2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Fundamentos de la planeacinCaptulo7Administracin

Stephen P. Robbins Mary Coulter

dcima edicin

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.1 Qu es la planeacin?Planeacin

Una actividad gerencial primordial que implica:Definir los objetivos de la organizacin.Establecer una estrategia general para lograr dichos objetivos.Desarrollar planes para las actividades del trabajo organizacional.Planeacin formal:Objetivos especficos durante un periodo especfico.Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organizacin.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Por qu los gerentes planean?Propsitos de la planeacin

Proporciona direccin.Reduce la incertidumbre.Minimiza el desperdicio y la redundancia.Establece los objetivos o los estndares para controlar.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Planeacin y desempeoRelacin entre planeacin y desempeo

La planeacin formal se asocia con:Utilidades y rendimiento de activos ms altos.Resultados financieros positivos.La calidad de la planeacin y de la implementacin afecta ms al desempeo que cunta planeacin se haya hecho.El entorno externo puede reducir el impacto de la planeacin en el desempeo.La planeacin formal debe usarse durante varios aos antes de que comience a afectar al desempeo.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.2 Cmo planean los gerentes?Elementos de la planeacin

Objetivos (metas)Resultados deseados para los individuos, grupos u organizaciones enteras.Proporcionan direccin y criterios para la evaluacin del desempeo.PlanesDocumentos que describen cmo se lograrn los objetivos.Describen las asignaciones de los recursos y establecen los programas de actividades.

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*La PlanificacinObjetivos El Mesn Sandwiches El objetivo de El Mesn Sandwiches consiste en ofrecer el mejor sndwich del mundo, elaborado con esmerada pasin y hacer esta experiencia accesible a todos nuestros visitantesFelipe Prez Grajales

*La PlanificacinObjetivos El Mesn Sandwiches Objetivos establecidos Declaraciones oficiales de lo que dice una organizacin que son sus objetivos, as como lo que quiere que las partes interesadas creanObjetivos reales son los que la organizacin en la realidad persigue, y son definidos por los acciones de sus miembros

2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Tipos de objetivosObjetivos financieros

Se relacionan con el desempeo financiero interno que se espera de la organizacin.Objetivos estratgicos

Se relacionan con el desempeo de la empresa con relacin a los factores de su ambiente externo (como competidores).Objetivos establecidos frente a objetivos reales

Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas de la organizacin (dirigidas al pblico en general) que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales (lo que en realidad ocurre en la organizacin).

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Figura 7-1Tipos de planes

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Tipos de planesPlanes estratgicos

Aplican a toda la organizacin.Establecen los objetivos generales de la organizacin.Buscan posicionar a la organizacin en su entorno.Abarcan periodos largos.Planes operacionales

Especifican los detalles de cmo lograr los objetivos generales.Abarcan periodos ms cortos.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Tipos de planesPlanes de largo plazo

Planes con un periodo mayor a tres aos.Planes de corto plazo

Planes que abarcan un ao o menos.Planes especficos

Planes claramente definidos y que no dan lugar a interpretaciones.Planes direccionales

Planes flexibles que exponen pautas generales y proporcionan enfoque, pero permiten la discrecin en su implementacin.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Tipos de planesPlan nico

Un plan para una vez, el cual se disea especficamente para satisfacer las necesidades de una situacin.Planes permanentes

Planes continuos que proporcionan una gua para las actividades que se realizan repetidamente.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosLos objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde sta pretende llegar.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosCaractersticas de los objetivosLos objetivos deben ser:MediblesLos objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un lmite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: aumentar las ventas, un objetivo medible sera: aumentar las ventas en un 20% para el prximo mes. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genricos, pero siempre y cuando stos estn acompaados de objetivos especficos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genricos.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosClarosLos objetivos deben tener una definicin clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados mrgenes de interpretacin.AlcanzablesLos objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosAlcanzablesLos objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) que sta posea. Se debe tener en cuenta tambin la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.DesafiantesDeben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras suceder, sino algo que signifique un desafi o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fciles al principio pueden servir de estmulo para no abandonar el camino apenas ste se haya iniciado.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosRealistasDeben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sera aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.CoherentesDeben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visin, la misin, las polticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 ObjetivosObjetivos generalesSon expresiones genricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genricos son:

ser el lder del mercado.incrementar las ventas.generar mayores utilidades.Objetivos especficosSon objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, estn expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos especficos son:

aumentar las ventas mensuales en un 20%.generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del prximo ao.obtener una rentabilidad anual del 25%.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.3 Cmo establecer objetivos y desarrollar planesEstablecimiento tradicional de objetivos

Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la organizacin.Los niveles altos de la administracin saben qu es lo mejor debido a que pueden ver la perspectiva general.Luego, los objetivos se convierten en subobjetivos para cada nivel de la organizacin.Los objetivos tienen la intencin de guiar y obligar desde los niveles superiores.Los objetivos pierden claridad y enfoque conforme los gerentes de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus propias reas de responsabilidad.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Figura 7-2Los inconvenientes del establecimiento tradicional de objetivos

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Mantener la jerarqua de los objetivos

Cadena de medios y fines:Red integrada de objetivos que resulta de establecer una jerarqua claramente definida de los objetivos de la organizacin.El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores (fines).Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Administracin por objetivos (APO)

Los empleados y los gerentes determinan conjuntamente los objetivos especficos de desempeo.Se revisa peridicamente el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos.Las recompensas se asignan basadas en los objetivos.Elementos clave de la APO:Especificidad de los objetivos, toma de decisiones participativa, periodo explcito de evaluacin/desempeo, retroalimentacin.Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Figura 7-3 Pasos de un programa tpico de APOSe formulan los objetivos generales y estrategias de la organizacin.Los objetivos principales se asignan a las unidades divisionales y departamentales.Los gerentes de unidades establecen objetivos especficos para sus unidades en colaboracin con sus gerentes.Los objetivos especficos son establecidos en colaboracin con todos los miembros del departamento.Los gerentes y los empleados especifican y acuerdan planes de accin que definen cmo lograrn los objetivos.Se implementan los planes de accin.El progreso hacia los objetivos se revisa peridicamente, y se da retroalimentacin.Se refuerza el logro exitoso de los objetivos mediante recompensas basadas en el desempeo.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*La APO funciona?Razn del xito de la APO

El compromiso y la participacin de la gerencia.Problemas potenciales con los programas de APO

No son tan eficaces en los entornos dinmicos, por lo que se requiere volver a establecer objetivos constantemente.El nfasis excesivo en el logro individual puede generar problemas con el trabajo en equipo.Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja anual de trabajo administrativo.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Figura 7-4Objetivos bien escritosEstn escritos en trminos de resultados, en lugar de accionesSe enfocan en los fines, en lugar de en los medios.Son mensurables y cuantificablesDefinen especficamente cmo se va a medir el resultado y cunto se espera de ellos.Son claros respecto de un periodoCunto tiempo deber transcurrir antes de medir el logro.

Son desafiantes pero posiblesLos objetivos no ambiciosos no motivan.Los objetivos muy ambiciosos motivan si son posibles de lograr.Estn por escritoEnfocan, definen y hacen que los objetivos sean visibles.Se comunican a todos los miembros de la organizacin que deban saberlosPonen a todo el mundo en la misma sintona.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Pasos para establecer objetivosRevisar la declaracin de misin de la organizacin.Los objetivos reflejan la misin?Evaluar los recursos disponibles.Hay recursos suficientes para lograr la misin?Determinar los objetivos individualmente o con otros.Los objetivos son especficos, mensurables y oportunos?Escribir los objetivos y comunicarlos.Est todo el mundo en la misma sintona? Revisar los resultados y si los objetivos se estn cumpliendo.Qu cambios se necesitan en la misin, los recursos o los objetivos?

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Desarrollo de planesFactores de contingencia en la planeacin que hace un gerente

Nivel del gerente en la organizacin:Planes estratgicos en los niveles superiores.Planes operacionales en los niveles inferiores.Grado de incertidumbre ambiental:Entorno estable: planes especficos.Entorno dinmico: planes especficos pero flexibles.Duracin de compromisos futuros:Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo suficientemente largo para cumplirlos.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Figura 7-5Planeacin y nivel organizacional en la jerarqua de las organizaciones

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Mtodos de planeacinEstablecimiento de un departamento de planeacin formal

Un grupo de especialistas en planeacin que ayudan a los gerentes a escribir los planes organizacionales.Planear es una funcin de los gerentes; nunca debe convertirse en la nica responsabilidad de los planeadores.Involucrar en el proceso a ms miembros de la organizacin

Los miembros de las unidades de diferentes niveles desarrollan los planes y luego son coordinados con otras unidades de la organizacin.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*7.4 Temas contemporneos de planeacinCrticas a la planeacin

La planeacin puede generar rigidez.No es posible desarrollar planes para un entorno dinmico.Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la creatividad.La planeacin centra la atencin de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro.La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al fracaso.Slo planear no es suficiente.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Temas contemporneos de planeacin (cont.)Planeacin eficaz en entornos dinmicos

Desarrollar planes que sean especficos pero flexibles.Entender que la planeacin es un proceso continuo.Cambiar los planes cuando las condiciones lo justifiquen.Persistir en la planeacin finalmente vale la pena.Favorecer la jerarqua de la organizacin para fomentar el desarrollo de las habilidades de planeacin en todos los niveles de la organizacin.

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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.7*Trminos que conocerplaneacinobjetivosplanesobjetivos establecidosobjetivos realesperiodoplanes estratgicosplanes operacionalesplanes de largo plazoplanes de corto plazoplanes especficos

planes direccionalesplan nicoplanes permanentesestablecimiento tradicional de objetivoscadena de medios y finesadministracin por objetivos (APO)misinconcepto de compromisodepartamento de planeacin formal

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