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Manual de Usuario

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Manual de Usuario..............................................................................1 Introducción...............................................................................................................................3

Conceptos Básicos de Administración de Documentos...............................................4 Tipos de Documentos ..................................................................................................4 Secure-Archives ..........................................................................................................4 DocuManager ..............................................................................................................5

Utilización del Sistema ..............................................................................................................6 Inicio de Sesión ...........................................................................................................7 Menú del Usuario ........................................................................................................8 Parámetros Generales del Usuario...............................................................................8

Estructura Jerárquica de Almacenamiento...............................................................................14 Estructura Jerárquica .................................................................................................15 Creación y Mantenimiento de Gabinetes...................................................................16 Creación y Mantenimiento de Carpetas.....................................................................19

Documentos .............................................................................................................................30 Insertar Nuevos Documentos.....................................................................................31 Editar Documentos. ...................................................................................................36 Eliminación de Documentos......................................................................................38 Ver Documentos........................................................................................................38 Versiones del Documento..........................................................................................38 Tomar Archivo ..........................................................................................................39 Devolver Archivo ......................................................................................................41 Índices. ......................................................................................................................42 Bloquear Área............................................................................................................42 Ruta del Documento. .................................................................................................45 Guardar en .................................................................................................................46 Enviar ........................................................................................................................46 Relacionar Documentos.............................................................................................48 Ver Relaciones ..........................................................................................................49 Propiedades ...............................................................................................................50 Papelera de Reciclaje.................................................................................................52

Búsqueda Archivos..................................................................................................................54 Búsqueda en Carpetas................................................................................................55 Indices del sistema.....................................................................................................56 Búsqueda Global .......................................................................................................57 Búsqueda de Contenido. ............................................................................................59

Menú del Administrador..........................................................................................................61 Usuarios.....................................................................................................................62 Grupos .......................................................................................................................69 Informes ....................................................................................................................74 Cuenta........................................................................................................................83 Índices .......................................................................................................................84 Preferencias ...............................................................................................................90


Introducción

Conceptos Básicos de Administración de Documentos

El concepto de Administración de Documentos puede ser descrito como la creación, incorporación o digitalización de documentos provenientes de diferentes medios y su posterior clasificación, almacenamiento, proceso, acceso y distribución, utilizando un sistema computacional. Las operaciones típicas de un sistema de administración de documentos incluyen:

Digitalizar documentos generados fuera ó dentro de una organización y almacenarlos como documentos electrónicos;

Importar o incorporar al sistema de almacenamiento, documentos electrónicos generados por diferentes aplicaciones;

Agregar campos índices para clasificar los documentos almacenados;

Visualizar imágenes almacenadas en la estructura jerárquica del sistema, permitiendo técnicas como magnificación, rotación, presentación previa de páginas, etc.;

Añadir anotaciones ó sellos electrónicos a las imágenes sin modificar el contenido del documento original;

Permitir el envío de reproducciones de los documentos almacenados mediante correo electrónico o fax.

Tipos de Documentos El administrador de documentos Secure-Archives/ DocuManager permite el manejo de todo tipo de documentos electrónicos. Para acceder a los diferentes tipos de documentos, se debe contar con las aplicaciones requeridas y asociadas al mismo. Los documentos que residen en papel son digitalizados para crear una fiel imagen de los mismos y permitir el acceso a los usuarios calificados a través de la infraestructura de comunicaciones de la organización.

Secure-Archives

Secure-Archives es un servicio revolucionario que permite administrar efectivamente documentos de negocio y conocimiento corporativo, además de transformar archivos físicos en imágenes digitales. Está basado en el Internet, pero conlleva características seguras y fáciles de implementar, que garantizan la confidencialidad de sus documentos.


DocuManager

DocuManager transforma archivos físicos en imágenes digitales para la administración efectiva de documentos y conocimiento corporativo. Es multilingüe, completamente accesible por Internet y muy rentable.

En DocuManager y Secure-Archives los usuarios se comunican con el servidor de Secure-Archives mediante una conexión segura de Internet o una red privada virtual (VPN).

Utilización del Sistema


Inicio de Sesión

Para dar inicio a una sesión de Secure-Archives/ DocuManager acceda a su explorador y coloque la ruta o dirección de su aplicación. Si es Secure-Archives, escriba http://www.evolusoft.com. Le aparecerá la siguiente ventana, allí seleccione la opción que dice “Log On”.

El sistema desplegará la ventana que se muestra en la siguiente figura:

Para terminar una sesión, seleccione del menú “Sesión” la opción “Cierre de Sesión”. El sistema cerrará la sesión actual de trabajo.

Menú del Usuario

El menú del usuario se encuentra en la parte superior de la ventana. Cada una de las opciones del menú de usuario será explicada en detalle en las secciones siguientes de este manual.

Parámetros Generales del Usuario

En esta sección del menú se pueden modificar las opciones generales del sistema. Sobre el Menú principal elegir “Perfil del Usuario”

Cambio de Contraseña

El sistema permite a todos los usuarios realizar cambios de contraseña para una mayor seguridad.

Para cambiar su contraseña, haga clic sobre el menú “Perfil del Usuario” y seleccione la opción [ ] “Cambiar Contraseña”. El sistema mostrará la siguiente pantalla:


Escriba su contraseña actual, la nueva contraseña y confirme la contraseña para que el sistema verifique que ésta ha sido introducida correctamente. Luego haga clic sobre el botón “Aceptar” para actualizar la contraseña en el sistema.

Parámetros Generales

La aplicación permite determinar parámetros generales mediante la opción [ ] “Parámetros Generales” del menú “Perfil del Usuario”.

La opción “¿Mostrar el Logotipo de la compañía?” permite o no mostrar el logotipo de la compañía que puede ser definido en el menú de Administración en la opción que dice “Preferencias”.

La opción “¿Mostrar búsqueda global?” permite que al iniciar el sistema se muestre automáticamente la pantalla para realizar búsquedas en caso contrario se mostrará la ventana de inicio del sistema.

La opción “¿Ver índice del documento?” permite al usuario ver el consecutivo interno que genera el sistema para identificar los documentos almacenados.

La opción “Ver muestras de páginas en miniatura” permite visualizar las páginas de un documento al momento de digitalizar el mismo. Las muestras se despliegan en la parte izquierda en un recuadro de la ventana de digitalización.

La opción “Idioma pre-establecido” permite determinar el idioma que utilizará la aplicación para interactuar con el usuario.

Las opciones de “Calidad pre-establecida de la imagen” y “Girar automáticamente” permiten especificar la calidad y la orientación de un documento digitalizado. Estos valores estarán predeterminados para cada documento que se digitalice.

Secure-Archives y/o DocuManager cuenta, además, con opciones avanzadas de personalización de la aplicación que permiten especificar textos e imágenes como anotaciones y sellos.

Para crear sellos

Escoja la pestaña que dice “Sello”. Aparecerá la sección que permite al usuario definir las propiedades de los sellos:

Personalizar el color de fondo y letra de los sellos (“Color de fondo”, “Color del tipo de letra”.).

Eescriba en los campos al lado de los números el texto correspondiente a la anotación.

Seleccione el botón de “Aceptar” para guardar los cambios y cerrar la ventana de otra forma seleccione el botón de “Cancelar” para cerrar la ventana sin realizar ningún cambio.


Ver Elementos Privados

Muestra al usuario la lista de todos los objetos que en el momento de ser creados o modificados son seleccionados como privados.

Sobre el menú de Usuario haga clic con Preferencias y elija la opción [ ] “Ver elementos privados”.

Haga clic sobre el elemento que desee que sea de uso público. Es posible seleccionar todos los elementos haciendo clic sobre el botón “Seleccionar Todos”; para deseleccionar todos los elementos, haga clic sobre el botón “Desmarcar Todos”.

Seleccione el botón “Imprimir” si desea tener una copia escrita con la información de los elementos privados.

Presione el botón “Restaurar” para que el sistema coloque el (los) elemento (s) deseado(s) como público(s), o haga clic en “Cancelar” para no realizar la operación y cerrar esta ventana.

Informes La aplicación permite visualizar al usuario dos tipos de Informes o Reportes, que le permitirá tener una idea mas clara de su Estructura y de sus Documentos Creados.

Estructura Muestra la Estructura Jerárquica de su sistema permitiéndole que tenga una vista mas clara de sus Gabinetes y Carpetas Si desea imprimir la “Estructura” presione el botón”Imprimir”

Si desea salir sólo debe presionar el botón ”Cerrar ventana”, para regresar a la pantalla anterior


Reporte de Documentos Creados La aplicación muestra los documentos de la Carpeta seleccionada que han sido creados en un rango de Fechas que usted puede estipular

Seleccione la fecha inicial de “Creación de Documentos”

Seleccione la fecha final de “Creación de Documentos”

Para buscar presionar el botón “Buscar” le mostrará la lista de los documentos que cumplen con los parámetros dados

Si desea imprimir el reporte presione el botón “Imprimir”

Si desea salir sólo debe presionar el botón ”Cancelar.

Si desea realizar otra búsqueda solo presione el botón“Limpiar”.

Estructura Jerárquica de Almacenamiento


Estructura Jerárquica

Para facilitar el almacenamiento y acceso a los documentos, Secure-Archives y/o DocuManager se basa en una estructura jerárquica compuesta por los elementos descritos a continuación

Gabinete de Archivos

Los gabinetes de archivo permiten agrupar un conjunto de documentos dentro de una estructura lógica y centralizada. Éstos mantienen una analogía con los archivadores de papel de una empresa. Un gabinete representa al archivador y es la raíz de la estructura en la que se agruparán documentos que tengan relación con dicho gabinete. Los gabinetes pueden ser nombrados igual que los elementos de una unidad organizacional: nombre de la empresa, sucursal, departamento, equipo de trabajo, etc.

Carpetas

Es el segundo nivel de la estructura jerárquica. Su objetivo es clasificar los documentos contenidos en un gabinete para brindar rápido acceso a los mismos. Las carpetas mantienen una analogía con las carpetas de papel utilizadas para clasificar y almacenar documentos que residen en papel. Una carpeta permite agrupar documentos que pertenecen a un ente específico como: cliente, facturas, contratos, proveedores, etc.

El sistema permite, además, crear dentro de cualquier carpeta, otros niveles de carpetas.

Creación y Mantenimiento de Gabinetes.

El Administrador de Sistema es el encargado de la creación y mantenimiento de la estructura jerárquica.

Creación de un Gabinete

Los siguientes pasos indican cómo crear un gabinete:

Haga clic en el menú “Gabinete” que se encuentra en la barra superior de la pantalla.

Seleccione la opción [ ] “Nuevo”. El sistema mostrará la ventana de “Crear Gabinete de Archivos”.

En el campo “Nombre”, escriba el nombre para el nuevo gabinete. Escriba y confirme la contraseña en el campo “Contraseña” y “Confirmar Contraseña”, si lo desea, para proteger el gabinete contra accesos no autorizados

En la ventana de “Crear Gabinete de Archivos”, es posible determinar si el nuevo gabinete es privado o público. Marque la opción “Privado” para que el gabinete solo se muestre en la estructura jerárquica cuando la sesión la inicie el usuario que lo creó. Si la opción no es utilizada, el gabinete estará a la vista de los demás usuarios.

Si su organización además de la aplicación SecureArchives / DocuManager adquirió la aplicación ReportManager, deberá seleccionar el tipo de Gabinete que desea crear por defecto aparece seleccionado el Tipo de Gabinete DocuManager, seleccione el Tipo de Gabinete ReportManager, si desea crear este tipo de gabinete.


Haga clic sobre el botón “Aplicar” para confirmar la creación del gabinete. Secure-Archives y/o DocuManager mostrará un mensaje de confirmación informando sobre el éxito de la operación. Haga clic sobre “Aceptar”, para la asignación de permiso. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre “Cancelar” para cerrar la ventana.

El botón “Aplicar” permite hacer la misma función de “Aceptar” con la diferencia que éste permanece en la misma ventada y es posible crear otro gabinete.

Luego de que el proceso anterior se halla ejecutado satisfactoriamente, el sistema despliega la ventana de permisos para que usted asigne los grupos ó usuarios que desea que trabajen en este Gabinete.

Asignación de Permisos

Marque las acciones que permitirá a los usuarios realizar sobre este gabinete y seleccione “Grupos” si desea que estos permisos sean aplicados a todos los usuarios que pertenecen a los grupos seleccionados ó escoja “Usuarios” si desea que solamente algunos usuarios posean estos permisos. Si desea seleccionar todos los elementos, puede hacer clic en el botón “Seleccionar Todos”.

Para crear los permisos haga clic en el botón “Aceptar” . Si por el contrario desea cerrar la ventana sin aplicar ningún permiso haga clic en el botón “Cerrar ventana” .

Eliminación de un Gabinete Para eliminar un gabinete de la estructura jerárquica: Haga clic sobre el gabinete en la estructura jerárquica, Si el gabinete posee contraseña, le aparecerá la siguiente ventana para que usted escriba la contraseña y presione el botón de “Aceptar”. Si por el contrario desea cerrar la ventana sin colocar la contraseña escoja la opción “Cancelar” .

Haga clic en la opción [ ] “Eliminar” y se mostrará en pantalla un mensaje indicando que el gabinete ha sido eliminado exitosamente.

Renombrar un Gabinete Para renombrar un gabinete haga clic sobre el gabinete en la estructura jerárquica, Si el gabinete posee contraseña, le aparecerá una ventana para que usted escriba la contraseña y presione la opción de “Aceptar” . Si por el contrario desea cerrar la ventana sin colocar la contraseña escoja la opción “Cancelar” .

Haga clic en la opción [ ] “Renombrar” del menú “Gabinete”. El nombre del gabinete se mostrará en modo de edición.

Escriba el nombre nuevo del gabinete y presione la tecla “Enter”. Se mostrará en pantalla un mensaje indicando que el gabinete ha sido renombrado exitosamente.


NOTA: Al renombrar gabinetes debe presionar “Enter” para confirmar la acción.

Propiedades de un Gabinete Para consultar o cambiar las propiedades de un gabinete. Haga clic sobre el gabinete en la estructura jerárquica, Si el gabinete posee contraseña, le aparecerá una ventana para que usted escriba la contraseña y presione el botón de “Aceptar”. Si por el contrario desea cerrar la ventana sin colocar la contraseña escoja el botón “Cancelar”.

Haga clic sobre la opción [ ] “Propiedades” del menú “Gabinete”. El sistema mostrará la ventana de propiedades del gabinete donde se muestran el nombre y tipo de gabinete, además de un indicador de privado.

Si desea Ver o modificar las propiedades del Gabinete:

Presione el botón “Actualizar” para cambiar las propiedades del gabinete. Luego de realizar los cambios requeridos, haga clic sobre el botón “Aceptar” para

actualizar las propiedades del gabinete. Haga clic sobre “Cancelar” para cerrar la ventana sin guardar ningún cambio.

Creación y Mantenimiento de Carpetas.

Creación de Carpetas Los siguientes pasos indican cómo crear una carpeta dentro de un gabinete o dentro de otra carpeta: Seleccione el gabinete o la carpeta dentro del cual desea crear la nueva carpeta.

Haga clic en el menú “Carpetas” que se encuentra en la parte superior de su pantalla o haga clic con el botón derecho del mouse sobre la estructura y le aparecerá un menú con la opción “Carpetas”.

Seleccione la opción [ ] “Nuevo”. El sistema mostrará la ventana de “Crear Carpeta”.

En la parte superior:


En el campo “Nombre”, escriba el nombre para la nueva carpeta. Escriba y confirme la contraseña en el campo “Contraseña” y “Confirmar Contraseña”, si lo desea, para proteger la carpeta contra accesos no autorizados.

Es posible determinar si la carpeta es privada o pública, marcando la opción “Privado” para que la carpeta se muestre en la estructura jerárquica sólo cuando la sesión se inicie con el nombre de usuario y contraseña de quien lo creo. Si la opción no es utilizada, la carpeta estará a la vista de todos los usuarios de la aplicación.

Si desea asignar inmediatamente después de creada la carpeta los permisos, seleccione el recuadro que dice “Asignar Permisos?”, y luego la opción “Aceptar”. Para más información sobre esta opción revise la sección “Creación y Mantenimiento de Gabinetes” “Asignación de Permisos”.

Parte Inferior de la Ventana:

En la parte inferior de la ventana se definen los índices que se le asignarán a la carpeta. Estos índices nos ayudan a identificar el tipo de documentación que se va a guardar en dicha carpeta.

En la sección de la izquierda se muestran todos los perfiles que han sido creados en la aplicación con sus respectivas categorías y los índices establecidos para cada uno de ellos, lo cual nos facilita la búsqueda de un índice en específico.

En la sección de la derecha se muestran los índices que se han asignado a la carpeta.

Para agregar un índice a la carpeta debe:

Seleccionar un perfil de la sección izquierda y hacer doble clic al mismo para que se despliegue las categorías asociadas a éste.

Escoger la categoría que desea y hacer doble clic a dicha categoría para que el sistema nos presente los índices.

Para asignarle el índice a la carpeta seleccione el índice de la sección izquierda y oprima el botón [->] ó haga doble clic con el mouse en el índice seleccionado.

La columna de “Requerido” indica si el índice es obligatorio y debe ser llenado al momento de insertar un documento.

Para eliminar un índice de la carpeta se escoge el índice de la sección derecha y se oprime el apuntador izquierdo [<-], ó haga doble clic con el mouse en el índice seleccionado.

Si desea crear un índice nuevo presione el botón [+] “crear índice” El sistema despliega la pantalla en la cual debe completar el nombre, establecer el tipo (texto, si o no, etc.), la máscara, y otros. Después de llenar los campos haga clic en “Aceptar”.

Para personalizar la operación de su índice creado, Haga doble clic en la línea del índice o utilice el ícono [ ]

En la columna derecha los botones que apuntan hacia arriba [^] y abajo [v] se utilizan para mover el índice de posición en la lista.

Después de completar los campos y determinar los índices de la carpeta haga clic sobre el botón “Aceptar” para confirmar la creación de la carpeta. Secure-Archives y/o DocuManager mostrará un mensaje de confirmación informando sobre el éxito de la operación. Para crear la carpeta y continuar con la creación de otras carpetas, haga clic sobre “Aplicar”. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre “Cancelar” para cerrar la ventana.

El sistema le mostrará en pantalla un mensaje indicando que la carpeta fue creada de manera exitosa.

Si la opción “Asignar Permisos” es seleccionada, luego de crear el fólder con éxito, el sistema despliega la pantalla de Permisos. Para más información sobre esta opción revise la sección “Creación y Mantenimiento de Gabinetes” “Asignación de Permisos”.

Eliminación de una Carpeta

Para eliminar una carpeta de la estructura jerárquica:

Seleccione la carpeta que desea eliminar

Haga clic en icono [ ] “Eliminar” y se mostrará en pantalla un mensaje de confirmación si desea eliminar la carpeta.

Déle clic “Aceptar” si desea eliminar la carpeta, o “Cancelar” si desea anular la acción.


Renombrar una Carpeta

Para renombrar una carpeta:

Haga clic sobre la carpeta que desea renombrar.

Haga clic en la opción [ ] “Renombrar” del menú “Carpetas”. El nombre de la carpeta se mostrará en modo de edición.

Escriba el nombre nuevo de la carpeta y presione la tecla “Enter”. Se mostrará en pantalla un mensaje indicando que la carpeta ha sido renombrada exitosamente.

NOTA: Al renombrar carpetas debe presionar “Enter” para confirmar la acción. En caso contrario, al seleccionarse otra carpeta o gabinete, éste pasará a modo edición.

Copiar Propiedades

Las propiedades de una carpeta incluyen la información de los índices, esta acción NO incluye la copia de los documentos que se encuentran en la carpeta, tampoco se incluye en la copia la contraseña que posee la carpeta, la nueva carpeta será creada sin contraseña. Si desea copiar las propiedades de una carpeta a otra:

Haga clic sobre la carpeta de la cual desea copiar las propiedades.

Haga clic sobre la opción [ ] “Copiar Propiedades” en el menú de “Carpetas”.

Esta opción también se habilita con el botón derecho del ratón.

Pegar Propiedades

Después de copiar las propiedades de una carpeta, usted puede pegar las propiedades en el lugar deseado. Para esto,

Haga clic sobre el nivel de la estructura en que se desea pegar las propiedades o la nueva carpeta y presione la opción “Pegar Propiedades”.

El sistema le mostrará una ventana para que coloque el nombre de la carpeta, haga clic en el botón “Aceptar”, para continuar y “Cancelar” para terminar la operación.


Notificaciones

El Usuario cuando crea una carpeta puede elegir ser notificado cuando se realicen algunas operaciones (Insertar, Eliminar o hacer modificaciones sobre los documentos) sobre ésta carpeta.

Para crear Notificaciones:

Haga clic sobre la opción [ ] “Notificaciones” del menú Carpetas.

La pantalla despliega en su parte superior el Nombre del Gabinete y el Nombre de la carpeta a la que asocia la notificación.

Puede asignar notificaciones cuando algunos usuarios o grupos realicen las operaciones antes mencionadas(Crear, Eliminar o actualizar documentos) Para esto seleccione la casilla que aparece al lado de la izquierda de los grupos o usuarios.

Para modificar el estatus de la notificación, Haga clic sobre “Desactivado” para Activarla o Desactivarla.

Para determinar ¿Cuándo enviar una notificación? Seleccione las acciones que aparecen en la sección “Para”.

Para elegir qué documentos entran dentro de los que envían una notificación modificar los campos asociados en “Selección Por”, puede ser todos o los documentos que cumplan con un índice especificado.

Elija “Aceptar” para guardar los cambios hechos o “Cancelar” para salir de la opción de notificación.

Elija “Eliminar” si desea borrar alguna notificación y “Aplicar” para aceptar una notificación y hacer otra.

Propiedades de la Carpeta

Para ver las propiedades de una carpeta.

Haga clic sobre el menú “Carpeta” y elija la opción de [ ] “Propiedades”. En las propiedades generales se puede observar el nombre de la carpeta, el estatus, el nivel y si es privado o no lo es.

Si presiona en el botón “Estadísticas” se despliega otra parte de la ventana que contiene información de dicha carpeta (cuántos archivos tiene guardados, el total de recursos en MB (megabytes) y cuántas


subcarpetas existen dentro de esta carpeta.). Para ocultar las estadísticas presione el botón “Ocultar estadísticas”.

Para editar las propiedades de la carpeta presione la opción “Editar”; seguidamente, el sistema muestra la ventana de edición, que es la misma que es utilizada para la creación de carpetas. Para salir de esta función haga clic en “Cancelar” y el sistema lo regresa a la ventana de propiedades.

Dentro de la pantalla de propiedades existe un “Tab” llamado Índices el cual le mostrará todos los índices de la carpeta seleccionada. Cada índice despliega sus propiedades al colocar el puntero del ratón sobre el mismo.

Para salir de esta ventana, haga clic en la opción “Cancelar”.

Listar Documentos

Esta opción le permite ver los documentos que se encuentran almacenados en la carpeta seleccionada en la estructura jerárquica.

Si Hace clic en la opción [ ] “Ver documentos”. El sistema desplegará una ventana en dónde se ven todos los documentos, con sus respectivos detalles.


Documentos Esta sección del menú permite insertar y realizar operaciones con los documentos.

Podrá observar el menú, haciendo clic sobre “Documentos” en el Menú de Uso.


Insertar Nuevos Documentos Secure-Archives y/o DocuManager permite crear nuevos documentos mediante las siguientes opciones: “Documento”: Permite insertar archivos de cualquier tipo (archivos de texto, hojas de cálculo, imágenes, gráficos, vídeo, sonido, etc.) que se encuentran en una unidad de almacenamiento local (disquete, CD-ROM, cinta magnética, etc.) o de red.

“Imagen”: Facilita la inclusión de imágenes mediante la utilización de un escáner.

“Vínculos”: Permite guardar direcciones de sitios en el Internet.

“Memo”: Permite crear textos cortos.

Para insertar un documento nuevo, siga los siguientes pasos:

Haga clic sobre la carpeta donde desea guardar el documento. Los archivos guardados previamente en la carpeta seleccionada, serán mostrados en pantalla

Seleccione con un clic el menú “Documento”.

Seleccione la opción “Nuevo”.

Haga clic sobre alguna de las opciones de acuerdo con el tipo de documento que se insertará, (“Documento”, “Imagen”, “Vínculo”, “Memo”).

Creación mediante la Opción “Documento”

Haga clic sobre la opción [ ] “Documento”.

Para elegir el archivo que desea guardar, Haga clic sobre el botón “Buscar”.

En la parte de arriba de la ventana, asigne valores a los “Índices” que identificarán el documento.

NOTA: Los índices que se encuentran en otro color indican que son requeridos. La creación del documento no se ejecutará mientras estos índices no tengan un valor asignado.

Si desea que el documento a insertar sea privado entonces, seleccione la casilla “¿Es Privado?”. El documento sólo aparecerá listado en la estructura jerárquica cuando la sesión haya sido iniciada por el usuario que creó el documento. A través de la opción Ver Elementos Privados, (menú Perfil del Usuario), el usuario puede ver los gabinetes, carpetas y documentos que ha marcado como exclusivos de su estructura jerárquica.

Si desea que el documento exista en el sistema por un corto periodo de tiempo seleccione la casilla “¿Expira?” y luego seleccione la fecha correspondiente del calendario que le aparece.

Si desea puede, escribir una “Contraseña” y “Confirmar la Contraseña” en el espacio indicado y seleccionar opcionalmente una fecha de expiración para el documento.

Haga clic sobre la opción “Guardar” para almacenar el documento, o bien, haga clic en “Cancelar”, para no realizar la operación.

Creación Mediante la Opción “Imagen” Haga clic sobre la opción [ ] “Imagen”.

En la parte de arriba de la ventana, asigne valores a los “Índices” que identificarán el documento, los índices que están resaltados con otro color no se pueden quedar en blanco porque son índices requeridos.


Especifique si el nuevo documento tiene carácter privado o público, para esto seleccione la casilla “¿Es Privado?”. El documento sólo aparecerá listado en la estructura jerárquica cuando la sesión sea sido iniciada por el usuario que creó el documento.

Escriba una “Contraseña” y “Confirmación de Contraseña” en el espacio indicado y seleccione opcionalmente una fecha de caducidad para el documento

Si desea que el documento exista en el sistema por un corto periodo de tiempo seleccione la casilla “¿Expira?” y luego seleccione la fecha correspondiente del calendario que le aparece.

NOTA: La creación del documento será realizada cuando todos los índices requeridos para el documento sean completados.

Luego presione el botón “Guardar”.

Haga clic sobre el icono “Seleccionar Dispositivo” [ ] para escoger el dispositivo de digitalización.

Presione el icono “Digitalizar” [ ]

Haga clic sobre la opción [ ] “Guardar Documento” para almacenar el documento, o bien, haga clic en “Cancelar”, para no realizar la operación.

El proceso de digitalización de imagen iniciará y ésta se desplegará en la ventana de digitalización. Desde aquí es posible realizar algunas funciones para manipular la imagen (ampliar, reducir, incluir anotaciones o nuevas páginas, etc.). A continuación encontrará la definición de estas funciones:

“Seleccionar Dispositivo”: Permite seleccionar el dispositivo que se utilizará para el proceso de digitalización.

“Actualizar”: Permite actualizar o refrescar la sección de muestras de página en miniatura.

“Guardar”: Archiva el documento digitalizado en el servidor Secure-Archives y/o DocuManager.

“Ampliar sección de imagen”: Permite seleccionar una sección de la imagen y amplificarla.

“Digitalizar”: Permite digitalizar un documento nuevo.


“Insertar página”: Inserta una nueva página en el documento digitalizado.

“Agregar página”: Añade nuevas paginas al final del documento digitalizado.

“Ampliar”: Realiza un acercamiento de la imagen.

“Reducir”: Realiza un alejamiento de la imagen.

“Pagina Anterior”: Muestra la página anterior del documento.

“Siguiente Página”: Muestra si existe la siguiente página del documento.

“Ajustar imagen”: Ajusta la imagen al tamaño de la ventana.

“Rotar a la derecha”: Rota la imagen 90º hacia la derecha.

“Ajustar Página”: Corrige la alineación de la imagen si ésta no es adecuada.

“Ocultar/Mostrar”: Oculta o muestra los sellos y las anotaciones que se hicieron en el documento.

“Resaltar”: Permite resaltar secciones del documento.

“Anotar”: Permite crear anotaciones en la imagen.

“Apuntador”: Recupera el apuntador del ratón.

“Sello de Aprobado”: Inserta el sello de aprobación en la imagen.

“Sello de Rechazad”: Inserta el sello de Rechazado en la imagen.

“Sello de Expirado”: Inserta el sello de expirado.

Creación mediante la Opción “Memo”

Escriba el contenido de la nota en el espacio que aparece en el lado superior derecho de la ventana.

En la parte de arriba de la ventana, asigne valores a los “Índices” que identificarán la nota.

NOTA: Los índices que tienen otro color indican que son requeridos. La creación de la nota no se ejecutará mientras estos índices no tengan un valor asignado.

Especifique si la nueva nota tiene carácter privado o público, seleccionando la casilla “¿Es Privado?”. Si es privada, la nota sólo aparecerá listada en la estructura jerárquica cuando la sesión haya sido iniciada por el usuario que creó la misma.

Escriba una “Contraseña” y Confirme la Contraseña en el espacio indicado.

Seleccione opcionalmente una “Fecha de Expiración” para el documento esto significa que el documento después de esta fecha no aparecerá disponible en el sistema.

Haga clic sobre la opción “Guardar” para almacenar la nota, o bien, haga clic en “Cancelar” para no realizar la operación.

Editar Documentos. Grupo de opciones que permiten manipular los documentos.


Cortar Documento

Cuando usted desea cortar un documento, este será completamente removido del lugar donde se encuentra y será colocado en la nueva ubicación que usted decida. Para cortar un documento:

En la lista de Documentos, seleccione un documento y haga clic sobre la opción “Documento” del Menú Superior, también puede hacer clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y luego presionar la opción Editar y escoger la opción [ ] “Cortar Documento”.

Copiar Documento

Copiar un documento significa que el documento seleccionado permanecerá en donde se encuentra y otro documento será creado con las mismas características que el documento seleccionado en la ubicación que usted desea. Para copiar un documento:

Haga Clic sobre la opción “Documento” del Menú Superior, también puede hacer clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y luego presionar Editar y escoger la opción [ ] “Copiar Documento”.

Pegar Documento

Para pegar un documento debió haber realizado antes cualquiera de las dos opciones anteriores (“Cortar Documentos” o “Copiar Documentos”):

Seleccione un folder y haga Clic sobre la opción “Documento” del Menú Superior. También puede hacer clic sobre la lista de documentos con el botón derecho del ratón y luego presionar “Editar” y escoger la opción [ ] “Pegar Documento”.

Puede llenar la lista de índices manualmente o si prefiere, sólo tiene que hacer doble clic sobre el campo que dice “Valor” de la sección “Índices del Documento” para llenar los nuevos índices con la información que tenían los índices del documento. Haga clic en el botón “Aceptar” para pegar el documento.

Eliminación de Documentos

Para borrar un documento:

Localice en la estructura jerárquica el gabinete y carpeta que almacenan el documento que desea eliminar.

Haga clic sobre la carpeta y los documentos contenidos en ella se listarán en la sección derecha de la ventana. Cada elemento de la lista muestra una casilla a la izquierda del mismo que indica si el documento se encuentra en uso por otro usuario o si ha sido tomado para edición:

Documento en uso

Documento libre.

Localice el documento por eliminar y verifique que el documento por borrar no esté en uso. Si la casilla correspondiente al documento está marcada, no es posible borrarlo en este momento.

Haga clic sobre el documento por borrar.

Seleccione la opción “Documento” en el menú o haga clic con el botón derecho del ratón para que aparezca el menú de acceso rápido.

Seleccione la opción “Eliminar” en el menú, si el documento posee más de una versión, aparecerá una ventana para que usted seleccione la versión del documento que desea borrar, si el documento posee solamente una versión este será enviado a la papelera de reciclaje inmediatamente.

Ver Documentos

Para ver los documentos almacenados en el sistema.

En la lista de documentos seleccione el documento que desea ver y haga doble clic sobre él o presione la opción de “Ver Documento” y se abrirá una copia del mismo, pero no se pueden hacer modificaciones sobre ésta copia. Si el documento tiene varias versiones entonces el sistema despliega una ventana con las versiones existentes del documento y podría entonces elegir cual desea ver.

Versiones del Documento Cuando un documento posee varias versiones del mismo, éstas son desplegadas en el momento de hacer doble clic sobre éste o seguir las instrucciones de “Ver Documento”.


Tomar Archivo

Esta función permite adquirir una copia de un archivo en un dispositivo local para que el usuario lo modifique posteriormente. Los vínculos y memos pueden ser modificados directamente sin necesidad de una copia local. El documento tomado estará bloqueado para otros usuarios y sólo el usuario que toma el archivo podrá accederlo.

Para tomar un archivo:

En la lista de documentos localice el documento por tomar y verifique que la casilla correspondiente no esté marcada [ ]. Si la casilla se encuentra marcada [ ], otro usuario mantiene control sobre el documento y el mismo no podrá ser tomado en el momento.

Haga clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y seleccione la opción [ ] “Tomar Archivo”.

Si el documento a tomar tiene varias versiones, sólo se puede tomar la última versión.

NOTA: De acuerdo con el tipo de documento por tomar, el procedimiento variará según lo explicado a continuación.

Para imágenes y documentos que no son memos o vínculos:

Se desplegará una ventana con información general sobre el documento. Escriba la ruta o haga clic sobre el botón “Examinar” para seleccionar el dispositivo y ruta donde guardará el documento seleccionado.

Haga clic sobre el botón “Aceptar”.

Si el documento es una imagen digitalizada, se mostrará la ventana de edición de imágenes para que pueda trabajar con el archivo (refiérase a Creación Mediante la Opción “Digitalizar”). En el caso de documentos de cualquier otro tipo, deberá modificar la copia local mediante las aplicaciones correspondientes que residen en su computadora.

Para vínculos y memos:

En la lista de documentos localice el documento por tomar y verifique que la casilla correspondiente no esté marcada [ ]. Si la casilla se encuentra marcada [ ], otro usuario mantiene control sobre el documento y el mismo no podrá ser tomado en el momento.

Haga clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y seleccione la opción [ ] “Tomar Archivo”, le aparecerá la siguiente ventana:

Proceda con las modificaciones que desea realizar.

Es posible remplazar la versión existente del vínculo o memo con la versión modificada “Misma versión”, crear una nueva versión utilizando el botón “Nueva versión”, o crear un nuevo archivo utilizando el botón “Nuevo archivo”. Haga clic sobre el botón correspondiente a la acción deseada, o bien, haga clic sobre el botón “Cancelar” para no realizar la operación.


Devolver Archivo

La opción “Devolver Archivo” aplica solamente a documentos e imágenes que se encuentran tomados en préstamo para modificaciones mediante la opción “Tomar Archivo”. Estos documentos e imágenes son listados con una casilla marcada [ ] para indicar que se están actualizando.

Para devolver un archivo o imagen:

Seleccione el gabinete y haga doble clic sobre la carpeta que contiene el documento por devolver.

La lista de documentos será mostrada. Localice el documento por devolver y verifique que la casilla correspondiente esté marcada [ ].

Haga clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y seleccione la opción [ ] “Devolver Archivo”.

Se desplegará una ventana con información general sobre el archivo y sus índices.

Es posible modificar las propiedades del documento como Si es Privado o no, colocar o modificar la contraseña, o si expira o no.

Si desea reemplazar el documento existente con la nueva versión, presionar el botón “Misma versión”.

Si desea guardar el archivo como una nueva versión presionar el botón “Nueva versión”

Si desea guardar el archivo tomado como un nuevo documento, elegir la opción “Nuevo archivo”.

Para cancelar la operación, presione el botón “Cancelar”.

Índices.

Esta opción permite que el usuario visualice la información de los índices del documento.

Localice el documento en la “Lista de Documentos” Haga clic sobre él y con el botón derecho del ratón y

seleccione del menú la opción [ ] “Índices”, le aparecerá la siguiente ventana.

Esta ventana permite que el usuario modifique la información de los índices del documento sin que el archivo sea guardado en la máquina.

Para esto seleccione el botón “Actualizar índices”, cambie la información deseada y presione “Guardar” para aceptar los cambios o “Cancelar” para salir de la pantalla sin hacer cambios.

Bloquear Área

Esta función permite que los usuarios modifiquen sus documentos tipo TIF de tal manera que pueda ocultar información valiosa que se encuentra en el documento.

Seleccione el documento y haga clic derecho.

En el menú seleccione “Bloquear Área”.

Aparecerá la siguiente pantalla


Para bloquear área siga los siguientes pasos:

Seleccione el icono[ ] para seleccionar el área donde desea “Bloquear el Área”

Seleccione el icono[ ] ; le aparecerá un menú como el siguiente:

Seleccione el icono [ ] “Definir Bloqueo de Área”.Seguidamente observará en el lugar seleccionado una mancha negra que no dejará visualizar el texto que usted selecciono como privado.

Seleccione el icono [ ] “Lista de Bloqueo de Área y a continuación le mostrará la siguiente pantalla

Muestra la lista de Bloqueos de Área que usted puede tener en un documento. Recuerde usted puede tener tantos bloqueos como sea necesario.

Seleccione el icono [ ] ”Lista de Usuario o Grupos” para los usuarios que usted desea que vean el documento modificado (Con el Bloqueador de Área)


Aparecerá la siguiente pantalla con la lista de los usuarios que están en el sistema

Aquí podrá seleccionar a los usuarios a los cuales desea aplicarle el “Bloqueo de Área”

Puede seleccionar por Grupos o por Usuario

Para Aplicar seleccione el botón icono “Aceptar”. Si desea salir seleccione el botón “Cancelar”.

Para salir del “Área del Bloqueo” déle clic en el botón.

Nota: Como usted es el dueño del documento y puede verlo sin el bloqueo área, estos mismos permisos se aplicarán si envía el documento por e-mail, dando por resultado que el documento enviado no tendrá el área bloqueada.

Ruta del Documento.

Opción que permite al usuario conocer la ruta dentro de la estructura jerárquica donde se localiza el documento.

Localice el documento en la “Lista de Documentos” Haga clic sobre él con el botón derecho del ratón y seleccione del menú la opción [ ] “Ruta del Documento”, le aparecerá la siguiente ventana.

Guardar en

Si desea guardar copias de los documentos en dispositivos locales (disco fijo, disquetes, unidades de red, etc.):

Localice en la estructura jerárquica el gabinete y carpeta que contienen el documento por guardar. Haga doble clic sobre la carpeta y la lista de documentos será mostrada.

Localice y haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y seleccione en el menú la opción [ ] “Guardar en”.

Se desplegará una ventana con información general sobre el documento. Para guardar el documento seleccione el botón “Guardar”.

Enviar

Correo Electrónico.

A través de ésta opción el usuario puede enviar cualquier documento(s) seleccionado(s) a cualquier correo electrónico. Recuerde que documentos con password no serán enviados.

En la lista de documentos, localice y haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y seleccione en el menú la opción “Enviar” “Correo Electrónico”.

Se desplegará una ventana para colocar la información de la(s) persona(s) a la(s) que desea enviar el documento.


Para mostrar la lista de contactos de Microsoft Outlook presione la opción [ ] “Para”

Despues de importar los contactos de Microsoft Outlook seleccionando el botón de “Importar”, haga clic sobre el contacto que recibirá el documento. Es posible seleccionar todos los elementos haciendo clic sobre la opción “Marcar Todos”.

En el campo “Subject” escriba el título que desee lleve el Correo a enviar.

Si desea puede escribir un pequeño mensaje en el campo “Mensaje”.

Haga clic en “Enviar” para enviar el mensaje o seleccione “Cancelar” para cerrar la pantalla sin hacer el envío.

Vínculo.

A través de ésta opción el usuario puede enviar un link de un documento almacenado en el sistema a cualquier dirección de correo electrónico.

En la lista de documentos, localice y haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y elija en el menú la opción “Enviar” y seleccionar “Vínculo”.

La pantalla que se muestra es la misma utilizada en la opción anterior “Correo Electrónico”.

Relacionar Documentos

La opción “Relacionar Documentos” se utiliza para crear relaciones entre documentos de diferentes carpetas, ya sea dentro de un mismo gabinete, o de diferentes gabinetes. Para relacionar documentos:

Localice en la estructura jerárquica el gabinete y carpeta que contienen el documento por guardar. Haga doble clic sobre la carpeta y la lista de documentos será mostrada.

Localice y haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y seleccione la opción [ ] “Relacionar Documentos”. Aparecerá una ventana mostrando la información del documento, la estructura jerárquica y la lista de documentos.


Localice en la estructura jerárquica el gabinete y carpeta que contienen el documento que desea relacionar.

Haga doble clic sobre el documento por relacionar o presione [>].

Haga doble clic sobre el documento seleccionado si quiere eliminar la relación ó presione [<].

Haga clic sobre “Aplicar” para aceptar los cambios y seguir relacionando otros documentos, de lo contrario presione “Aceptar”.

Haga clic sobre “Cancelar” si no quiere que los cambios sean realizados.

Ver Relaciones

Si un documento está relacionado con otros documentos de la estructura jerárquica, puede ver estas relaciones siguiendo estos pasos:

En la lista de documentos, localice y haga clic sobre el documento que posee las relaciones con el botón derecho del ratón y seleccione la opción [ ] “Ver Relaciones”. Se mostrará una ventana con la lista de documentos relacionados. Desde aquí podrá ver, tomar o devolver cualquier documento relacionado.

Presione “Cancelar” para salir de la pantalla sin realizar los cambios.

Propiedades

La ventana de propiedades del documento contiene dos secciones.

La primera, o “General”, muestra la información referente al nombre y extensión del archivo, fecha de creación, fecha de inclusión en el servidor Secure-Archives y/o DocuManager, fecha de expiración, autor, estatus y si es privado.

La segunda sección, o “Índices”, listan los nombres y valores de los índices del documento. En esta sección NO es posible modificar el contenido de los índices allí descritos.

Para acceder a cualquiera de las dos secciones:

En la lista de documentos, localice y haga clic sobre el documento con el botón derecho del ratón y seleccione la opción “Propiedades”. Le aparecerá la siguiente ventana:


La ventana contiene además botones que permiten visualizar los documentos relacionados (“Relacionados”), visualizar otras versiones del documento (“Versiones”) y relacionar nuevos documentos (“Relacionar”).

Papelera de Reciclaje

Como medida preventiva, todos los gabinetes, carpetas y documentos que se eliminen en el sistema son almacenados en la papelera de reciclaje. Con la papelera de reciclaje es posible restaurar o borrar definitivamente un documento del sistema.

Para restaurar un elemento dentro de la papelera de reciclaje:

Localice en la estructura jerárquica la “Papelera de Reciclaje” [ ] y Haga doble clic sobre el icono. Aparecerá la lista de elementos contenidos en la misma.


Haga clic sobre el elemento que desea restaurar. Es posible seleccionar todos los elementos haciendo clic en la opción “Seleccionar Todos”; para deseleccionar todos los elementos, haga clic sobre el botón “Desmarcar Todos”.

Presione el botón “Restaurar” para que el sistema recupere el (los) elemento (s) deseado(s), ó haga clic en “Cerrar ventana” para salir.

Presione el botón “Eliminar” si desea eliminar el (los) elemento(s) seleccionado(s). Si utiliza esta opción el elemento eliminado NO podrá ser recuperado.

Búsqueda Archivos

Secure-Archives y/o DocuManager provee funciones para establecer condiciones de búsqueda de archivos.

Entre éstas podemos mencionar: Búsqueda en Carpetas, Búsqueda Global, Búsqueda de Contenido y Búsqueda de Reportes que está relacionada con la aplicación ReportManager, esta opción se activará si usted tiene una licencia de esta aplicación. Puede tener acceso a éstas funciones a través del Menú de usuario y haciendo clic sobre “Búsqueda”.


Búsqueda en Carpetas

La búsqueda en carpetas es recomendable en aquellos casos donde se conoce el nombre del gabinete y la carpeta que contiene el documento requerido. Mediante esta función es posible tener acceso a otras funciones de administración de documentos.

Localice en la estructura jerárquica el gabinete y carpeta que contienen el documento por buscar. Haga clic sobre la carpeta y del menú elija la opción de “Búsqueda” y presione [ ] “Búsqueda en Carpetas”.

En la lista seleccione el(los) índice(s) para realizar la búsqueda. Y utilice el botón de “Añadir” para asignar al índice el valor que desea buscar.:

Es posible añadir más opciones expandiendo los índices de búsqueda. Haga clic sobre el botón “Añadir” y repita el procedimiento de seleccionar un índice y escribir el dato que contiene. La búsqueda se realizará sobre todas las opciones que añada.

Haga clic sobre el botón “Buscar”. Aquellos archivos que cumplan con las condiciones de búsqueda se listarán en el espacio de abajo. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Cuando se requieren opciones de búsqueda avanzadas que incluyan operadores lógicos y matemáticos:

Haga clic sobre el botón “Opciones Avanzadas”. La lista de índices se mostrará con dos nuevas columnas: “O” y “Operador”

La columna, “O”, muestra una casilla que deberá ser marcada cuando se desea incluir el operador lógico OR (o) en la búsqueda. Al dejarse en blanco, el operador lógico predeterminado es AND (y). Por ejemplo, si se realiza una búsqueda de documentos con referencia a dos índices denominados “Fecha” y “Nombre”, la búsqueda predeterminada retornará todos los elementos que cuentan con los valores deseados en ambos campos. Por otro lado, si se marca la casilla, la búsqueda retornará todos los elementos que cuenten con uno u otro de los valores deseados.

La columna “Operador”, muestra una lista que permite seleccionar un operador matemático para comparar valores y lograr así condicionar la búsqueda. Los operadores incluidos son: = (igual que), > (mayor que), < (menor que), <> (no igual), <= (menor o igual que), >= (mayor o igual que), like (parecido a).

Si desea agregar más líneas de búsqueda para asignar otros índices y valores, haga clic sobre el botón “Añadir” . Por el contrario, si desea eliminar líneas ya existentes, haga clic sobre la columna “Eliminar” .

Indices del sistema

La sección “Índices del Sistema”, ejecuta búsquedas basadas en las siguientes propiedades predeterminadas de los documentos:

Nombre del archivo”: Nombre y extensión

“Tipo de archivo”: Extensión del archivo. En la lista aparecerán las extensiones de los documentos que se encuentran almacenados en la carpeta.

“Fecha de archivo entre... y...”: Fecha aproximada de creación del archivo.


“Fecha del sistema entre... y...”: Fecha aproximada de ingreso del archivo a Secure-Archives y/o DocuManager.

“Tamaño”: Tamaño del archivo expresado en bytes.

“Usuario”: Nombre del usuario autorizado que ingresó el archivo.

Para realizar otra búsqueda haga clic sobre el botón “Limpiar” para cambiar los parámetros de búsqueda.

Búsqueda Global

La función de “Búsqueda Global” permite realizar búsquedas de documentos en toda la estructura jerárquica utilizando como referencia fragmentos de palabras o frases.

Haga clic sobre la opción “Búsqueda” del menú y elija “Búsqueda Global”.

Escriba en el espacio el valor del índice que desea buscar y haga clic en el botón “Buscar”.

Algunas búsquedas pueden ser complejas, mientras que otras quizás sean utilizadas con mayor frecuencia. Para estos casos, Secure-Archives y/o DocuManager provee una función que permite almacenar búsquedas para su uso posterior.

Haga clic sobre la casilla “Otras Opciones”.

Haga clic sobre el botón “Nueva Búsqueda”.

Aparecerá una ventana solicitando un nombre para identificar la búsqueda. Escriba un nombre y haga clic sobre el botón “Aceptar”.

Si desea utilizar búsquedas previamente almacenadas:

Haga clic sobre el botón “Búsqueda Anterior” .

Aparecerá una ventana con la lista de todas las búsquedas previamente almacenadas. Seleccione la búsqueda deseada haciendo clic sobre el icono[ ] . La búsqueda seleccionada será mostrada en la ventana. En cambio, si desea borrar la búsqueda, haga clic sobre el icono [ ] “Eliminar”.

Para actualizar los parámetros de la búsqueda utilice el botón de “Actualizar”

Finalmente, para ejecutar el proceso de búsqueda de acuerdo con los parámetros seleccionados:

Haga clic sobre “Buscar”. En caso contrario, haga clic sobre el botón “Cancelar” para no llevar a cabo la búsqueda.


Búsqueda de Contenido. Esta opción permite al usuario buscar documentos a través de su contenido.

Haga clic sobre la opción “Búsqueda” del menú y seleccione “Búsqueda de Contenido”, le aparecerá una ventana como la que se ve en la figura.

La Búsqueda de Contenido se puede realizar de 2 formas: Estándar y Opciones Avanzadas.

1. Estándar.

Escriba su consulta de texto libre en el campo que posee este encabezado y presione el botón” buscar”.

2. Opciones Avanzadas

Seleccione “Opciones Avanzadas” y presione el botón “Palabras Claves”. El sistema desplegará una lista de la cual, el usuario, podrá elegir diferentes características, cualidades o secciones del documento que desea para la búsqueda.

El sistema coloca la opción seleccionada en el campo debajo de “Escriba su consulta de texto libre” y usted escribe el valor que desea. Ejemplo:

Los documentos que cumplan con las características especificadas en la búsqueda, será mostrados en la lista.


Menú del Administrador

Menú de Administración El menú de administración de Secure-Archives y/o DocuManager permite al administrador del sistema realizar funciones relacionadas con la seguridad, creación de usuarios y grupos de usuarios, otorgar privilegios y determinar parámetros generales de la aplicación, entre otros.

Usuarios

Una de las características de seguridad que Secure-Archives y/o DocuManager brinda es la implementación de nombres de usuarios y contraseñas. Esta característica permite al administrador del sistema tener control sobre los accesos de los usuarios al sistema. Entre las funciones definidas para manipular usuarios tenemos: Crear y eliminar usuarios, asignar permisos, cambiar contraseñas, bloquear usuarios y ver las propiedades.

Creación de Usuarios

Para crear un nuevo usuario:

Haga clic sobre el menú “Usuarios” y escoja la opción [ ] “Nuevo”. Aparecerá en pantalla la ventana de creación de usuarios.


Escriba en los espacios provistos las generales del usuario: Nombre, Correo Electrónico, Dirección.

.Seleccione la sección “Usuario y Contraseña”.

Escriba en el espacio provisto el nombre de usuario.

Seleccione de la lista el grupo al cual pertenecerá el nuevo usuario. Al escoger el grupo, el sistema automáticamente asignará el nivel de acceso que tiene dicho grupo al nuevo usuario

Si no desea que el nuevo usuario tenga el mismo nivel de acceso que el grupo, seleccione de la lista el nivel de acceso deseado.

Escriba en los espacios provistos la contraseña y confirmación.

Si no desea que la contraseña de este usuario caduque, marque la opción “La contraseña nunca expira”, de lo contrario, la contraseña expirará en el tiempo especificado en los parámetros generales de la cuenta.

Seleccione la sección “Opciones Avanzadas”.

Para que el nuevo usuario tenga completo acceso a todas las opciones del sistema, marque la casilla “Administrador”.

Para bloquear temporalmente el acceso del usuario al sistema, marque la casilla “Bloquear”. Para conceder nuevamente el acceso al usuario, desmarque la casilla.

En los casos donde es necesario que el usuario tenga los mismos permisos que los del grupo que pertenece, marque la casilla “Sobrescribir los permisos del usuario con los permisos del grupo”.

Es posible asignar una fecha de expiración a la cuenta de usuario seleccionando una fecha, haciendo clic en la casilla de “Expira”. También es posible asignar un número de días de vigencia de la cuenta.

Haga clic sobre e; botón “Aceptar” para proceder a la creación del usuario. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

NOTA: Luego de crear un nuevo usuario, el sistema mostrará en pantalla la ventana de propiedades del usuario.

Eliminación de Usuarios Para eliminar un usuario:

Haga clic sobre el usuario que desea eliminar, del menú “Usuario” seleccione la opción [ ] “Bloquear”.

Haga clic nuevamente sobre el menú “Usuario” y seleccione esta vez la opción [ ] “Eliminar”. El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación.


Haga clic sobre el botón “Aceptar” para confirmar la eliminación del usuario. Aparecerá un mensaje indicando el éxito de la operación. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Asignación de Permisos de Usuarios

Cada usuario cuenta con un conjunto de permisos que le permiten realizar operaciones sobre los gabinetes, carpetas y documentos. Para asignar permisos a los usuarios:

Sobre el menú “Usuario” haga clic en [ ] “Permisos”

Seleccione el gabinete o carpeta deseada.

Marque las casillas correspondientes a los permisos que desea asignar al usuario. Por el contrario, si desea revocar los permisos sobre el gabinete o carpeta seleccionada, haga clic sobre la casilla “Desmarcar Todos”.

Seleccione“Aplicar” para crear o modificar los permisos del usuario. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre “Cancelar”.

Cambio de Contraseña

Para cambiar la contraseña de un usuario: Seleccione el usuario al cual se le cambiará la contraseña y en el menú “Usuario” escoja la opción

[ ] “Cambiar Contraseña”. Aparecerá la ventana de cambio de contraseña.

Escriba en los espacios provistos la nueva contraseña y la confirmación de la contraseña.

Haga clic en “Aceptar” para realizar el cambio de Contraseña. Para cancelar la operación sin efectuar el cambio haga clic en “Cancelar”.

Bloquear Acceso a un Usuario

Para bloquear el acceso al sistema de un usuario:

Seleccione el usuario que desea bloquear.

Haga clic sobre el menú “Usuarios” y seleccione la opción [ ] “Bloquear”.

Aparecerá un mensaje solicitando que se confirme la acción.


Haga clic sobre el botón “Aceptar” para bloquear al usuario. Para cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Propiedades del Usuario La ventana de propiedades de usuarios está compuesta por 2 secciones:

General: Muestra las generales del usuario (nombre, apellido, correo electrónico, etc.), nivel de acceso y grupo.

Para modificar la información de un usuario siga estos pasos:

Haga clic sobre el botón “Editar”.

La ventana de “Creación de Usuarios” se mostrará.

Proceda con los cambios necesarios y haga clic en el botón “Aceptar”. Si desea cancelar la operación, haga clic en el botón “Cancelar”.

Permisos: Muestra los permisos otorgados al usuario para tener acceso a los diferentes objetos que forman parte de la estructura jerárquica. Para confirmar los cambios, sólo haga clic en la opción

“Aceptar”. Para mayor información, refiérase al apartado sobre permisos en la sección de creación de usuarios.

Acceso a las Aplicaciones: Permite asignar al usuario acceso a DocuManager / Secure Archives, Automated Input Module y las otras aplicaciones que conforman nuestra solución.. Para esto solo seleccione marcando los cuadros correspondientes y luego utilice el botón de “Aceptar” para guardar los cambios, si desea cerrar la ventana sin realizar cambios utilice el botón de “Cancelar”.


Grupos Un grupo es definido como un conjunto de usuarios que comparten los mismos privilegios de utilización de la aplicación. Es posible agrupar usuarios según el tipo de función que realizan dentro de una empresa, según las unidades organizacionales de la empresa, o bien según la jerarquía previamente establecida por el administrador del sistema.

Creación de Grupo

Para crear un grupo, haga clic sobre la opción “Grupo” del menú y seleccione la opción [ ] “Nuevo”. Aparecerá la siguiente ventana:

Escriba el nombre del nuevo grupo en el espacio provisto.

Seleccione el nivel de acceso que tendrán los usuarios que formarán parte del nuevo grupo, este nivel le permite tener acceso a las opciones del menú. La lista que se muestra a continuación detalla las opciones a las que tiene acceso cada nivel:

Nivel de Acceso Privilegios Nivel 1 - Administrador del Sistema Auditoria, Usuarios, Grupos, Permisos,

Gabinetes, Carpetas, Documentos (creación, modificación, eliminación, relacionar con otros), Perfiles, Categorías e Índices.

Nivel 2 - Operador del Sistema Administración de las características del contrato, Gabinetes, Carpetas, Documentos (creación, modificación, eliminación, relacionar con otros), Perfiles, Categorías e Índices

Nivel 3 - Crear Gabinetes Gabinetes, Carpetas, Documentos (creación, modificación, eliminación, relacionar con otros), Perfiles, Categorías e Índices y Características del Usuario (preferencias)

Nivel 4 - Crear Carpetas Carpetas, Documentos (Creación, modificación y eliminación, relacionar documentos con otros), Perfiles, categorías e Índices y características del usuario (preferencias)

Nivel 5 - Administrar Documentos Documentos (creación, modificación, eliminación, relacionar con otros), Perfiles, Categorías e Índices y Características del Usuario (preferencias)

Nivel 6 - Consulta de Documentos Consulta de documentos, versiones y relaciones entre documentos. Características del usuario (preferencias)

El campo “Nombre de la cuenta” indica el nombre del contrato. Este campo no puede ser modificado.

Haga clic en “Aceptar” y el nuevo grupo será añadido a la lista de grupos de usuarios.

Luego de crear un grupo, las secciones “Usuarios” y “Permisos” de la ventana son habilitadas. La sección “Usuarios” permite crear nuevos usuarios dentro del grupo seleccionado o mover usuarios existentes en otros grupos al grupo actual.


Para crear un nuevo usuario y añadirlo al grupo, haga clic sobre el botón “Nuevo Usuario” y refiérase a la sección “Crear Usuarios” de esta guía.

Para añadir usuarios existentes al grupo seleccionado, seleccione el nombre del usuario de la lista “Usuarios Disponibles” y haga clic sobre el botón “Añadir Usuario”. También, puede hacer doble clic en la lista de usuarios en el nombre del usuario deseado.

Por el contrario, si desea remover un usuario del grupo, seleccione el nombre del usuario de la lista “Usuarios Seleccionados” y haga clic sobre el botón “Remover” o haga doble clic sobre el nombre del usuario.

Una vez realizados los cambios deseados, haga clic en la opción “Aceptar” para que la información del sistema sea actualizada.

La sección “Permisos” permite otorgar a un grupo acceso a la estructura jerárquica (gabinetes o carpetas). La sección de permisos será discutida más adelante en “Permisos del Grupo”.

Eliminación de Grupo

Para eliminar un grupo:

Haga clic sobre el grupo que desea eliminar.

Haga clic en el menú “Grupo” y seleccione la opción [ ] “Eliminar”.

Aparecerá en pantalla un mensaje solicitando una confirmación para ejecutar la operación.

Haga clic sobre el botón “Aceptar” para proceder a eliminar el grupo, de lo contrario, haga clic sobre el botón “Cancelar” para cancelar la operación.

Permisos del Grupo

Estos permisos incluyen la inserción, eliminación, acceso y actualización de documentos, hasta la creación, eliminación, actualización y consulta de la estructura jerárquica.

Haga clic en el grupo para el que desea ver los permisos y del menú “Grupo” seleccione la opción [ ] “Permisos”. El sistema desplegará la siguiente ventana:


Para especificar los permisos de un gabinete o carpeta, haga doble clic sobre el elemento deseado en la estructura jerárquica y marque las casillas apropiadas de acuerdo con los permisos que desea otorgar. Para desactivar todos los permisos de un gabinete, haga clic sobre la casilla “Desmarcar Todos”.

Para actualizar la información del grupo, haga clic sobre la opción de “Aplicar”. Para cancelar la operación, haga clic en el botón “Cancelar”.

Propiedades del Grupo

Para modificar la información de un grupo (propiedades del grupo), en cualquier momento posterior a su creación:

Haga clic sobre el grupo deseado.

Seleccione la opción “Grupos” en el menú y luego seleccione la opción “Propiedades”. Aparecerá en pantalla la ventana de propiedades del grupo. Es posible modificar y realizar cambios a cualquiera de los parámetros del grupo y luego aplicar los cambios con la opción de “Aceptar”. Para cancelar la operación, haga clic en “Cancelar”.

Informes

Para complementar las actividades de auditoria del administrador de sistemas, Secure-Archives y/o DocuManager ofrece informes sobre diversas actividades del sistema.

Archivos en Uso

En esta sección se muestran todos los archivos que han sido tomados por los usuarios (ver sección “Tomar Archivo”) o están siendo utilizados.

Sobre el Menú “Informes” escoja la opción [ ] “Archivos en Uso”.

El administrador de sistema puede liberar un documento en uso marcando la casilla correspondiente en la columna “Desbloquear”, del archivo deseado y haciendo clic en la opción “Aplicar”.


Para desbloquear todos los documentos en una sola acción, haga clic sobre la casilla “Marcar todos” y luego haga clic en la opción “Aplicar”.

Si desea imprimir el informe debe presiona la opción “Imprimir”.

Informe de Usuarios Activos En esta sección se muestran los usuarios del sistema que actualmente están utilizando el sistema.

En el Menú “Informes” escoja la opción [ ] “Informe de Usuarios Activos”.

El administrador de sistema puede liberar o desbloquear un usuario marcando la casilla correspondiente en la columna “Desbloquear”, del usuario y haciendo clic en la opción “Aplicar”.

Para liberar todos los usuarios en una sola acción, haga clic sobre la casilla “Marcar todos” y luego haga clic en la opción “Aplicar”.


Informe de Usuarios Bloqueados En esta sección se muestran los usuarios del sistema que han sido bloqueados.

En el Menú “Informes” escoja la opción [ ] “Informe de Usuarios Bloqueados”.

Puede ver la lista de todos los usuarios que se encuentran bloqueados o puede seleccionar un grupo y ver solo los usuarios de ese grupo que se encuentran bloqueados, para esto utilice el botón “Buscar”.

El administrador de sistema puede desbloquear un usuario marcando la casilla correspondiente en la columna “Desbloquear”, del usuario y haciendo clic en la opción “Desbloquear”.



Informe de LogIn LogOut El informe de Login Logout puede ser construido de acuerdo a condiciones predefinidas por el usuario como: Grupo, Usuario, Acciones (Login, LogOut), Rangos de Fechas, Tipos de Ordenamientos, etc.

En la opción Menú “Informes” seleccione [ ] “Informe de Login Logout”

Especifique los parámetros de búsqueda para filtrar la información, puede seleccionar un grupo o un usuario específico, acciones específicas, consultar información en un rango de fechas y ordenar el resultado para facilitar la visualización de la información.

Si desea imprimir el informe debe presiona el botón “Imprimir”.

Para realizar otra consulta, haga clic sobre el botón “Limpiar” y especifique los parámetros para la nueva búsqueda.

Haga clic sobre el botón “Buscar”. El sistema iniciará la búsqueda de todas las acciones que cumplan con los parámetros previamente descritos.

Monitoreo de Actividades

Este reporte brinda información sobre las distintas acciones que se realizan sobre un gabinete, una carpeta o sobre los documentos. Se pueden realizar consultas en forma general o específica dependiendo de los parámetros de búsqueda que se establezcan.

Sobre el Menú “Informes” escoja la opción [ ] “Monitoreo de Actividades”.

Para realizar consultas:

Especifique los parámetros de búsqueda:

Puede ver las acciones realizadas por todos los usuarios o puede seleccionar de la lista de usuarios un usuario en específico.

Especifique el elemento por buscar. Se puede realizar la búsqueda sobre todos los gabinetes creados, sobre uno específico o sobre una carpeta dentro de un gabinete.

Fechas. Determina un rango de fechas en el cual se listarán las acciones por consultar.

Acciones. Lista las distintas acciones que se pueden llevar a cabo en un gabinete o carpeta, es decir, consultas, inserciones, actualizaciones y/o eliminaciones. Seleccione las acciones que desea consultar.

Haga clic sobre el botón de “Buscar”. El sistema iniciará la búsqueda de todas las acciones que cumplan con los parámetros previamente descritos.

Para realizar otra consulta, haga clic sobre el botón “Limpiar” y repita especifique los parámetros de búsqueda.


Recuerde que si desea ordenar el resultado de la búsqueda puede hacer click en la columna y los datos serán ordenados ascendente o descendentemente..

Si desea imprimir el informe debe presionar el botón “Imprimir”.

Auditoría de Correo Electrónico Este reporte muestra información acerca de los correos electrónicos enviados por los usuarios de acuerdo a los parámetros de búsqueda especificados.

En la opción Menú “Informes” seleccione [ ] “Auditoría de Correo Electrónico”

Especifique las fechas para las cuales desea ver la información. Haga clic sobre el botón “Buscar” para.ver la información correspondiente a los parámetros de búsqueda.

Si desea imprimir el informe debe presiona el botón “Imprimir”.

Para realizar otra consulta, haga clic sobre el botón “Limpiar” y especifique los parámetros para la nueva búsqueda.

Informe de Almacenamiento Este reporte muestra la cantidad de espacio que ocupan los documentos dentro de la estructura jerárquica.

Haga clic en el menú “Informes” y seleccione la opción [ ] “Informe de Almacenamiento”. Aparecerá la siguiente ventana:

La parte superior de la ventana detalla el espacio total utilizado por la estructura jerárquica en el servidor. También detalla, el total de gabinetes, carpetas y documentos que conforman la misma.

La parte inferior del informe lista todos los gabinetes de la estructura jerárquica con información sobre su tamaño, total de carpetas y documentos, y si fueron creados como privados y con contraseña. Para un mejor análisis de la información sobre gabinetes. Recuerde que es posible ordenar la información ascendente o descendentemente haciendo click en el encabezado de las columnas.

Si desea ver la estructura jerárquica correspondiente al contenido de un gabinete:Haga clic en la lista sobre el gabinete deseado.

Se mostrará en pantalla una ventana detallando los elementos que conforman el gabinete seleccionado. Es posible abrir múltiples ventanas a la vez volviendo a la ventana principal y haciendo clic sobre otros gabinetes en la lista.



Productividad del Usuario

El Informe de Productividad del Usuario muestra las acciones que ha realizado cada usuario dentro del grupo de usuarios seleccionado:

Haga clic sobre el menú “Informes” y seleccione la opción [ ] “Productividad del Usuario”. Aparecerá la ventana de Productividad del Usuario.

Seleccione de la lista el grupo al cual pertenecen los usuarios cuyas acciones desea consultar si desea cosnultar un grupo en específico.

Determine el rango de fecha dentro del cual se realizará la búsqueda. También puede definir un rango de tiempo específico para la búsqueda marcando la casilla “Incluir tiempo” y especificando el rango de horas. La hora inicial definida se asocia con la fecha inicial establecida; así mismo la hora final estará asociada con la fecha final.

Luego de establecer los parámetros de búsqueda, haga clic sobre el botón “Buscar”. El sistema desplegará los resultados como una estructura jerárquica de grupos y usuarios, juntamente con un resumen de las actividades por usuario.

Para realizar una nueva búsqueda, haga clic sobre el botón “Limpiar” y repita el procedimiento anterior.


Informe de Documentos Expirados

El informe de Documentos Expirados muestra aquellos documentos cuya fecha de expiración se ha cumplido dentro de un rango de fecha específico. Para buscar los documentos expirados en toda la estructura jerárquica:

Haga clic sobre la opción “Informes” en el menú y seleccione la opción [ ] “Documentos Expirados”.

Especifique un rango de fechas dentro del cual se realizará la búsqueda.

Haga clic sobre el icono “Buscar”.

El sistema desplegará los resultados de la consulta, mostrando la ubicación, nombre y fecha de expiración de los documentos expirados.


Para realizar una nueva búsqueda, haga clic sobre el icono “Limpiar” para borrar los resultados anteriores y repita el procedimiento antes descrito.

Documentos por Expirar

El informe de Documentos por Expirar muestra aquellos documentos que expirarán dentro de un rango de fecha específico. Para buscar los documentos próximos a expirar en toda la estructura jerárquica:

Haga clic sobre la opción “Informes” en el menú y seleccione la opción [ ] “Documentos por Expirar”.

Especifique un rango de fechas dentro del cual se realizará la búsqueda.

Haga clic sobre el icono “Buscar”.

El sistema desplegará los resultados de la consulta, mostrando la ubicación, nombre y fecha de expiración de los documentos que están próximos a expirar.

Para realizar una nueva búsqueda, haga clic sobre el icono “Limpiar” para borrar los resultados anteriores y repita el procedimiento antes descrito.

Cuenta

Está opción proporciona al administrador información general sobre el contrato mediante el cual se estableció la cuenta.

Haga clic sobre la opción “Cuenta” en el menú de Administración.

Dentro del informe se muestra el nombre de la cuenta, nombre del plan, estatus de la cuenta, la fecha de inicio del contrato y la cantidad de licencias que posee.

Índices

Secure-Archives y/o DocuManager permite crear perfiles y categorías de índices para una mejor clasificación de los mismos, logrando así agilizar los procesos de creación de la estructura jerárquica.


Creación de Perfiles

Para crear un perfil: Al darle clic derecho sobre el treeview se desplegara el menú para insertar Perfil. De igual forma puede añadir un Nuevo Perfil al hacer clic sobre el botón “Nuevo Perfil” a mano derecha del treeview.

Al seleccionar ”Nuevo.” Le aparecerá la siguiente pantalla donde le pedirá el nombre del perfil.

Haga clic sobre el botón “Aceptar” del recuadro de Nuevo Perfil” y el perfil será añadido en el treeview a mano izquierda.

Eliminación de Perfiles

Un perfil podrá ser eliminado cuando no tenga categorías asociadas a él. Para esto, es necesario eliminar las categorías asociadas antes de proceder a eliminar el perfil.

Déle clic derecho sobre el Perfil que desea eliminar, se le desplegara un menú.

Seleccione la opción “Perfil” y luego “Eliminar”, aparecerá un mensaje solicitando que se confirme la operación

Haga clic sobre el botón “Aceptar” para proceder con la eliminación del perfil. Si desea cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Renombrar Perfiles Haga clic derecho sobre el Perfil que desea renombrar, se le desplegara un menú...

Sobre “Renombrar” haga clic. El nombre del Perfil se mostrará en modo de edición.

Al finalizar el renombrado solo tecleé “Enter”.

Creación de Categorías

Para crear una categoría: Al darle clic derecho sobre el perfil en el treeview se desplegara el menú para insertar “Nueva Categoría”. De igual forma puede añadir una Categoría al hacer clic sobre el botón “Nueva Categoria”

Al seleccionar ”Nuevo.” Le aparecera la siguiente pantalla donde le pedirá el nombre de la Nueva Categoría.

Haga clic sobre el botón “Aceptar” del recuadro de “Nueva Categoría” y la Categoría será añadida dentro del Perfil seleccionado en el árbol.


Eliminación de Categorías

Una categoría podrá ser eliminada cuando no tenga índices asociados a ella. Para esto, es necesario eliminar los índices asociados antes de proceder a eliminar la categoría.

Déle clic derecho sobre la Categoría que desea eliminar, se le desplegara un menú Seleccione la opción que dice Categoría...

Haga clic sobre el botón [ ] “Eliminar” del menú. Aparecerá un mensaje solicitando que se confirme la operación.

Para proceder con la eliminación, haga clic sobre el botón “Aceptar”. Para cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Renombrar Categorías Déle clic derecho sobre la Categoría que desea renombrar, se le desplegara un menú...

Haga clic sobre “Renombrar” del menú. El nombre de la categoría se mostrará en modo de edición.

Al finalizar el renombrado solo tecleé “Enter”.

Creación de Índices Al darle clic derecho sobre la Categoría se desplegara el menú para insertar “Nuevo Índice”. De igual forma puede crear indices al hacer clic sobre el botón “Nuevo Indice”. En estos momentos le aparecera la siguiente pantalla donde le pedirá la información del Nuevo Índice.

Nombre: Nombre del nuevo índice por crear. Tipo de Índice: Determina si el índice almacenará información de tipo texto, numérico, fecha, si/no ó lista. Si escoge el tipo de dato “Lista” se desplegará una ventana de Opciones Avanzadas de la lista donde usted podrá colocar los valores que formarán parte de la lista..

Escriba el valor que desea y presione la tecla “ENTER” o seleccione el botón “+”.

Si desea eliminar un valor de la lista, seleccione el botón “-”.

El botón “^” le permite mover el elemento seleccionado de la lista una posición hacia arriba.


El botón “v” le permite mover el elemento seleccionado en la lista una posición hacia abajo.

Si tiene los valores de la lista y no desea escribirlos nuevamente porque es un poco extensa, seleccione la opción ”…”, en ese momento aparecerá un recuadro donde usted puede pegar los valores de la lista. Para asignar los valores a la lista, seleccione la opción ”Cargar Datos a la lista”.

Si desea ordenar los valores de la lista seleccione la opción “Ordenar” y seleccione si desea ordenar los valores “Ascendente” ó “Descendente”.

Cuando termine de colocar los valores deseados para la lista, haga clic en el botón “Aceptar”.

Si no desea realizar ningún cambio a la lista o no desea crear la lista, seleccione el botón “Cancelar”.

Otros valores que puede llenar al momento de la creación del índice son:

Longitud: Cantidad de caracteres que guardará el índice. Decimales: Número de decimales que tendrá un índice tipo “Número con decimales”. Máscara de Entrada: Formato preestablecido para los índices, dependiendo del tipo de dato haga clic

en el botón para ver una ventana con los ejemplos de Máscaras disponibles.

Mínimo: Valor mínimo que tendrá un índice. Máximo: Valor máximo que tendrá un índice. Valor preestablecido: Valor por defecto para el índice. ¿Incluir en la lista general?: Indica si el índice deberá aparecer en la lista general de índices del sistema. Haga clic sobre el botón “Aceptar”. El nuevo índice será agregado a la lista de índices.

Eliminación de Índices Déle clic derecho sobre el Índice que desea eliminar, se le desplegara un menú...

Haga clic sobre [ ] “Eliminar” del menú. Aparecerá un mensaje solicitando que se confirme la operación.

Para proceder con la eliminación, haga clic sobre el botón “Aceptar”. Para cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Propiedades de un Índice Déle clic derecho sobre el Índice el cual desea visualizar las propiedades.

Haga clic sobre [ ] “Propiedades” del menú de Indices. Aparecerá una ventana donde se muestra la información sobre el índice seleccionado.

Preferencias En esta sección del menú, el administrador de sistema puede establecer parámetros generales para modificar el entorno de la aplicación.

Entorno Permite definir el logo o el lema que se mostrará al iniciar la aplicación.


Sobre el menú de Administración elegir Preferencias, y seleccionar la opción [ ] “Entorno”.

Escriba un lema o personalice la página de Inicio creando su página HTML por medio del editor que se

muestra. El botón de [ ] le brinda una breve explicación de cómo realizar esta acción.

Para definir un logo:

Escriba la ruta del archivo de la imagen que será utilizado como logo. Si no conoce la ruta, haga clic sobre el botón “Browse” y localice el archivo..

Asigne el tamaño en que desea que la imagen sea mostrada.

Haga clic sobre el botón “Aceptar”. Los usuarios verán el logo o el lema en la aplicación al iniciar una nueva sesión. Para cancelar la operación, haga clic sobre el botón “Cancelar”.

Parámetros Generales de la Cuenta Aquí se definen ciertas opciones de seguridad generales para todo el contrato:

Sobre el menú de Administración elegir Preferencias, y seleccionar la opción [ ] “Entorno”.

Modificación de Imágenes: Define si se permite a los usuarios modificar los archivos digitalizados.

Eliminar Documentos: Define si se permite a los usuarios eliminar documentos.

Cargar la estructura por demanda:.Define si permite a los usuarios cargar la estructura de Gabinetes y Carpetas completamente o cada vez que se hace un click en un elemento de la estructura como por ejemplo mostrar las carpetas que pertenecen a un gabinete específico.

Longitud Mínima para la contraseña: Indica la cantidad mínima de caracteres que debe contener la contraseña.

Días de Expiración para la contraseña: Indica la cantidad de días que una contraseña será válida, pasada esta cantidad de días los usuarios deben cambiar la contraseña.

Se le permite al administrador definir si desea ver todos los documentos de una carpeta o un número de documentos para agilizar la visualización de los documentos en la lista.


Esta sección de permisos establece los permisos predefinidos que heredan cada uno de los objetos de la estructura que usted va a crear (Gabinete, cacrpeta), hasta que usted defina, si lo desea, o modificar los existentes.

Luego de marcar las opciones deseadas, haga clic sobre el botón “Aceptar” para guardar los cambios. En caso contrario haga clic sobre el botón “Cancelar” para cerrar la ventana sin realizar ningún cambio.

Date post:	27-Dec-2015
Category:	Documents
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