SISTEM PERANCANGAN DATA INVENTARIS KANTOR IMS PADA PT
INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR
NASKAH PUBLIKASI
COVER
Oleh
Radika Purwanto
07.11.1524
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
INVENTORY DATA SYSTEM DESIGN OFFICE AT IMS INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR
SISTEM PERANCANGAN DATA INVENTARIS KANTOR IMS PADA PT INDOCEMENT
TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR
Radika Purwanto
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Over time the development of technology is growing very rapidly, one development in the digital data storage is by computerization. Storage of data that used to only use the paper has now developed a computerized data storage even though the use of paper can’t be completely abandoned. Because stored data and requires a more extensive therefore computerized data storage is needed for storage and searching of data needed by users in addition to the computerized storage by using more efficient in some ways ranging from cost to storage space does not need a place wide. In addition to this I want to explore creativity in work would also like to introduce my works to the public. Show tangible results in making the work one of them by creating the Office Inventory Data Design System IMS On PT Indocement Tanggul Prakarsa Tbk. Citeureup. IMS inventory data design office was created to simplify the data collection tools in the IMS office. Making System Design Inventory Data Office Application IMS using Java software, SQL Server, Adobe Photoshop. Making Design Data Systems IMS Office Equipment is simple, namely by implementing the knowledge I can on the bench during these lectures, mastery of supporting software that is used and is no less important are the ideas and creativity. Using simple tools and optimize it so that later the Office Inventory Data Design System for IMS can be used with the maximum.
Key words: technological development, digital data storage, computerized
1. Latar Belakang
Dalam era globalisasi saat ini teknologi sistem informasi berkembang semakin
pesat, dengan seiring kebutuhan akan sistem informasi yang akurat dan handal bangsa
indonesia tidak mau ketingalan dengan kemajuan zaman yang semakin canggih seperti
saat ini. Sejak pertama kali dipublikasikan komputer telah banyak membantu kebutuhan
manusia dalam menyelesaikan masalah dalam mengelola data dan menghasilkan
informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. hal ini menunjukkan bahwa
kebutuhan akan teknologi terutama komputer sangatlah besar manfaatnya bagi manusia
diberbagai aspek kehidupan salah satunya adalah penginventarisasian alat–alat kantor.
Salah satu implementasi sistem komputerisasi adalah dalam hal pengelolaan dan
penyimpanan berkas–berkas data yang dibutuhkan oleh penggunanya baik itu dalam
perusahaan–perusahaan, instansi pemerintah, dan lain sebagainya, dalam
penyimpananya tidak memerlukan penyimpanan yang besar dan kertas yang banyak.
Dalam Penelitian ini penulis akan menuliskan mengenai “Sistem Perancangan Data
Inventaris Kantor IMS (Indocement Maintenance System) pada PT INDOCEMENT
TUNGGAL PERKASA Tbk.
2. Dasar Teori
2.1 Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information
systems) atau disebut juga processing systems atau information processing system atau
information-generating systems. Sistem informasi menurut Robert A. leitch dan K.
Roscoe Davis adalah “suatu sistem harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan(Jogiyanto HM. 2005, h.11).”1
2.2 Konsep Basis Data
Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan (relasi) satu
sama lain.2 Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu
file terdapat recortd-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan
satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling
berhubungan yang menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu perhatian yang lengkap
1 Ibid, hal.11 2 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server
2000,(Yogyakarta: ANDI,2006), hal.33
dan direkam dalam satu record. Ada definisi yang umum digunakan dalam basis data,
yaitu :
1. Entitas: Entitas merupakan objek nyata yang mampu dibedakan dengan objek
lain.3 Misal orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam.
Pada bidang Administasi karyawan misalnya, karyawan, alat, pemakaian.
2. Atribut: Atribut merupakan informasi yang berkaitan dengan entitas.4 Misalnya
atribut dari entitas pegawai diterangkan oleh, nama, umur, alamat, pekerjaan.
3. Data Value (Nilai Data): Data value adalah data actual atau informasi yang
disimpan pada tiap data, elemen, atau, atribut, atribut nama pegawai
menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai
datanya misalnya adalah Dadang, Arif, Herman, dan lain-lain yang merupakan
isi data nama pegawai tersebut.
4. File/Table: kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang
sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.
5. Record/Tuple: kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan
menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record mewakili
satu data atau informasi.
3. Perancangan
3.1 Analisis sistem
Dalam tahapan analisis sistem ini yang pertama dilakukan adalah mengidentifikasi
masalah yang timbul. Adapun masalah yang timbul dalam sirkulasi inventaris di kantor
IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.
3.1.1 Analisis kelemahan sistem
Tujuan dari analisis kelemahan sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan
menetukan permasalahan yang dihadapi, dalam hal ini sistem sirkulasi inventaris kantor
IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut
dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan
juga untuk mengatahui kelemahan yang ada pada sistem yang baru.
Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka siperlukan analisis
Performance, Information, Economic, Control and Service (PIECES).
3 Ema Utami, RDBMS Menggunakan Ms SQL Server 2000,(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008), hal.15 4 Ibid, hal.16
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem ini digunakan untuk mengerti kebutuhan-kebutuhan apa
saja yang diperlukan untuk merealisasikan sistem yang diusulkan, diantaranya adalah
analisis kebutuhan perangkat keras, analisis kebuutuhan perangkat lunak, analisis
kebuthan pengguna (brainware). Analisis tersebut dirinci baik saat pembuatan sistem
maupun pada saat implementasi manjalankan sistem.
3.1.3 Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan memganalisa masalah yang
telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari
analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan
sebagaipengembangan dari sistem yang lama layak pakai atau tidak.. Beberapa analisis
yang digunakan untuk sistem ini anatara lain:
1. Analisis Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Operasional 3. Analisis Kelayakan Hukum 4. Analisis Kelayakan Biaya dan Manfaat
3.2 Perancangan sistem
Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan
gambaran umum kepada user tentang sistem baru atas sistem yag diusulkan.
Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan
dirancang secara rinci.
3.2.1 Perancangan Proses
3.2.1.1 Sistem Flowchart
Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada sistem sirkulasi data
inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. maka diusulkan
sistem baru dengan flowchart sebagai berikut:
Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan
3.2.1.2 Data Flow Diagram (DFD) yang Diusulkan
Gambar dibawah ini adalah gambar data flow diagram level 0 sistem informasi
inentrais kantor IMS yang menunjukkan atau menggembarkan begaimana sistem
berhubungan atau berinteraksi dengan aktifitas dengan aktifitas luar atau pemakai yang
berkepentingan atau membutuhkan informasi yang dihasilkan oleh sistem.
Gambar 3.2 Diagram Alur
Gambar 3.3 DFD Level 0
3.2.2 Perancangan Basis Data
Rancangan basis data atau database secara rinci dimaksudkan untuk
mandefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file telah didefinisikan pada tahap rancangan
secara umum. Agar diperoleh basis data yang tepat dan efisien dalam penggunaan
ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data, maka
dalam tahap ini perlu dilakukan:
3.1.2.1 Penerapan Normalisasi
Normalisasi bertujuan untuk membantu relasi-relasi yang ada menjadi lebih
mudah dimengerti serta untuk menunjukkan hubungan atar relasi. Beberapa level
normalisasi dapat dijelaskan dan criteria yang mendefinisikan level-level pada
normalisasi adalah bentuk normal.
Tahap-tahap normalisasi
a. Bentuk tidak Normal
Bentuk tabel tidak normal adalah tabel yang terdapat duplikasi data besar, anomaly
isert, anomaly delete, dan anomaly update juga terdapat pansial depensi dan transitip
depedensi.
Tabel 3.1 Bentuk Tidak Normal
b. Bentuk Normalisasi Pertama (INF)
Mempunyai cirri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file datar. Data berbentuk per
record dan nilai dari field berupa ‘atomic value’ tidak ada atribut berulang atau bernilai
ganda. Cara ini dilakukan dengan mengumpulkan seluruh field basis data, sehingga
semua field terlihat lebih jelas.
Tabel 3.2 Bentuk Normal Pertama
c. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah berada dalam bentuk normal pertama.
Atributbukan kunci utama harus bergantung secara fungsional pada kunci utama atau
primary key. Pembentukan normal kedua dengan kunci-kunci field yang dapat dipakai
sebagai pedoman dalam pencarian data yang bersifat unik.
Tabel 3.3 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Keterangan: * Primary key
d. Bentuk Normal ketiga (3NF)
Suatu relasi dikenal sebagai normal kettiga, jika berada dalam bentuk normal
kedua tidak adanya ketergantungan transitif, yang mana semuaatribut bukan kunci
(foregien key) betgantung pada atribut (primary key) secara menyeluruh.
Tabel 3.4 Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Keterangan: *Primary Key
**Foreigen Key
3.1.2.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel
4 Implementasi
4.1 Implementasi Program
Pada pengetesan program, masing-masing program yang talah berjalan dengan
benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program
lainya dalam sistem dengan baik. Kumpulkan dari semua program yang telah
diitregrasikan perlu dites kembali untuk memilih apakah suatu program dapat menerima
input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output
kepada program lainya.
Pengujian paerangkat lunak dilakukan dengan metode:
1. Uji Coba White Box
Pengetesan White Bok Testing adalah metode perancangan test case
yang menggunakan struktur control dari penegtesan perosedural untuk
mendapat test case. Test ini dimaksudkan untuk meramal cara kerja
perangkat lunak secara rinci karenanya logic path (jalur logika) perangkat
lunak akan ditest dengan menyediakan test case yang akan mangerjakan
kumpulan kondisi dan perulangan secara fisik.
Dengan menggunakan White Box Testing, software engineer dapat
mendesain satu test case yang dapat digunakan untuk:
a. Menguji setiap jalur independent
b. Menguji keputusan logic(true dan false)
c. Menguji data struktur internalnya
d. Menguji loops dan batasanya
2. Uji Coba Black Box
Penegtesan Black Box Testing ini dapat dilakukan dengan interface
perangkat lunak. Test case bertujuan untuk menunjuk fungsi perngkat lunak
tentang cara beroprasi. Apakah pemasukan data telah berjalan dengan
sebagaiman yang diharapan dan apakah informasi yang tersimpan dapat
dijaga tingkat kemutahiranya, lebih spesifik lagi metode ini bertujuan untuk
mencari pada:
a. Fungsi yang salah atau hilang
b. Kesalahan interface
c. Kesalahan pada struktur data atau akses database
d. Kesalahan pada performance
e. Kessalahan inisialisasi dan tujuan akhir
4.2 Kegiatan Implementasi Tesing program
Seteleh sistem baru diterapkan, dan tahapan akhir yang harus dilakukan adalah
perawatan. Perawatan sangat penting peranannya agar sistem baru yang dikembangkan
tetap bisa digunakan untuk masa sekarang sampai masa yang akan datang. Adapun
yang dilakukan untuk perawatan sistem adalah:
1. Melakukan back-up data secara berkala untuk menghindari bahwa hardisk
pada komputer tidak dapat menampung data lagi.
2. Melakukan pemantauan terhadap kinerja sistem yang dilakukan ileh petugas
dengan maksud mendeteksi kesalahan-kesalahn yang tidak terdeteksi selam
masa pengujian.
4.3 Manual Program
Manual program merupakan suatu bagian pemakaian tentang bagaiana cara
menggunakan sistem yang diusulkan oleh penulis. Adapun contoh penggunaan sebagai
berikut:
4.3.2 Menu Utama
Gambar 4.5 Tampilan menu utama
Setelah username dan password yang dimasukkan benar maka petugas atau
user bisa mengakses sistem. Di menu ini ada beberapa menu yang hanya bisa diakses
oleh admin yaitu data petugas dan seting denda
Menu yang terdapat pada menu utama sistem inventaris ‘kantor IMS adalah
sebagai berikut :
4.3.2.1 Menu Akses
Pada menu ini terdapat sub menu login, menu logout, dan menu keluar.
a. Menu Login
Gambar 4.6 Tampilan login
Pada form login ini terdapat dua user yaitu admin petugas yang berwenang untuk
mengakses program inventaris ini.
b. Login Salah
Gambar 4.7 Tampilan login salah
Jika username dan password yang dimasukkan salah makan akan secara
otomatis mengeluarkan peringatan bahwa kombinasi user dan password salah
dan petugas tidak bisa mengakses sistem inventaris kantor IMS ini.
4.3.2.2 Menu Data
Pada menu ini terdapat sub menu data karyawan, data alat, data pembuat, data
petugas, data alat, setting denda. Dimana untuk sub menu data petugas dan setting
denda hanya bisa diakses oleh admin.
a. Data Karyawan
Gambar 4.8 Tampilan data karyawan
Keterangan:
Form data karyawan digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus
data karyawan inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data karyawan baru dan
mengubah data karyawan lama dengan data karyawan yang baru.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada tabel karyawan dan
menghilangkan isi semua field pada pengisisan data karyawan yang baru.
3. Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data karyawan yang sudah dipilih
pada table karyawan.
b. Data Petugas
Gambar 4.9 Tampilan data petugas
Keterangan:
Form data petugas digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus
data petugas pada sistem inevntaris Kantor IMS. Yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data petugas baru dan
mengubah data petugas lama dengan data petugas yang baru.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada tabel petugas dan
menghilangkan isi semua field pada pengisisan data petugas yang baru.
3. Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data petugas yang sudah dipilih
pada table petugas.
c. Data Kategori
Gambar 4.10Tampilan data klategori
Keterangan:
Form kategori alat berfungsi untuk menembah dan merubah kategori alat pada
kategori alat inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. , di form
kategori ini alat terdapat tombol simpan untuk menyimpan ata menambah kategori alat.
Tombol ubah untuk mengubah ketegori alat yang terdapat dalam database. Tombol clear
berfungsi untuk mengosonghan file masukan kategori
d. Data Pembuat
Gambar 4.11 Tampilan data pembuat
Keterangan:
Form data pembuat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus
data pembuat alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data pembuat baru dan
menguag data pembuat lama dengan data pembuat yang baru.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table pembuat dan
menghilangkan isi semua field pada pengisian data pembuat yang baru.
3. Tombol harus berfungsi untuk menghapus data pembuat yang sudah dipilih
pada tabel pembuat.
e. Data Alat
Gambar 4.12 Tampilan data alat
Keterangan:
Form data alat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data
pembuat alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data alat baru dan
menguag data alat lama dengan data alat yang baru.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table alat dan
menghilangkan isi semua field pada pengisian data alat dan menghilangkan
isi semua field pada pengisian data alat yang baru.
3. Tombol harus berfungsi untuk menghapus data alat yang sudah dipilih pada
tabel alat.
f. Label Alat
Gambar 4.13 Tampilan label alat
Keterangan:
Form label alat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus label
alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan label alat baru.
2. Tombol harus berfungsi untuk menghapus label alat dengan cara melakukan
pemilihan terhadap label alat yang akan dihapus pada ThreeTable label alat
kemudian tombol hapus.
4.3.2.3 Menu transaksi
Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian
alat.
a. Peminjaman
Gambar 4.14 Tampilan menu peminjaman
Keterangan:
Form peminjaman digunakan untuk memasukkan data peminjaman alat di dalam
sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan peminjaman alat pada
sistem inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table peminjaman
dan menghilangkan isi semua field pada pengisian data peminjaman alat
yang baru.
3. Tombol cetak untuk mencetak data alat inventaris yang dipinjam oleh
karyawan.
Cara memasukkan data peminjaman adalah dengan memasukkan no karyawan
yang bisa di lihat di pencarian data karyawan atau pada kartu karyawan, kemudian
memasukkan tagihan peminjaman dan label alat yang akan dipinjam.
b. Pengembalian
Gambar 4.15 Tampilan menu pengembalian
Form pengembalian alat digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian
alat pada inventaris data kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., yang
didalamnya terdapat:
1. Tombol simpan berfungsi untuk melakukan penyimpanan terhadap
pengembalian alat pada sistem inventaris kator IMS pada PT Indocement
Tunggal Prakarsa Tbk.
2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran form pengembalian.
Cara melakukan transaksi pengembalian adalah dengan cara memilih
karyawan yang mempunyai kewajiban mengembalikan alat pada ThreeTable
inventaris kemudian menentukan tanggal pengembalian baru menekan
tombol simpan.
4.3.2.4 Menu pencarian
Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian data alat dan pencarian data
karyawan sistem inventaris kantor IMS.
a. Menu Pencarian Karyawan
Gambar 4.16 Tampilan menu pencarian karyawa
b. Menu Pencarian Karyawan
Gambar 4.17 Tampilan menu pencarian alat
Pada menu pencarian terdapat sub menu pencarian karyawan dan pencarian
alat. Pada menu pencarian karyawan digunakan untuk mencari data karyawan inventaris
berdasarkan nama, ruang, atau alamat. Sedangkan pencarian alat digunakan untuk
melakukan pencarian data alat berdasarkan Merk, Model, atau Pembuat
Cara melakukan pencarian adalah dengan cara memilih salah satu kriteria
berdasarkan pencarian kemudian memasukkan kata kunci pada text field. Secara
otomatis data akan keluar.
4.3.2.5 Menu laporan
Menu ini digunakan untuk mencetak laporan-laporan.
a. Laporan Data Karyawan
Gambar 4.18 Menu laporan data karyawan
b. Laporan Data Alat
Gambar 4.19 Menu laporan data alat
c. Cetak Kartu Karyawan
Gambar 4.20 Menu cetak kartu karyawan
d. Laporan Peminjaman
Gambar 4.21 Menu laporan peminjaman
4.3.2.6 Menu Bantuan
Peda menu bantuan terdapat sub menu manual program dan tentang program.
Manual program berisi tentang manual program sistem inventaris kantor IMS pada PT
Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., sedangkan tentang program merupakan menu yang
manampilkan mengenai program system perancangan data inventaris kantor IMS pada
PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.
a. Tentang Program
Gambar 4.22 Tentang Program
b. Manual Program
Gambar 4.23 Manual Program
4.4 Instalasi Program
Sebelum kita melakuka instalasi program aplikasi java yang dibuat kita dianjurkan
untuk melakukan instalasi JDK (Java Development Kit) sebagai pendukung aplikasi java
tersebut.
5 Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program, hingga tahap implementasi Sistem Perancangan Data Inventaris Kantor IMS
pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., maka secara garis besar penulis dapat
menarik kesimpulan sebagai berikut:
a. Dengan sistem yang baru ini, petugas inventaris kantor IMS lebih mudah dalam
melakukan peminjaman dan pengembalian alat yang dipinjam karena sistem ini
sudah dirancang dengan database yang menyimpan data peminjaman tanpa
perlu mengetik nama peminjam ataupun nama alat dari awal lagi.
b. Proses pecarian data alat dan karyawan inventaris dapat dilakukan dengan
cepat karena semuanya data alat dan karyawan sudah ada dalam database
yang sudah dibuat diawal, petugas tinggal mengetik nama alat atau karyawan
dan data yang diinginkan akan muncul secara otomatis.
c. laporan yang dibuat menjadi akurat, tepat waktu dan releva
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta: Andi
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Utami , Ema. 2008.RDBMS Menggunakan Ms SQL Server 2000.Yogyakarta: Graha Ilmu.