Sesi 2
Enterprise IT/Business Alignment Strategy
Enterprise IT Architecture and Planning
TRANSFORMA
Research & Solution
Continuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education Series
Bandung, 9-10 Desember 2010
TRANSFORMA
Research & SolutionContents
Minicase1
Isu strategis umum pada TI2
Page 2
Konsep dasar IT/Business Alignment3
Pendekatan IT/Business Alignment4
TRANSFORMA
Research & SolutionMinicase
KASUS MINI PEMBUKA
Dalam sebuah sesi audit di sebuah perusahaan jasa, diketahui dalam 3 tahun terakhir
perusahaan tersebut telah mengeksekusi sekitar 60 proyek pengembangan aplikasi. Saat
konfirmasi dilakukan, ternyata yang digunakan sampai saat audit dilakukan tidak lebih
dari 15%. Ketika dilakukan interview lebih lanjut dengan para Business Owner di lini-lini
bisnis dan manajemen pendukung, ternyata terdapat perspektif negatif terhadap peran
Page 3
bisnis dan manajemen pendukung, ternyata terdapat perspektif negatif terhadap peran
TI yang telah dimainkan untuk mendukung proses-proses bisnis terkait.
Di sisi konteks bisnis, fakta memperlihatkan pemain-pemain baru yang bermunculan
semakin masif merebut pasar yang telah dibina sejak lama oleh perusahaan ini, bukan
hanya mengambil pasar yang belum disentuh/digarap perusahaan ini. Tipikal bisnis
perusahaan ini membutuhkan informasi yang cepat terkait dengan jasa pergudangan,
pengiriman barang dan remittance.
Apakah TI perusahaan tersebut sudah selaras dengan kebutuhan bisnisnya?
TRANSFORMA
Research & SolutionMinicase
Sebuah perusahaan agrobisnis dalam visinya menetapkan akan memiliki daya saing nasional melalui
kemampuan ….. dengan berbagai strategi melalui penguatan organisasi, peningkatan kualitas SDM,
peningkatan manajemen untuk riset dan sebagainya.
Di sisi lain, ditemukan fakta-fakta yang menggelitik:
1. Perkebunan belum memiliki IT Plan baik pada level strategis atau detail, termasuk roadmap dan
portofolio proyek TI 5 tahun ke depan.
2. Bagian TI hanya mengelola infrastruktur dasar, dan setiap bagian dapat membuat sendiri-sendiri
Page 4
2. Bagian TI hanya mengelola infrastruktur dasar, dan setiap bagian dapat membuat sendiri-sendiri
aplikasi bisnisnya sesuai dengan kebutuhan mereka.
3. Ketika dikonfirmasi, pimpinan masih merasakan susahnya melakukan monitoring berbagai program
dan susahnya mendapatkan informasi untuk pengambilan keputusan.
4. Manajemen membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan informasi kebutuhan kebun dan
persedian bahan baku di gudang;
5. Bagian pemasaran susah mendapatkan informasi faktual stok produksi dari berbagai tempat
produksi sehingga tidak bisa memberikan informasi yang akurat pada konsumen;
6. Data personalia pegawai tidak sinkron antara yang ada di bagian kepegawaian dan keuangan.
Apakah Perkebunan tersebut memandang TI sebagai hal yang strategis atau pendukung biasa saja?
TRANSFORMA
Research & Solution
Isu-Isu Strategis Umum pada
Page 5
Isu-Isu Strategis Umum padaTeknologi Informasi
TRANSFORMA
Research & SolutionIT Strategic Alignment
Saya punya mimpi
perusahaan ini
menjadi “World Class
Company”
Saya ingin semua sistem
TI di perusahaan ini
menggunakan teknologi
Open Source
Page 6
Manajemen
Bagian TI
TRANSFORMA
Research & SolutionStruktur Tata Kelola TI (1)
Jawab: Peranan IT itu SANGAT
STRATEGIS bagi kesuksesan
perusahaan.
Pertanyaan: Menurut Bapak,
bagaimana peran TI terhadap
kesuksesan perusahaan ini?
Page 7
Pertanyaan: Kalau begitu,
bagaimana posisi TI dalam
organisasi? Jawab: Oh, TI itu berada di
bawah Direktur Umum dan SDM,
terus di bawah Divisi Umum,
terus di bawah Bagian
Sekretariat, disitu salah satunya
ada Seksi TI
Manajemen
TRANSFORMA
Research & SolutionStruktur Tata Kelola TI (2)
Jawab: Oh, jelas sekali.
Tanggung-jawab ada pada Seksi
TI!
Pertanyaan: Menurut Bapak,
Siapa yang bertanggung jawab
terhadap hasil akhir TI
Page 8
Pertanyaan: Siapa koordinator
dalam proyek-proyek TI?
Jawab: tentu saja Seksi TI, karena
kami kan tidak ngerti soal TI!
Manajemen
TRANSFORMA
Research & SolutionStruktur Tata Kelola TI (3)
Jawab: pada prinsipnya saling
mengisi saja berdasarkan
kompetensi. Kebanyakan dari kita
adalah programmer merangkap
analyst, QA, dan biasanya juga
help desk.
Pertanyaan: Bagaimana
pembagian tugas di organisasi
Bapak?
Page 9
Pertanyaan: permasalahan apa
yang menurut Bapak paling
sering terjadi di perusahaan ini? Jawab: Susah komunikasi dengan
manajemen, sering tidak
dipedulikan, tapi kalau ada
masalah, kami jadi sasaran.
Bagian TI
TRANSFORMA
Research & SolutionProses Bisnis
Keuangan 1: Kita ingin sistem IT
yang terintegrasi. Jadi dari Front
office����A����B����C����D itu sudah
terintegrasi tanpa harus re-entri
manual.
Pertanyaan: Apa yang
Bapak/Ibu harapkan dari IT
Page 10
Bapak/Ibu harapkan dari IT
untuk perusahaan ini?
Keuangan 2: Oh, bukan begitu!
Yang benar dari A���� C���� D baru
ke B.
Mid Management
Pertanyaan: #$#%^$????@@
TRANSFORMA
Research & SolutionPermasalahan Integrasi
Sistim / Aplikasi Eksisting :
Stakeholder:
• Pemerintah• Masyarakat• Perusahaan
induk• …….
• SI Keuangan• SI Kepegawaian
Page 11
Partner Organisasi• Bank• Asuransi• …• …
Sistim / Aplikasi Internal yang akan dibangun :
• Sistem Inventory• Public Portal• Sistem Keuangan• ,,,,,• ,,,,,
TRANSFORMA
Research & SolutionKeterbatasan Dana
Keterbatasan
Persepsi value dari IT
Awareness Campaign
Page 12
Keterbatasan Anggaran TI
“Likuiditas“ rendah
Sourcing Strategy
TRANSFORMA
Research & Solution
Semua permasalahan bermuara
pada kegagalan IT Strategic
Alignment yang kemudian
Page 13
Alignment yang kemudian
diturunkan ke dalam IT Strategic
Plan (Blueprint)
TRANSFORMA
Research & Solution
Konsep Dasar IT/Business
Page 14
Konsep Dasar IT/Business Alignment?
TRANSFORMA
Research & SolutionKonsep Dasar Business/IT Alignment
� How IT is aligned with the business, and
� How the business should could be aligned with IT
Business/IT Alignment merupakan implementasi TI melalui cara yang tepat dan di
waktu yang tepat, harmoni dengan strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis.
Page 15
Alignment yang pada tingkatan cukup matang akan memiliki hubungan timbal balik
dimana bisnis dan TI akan saling mengadaptasi strategi yang dimiliki masing-masing.
Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan-perkembangan terbaru konsep TI yang
berpotensi dapat mentransformasi sebuah bisnis.
TRANSFORMA
Research & SolutionIT/Business Alignment
Business view
Page 16
Business Information Technology
Technology view
TRANSFORMA
Research & SolutionDimensi Alignment
Business Organization Infrastructure
IT
Page 17
Business Strategy
Infrastructure and
Processes
IT StrategyIT
Infrastructure & Processes
Sumber: Jerry Luftman Business-IT Alignment Model (Communication of Association of Information System, Dec 2000)
TRANSFORMA
Research & SolutionBusiness Strategy
Business
Business Scope – Mencakup pasar, produk, jasa, grup pelanggan/klien, dan
lokasi dimana organisasi berkompetisi dengan kompetitor atau kompetitor
potensial, yang akan mempengaruhi lingkungan bisnis.
Distinctive Competencies – CSF dan Core Competencies yang memberikan
Page 18
Business
Strategy
Distinctive Competencies – CSF dan Core Competencies yang memberikan
organisasi sisi kompetitif. Hal ini mencakup brand, riset dan penyediaan
produk/jasa, struktur biaya dan harga, chanel distribusi, dsb
Business Governance – Bagaimana organisasi menetapkan hubungan
manajemen, stakeholder dan pimpinan. Mencakup juga bagaimana organisasi
dipengaruhi oleh regulasi atau aliansi strategis yang dilakukan.
TRANSFORMA
Research & SolutionOrganization Infrastructure and Processes
Organization
Administrative Structure – Pendekatan organisasi dalam mengelola bisnisnya.
Misalnya mencakup sentralisasi, desentralisasi, matriks, horisontal, vertikal,
geografis, dan fungsional.
Processes – Bagaimana aktifitas bisnis organisasi (yang dilakukan oleh staff-
Page 19
Organization
Infrastructure
and Processes
Processes – Bagaimana aktifitas bisnis organisasi (yang dilakukan oleh staff-
staff) beroperasi atau mengalir. Isu-isu utama mencakup aktifitas nilai tambah
dan peningkatan proses.
Skills – Pertimbangan terkait SDM seperti terkait dengan
perekrutan/penghentian kerja, pemberian motivasi, training/edukasi, dan
pembentukan kultur
TRANSFORMA
Research & SolutionIT Strategy
IT
Technology Scope – Informasi, aplikasi dan teknologi yang dipentingkan
Systemic Competencies – Kapabilitas (misal: akses ke sumber informasi yang
Page 20
IT
Strategy
Systemic Competencies – Kapabilitas (misal: akses ke sumber informasi yang
dibutuhkan untuk penciptaan/peningkatan strategi organisasi) yang
membedakan layanan TI dengan yang lainnya
IT Governance – Bagaimana otoritas untuk sumberya, risiko, resolusi konflik,
dan tanggung jawab untuk TI di-share di antara partner-partner organisasi,
manajemen TI dan penyedia jasa. Termasuk juga di sini isu seleksi dan
prioritisasi proyek-proyek TI
TRANSFORMA
Research & SolutionIT Infrastructure & Processes
IT
Architecture – Prioritas, kebijakan dan pemilihan teknologi yang memungkinkan
aplikasi, software, jaringan, hardware, dan manajemen data diintegrasikan
dalam platform kohesif.
Page 21
IT
Infrastructure
& Processes
Processes – Praktik dan aktifitas yang dilakukan untuk mengembangkan dan
memelihara aplikasi dan mangelola infrastruktur TI
Skills – Pertimbangan SDM TI seperti bagaimana merekrut/memberhentikan,
memotivasi, edukasi/training dan pembentukan kultur
TRANSFORMA
Research & SolutionEnabler & Penghambat
ENABLER PENGHAMBAT
Eksekutif senior mensupport TI Relasi IT/Business yang tidak kuat
TI dilibatkan dalam penyusunan strategi TI tidak memprioritaskan keterlibatan
Page 22
TI benar-benar memahami bisnis TI gagal memenuhi komitmen
Business-IT Partnership TI tidak memahami bisnis
Proyek-proyek TI diprioritaskan dengan baik Eksekutif senior tidak mendukung TI
TI mendemonstrasikan Leadership Manajemen TI kurang memiliki Leadership
TRANSFORMA
Research & Solution
Bagaimana merealisasikan
Page 23
Bagaimana merealisasikanIT/Business Alignment?
TRANSFORMA
Research & Solution
Visi, Misi,
Strategi
• Lebih banyak bersifat “Art” � tidak ada standard baku utk menyusun/memilih strategi
“In the majority of cases –estimated 70-90 percent– the real problem isn’t bad strategy...but bad execution .”
Page 24
Action Inisiatif yg diperlukan untuk menjalankan strategi
Strategy and ActionALIGNMENT
Performance Management
Kesuksesan bisnis
TRANSFORMA
Research & SolutionStrategy into Action ALIGNMENT
Financial
approach
• ROI
• IRR
• NPV
• dll
• TQM
Page 25
Process
approach
• TQM
• Six-Sigma
• ABC/M
Strategic
Alignment
focus
approach
• Balanced Scorecard
• Performance Prism
• Performance Pyramid
TRANSFORMA
Research & SolutionPendekatan Berbasis BSC
Page 26
TRANSFORMA
Research & SolutionPeta Strategi Berdasarkan BSC
Page 27
TRANSFORMA
Research & SolutionMenerjemahkan Peta Strategi
Meningkatnya
Kapabilitas
Presonel
• Terdokumentasinya
pengetahuan eksplisit untuk
seluruh proses bisnis yang
ada di perusahaan
• SDM mudah mencari dan
menggunakan kembali
Knowledge Mgt System;
DSS for Enterprise
Services;
Perspektif BSC Program Strategis Requirements Potential IT Solution
Page 28
Pembelajaran
dan
pertumbuhan
menggunakan kembali
pengetahuan yang telah
tersimpan
Meningkatnya
Komitment
Presonel
• Mendokumentasikan data
personalia SDM dan keluarga
• Mengintegrasikan seluruh
proses bisnis manajemen
SDM
• Memfasilitasi pengelolaan
benefit bagi personel
• Memungkinkan monitoring
kinerja pegawai
Human Resource
Management System
yang mengintegrasikan
seluruh tahapan
manajemen SDM
TRANSFORMA
Research & SolutionBaldrige Excellence Framework for Business
Page 29
TRANSFORMA
Research & SolutionFrom Enterprise Strategy to IT Strategy
Page 30
TRANSFORMA
Research & SolutionPendekatan Praktis Alignment Organisasi/TI
Direction LevelRencana Organisasi (baik Renstra, RJP, atau sejenisnya) harus diturunkan
menjadi IT Plan (jika menggunakan COBIT: IT Strategic Plan dan IT Tactital
Plan) yang memiliki agenda selaras dengan agenda organisasi
Posisi TI dalam struktur organisasi yang memadai
Desain struktur organisasi manajemen TI yang sesuai dengan beban
Page 31
Governance
Level
Desain struktur organisasi manajemen TI yang sesuai dengan beban
arsitektural dan governance yang harus diemban, dan didukung oleh jumlah
dan kualitas SDM yang memadai
Process Framework yang berdasarkan Best Practices diadopsi untuk
merealisasikan praktik operasional organisasi TI berorientasi layanan bisnis
Architectural
Level
Praktik dan Aktifitas Organisasi berdasarkan strategi bisnis yang sudah
ditetapkan didukung oleh Arsitektur TI yang memadai dan selaras (aplikasi
bisnis, layanan infrastruktur, dsj)
TRANSFORMA
Research & SolutionKesimpulan
� Faktor paling utama untuk menjadikan TI sebagai faktor pentingpenyumbang saya saing organisasi bukanlah pada level sophististated teknologi yang diadopsi, tetapi pada kemampuanuntuk menciptakan keselarasan TI dengan bisnis organisasi, apapun tipe organisasi itu.
Page 32
� Keselarasan TI/Business secara umum dapat dilakukan dengan
� Keselarasan prinsip-prinsip strategis TI dengan strategi organisasi� Keselarasan arsitektur TI dengan arsitektur bisnis� Keselarasan posisi dan struktur organisasi TI� Keselarasan mekanisme tata kelola dengan beban arsitektural
TRANSFORMA
Research & Solution
Continuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education SeriesContinuing Professional Education SeriesPage 33
