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Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión

de registros empresarialesHaaron Gonzalez

Consultor Asociado, B-Logic IT ServicesOffice Server and Services MVP

@haarongonzalezhttp://blogs.msmvps.com/haarongonzalezhttps://www.youtube.com/user/haarongo

#SPSMX #SPSMX

Adopción de Office 365• Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año?

• 63% de las empresas planean• Planea utilizar ambiente híbridos ya sea indefinida o

permanentemente?• 76% de las empresas no tienen planes de dejar de utilizar SharePoint on-

premise

• Fuente: Cryptzone Office 365 Security Surveyhttps://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security-survey

99.99%

Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses

Office 365: El banco para sus datos

1PB Tenants1TB Colección de sitios

Almacenamiento atractivo

#SPSMX #SPSMX

Arquitectura de la información típica en SharePoint

Granja Aplicación Web Colección de sitios Sitios Bibliotecas Tipos de

contenido

Base de datos de contenido

#SPSMX #SPSMX

Producción Intranet Colección de sitios

Ventas Documentos

Presentaciones (Fecha, Cliente,

Producto)

Correspondencia del cliente

Recursos Humanos Documentos

Política (Fecha, Tópico, Aprobador)

Formas (Tema, fecha efectiva)

IT Documentos

Contrato (Proveedor, Fecha de

vencimiento)

Política (Fecha, Tópico, Aprobador)

Legal Documentos

Contrato (Proveedor, Fecha de

vencimiento)

Política (Fecha, Tópico, Aprobador)

Base de datos de contenido

Que es la gestión registros

Es la practica de identificar, clasificar, archivar, preservar y destruir registros de acuerdo a un conjunto de estándares pre definidos

Porque administrar registros

Crece la presión por gestionar posible riesgos de manera efectiva mediante cumplimiento basado en regulaciones y políticas

Regulaciones de gobierno e industria

U.S. Sarbanes-Oxley Act (SOX)SEC 17-a/bDOD 5015.2, MoReq, ISO, and HIPAA

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Registros son enviados al centro de registrosBibliotecas por tipo de registro y audiencia Todos los metadatos se mueven con el registroSe deja un enlace en la biblioteca de documentos apuntando al registro

Estrategia de solución para gestión de registros

Reglas de organización

Centro de Registros A

Centro de Registros B

Biblioteca de Registros A1Biblioteca de registros A2

Biblioteca de registros B2

Biblioteca de registros B1

Sitio de colaboración ABiblioteca de Doc A1

Concentrador de tipo de contenido

Publica los tipos de registros

Paso 1: Estandarizar la taxonomía

Paso 2: Aplicar políticas

de administración de la información

Paso 3: Configuralos tipos de contenidos

Paso 4: Aplicar reglas de

organización del contenido

Pasos para la Gestión de Registros

Almacén de

términos

Concentrador de tipos de contenid

o

Reglas de organizaci

ón de contenido

Bibliotecas de registro

s y tempor

ales

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