Date post: | 05-Oct-2018 |
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SAP Real Estate: visión de conjunto y cumplimiento normativo
Gabriel Calvo AgudoExperto en soluciones de
Real Estate
Noemi Diaz-Benito Experta en soluciones
financieras
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All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.
Legal disclaimer
Agenda
1. Alcance funcional de SAP Real Estate Management
2. IFRS16 en SAP Real Estate: solución y requisitos
3. Roadmap
4. Propuesta de valor
Portfolio de Finanzas
Financial Planning & AnalysisAccounting &Financial Close
Treasury &Financial Risk Management
Finance Operations
Enterprise Risk & Compliance Management
Strategy Development and Translation
AccountingPayments and Bank Communications
Receivables Management Enterprise Risk Management
Planning, Budgeting and Forecasting
Entity Close Cash and Liquidity Management Invoice Management Controls and Compliance Management
Profitability and Cost Management
Corporate CloseDebt and Investment Management
Travel Management International Trade Management
Monitoring and Reporting Reporting and Disclosure Financial Risk Management Real Estate Management Fraud Management
Financial Close Governance Commodity Risk Management Financial Shared Services Audit Management
VP of Finance Head of Corporate Reporting
Corporate Treasurer
Head of Finance Operations
Chief Compliance Officer
SAP S/4HANA Finance - delivers functional completeness across all financial rolesChief Financial Officer
Preguntas más complejas requieren reapuestas más ágiles
“¿Cómo puedo incrementar la ocupación sin impactar la
productividad de mis empleados?”
“¿Estoy gestionando el espacio dentro de mis instalaciones de
manera efectiva? Chief Financial Officer
“¿Cómo puedo saber cuando renovar o terminar
mis miles de contratos?”
Tendencias actuales
Incremento de la complejidad de los portfolios de Real Estate
Presión debida a iniciativas de
crecimiento global
Requerimiento de reducir el coste del portfolio de
activos Adopción acelerada de tecnologías de innovación
Nueva metodología de trabajo habilitada por redes y movilidad
Estallido del Big Data
SAP Real Estate Management
Proceso
Org
aniz
ació
n
Inversión y construcción
Gestión de alquileres
Relación con arrendatarios y
Marketing
Mantenimiento de instalaciones
Gestión de recursos
ambientales
Planificación de la cartera
Gestión de transacciones
Gestión de localizaciones
Portfolio Mgmt.
Portfolio Analysis
Project Mgmt. Sourcing
LeaseAdmin
Trans-actionMgmt.
LeaseAnalysis
Expense Recovery
Marketing Campaign
TenantService
RequestsBrokerage
AssetStrategy
AssetPlanning
AssetExecution
Mobile Asset
Mgmt.
ResourceTracking
SiteAnalysis
Activos Fijos
Project Accounting
Gestión de Inmuebles
Construcción
Gestión de alquileres
Marketing
Gestión de instalaciones
Contabilidad Budget & Forecast AP AR Cierre
Financiero
Eliminación de los silos en los procesos que impiden el traspaso de información entre departamentos y provoca trabajo innecesario.
PPM CRMRE-FX EAM
AA PS CO FI
Gestión de inmuebles
Gestión del espaciosY traslados
Mantenimiento y Reparaciones
Energía y Seguridad
REAL ESTATE MANAGEMENT
Inversiones y Construcción
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Gestión de inmuebles
Gestión de espacios y traslados
Mantenimiento y Reparaciones
Energía y Seguridad
REAL ESTATE MANAGEMENT
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Inversiones y Construcción
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
Inversiones y Construcción
• Falta de procesos de planificación de la inversión transparentes
• Escasa visibilidad de la cartera de activos
• Los proyectos de construcción y modernización exceden los presupuestos y se retrasan
Inversiones y Construcción
Planificación de inversiones y creación/ monitorización de proyectos de construcción
Recopilar todas las ideas de inversión, pasos de aprobación y criterios de decisión
Gestión de todos los acuerdos de adquisición de terrenos y edificios
Creación de proyectos y monitorización de presupuestos, hitos, entregables y fechas de entrega
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Inversiones y construcción
Oportunidades de inversión
Planificación financiera a largo plazo
Integración con Gestión de Projectos
• Optimizar inversiones de capital
Maximizar ROI Nivelar Riesgos y recompensas Mejorar decisiones de inversión
Inversiones y Construcción
Gestión del Espacio
Mantenimiento y Reparaciones
Energía y Seguridad
REAL ESTATE MANAGEMENT
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Gestión de inmuebles
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
• Escasa cuota de retención de arrendatarios
• Pagos retrasados
• Visión global de fechas críticas en la gestión contractual
• Cumplimiento normativo IFRS16
Gestión de inmuebles
Gestión de Inmuebles (1)
Gestión de alquileres, incluyendo contabilizaciones, incrementos del alquiler, alquileres basados en ventas y plazos.
Planificación de campañas para promocionar espacios vacantes
Monitorización y cualificación de oportunidades de negocio
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Gestión de contratos de Lease-in, Lease-out y Contratos de venta
Gestión de Inmuebles (2): Contratos
Control de FECHAS críticas
Gestión eficiente de CONDICIONES de alquiler
Pagos, Liquidación de alquileres y gastos de mantenimiento de áreas comunes
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Gestión de INTERLOCUTORES
Vista de ArquitecturaVista de Arquitectura
Gestión de inmueblesDatos Maestros. Vistas
Vista de Uso
Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.
Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de alquiler, habitación alquilable):
Vista de Uso
Gestión de inmueblesVista de uso
Vista comercial, económica y contable
OBLIGATORIA
Dependiente de la sociedad. Integración con FI
Se organiza de forma jerárquica con la siguiente estructura:
Edificio/ Terreno
Sociedad
Unidad Económica
Unidad de alquiler
Gestión de inmueblesDatos Maestros. Gestión de partners
Organización, persona o grupo en los que la empresa tiene un interés de negocio
Nos permite gestionar todas las relaciones y guardar información que tengamos de los interlocutores financieros y comerciales de los activos inmobiliarios
Gestión de inmueblesContratos de Real Estate
Objeto Real Estate
Interlocutor
Contabilizaciones
Pagos
Gestión Partidas Abiertas
Reclamaciones
Controlling Real Estate
Integración FI-AA
Procesos
ACTIVAR
Tipo de contrato Duración Condiciones Vencimiento/Prórroga Reglas de Ajuste Recargo Servicios Alquiler según Ventas Gestión Documental
Contrato
Firma Fecha
Correspondencia
Centros de Coste
Contrato Externo
Contrato Interno
Superficies Vacante
Gestión de contratosCiclo de vida
Crear contrato
Activar contrato
Cambiar detalles / cláusulas contrato
Cambio de las condiciones del contrato
Cambio titular contrato
Renovación Contrato
Gestión de avisos
Ajuste Condiciones
Liquidación gastos & suministros
Revisión & InspecciónUnidades de Alquiler
Devolución de Fianzas
Crear Correspondencia
Saldar partidas abiertas
Facturación / Cobro/ Pago importe alquileres
Revisión fechas & condiciones
Cambio superficie & actualizar detalles
Revisión /
Seguimiento
Crear
CambiarFinalizar
Vista de Arquitectura
Gestión de inmueblesDatos Maestros. Vistas
Vista de UsoVista de Uso Vista de Arquitectura
Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.
Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de alquiler, habitación alquilable):
Gestión de InmueblesVista de arquitectura
Vista técnica con datos maestros de tipo arquitectónico de un objeto inmobiliario
NO OBLIGATORIA. Complementan la vista de uso.
Independiente de la sociedad FI
Integración con sistemas gráficos CAD/GIS
Pueden ligarse con un objeto de la vista de uso
Gestión de inmuebles
Inversiones y Construcción
Mantenimiento y Reparaciones
Energía y Seguridad
REAL ESTATE MANAGEMENT
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Gestión de espacios y traslados
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
• Falta de visibilidad de utilización de espacio
• Desconocimiento del coste debido a espacios vacantes
• Ineficiencias en la gestión de salas y falta de visibilidad sobre equipamiento disponible
Gestión del Espacio
Real Estate Lifecycle ManagementCapacidades
Gestión de espacios y traslados
Utilización mas eficiente del espacio a través de planificaciones gráficas del espacio y asignaciones del mismo, gestión de mudanzas, reserva de salas de conferencias y gestión de servicios
Monitorización de la asignación de espacios a empleados y contratistas.
Creación y programación de planes de desplazamiento de individuos y equipos, resultando en informes de ocupación muy precisos y asignaciones de equipamiento.
Gestión de ocupación de las salas de conferencias con capacidad de cambio de servicios pedidos.
Gestión de espacios
Definición de espacio arquitectónico como espacio de trabajo
Mantenimiento de datos del espacio de
trabajo
1Asignación de
empleados
2
Asignar empleados al espacio de trabajo incluyendo asignación de objetos de coste
Imputación de costes
3
Asignación de costes a objetos de coste internos.
Space Management asegura transparencia total en el uso de el espacio de trabajo, y soporta la asignación opcional de tarifas de uso a objetos de coste interno como Centros de coste, ordenes, o Elementos PEP
Gestión de espacios y trasladosIntegración CAD
A3.01 -12 PuestosA3.03 -12 PuestosB3.01 -10 PuestosD3.01 -12 PuestosD3.03 -12 PuestosE3.01 -10 Puestos
G3.01 – 25 PuestosG3.02 – 25 Puestos
• Datos del espacio de trabajo• Asignar empleados• Asignar costes
Costes de ocupación más bajos Balancear la demanda de espacio
con los recursos disponibles Uso optimo del espacio a través
de asignaciones de coste integradas
Carga/Lectura automática de los planos desde CAD/SIG
Gestión de espacios y trasladosTraslados
Especificar personas que hay que mover
Especificar espacios objetivo
Planificar ocupantes de los espacios objetivo.
Introducir las fechas de traslado
Visualizar el plan de traslado en el sistema CAD
Crear Plan de Mudanza
1Activar plan de
mudanza
2
Activar las entradas en la lista de salas objetivo
Visualizar nueva ocupación en CAD
Gestión de espacios y trasladosReserva de salas
Mantenimiento de salas en la vista arquitectónica
Determinar los precios de uso de salas para reuniones y el precio de servicios
Crear datos de sala
1Mantenimiento de datos de personas
2
Mantenimiento de personas que están autorizadas a reservar una sala
Crear acuerdos marco como contratos de RE para ser capaces de cobrar a terceros que usen las salas
Crear reserva de sala
3
Seleccionar tipo de sala
Definir tiempo
Seleccionar sala disponible
Asignar gente que asistirá a la reunión
Especificar servicios requeridos (como catering)
Asignar costes
4
Usar el centro de coste asignado a la persona
Ejecutar contabilización individual para los externos
Gestión del Espacio
Gestión de inmuebles
Inversiones y Construcción Energía y Seguridad
REAL ESTATE MANAGEMENT
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Mantenimiento y Reparaciones
• Altos costes generales
• Falta de cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio
• Ineficiencia en la gestión del personal de servicio
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
Mantenimiento y Reparaciones
Despacho de órdenes de trabajo y notificaciones de mantenimiento a la fuerza de trabajo móvil.Ejecución de planes de mantenimiento preventivo y correctivo.
Mantenimiento y Reparaciones
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Uso de dispositivos ´móviles para despachar, monitorizar y actualizar las solicitudes de servicio de manera eficiente.
Colaboración con proveedores de servicio.
Creación, procesamiento y monitorización de órdenes de reparación y mantenimiento usando procesos estándar que mejoran los niveles de servicio .
Creación de planes de mantenimiento preventivo y correctivo
Mantenimiento y reparacionesIntegración CAD
Mantenimiento de instalaciones de forma proactiva
Asignación de activos a las instalaciones de real estate
Visualizar la localización de una petición de mantenimiento
Sensores para la gestión de los procesos de mantenimiento
Mejora de la disponibilidad de los equipos con mantenimiento programados
Gestión de las personas a través de dispositivos móviles
Seguimiento de la localización y costes de mantenimiento de los activos
Mantenimiento y Reparaciones
Gestión del Espacio
Gestión de inmuebles
Inversiones y Construcción
REAL ESTATE MANAGEMENT
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Energía y Seguridad
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Energía y Seguridad
Seguimiento del consumo de recursos para la cartera en cada localización.Integración con los sistemas de información de los edificios de cara a mejorar sus operaciones.
Monitorización del consumo de energía y sus costes relacionados para cada instalación.
Seguimiento, procesado, investigación, reporte y análisis de incidentes.
Energía y Seguridad
Crear métricas
Asignar métricas a ubicaciones técnicas, edificios, terrenos,…
Crear métricas
1
Statistical ModelingMedir consumo
2
Leer el consumo y crear documento de medida
Reportar el consumo
3
Crear reporte de consume de energía
Analizar consumo actual
Proceso a seguir:
Energía y Seguridad
Reduce el consumo de recursos
Visualizar el consumo de recursos por localización
Acceder directamente al Sistema de información del edificio
Monitorización del consumo de recursos por localización y edifico
Acceso a los sistemas de información de los edificios desde el cockpit
Desplegar procedimientos de seguridad y monitorizar los incidentes de seguridad
• Falta de visión holística de datos técnicos, comerciales o del entorno de Real Estate
• Incapacidad para reaccionar a tiempo a los problemas
• Falta de flexibilidad de las herramientas de reporting
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
Real Estate Cockpit
Real Estate Cockpit
Optimización en la localización de inmuebles y terrenos
Visión conjunta de datos operacionales y económicos
Proceso de pagos en tiempo real
Gestión eficiente de las rentas
Planificación de los cambios regulatoriosNuevos estandar con implicaciones obligatorias liberados
Reportados fuera de balance
Informados en la memoria del balance
SAP Lease Administration para equipos
IASB publica el nuevo estándar de
contabilización para los arrendamientos IFRS 16
FASB publica el Nuevo estándar de
contabilización de arrendamientos (ASC-842)
IFRS 16 Fecha efectiva- se permite adopción
temprana
FASB (Topic 842) (US GAAP)
13 de Enero
2016
25 Febrero
2016
1 Enero 2019
Siguiente año
fiscal tras el
15 Dic. 2018
Actual reporte de los leasing operativos
(tomador)
Es requerido capitalizar la mayoría de las obligaciones
Contabilización en el balance de los activos y las
obligaciones
Nuevas obligaciones:
Implementación del nuevo software de
SAP para administrar los
arrendamientosSAP Real Estate Management para
propiedades
La
so
luc
ión
Posicionamiento de soluciones SAP
Arrendamiento Propiedad Inmueble Otras propiedades(equipos, mobilizado..)
LessorSAP Real Estate Management(mejorado para IFRS 16 y
US GAAP ASC 842)
SAP Leasing
LesseeSAP Lease Administration
by Nakisa*
1 2
3 4Impacto de IFRS 16
IFRS16SAP Real Estate Management
Portfolio de contratos
Administraciónde contratos
ReportingGeneración
de pagos
Valoraciónde activos
Revisión de arrendamientos
Clasificación de activos
Reporting
IFRS & US GAAP Leasing
Gestiónde contratos en RE-FX
Contabilidad de activos
GENERAL LEDGER (MULTI-GAAP ACCOUNTING)
Cuentas a pagar / cuentas a cobrar
Controlling y contabilidad porcentros de beneficio
REPORTING
SAP Real Estate ManagementProceso integrado End- to- End
Procesos
Org
aniz
ació
n
Investand
Construction
Portfolio and Contracts
Space- und Facility
Management
Maintenance
and Repair
Resource Management
PortfolioPlanning
Trans-actions Mgmt.
Location Mgmt.
Portfolio Mgmt.
Portfolio Analysis
Project Mgmt. Sourcing
Contract-mgmt.
Cashflows Lease Admin.
Cost Control
Occu-pancy SpcePlanning
Move
Asset Strategy
Asset Planning
Asset Execution
MobilieScenarios Resource
TrackingObject
Analysis
FI-AA Project Controlling
PortfolioManagement
Construction
Contract Mgmt
Space Mgmt.
FacilityManagement
Accouniting Budget & Forecast Vendors Customers Financial
Close
Resource Scheduling
Solución para IFRS16 Lease Administration
Escenario integrado de gestión de arrendamientosSAP Real Estate Management
SAP Real Estate Management
„Derecho uso del activo“
Acreedor
Local GAAP
IFRS
Controlling /
Centro de
beneficio
Activo
Tipos de contrato
Partners
Objeto del arrendamiento: activosfijos, propiedades, equipos…
Plazos y condicionespara la gestión de avisosy reglas de renovación(validez)
Planes de facturación: arrendador / arrendatario
Fechas críticas y avisos
Gestión de contratos
Clasificación y evaluaciónde reglas
Calcular y reporter por valor neto contable, depreciación, reembolsos y tipo de interés.
Gestión del cambio / Revaloraciones
Workflows entre el administrador de contratos y contabilidad
Creación / enlace al activo
Calisificación y valoración
Multi GAAP : IFRS, US GAAP, HGB
Gestión RoU para activo y pasivo
Contabilidad de deudores y acreedores
Recalculo de la depreciación y reembolsos
Pago de los arrendamientos
Controlling / contabilidad por centrode beneficio
Apuntes financieros
El caminoEstar preparados para la nueva regulación
TRANSICIÓN Y CONTRUCCIÓN
Multi-GAAP Contabilización
PRODUCCIÓNPLAN
Comienzo de la gestión de contratos
Valor inicialde loscontratos
Abstracciónde datos
Implementación
Gestión del cambio
Fase de análisis
Gestión de contratos
Valoración y clasificación
IFRS16. Estructura del contrato
Kondition
Periodos de validez del contrato
Para cada objeto del contrato se aosican las reglas de valoraciónrelevantes según los principios
contables
Las condiciones pueden serasignadas a reglas de valoración y
pueden ser clasificadas de acuerdoa la relevancia de la misma para el
cáculo del RoU
Las fechas de duración del contratopredefinen la duración del mismodesde el punto de vista contable,
pero pueden ser cambiadas de forma manual: fecha probable de
fin
Crear / asignar un RoU para el activo
Erzeugung Bewertung
Crear / Asignar el datomaestro del activo
Regla de valoración
Cada modificación en el contratorequire una revaluación Erzeugung Bewertung
Erzeugung BewertungCrear la valoración
VertragsobjekteObjetos del contrato
Condiciones
Ej: Arrendamiento edificio
Fiori Launch PadGenerar
valoración
Crear activo
fijo
Generar
cash flowsContabilizar
valoración
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resultados
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
Acceso al
Launchpad
GESTIÓN DEL CONTRATO
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contrato
Ej: Arrendamiento edificio
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fijo
Generar
cash flowsContabilizar
valoración
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VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
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contrato
Ej: Arrendamiento edificio
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Crear activo
fijo
Generar
cash flowsContabilizar
valoración
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VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
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GESTIÓN DEL CONTRATO
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contrato
Ej: Arrendamiento edificio
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Crear activo
fijo
Generar
cash flowsContabilizar
valoración
Reportar
resultados
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
Acceso al
Launchpad
GESTIÓN DEL CONTRATO
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contrato
Ej: Arrendamiento edificio
Fiori Launch PadGenerar
valoración
Crear activo
fijo
Generar cash
flowsContabilizar
valoración
Reportar
resultados
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
Acceso al
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GESTIÓN DEL CONTRATO
Crear
contrato
Ej: Arrendamiento edificio
Fiori Launch PadGenerar
valoración
Crear activo
fijo
Generar cash
flowsContabilizar
valoración
Reportar
resultados
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
Acceso al
Launchpad
GESTIÓN DEL CONTRATO
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contrato
Ej: Arrendamiento edificio
Fiori Launch PadGenerar
valoración
Crear activo
fijo
Generar cash
flowsContabilizar
valoración
Reportar
resultados
VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓNCONTABILIZACIÓN Multi-
GAAP
Acceso al
Launchpad
GESTIÓN DEL CONTRATO
Crear
contrato
Entrega de la solución
Entrega:
Entrega a través de un paquete de mejora
El release es EHP 6 o superior o S/4HANA on premise
Nota 1682715: IFRS compliant lease accounting
Nota 2255555: Evaluation of leasing contracts
Nota 2406475: IFRS16 mejoras y correcciones
La solución para los nuevos estandar de gestión de arrendamientos es una mejora de SAP Real Estate Management:
Soporta la integración con:
Classic y new General Ledger
S/4HANA Finance
Contabilización y gestión de activos fijos
Valor añadido SAPSAP Real Estate Management
SAP RE es SAP ERP y, por lo tanto, una plataforma escalable y flexible.
SAP RE permite una mayor transparencia y control y una mayor calidad de la información: por ejemplo una cuenta de resultados analítica por edificio.
SAP RE proporciona una total integración con la gestión de expedientes, la contabilidad financiera y analítica, gestión de proyectos, mantenimiento y generación de informes, sostenibilidad…1
2
3
Valor añadido SAPReferencias de cliente
Sector Público Comercio Gestión de ViviendasBancos, Aseguradoras,
ServiciosEnergía / Industria
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