REQUEST FOR PROPOSAL 

2020‐22 Energy Efficiency Program Portfolio 

Southwestern Electric Power Company – Arkansas 

1. Introduction 

Southwestern Electric Power Company (SWEPCO), a subsidiary of American Electric Power, 

serves approximately 121,121 customers in Arkansas, 102,292 of which are residential accounts.   

SWEPCO is issuing this Request for Proposal (“RFP”) for the selection of an experienced 

implementation Contractor.  The Contractor shall provide cost‐effective, turnkey services for all 

of the following energy efficiency programs and associated pathways in the Arkansas service 

territory: 

Home Solutions Program Pathways  Business/Industrial Program Pathways 

Efficient Products (EP)  Commercial & Industrial Energy Efficiency 

Pathway (CIEEP) 

Residential Energy Improvement Pathway 

(REIP) 

Small Business Pathway (SBP) 

Home Performance with ENERGY STAR® 

(HPwES) 

 

Income Qualified Weatherization (IQW)   

 

SWEPCO seeks implementation Contractor(s) who will provide leadership and pro‐active 

initiatives and strategies leading to successful results within budget.  The selected program 

implementer must oversee promotion, delivery, incentive processing and quality assurance of 

the program.  The implementer will also be a participant along with SWEPCO in the statewide 

collaborative known as the Parties Working Collaboratively (PWC).  Contractors must submit 

one proposal for all of the programs listed above for the Arkansas territory. 

1.1 Summary of Solicitation 

SWEPCO is seeking proposals from qualified firms for the selection of an independent third party program implementation contractor to deliver the programs listed above for program years 2020, 2021 and 2022.  SWEPCO intends to use the results of this solicitation to award a three‐year contract to the successful bidder.     The bidder shall clearly define all costs separately using the attached budget template for each program as well as any aggregated costs for all programs.   

 The winning contractor will provide innovative turnkey services and will collaborate with SWEPCO on program design and delivery; planning, developing and implementing marketing and outreach campaigns to encourage customer participation; process incentives (if applicable) and track and report program goals. Additional expectations and requirements are included in the Scope of Work section of this RFP.    To be considered, proposals must be complete and include the information described below.  

Proposals must not exceed 50 pages including appendices  

Additional details regarding this RFP can be found in the table below: 

Question & Answer  All questions regarding this RFP must be submitted 

electronically through Ariba.  Questions and 

answers will be shared with all bidders.  No 

contact with SWEPCO or AEP personnel, other 

than Procurement, is permitted and may be 

grounds for disqualification. 

A bidder’s call will be scheduled on the week of 

July 8‐12, 2019. Specific time and date TBD. 

The question and answer period will end at 

4:30PM ET on Wednesday, July 26, 2019.   

Due Date for Proposals  All proposals must be submitted electronically 

through Ariba no later than 12:00PM ET on Friday, 

August 2, 2019. 

Finalist Interviews  Tentatively scheduled for August 19‐23, 2019 

Contract Award  September 13, 2019 

Contract Execution  October 18, 2019 (Effective date January 1, 2020) 

Proposal Response Format  Proposals must not exceed 50 pages including 

appendices.  Proposals that do not meet this limit 

will not be considered. 

Cover Letter – Should reference the RFP name, 

bidder’s name, address, telephone number and a 

single point of contact including email address for 

this RFP.  Also include the name of proposed 

subcontractors.  Limited to 1 page. 

Executive Summary – Limited to 1 page. 

Proposed Scope of Work – Limited to 40 pages 

Proposed Schedule – Gantt Chart.  Limited to 1 

page 

Management Plan – Limited to 1 page. 

Legal Claims – Limited to 1 page 

 

Budget – please provide in the excel format 

included in this RFP and submit as a separate 

document. 

Appendix – sample marketing plans.  Limited to 5 

pages. 

Note: The aforementioned dates are subject to change due to possible unforeseen circumstances. 

SWEPCO is not liable for any costs incurred by any person or firm in responding to this RFP or while 

participating in the final interview process. 

1.2 Post Proposal Negotiation and Awarding of Contracts 

SWEPCO reserves the right to negotiate both price and non‐price factors during any post‐

proposal negotiations with a finalist. SWEPCO has no obligation to enter into an agreement with 

any respondent to this RFP and may terminate or modify this RFP at any time without liability or 

obligation to any respondent. This RFP shall not be construed as preventing SWEPCO from 

entering into any agreement that it deems appropriate at any time before, during or after this 

RFP process is complete. 

2. Scope of Work 

General descriptions for the currently approved SWEPCO Arkansas energy efficiency programs 

associated with this RFP are shown in Section 2.1.  Your proposal should address, but is not 

limited to, the following: 

•  Describe your overall approach to planning the key implementation steps and goals, from 

start‐up and on an annual basis to achieve program success; 

•  Detail your approach to maintain sufficient staff resources  

•  Provide the projected participation levels by measure, along with projected number of 

participants.  Provide projected incentive levels by measure and describe your plan to 

maintain cost‐effectiveness at the program and measure level. 

•  Provide projected energy (kWh) and demand (kW) savings by measure and for each 

program.   

•  Provide your expected net‐to‐gross ratio by measure and for each program.  

•  Describe your approach to working with SWEPCO’s Arkansas staff and other participating 

contractors to implement the approved program designs and define, in broad terms, the 

activities that will be taken to achieve the energy (kWh) and demand (kW) savings targeted 

for the program.     Prepare your proposed implementation timeline and Gantt chart from 

initial contract signing to program launch and on‐going delivery. Indicate the most 

important milestones, with reference to the various tasks. Emphasize first year activities and 

report on your capability and confidence in meeting the target level you feel is achievable. 

•  Describe the ideal framework for communications, guidance, and decision‐making. 

•  Describe your strategy to increase persistence of energy savings from your program. 

•  Discuss your approach to facilitate cross‐promotion among all programs. 

•  Explain your knowledge of baselines and marketing saturations of proposed measures 

within SWEPCO’s Arkansas service territory. Describe your existing knowledge and 

experience with the SWEPCO Arkansas market, Technical Reference Manual (TRM) and 

regulatory environment and your plan to overcome any regulatory or market challenges as 

it relates to increasing baselines and market saturations that lower the potential to capture 

savings. 

•  Describe your experience working with stakeholder groups whose members have varying 

interest related to energy efficiency program implementation, including any experience you 

have with, or knowledge of, the Parties Working Collaboratively (PWC) in Arkansas.    

•  Discuss your previous experience working with EM&V contractors to verify program savings 

and report on process and impact results. Discuss how you will coordinate with the EM&V 

contractor(s) on an on‐going basis. 

2.1 Program Descriptions 

The descriptions provided below have been filed with the Arkansas Public Service Commission 

and are pending approval. The Income Qualified Weatherization Pathway has received 

additional comments by the Attorney General’s Office requesting additional measures and 

adjustments to the filed eligibility requirements.  

Home Solutions Program 

The Home Solutions Program is an overarching program consisting of several pathways for 

residential customers to participate in energy efficiency opportunities. These pathways 

range from comprehensive opportunities provided at no additional cost to the participant to 

products delivered through upstream, pre‐discounted methods, to single measure 

incentivized options. The program budget and savings targets will be rolled down to the 

various pathways, with the ability to shift between pathways as needed to meet customer 

demands and program goals.  The annual net savings as proposed to and approved by the 

Arkansas Public Service Commission for this program are shown in Table 1.  

 

Table 1 

Annual Net Energy Savings (kWh)  13,648,347 

Annual Net Demand Savings (kW)  3,114 

 

Efficient Products Pathway (EPP)  

The  Efficient  Products  (EP)  Pathway  is  designed  to  provide  incentives  for  the purchase of  eligible products,  such  as  ENERGY  STAR®  qualified  Clothes  Washers,  Light  Emitting  Diodes  (LEDs), Dehumidifiers, and Smart Thermostats, in addition to Advanced Power Strips (APS). The distribution of  the  incentive  will  be  issued  two  ways:  as  an  instant  incentive  at  the  point‐of‐sale  with participating  retailers  and  via  a  mail‐in  incentive  after  the  purchase.  All  residential  customers receiving  electric  distribution  service  from  SWEPCO  Arkansas  are  eligible  to  participate.    The incentives levels pending approved to be provided to the customer for eligible products at the point‐of‐sale as an instant rebate or after the purchase as a mail‐in rebate are detailed in Table 2 below.   Incentive amounts will vary based on the type of product purchased and may be adjusted depending on  market  conditions.  Additional  products  will  be  considered  if  they  are  determined  to  be  cost effective.   

Table 2 

Measure  Incentive Level 

ENERGY STAR®  LEDs Up to $6.00  per bulb 

Advanced Power Strips  $25.00 per unit 

ENERGY STAR® Clothes Washers  $75.00 per unit 

ENERGY STAR® Dehumidifiers  $75.00 per unit 

ENERGY STAR® Smart Thermostats  $100 per unit 

 

The program’s measurement and verification will  use deemed  savings based on  the most  current TRM  which  includes  industry‐accepted  best  practices,  including  those  outlined  in  the  Uniform Methods  Project  (UMP).  Verification will  include  post‐document  review  and  validation  of  project data (i.e., SKU, model number, and installation location). Project data shall be entered and tracked in  SWEPCO’s  program  database.    For  upstream  products,  monthly  site  visits  are  expected  to  be conducted at participating retailers to ensure that products and promotional materials are displayed and  made  accessible.  Program  Implementation  staff  will  also  be  expected  to  perform  quality assurance/quality control (QA/QC) checks on sales data provided by retailers.    

The annual incentive budget for 2020 – PY 2022 is expected to be approximately $360,000 resulting in approximately 3,237 MWh of net energy savings.      

Home Performance with ENERGY STAR® Pathway (HPwES) 

Home  Performance  with  ENERGY  STAR  (HPwES)  Program  is  required  to  be  implemented  in partnership with  ENERGY  STAR®  and  is  designed  to  offer  a  comprehensive,  inter‐fuel,  inter‐utility whole‐house approach to improving the energy efficiency and comfort in existing homes and must be  consistent  with  the  Commission  approved  Consistent  Weatherization  Approach  (CWA).    The program  should  increase  awareness  of  energy  efficiency,  stimulate  ongoing  demand  for  home energy assessments, and lead to more comprehensive home energy efficiency improvements.   

 The  selected  program  implementer  is  expected  to  build  upon  the  current  infrastructure  of participating contractors. SWEPCO also seeks to provide Weatherization Assistance Program (WAP) approved contractors the opportunity to participate in order that qualifying customers who require additional  measures  may  potentially  leverage  funds  available  through  the  WAP.  Participating contractors will conduct a whole‐house energy assessment, including the required safety testing, for eligible residential customers to identify comprehensive energy efficiency improvements. Following the assessment, the customer and participating contractor will determine the eligible cost‐effective measures to be installed. Upon completion of the installation, the participating contractor can apply for incentives from SWEPCO and, where applicable, from the natural gas utility.    

The program will  provide  incentives  for  eligible measures,  including direct  install measures which may be  installed during  the assessment.  Incentives may be  reserved  in advance of  installations  in order to manage the anticipated high demand for this program.  

Program  participation  is  open  to  SWEPCO’s  Arkansas  residential  customers  in  severely  energy‐inefficient single family, duplex, or mobile homes. An eligible home must be a minimum of 10 years old or have a minimum energy usage cost per square foot of ten cents for electricity based on the customer’s highest bill  in the past 12 months. The eligible home must have been occupied for the previous  12  months  and  not  received  weatherization  services  through  a  utility  weatherization program in the past five years including the Arkansas Weatherization Program (AWP).    

Participating  contractors will  be  required  to execute  a participation agreement which will  include requirements  of  appropriate Building  Performance  Institute  (BPI)  certification or  other  equivalent HERS Rater certifications from Residential Energy Services Network (RESNET), in addition to holding the  appropriate  state  licenses  and  maintaining  the  minimum  level  of  insurance  required  by  the program. Incentives will be available for eligible cost‐effective measures on a first‐come, first‐served basis and will be paid to participating contractors as further described below.  

The eligible core measures and the direct install measures, as set forth in the Commission approved Consistent Weatherization Approach, will be installed by participating contractors at no cost to the customer. The incentive paid by SWEPCO will vary by the type of measure installed and will also be dependent upon participation of the applicable natural gas company.  The selected implementation contractor will be expected to develop a good working relationship with the natural gas utilities in order  to  reduce  the  impact  on  customers  during  the  contractor  visits  and  to  provide  a  smooth process for the participating contractors. The range of incentives that are currently approved for the core measures and direct install (DI) measures available through this program are shown in Table 3 below.  Existing  conditions  of  the  home  will  determine  the  measures  installed  and  the  incentive amount. The  incentive  rate may vary depending on market barriers, measure adoption  rates, and overall program performance. 

Table 3

Measure  SWEPCO only Incentive Level  Joint Utility Incentive Level 

Comprehensive Assessment 

$150‐$350  varies 

Ceiling Insulation  $0.65‐$0.80/sq‐ft  varies 

Wall Insulation  $1.20/sq‐ft  varies 

Air Infiltration  $0.12/CFM Reduction  varies 

Duct Sealing  $1.25/CFM Reduction  varies 

Advanced Power Strip (DI) 

$30  $30 

     

LEDs (DI)  $5‐$8/bulb  $5‐$8/bulb 

Faucet Aerators (DI)  $4/aerator  n/a 

Low‐Flow Showerheads (DI) 

$12/showerhead  n/a 

Safety Measures  varies  varies  

The HPwES program will be delivered by a network of participating contractors.  These contractors will promote the program to customers; conduct energy assessments, help customers  identify  the most beneficial energy efficiency measures,  install measures, and submit required documentation. The  selected  program  implementer  will  review  and  approve  all  applications  and  support documentation  to  verify measures meet  program eligibility  and  installation  requirements  prior  to incentive  processing.  Participating  contractors  are  encouraged  to  attend  and  receive  additional education on weatherization of homes, both online and in classrooms, to improve their knowledge in proper home weatherization techniques.  

The program will  use deemed  savings  and a  simple measurement and verification  (M&V) process consistent with the approved TRM. Verification will include post‐document review and validation of project  data  (i.e.,  pre‐  and  post‐test  data,  insulation  level,  etc.)  as  it  is  submitted  through  the program  database.  M&V  will  also  include  pre‐  and  post‐inspection  of  on‐site  installations  on  a random sample of projects. The selected program implementer will be required to conduct quality 

assurance/quality  control  (QA/QC)  in  conjunction  with  the M&V  process.  QA/QC  inspections  will verify  that  the participating  contractor  is  following  the program quality  installation  standards and meeting customer service requirements. Surveys may be conducted as part the M&V process or on a random sample of completed projects to determine customer satisfaction with the program and participating  contractor.    The  annual  incentive  budget  for  PY  2020  –  PY  2022  is  expected  to  be approximately  $2,192,000 per  year  and  result  in  approximately  6,487 MWh of net  annual  energy savings.    

Income Qualified Weatherization Pathway (IQWP) 

Following the passage of ACT 1102 by the Arkansas Legislature, the PWC worked to develop a pilot weatherization program for income qualified participants.   SWEPCO will launch its Income Qualified Weatherization Pilot  for  residential households  that meet  the eligibility  requirements of  the  state Low Income Home Energy Assistance Program (LIHEAP). It is important to note that the household must only meet the eligibility requirements of LIHEAP; they do not have to apply for or be accepted for LIHEAP.  The Income Qualified Weatherization Pilot will be an additional delivery mechanism for the statewide weatherization collaborative measures.  All installed measures will be incentivized at full  cost.  The  final  details  of  this  pathway  are  pending  approval,  but  the  basis  is  that  the  core weatherization  measures,  with  some  variation,  will  align  with  the  Consistent  Weatherization Approach (CWA) as approved in Docket No. 13‐002‐U, Order No. 22 & 23. The analysis of customer information will allow SWEPCO to market the pathway to specific customer segments.  The pathway will utilize SWEPCO’s existing stream of qualified contractors and will seek to include Weatherization Assistance  Program  (WAP)  approved  contractors.  This  inclusion  is  in  an  effort  to  allow  qualifying customers  who  require  additional  measures  to  potentially  leverage  funds  available  through  the WAP.  Participating  contractors  will  conduct  a  whole‐house  energy  assessment,  including  the required  safety  testing,  for  eligible  residential  customers  to  identify  comprehensive  energy efficiency improvements. Following the assessment, the customer and contractor will determine the eligible measures to be installed. Upon completion of the installation, the contractor can apply for incentives from SWEPCO and, where applicable, from the natural gas utility.  

The pilot will provide  incentives  for eligible measures as authorized by  the Commission,  including direct install measures which may be installed during the assessment. Incentives may be reserved in advance of installations in order to manage the anticipated high demand for this pathway. Table 4 provides a list of the proposed measures available through this pathway and the proposed range of incentives.  Existing conditions of the home will determine the measures installed and the incentive amount. The  incentive  rate may vary depending on market barriers, measure adoption  rates, and overall pathway performance. 

Table 4 

Measure SWEPCO only Incentive Level 

Joint Utility Incentive Level 

Comprehensive Assessment 

$150‐$300  varies 

Ceiling Insulation  $0.65‐$0.80/sq‐ft  varies 

Wall Insulation  $1.20/sq‐ft  varies 

Air Infiltration  $.12/CFM  varies 

Reduction 

Duct Sealing $1.25/CFM Reduction 

varies 

Advanced Power Strip (DI)  $30  $30 

LEDs (DI)  $5‐$8/bulb  $5‐$8/bulb 

Faucet Aerators (DI)  $4/aerator  n/a 

Low‐Flow Showerheads (DI)  $12/showerhead  n/a 

Smart Thermostat*  varies  varies 

Safety Measures  varies  varies  

The delivery, measurement and verification, and quality assurance will be similar to that of the Home Performance with ENERGY STAR processes.  The annual incentive budget for PY 2020 – PY 2022 is expected to be approximately $118,625 per year and result in approximately 245 MWh of net annual energy savings. 

Residential Energy Improvement Pathway (REIP)    

The Residential Energy Improvement Program (REIP) offers first‐come, first‐serve incentives for the eligible measures  described  in  Tables  5  and  6  below.  All  eligible measures  have  deemed  savings values in the Commission‐approved TRM. The selected implementation contractor and participating contractors will provide customers with assistance in identifying potential measures. Incentives will be split between customers and participating contractors for the installation of eligible measures in qualifying residential facilities. Primary delivery activities include marketing, training of participating contractors,  review  and  approval  of  customer  applications,  incentive  processing,  and  quality assurance. Participating contractor requirements will vary based on each eligible measure and will correspond with  state  licensure  guidelines.  Participating  contractors must  sign  an  agreement  and provide evidence of appropriate insurance coverage to participate in the program. 

Both  single‐  and  multi‐family  dwellings  will  be  eligible  to  participate  in  the  program  through participating  contractors.    Direct  installation  of  measures  may  be  offered  by  participating contractors  to eligible  residential customers at no cost, with  the associated  incentives paid  to  the participating  contractor.    The  incentives  that are paid directly  to  customers  for  the  installation of eligible measures may be assigned directly to the participating contractor in order to reduce initial out of pocket expense.  Measures may include building envelope improvements such as insulation, air infiltration, duct sealing, and heating and air conditioning (HVAC) equipment. Table 5 provides a sample  list  of  potential measures  and  potential  total measure  incentive  for  illustrative  purposes. Direct install measures may include low flow faucet aerators and showerheads, LEDs, and advanced power strips as shown in Table 6. This list is not exhaustive, but includes measures that have proven successful  in prior program years. The kWh measure savings will determine the  incentive amount, and the incentive rate may vary depending on market barriers, measure adoption rates, and overall program performance.  

 

 

Table 5 

Measure  Incentive Level 

Air Infiltration  $100 ‐ $200 

Ceiling Insulation  $0.12 ‐ $0.25 per sq‐ft 

Duct Sealing  $$1.25/CFM Reduction 

ENERGY STAR® Windows  $30 ‐ $80 per window 

HVAC (A/C or Heat Pump)  $120 ‐ $2,200 

ENERGY STAR® Pool Pumps  $250 

ENERGY STAR® Smart Thermostats  $100 

CoolSaverSM HVAC Tune‐Up  $100 ‐ $150 

 

Direct Install measures as shown in Table 6 may be provided to participating residential customers at no cost. 

Table 6 

Low Flow Aerators 

Low Flow Showerheads 

LEDs 

Advanced Power Strips 

The  selected  program  implementer  will  be  required  to  review  and  approve  all  applications  and support documentation to verify measures meet program eligibility requirements prior to incentive processing. The program will use deemed savings and a simple measurement and verification (M&V) process  consistent  with  the  approved  TRM.  Verification  will  include  post‐document  review  and validation of project data (i.e., meter number, model number, AHRI number, etc.) as it is submitted through  the  program  database.  M&V  will  also  include  pre‐  and  post‐inspection  of  on‐site installations  on  a  random  sample  of  projects.  Quality  assurance/quality  control  (QA/QC)  will  be conducted in conjunction with the M&V process. QA/QC inspections will verify that the participating contractor  is  following  the  program  quality  installation  standards  and  meeting  customer  service requirements. Customer surveys may be held as part the M&V on the random sample of completed projects  to  determine  customer  satisfaction  with  the  program  and  participating  contractor.  The annual incentive budget for PY 2020 – PY 2022 is expected to be approximately $590,000 per year and result in approximately 3,680 MWh of net annual energy savings.  

Business/Industrial Solutions Program 

The Business/Industrial Solutions Program is an overarching program consisting of several pathways for  commercial  and  industrial  customers  to  participate  in  energy  efficiency  opportunities.  These pathways  range  from  assistance  with  identifying,  quantifying  and  incentivizing  comprehensive energy efficiency opportunities to providing energy efficient products delivered through midstream, pre‐discounted  prices  to  qualified  customers.    The  program  budget  and  savings  targets  will  be allocated  to  the various pathways, with  the ability  to  shift between pathways as needed  to meet 

customer demands and program goals.  The annual net savings as proposed to and approved by the Arkansas Public Service Commission for this program are shown in Table 7.    

Table 7 

Annual Net Energy Savings (kWh)  20,857,212 

Annual Net Demand Savings (kW)  13,040.5 

 

Commercial & Industrial Energy Efficiency Pathway (CIEEP) 

The Commercial  and  Industrial  Energy  Efficiency  Program  (CIEEP)  is  an  energy  efficiency  pathway targeted to Arkansas commercial and industrial customers served by SWEPCO and have not opted to self‐direct.  This  program  is  managed  by  SWEPCO’s  Arkansas  staff  with  the  assistance  from  the selected  implementation  contractor. Both  the  selected  implementation contractor  staff as well  as SWEPCO’s Arkansas  staff will  provide  assistance  to  customers with  identifying qualifying projects, quantifying  energy  and  demand  savings,  and  completing  applications  as  needed.  Monetary incentives will be paid  to eligible customers  for  the  installation of a wide  range of electric energy measures  that  save  energy  in  qualifying  non‐residential  facilities.  Participants  in  the  CIEEP  must meet  minimum  eligibility  criteria,  comply  with  all  program  rules  and  procedures,  submit documentation describing their projects, and enter into a program agreement with SWEPCO. Project measures eligible  for  incentive payments must be  cost‐effective and  replace existing electric end‐uses of lower efficiencies or exceed minimum efficiency standards for new construction.  A program participant must  install  eligible  electric  energy efficient measures  at  a  SWEPCO’s Arkansas‐served non‐residential customer facility with a peak demand greater than 100 kW. Eligible participants may include customers and participating contractors such as national or local energy service companies (ESCOs)  and  national  or  local  companies  that  provide  energy‐related  services  or  products.   Participants  must  provide  reasonable  access  to  project  facilities  both  before  and  after  project completion. 

The selected implementation contractor staff, SWEPCO’s Arkansas staff, or participating contractors may  provide  an  energy  efficiency  assessment  of  a  customer’s  facility  to  identify  and  recommend energy efficiency improvements. SWEPCO, via the selected implementation contractor, will provide monetary  incentives  to  encourage  potential  participants  to  implement  projects  recommended by the  program.  For  illustrative  purposes,  a  sample  list  of  potential measures  is  provided  in  Table  8 below.    This  list  is  not  exhaustive,  but  includes  measures  that  have  proven  successful  in  prior program  years.    The  kWh  measure  savings  will  determine  the  incentive  amount.  The  currently approved incentive is generally $0.14 per kWh; however, the incentive rate may vary depending on market barriers, measure adoption rates, and overall program performance.  

Table 8 

Measure Name 

Air Compressors 

HVAC, Chillers 

Lighting Controls 

Lighting  

Motors, VFD (Pumps/Fans) 

Plug Loads 

Refrigeration 

Other 

 

The program will  also  provide  the direct  install measures,  as  shown  in  Table  9,  at  no  cost  to  the participating customers: 

Table 9 

Low Flow Aerators 

Pre‐Rinse Spray Valves 

Door sweeps/weather‐stripping 

 

These measures may be adjusted as needed throughout the program year depending upon measure cost and associated cost‐effectiveness.  

Each project will  require a pre‐inspection  to verify and  record  the eligible  retrofit measures  to be replaced.  Post‐inspections will be conducted on all projects requiring measurement and verification and on a sample of projects utilizing deemed savings. These inspections will verify and record that the new energy efficiency measures have been installed and are performing their intended function. The results of both pre‐ and post‐inspections will be entered into the database system.  

The  selected  implementation  contractor  staff and SWEPCO will work with Participants  to develop measurement  and  verification  plans  for  projects  where  deemed  savings  are  not  applicable. Measurement  and  verification  plans  shall  be  consistent  with  the  International  Performance Measurement  and  Verification  Protocol  (IPMVP).  The  participant  and  program  staff  will  work collaboratively  to  collect  the  data  necessary  to  verify  the  energy  (kWh)  and  peak  demand  (kW) savings of a project and ensure that all projects meet the required criteria and that electric energy and demand savings are properly calculated using the most recent Commission‐approved Technical Reference Manual (TRM).   Project documentation will be reviewed by implementation or SWEPCO staffs that are  independent of the project manager.     Surveys may be conducted as part the M&V process or on a random sample of completed projects to determine customer satisfaction with the program and Participating Contractor. The annual CIEEP incentive budget for PY 2020 – PY 2022 is expected to be approximately $2,257,850 per year and result in approximately 14,730 MWh of gross annual energy savings.    

Small Business Pathway (SBP) 

SWEPCO’s Small Business Pathway (SBP) promotes the installation of energy‐efficient technologies in small businesses that may be underserved by traditional incentive programs that generally target large businesses. The SBP will target all eligible non‐residential customers within its service territory with 100 kW or less in maximum billing demand. The SBP is designed to overcome barriers unique to 

small  commercial  customers  that  prevent  them  from  participating  in  core  energy‐efficiency programs  proven  successful  for  larger  commercial  and  industrial  (C&I)  customers.  These  barriers include: 

Minimal technical knowledge amongst small commercial customers Customer concern about equipment or contractor performance Owner/tenant challenges Lack of capital, expertise, and staff Information or search costs 

To address these barriers, the Small Business Pathway offers a turnkey approach that includes site‐specific  energy  analysis,  financial  incentives,  installation,  marketing,  and  energy  education.  It maximizes implementation of cost‐effective, high‐efficiency lighting measures, while also addressing some  HVAC,  refrigeration,  and  customized  measures.  Incentives  are  designed  to  achieve  high participation levels and low per‐unit marketing costs. Incentives typically cover about 70% or more of  the  project  cost  and  are  set  to  maintain  a  short  payback  period,  while  also  minimizing  the customer  co‐pay.    Minimizing  customer  payments  is  particularly  important  as  low  levels  directly influence  customer  participation  in  this  hard‐to‐reach  market  segment.  However,  to  maintain program  cost‐effectiveness,  the  incentive  levels  are  capped  at  approximately  90%  of  the  total project  cost.    The measure  kWh  savings will  determine  the  incentive  amount, which will  be  paid directly to the contractor after the customer has authorized acceptance of the installation and any required post‐inspection  is  completed. Table 10 provides a  sample  list of measures  for  illustrative purposes.  This  list  is  not  exhaustive,  but  includes measures  that  have  proven  successful  in  prior program  years.    The  measure  kWh  savings  will  determine  the  incentive  amount.  The  currently approved incentive is generally $0.16 per kWh; however, the incentive rate may vary depending on market barriers, measure adoption rates, and overall program performance. 

Table 10 

Measure Name 

Lighting 

Lighting Controls  

Anti‐sweat Heater Controls 

Strip Curtains 

Walk‐in Cooler EC Motor 

Other Refrigeration 

Customer 

The selected implementation contractor will use participating contractors as the primary 

marketing agents in order to bring the pathway directly to the market it serves. This practice 

leverages the participating contractors existing expertise to identify and promote the services 

they already provide within the market. Materials will be developed by the implementation 

contractor for use by the participating contractors along with a customer‐facing marketing 

campaign. This latter campaign may include the use of mediums, such as direct email, direct 

mail, bill inserts, and print ads. The selected implementation contractor will train contractors on 

both program rules and any tools necessary to enter, track, and receive notifications and 

approval for their projects.  The implementation contractor will review all project applications, 

approve the project for measure installations, perform all necessary pre‐ and post‐inspections, 

and work with the participating contractors and customers to ensure efficient program 

implementation. Surveys may be conducted as part of the M&V process or on the random 

sample of completed projects to determine customer satisfaction with the pathway and 

Participating Contractor. The annual SBP incentive budget for PY 2020 – PY 2022 is expected to 

be approximately $984,000 per year and result in approximately 5,969 MWh of net annual 

energy savings. 

2.2 Task 1 Program Implementation Planning 

The selected implementation contractor shall complete the activities listed below in order to 

prepare to launch the portfolio of programs detailed above and ensure successful 

implementation and delivery. 

Kick‐off Meeting: The implementation contractor will initiate and prepare a kick‐off meeting to 

be conducted with SWEPCO’s Arkansas staff no later than January 15, 2020.   This meeting 

should include a review of the program designs, verify that the outreach tactics proposed in this 

scope of work align with SWEPCO’s goals and objectives, review the roles and responsibilities of 

SWEPCO staff and implementation contractor staff and provide a detailed implementation plan 

for program administration with specific timelines for deliverables. 

Program Design: The implementation contractor will work with SWEPCO to complete any 

necessary program design revisions and program manuals. Program manuals will serve as the 

internal guide that outline customer and contractor eligibility requirements, eligible measures 

and incentive structures, program workflow processes, forecasted energy and peak demand 

savings, and Measurement & Verification processes. Manuals will also contain program 

applications, forms, and tools that will support implementation. Applications and forms will be 

made available as interactive PDFs, Excel®tools, or online forms to expedite enrollment and 

processing and to ensure ease of completion. Potential program materials and tools should 

include contractor participation agreements and customer agreements & incentive applications 

and may include standardized energy assessment tools and reports, payback calculators, 

installation notice, and M&V form(s) and reports. 

Program Implementation Planning: The selected implementation contractor will develop 

detailed implementation plans for the administration of the portfolio of programs detailed 

above.  Implementation plans will provide detailed work plans, timelines, and milestones to 

achieve critical objectives and deliverables.  The selected implementation contractor will submit 

the implementation plans to SWEPCO for review upon request. 

 

2.3 Task 2 Program Delivery 

Customer Call Center: The implementation contractor will maintain a toll free telephone 

number and email account that is specifically for SWEPCO as part of the marketing plan.  

Implementation staff will receive all day‐to‐day program calls and emails. This process will allow 

for inquiring customers to receive immediate answers to their program inquiries, including 

speaking with on‐site implementation staff that are well versed in SWEPCO’s Arkansas energy 

efficiency programs. 

Internal Company Engagement: In conjunction with program launch, the implementation 

contractor will be available to deliver training sessions with SWEPCO’s Arkansas internal 

departments that serve as primary communication channels for customers (e.g., call center, 

payment centers, account managers). The training will provide an overview of the programs in 

order to ensure customers receive a consistent message at every point of contact and have a 

pleasant experience. 

Infrastructure Development: A vibrant infrastructure of participating contractors, trade allies, 

and organizations to promote the availability of SWEPCO’s incentives and deliver high‐quality 

energy efficiency services is critical. The implementation contractor will complete the following 

activities to support the development of an infrastructure of participating contractors to support 

the programs. 

Recruitment: The implementation contractor will collaborate with SWEPCO to identify 

participating contractor requirements and recruit contractors to participate in SWEPCO’s 

Arkansas energy efficiency programs. It is expected that the implementation contractor will 

accomplish this through a series of email and fax blasts, direct outreach phone calls, and 

individual meetings with contractors and organizations to discuss the programs and 

opportunities to advance their goals. Recruitment efforts will be conducted as needed to 

establish the infrastructure necessary to achieve the annual program goals. 

Program Informational Meetings: During the first quarter of 2020, program informational 

meetings (kick‐off meetings) will be held for existing participating contractors, potential new 

contractors and SWEPCO’s Arkansas account managers and customer service account 

representatives to learn about SWEPCO’s Arkansas program offerings. The meetings should be 

delivered in the northern and southern portions of SWEPCO’s Arkansas territory. The meetings 

should outline program requirements, the customer participation pathways, and emphasize the 

importance of delivering customer‐friendly (non‐technical) energy efficiency education to 

customers.  SWEPCO’s strong focus on safety should be stressed during every contact with 

participating contractors as should the expectation of always providing exceptional customer 

service.  Each contractor and organization will receive a program information packet during the 

informational meetings. 

Technical Trainings: The implementation contractor should identify potential gaps and deliver 

trainings necessary to establish a market of qualified participating contractors that can support 

both the commercial and residential programs.  Some potential examples of technical trainings 

include residential thermal diagnostics, commercial lighting, compressed air, and refrigeration 

systems. The implementation contractor should demonstrate the ability to provide accredited 

training providers to deliver the trainings as needed. 

Direct Outreach & Account Management: The implementation contractor dedicated staff will 

conduct direct outreach to customers and support participating contractors by becoming their 

program representative and providing mentoring and training support. Implementation staff will 

be assigned to either the residential or commercial market sectors. Within each sector, 

implementation staff will be assigned to specific programs and contractors or “accounts” for 

whom they will provide support through all aspects of program participation. The expected 

responsibilities of energy advisors by market sector are described below. 

Quality Assurance / Quality Control: The implementation contractor will develop customized 

quality assurance and quality control (QA/QC) processes that will be used to closely monitor 

each program’s performance, facilitate continuous improvements, and to ensure customer 

satisfaction. QA/QC audits will be performed and reported monthly. If discrepancies and/or 

failures are identified, the issues will be documented and addressed through a formalized 

corrective action plan. If a deficiency is not resolved within the agreed upon time frame, the 

implementation contractor will provide SWEPCO with a suggested course of action. 

Measurement & Verification: The selected implementation contractor will work with SWEPCO 

to finalize a list of eligible, cost‐effective measures for each of the energy efficiency programs. 

The types of measures installed will determine the Measurement and Verification (M&V) 

requirements according to the International Performance Measurement & Verification Protocol 

(IPMVP) and the statewide EM&V protocol approved by the Arkansas Public Service 

Commission. The M&V process for measures with deemed savings will include pre‐ and post‐

installation inspections with pictures and information from nameplate data when available and 

will verify installed measures and kW and kWh savings per project. Industrial and commercial 

projects that require complex M&V will include an M&V Plan that will be approved by SWEPCO 

prior to project implementation and completion. The implementation contractor will collaborate 

with both SWEPCO’s independent EM&V contractor(s) as well as the Independent EM&V 

Monitor (IEM).  Key deliverables of the M&V protocol will be included in the program manual, 

deemed savings calculators, and M&V Results & Reports. 

2.4 Task 3 Marketing 

The implementation contractor’s approach to marketing SWEPCO’s Arkansas energy efficiency 

programs should incorporate at least the three following strategies: (1) unifying the programs 

under a single umbrella campaign and a call to action; (2) promoting the availability of energy 

efficiency incentives and services rather than individual energy efficiency programs; and (3) 

leveraging a franchise model to empower participating contractors and program implementer(s) 

to actively promote program incentives and their services directly to customers. 

Market Research & Messaging: The implementation contractor will conduct a literature review 

of previously developed SWEPCO energy efficiency program literature to ensure our continued 

understanding of SWEPCO’s market and customer attitudes toward energy efficiency initiatives. 

The literature review will help define the key audiences and develop the final marketing plan. 

Integrated Marketing Plan: The implementation contractor will work closely with SWEPCO to 

develop and implement an integrated marketing plan for the portfolio of energy efficiency 

programs. The marketing plan will outline the umbrella campaign framework, primary 

messaging, customer experience management plan, and key tactics to increase general 

awareness of SWEPCO’s Arkansas energy efficiency offerings while supporting direct outreach 

activities conducted to increase program participation. 

Marketing Materials & Templates: The implementation contractor will develop marketing 

materials and templates based on the integrated marketing plan and umbrella campaign’s brand 

guidelines. The marketing templates will be provided to participating contractors to ensure 

consistent messaging when communicating to program participants. All materials will be 

presented to SWEPCO for review and approval prior to production. 

Customer Call Center: The implementation contractor will maintain a toll free telephone 

number and email account that is specifically for SWEPCO as part of the marketing plan.  

Implementation staff will receive all day‐to‐day program calls and emails. This process will allow 

for inquiring customers to receive immediate answers to their program inquiries, including 

speaking with on‐site implementation staff that is well versed in SWEPCO’s Arkansas energy 

efficiency programs. 

Internal Company Engagement: In conjunction with program launch, the implementation 

contractor will be available to deliver training sessions with SWEPCO’s Arkansas internal 

departments that serve as primary communication channels for customers (e.g., call center, 

payment centers, account managers). The training will provide an overview of the programs in 

order to ensure customers receive a consistent message at every point of contact and have a 

pleasant experience. 

Infrastructure Development: A vibrant infrastructure of participating contractors, trade allies, 

and organizations to promote the availability of SWEPCO’s incentives and deliver high‐quality 

energy efficiency services is critical. The implementation contractor will complete the following 

activities to support the development of an infrastructure of participating contractors to support 

the programs. 

Recruitment: The implementation contractor will collaborate with SWEPCO to identify 

participating contractor requirements and recruit contractors to participate in SWEPCO’s 

Arkansas energy efficiency programs. It is expected that the implementation contractor will 

accomplish this through a series of email, direct outreach phone calls, and individual meetings 

with contractors and organizations to discuss the programs and opportunities to advance their 

goals. Recruitment efforts will be conducted as needed to establish the infrastructure necessary 

to achieve the annual program goals. 

Program Informational Meetings: During the first quarter of 2020, program informational 

meetings (kick‐off meetings) will be held for existing participating contractors, potential new 

contractors and SWEPCO’s Arkansas account managers and customer service account 

representatives to learn about SWEPCO’s Arkansas program offerings. The meetings should be 

delivered in the northern and southern portions of SWEPCO’s Arkansas territory. The meetings 

should outline program requirements, the customer participation pathways, and emphasize the 

importance of delivering customer‐friendly (non‐technical) energy efficiency education to 

customers. Each contractor and organization will receive a program information packet during 

the informational meetings. 

Technical Trainings: The implementation contractor should identify potential gaps and deliver 

trainings necessary to establish a market of qualified participating contractors that can support 

both the commercial and residential programs.  Some potential examples of technical trainings 

include residential thermal diagnostics, commercial lighting, compressed air, and refrigeration 

systems. The implementation contractor should demonstrate the ability to provide accredited 

training providers to deliver the trainings as needed. 

Direct Outreach & Account Management: The implementation contractor dedicated staff will 

conduct direct outreach to customers and support participating contractors by becoming their 

program representative and providing mentoring and training support. Implementation staff will 

be assigned to either the residential or commercial market sectors. Within each sector, 

implementation staff will be assigned to specific programs or pathways for which they will 

provide support through all aspects of program participation. The expected responsibilities of 

energy advisors by market sector are described below. 

Marketing Assessment & Results: The implementation contractor will perform regular 

assessments of Key Performance Indicators (KPIs) to ensure that the marketing plan meets 

expectations and delivers results. KPIs will include advertising reach, volume of phone calls 

received by the call center, web site statistics, email inquiries, and number of leads generated by 

each tactic that convert to active projects. The findings will be reported to SWEPCO and used to 

adjust the marketing strategy and/or program design. 

2.5 Task 4 Incentive Processing and Data Tracking 

Incentive Fulfillment 

The selected implementation contractor will be required to implement a comprehensive 

incentive fulfillment process that includes delivering customer incentive payments, managing 

IRS 1099 reporting requirements, and conducting due diligence on checks outstanding after 30 

days. The implementation contractor will be required to create an incentive payment report 

every two weeks with an invoice by program to SWEPCO. This report will be based on projects 

that were completed and approved for payment. Upon final approval and funding by SWEPCO of 

a designated bank account, incentive payments will be processed using either Automated 

Clearing House (ACH) ACH direct deposit, or printed and mailed directly to recipients within 48 

hours. All mailed incentive checks will be in a SWEPCO approved envelope and accompanied by 

a branded and personalized letter from SWEPCO. The incentive process should consist of at least 

the following five key stages: 

•  Implementation contractor conducts the necessary M&V, QA/QC, and approves projects for 

payment; 

•   SWEPCO approves incentive payment report every two weeks (electronically or via a 

hardcopy authorization form); 

•   SWEPCO electronically funds a designated escrow bank account established by the 

implementation contractor specifically for SWEPCO’s Arkansas energy efficiency programs; 

•   The incentive payment report is sent to implementation contractor’s banking vendor that 

processes incentive payments either through ACH direct deposit, or prints and mails checks 

directly to customers within approximately 48 hours; and 

•   Implementation contractor monitors the bank account and conducts monthly reconciliation 

and follow up for 30 day+ outstanding checks. 

The implementation contractor will process incentive payments for all programs listed in section 

1.1 above. 

Data Tracking and Database Management: The implementation contractor will use energyOrbit 

to track and report progress of SWEPCO’s Arkansas energy efficiency programs. The system will 

serve as the primary administration database for SWEPCO’s programs by providing the 

functionality listed below: 

•  Conducting measure and customer verification; 

•  Tracking customer participation, installation of measures at customer sites, incentive 

payments, and demand and energy savings; 

•  Managing the incentive approval and payment process; 

•  Providing a dashboard view of program, implementer, and service provider performance; 

and 

•  Generating reports necessary to monitor program status and meet regulatory reporting 

requirements.   

The implementation contractor will be responsible for submitting project data directly into 

energyOrbit. During program and portfolio setup, the implementation contractor will complete 

the following actions: 

•  Configure SWEPCO’s Arkansas programs in energyOrbit by defining program details such as 

budgets, kW and kWh goals, eligible measures, measure specifications, and incentive 

structures; 

•  Provide training and support to SWEPCO’s Arkansas personnel that will use the system; and 

•  Conduct ongoing maintenance and management of the system, including updates related to 

changes to the Arkansas TRM. 

Reporting 

The selected implementation contractor will work closely with SWEPCO to develop customized 

reports that provide the details necessary to evaluate performance against goals, identify trends 

that can influence strategy, and pinpoint opportunities for continuous improvements.  The 

implementation contractor will deliver the reports to SWEPCO during monthly program 

meetings. SWEPCO will also have real‐time access to reports and dashboards through 

energyOrbit. The implementation contractor should provide the following reports:   

•  Monthly Status Report: A PowerPoint presentation that provides a summary of the portfolio 

of energy efficiency programs and administrative tasks, budget and savings forecasts, 

QA/QC issues, status of corrective actions, and status towards performance metrics. 

•  Program Scorecards: Summary of performance metrics for each program and status towards 

critical milestones for each program annual targets.    

•  Forecast Report: A report that provides a forecast of the projects expected to be completed 

for the year for each program. Projects should be reported on at the following stages: (1) 

projects completed; (2) projects active and to be completed before end of year; and (3) 

projects in the pipeline. The forecast will be adjusted based on the probability of projects 

completing in time to be counted towards annual participation and energy savings goals. 

•  Budget Status Report: A report of the year‐to‐date expenditures compared to the annual 

budget and year‐end spend forecast.   The report will include implementation and incentive 

budget tracking and forecasting.    

•  Ad Hoc Reports:  From time‐to‐time, the Implementation Contractor will be asked generate 

and provide SWEPCO with reports upon request.     

A log of trainings attended by Implementation Contractor staff and trainings and outreach 

events held by Implementation Contractor staff for SWEPCO should be provided to SWEPCO on 

a monthly basis.  The cost of the trainings attended by the Implementation Contractor staff 

should be included in the log. For all events held on behalf of SWEPCO’s Arkansas programs, the 

location, the program(s) involved, the audience, and the number of attendees should be 

included for each event. 

2.6 Regulatory Support 

Annual Report: The implementation contractor will be required to assist SWEPCO with the 

preparation of the Annual Report which must be filed by May 1st of each year in accordance of 

the approved Rules for Conservation & Energy Efficiency Programs.  Specifically, the 

implementation contractor will assist SWEPCO with the development of program summaries for 

each of the programs the implementation contractor is responsible for implementing. These 

summaries include year‐end achievements, type and quantity of measures installed, on‐peak 

demand and energy savings, program expenses incurred by category (Program Design, Program 

Marketing & Delivery, Incentives, EM&V, and Administration).  The implementation contractor 

will also be required to provide SWEPCO with all marketing/promotional pieces used in the 

respective program year for inclusion in the Annual Report.  

Savings Tracking for Lost Contributions to Fixed Costs (LCFC): The implementation contractor 

will be required to assist SWEPCO with the tracking of measure, program, and portfolio level 

energy savings for prior and current program years including measure estimated useful lives, 

prior year partial year and full year true‐ups of projected net energy savings versus evaluated 

net energy savings as well as partial year net energy saving projections for future years.   This 

multi‐year savings data will be utilized by SWEPCO to support its calculation of LCFC for inclusion 

in its updated EE Rider which must be filed concurrent to its Annual Report on May 1st of each 

year.    

Measure, Program, and Portfolio Level Cost Effectiveness Evaluation: It is expected that the 

selected implementation contractor will periodically provide proposals for the inclusion of 

innovative new cost effective measures for each program, as applicable.  These new measures 

may become eligible due to changes in the TRM, baseline changes due to new codes and 

standards, market conditions, etc.   The implementation contractor may be called upon to 

perform cost effectiveness sensitivity analysis on such measures, including the impact the new 

measure may have on the cost effectiveness of a program. If the inclusion of a new cost 

effective measure requires regulatory filing in order to gain Commission approval for the 

inclusion of such measure, the implementation contractor may be called upon to act as witness 

on the behalf of SWEPCO. The selected implementation contractor will also be expected to 

develop "white papers" for new measures based on industry and trends and ongoing M&V 

efforts.    

Stakeholder Activities with the Parties Working Collaboratively (PWC): It is expected that the 

selected implementation contractor will be an active participant with PWC.  Activities include 

but are not limited to the ongoing quantification of non‐energy benefits and their application in 

cost effectiveness screening, maintaining the appropriate level of program comprehensiveness, 

including any recommended changes to the TRM such as measure level savings adjustments, the 

addition of futures measures, and any policy changes related to free ridership. 

3. Conflict of Interest Disclosure 

Bidders will describe any potential conflicts of interest. 

4. Qualifications and Experience 

4.1 Program‐Specific Qualifications and Experience 

Vendor will describe their previous experience implementing similar programs. 

4.2 Qualifications and Experience of Key Personnel 

Vendor will identify key personnel and provide their bios. 

4.3 Client References 

Vendor will provide contact information of at least two (2) utilities that vendor has implemented 

similar programs for. 

5. Pay‐for‐Performance 

SWEPCO will require pay‐for‐performance terms and holdbacks based on actual energy savings, 

which will be included in the selected bidder’s contract. This is for informational purposes and 

does not require bidders to include pay‐for‐performance terms and holdbacks in your 

responses, as they will be negotiated after bidder selection. 

6. Budget 

Bidders will include all costs associated with the work and, if requested, fill out budget matrix 

provided by the OpCo. If desired, vendor can offer alternative compensation structures. 

SWEPCO’s program budget includes funds for program Planning & Design, Marketing & 

Delivery, Customer & Contractor Incentives, EM&V, Regulatory, and Administration as defined 

by the most currently approved Standard Annual Reporting Guidelines (SARP).  The selected 

implementation contractor will be required to track and invoice SWEPCO according to these cost 

categories.   Customer & Contractor Incentives should be invoiced two times each month and 

will be paid net‐0 by SWEPCO. Implementation contractor Planning & Design, Marketing & 

Delivery, Regulatory, and Administration costs should be billed once per month and will be 

paid net‐45 days by SWEPCO. The selected implementation contractor should inform SWEPCO 

on any implementation invoices (Planning & Design, Marketing & Delivery, Regulatory, and 

Administration) that are projected to exceed $25,000 so that those estimated liabilities can be 

booked in the month they are incurred.  The EM&V cost category is only utilized to capture costs 

from EM&V contractors and the Independent EM&V Monitor (IEM).  All QA/QC and custom 

M&V activities performed by the selected implementation contractor should be billed to 

Marketing & Delivery.   The selected implementation contractor will be required to use 

SWEPCO’s Arkansas energy efficiency database, energyOrbit, for reporting all energy (kWh), 

demand (kW), and associated project level data.