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Ferramenta para assinatura de contratos Com Certificação Digital SET/2017
Ferramenta para assinatura de contratosCom Certificação Digital
SET/2017
A AES
AES Corp
AES Corp está presente 17 países e 4 continentes
35 GWCapacidadeinstalada
19Mil
funcionários
Prestaçãode serviçosa mais de
9 milhõesclientes
Plantas de gás natural e
térmicas25 GW de capacidade instalada
Mais de 8 GW de
Fontes Renováveis
Energia distribuída+104 MW solar PV² Projetos em operação
Líder Mundial em
armazenamento de
energiaTotal of 476 MW³
Eletropaulo
● 24 cidades atendidas na área
metropolitana de São Paulo
● Contrato de concessão até 2028
● Capitalização de Mercado: US$ 686
milhões¹
● 16% PIB do Brasil² na sua área de
concessão
● 4,526 km área concessão
● 42 mil km de distribuição e transmissão
● 7 milhões de clientes
● 18 milhões pessoas atendidas
● 11 TWh distribuídos no 1T17
● 7.188 funcionários em março de 2017
1 – Data base: 06/07/2017 (Taxa FX 3.160 BRL/1 USD)
Brazil
São Paulo
Tietê
Água Vermelha (1,396 MW)
Nova Avanhandava (347 MW)
Promissão (264 MW)
Bariri (143 MW)
Barra Bonita (141 MW)
Ibitinga(132 MW)
Euclides de Cunha (109 MW)
Caconde (80MW)
Limoeiro (32 MW)
Mogi-Guaçu (7 MW)
São Joaquim (3 MW)
São José (4 MW)
● Uma das maiores empresas de
geração privada
● Concessão até 2029
● Capitalização do Mercado: US$
1.7 bilhão1
● 9 usinas hidrelétricas e 3 SHPP’s²
em São Paulo
● Capacidade instalada de 2,658 MW
e garantia física de 1,278 MWavg
● Evolução consistente do portifólio
de clientes
● Estratégia de crescimento:
Expansão para compor 50% do
EBITDA da Companhia com fontes
não-hidrelétricas até 2020
1 – Base: 08/10/2017. FX rate 3.1543 BRL/1 USD; 2 – SHPP – Small hydroelectric plant (installed capacity < 30MW);
Organização de Suprimentos
Diretoria de Suporte
Logístico
Antonio Carlos
Ger. Planejamento
& Logística
Brasil
Edmur Vellozo
Coordenação de
Contratação de
Serviços
Renato Oliveira
Ger. Compras
Brasil
J. Rogério Bianchi
Coordenação de
Compras de Materiais
Clenésio Amorim
Coordenação de
Planejamento e
Controle
Vinicius Aielo
Coordenação de
Performance e
Projetos
Gustavo Romão
Planejamento e
Controle:✓Gestão orçamentária;
✓Gestão financeira.
Performance e
Projetos:✓Avaliação de
Fornecedores – IDF;
✓Certificação Digital;
✓Gestão de Riscos;
✓APEX/6 sigma
✓Cadastro;
✓KPI’s;
✓Certificações (PNQ,
ETHOS, ABRADEE, ISO,
ISE, ISO55001);
✓Auditorias
✓SAP – MM
✓Ferramentas.
Coordenação de
Contratação de
Serviços - AES Tietê
Francisco Furquin
Coordenação
Planejamento - AES
Eletropaulo
Mauricio Hirata
Coordenação Suporte
Logístico - AES Tietê
Rafael Pochetto
Coordenação de
Contratação de
Serviços
Simone Chacon
Coordenação
Logística - AES
Eletropaulo
Thiago Vinicius
SUPRIMENTOS
SUPORTE
Sumário Executivo
Centr
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pliance
146 dias
90 dias
62 dias
Lead Time do
Processo
Evolução de
Suprimentos
DESCENTRALIZADO
2001-2003
• 23 Unidades de Negócio
• Não haviam áreas específicas de suprimentos
• Não havim áreas corporativas(RH, Jurídico, Controladoria, etc.)
CENTRALIZADO
2003-2009
• Suprimentos como áreacentralizada em cada negócio
• Estruturas de suprimentos paraEletropaulo, Sul, Tietê e Telecom
•Suprimentos como área corporativa para a AES Brasil;
•Padronização de regras e procedimentos de governança;
•Configuração padronizada dos sistemas;
•Alavancagem de conhecimento e volumes;
•Relatórios, KPI’s e metas comuns.
SUPRIMENTOS CORPORATIVO
2005 2007 2008 2011 2012 2013 2014 2015 -YTD
Desde 2005 várias etapas foram incorporadas no processo de suprimentos com o objetivo de assegurar padrões de controle e governança.Contexto
Baixo Nível de
Governança
O Processo de
Contratação
Cadastramento Sourcing FormalizaçãoFornecimento /Execução
Processo de Contratação
Planejamentoda Aquisição
RETROALIMENTAÇÃO DO PROCESSO
➢ Avaliação da Performance
➢ Contratos de Gestão (BSC)
P D C
A Pontos
positivos
Pontos
negativos
Cadastramento Sourcing FormalizaçãoFornecimento
/ExecuçãoPlanejamentoda Aquisição
Macro etapas
• Média de 101 dias
• 46 dias – etapa de formalização sem Certificação Digital
Lead time (processo típico)
• 1.400 contratos vigentes
• ~ 50% são renovados anualmente
• ~ 1.500 aditamentos
• 2.300 fornecedores ativos
Volumetria (anual)
• ~ R$ 4,0 bi contratados
• Gasto anual de ~R$ 1,8 bi
• 92% sob a gestão de SuprimentosValores (anual)
• 30 colaboradores: 1 diretor, 2 gerentes, 4 coordenadores e 23 compradores (19 em Barueri – SP e 4 em Bauru – SP)
Pessoas envolvidas no processo
(Suprimentos -Compras)
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•Req. de Compra•Escopo/Demanda•Espec. Técnica•Orçamento
•Definição do Fornecedor
•Validação Jurídica•Governança•Assinaturas•Aprovações SAP
•Controle Físico-Financeiro•Avaliação da Performance•Gestão de Riscos
Entregas de cada Etapa
Workflow SAP
Cert. Digital (WEB)
IDF (Share Point)FERRAMENTAS
Portal (WEB)
Com Interface com SAP
E-procurement ARIBA (WEB)
Ferramentas
Cadastramento Sourcing FormalizaçãoFornecimento
/ExecuçãoPlanejamentoda Aquisição
•Definição do Fornecedor
Contrato
✓ Elaboração da minuta do contrato;
✓ Validação jurídica.
Aprovação/Assinaturas
SourcingFornecimento / Execução
Processo de Contratação
CadastramentoPlanejamentoda Aquisição
Formalização
✓ Compliance;
✓ Assinatura do fornecedor;
✓ USGAAP;
✓ Aprovações SAP;
✓ Assinaturas internas;
✓ Controladoria.
O Processo de Formalização
Foco da ferramenta com Certificação Digital
Processo de
Governança
Desafios de
Suprimentos
Savings
Lead Time
Planejamento de Compras
Gestão de Categorias
Strategic Sourcing
Desafios / Motivadores
Suprimentos como
área corporativa
•Estrutura organizacional corporativa
•Unificação dos níveis de competência e
concentração da aprovação
•Padronização dos processos e rotinas
Redução do Lead
Time do processo
•Etapa de formalização consome >45%
do processo de contratação
(aproximadamente 46 dias – sem CD)
Redução de custos
•Impressão
•Correios
•Cartórios
•Espaço de arquivamento
Localização das
pessoas envolvidas
no processo
•Compradores lotados em diferentes
sites em SP e RS
Mobilidade•Incentivo ao Home-office
•Aumento do número de viagens
Governança•Nível alto de governança
•Áreas de controle como aprovadores do
processo
Lead Time
Média: 35 dias
Planejamento da Aquisição
Sourcing Formalização
Média: 46 diasMédia: 17 dias Média: 38 dias
2 dias 2 dias
Análise e chancela Jurídica
Processo de
Governança com
aprovação no SAP
Assinatura de
Contrato
(Fornecedor)
Assinatura de
Contrato
(AES)
Análise de USGAAP
Aprovação pela
Controladoria
10 dias Baixo Risco – 10 dias 2 dias
7 dias 2 dias
Análise e aprovação de
Compliance
Alto Risco – entre 16 e 160 dias
10 dias 5 dias
Lead time médio com a utilização da Certificação Digital
A Ferramenta de
Workflow com
Certificação
Workflow
Comprador insere o contrato no sistema
Sistema notifica osparticipantes do fluxo
via e-mail
Fornecedor e AES assinam o contrato
via certificação digital
Sistema notifica o fimdo processo aos
participantes
Todo acesso ao
sistema é feito com o
uso de certificado
digital
Somente os
compradores tem
perfil para inserir um
contrato e iniciar o
processo de
assinaturas
eletrônicas
Fluxo automático de
e-mails de notificação
para cada participante
do processo de
assinatura
O e-mail de
notificação possui o
link para acesso
direto ao contrato
Os participantes das
áreas de interface
possuem certificados
tipo A1
Coordenadores e
Gerentes participam
de “grupos”, ou seja,
todos recebem as
notificações para
efetuar a assinatura
com certificados A3
O sistema está
parametrizado para
direcionar o fluxo
considerando o valor
do contrato e o tipo
de minuta
O comprador é
notificado a cada
início e fim da etapa
de assinatura, para
melhor
acompanhamento do
processo
O sistema gera um
relatório de
assinaturas, após o
fim do processo e
permite que os
usuários façam
download do mesmo
Solução Implementada
Jul/11 ago set out
Kick-off
Alinhamento com o Jurídico TI e áreasde controle
Desenho do Workflow
Go Live
Cronograma de ImplantaçãoParceria com a
Workflow automático
Mensagensvia web
Integraçãocom áreasde controle
Parametrizaçãopor nível de competência
CertificaçãoDigital
Solução Implementada
Resultados
2016 (YTD)
94%
Resultados
2011
4%
2012
13%
2013
56%
2014
82%
Primeiro contrato
certificado digitalmente na
ferramenta em 2011 - área
de Meio Ambiente
Certificamos digitalmente
contratos de valor até
R$10MM em 2012
Conseguimos contemplar na
ferramenta todas etapas do ciclo
de formalização em 2013,
permitindo a certificação de
contratos de qualquer valor
Em 2014 expandimos a
utilização para projetos de
clientes e contratos de P&D
Apuramos uma redução de
~73% no tempo demandado
para assinaturas externas e
internas
Nível de
Utilização
A natureza agradece!
Próximos
Passos
Próximos Passos
Ampliação da capacidade e
abrangência da ferramenta de CD
Integração de Ferramentas
Projeto de Mobilidade
23
Próximos Passos - Integração
A integração entre ARIBA e SAP está em fase final de testes
A integração entre BRY e SAP está em andamento
A integração entre BRY e ARIBA está em análise
24
Próximos Passos - Mobilidade
