Inducción Ruta SGI

Convivencia

Jornada Especial de Capacitación

Sábado 17 de abril de 2010

Navegación Ruta

Inducción Ruta SGI

Escritorio Escritorio

PC PC Ícono SGI

Inducción Ruta SGI En Equipo con la Oficina de Informática Unidad de Imagen Escritorio: Carpeta SGI

Carpeta Registros SGI

Los Documentos formalizados sólo estarán disponibles en la Carpeta SGI.

ErrorGuardar copias de los Documentos formalizados en el Escritorio o PC

Inducción Ruta SGI Nos estamos Certificando en una Norma que propende por el Control de la

Documentación.

Es importante contar con un buen sistema de Administración de Documentos para

poder identificar, almacenar y recuperar la información.

Los documentos son un recurso y un activo institucional. Como recurso, proveen

información y como activo, proveen documentación.

Información precisa, clara, oportuna y uniforme.

Documentación sistematizada y codificada para

identificar y archivar adecuadamente.

La Carpeta SGI nos ayuda a localizar los formatos,

documentos y registros que tengamos formalizados.

Comunicación Efectiva: Lenguaje común, una misma fuente. Un Sistema.

Archivo ListadosInventario Contiene toda la documentación del Sistema de Gestión Integral.

Inducción Ruta SGI

Archivo Listados

Listado de Servicios Listado Maestro de Documentos Internos Tabla de Retención Documental Listado de Documentos Externos Normograma CMI – Cuadro de Mano Integral

Archivo Listados Primera Pestaña

Listado de Servicios En este Archivo encontramos el Listado de Servicios que brinda cada Proceso. Se pueden buscar por Proceso, Dependencia o Área.

Código: El enlace que nos permite el acceso a la Ficha Técnica del Servicio. Nombre del Servicio Tipo de Cliente: Interno, Externo o Mixto Versión: Número de la versión del documento. Nos indica cuantas veces se ha modificado.

Archivo Listados Listado de Servicios

Archivo Listados Listado Maestro de Documentos InternosSon todos aquellos documentos que elabora la Institución.

Clases de Documentos Internos Manuales Manual del Sistema de Gestión Integral, Manual de Contratación, Manual de Imagen Institucional, Manual de Gestión Documental. M-GD-01 / M = Manual

Procedimientos Procedimiento para el manejo de la correspondencia enviada y recibidaP-GD-04 / P = Procedimiento

Todos aquellos Documentos que dan directrices para una actividad. Código de Ética, Estructura Organizacional, Plan de Desarrollo Universitario, Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad. D-DI-08 / D = Documento

Archivo Listados Listado Maestro de Documentos InternosSon todos aquellos documentos que elabora la Institución.

Clases de Documentos Internos Caracterizaciones Mapa de navegación del Proceso. Resumen del proceso. Allí encontramos: Objetivo del Proceso Líder del Proceso Proveedores y Entradas: Todos aquellos insumos que requiero para realizar las actividades dentro de mi Proceso.Las Actividades clasificadas en la metodología PHVA Salidas: Resultados Cliente: Públicos de Interés Entre otros D-GD-01 / D = Documento o Caracterización

Archivo Listados Listado Maestro de Documentos InternosSon todos aquellos documentos que elabora la Institución.

Archivo Listados Listado de Documentos Externos Documentos emitidos por otras entidades que se requieren aplicar en la IUE.

Ejemplos: Normas, Guías, Instructivos, entre otros. SISTEDA – Sistema de Desarrollo Administrativo Guía de Evaluación de Desempeño Laboral Modelo Estándar de Control Interno – Documento Técnico

Explican cómo o qué se debe hacer frente a algún tema, pero no tienen carácter de Ley.

Diferente a Normatividad: Es de carácter legal. Ley, Decreto, Resolución, Acuerdo – Normograma

Ejemplo: La Ley 87 de 1993/Normograma - Modelo Estándar de Control Interno.

Archivo Listados Listado de Documentos Externos Documentos emitidos por otras entidades que se requieren aplicar en la IUE.

Guía de Evaluación de Desempeño Laboral

Archivo Listados Tabla de Retención Documental Todos los Formatos que manejamos pero que se encuentran ya diligenciados. Los Formatos se convierten en Registros cuando son diligenciados. Van en la Carpeta Registros SGI

Ejemplo: Encuestas de Satisfacción

Informes: También van en la Tabla de Retención pero no tienen un Formato específico. Se utiliza el membrete y, por tanto, no tienen código o plantilla.

Archivo Listados

Normograma Legislación interna y externa aplicable a los Procesos de la IUE.

Carpeta Normograma: Se encuentran Subcarpetas con el tipo de reglamentación. Y, al interior de cada una, se clasifican en Subcarpetas por años.

Archivo Listados

Cuadro de Mando Integral – CMI Relación de Indicadores que tiene el SGI de la IUE. Ficha Técnica del Indicador

Carpeta de los Procesos Relación entre el Archivo Listados y los Procesos

En cada Proceso vamos a encontrar las siguientes Subcarpetas:

Manuales

Procedimientos

Riesgos

Servicios

Documentos

Documentos Externos

Formatos

Indicadores

Carpeta de los Procesos Relación entre el Archivo Listados y los Procesos

Caracterizaciones Mapa de navegación del Proceso.

Procedimientos: Es el Documento en el que se explica cómo se hace una actividad que hace parte de un Proceso. Es el paso a paso.

Ficha Técnica del Servicio: Qué se requiere hacer para realizar la Solicitud de un Servicio.

Formatos: Son Plantillas Preestablecidas. Una vez diligenciadas se convierten en Registros.

Andrés Felipe Buriticá Vargas Comunicador Sistema de Gestión Integral Oficina de Calidad – Rectoría

“La Práctica hace al maestro”

Muchas gracias