooding  of  the  Okavango  and  Chobe  Rivers,  bush  fires throughout  the country, earthquakes  (minor  tremors) and  the H1N1 pandemic. Some of  the challenges  in addressing these hazards include: 

• The  lack  of  a  comprehensive  early  warning  system  for  trans‐boundary  hazards,  specifically  for  the flooding of the Okavango and Chobe Rivers 

• The  fact  that  DRR  is  relatively  a  new  concept,  and  there  is  still  a  need  to  institutionalize  the  DRR mainstreaming processes 

• Inadequate resources at the National Disaster Management Office  

• Lack of awareness on disaster risk by some community members, leading to lack of participation in bush fire suppression activities 

The  seasonal  rainfall  forecast  issued  for  the period of October  to December 2010  indicates  an  increased likelihood of normal  to above‐normal rainfall over  the northern parts of  the country and above‐normal  to normal  rainfall  over  the  southern  half.  For  the  period  January  to  March  2011,  the  whole  country  is forecasted to receive normal to above‐normal rains. Based on this forecast, it is expected that flooding will occur in some districts, which may lead to crop damage and a high probability of outbreaks of water‐borne diseases.  

Some preparedness measures being undertaken  include capacity building of District Disaster Management Centres,  the  conducting  of  simulation  exercises  and  the  development  of  emergency management  plans. Though  Botswana  has  a  comprehensive  drought  programme,  the  country  does  not  have  a  national contingency plan for either floods or bush fires. The aim is to develop such plans by 2011, and partners are requested to provide technical and financial support. 

16  

Tanzania In previous years, timely early warning on drought and floods has been provided, and during the last rainfall season flood‐affected communities were assisted with relief items. Some of the main challenges have been inadequate shelters, the late release of assessment results and financial constraints.  

The 2010 seasonal rainfall forecast indicates that the Lake Victoria region will receive above‐normal rainfall, which  could  lead  to  flash  flooding  from  seasonal  rivers,  combined  with  a  high  chance  of  water‐borne diseases. The northern coast, central regions, most parts of north‐eastern highlands and western regions are expected to receive below normal rainfall, which means a high chance of drought, as well as  less  inflow of water to dams and hence a potential power crisis.  

Some of  the preparedness measures undertaken  include  the development of a contingency plan  for  food shortages  and  the  stockpiling of  relief  items  in  strategic  areas. All plans have budgets  allocated  for  their implementation,  and  resource  gaps  have  been  identified.  Major  gaps  in  preparedness  include  lack  of resources (technical, financial and human) available to the Tanzania Meteorological Authority, and the need to  review early warning plans.  Support  is  required  in  funding  and  the development of human  resources, especially training in mitigation, preparedness and disaster management. 

Swaziland Swaziland experiences  flooding, windstorms, drought and bush  fires, and affected populations are assisted with food and non‐food items. Challenges met during the response to such disasters include inaccessibility of some areas due to  lack of roads, telecommunication  issues, and  lack of human and  financial resources  for rehabilitation.  

To date, contingency plans have been developed  for cholera and bush  fires, and a plan for floods  is under development. Major gaps  in  current preparedness  include  lack of  financial  and human  resources,  limited number  of  vehicles  and  inadequate  partnerships  between  the Government  and  partners.  In  this  regard, implementing partners are requested to cooperate with Government when providing assistance to affected communities. Currently, there is a national food security platform.  

Lesotho Common  hazards  are  drought,  strong  winds,  snow  and  agricultural  pests.  According  on  the  2010/2011 seasonal rainfall forecast, there  is a  likelihood of the country receiving normal to above normal rainfall for the period October to December 2010. However, in the period January to March 2011, there is a likelihood of receiving normal to below normal rainfall, especially in the southern parts of the country. 

The hope  is that the rainfall will mitigate the  impact of the current drought affecting the country, bringing relief to  the already stressed sectors of water and agriculture.   However, there  is also a high  likelihood of thunderstorms, windstorms and hail. Ongoing preparedness measures include conducting awareness raising campaigns, undertaking  community‐owned  vulnerability  assessments and  capacity analysis  (COVACA) and procuring insecticide. Community early warning mechanisms are also being developed.  

Support is required for the training of trainers  in the development of community early warning systems, as well as in integrating DRR into the school curriculum and national development plans. Furthermore, financial support is needed to 1) intensify community training in COVACA, 2) develop community preparedness plans and  good  nutrition  practices,  and  3)  procure  subsidies  for  agricultural  inputs  for  vulnerable  people  for summer cropping and insecticides. 

17  

Next steps include:  

• Intensifying training in COVACA and community preparedness planning 

• Continuing to assist in the mainstreaming of DRR in school curriculum and development plans 

• Intensifying and diversifying early warning systems 

• Developing scenarios and monitoring them throughout the season 

• Updating livelihood baselines in order to strengthen vulnerability assessments 

• Conducting a simulation exercise for pests, which is planned for 2010/11 

South Africa South Africa’s National Disaster Management Centre  (NDMC)  is  in the process of  implementing a National Disaster Management Information System ‐ an integrated situation reporting tool which will produce reports on incidences. This system will be activated December 2010.  

The major incidences responded to have been flood‐ and drought‐ related. According to the seasonal rainfall forecast, in the coming months there is a chance of localized flooding in the eastern and southern Cape, as well as in the northern provinces,  while drought conditions are set to continue in the southern and eastern Cape. Kwa‐Zulu Natal and the north‐east Free State will also experience dry conditions, increasing the risk of bush fires.  

In  terms  of  preparedness,  the  NDMC’s  National Multi‐Hazard  Early Warning  System  is  operational,  and sectoral response systems are  in place. National Indicative Risk Profiles have also been conducted for fires, flooding and drought.  

Some of the gaps identified are:   

• Inadequate mainstreaming of DRR into development programmes 

• Insufficient institutionalization of a “bottom‐up” and “top down” approach to DRM/R. 

• Inadequate funding and other resources for DRM/R programmes  

• Lack of monitoring of DRR initiatives  

Malawi The main hazards  experienced  recently  included  floods, heavy  rains  and  prolonged dry  spells,  as well  as measles  outbreaks  and  earthquakes.  Government  is  in  the  process  of  coordinating  the  updating  of  the national  contingency  plan, which  focussed  on  floods  and  drought,  and  also  cover  earthquakes.  This  is  a multi‐stakeholder process  involving Government  line ministries, UN Agencies  and NGOs. The plan will be finalised by mid‐November 2010. Government  is planning to fund contingency activities, stockpile and pre‐position relief items and conduct community sensitization campaigns in flood‐prone areas. 

People in flood‐prone areas are being encouraged to relocate upland, while the concept of living with floods is also being explored by Government. NGOs have been building the capacity of DRM structures at local level in preparedness and response. At national level, stakeholders were ready to participate in joint assessments (i.e. during the Karonga earthquake). Interim Operational Guidelines for DRM have also been developed, and a DRR  framework  is  in place.  In  response  to dry  spells, Government  targeted affected areas  for  irrigation farming, which  NGOs  have  also  supported.  Communities  in  flood  prone  areas  have  been  implementing mitigation  projects,  such  as  aforestation  and  the  construction  of  dykes,  through  community‐based  DRR projects. 

 

18  

Some of the challenges include:  

• Lack of adequate financial and human capacity for disaster response at all levels 

• Delays in provision of funds for response 

• Capacity  constraints  in  assessments  at  district  and  local  level  –  there  is  a  need  for  further  capacity building in vulnerability and risk assessment 

Seychelles Due  to  the  impact of El Niño, Seychelles experienced drought  in 2008, which extended  into  the 2009 dry season and became more  severe,  leading  to serious water  restrictions.   According  to  the seasonal  rainfall forecast,  a  late  onset  of  the  rainy  season  is  expected, with  below  normal  rainfall.  However,  there  is  a possibility of accumulated heavy  rainfall  in  the  last quarter of  the  season.  In  case of below normal  rains, there are desalination plants on all the islands which could be activated in emergency situations. 

In  terms of preparedness, district platforms will be on  constant  standby during  the  rainfall  season  and a national  contingency  plan  for  flooding  is  in  place.  The main  challenges  are  ensuring  that  all  districts  are prepared, public awareness raising continues, and issues surrounding water conservation and storage. Some of  the preparedness activities  to be undertaken  include extensive media campaigns, meeting with district authorities and conducting a multi‐hazard simulation exercise for first responders.  

Mozambique Mozambique is vulnerable to cyclones, floods, droughts and earthquakes. Between October and December 2010,  it  is expected that the northern part of the country will experience above normal to normal rainfall, and the southern part normal to above normal. From January to March 2011,  it  is predicted that northern Mozambique  will  receive  above  normal  to  normal,  central Mozambique  normal  to  above  normal,  and southern Mozambique below normal to normal rainfall.  

Many  preparedness  measures  have  been  undertaken,  including  the  updating  of  the  contingency  plan, preparing  emergency  site plans,  conducting  simulation  exercises  and pre‐positioning  supplies. Challenges include  delays  in  the  harmonization  of  provinces  and ministries  in  the  contingency  plan,  delays  in  the dissemination of seasonal forecasts, and delays  in budget approval. Partners have provided a great deal of support,  particularly  in  the  conducting  of  simulation  exercises  and  strengthening  local  communication systems, although more support is needed in resource mobilization.  

Comments from participants 

• Seychelles  noted  that  in  terms  of  national  support  for  districts  in  ensuring  preparedness,  district administrations  are  linked  to  the  national  government,  falling  under  the  Ministry  of  Community Development, which has representation on the National Disaster Committee. Through this committee, district authorities they can voice their needs. In terms of financial support, there is a parliamentary vote annually on disaster mitigation funds, which support preparedness measures and training   

• Participants provided  feedback on  their attendance of  the Mozambique  simulation exercises  in 2009. They  commented  that  the  level  of  preparation  needed  to  carry  out  such  a  simulation  exercise  is extensive and that the level of community mobilization for early warning in Mozambique is impressive. Regional  attendance  of  simulation  exercises  can  lead  to  regional  partnerships  and Memorandums  of Understanding 

• Mozambique  said  that  district  preparedness  occurs  between  rainfall  seasons. Updated  forecasts  are considered for updating contingency plans, which are then approved by the Council of Ministers.  

19  

The Zambezi River Basin Initiative The International Federation of the Red Cross (IFRC) introduced its Zambezi River Basin Initiative (ZRBI). This initiative was designed by  the national Red Cross societies of  the countries  that  form part of  the Zambezi River Basin.  It aims at reducing the overall vulnerability of those  living along the Zambezi River by focusing on  disaster  preparedness,  response  and  recovery.  This  includes  increasing  access  to  healthcare  and nutritious food, and reducing deaths and illnesses. Climate change has also been integrated into programme. Around 236,000 direct beneficiaries are being targeted.  

IFRC emphasized the importance of partnerships and requested all partners to support this initiative. OCHA added  that  it  is  supporting  IFRC  in  developing  “Who  is  doing  What  Where”  maps  for  the  Basin,  and requested partners to provide this information on their activities.  

Comments from participants 

• UNISDR said it was encouraged by this kind of agreement between the national societies of the countries involved.  It mentioned  that  the  development  of  protocols  on DRR  information  sharing  among  SADC Member  States  could be  relevant,  and  should  be  further  explored by  SADC  Secretariat  and Member States  

• South Africa  commended  the  stakeholders  involved  in  the  ZRBI,  and  requested  that  this  initiative be documented as a best practice 

Appraisal of Contingency Planning in the Region: Challenges and Successes  OCHA  provide  an  overview  of  contingency  planning  in  the  region.  Compared  to  risk management  plans, which are broader and longer term, contingency plans cover short periods (one year or less). Not all hazards may require a contingency plan  if a country’s risk management plan  is comprehensive, and the  frequency and magnitude of emergencies determines the need for a contingency plan.  

Almost all countries  in  the  region have a contingency plan, either multi‐hazard or single hazard, although very few district or regions has one. In a number of countries there is both a government plan and a partners plan, and some individual organisations also have organisational contingency plans. Some of the challenges include:  

• Limited risk analysis and weak hazard prioritization and vulnerability analysis 

• Scenario development is not well informed by a comprehensive understanding of vulnerability 

• Too much focus on hazards, with limited consideration of the dynamic nature of vulnerability 

• Weak  implementation: no budget,   no  clear  triggers or plan activation, and no common   multi‐sector assessment tools 

Some  successes  include  government  coordination  in  the  development  of  contingency  plans  and  the strengthened refocus on the preparedness agenda. Some of the issues to be considered are:  

• Planning should occur with implementation in mind, with clear activation modalities and triggers 

• Contingency planning is a process and not the production of document 

• Contingency plans require a budget 

• The role of local communities should be strengthened 

Feedback from Group Sessions In  the  group  sessions,  country  teams  and  partners were  requested  to  provide  information  on  seasonal preparedness. This  included  identifying risks and considering preparedness activities, time  frames, support 

20  

needed  and possible  sources of  support. Country  teams were  also  requested  to  complete  an emergency preparedness  checklist,  which  included  the  categories  of  national  capacity  inventory,  vulnerability assessments and response mechanisms. A summary of responses are captured in Table 2 below.  

Table 2: Country support requested for preparedness Country  Proposed    Time 

Frame  Support needed  Comments 

Angola  No  information provided 

  Need  to  follow  up  with  Agencies  in‐country 

Botswana  No  specific  date indicated 

None  Planning ongoing  and  simulation  already conducted. Need  to ensure UN and NGO participation  and  support  to Government‐led process 

Lesotho  No  information provided 

  To follow up 

Madagascar  October 2010  Technical  Agencies  invited  to  join OCHA  in country mission, end October

Malawi  October‐November 2010 

Mainstreaming gender and HIV in contingency plan 

Specific  needs  for  HIV  and  Gender. Second  contingency  plan  update scheduled for January 2011 

Mozambique  No  dates  provided for review 

  Need  for    follow  up    with  in‐country organizations 

Namibia  No dates provided  Regional  simulation  exercise conducted end October 2010 

Need  for  follow  up  with  in‐country organizations and Government 

South Africa  No dates provided    May  need  provincial/district  contingency plan for high risk areas 

Seychelles  Update complete  National capacity exists  Simulation planned for November 2010 Swaziland  October 2010  Technical,  for  training  in 

contingency planning Has  cholera  and  bush  fire  contingency plan, and looking to develop a flood plan 

Tanzania  No date provided  Technical,  for  training  in contingency  planning  and  for drafting of contingency plan

Direct follow up with country needed 

Zambia  26 October  Financial  and  logistical,  for support  in  implementing contingency plan

Check  on  sector  response  plans  and mainstreaming of cross‐cutting issues 

Zimbabwe  Plan  updated  in June  2010.  Next update to be done before  end October 2010 

Financial,  to  implement preparedness  activities, including  public  awareness raising on flood risks 

Need  to  update  contingency  plan scenarios,  factoring  in  seasonal  forecast. May  also  need  support  in  developing district‐level contingency plans 

Review of the SADC DRR Strategic Plan            

FAO DRR Strategies FAO presented  its DRR  strategies. Disasters have  the most  severe  consequences on poor,  vulnerable and agriculturally‐dependent populations. One of the main aims of FAO  is to  increase community resilience  to threats by looking at how to mitigate and reduce people’s vulnerability to shocks in terms of livelihoods. FAO is  taking  a  strategic  approach  to  cover  the  four  pillars of DRM, which  are preparedness, prevention  and mitigation,  emergency  response,  and  transition  linked  to  development.  FAO’s  overall  goal  is  to  assist governments, regional organizations and other stakeholders to protect and improve rural livelihoods, reduce vulnerability to shocks, and link short‐term emergency assistance with longer term sustainable development initiatives. 

21  

FAO has a great deal of technical expertise and scientific knowledge, and is seeking to share this knowledge and build partnerships.    FAO has developed  the  first draft of  its Regional Emergency DRR/DRM  Strategy, which  has  the  objective  of  improved  preparedness  for,  and  effective  response  to,  food  and  agricultural threats  and  emergencies  in  the  southern  Africa  region.  Some  of  the  results  expected  from  this  strategy include the integration of risk prevention and mitigation into policies, and improved transition and linkages between emergency,  rehabilitation and development. FAO  is also working with partners,  for example  the Common Market  for Eastern and Southern Africa  (COMESA),  to scale up conservation agriculture  in other regions. 

During  plenary,  FAO  indicated  that  it  has  expertise  in  conducting  vulnerability  analysis  and  response activities  in  urban  and  peri‐urban  settings.  FAO  also  noted  that  it  is  seeking  to  make  conservation agriculture, which has proved to be very successful, more sustainable by  linking  it to development policies, and extending  it to more  farmers.     FAO made the  recommendation that this workshop should expand  its scope beyond preparedness to  include prevention and mitigation, as well as consider how we can respond better to emergencies. 

WFP DRR Strategies WFP presented  their Emergency Preparedness  and Response Unit  (EPR), which  includes DRR  amongst  its services. WFP’s strategic objectives include preventing acute hunger and  investing  in disaster preparedness and mitigation measures. Its approach is based on emergency needs assessments and moving beyond food aid  to  nutrition  and  food  assistance  as  well  as  taking  a  lead  in  food  security,  logistics  and telecommunications coordination. Its DRR strategy seeks to work in disaster affected and prone areas, build  resilience at the community level, and partner with key stakeholders, including FAO, which has a great deal of technical expertise.   

In  2010/2011, WFP’s  regional  bureau  aims  to  strengthen  regional  partnerships  and  conduct  trainings  in preparedness planning, DRR and climate change adaptation  (CCA).  It will also seek to share best practices with  countries,  and  support  the mainstreaming of  climate  change  in  food  security  agendas  and  analysis. However,  some  of  the  challenges  that  WFP  is  facing  in  DRR  include  accessing  appropriate  funding instruments, the early introduction of DRR activities with early recovery, building strategic alliances that can deliver food security, and ensuring sustainable transition to development. WFP also noted that with regards to  indigenous knowledge systems,  they use  the participatory approach  in  involving communities, and also combine traditional knowledge systems with scientific approaches.  

SADC DRR Strategic Plan – Proposed Revisions and Updates A  SADC  consultant  presented  the  progress  made  in  revising  the  SADC  DRR  Strategic  Plan.  UNDP Mozambique, IFRC and FEWSNET were thanked for facilitating the process, which started in February 2010. The draft revised Strategic Plan will eventually be tabled at a SADC DRR Technical Committee Meeting, which will  adopt  or  revise  the  Strategy,  before  it  is  finally  presented  to  relevant  SADC  bodies  for  approval.  Although the original SADC DRR Strategy was never fully  implemented, certain mechanisms of the strategy have been, for example the establishment of the SADC DRR Unit. 

An  overview  of  other  relevant  SADC  strategic  frameworks  was  provided,  many  of  which  support  the development of the DRR Strategic Framework. Key elements of the revised strategy were also outlined. The aim of the strategy is to facilitate disaster risk and vulnerability reduction to impacts of disasters by providing a regional framework for coordinating DDR‐related activities between Member States. Part of the reason for 

22  

the revision is to align the DRR strategy with other regional and global frameworks, as well as to define roles, responsibilities and mechanisms for implementation. 

During discussion, participants noted that strengthening community resilience should be seen as a priority, and  that  this  is  a  development  issue.  There  were  also  suggestions  that  an  Inter‐Ministerial  Committee oversee  the  SADC DRRU,  and  that  the  implementation mechanism  should  also have  links  to  SADC  Food, Agriculture and Natural Resources (FANR).  

Linkages with Hyogo Framework, Africa Strategy and National Strategies UNISDR  Secretariat  presented  the  linkages  between  the  global,  regional,  sub‐regional  and  national  level frameworks,  strategies,  implementation/coordination  structures  and  the  progress made  in  the  southern African region  in the  implementation of such frameworks and strategies. The HFA, Africa Regional Strategy and Programme of Action for DRR were referred to.  

As part of the institutional, technical and financial support for the implementation of DRR in this region, the partnership between SADC, UNISDR and the World Bank Global Facility for Disaster Reduction and Recovery (GFDRR)  for 2010‐2011 and  its planned activities were presented. Other DRR‐related events  in 2010‐2011, including  HFA  National  Reporting,  2010‐2011 World  Disaster  Reduction  Campaign  on  Building  Resilient Cities, as well as the expected adoption of the Programme of Action at the next African Union (AU) Summit in January 2011, were highlighted.                

UNISDR also presented specific challenges and  issues  that came up during  the  last national HFA  reporting process  in 2009, as well as during the recent revision process of the Africa Programme of Action,  in order that these issues are considered in the revision of the SADC DRR Strategic Plan.  

During discussions  it was noted that a mechanism  is required  in southern Africa to access UNISDR support, with UNISDR noting that the vacant senior officer position in the region will be filled as a matter of priority. There was also a suggestion that UNDP Bureau for Crisis Prevention and Recovery (BCPR) participate in this workshop. A request from Members States was made for UNISDR to assist  in sourcing funding for national DRR activities.    

WHO DRR Strategy for the Health Sector WHO  provided  an  overview  of  DRR  strategies  for  the  health  sector.  Emergencies  always  impact  public health,  particularly  the  health  system  itself.  Based  on  this  fact  and  the HFA, WHO Member  States  have committed themselves to ensuring better emergency preparedness and response (EPR) and DRR. 

The basic principle of DRR  in  the health sector  is  to ensure  the prevention of exposure  to health hazards, reduce vulnerability to adverse health events and build the capacity and resilience of the health system to withstand disasters. Progress to date include WHO taking part in the second AU Inter‐Ministerial Conference in DRR, and ensuring that health was put on the agenda. At this conference WHO also made a commitment to supported AU and its Member States to implement the health component of the DRR strategy. An Africa Consultation  on  DRR  in  the  health  sector  was  also  held,  and  during  this  consultation  a  road map  was developed on rolling out health DRR in sub‐Saharan Africa.  

The WHO Safe Health Facilities Initiatives, as well as the Safe Health Facilities Index, were introduced during the  presentation.  WHO  also  highlighted  the  importance  of  community  awareness  and  participation  in 

23  

ensuring that all  individuals access the healthcare system.   As a final comment, UNISDR commended WHO and UNICEF on its efforts in collaboration.    

UNICEF DRR Mapping Update and DRR Strategy UNICEF  provided  an  overview  of  their DRR  strategy.   Disaster  risk  is  increasing,  and  is  a main  driver  of poverty. Natural disasters, which affect 175 million children every year  in eastern and southern Africa, are now becoming the focus of UNICEF in the region.  Many of the countries in this region are also at a high risk of climate change. UNICEF  is committed to the HFA, and among other activities endeavors to make DRR a priority, and  to strengthen disaster preparedness,  response and early  recovery. Looking at UN coherence, UNICEF  is  also  trying  to  ensure  that  DRR  is  integrated  into  United  Nations  Development  Assistance Frameworks  (UNDAFs),  and  that  the  Inter‐Agency  Standing  Committee  (IASC)  promotes  DRR  as  a  key strategy.   UNICEF  also  recommended  that best practices  and  lessons  learned  in DRR be  shared between south‐south regions. 

A UNICEF consultant informed the group about a DRR mapping project. A survey was conducted of UNICEF country offices’ perception of DRR. Some preliminary  findings  show  that UNICEF  is well placed  to  include community participation  in DRR.  It was noted that the community  is the first responder  in any emergency, and  it  is  important  to bring a demand  side  to DRR,  listening  to  the needs of  the people, as  compared  to having merely a supply side. The problem with DRR at present  is that the focus  is too heavily on managing hazards,  rather  than  reducing  vulnerability.  Resilience  to  disasters  should  be  strengthened  so  that communities don’t  just bounce back, but rather bounce forward, to a better position than what they were before the disaster. It is also important to place DRR within the Millennium Development Goals (MDGs) and poverty reduction strategies. Governance also needs to be improved in order for any DRR programme to be effective.  

Plenary Discussions and Recommendations for the SADC DRR Strategy Participants were divided  into groups and  requested  to provide  feedback on various aspects of  the SADC DRR Strategy which will be considered in its revision.  Despite time constrains, groups were able to come up with some concrete suggestions to  improve strategy  implementation, and some potential challenges were also  noted.  SADC  reminded  participants  that  they  can  provide  further  feedback  on  this  strategy  up  to December 2010. Below follows a summary of the group work, classified by SADC DRR Strategy Objective:  

Objective 1: Strengthen governance, legal and institutional frameworks at all levels of DRR The following activities and outputs should be considered for inclusion under Objective 1: Strategy  Activity  Outputs  Regional and national institutional mechanisms and national legislative frameworks 

Advocacy aimed at strengthening regional and national DRR units 

Regional and national DRR focal points appointed; DRR Units institutionalized; DRR plans developed and operationalized 

Review the necessary legislation to support DRR

Updated legislation 

Capacity development in support of DRR 

Well‐capacitated units; decentralized services 

Resource mobilization  Develop resource mobilization action plan

Action plan developed and disseminated 

Community participation in DRR  Mobilize and train communities   Enhance regional cooperation through bilateral and multi‐lateral agreements and protocols 

   

24  

Objective  2:  Facilitate  the  identification,  assessment  and monitoring  of  disaster  risks  and  support  the enhancement of early warning systems at all levels 

• The following should be included under this objective:  o Establish or enhance the quality of information and data on disaster risks o Update identification, assessment and monitoring of hazards, vulnerabilities and capacities  o Promote regular emergency simulation exercises 

• Expected results should include:  o risk identification, assessment and mapping o an increased ability among community members to develop and maintain early warning systems 

• Add  a  measurable  indicator  for  the  activity:  “Develop  and  maintain  infrastructure  and  scientific, technological, technical and institutional capacities, for research, observation, analysis and mapping for forecasting disaster risks” 

• Ensure that the measurable indicators capture the following:  All SADC Member States should have sub‐regional  hazard  risk  and  early warning  systems,  as well  as  protocols  for  sharing  such  early warning information with other countries 

• The activity “Develop training and  learning programmes  in DRR  targeting specific sectors” should be a policy statement only 

• The building  of  indigenous  knowledge  should be  strengthened, with  the  added  aim of  strengthening adaptation 

• The objective/strategy should be rephrased as “Integrate disaster risk reduction in emergency response management” 

• Prioritize training using local trainers and local material  • Adequate and standardised mechanisms should be  identified  to conduct  risk assessments and  identify 

vulnerability 

Objective  3:  Promote  the  usage  and  management  of  information  and  knowledge,  innovation  and education to build a culture of safety and resilience at all levels in the SADC region The following activities and outputs should be considered for inclusion under Objective 3: Strategy  Activity  OutputsInformation management  and exchange 

Incorporate  relevant  indigenous  knowledge  and skills;  enhance  access  to  DRR  information; disseminate  easily  understood  and  relevant information 

Updated  information  sharing  website; information  produced  and disseminated 

Education  and training 

Identify  training  needs;  develop  training  and learning  programmes  in  DRR;  promote mainstreaming of DRR into school curricula 

Training  needs  identified;  training  and learning  programmes  developed  and streamlined 

Public awareness  Engage media  to  stimulate  awareness  (including traditional means of communication)

Improved  community  participation  in DRR

 • Public  awareness  of  DRR  should  be  increased.  This  could  be  done  by  improving  dissemination  of 

information and promoting DRR in the education and health sectors • Existing  information  should be  collected and  collated and gaps  should be  identified. This  information 

should be used for training purposes. ZRBI could be used for training material  Objective 4: Ensure  that DRR becomes a national and  local priority with a  strong  institutional basis  for implementation 

• Embed DRR activities in other sectors, including the military and the private sector  • Information sharing should go beyond schools to include for example religious groups • Final responsibility should lie with senior politicians • Non‐state actors should be included • Strong legal frameworks exists, but should be revisited to include DRR 

25  

• Under activities, change phrasing from “post disaster recovery” to “early recovery” 

 Objective 5: Integration of preparedness and emergency response into DRR interventions 

• The objective should be rephrased as “Integrate DRR in emergency response management” • The following activity should be added: Promote regular emergency management simulation exercises  • Activity 5  should be  reworded as: Strengthening coordinated emergency management mechanisms at 

the regional and national level • Challenges  include  the  lack of political will,  inadequate  resources and  lack of mainstreaming DRR  into 

development 

General Comments 

• CCA should be included in all DRR‐related activities • Annual  progress  reports  on  implementation  should  be  issued,  possibly  through  the  HFA  progress 

reporting mechanism • The  SADC  Strategy  requires  a  programme  of  action  to  address  implementation,  responsibilities, 

indicators and results • Activities should have timelines 

General challenges in implementing strategy 

• Lack of resources, both technical and financial • Lack of awareness (e.g. among teachers, media, students) and knowledge of DRR • Low political commitment and lack of ownership  • Unwillingness of governments to priorities funds for DRR and preparedness • Lack of prioritization by disaster managers • Inability  to articulate issues and convince decision‐makers • Lack of data • Adoption within SADC secretariat is slow and there is a lack of regional coordination efforts at SADC level • Asymmetries in level of capacity level among SADC Member States • Lack of resources for efficient emergency management services (communication and  logistical needs) 

Capacity Development Needs for DRR in the SADC Region       

Multi­layer DRR Capacity Development in SADC  The  African  Centre  for  Disaster  Research  (ACDR)  presented  a  draft  concept  paper,  which  is  aimed  at considering  integrated and multi‐sector  stakeholder capacity development  initiatives  for  the SADC  region. SADC  is  not  taking  full  ownership  of  its  capacity  development,  and  there  is  a  great  reliance  on  outside partners. There is also limited specialized skills and knowledge base for DRR in the region. To address these issues, a four‐tier approach should be taken:  

• Assisting SADC DRR Secretariat 

• Priority country DRR/CCA capacity development 

• Supporting institutions of higher learning, both in training and research 

• Research‐based capacity development 

The  full  concept paper, which discusses  this approach  in‐depth,  can be downloaded at www.acds.co.za > Publications > Working Papers.  

26  

Partnerships in DRR ­ The Swedish Civil Contingencies Agencies (MSB) MSB is a Government agency whose mandate spans the entire spectrum of threats and risks, from everyday accidents  to major  disasters. MSB  spreads  knowledge  and works with  legislation,  advice  and  support  to reduce  the number of emergencies and  their consequences, and  runs  training courses  in  the area of civil protection,  risk and  safety. MSB  is a needs‐driven  implementer with a mandate  for, among other  things, humanitarian operations, DRR capacity development, early recovery operations and training courses.  

It has partnerships with SADC and a number of NGOs and UN agencies. It has a number of planned activities in southern Africa for 2010 and beyond, which include supporting SADC DRRU. MSB is considering how best to support to DRRU and strengthen regional coordination.  

Capacity for Disaster Reduction Initiative (CADRI) and its Services CADRI  is an  inter‐Agency  initiative of UNDP BCPR, OCHA and UNISDR to support the three organizations to deliver as “one” for capacity development for DRR. It was launched in June 2007 and has eight staff. CADRI’s main objective is to advance knowledge and practice for the development of sustainable DRR capacities. Its target  audience  is  UN  Resident  Coordinators  (RCs)/  Humanitarian  Coordinators  (HCs).  It  supports  an integrated approach by the three organizations for enhancing the capacity of UN RCs/HCs and Agency heads to strategically  lead DRR. CADRI responds to requests  for DRR capacity enhancement services,  in  line with the HFA and Regional Strategies. Services offered by CADRI include the following:  

• Capacity  Development  Advisory  Services  for  national  authorities  and  organisations  on  capacity assessment  and  strategy  formulation,  costing  and evaluation of  capacity enhancement measures  and interventions 

• Training and facilitation services for formulating learning strategies and for training design and delivery; organisation and facilitation of meetings that require the engagement of diverse actors and stakeholders 

• Tools  and material  development  and  adaptation,  including  learning  packages,  capacity  development methodologies, and information resources on capacity development topics 

• Knowledge exchange  and networking  in order  to  foster partnerships,  to generate and  to disseminate good practices, establish and promote the further engagement of communities of practice and networks 

Plenary session • ACDS noted  that  countries  are  selected  for DRR  training based on  an  assessment  that  considers  risk 

profile, immediate needs and what is available in‐country  

• On  the need  for capacity development to target vulnerable communities, ACDS noted this  is true, but that elites must also be trained in order that they do not make decisions that negatively impact the poor UNISDR noted that ZRBI addresses the needs of vulnerable communities. MSB mentioned that they are also engaged in community level risk management with Red Cross Societies.  

• UNISDR noted the importance of developing the capacity of early warning systems, particularly seasonal forecasts and cross‐border early warning systems  

• MSB noted  that although  it  is not a donor,  it has an agreement with  the Swedish donor CIDA, which allows it to access funds quite rapidly when there is a need for a fast response 

• UNISDR said that in terms of training, not only senior UN management is targeted, but also UN country teams  and  governments.  UNISDR  is  aiming  to  influence  the  UN  at  the  highest  level,  with  UNISDR intervention  being  a  catalyser.  Those  trained  by  UNISDR  are  better  placed  to  actually  deliver, with UNISDR supporting 

27  

• UNISDR  is  a  small  secretariat,  and  still  looking  at  mechanisms  to  mobilize  expertise  necessary  for delivering services. Consultants have been used  in the past, and UNISDR  is now moving more towards relying on partners  

• ACDS said that the demand for training  in DRR outstrips supply, with prospective students from across the region seeking to study at ACDS 

• The comment was made that research  is essential, as the data needed to persuade decision‐makers of the importance of DRR are often lacking   

Formulating of Workshop Outcomes and Recommendations The final part of the day was spent on developing outcomes and recommendations, based on the discussions that took place during the workshop. This report can be found in Annex B.  

Closing Remarks The SADC Secretariat, OCHA and UNISDR gave the closing remarks. Member States, the SADC Secretariat and ICPs were all thanked for their contribution to the workshop. Countries were requested to volunteer hosting next year’s SADC Preparedness Workshop to enable adequate time for planning and preparation. 

 

 

   

28  

Annex A: List of Acronyms BCPR  UNDP Bureau for Crisis Prevention and Recovery ACDS  African Centre for Disaster Research, North‐West University AU  African Union  CCA  Climate Change Adaptation CSC  Climate Services Centre COMESA  Common Market for Eastern and Southern Africa  COVACA  Vulnerability Assessments and Capacity Analysis  DIPECHO  The European Commission Humanitarian Aid Department’s Disaster Preparedness Programme DRM  Disaster Risk Management DRR  Disaster Risk Reduction DRRU  SADC Disaster Risk Reduction Unit EPR  Emergency Preparedness and Response FANR  Food, Agriculture and Natural Resources FAO  The UN Food and Agricultural Organization FEWSNET  Famine Early Warning Systems Network GFDRR  World Bank Global Facility for Disaster Reduction and Recovery  HC  Humanitarian Coordinators HFA  Hyogo Framework for Action IASC  The Inter‐Agency Standing Committee  ICP  International Cooperating Partners IDRL  International Disaster Response Laws  IFRC  International Federation of the Red Cross MDGs  Millennium Development Goals NDMC  National Disaster Management Centre NVAC  National Vulnerability Assessment Committee OCHA  United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs PMU  SADC Project Management Unit RC  Resident Coordinators RVAC  Regional Vulnerability Assessment Committee SADC  Southern African Development Community SARCOF  Southern African Regional Climate Outlook Forum UNDAF  United Nations Development Assistance Framework UNDP  United Nations Development Programme UNISDR  United Nations International Strategy for Disaster Reduction UZ  University of Zimbabwe WFP   United Nations World Food Programme WHO  World Health Organization ZRBI  Zambezi River Basin Initiative  

 

    

29  

Annex B: Workshop Outcomes and Recommendations Report  

 

Outcomes and Recommendations of the 

SADC Disaster Risk Reduction and Preparedness Planning Workshop 

5‐8 October 2010 

Gaborone, Botswana 

The 2010 SADC Disaster Risk Reduction and Preparedness Planning Workshop was held under the theme “Strengthening Partnership for Effective Disaster Risk Reduction”.  During the event, the SADC Secretariat, its Member States and their International Cooperating Partners highlighted the importance of being able to react fast to emergencies and develop effective contingency plans, as well as the operational structures required to implement such plans.  Further, they agreed that the governments of this region, with support from their cooperating partners, have made much progress and in some cases set a very high standard for preparing for and responding to disasters.  However, the focus now is to move beyond this to ensure even greater disaster risk reduction. 

Given that disasters are often trans‐boundary  in nature and thus require regional responses, there are key challenges facing DRR  implementation  in the region, specifically: 1)  institutional frameworks for DRR at the regional,  national  and,  in  some  cases,  local/community  level,  which  are  often  under‐funded  and  not coordinated;  2)  lack  of  comprehensive  and  constantly  updated  risk  assessments  and  analysis;  3)  lack  of information and knowledge management systems; and, 4) the need to reduce underlying risk factors. 

Furthermore,  this  situation  is  exacerbated  by  HIV  and  AIDS  with  southern  Africa,  which  remains  the epicentre of the global epidemic, with infection rates of above 20 percent in a number of countries.   

Drought and food  insecurity continue to be recurrent problems for many countries  in southern Africa.  It  is expected that about four million people will be food insecure for the 2010‐2011 agriculture marketing year.  Similarly,  current malnutrition  rates  in  the  region  are  still  among  the highest  in  the world.   Additionally, cholera  has  become  endemic  in  the  region,  and,  with  other  epidemics,  including measles  and malaria, continue to cause significant loss of lives.   Against  this  backdrop  and with  climate  change  likely  to worsen  the  frequency  and magnitude  of  hydro‐meteorological  hazards,  governments  and  partners  need  to  implement  radical  measures  to  ensure community safety and protection of economic assets. The upward trend in disaster frequency and impacts is likely to continue unless we act now and decisively.   Good disaster risk reduction depends on coordination efforts of all involved and at all levels. 

30  

The  region  is expected  to  receive above average  rainfall  this  season, particularly  in  the period  January  to March 2011.    It  is thus  important to plan  for possible flooding. However, some areas are also expected to receive below normal rainfall.   

Therefore,  to  build  community  resilience  to  disasters,  it  is  critical  to  assist  governments,  regional organisations and other stakeholders to protect and improve rural livelihoods, reduce vulnerability to shocks and link short‐term emergency assistance with longer‐term sustainable development initiatives.  

To this end, in line with the programme of action for the implementation of the Africa Regional Strategy for Disaster Risk Reduction for the period 2006‐2015, SADC still has a critical role to play in facilitating DRR and promoting  sustainable  development.    Thus,  the  SADC  Secretariat,  its Member  States’  national  disaster authorities and  their  International Cooperating Partners agreed  that, subject  to availability of  funding and within a reasonable timeframe for implementation (not exceeding one year), the following points should be taken into consideration: 

• A  SADC  high‐level Ministerial meeting  needs  to be  convened  urgently  to discuss  the DRR  agenda,  in order to enhance its implementation within SADC (Action: SADC DRRU, Member States) 

• Member States and partners need to develop protocols amongst themselves regarding collaboration on DRR issues, with support from the SADC Secretariat (Action: Member States, partners and SADC DRRU)  

• Member States and collaborating partners are urged to further mainstream and institutionalise DRR into their sector programmes as well as within the MDGs and poverty reduction strategies  (Action: Member States and partners) 

• Member States are encouraged to continue conducting and participating in cross‐country multi‐sectoral disaster  simulations,  as  such  activities  can  lead  to  enhanced  regional  partnerships  for DRM  (Action: Member States and SADC DRRU) 

• The SADC Disaster Risk Reduction Unit (DRRU) urgently needs to be strengthened to provide leadership and  coordination  regarding  DRR  matters  in  the    region  (Action:  SADC  DRRU,  Member  States  and partners) 

• A  mechanism  is  required  in  southern  Africa  to  access  UNISDR  support;  and  Member  States  also requested  the assistance of UNISDR’s partners  in  sourcing  funding  for national DRR activities  (Action: ISDR, partners, and Member States) 

• The Early Warning Centre  in  the SADC should be utilised  to disseminate early warning  information on hazards and disasters, including floods, cyclones and epidemics (Action: SADC DRRU and Member States)  

• Collaboration and  support  to  the  regional  climate  service  centre and  academic  institutions  should be strengthened for research and information dissemination on DRR. To achieve this, mapping and capacity needs assessments are recommended ( Action:  SADC DRRU, universities and partners) 

• Contingency Plans should to be submitted to the SADC DRR Unit by 31 December 2010 (Action: Member States) 

• The  SADC  DRR  Unit  should  periodically  disseminate  updates  on  the  progress  made  in  the implementation of recommendations (Action: SADC DRRU) 

 In addition, partners noted the following: 

• SADC Member States, in line with the Hyogo Framework for Action and the Africa Regional Strategy for DRR, are encouraged  to  revise  the SADC DRR Strategic Plan  in due course  in order  to address specific needs of Member States (Action: Member States) 

31  

• The  national,  regional  and  international  institutions  participating  in  this  meeting  (referred  as  ‘the partners’) are  committed  to  supporting  the SADC Member States  in  the  implementation of  the SADC DRR Strategy and assisting the SADC DRR Unit in its facilitation of such processes  (Action: Partners) 

• Such  partner  support  can  only  complement  strong  engagement  by  the  Member  States  to  provide tangible support to the SADC DRR Unit (Action: Member States and SADC DRRU) 

• In order  to better understand  the  strengths and weaknesses of  the SADC DRR Unit and  to assess  the expectations of Member States, partners hereby express their willingness to support the capacity needs assessment  planned  by  the DRR Unit.  This  assessment  shall  serve  as  the  baseline  for  discussing  and devising  future  capacity development plans and activities  in  line with  the  revised SADC DRR Strategic Plan (Action: Partners and SADC DRRU) 

• The partners recommend a fully‐funded, dedicated, sustainable system‐wide coordination on DRR at the regional  level  in  southern  Africa.    The  partners  request  that  UNISDR  and  UNDP  Bureau  for  Crisis Prevention  and  Recovery  (UNBCPR)  play  a  larger  role  in  this  process  (Action:  OCHA,  UNISDR  and partners)   

The SADC Member States present recognized the challenges facing the DRR Unit at the Secretariat and urged the International Cooperating Partners to assist in terms of strengthening capacity at the SADC DRR Unit, in terms of  funding and expertise, as well as  in  its  implementation of  the SADC DRR Strategy. On  their part, SADC Member States committed to ensure sustainability of programmes and activities thereafter.  

In  closing, participants  agreed  that  all  these  recommendations  should be  endorsed  and  approved by  the Director of the Organ at the SADC Secretariat.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32  

Annex C: SARCOF Outlook Forum Statement  

 

33  

 

 

34  

 

 

 

35  

 

 

 

 

 

 

36  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37  

Annex D: Welcome Remarks 

 

38  

 

39  

 

40  

 

41  

 

42  

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

43  

Annex E: Official Opening Address 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

44  

 

45  

 

 

 

 

 

 

 

46  

Annex F: Key Note Address  

Key Note Address 

 Strengthening Partnership for Regional Disaster Risk Reduction: 

Challenges and Concerns 

_______________ 

By Kelly David 

Head of the OCHA Regional Office for Southern and Eastern Africa 

The  SADC Director of  the Organ on Politics, Defense, Peace and Security, our host  from Botswana, other SADC secretariat representatives and Member States, international partners, ladies and gentlemen; 

It  is  a  great  honor  for me  to  be  addressing  this  gathering  for  the  fourth  time  since  2007, when  these consultations, then on emergency preparedness, began and has since turned  into an annual event. Let me start by commending SADC for bringing us all together here today  in Gaborone from different parts of the world for this noble cause.  Unlike in 2007, when these consultations were attended by only some Member States and a handful of  international  cooperating partners, we  today have  representatives  from as  far as Sweden  (MSB)  and  are  joined  also  by  some  academic  institutions,  as well  as  donors,  non‐governmental organizations and UN agencies, which serves to highlight the significance attached to this event. It is a very rare opportunity  to have  such a diverse  range and multi‐disciplinary group of people  coming  together  to speak with one voice  for a single cause. This  is  in  line with the selected theme of this workshop, which  is strengthening partnership for effective DRR in the region. 

It is no longer disputable that the countries of southern Africa ‐‐ and indeed the rest of the world – have for the past decade been experiencing an unprecedented  increase  in the frequency, magnitude and  impact of disasters. Some examples of this from the region: 

• Drought and  food  insecurity are  recurrent problems  for many  countries  in  southern Africa. The 1992 drought  affected  close  to  14 million  people  in  the  region, while  about  four million  people  are  food insecure for the 2010‐2011 agriculture marketing year; 

• Heavy rainfall and cyclones are also an increasingly common feature of the region. Cyclone Eline (2000) and cyclone Japhet (2001) affected more than 2 million people in Mozambique alone and took the lives about 700 people. Floods in 2008 also affected about 8 countries, while annually we see countries, such as Namibia and Mozambique, facing recurrent, serious flooding; 

• Cholera has become endemic  in the region, meaning  it  is now prevalent all year round, not  just during peak rainy periods.  Other epidemics, including of measles and malaria, continue to cause significant loss of  lives. A cholera outbreak  in 2008/09 affected more than 160,000 people and  left about 5,000 dead, with the largest number of casualties in Zimbabwe.  

• The region has also experienced earthquakes (Malawi 2010), and while for now these have not been of high magnitude, the threat of more significant earthquakes remains. 

47  

This situation is of course exacerbated by HIV and AIDS with southern Africa, which remains the epicenter of the global epidemic, with infection rates of above 20 percent in Swaziland, Botswana and Lesotho. 

Against  this  backdrop  and with  climate  change  likely  to worsen  the  frequency  and magnitude  of  hydro‐meteorological  hazards,  governments  and  partners  need  to  implement  radical  measures  to  ensure community safety and protection of economic assets. The upward trend in disaster frequency and impacts is likely to continue unless if we act now and decisively. 

The governments of  this  region, with support  from  their cooperating partners, have made much progress and  in  some  cases  set a very high  standard  for preparing  for and  responding  to disasters.   However, our focus has been dominated by what happens immediately before, during and after a disaster; and this alone is neither adequate, not does it provide a lasting solution to the ever increasing disasters. Hence, our focus today on what we can do beyond this, to ensure even greater disaster risk reduction. 

SADC was one of  the  first Regional  Economic Commissions  in Africa  to develop  a disaster  risk  reduction strategy. It did so in 2001, long before the Africa disaster reduction strategy was finalized by the AU in 2004 and the world came together to agree the Hyogo Framework of Action in 2005. But there are still a number of challenges faced to fully implement this strategy. Some of the challenges highlighted by a 2003 review of the AU’s DRR strategy are still relevant for us today. I will speak to four of these, having to do with: 

1. Institutional frameworks for DRR at the regional, national and, in some cases, local/community level; 2. Comprehensive risk assessments and analysis; 3. Information and knowledge management systems; and 4. The need to reduce underlying risk factors. 

 

Institutional and legislative systems SADC has a Disaster Risk Reduction Unit, which  led the efforts to bring us all together today and  is  indeed commendable.    It  unfortunately  still  remains  under  staffed  and  under‐resourced,  with  only  one  staff member.  This hinders the unit from being able to offer timely assistance as required  by Member States and other partners. There is also – and here I am speaking to the UN system ‐‐ no regional DRR coordination fora that  can  bring  together  partners  in  support  of  SADC’s  efforts.  Instead,  there  are  partners  and  academic institutions  developing  approaches,  strategies  and  programmes,  often  separately.  We  have  a  strong international  regional Emergency Preparedness and Response  fora,  chaired by OCHA, but  it alone  cannot address  the  full  range  of  DRR  considerations.      There  is  a  critical  need  for  a more  comprehensive  and systematic coordination of partners to rationalize and prioritize all of the current thinking on DRR, in order to provide more systematic and sustainable support to SADC and its Member States.  At present, disaster risk reduction is the buzz word of the day:  it has become everyone’s business, but no single one amongst us can realize real gains without greater cooperation, and  for this we need a strong regional coordinator on both sides of our cooperation, within SADC and for the supporting international community efforts.  Further,  I do not  think  it  is  controversial  to  say  that at  the national  level,  a number of  the national DRR platforms have not been performing well and  in some cases exist only  in name. Very often, existing  local structures for the coordination of DRR have not been given full consideration.  In some countries, local level DRR structures have been identified, but are also not functioning, especially at district and community level. The  situation  is  worsened  by  the  lack  of  well  defined  DRR  strategies  at  the  national  level  for  most governments in the region. Meanwhile, a number of international partners are still not clear of their role in 

48  

DRR, despite  it at present being a common reference topic for all programming and resource mobilization strategies.  Lastly,  these  institutional  structures  would  need  to  be  supported  by  strong  legislative frameworks,  which  in  a  number  of  countries  are  currently  not  well  developed;  or  if  they  have  been developed, have yet to be fully implemented.   Risk identification and analysis The compounded nature of hazards and vulnerabilities pose a challenge to effective DRR implementation in the  region.   A number of  the hazard  facing  the  region,  such as  floods and epidemics, are  trans‐boundary nature.  Additionally,  increasing  level  of migration  from  the  Horn  and  Great  Lakes,  and within  southern Africa, brings with  it additional case  loads of vulnerable people. Most migrants  live  in squalid conditions  in urban  and  peri‐urban  areas,  which  are  at  risk  of  epidemics,  floods  and  social  unrest.    Despite  these vulnerabilities,  no  constantly  updated  and monitored multi  hazard  risk  analysis  is  currently  available  ‐‐ particularly  in  urban  risk  areas.  The  national  vulnerability  assessment  committees  ‐‐  the  VACS  ‐‐  are  at different levels of capacity, with most still having a strong bias towards food security.   The Zambezi River Basin  initiative being  led by  IFRC and  its host governments  is a good starting point  for addressing some of these concerns. And,  it  is at present a pilot project, which may not capture the diverse range  of  risks  experienced  in  other  countries  outside  the  Zambezi, which  taken  collectively  have many additional  implications for regional DRR efforts. We must take note here that small, but recurrent, disasters often  cause more destruction  cumulatively  than  some of  the  large  scale disasters  that  tend  to draw  the attention of the  international media. Due to the compounded nature of risks  in the region, any small scale disaster  is  likely  to  cause  high  levels  of  damage  ‐‐  since  vulnerability  is  so  exacerbated  by  the  recurrent nature of disasters, which give communities little to no time to recover in between shocks. Lastly, planning in a number of cases is not informed by a comprehensive risk analysis and thus it may not address the priority needs for effective DRR.  Information and knowledge systems While  information  is  key  to  effective DRR  ‐‐ particularly  in preparedness  and  response  ‐‐  communication systems  in disaster high risk areas  in many cases remain weak. Most  flood and epidemic high risk areas  ‐‐ including  the Zambezi valley  in Mozambique, Zambia and Zimbabwe  ‐‐ experience challenges  in  transport and  communication  systems.  Early  warning  systems  are  also  not  well  implemented,  particularly  at  the community  level  and  for  some  regional  trans‐boundary  hazards,  such  as  floods  between  Angola  and Namibia, and Mozambique and Zimbabwe. Research at higher  institutions of  learning often does not seem to  feed  into  DRR  programming  by  governments  and  other  organizations.    A  few  countries  –  such  as Zimbabwe and Zambia ‐‐ have introduced DRR in secondary schools, but most countries do not have DRR as part of their curricula at the secondary school level. There are also a number of mushrooming DRR courses in universities  and  some  vocational  colleges  across  the  region,  but  to  our  knowledge  there  are  no  agreed standards  for  these. The curriculum  in some cases does not address  regional DRR needs and priorities, as defined by SADC and its Member States; and thus all too often remains quite theoretical. Lastly, while much knowledge and information work is being led by governments and organizations at various levels, there is no central depository for all information on DRR approaches and activities. On this point, it is heartening to note that  the SADC website  is now at an advanced stage and will soon provide a one stop shop on DRR  in  the region. 

 

49  

Reducing underlying risk factors The link between disasters and development is now widely accepted. It is clear that some of the root causes of disasters are deeply entrenched  in development failures or the  lack of development.   The high  levels of poverty  in  southern  Africa  ‐‐ more  than  50  percent  of  its  people  live  below USD  1  per  day  ‐‐ worsens vulnerability  to  disasters.  Community  resilience  to  disasters  calls  for  the  strengthening  of  development interventions  that  address  livelihoods.  DRR  should  not  be  our  end  goal,  but  a  process  towards  building resilience and sustainable development.  In part due  to disasters, most southern African countries are not going  to be able  to meet  their Millenium Development Goals  (MDGs). We  should not  continue  to blame nature for our failures.  Natural hazards have always been a part of life and will continue to be so. But most, if not all disasters, are human caused and require human solutions. 

The way forward In line with the programme of action for the implementation of the Africa regional strategy for disaster risk reduction for the period 2006 to 2015, SADC still has a critical role to play in facilitating DRR and promoting sustainable development.  

1. SADC should strengthen  its role of providing strategic guidance to member states and their partners  in developing and  implementing DRR strategies. The current  lack of a regional platform to bring partners together on DRR  issues needs urgent attention and support. Meanwhile, fragmented DRR  initiatives by NGOs, UN agencies and other partners need  to be coordinated  in support of a common  regional DRR strategy. We also need to define the role of the private sector in DRR and engage with these actors much more. 

2. Political  commitment  from  SADC  Member  States  is  required  at  all  levels  to  support  the  proper functioning  of  the  DRR  unit.  This  requires  the  commitment  of  resources  from  Member  States,  as well  as  further  resource mobilization  strategies  so  that  these mechanisms  are  sustainable. Donors may  come  and  go, but disasters will  continue  to negatively  impact on  all of  southern Africa. There is therefore a need to make DRR a regional and national priority with sustainable solutions. 

3. Disasters are a development problem. Thus,  there  is a need  to  conquer development  challenges  that may worsen vulnerabilities and cause disasters. No one of us can do this alone. We all have a role to play for a comprehensive and holistic approach to DRR. This should also  include  increasing consideration of gender sensitivity in DRR initiatives, policies and legislation. It is pleasing to note that SADC has a gender unit and we  call upon  them  to be more proactive  in ensuring  that DRR policies and programmes are gender sensitive.  

4. We  should  also  not  hesitate  to work more  closely with  the media, which  currently  largely  limits  its reporting  to  the  occurrence  of  disasters.  We  should  engage  them  to  play  a  more  central  role  in disseminating information on DRR, including early warning information.  

5. We also need to continue  learning from communities that have been  living with risks for years, and to involve  them  at every  level of planning  and  implementation. The paternalistic  approach  ‐‐ where we view  at‐risk  people  as  objects  of mercy  who  cannot  survive  without  our  intervention  ‐‐  should  be discarded.  If we are to succeed  in promoting DRR and sustainable development, we need to plan with the people ‐‐ not plan for them. They should lead in identifying risks and developing strategies for DRR, while we support them in this endeavour.  

In conclusion, we have come a  long way together and we should continue pursuing this  just cause, not for own  individual or organizational benefits, but  for vulnerable people affected by disasters  ‐‐ most of which can be avoided ‐‐ year after year.  As organizations and partners, we should ask what we can to together to 

50  

ensure an effective SADC DRR system.  While we may continue to talk with different voices for the next four days due to our diversity, we should, when we end, be able to speak with one voice on what needs to be done next to achieve more meaningful DRR for the people of southern Africa. The task before us is huge, but not impossible if we set clear priorities and work together with strong commitment. 

I thank you. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annex G: List of Participants Country /Organisation  Name  Department 

Telephone Number  Email 

Angola  Carmo Monte Negro  Civil Protection of Angola  244923562281  geodiamante@hotmail.com 

Angola  Anacleta G Fernandes  Civil Protection of Angola  +244923600105  natyce21@hotmail.com 

Angola  Bencao Cavila Abilio  Civil Protection of Angola  +244923231256  bensnyokabilio@yahoo.co.uk 

Angola  Joaquim Xavier  Civil Protection  +244933781270  joaquim.xavier@inamet.gov.ao 

Angola  Fracelino Octavio  SADC/Angola  +244923401254  simhofoctavio@hotmail.com 

Botswana   A.B.Lefaphane  DMS  +2673612224  alefaphane@gov.bw 

Botswana  Akshatvishal Chaturredi 

National Disaster Management Office  +2673698938  achaturvedi@gov.bw 

Botswana   Florah Mmereki WENA Environmental Educaton and Trust News 

+26771403897 +2673907678  environews@it.bw 

Botswana   Londiwe Khoza National Disaster Management Office  +2673950938  lkhoza@gov.bw 

Botswana   Maeletso Pego National Disaster Management Office  +2673698937  mpego@gov.bw 

Botswana   Moagi Baleseng National Disaster Management Office  +2673998931  mbaleseng@gov.bw 

52  

Botswana   Nkosiyabo Moyo National Disaster Management Office  +2673698936  nmoyo@gov.bw 

Botswana   T.Siya National Disaster Management Office +2673950968  tsiya@gmail.com

Botswana   Titus L. Makosha  Botswana Red Cross +2673952465  brcs@info.bw

FAO Alexandros Yiannopoulos  FAO REOSA  +27825159090  alexandros.yiannopoulos@fao.org  

FAO  Cindy Holleman  FAO REOSA +27726149424  cindy.holleman@fao.org

FAO  Per Spolander UN‐FAO Regional Emergency Office +27115171673  per.spolander@fao.org

FEWSNET  Phumzile Mdladla  FEWSNET Southern Africa  +27123626494  pmdladla@fews.net 

FEWSNET  Tamuka Magadzire FEWSNET Southern Africa +2673951863  tmagadzire@fews.net

Global Crisis Solutions  David Mwaniki  GCS Head Office +27123421656  david@globalcrisissolutions.org

IFRC  Farid Abdulkadir  IFRC Regional   +27834400564  farid.aiywar@ifrc.org 

UNISDR  Yoko Hagiwara  UN ISDR Africa+254 20 762 4568 yoko.hagiwara@unep.org 

Lesotho  Boitumelo Seatle Ministry of Agriculture and Food Security +26658095800  seatleb@yahoo.com

Lesotho  Deborah Nkokana  Lesotho Red Cross  +26658014278  debbien78@yahoo.co.uk 

53  

Lesotho  M. Nojaki  Prime Minister's Office  +26658870242  memojaki@yahoo.com 

Lesotho  Retsepile Neko Lesotho Meteorological Services +26622325057  nekor@ymail.com

Lesotho  Moliehi Matabane Prime Minister's Office +26662882823  psecon@cabinet.gov.ls

Madagascar  Rahasinirina Claire  UNDP  +261331510067  claire.rahasinirina@undpaffiliates.org

Madagascar Rakotonirainy Louis de Gonzague  BNGRC +261320480797  sp.bngrc@bngrc.mg

Madagascar  Rakotoson Rija  UNOCHA ‐ RCO +261320507693 rija.rakotoson@undp.org rakotoson@un.org

Malawi  Atupele Kapile  UNDP  +265 888867771  atupele.kapile@undp.org 

Malawi  Fyasoupi MwafongoDepartment of Disaster Management Affairs +265999271828  fmwafongo@gmail.com

Malawi  Masawani Jere Department of Disaster Management Affairs +2650999281156  masawani@yahoo.com

Malawi  Tapona Msowoya  UNDP +265 0999 252 644  tapona.msowoya@undp.org 

Malawi  Noud Leenders  DoDMA/ UNDP +265995206161  noud.leenders@undp.org

Mozambique  Dulce Chilundo National Institute for Disaster Management +258823139420  dchilundo@ingc.gov.mz

OCHA  Caroline Blay  OCHA ROSEA  +27829046127  blay@un.org 

54  

OCHA  Francis Battal  OCHA ROSEA  +27115171624  battal@un.org 

OCHA  Hein Zeelie  OCHA ROSEA +2782328038  Zeelie@un.org

OCHA  Odile Bulten  OCHA ROSEA  +27115171595  Bulten@un.org 

OCHA  Tinago Chikoto  OCHA ROSEA  +27829044267  chikoto@un.org 

OCHA  Elias Mabaso  OCHA ROSEA +27829081337  mabasoe@un.org

OCHA  Kelly David  OCHA ROSEA  +27829081338  david1@un.org 

SADC  Kennedy Masamvu  DRR Unit  +26771864962  kmasamvu@sadc.int 

SADC  Ron Cadribo National University of Lesotho  +26662858226  arcadribo@gmail.com 

SADC  Lukwikila Metikwiza  Organ  +26771630671  lmetikwiza@sadc.int 

Seychelles  Alain De Comarmond

Division of Risk and Disaster Management, Department of Environment, Ministry of Home Affairs, Environment and Transport +248722980  adecomarmond@gov.sc

South Africa  Charles Theu  National Health  +27123958282/5 theuc@health.gov.za theu1234@gmail.com 

55  

South Africa Colonel E.H. Mahlabane 

South Africa Police Services ‐ Disaster Management  +27827789240  mahlabaneeh@saps.org.za 

South Africa  Mark Van Staden 

Department of Cooperative Governance, National Disaster Management Centre   +27123340444  markv@ndmc.gov.za 

South Africa  Mthembeni Khumalo  SA High Commission  +26773002122  khumalom@dirco.gov.za 

South Africa  Mmaphaka Tau  DCOG/NDMC  +27123340404  mmaphakatau@ndmc.gov.za 

South Africa  Mike Seloane  DCOG  +27123340844  michaels@cogta.gov.za 

Swaziland  Oscar Dlamini  Ministry of Defense  +26876040484    

Swaziland  Samkeliso Dlamini  NDMA DPMs Office  +26876064107  samkeliso.dlamini@ndma.org.sz 

Sweden  Lars Johansson  MSB  +46705602849  lars.johansson@msb.se 

Sweden  Leif Jonsson  MSB  +46703194033  leif.jonsson@msb.se 

Tanzania  Naima Mrisho Disaster Mangement Department  +255754361612  nmrisho@yahoo.co.uk 

UNFPA  Siti Batoul Oussein  UNFPA Regional  +27827403683  oussein@unfpa.org 

UNISDR/CADRI  Lars Bernd  CADRI  +41229178884  bernd@un.org 

56  

United Kingdom  Philip O'Keefe  Consultant +441912273747  phil.okeefe@northumbria.ac.uk

WHO  Olushayo Olu 

WHO Sub‐Regional Office for Eastern and Southern Africa  +263772104248  oluo@zw.afro.who.int 

Zambia  Mulenga Dominiciano  DMMU ‐ OVP  +260979851315  mdominiciano@yahoo.com 

Zambia  Yande Mwape  DMMU ‐ OVP  +260966754275  mwapeyande@yahoo.com 

Zimbabwe  Barnabas Chipindu  University of Zimbabwe  +263772364036  chipindu@science.uz.ac.zw  

Zimbabwe  Goodson Murinye  WVI ‐ Southern Africa  +27828543880  goodson.murinye@wvi.org 

Zimbabwe  Nawaz Khan  UNOCHA   +263772125296  khan115@un.org 

Zimbabwe  Reynold Ndoro  Met Office  +2634718176 reynoldsimbarashe@yahoo.com rndoro@weather.utande.co.zw 

Zimbabwe  Sibusisiwe Ndlovu  Civil Protection Zimbawe  +2634791287  eprzim@eprzim.co.zw 

WFP  Cristiano Mandra  WFP Regional Office  +256772770060  cristiano.mandra@wfp.org 

SADC  Brad Garan'anga  SADC CSC  +2673951863  bgaranganga@sadc.int