1. Sessie 5: Informatie in projecten Formele communicatie binnen projecten: Vergaderen Rapporteren Interviewen Presenteren Managementsamenvatting Onderhandelen Besluiten

2. CommunicatieThe^^ _greatest problem in communication is the illusion that it has been accomplished. (George Bernhard Shaw) 3. Vergaderen, waarom eigenlijk?Projectvergadering zorgt voor: Informatieverstrekking Meningsvorming BesluitvormingBenodigd: Agenda en agendering Planning Aktielijst 4. Interview: Twee oren, n mondTwee (uiterste) typen interviews: - Enqute - Vrije interview Drie fases interview - Voorbereiding - Afnemen - Verslaglegging 5. Het maken van een Rapport Voorbereiding Verzamelen van gegevens Ordenen van gegevens Structureren/indelen van rapportopzet Schrijven van rapport Controleren van rapport Literatuurlijst Bijlagen 6. Presentatie, waarom en hoe? Doel; informeren, overtuigen, motiveren, verkopen, opleiden Onderwerp & aandacht & focus Trechter van overzicht naar inzicht, vat samen en sluit af Maak je eigen presentatie en presenteer je eigen werk 7. Waarom managementsamenvatting Document ter ondersteuning van de besluitvorming Geen tijd, geen kennis, buiten vakgebied, maar wel verantwoordelijkheid Dwingt tot een beknopte weergave die ook voor buitenstaanders begrijpelijk is 8. Managementsamenvatting Alle relevante informatie (liefst) op 1 A Achtergrond, initiatief, aanpak, uitvoering en afsluiting in vogelvlucht Onvoldoende om te weten, maar voldoende om te oordelen Samenvatting van verleden, Vooruitzicht voor de toekomst 9. ManagementsamenvattingVerantwoording en conclusiesAfgesloten project of projectfaseVerledenAanbevelingen en beslispuntenManagement samenvattingTijdToekomstExploitatie project of volgende projectfase 10. Onderhandelen Weet waar je over onderhandelt, wat je doel is, wat je speelruimte is wat je opponent wil Het resultaat telt, maar beider belang telt Win-win Win-verlies Verlies-win Verlies-verliesallebei blij opponent verliest, maar dat zegt niet dat jij wint opponent wint, meestal slechts 1 keer probeer er van te leren 11. Besluitvorming Meerderheid van stemmen Consensus Unanimiteit Gebrek aan reacties Autoriteit Automatisch 12. Samenvattend Communicatie speelt een essentile rol in projectmanagement, maak het een onderdeel van het project Er is communicatie op veel niveaus (bottomtop / leftright) Een project waarin de communicatie slecht werkt, geeft een slecht resultaat. 13. Afspraken, wat heb je er aan?Afspraken maak je, afspraken leg je vast en je houdt je er aan.Je moet afspraken maken, anders kan je er niet van afwijken 14. Virtuele hulpmiddelen Agendabeheer Teleconferentie Documenten delen Urenregistratie Sociale netwerken(afsprakenplanner.nl) (Skype bizz) (Google docs) (PM tools) (Whatsapp, Ping, coursesites Bb) 15. Opdracht Maak de toets van sessie 5, te vinden in de sessiemap 5