Sardine

Sardine Guide des démarches administratives pour les camps scouts (version 2014)

Camps

Impressum Brochure : Sardine : Guide des démarches administratives pour les camps scouts Collaborateurs : Lesly Helbling / Jampa, David Kieffer / Garfield Traduction: Laurent Bernau / de Funès, Lucien Blaser / Wombat Photo : Lesly Helbling / Jampa Date d’édition : 2014 Numéro de référence : 2088.05.fr Copyright : Mouvement Scout de Suisse Speichergasse 31 CP 529 3000 Berne 7

Cette brochure a été initiée par Lesly Helbling / Jampa dans le cadre du projet Gilwell. Un grand merci à tous ceux qui y ont participé : Bambus, Chapeau, David Guidon, Haribo, Pi, Pikachu,Talpa et Wega.

Remarque préliminaire : Afin d’assurer l’égalité des sexes dans cette brochure, les termes « responsable de groupe » / « monitrice de camp » et « responsable » sont utilisés sys-tématiquement au féminin et « coach » / « conseiller » au masculin.

Si vous trouvez des erreurs ou des informations manquantes, vous pouvez nous en faire part à l’adresse [email protected] – un grand merci pour votre collaboration !

mailto:[email protected]

Table des matières

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Table des matières Introduction ............................................................................................................................ 4

Vue d’ensemble...................................................................................................................... 5

A. Préparation de la saison des camps .................................................................................. 8

Camps avec ou sans J+S ............................................................................................... 8

Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances ..... 9

Données relatives aux camps ....................................................................................... 10

Enregistrement de l’offre J+S........................................................................................ 12

Congé jeunesse ............................................................................................................ 13

B. Annonce de camp et Picasso ........................................................................................... 14

Annonce de camp au MSdS ......................................................................................... 14

Le Picasso .................................................................................................................... 16

Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp ...................................... 17

Cas particuliers d'annonce de camp ............................................................................. 18

Camps à l'étranger ....................................................................................................... 19

C. Commande de services ................................................................................................... 20

Commande de cartes nationales Swisstopo ................................................................. 20

Commande de matériel de prêt J+S ............................................................................. 22

Billet collectif CFF ......................................................................................................... 24

Assurance Rega ........................................................................................................... 26

Commande de l'aide-mémoire en cas d'urgence J+S et de la carte d'urgence en cas de crise du MSdS ................................................................................................... 27

D. Transmettre le programme détaillé .................................................................................. 28

Le dossier de camp ..................................................................................................... 28

Description des blocs de programme ........................................................................... 28

Concept de sécurité ..................................................................................................... 29

E. Autorisation de camp ....................................................................................................... 30

Evaluation du programme détaillé à l'aide de la liste de contrôle .................................. 30

Autorisation de camp .................................................................................................... 30

F. Clôture du camp ............................................................................................................... 32

G. Clôture de l'offre J+S ....................................................................................................... 33

Informations utiles ................................................................................................................ 34

Vue d’ensemble

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Introduction Chère monitrice de camps, chère responsable de groupe, cher coach,

Pourquoi ce guide ? La brochure Sardine explique les démarches administratives à effectuer pour l’enregistrement des camps scouts. C’est une aide pour tous ceux qui organisent des camps et en sont responsables. Ce guide est destiné à aider à garder une vue d’ensemble du pro-cessus administratif parfois déconcertant.

Que contient ce guide, et que ne contient-il pas ? La brochure Sardine décrit l’aspect administratif des camps, donc chaque démarche nécessaire à une annonce de camp efficace et une clôture de camp correcte. Les documents et les formulaires sont indi-qués, ainsi que l’endroit où les trouver et où les envoyer.

Par contre, le guide ne décrit pas la planification générale du camp ni l’organisation de son programme. Tout ce qui est important à ce sujet se trouve dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch et dans les bro-chures de branche. On y trouve également des idées d’activités pen-dant le camp. www.cudesch.msds.ch

A qui est destiné ce guide ? Pendant la préparation et l’organisation d’un camp, la monitrice de camp, le responsable de groupe et le coach travaillent étroitement ensemble. Beaucoup d’autres personnes partici-pent évidemment à la préparation du camp de différentes manières, mais ici seul l’aspect administratif du camp est décrit.

La monitrice de camp (MC)

est responsable de la prépa-ration, de la réalisation et de l’évaluation des camps. Elle prépare, de concert avec l’équipe, un programme de camp adapté à la troupe et diversifié. Elle s’occupe des démarches administratives nécessaires à l’enregistrement du camp. Pendant celui-ci, elle est responsable des enfants et des jeunes.

La responsable de groupe (RG)

soutient la MC. Elle l’aide lors de la préparation du camp. Elle confirme l’enregistrement du camp, en évalue le programme et, de concert avec le coach, dé-livre l’autorisation. Elle est co-responsable des camps.

Le coach (C)

encadre et soutient la moni-trice de camp et la respon-sable de groupe. C’est la personne de contact avec les organismes et les organi-sations externes. (l’office cantonal des sports (OCS), l’association cantonale (AC), …) Il enregistre l’offre J+S dans la SPORTdb et dé-bloque les subventions après le dernier camp. Il confirme l’enregistrement du camp, en évalue le programme et dé-livre l’autorisation en accord avec la responsable de groupe. Il est co-responsable des camps.

Amusez-vous bien en préparant votre camp !

http://www.cudesch.msds.ch/

Vue d’ensemble

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Vue d’ensemble

Vue d’ensemble

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Résumé des démarches administratives La vue d’ensemble suivante résume le déroulement de l’annonce de camp. Elle montre qui doit faire quoi, et quand. Pour les camps sans Jeunesse et Sport (J+S), seuls les champs marqués en gris sont à prendre en considération. L’annonce et la clôture de l’offre de camp J+S sont effectuées par le coach dans la SPORTdb. Ces démarches sont indiquées ici en italique.

Quand Monitrice de camp (MC)

Responsable de grou-pe (RG) Coach

Office cantonal de sport (J+S) ou MSdS/AC

A Préparation de la saison des camps

Dates du camp

En début d’année

(Au plus tard 6 semaines avant le premier camp)

Avec la RG, dresser la liste de tous les camps prévus, de 3 jours et plus.

Décider si camps avec ou sans J+S et avec ou sans inscription à Voilà.

Avec la MC, dresser la liste de tous les camps prévus de 3 jours et plus.

Décider si camp avec ou sans J+S et si inscription à Voilà. Envoi de la liste au coach.

> 2,5 mois avant le camp

Le cas échéant, faire une demande de congé jeunesse

Confirmation du formu-laire de congé jeunesse

Enregistrement de l’offre J+S

Au plus tard 30 jours avant le premier camp

Enregistrement en ligne de l’offre J+S par la SPORTdb

L’office cantonal des sports octroie l’autorisation pour les camps enregistrés.

B Annonce de camp et Picasso

7 semaines avant le camp (camp à l’étranger : 2 mois)

Remplir l’annonce de camp MSdS et l’envoyer avec le Picasso à la RG. De plus, envoyer le Pi-casso au coach.

Envoyer l’annonce de camp MSdS complétée et signée au coach.

Compléter l’annonce de camp MSdS et la signer. En envoyer une copie à l’AC et au MSdS au plus tard 6 semaines avant le camp.

Evaluer le Picasso et donner feed-back à la MC.

Le MSdS envoie une copie de l’annonce de camp à l’AC du lieu de camp.

1 mois avant le camp

Informer la commune dans laquelle le camp à lieu de la présence d’un camp

C Commande de services

> 7 semaines avant le camp (pour juin-août) sinon 4 semaines.

Remplir la commande de cartes nationales et l’envoyer au coach.

Contrôler la commande, la signer et l’envoyer à Swiss-topo au plus tard 6 resp. 3 semaines avant le camp.

Swisstopo fait parvenir les cartes comman-dées à l’adresse de livraison.

> 6 semaines avant le camp (Pâques / juin-juill. / déc.-janv.) sinon 4 semaines.

Remplir la commande de matériel de prêt J+S et l’envoyer au coach.

Contrôler la commande, la signer et l’envoyer à l’office cantonal des sports au plus tard 5 resp. 3 semaines avant le camp.

L’office cantonal des sports fait suivre la commande et envoie une confirmation au coach.

2 semaines avant le camp

Remplir la commande de billet collectif CFF et l’envoyer directe-ment à l’office canto-nal des sports.

L’office cantonal des sports renvoie le formulaire tamponné à la MC.

Vue d’ensemble

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2 semaines avant le camp

Envoyer la liste des participants au coach pour l’assurance Rega.

Annonce à la Rega par la SPORTdb.

D Transmettre le programme détaillé

Au plus tard 3 semaines avant le camp

Envoyer le dossier de camp complet à la RG et au coach.

E Autorisation du camp

2 à 3 semaines avant le camp

Evaluation du programme en suivant l’aide-mémoire de l’annonce de camp MSdS

Evaluation du programme en suivant l’aide-mémoire de l’annonce de camp MSdS

Délivrance de l’autorisation du camp, de l’autorisation sous réserve ou du refus d’autorisation.

Délivrance de l’autorisation du camp, de l’autorisation sous réserve ou du refus d’autorisation.

1 à 2 semaines avant le camp

Discussion du pro-gramme et de l’autorisation.

Discussion du programme et de l’autorisation.

Discussion du programme et de l’autorisation.

La MC confirme l’autorisation sous ré-serve ou le refus d’autorisation par sa signature.

Signature de l’autorisation. Signature de l’autorisation.

Dernière semaine avant le camp

Envoyer une copie de l’autorisation signée à la MC et la RG ; en cas de refus d’autorisation, éga-lement à l’AC.

Pendant le camp

Lors du premier jour de camp

Vérifier que le matériel emprunté à J+S a été reçu dans son intégrali-té.

Remballer le matériel de prêt J+S selon l’aide-mémoire.

F Clôture du camp

Au plus tard 3 jours après le camp

Renvoyer les cartes nationales à SwissTopo.

Au plus tard 10 jours après le camp

Envoyer une liste de tous les participants et des responsables au coach.

Terminer le contrôle de présence.

G Clôture de l’offre J+S

Au plus tard 30 jours après le dernier camp

Clôturer l’offre J+S en ligne par SPORTdb.

Après la clôture de l’offre J+S

Envoyer une copie de la confirmation de virement reçue à la RG.

Virement des sub-ventions J+S au groupe. Envoi de la confirmation de virement au coach.

A. Préparation de la saison des camps

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Conditions cadres pour camps (avec ou sans J+S) Les camps scouts peuvent avoir lieu avec ou sans inscription à J+S. Tous les camps scouts de plus de 3 jours avec ou sans J+S doivent être annoncés à l’association cantonale (AC) et au Mouvement Scout de Suisse (MSdS). Pour ce faire, on utilise l’annonce de camp du MSdS. Elle consiste en trois parties : l’inscription du camp, son autorisation et un aide-mémoire qui sert de base à l’encadrement pour donner son accord au programme du camp. Les consignes de base valables pour tous les camps scouts sont consignés dans le Règle-ment concernant la préparation de camps du MSdS.

Pour les camps qui sont inscrits à J+S, des consignes supplémentaires s’appliquent. Tous les camps d’un groupe qui auront lieu pendant une année sont inscrits et clôturés par le coach dans la SPORTdb en tant qu’offre J+S. Pour ces camps, on peut commander du ma-tériel J+S, des cartes topographiques et des billets de groupe CFF à des tarifs particulière-ment intéressants. Tous les participant(e)s de l’âge J+S peuvent être assurés pendant la durée d’un camp auprès de la Rega. Les camps J+S doivent remplir certaines conditions minimales concernant le nombre de monitrices et de participant(e)s, ainsi que les activités proposées pendant le camp. Si un camp remplit ces conditions, le groupe reçoit une subven-tion forfaitaire. En 2013, celle-ci se montait à CHF 7.60 par personne et par jour (les mon-tants actuellement alloués peuvent être trouvés dans le fil conducteur pour les coachs J+S). Cette subvention est attribuée selon le nombre de personnes de l’âge J+S, encadrées par un nombre suffisant de monitrices J+S. Toutes les directives concernant l’organisation de camps J+S sont consignées dans le Guide pour la réalisation d'offres J+S Sport de camp/Trekking.

L’office cantonal des sports peut effectuer des contrôles ponctuels, auquel cas le programme d’un camp peut être examiné de manière plus approfondie. Dans ce cas-là, l’office cantonal des sports demande au coach de présenter le programme général et détaillé du camp, en sus des formulaires habituels, afin qu’ils soient contrôlés.

Exigences pour un camp J+S (d’après le Guide SdC/T du 1.10.2012) Durée minimale : au moins 4 jours, resp. 3 jours (pour autant qu’un autre camp de 4

jours soit proposé dans le même offre.). Les jours d’arrivée et de départ comptent en-semble pour une journée de camp si au moins quatre heures d’activités J+S sont réali-sées sur l’ensemble des deux jours.

Nombre de responsables : Les conditions suivantes doivent être remplies :

- Au moins deux responsables J+S formés (= cours de base réussi) doivent être pré-sent lors de chaque camp. Pour les camps Sport des enfants, ils doivent avoir une reconnaissance J+S SdC/T Sport des enfants valable, pour les camps Sport des jeunes, une reconnaissance J+S SdC/T Sport des jeunes valable. Pour les camps mixtes, la maitrise doit comporter au minimum une personne avec reconnaissance J +S SdC/T Sport des enfants valide et au minimum une personne avec une recon-naissance J+S SdC/T Sport des jeunes valide.

- Dans chaque camp, un responsable au minimum doit posséder le complément Res-ponsable de camp (= cours de responsable réussi).

- Pour plus de 24 participants, un responsable J+S avec reconnaissance valide sup-plémentaire est nécessaire par tranche de 12 participants.


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Nombre de participants : au moins 12 personnes par camp dans la tranche d‘âge cor-respondante. Il n’est pas possible de prendre plus de participants en camp que ne le permet le nombre de responsables.

Sécurité : Les règles de sécurité du SdC/T doivent être respectées (voir la brochure Sport de Camp/Trekking – Présentation dans le cudesch). Un concept de sécurité doit être établi pour le camp dans son ensemble ainsi que pour toutes les activités à risques. Les activités à risque ne peuvent être effectuées qu’avec des participants en âge sport des jeunes (10-20) et requièrent des responsables avec une reconnaissance dans le domaine de sécurité correspondant.

Structure du programme : Certaines exigences concernant le programme du camp doi-vent également être respectées. Elles sont expliquées au chapitre B. Annonce de camp et Picasso.

Formulaire Informations supplémentaires Site Internet

Règlement concernant la prépa-ration de camps (MSdS) Guide pour la réalisation d'offres J+S Sport de camp/Trekking(J+S) Brochure SdC/T : Présentation (J+S)

www.camp.msds.ch > Aides

Voilà – programme pour la promotion de la santé et la prévention des dépendances Les MC et les RG décident également au début de l’année si elles veulent inscrire les camps dans le programme Voilà. Voilà est le programme pour la promotion de la santé et la préven-tion des dépendances dans les associations de jeunesse. Il est proposé dans 17 cantons sous différents noms. Pour pouvoir profiter de ce programme c’est-à-dire pouvoir y inscrire son camp, il faut qu’au moins un membre de la maîtrise suive une formation. Cette formation permet aux monitrices de demander des subventions pour un camp. Des informations plus précises sur les dates des cours ainsi que sur les exigences cantonales spécifiques pour les subventions peuvent être obtenues en s’adressant auprès des personnes de contact des programmes Voilà cantonaux.

Formulaire Informations supplémentaires Site Internet

www.voila.ch/fr > Contact > Programmes cantonaux

http://www.camp.msds.ch/

http://www.voila.ch/fr


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Données relatives aux camps Au début de l’année, la MC et la RG décident ensemble les camps qu’elles veulent organiser et les dates. Elles établissent une liste avec toutes les données nécessaires concernant le groupe et les camps. La MC et la RG décident également quels camps seront annoncés à J+S. Pour rassembler ces données, on peut consulter le mémento Aide-mémoire SPORTdb, afin de s’assurer que les données sont complètes. En début d’année, les MC et les RG remettent au coach la liste des données relatives aux camps.

Voici quelques explications relatives au formulaire :

1 « Compte de paiement du forfait J+S » : on donne le numéro de compte du groupe. Les paiements par J+S se font uniquement sur le compte bancaire ou postal suisse d’une association. Après le décompte de l’offre J+S à la fin de l’année, la subvention est ver-sée sur ce compte.

2 « Type de camp J +S » : Kids correspond à la branche louveteaux et on la choisit pour les camps s’adressant principalement à des enfants de 7 à 10 ans. Teens correspond aux branches éclairs ou picos avec des participant(e)s majoritairement âgés de 10 à 20 ans. Un camp mixte permet de compter comme participants des personnes de 5 à 20 ans. Selon le règlement des camps du MSdS, il n’est pas permis d’organiser des camps avec la branche Castors (5-6 ans).

3 « Nombre de participants prévu » : celui-ci n’est probablement pas connu à l’avance, c’est pourquoi on met un chiffre approximatif qui pourra être corrigé ultérieurement.

4 « Nombre d’accompagnants prévus » : On entend par là des personnes qui seront pré-sentes au camp en plus de responsables formés.

5 « Activité de sécurité prévue » : données provisoires qui pourront être modifiées plus tard.

6 « NPA/Localité » et « Date de naissance » : Seulement pour les monitrices qui s’engagent pour la première fois dans le groupe en tant que monitrice J+S. C’est impor-tant d’inscrire la date de naissance précise et pas seulement l’année. Le totem ne sert qu’au coach et n’est pas nécessaire à la SPORTdb.

Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet

Données nécessaires au coach pour l’annonce par la SPORTdb (MSdS)

www.encadrement.msds.ch > Encadrer un camp scout > Res-sources

Délai pour les données relatives aux camps

MC et RG > Coach : en début d’année

http://www.encadrement.msds.ch/


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Enregistrement de l’offre J+S Le coach enregistre tous les camps du groupe en une fois auprès de J+S. Il le fait en ligne par la SPORTdb. Le numéro du compte se com-pose de « js » plus le numéro personnel du coach. Ce numéro personnel figure par exemple sur sa carte J+S ou peut être demandé au service cantonal. C’est ce dernier qui donne au coach l’accès à la SPORTdb.

Ouverture de l’offre J+S dans la SPORTdb Au début de l’année, une nouvelle offre pour l’année à venir est ouverte sous « Gestion de l’offre » > « Nouvelle offre ». Une seule offre est ouverte par groupe. Avec cette offre, tous les camps du groupe seront inscrits à J+S.

Après l’ouverture, l’offre peut être consultée n’importe quand sous « Gestion de l’offre » > « Vue d’ensemble de l’offre ». A chaque modification pendant l’année, le « statut » change également. La « check-list » de l’offre donne une vue d’ensemble sur les étapes de modifica-tion nécessaires à chaque statut. Pour modifier l’offre, on suit les cartes du registre de la gauche vers la droite (voir l’illustration). La nouvelle offre ouverte s’affiche dans la vue d’ensemble de l’offre en tant qu’« offre pas encore enregistrée ». A partir de là, il s’agit d’enregistrer l’offre.

Voici quelques explications relatives à la check-list de la SPORTdb.

Statut de l’offre « Annonce »

1. Vérifier les données de l’offre Vérifier les données de l’offre et les modifier si saisir la direction indiquer le nécessaire compte pour le versement Chercher la personne et enregistrer Chercher le compte ou en entrer un nouveau

2. Saisir, traiter ou effacer un camp Entrer tous les camps d’après la liste des MC et de la RG (entrée des données prévues) 3. Fixer les objectifs Pour chaque champ d’action, il faut choisir au moins un objectif par offre 4. Envoi pour autorisation En cliquant sur « Commencer la procédure d’autorisation » au-dessous de « Check-list », l’offre est envoyée à l’office cantonal du sport pour autorisation.

Délai pour l’enregistrement de l’offre J+S

Coach > SPORTdb : au plus tard 30 jours avant le premier camp

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Statut de l’offre « Procédure d’autorisation »

Le statut « Procédure d’autorisation » indique que l’office cantonal des sports traite l’offre. La demande d’autorisation du coach est confirmée par message électronique (Objet : Confirma-tion de réception de votre offre J+S n° XXXXX). L’autorisation finale par l’OCS est également confirmée par message électronique (Objet : Autorisation de votre offre J+S n°XXXXX). Dès lors, l’offre entre dans le statut « Exécution ».

En ce qui concerne la clôture du camp et de l’offre, consulter ci-dessous le chapitre F Clôture du camp et le chapitre G Clôture de l’offre.


Aide-mémoire : Enregistrement d’une offre (J+S)

www.jeunesseetsport.ch > Informations pour > Coachs J+S Coachs > SPORTdb

Saisie des données et protec-tion des données dans la SPORTdb (J+S)

https://www.sportdb.ch/extranet

FAQ : SPORTdb - les questions souvent posées (J+S)

Congé jeunesse Les monitrices exerçant une activité profession-nelle peuvent obtenir un congé jeunesse. En effet, de par la loi, les apprentis et les per-sonnes de moins de 30 ans exerçant une activi-té professionnelle ont droit à une semaine sup-plémentaire de congé non payé pour des activités d’encadrement des jeunes (camp, cours de formation, événements). La monitrice remplit seule ou avec la RG la partie supérieure du formulaire Attestation relative au congé jeunesse (CSAJ). La RG complète la partie inférieure et confirme ainsi que le camp aura bien lieu. Ce formulaire permet à la monitrice de deman-der un congé jeunesse à son maître d’apprentissage ou à son patron au plus tard deux mois avant le camp. D’autres renseignements se trouvent dans l’ « Aide-mémoire Congé jeu-nesse » (CSAJ/OFAS).


Attestation relative au congé jeunesse (SAJV)

Aide-mémoire « Congé jeu-nesse » (CSAJ/OFAS)

www.camp.msds.ch > Aides www.conge-jeunesse.ch

Délais pour l’attestation de congé jeunesse MC > RG : 2.5 mois avant le camp

RG > Employeur : 2 mois avant le camp

http://www.jeunesseetsport.ch/

https://www.sportdb.ch/extranet


http://www.conge-jeunesse.ch/

B. Annonce de camp et Picasso

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Annonce de camp au MSdS Avec l’annonce de camp MSdS, chaque camp est inscrit à l’avance à l’AC et au MSdS. La MC remplit la première page de l’annonce de camp et l’envoie 7 semaines avant le camp à la RG. En même temps, elle envoie le Picasso à la RG et au coach. La RG complète et signe l’annonce et l’envoie au coach. Celui-ci la complète et la signe également et en envoie une copie au MSdS et à l’AC (soit par Poste ou scannée par e-mail). Le MSdS utilise ces informations afin de pouvoir réagir en cas de crise, ainsi que pour des informations statistiques vis-à-vis de la confédération. Voici quelques explications relatives au formulaire :

1 « Nombre de participants prévu » : Il faut inscrire le nombre de participant(e)s et de res-ponsables. Si ces données ne sont pas encore connues, donner un chiffre approximatif.

2 « Formation scoute/Formation J+S » : La formation scoute dépend du niveau de forma-tion suivie, p.e. cours de base branche louveteaux, cours de responsable d’unité branche éclais, cours panorama, etc. La formation J+S distingue entre moniteur et res-ponsable de camp, ainsi qu’entre « Sport des enfants » et « Sport des jeunes ». Si la responsable a les deux validations, elle doit inscrire celle qui correspond à la tranche d’âge du camp (p.e. « chef de camp Sport des enfants »).

3 « Maîtrise de camp » : On inscrit ici les responsables qui participent à la préparation et à l’exécution du camp.

4 « Domaine de sécurité » : Si la responsable a suivi un ou plusieurs modules de sécurité, on coche les cases correspondantes.

5 « N° téléphone de contact / d’urgence » : Il faut inscrire le nom et le numéro de télé-phone de la personne de contact qui pourra être atteinte pendant la durée du camp. Si c’est un numéro de portable, il faut absolument d’abord vérifier si le gîte ou l’emplacement prévu pour le campement dispose d’une couverture de réseau de télé-phonie mobile suffisante.

6 « Activités dans la domaine de sécurité » : S’il est prévu de pratiquer des activités de sécurité pendant le camp, il faut marquer dans quel domaine de sécurité (Hiver / Eau / Montagne). On inscrit également le nom de la responsable de l’activité de sécurité. Il faut que cette personne ait réussi la formation au module de sécurité correspondant. Si le coach ne dispose pas des connaissances de spécialiste suffisantes pour l’encadrement d’une activité de sécurité, il fait appel pour l’encadrement de l’activité à une personne avec les connaissances de spécialiste adéquates dans le domaine de sé-curité concerné (exigence J+S : reconnaissance d’expert SdC/T avec le complément spécifique à sa fonction dans le domaine de sécurité concerné). S’il ne connaît pas une personne correspondant à ces critères, il contacte l’association cantonale.


Annonce de camp MSdS (p. 1) www.camp.msds.ch > Aides

Délai d’annonce du camp au MSdS Formulaires remplis avec Picasso

MC > RG : 7 semaines avant le camp

RG > Coach : 6-7 semaines avant le camp

Formulaires remplis sans Picasso

Coach > AC et MSdS : 6 semaines avant le camp



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Le Picasso Le Picasso contient les grandes lignes du pro-gramme du camp. Grâce à lui, la maîtrise garde une vue d’ensemble des activités prévues pen-dant la préparation et le déroulement du camp. Il faut commencer avec la planification du Pi-casso suffisamment longtemps à l’avance. En effet, 7 semaines avant le camp, la MC remet le Picasso et l’annonce de camp MSdS à la RG et au coach. Le coach donne ensuite son avis sur le Picasso. Pour la planification de ce programme résumé, on trouve de bons conseils dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch.

Les points suivants doivent y figurer :

Thème du camp Nom de la responsable de camp Organisatrice (unité, groupe) Nom du coach Lieu de camp et nom du gîte / de l’emplacement du camp sous tentes Dates du camp Genre de camp (gîte/tentes, camp d’été/d’automne) Jour, date et responsable de la journée Nom de chaque activité et de la personne responsable Heures d’arrivée et de départ Pour les camps J+S : les blocs de sport de camp et d’activités de camp doivent figurer

dans le Picasso avec un numéro et de façon visible (par exemple en utilisant des cou-leurs différentes). (Voir brochure J+S SdC/T : Présentation)

Instructions du MSdS concernant le programme

Le MSdS laisse beaucoup de liberté aux responsables pour la composition du programme. Celui-ci doit être équilibré et varié et les fondements scouts pris en compte. Le Règlement concernant la préparation de camps doit être respecté.

Dans le cadre de camps J+S, il faut en outre respecter les dispositions supplémentaires sui-vantes par rapport au programme :

Il faut au moins 4 heures d’activités J+S par jour, dont au maximum 2 heures d’activités de camp.

Dans un camp de plus de 4 jours, un jour de camp peut avoir lieu sans activités J+S (mais aucun subside J+S ne sera accordé pour ce jour).

Les blocs de programme (blocs sport de camp et activités de camp) doivent avoir lieu sur deux parties de journées distinctes.

Les jours d’arrivée et de départ comptent ensemble pour une journée de camp si au moins quatre heures d’activités J+S sont réalisées sur l’ensemble des deux jours.

La durée minimale d’un bloc de programme est de 30 minutes.


Modèle de Picasso vide (Cudesch)

Brochure J+S Le camp (cudesch) Règlement concernant la prépara-tion de camps (MSdS) Brochure J+S SdC/T : Présentation (J+S)

www.cudesch.msds.ch > Camp (exemples)

Délai pour le Picasso Avec l’annonce de camp au MSdS


RG > Coach : 6-7 semaines avant le camp

http://www.cudesch.pbs.ch/


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Informer la commune dans laquelle se trouve le lieu de camp Environ un mois avant le camp, la commune dans laquelle se déroule le camp devrait être informée de la présence du camp. La prise de contact avec la commune est utile pour plu-sieurs raisons. D’une part, la commune peut vous informer sur les réglementations canto-nales ou communales. D’autre part, il est important que les autorités soient informées de votre présence en cas de catastrophe (évacuation). Parfois la commune peut d’ailleurs éga-lement vous aider dans la recherche d’un abri de secours (par ex. abri PC communal).

Les informations suivantes devraient être envoyées à la commune :

Durée et type de camp Nom du groupe Nom et coordonnées du responsable de camp principal Nom du propriétaire du terrain Coordonnées du lieu de camp Demande d’informations concernant des règlements cantonaux ou communaux spé-

ciaux (interdiction de feu, protection des nappes phréatiques, zones de protection de la nature, périodes de protection du gibier, …)

Attention : Dans certains cantons des consignes spéciales concernant la prise de contact avec les autorités sont en vigueur, cf. la section Cas particuliers d’annonce de camp de ce chapitre.


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Cas particuliers d’annonce de camp

Camps dans le canton du Tessin D’après le droit cantonal, il est nécessaire d’obtenir une autorisation de la commune de loca-lisation du camp pour pouvoir organiser un camp sous la tente. Pour l’obtenir, il faut en faire la demande auprès de la commune. Il n’existe pas de formulaire officiel. La meilleure solu-tion est de prendre d’abord contact avec la commune où le camp devrait avoir lieu et de cla-rifier le processus avec elle. Puis il faut écrire une courte lettre avec comme objet : « Richies-ta di autorizzazione per campeggio occasionale ».

Camps dans le canton de Vaud Les camps en gîte et sous tente d’une durée de plus de 7 jours doivent être également an-noncés au canton de Vaud. La législation cantonale sur la protection de la jeunesse prévoit que les camps soient annoncés au Service de la Protection de la Jeunesse (SPJ). Pour ce faire, une demande d’autorisation doit être remplie et envoyée au secrétariat pour la protec-tion de la jeunesse en y joignant les statuts du groupe, l’annonce de camp MSdS et le pro-gramme détaillé, et ce, trois semaines avant le camp.


Autorisation d’un camp dans le canton de Vaud (SPJ du canton de VD)

Formulaire pour la demande d’une autorisation d’un camp au canton de Vaud




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Camps à l’étranger Il existe plusieurs possibilités pour organiser un camp scout à l’étranger. Les différentes formes de camps à l’étranger et tout ce qu’il faut savoir sur leur organisation se trouvent dans la brochure du MSdS Scoutisme international – Camps scouts à l’étranger. Si l’on veut organiser soi-même un camp à l’étranger, consulter le Fil conducteur « Camps scouts à l’étranger ».

Le Règlement concernant les contacts internationaux du MSdS prévoit des dispositions spé-ciales pour les camps à l’étranger. Ces camps doivent être annoncés au MSdS deux mois avant avec le Formulaire pour camps à l’étranger. Il faut y joindre le Picasso et la liste des participant(e)s. Le formulaire est un complément à l’annonce de camp habituelle du MSdS et sert de demande de lettre de recommandation internationale. Avec celle-ci, les scouts peu-vent se prévaloir d’appartenir au mouvement scout, ce qui peut s’avérer utile.

Les camps scouts à l’étranger peuvent aussi être annoncés à J+S. Les mêmes modalités s’appliquent que celles pour les camps en Suisse. De même, du matériel J+S peut égale-ment être commandé pour un camp à l’étranger. Néanmoins, la livraison n’est effectuée qu’à une adresse en Suisse, de sorte que son transport incombe à la maîtrise.

Attention : Dans de nombreux pays, particulièrement en UE, il existe des règles spécifiques concernant les camps de jeunes ! Ces règles peuvent, par exemple, concerner la couverture d’assurance des participants, la formation des responsables ou l’aménagement du lieu de camp. Parfois une annonce spéciale du camp auprès des autorités locales de protection de la jeunesse est également nécessaire (par ex. en France). Ainsi, il est important de se ren-seigner au préalable sur les spécificités légales du lieu de destination !

Formulaire Informations supplémentaires Sites Internet Formulaire pour camp à l’étranger (MSdS)

Règlement concernant les con-tacts internationaux (MSdS)

www.international.msds.ch > Camps internationaux > Camp à l’étranger divers

Aide-mémoire « Camps scout à l’étranger » (MSdS)

Scoutisme international - Camps scouts à l’étranger (MSdS)

http://www.international.msds.ch/

D. Transmettre le programme détaillé

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C. Commande de services

Commande de cartes nationales Swisstopo Pour les camps J+S, on peut commander des cartes nationales auprès de Swisstopo. A cet effet, il faut utiliser le formulaire «Commande de cartes nationales ». Le prêt est gratuit mais les frais de port pour les renvoyer sont à la charge du groupe. Les cartes perdues ou renvoyées en retard sont facturées. La MC peut commander un exemplaire de chaque carte pour trois parti-cipant(e)s de l’âge J+S. Elle envoie le formulaire rempli au coach qui le signe et le transmet directement à Swisstopo (par poste ou scannée par e-mail). Les cartes sont livrées par la poste au domicile de la MC.

Voici quelques explications relatives au formulaire:

1 « Disponible » : La MC décide de la date à laquelle elle aura besoin des cartes. Si la commande est réceptionnée 3 semaines avant par Swisstopo, les cartes seront en-voyées à cette date à l'adresse indiquée. Il est recommandé de passer commande as-sez tôt afin de pouvoir utiliser les cartes nationales lors de la reconnaissance des lieux.

2 « Reddition » : La MC doit renvoyer à temps les cartes par la poste, c’est-à-dire au plus tard 3 jours après la fin du camp (cf. l’ « aide-mémoire pour le matériel de prêt »)

3 « Organisation »: La MC note ici le nom du groupe.

4 « Droit au matériel »: On peut emprunter des cartes nationales à l'échelle 1:25'000 et 1:50'000 ainsi que des assemblages. La MC a le droit de commander un exemplaire pour 3 participants de l’âge J+S. Sont pris en considération tous les participants âgés de 5 à 20 ans.

5 « N° de l'offre »: Le coach note ici le numéro de l'offre J+S selon l'inscription dans la SPORTdb.

Formulaire Commande de cartes nationales (J+S)

Informations supplémentaires Guide concernant les prestations spéciales pour les offres de sport J+S (J+S)

Sites Internet www.camp.msds.ch > Aide

Délais pour la commande de cartes nationales MC > coach : 4 semaines avant la date de livraison (juin à août : 7 semaines)

Coach > Swisstopo : 3, resp. 6 semaines avant la date de livraison

http://www.lager.pbs.ch/


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Commande de matériel de prêt J+S Pour les camps qui sont annoncés à J+S, il est possible d’y commander du matériel. Pour ce faire, le formulaire « Commande de matériel de prêt pour camps J+S » est utilisé. Les frais de prêt se montent à CHF -.60 par kilo de matériel, y compris la palette. Les frais sont automati-quement déduits de la subvention J+S versée à la fin de l'année. Le matériel manquant ou en-dommagé est facturé après le camp. La MC est personnellement responsable du matériel. La MC (appelé « chef de cours » dans le formulaire) envoie le formulaire rempli au coach. Celui-ci le complète et le transmet à l'office cantonal des sports. L'office cantonal des sports fait ensuite parvenir une confirmation au coach. Le formulaire n’a pas besoin d’être signé et peut être envoyé par e-mail.

Pour des informations plus détaillées concernant la livraison, la réception et le renvoi du matériel, voir le « Guide concernant le matériel de prêt J+S pour les offres de sport et la formation des cadres ». Voici quelques explications relatives au formulaire :

1 « N° pers. » + « Offre no » : Le numéro personnel J+S se trouve sur la carte personnelle J+S (ou sur SPORTdb). Le numéro de l’offre est le numéro de l’offre dans laquelle tous les camps de l’année sont réunis. Le coach peut trouver le numéro dans la base de données SPORTdb (demander au coach ou laisser le coach compléter).

2 « Formation des jeunes » ou « Formation des cadres »: Pour un camp la case « Forma-tion des jeunes » doit être cochée. La « Formation des cadres » est destinée aux cours de formation pour les responsables

3 « Date de livraison/date de reddition » : La date (jours ouvrables uniquement) pour le transport est déterminée ici. Si aucune confirmation écrite n’a été reçue une semaine avant la date déterminée, il est nécessaire de prendre contact avec J+S. Le matériel peut être emprunté pour un maximum de 7 mois. Le rendu du matériel doit être effectué au plus tard trois jours après la fin du (dernier) camp. Le matériel doit être rendu propre. Le jour de reddition le matériel doit être prêt à être rendu à 8 heures.

4 « Adresse de livraison du matériel » : Indiquer une adresse précise. Le matériel est livré un jour ouvrable entre 8 et 18 heures et doit être réceptionné par une personne. Si le lieu de livraison est, par exemple, une ferme près de la place de camp ou du gîte, se mettre d'accord avec l'agriculteur et l'en informer. Le lieu de livraison doit être attei-gnable par camion et le matériel doit pouvoir être déchargé avec un chariot de manuten-tion, cela signifie qu’il ne peut pas être livré dans la forêt. Le jour de reddition il est né-cessaire d’être atteignable par téléphone par le transporteur (contact en cas de pro-blèmes).

5 « Franco-domicile » : La livraison du matériel s'effectue en principe franco-domicile, c’est-à-dire que les frais ne doivent pas être payés par le groupe. Une autre possibilité consiste à aller chercher le matériel directement au dépôt OFSPO à Thoune.

Formulaire Commande de matériel de prêt (J+S)

Informations supplémentaires Guide concernant le matériel de prêt J+S pour les offres de sport et la formation des cadres (J+S)

Sites Internet www.camp.msds.ch > Aides

Délais de commande de matériel de prêt J+S MC > coach : 4 semaines avant la date de livraison, Pâques/Juin-Juillet/ Déc.-Janv. 6 semaines Coach > Office cantonal des sports : 3 resp. 5 semaines avant la date de livraison prévue



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Billet collectif CFF Si le voyage s’effectue en train, il est possible de commander un billet collectif aux CFF. Les camps J+S profitent d'un rabais spécial, les jeunes jusqu'à 25 ans payant le même tarif que les enfants jusqu'à 16 ans (60% de réduction). Le bulletin de commande doit d'abord être tam-ponné par l'office cantonal des sports. La MC va chercher un bulletin de commande au guichet, ou elle le télécharge depuis le site des CFF ou du MSdS et le remplit. Elle envoie le bulletin de commande directement à l'office cantonal des sports. Il sera alors tamponné et renvoyé directement à la MC. Au plus tard 2 jours avant le départ, la MC doit réserver le voyage et acheter le billet à la gare.

Voici quelques explications relatives au formulaire :

1 « Adresse du lieu de vacances » : indiquer l'adresse exacte du gîte / de l’emplacement du camp sous tentes.

2 « Retrait du billet le » : La MC va chercher le billet au guichet et le paie ce jour-là, au plus tard 2 jours avant le voyage, avant 15 h.

3 « Commande du billet pour les écoles et J+S » : La MC indique le nombre de personnes dans les catégories correspondantes.

4 « Timbre de l'office des sports » : L'office cantonal des sports appose son timbre ici. De cette manière les camps scouts profitent d'un rabais spécial pour groupes.

Formulaire Commande pour un voyage en groupe en Suisse (CFF)

Informations supplémentaires Aide-mémoire voyage en groupe (CFF) Guide concernant le matériel de prêt J+S pour les offres de sport et la formation des cadres (J+S)

Sites Internet www.cff.ch www.camp.msds.ch > Aides

Délais billet collectif CFF MC > Office cantonal des sports : 2 semaines . avant le camp Office cantonal des sports > MC : la dernière semaine avant le camp

http://www.cff.ch/



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Assurance Rega Tous les participants et les membres de la mai-trise de camp peuvent être assurés auprès de la Rega pendant la durée du camp. La couverture ne s’étend qu’en Suisse et dans la principauté du Lichtenstein. A cet effet, la MC remet au coach une liste avec les noms de tous les parti-cipants. Celui-ci la reporte dans la SPORTdb ou la télécharge en tant que document Excel.

En centre-partie, la Rega obtient le droit de pro-poser aux participants annoncés ayant atteint la majorité une demande de donateur. Les parents des participants devraient être informés de la transmission des données (à mention-ner lors de l’inscription aux camps).

Remplir la liste des participants Un formulaire vierge en format csv peut être téléchargé depuis le site internet du MSdS. Afin que le formulaire rempli soit accepté lors du téléchargement, ses colonnes ne doivent pas être modifiées. Les données suivantes doivent être indiquées: sexe (masculin = 1, féminin = 2), nom, prénom, date exacte de naissance (au format JJ.MM.AAAA), code postal, ville, pays, nationalité, langue maternelle.

Upload de la liste de participants Le fichier csv est importé dans SPORTdb par le Coach. Ceci peut être fait sous l’onglet « Participants » (cf. image). Après l’upload de la liste l’annonce Rega doit ensuite être acti-vée sous l’onglet « Rega » (cf. image).

Après le téléchargement, il faut que l'inscription soit déclenchée (cf. la reproduction de l’interface SPORTdb).

Formulaire Formulaire vierge pour la liste des participant(e)s (J+S)

Informations supplémentaires Guide concernant les prestations spéciales pour les offres de sport J+S (J+S)

Sites Internet www.encadrement.msds.ch > Encadrer un camp > Ressources www.camp.msds.ch > Aides

Délai Liste des participants pour l’assurance Rega MC > Coach : 2 semaines avant le camp Délai Annonce des participants pour l’assurance Rega Coach > SPORTdb : 1 semaine avant le camp (au plus tard la veille du camp !)




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Commande de l’aide-mémoire en cas d’urgence J+S et de la carte d'urgence en cas de crise du MSdS Lors de chaque préparation de camp, il est important de se préparer pour des situations d’urgence et de déterminer les mesures à prendre dans le concept de sécurité. Une des mesures qui devrait être prise pour chaque camp et l’obtention des aides mémoires en cas d’urgence J+S et des cartes d'urgence en cas de crise du MSdS.

L’aide-mémoire en cas d’urgence J+S résume les points essentiels pour surmonter les accidents. Il sert de pense-bête et de support en cas d’accident. Il est judicieux de toujours avoir l’aide-mémoire sur soit lors d’activités présentant un risque ! Tu peux te le procurer gratuitement pour ton camp auprès de l’office J+S de ton canton. Idéalement, un aide-mémoire est commandé par personne. La commande s’effectue par e-mail à l’office cantonal J+S.

La carte d'urgence en cas de crise du MSdS résume également les étapes pour surmonter un accident. Mais elle contient surtout le numéro de la Helpline Scoute, avec lequel tu peux contacter la cellule de crise. La cellule de crise doit être informée à chaque fois que la police ou les secours sont sollicités, ou se font solliciter, à cause d’une activité scoute. Tu n’es pas sur si tu as besoin du soutien de la cellule de crise ? En cas de doutes appelle la Helpline Scoute : 0800 22 36 39. Mieux vaut appeler une fois de trop que pas assez !

Chaque responsable devrait avoir une carte d'urgence en cas de crise. Normalement vous recevez automatiquement la carte d'urgence en cas de crise du MSdS par votre Coach. Si ce n’est pas le cas il est judicieux de les lui demander. Le Coach peut obtenir les cartes auprès de l’association cantonale.

Délai Aide-mémoire en cas d’urgence J+S :

MC > Office J+S : 4 semaines avant le camp

Délais carte d'urgence en cas de crise MSdS :

Coach > MC : 2 semaines avant le camp (par ex. lors du retour du Coach sur le programme du camp).


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D. Transmettre le programme détaillé Le dossier de camp Un dossier de camp est constitué à partir de tous les documents de planification. Celui-ci est remis à la RG et au coach trois semaines avant le début du camp. On trouve également des informations sur le dossier de camp dans la brochure J+S Le camp dans le cudesch. Le plus important est résumé ci-dessous. La conception des activités du camp n’est pas développée ici.

Le programme détaillé est une aide pour toutes les monitrices de camp. Il sert également de base pour l’évaluation du programme de camp par la RG et le coach. Il contient les documents suivants:

Picasso Devise et fil conducteur Description des blocs de programme (voir plus bas) Pour les randonnées à pied et à vélo: calcul du temps de marche et copies de carte to-

pographique en couleur (voir la brochure Montagne) Concept de sécurité (voir la brochure La sécurité) Les règles du camp (voir la brochure Le camp) Les arrangements au sein de l’équipe, par exemple concernant la distribution des

tâches, les chefs du jour, le positionnement par rapport aux substances addictives, etc. Liste des participant(e)s Selon les demandes du responsable de groupe/coach: informations sur les participants,

menu, budget du camp, programme de la soirée d’information aux parents…

Description des blocs de programme Le déroulement de tous les blocs de programme est fixé par écrit. Sont à inclure aussi bien les jeux et le sport que les activités qui se déroulent dans le cadre de la mise en scène thématique. On trouve des exemples-types et des formulaires vierges pour l'élaboration du programme du camp sur le site web de J+S.

Ce programme détaillé par écrit contient pour chaque bloc les renseignements suivants:

Nom du bloc Jour, date et heure Objectifs Lieu Mise en scène thématique Monitrice responsable Contenu et déroulement du bloc avec indication des temps prévus Liste du matériel Variante du programme en cas d'intempéries Concept de sécurité, si nécessaire Pour les randonnées: détail de carte topographique en couleurs comportant l’itinéraire et

le calcul du temps de marche

Les directives de J+S concernant l’organisation du contenu des différentes plages d’activités se trouvent dans la brochure Sport de Camp/Trekking – Présentation. La brochure contient également des idées pour des activités de camp ou du sport de camp ainsi que des indications concernant les mesures de sécurité.

Délais du programme détaillé


MC > Coach : 3 semaines avant le camp


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Concept de sécurité L’élaboration d’un concept de sécurité pour l’ensemble du camp, ainsi que pour les différentes activités à caractère dangereux, fait également partie de la préparation d’un camp. Ceci est également exigé par J+S. D’une part le concept de sécurité définit quelles mesures vous appliquer face à des dangers potentiels afin d’éviter des accidents. D’autre part, il définit comment vous réagissez en cas d’accident et quelles sont les prédispositions qui doivent être prises par rapport à cela.

La brochure Sécurité du cudesch explique comment exactement un concept de sécurité doit être rédigé.

Formulaire Informations supplémen-taires

Site Internet

Calcul du temps de marche (document Excel) Exemples bloc SC/AC (cudesch)

Brochure Montagne (cudesch) Brochure La sécurité (cudesch) Brochure Le camp (cudesch) Brochure Sport de camp/Trekking - Présentation (J+S)

www.cudesch.msds.ch > Camp (Exemples-type et for-mulaires vierges)


E. Autorisation de camp

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Evaluation du programme détaillé à l'aide de la liste de contrôle La RG et le coach évaluent le programme du camp à l'aide de la liste de contrôle (troisième page de l’annonce de camp MSdS, non reproduite ici). L'idéal serait que le programme soit discuté entre le coach, la MC et éventuellement la RG. La liste de contrôle peut alors être utilisée comme base de réflexion. Pendant la discussion, le coach et la RG signalent à la MC les points qui doivent être améliorés.

Autorisation de camp Avec leur signature, la RG et le coach délivrent l’autorisation de camp. Pour des activités de sécurité, il faut en plus la signature du coach. Si le coach ne dispose pas des connaissances de spécialiste suffisantes pour l’encadrement d’une activité à risque, il fait appel pour l’encadrement de l’activité à une personne avec les connais-sances de spécialiste adéquates dans le domaine de sécurité concerné (exigence J+S : re-connaissance d’expert SdC/T avec le complément spécifique à sa fonction dans le domaine de sécurité concerné).

La RG et le coach informent la MC sur l’autorisation de camp idéalement lors d'un entretien. Le coach envoie une copie de l'autorisation de camp signée par tous à la MC et à la RG. En cas de refus d’autorisation, il envoie une copie supplémentaire à l'association cantonale (AC).

Voici quelques explications au sujet du formulaire:

1 « Autorisation » : Si le programme est « autorisé », cela signifie qu'il peut être exécuté comme prévu; s'il est « autorisé avec compléments », il faut que les points contestés du programme soient adaptés par la MC; « non-autorisé » signifie que le camp ne peut pas avoir lieu sous cette forme.

2 « Autorisation activités de sécurité » : Le coach confirme par sa signature l'autorisation ou le refus des activités de sécurité. Si le coach a délégué l'encadrement des activités de sécurité à une tierce personne, il consultera d’abord celle-ci, mais signera lui-même.

3 « Confirmation de la MC » : En cas d'autorisation avec compléments ou de refus d’autorisation de camper, la MC confirme en avoir pris connaissance par sa signature.

4 « Activités d'encadrement du coach » : Dans ce paragraphe, le coach consigne la date de chaque étape de la préparation du camp. Cette partie peut être remplie à la place du journal du coach et peut être consultée par l'office cantonal des sports.

Formulaire Informations supplémen-taires

Site Internet

Annonce de camp MSdS (pages 2+3)

Règlement concernant la pré-paration de camps (MSdS) Guide J+S pour la réalisation des camps J+S Sport de camp/Trekking (J+S)

www.msds.ch > Downloads > Programme > Camp

Délai pour l’autorisation de camp

Coach > MC et RG : dernière semaine avant le camp En cas de refus de l’autorisation de camp :

Coach > AC : dernière semaine avant le camp

http://www.msds.ch/


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F. Clôture du camp

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F. Clôture du camp

Cartes nationales Swisstopo La MC doit renvoyer les cartes nationales à Swisstopo par la poste (éventuellement en recommandé). Elle doit le faire au plus tard 3 jours après la fin du camp. S’il manque des cartes, elles sont facturées par Swisstopo à la MC.

Liste des participant(e)s et clôture du camp Au plus tard 10 jours après le camp, la MC envoie au coach une liste sur laquelle figurent tous les noms des monitrices présentes au camp ainsi que ceux des participant(e)s. À cet effet le formulaire de la SPORTdb peut être utilisé. Il peut être trouvé sur le site web du MSdS.

Ensuite ce dernier reporte la liste actualisée des participant(e)s dans la SPORTdb (comme décrit dans le chapitre « Assurance Rega »). Si une inscription Rega a déjà eu lieu par la SPORTdb, il suffit de corriger les données.

Clôture du camp dans la SPORTdb Après chaque camp, le coach gère le contrôle des présences (CdP), c’est-à-dire qu'il adapte la liste des participant(e)s dans la SPORTdb d'après la liste fournie par la MC, après le camp. Voici quelques explications concernant la liste de contrôle de la SPORTdb : Statut de l'offre « réalisation »

1. Tenir la liste des Camps (dates des camp, monitrices, participant(e)s) : participant(e)s à jour contrôler, si nécessaire corriger.

Pour le traitement des camps, on passe de l’interface de l’offre à l’interface d’un camp en particulier.

A cet effet, une liste de contrôle est proposée. Elle donne une vue d'ensemble sur les démarches à suivre pour chaque camp (saisie des données effectives). Pour ce faire, on suit de nouveau les cartes du fichier

1. Données du camp : contrôler les données, les corriger si nécessaire

2. Monitrices et enregistrer tous les responsables selon la liste moniteurs : de la MC

3. Participant(e)s : télécharger la liste des participant(e)s et la mettre à jour selon la liste de présence fournie par la MC.

4. Retour à la liste de En bas de la liste de contrôle, sélectionner contrôle de l'offre : « fermer définitivement la liste des présences ». De cette façon, le camp est bouclé et on peut retourner à la liste des offres générales. Attention : une fois le camp bouclé, seul l'office cantonal des sports peut l’ouvrir de nouveau.

Délai de renvoi des cartes nationales MC > Swisstopo : au max. 3 jours après la fin du camp

Délai liste des participant(e)s MC > Coach : 10 jours après le camp Délai clôture du camp Coach > SPORTdb : environ 2 semaines après le camp

G. Clôture de l’offre J+S

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G. Clôture de l'offre J+S

Clôturer l'offre J+S A la fin de l'année - mais au plus tard 30 jours après le dernier camp - le coach clôture toute l'offre de J+S dans la SPORTdb. Il est important que la clôture soit exécutée avec soin, car lors de décomptes tardifs, J+S Macolin peut refuser de verser les subventions. Il est également recommandé d'enregistrer l'offre définitive en format PDF. L'office cantonal des sports verse au groupe la subvention J+S et celle du coach environ 2 mois après le dernier camp. La confirmation du virement de la subvention J+S est envoyée au coach par la poste. Ce dernier en informe la RG (copie par poste ou e-mail).

Clôture de l'offre J+S dans la SPORTdb Après le dernier camp, le coach reçoit un e-mail automatique de rappel (objet : Rappel fin de l'offre dans 30 jours). Il doit clôturer l'offre dans les 30 jours suivant le dernier camp. Important : avant que l'offre elle-même puisse être clôturée, il faut que les données effectives et la mise à jour de la liste des présences de chaque camp soient définitivement enregistrées (c’est-à-dire que le statut de tous les camps doit être « clôturé »). Voici quelques explications sur la liste de contrôle de la SPORTdb :

Statut de l'offre « Réalisation »

1. Mise à jour de la liste voir chapitre F des participant(e)s

2. Feedback par rapport aux Indiquer si les objectifs choisis en début d'année ont objectifs fixés été atteints ou non. 3. Contrôle des données de l’offre Contrôler et des numéros de comptes

4. Processus de clôture En bas de la liste de contrôle, sélectionner « clôturer l'offre ». Ainsi le décompte de l’offre sera envoyé à l'office cantonal des sports. Statut de l'offre « Processus de clôture » Dans le statut « processus de clôture », l'offre est traitée par l'office cantonal des sports. La demande de décompte du coach à l'office cantonal des sports est confirmée par e-mail. Si l’offre est en règle, le virement de la subvention J+S sera effectué par J+S Macolin. Ce dernier sera à nouveau confirmé par e-mail (Objet : offre N° XXXXXX transmise pour paiement). Statut « Clôturé » Après le procédé de clôture par l'office cantonal du sport, l'offre passe dans le statut « clôturé ».

Obligation de conservation La MC et le coach sont tenus selon la loi de conserver tous les documents du camp pendant 5 ans. Ainsi, si d’éventuelles questions ou désaccords devaient survenir ultérieurement, on pourrait les clarifier.

Délai de clôture de l’offre J+S Coach > SPORTdb : 30 jours après le camp Délai de confirmation du virement de la subvention Office cantonal des sports > coach : env. 2 mois après le camp Coach > RG : env. 2 mois après le camp

Informations utiles

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Informations utiles

Abréviations AC Association cantonale BAC (Bloc) activité de camp J+S Jeunesse et sport MC Monitrice/moniteur de camp MSdS Mouvement scout de Suisse OFAS Office fédéral des assurances sociales OFSPO Office fédéral du sport RG Responsable de groupe SdC (Bloc) sport de camp SPJ Service de la Protection de la Jeunesse SPORTdb Banque de données J+S

Liens www.camp.msds.ch www.cudesch.msds.ch www.jeunesseetsport.ch www.csaj.ch www.msds.ch

www.rega.ch www.cff.ch https://sportdb.ch/extranet www.voila.ch

Adresses Annonce de Camp : PBS Secrétariat générale Speichergasse 31 Case postale 529 3000 Bern 7

[email protected] 031 / 328 05 45 En cas des problèmes avec le matériel de prêt : Centre de logistique de l’armée à Thoune Monika Jörg [email protected] 033 / 228 26 83

(Numéro « LM » doit impérativement figurer sur chaque correspondance)

Commande cartes nationales : Swisstopo Produits d’édition Seftigenstr. 264 Case postale 3084 Wabern

[email protected] 031 / 963 21 11

Matériel de prêt, CFF, Aide-mémoire en cas d'urgence Association cantonale Voir le site de J+S: www.jeunesseetsport.ch > J+S > Services cantonaux J+S



http://www.jugendundsport.ch/

http://www.jugendurlaub.ch/

http://www.pbs.ch/

http://www.rega.ch/

http://www.sbb.ch/

https://sportdb.ch/extranet

http://www.voila.ch/




http://www.jeunesseetsport.ch/

Informations utiles

Règlements et directives Tous les règlements et directives peuvent être téléchargés depuis www.camp.msds.ch et www.encadrement.msds.ch. – Règlement concernant la préparation et la réalisaion de camps (MSdS) – Règlement contacts internationaux (MSdS) – Guide J+S pour la réalisation des camps J+S Sport de camp/Trekking (J+S) – Guide J+S pour le coach J+S (J+S)

Formulaires Tous les formulaires peuvent être téléchargés depuis www.camp.msds.ch. – Données nécessaire au coach pour l’annonce par la SPORTdb (MSdS) – Attestation relative au congé-jeunesse (CSAJ) – Annonce de camp MSdS (MSdS) – Demande d’autorisation d’organiser un camp sur territoire vaudois (SPJ du canton de

VD) – Formulaire pour voyages à l’étranger (MSdS) – Commande de cartes nationales (J+S, 30.82.601) – Commande de matériel de prêt J+S (J+S, 30.82.600.3) – Calcul de temps de marche (J+S) – Commande pour un voyage en groupe en Suisse (CFF 952-81-61) – Fichier à remplir pour l’importation de participants dans la SPORTdb (J+S)

Mémentos Camp (Les divers mémentos peuvent être téléchargés à partir de www.camp.msds.ch.) – Aide-mémoire « Congé jeunesse » (CSAJ / OFAS) – Aide-mémoire pour camps à l’étranger (MSdS) – Guide concernant le matériel de prêt J+S pour les offres de sport et la formation des

cadres (J+S) – Guide concernant les prestations spéciales pour les offres de sport J+S et la formation

des cadres J+S (J+S) – Aide-mémoire CFF voyage en groupe (CFF)

SPORTdb (Les divers mémetos peuvent être téléchargés à partir de www.jugendunsport.ch > Informations pour Coachs J+S > SPORTdb) – Aide-mémoire : annonce d’une offre (J+S) – Ajouter des participants facilement dans une offre J+S (J+S) – Annonce de cours à la Rega par l’intermédiaire de la SPORTdb (J+S) – Aide-mémoire : Contrôle des présences (J+S) – Aide-mémoire : Clôture d’une offre (J+S) – Saisie des données et protection des données dans la SPORTdb (J+S)





http://www.jugendunsport.ch/

Tu pars en camp avec tes louveteaux, tes éclais ou tes picos ? Tu ne

sais pas très bien comment fonctionne l'annonce du camp ? Ni jusqu’à

quand tu dois remettre quels formulaires à ton coach ?

Ce guide explique toutes les démarches administratives à faire pour

l’annonce d'un camp et aide les responsables de groupe, les respon-

sables de camp et le coach à s’y retrouver dans la « paperasserie »

avant et après le camp.

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Date post:	07-Apr-2016
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