Scope of Planning Work 

Prepared for the City of Irondale, Alabama by the Regional Planning Commission of Greater Birmingham 

July 10, 2014

 

P a g e  | 1 

 

   

This page is intentionally blank.

 

P a g e  | 2 

Project Understanding The  City  of  Irondale,  located  in  Jefferson  County,  Alabama  is  seeking  to  construct  its  comprehensive  plan.  As understood by the Regional Planning Commission of Greater Birmingham (RPCGB), the comprehensive plan update is  needed  in  order  to  assist  the  City  in  addressing  issues with  quality  of  life,  traffic  issues  and  transportation infrastructure  development,  and  to  inform  capital  expenditures.  The  RPCGB  recognizes  that  updating  the comprehensive  plan  will  aid  the  City  of  Irondale  to  maintain  its  reputation  for  being  a  business  friendly environment, and provide guidance  for the City’s  leaders and economic developers as they seek to attract small businesses and industries, while at the same time retaining and bolstering existing businesses. 

 

The  City  of  Irondale  (Client)  has  described  to  the  RPCGB  a  set  of  specific  elements  that  it would  like  for  the comprehensive plan update to address. These include: 

Economic Development Analysis of existing business climate including a market profile, employment profile, market assessment, segmentation profile, and development recommendations.  

Activity Center/Corridor Development Recommendations for the development and/or redevelopment of specific activity centers and corridors. This will be informed by future land use policies. 

Capital Improvements Strategies for prioritizing public infrastructure needs throughout the city. This may also include equipment used by municipal departments. 

 

P a g e  | 3 

Finally,  the RPCGB understands  that  the City of  Irondale would  like  for  the project  to be  easily  accessible  and presented in a readable format across a variety of media.  This includes legible and accessible maps, and electronic documents that might be printed or read/shared on mobile devices. 

Following is a proposed scope of work for updating the City of Irondale’s Comprehensive Plan. 

Scope of Work 

General Approach The  City  of  Irondale  Comprehensive  Plan  Update  will  be market  driven,  and  consider  existing  and  expected commercial/retail,  industrial,  and  real  estate markets  in  order  to  direct  future  land‐use  patterns,  and  inform infrastructure and service investment recommendations. This market oriented planning approach recognizes that cities, communities, and neighborhoods evolve over  time  in a dynamic, evolutionary way.  It also  recognizes  the potential of real‐estate markets to allocate  land efficiently. The comprehensive plan will generally facilitate  land‐use changes that meet changing and evolving community needs, and encourage diverse development types. 

Task 1.0. Project Management, Communications, and Stakeholder Involvement 

Task 1.1. Project Management The  RPCGB  will  manage  the  project  and  correspond  with  the  Client  throughout  the  life  of  the  project, communicating  issues  and  concerns  that  could  potentially  threaten  the  overall  timeline  and  progress  of  the project. The RPCGB also will communicate  information  to  the Client  in order  for decision‐makers,  stakeholders, and the public can remain informed of the planning process and progress of the project. 

Task 1.2. Project Communications The RPCGB project team members, in consultation with the Client, will identify the communications methodology for the project. There will be multiple contributing and  interested parties  in this process and  it will be critical to identify strategies, communicators, and recipients. 

Project management  and  communication procedures will  be  provided within  a project management  plan.  This project management plan will be made available to the Client as well as all project team members, and  is to be used as a guide  for administrative  functions  such as  reporting progress and  invoicing.  It  is also  to be used as a guide for communications, and conflict resolution. 

Task 1.3.Stakeholder Involvement and Public Participation

Stakeholder  Involvement  ‐ The RPCGB,  in coordination with  the Client, will  facilitate a stakeholder  involvement process  for  the  comprehensive  plan  update.  A  Stakeholder  Involvement  Program  (SIP)  will  be  developed specifically  for  the  City  of  Irondale’s  comprehensive  plan  update.  The  goal  of  the  SIP  is  to  actively  seek  the participation  of  residents,  businesses,  local  agencies  (public  and  private),  individual  interest  groups,  and  the general public  throughout  the  comprehensive plan’s development process. The SIP will  identify  stakeholders  to provide  input on various elements of the comprehensive plan. This  includes the comprehensive plan’s vision and goals; needs and opportunities; land use, transportation, and housing alternatives; economic development; urban design, and; capital projects, services, and programs. The SIP provides the framework for achieving consensus and communicating the decision‐making process between the general public, agencies, and governmental officials to identify opportunities and solutions, and establish a policy direction for Irondale’s development future. 

It is envisioned the stakeholders engaged for this plan development process will include community leaders, local experts  (professional or  technical)  in  environmental,  land use,  transportation,  and  economic development  that may be  impacted by  the updates  to  the comprehensive plan, as well as other  representative  stakeholders. The Client will ultimately determine stakeholder participation in the plan development process, and  is encouraged to ensure balanced representation in an effective and manageable workshop setting. 

Public Participation ‐ The development process for updating the City of Irondale’s comprehensive plan will provide opportunities  for  the  public  to  participate  in  the  study.   A  comprehensive  and  interactive  public  involvement program will be conducted in order to help establish a vision, goals, and objectives. The public involvement process also  will  assist  the  Client  with  identifying  existing  issues,  future  needs,  and  opportunities  for  potential 

 

P a g e  | 4 

improvements and services.  This process will ensure that the individual citizens, businesses, and interested groups are  afforded  an  opportunity  to  provide  input. Ultimately,  the  City  of  Irondale’s  leadership will  have  adequate information on which to base policy decisions, and make both infrastructure and service investments.  

Deliverable  Description 

Project Management Plan A detailed plan, to include schedule and budget, for advancing the project from concept to completion 

Stakeholder Involvement Program A detailed plan for engaging stakeholders, which includes elected officials, business owners,  civic  leaders, and  the public,  in  the plan development process. 

 

Task 2.0. Existing Conditions Assessment and Forecast 

Task 2.1. Base Data Collection The RPCGB will collect information about the City of Irondale, to include: 

Land Use 

Transportation, Communications, and Utilities 

Residential and Commercial Development 

Industrial Development 

Public/Institutional Development 

Parks and Recreational Facilities 

Water Resources 

Green Infrastructure and Natural Assets 

Cultural and Historic Areas/Property, and 

Undeveloped Property 

The RPCGB will photograph key places and environs around the City of  Irondale, and collect “hard” data  for the previously  listed  data  elements.  In  addition  to  collecting  hard  data,  the  RPCGB  will  inventory  previous  plan documents,  studies,  institutional master  plans,  private  development  plans,  adjacent  neighborhood  plans,  and market  (retail  and  housing)  studies.  The  RPCGB  also will  also  collect  information  on  land  ownership,  property development characteristics, identification of existing utility infrastructure, assess storm water management, and categorize parks, open space, and historic properties. Finally, the RPCGB will evaluate demographic data, perform market studies, and look at traffic data. 

Task 2.2. Activity Center/ Corridor Development Inventory The Development  Inventory  includes an assessment of existing  land uses, as well as housing and activity center occupancy/vacancy rates for existing development. The Development Inventory also will help with visualizing the amount/intensity and  location of development within the City.  It will be  incumbent upon the City of  Irondale to identify the up to three (3) existing activity centers and/or corridors that will be assessed through this plan work. 

Task 2.3. Existing Infrastructure Analysis The  Existing  Infrastructure  Analysis  is  an  evaluation  of  existing  water/wastewater,  storm  water,  and telecommunications infrastructure in order to understand the capacity and limitations of existing infrastructure. 

Task 2.4. Transportation Analysis The Transportation Analysis will  look  at  all  transportation modes  in order  to evaluate  the  impacts of potential changes to the City of Irondale. This will consider existing vehicular circulation patterns, trip making characteristics, roadway  capacity, multi‐modal  level of  service, potential  for public  transit, alternative  travel modes, and  travel demands for both roadways and non‐motorized facilities. Consideration also will be given to how large properties are accessed,  travel  speeds,  truck  traffic, and  vehicle/pedestrian  conflict points. The parking  component of  the analysis  will  inventory  current  surface,  on‐street,  and  structured  parking,  as  well  as  parking  utilization  and turnover. 

 

P a g e  | 5 

Task 2.5. Economic Market Analysis The RPCGB will conduct an Economic Market Analysis for the City of Irondale concurrent with the data collection effort.   The Economic Market Analysis will evaluate  the competitive advantages  that  the City of  Irondale has  in terms of  industrial development, commercial/office and retail development, and housing.   The Economic Market Analysis will help to paint a picture of the City of Irondale’s past and present, and help to  identify existing needs and  potential  gaps  in  land  supply  and  labor.  It will  also  assist  the  RPCGB  to  develop  a  forecast  of  expected development, and  inform the planning process by speaking to existing and expected demands and opportunities for different development types, and market segments. Specific to the economic market analysis will be conducted for office and retail markets. 

The RPCGB also will conduct a “Use Survey” in order to assess the types of businesses that are currently occupying existing buildings within  targeted activity centers, corridors, and commercial developments. Particular attention will be paid to the ground floor spaces in buildings with two or more stories, as the types of businesses that would best fit  into ground floor spaces are anticipated to be a key component of a place‐based economic development strategy.  

Task 2.6. Existing Code Assessments The  Existing  Code  Assessment  will  evaluate  the  existing  zoning  code,  development  regulations,  historic preservation standards, code enforcement criteria, and both state and local laws and/or regulations as it relates to land development and urban renewal. It is intended that the Code Assessment will assist the comprehensive plan update development effort by  identifying tools and conflicts that either could aid or compromise the envisioned development or redevelopment activities. 

Task 2.7. Perception Surveys As part of the data collection process, the RPCGB will conduct a “Perception Survey” of stakeholders, to include the public. The survey’s purpose is to obtain input about the perception of places, infrastructure, and services within the City of Irondale. Information will be gathered about peoples’ perceptions about mobility, accessibility, parking, safety, architecture, open space, businesses, and government services. 

Deliverable  Description 

Existing Conditions Technical Memorandum 

The  Existing  Conditions  Technical  Memorandum  is  a  synthesis  of collected  data  and  findings.  It  will  include  individual  Technical Memoranda,  which  will  be  included  in  the  comprehensive  plan  as appendices. These will include: 

Data Dictionary 

Development Inventory 

Existing Infrastructure Analysis 

Transportation and Parking 

Code Assessments 

Perception Survey 

Economic Market Analysis 

The Economic Market Analysis  is a separate  technical memoranda  that will  provide  information  about  existing  office,  and  retail markets.  The Economic  Market  Analysis  will  also  consider  the  demands  for  these products. This will be used to inform (a) decisions about land supply and land uses, and (b) concept designs. The Economic Market Analysis might also be able to inform branding and marketing strategies 

 

 

P a g e  | 6 

Task 3.0. Comprehensive Plan Development 

Task 3.1. Future Land Development Concept The RPCGB,  in  consultation with  the Client, will prepare a Future  Land Development Concept. The Future  Land Development Concept will provide a graphic interpretation of the City’s vision for development, and will articulate generally desired  land use, density, development styles and architectural character,  transportation, and cultural and art amenities. 

The Future Land Development Concept  is  intended  to  inform  the management of environmental  resources and protect scarce resources. It also is intended to provide the City of Irondale with guidance about how the City might 

use  land more efficiently, create a distinct community, and administer  land use regulations.  It will explain and define each of the  land use designations, or categories, that will be used on the Land Use Plan Map. The Future Land Development Concept also will articulate the concepts behind the function and mixing of uses. Finally, it will 

offer a framework by which the Client can assess proposals for new development and/or redevelopment of existing structure, and provide general criteria for locating and siting these land use elements. 

Task 3.1 Activity Center/Corridor Focused Plans A sub element of the Future Land Development Concept, the RPCGB will develop up to three (3) Activity Center Focused Plans for inclusion in the City of Irondale’s comprehensive plan update. It will be incumbent upon the City of  Irondale to  identify the existing activity centers and/or corridors that will be assessed through this plan work. Using a 4D analytical approach, the RPCGB will provide guidance  for the development and/or redevelopment of specific activity centers, and take into consideration density, land use diversity, design characteristics, and both the location and accessibility of destinations within the activity center.  

An  activity  center  is  a  physically  and  aesthetically  unified,  concentrated mixed‐use  area  containing  shopping, services, recreation, mixed‐density residential uses, and both office and institutional facilities that are arranged in a walkable,  compact,  pedestrian‐friendly manner.  All  elements  and  land  uses  are  designed  to  function  as  an integrated whole (rather than as a series of unconnected, unrelated developments). Activity corridors have similar components but are aligned  linearly. Both  support  their neighborhood, community, or  region,  respectively, and may even be focal points for the surrounding neighborhood and community. Activity centers and corridors should have a strong sense of identity. 

Task 3.2. Transportation Plan Development The RPCGB will develop a Transportation Plan for the City of Irondale. The Transportation Plan will primarily center circulation within the City, gateways, and existing and future infrastructure improvements. The Transportation Plan will: 

Identify opportunities for roadway improvements, expansion, and new facilities 

Provide modal priorities for City streets 

Identify and prioritize non sidewalk, trail improvements 

Identify and recommend on‐street bicycle facilities, to include lanes, shared lane markings, and signed routes 

Identify and recommend opportunities to incorporate public transit services for circulation and commuter access 

Deliverable  Description 

Comprehensive Plan 

A comprehensive plan comprised of three (3) primary elements. They are: 

Future Land Development Concept 

Activity Center Focused Plans   Transportation Plan

 

 

 

P a g e  | 7 

Task 4.0. Implementation Program and Performance Monitoring 

Task 4.1. Implementation Program The  RPCGB  will  provide  recommendations  for  phased  implementation,  a  prioritization  strategy  and  potential funding resources for recommended improvements for both infrastructure and services for the City of Irondale. As part of the phasing and prioritization considerations, threshold metrics or conditions will be described that would trigger  the  need  to  implement  a  project.  The  Implementation  Program  also will  outline  funding  sources  and specific amounts of funding that may be used towards the development and implementation of this project and its component tasks;  informing the Client’s development of the Capital  Improvements Program. A timeline for each phase of the project will be developed, as well as a final completion date.  

Task 4.2. Performance Metrics and Monitoring The City of  Irondale Comprehensive Plan will measure  the  success of  long‐term outcomes  against benchmarks related to the progress of the plan. Specifically, the Federal Livability Principles developed by the Partnership for Sustainable Communities, will be used to establish benchmarks and performance targets  for the redevelopment plan. The Federal Livability Principles include: 

1. Provide more transportation choices The  comprehensive  plan  will  identify  opportunities  to  develop  safe,  reliable,  and  economical transportation choices that decrease household transportation costs; reduce City residents and business's dependence on  foreign oil;  improves  air quality  and  reduces  greenhouse  gas emissions,  and; promote public health. 

2. Promote equitable, affordable housing The comprehensive plan will consider strategies to expand location‐ and energy‐efficient housing choices for people of all ages, incomes, races, and ethnicities to increase mobility and lower the combined cost of housing and transportation. 

3. Enhance economic competitiveness The  comprehensive  plan  will  explore  ways  that  the  City  of  Irondale  can  improve  its  economic competitiveness  through  reliable  and  timely  access  to employment  centers, educational opportunities, services and other basic needs by workers, as well as expanded business access to markets. 

4. Support existing communities The  comprehensive  plan  will  provide  recommendations  for  capital  improvement  projects,  identifying areas within the City where federal funding might be targeted through a variety of strategies such transit oriented, mixed‐use development, and adaptive reuse of existing buildings. These efforts are intended to increase community revitalization and the efficiency of public works investments. 

5. Coordinate and leverage federal policies and investment The  comprehensive  plan will  identify opportunities  to  align  the City of  Irondale’s policies with  federal policies  and  funding  in  order  to  remove  barriers  to  collaboration,  leverage  funding,  and  increase  the accountability and effectiveness of all  levels of government to plan  for  future growth,  including making smart energy choices such as locally generated renewable energy 

6. Value communities and neighborhoods The comprehensive plan will provide guidance for enhancing the City of Irondale’s unique characteristics by investing in strategies that help make it a healthy, safe, and walkable neighborhood. 

 

 

 

 

 

P a g e  | 8 

Deliverable  Description 

Implementation Program 

A  detailed  strategy  implementing  the  policies,  concepts,  projects,  and programs  identified  in  the  Comprehensive  Plan.  This  includes  phased implementation  approach  (short‐term, mid,  and  long‐term),  as  well  as anticipated costs, and priorities. 

Performance Metrics and Monitoring A set of metrics and an ongoing monitoring strategy to assess the success of  the plan  to achieve goals, objectives, and Federal  Livability Principles over time. 

 

Task 5.0. Plan Document Development and Delivery

Task 4.1 Revise and Submit Final Plan Document The RPCGB,  in  consultation with  the Client, will  revise and publish  the City of  Irondale Comprehensive Plan,  to include all of  its elements. The RPCGB will present and  submit  the  final plan  to  the City’s  leadership,  the City’s Planning Commission, and other stakeholders as required by the City to adopt. The RPCGB will provide the Client with  standard  presentations  in  an  electronic  format  in  order  that  the  Client’s  staff  might  present  the comprehensive plan to neighborhood associations, garden clubs, and other interest groups as requested. 

The final plan will be delivered to the Client who will advance it through the adoption process. 

Task 4.2 Delivery and Formal Adoption Process The RPCGB will work with the Client to advance the comprehensive plan through the formal approval and adoption process. The RPCGB will attend meetings with the City of Irondale’s Planning Commission, the Irondale City Council Planning and Zoning Committee, and the full Irondale City Council. 

The  RPCGB will  present  the  City  of  Irondale  Comprehensive  Plan  at  the  Planning  Commission’s  formal  public hearing and revise the plan based on instructions received from the Client following the public hearing. The RPCGB will present  the City of  Irondale Comprehensive Plan  to  the  Irondale City Council and make one set of revisions based on instructions received from the Client following the meeting. 

Upon delivery of the final comprehensive plan to the Irondale City Council the project will be considered complete. 

   

 

P a g e  | 9 

Project Staffing The RPCGB will assign appropriate staff and charge them with the responsibility for completing this project. 

Project Schedule The City of  Irondale Comprehensive Plan will be developed over a nine  (9) month period, commencing with the return of a signed copy of the contract, to which this scope of work is appended, and the receipt of payment from the City of Irondale for the local match of federal funds applied to this project. The scope of services is based on RPCGB’s understanding of regulatory approval processes and the desired product. 

Note: Many of the events in this work schedule are beyond the control of RPCGB. These events include obtaining data from the City of Irondale, the review and approval of the preliminary and final plans, delays to the workflow as  requested  by  the  Client,  and  information  that  is  not  available  to  the  RPCGB  at  the  time  this  proposal was prepared. 

Exclusions from Scope of Work The  following  services  are not  included  in RPCGB’s  scope of  services: environmental  assessments,  construction drawings, Community or business association meetings beyond those identified in the project scope, road or utility design, and any other services not specifically listed in the project scope. Any Client directed changes to the final plan after the Client’s approval of the draft revisions shall be reimbursed in accordance with RPCGB’s billing rates in effect at the time the services are performed. 

Compensation The Client agrees to pay RPCGB a lump sum fee of $25,834.17 for services rendered; this amount constitutes the local match required to leverage federal funding, and $103,336.68 that is being applied to assist with this project’s funding, for a project total of $129,170.85. The City of Irondale will be required to provide the local match prior to RPCGB beginning the project. 

 

 

 

G:\ProjectData\Jefferson\Irondale\Admin\ScopeV.2