SISTEMAS DE CONTROL INTERNO - SANTILLANA (RESOLUCION).pdf

8/16/2019 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO - SANTILLANA (RESOLUCION).pdf

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SANTILLANA, Sistemas de Control interno, tercera edición. Pearson 2015.

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

Juan Ramón Santillana González

Tercera edición

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Resolución estudios de caso contempladosen los capítulos 6 al 13

© Juan Ramón Santillana González

CONTENIDO

Resolución de estudio de caso del capítulo 6. Sistema de control interno en base alproceso caja y bancos.

Resolución de estudio de caso del capítulo 7. Sistema de control interno en base al

sistema contable. Resolución de estudio de caso del capítulo 8. Sistema de control interno en base a la

segregación de funciones incompatibles.

Resolución de estudio de caso del capítulo 9. Sistema de control interno en base atransacciones del ciclo de ingresos.

Resolución de estudio de caso del capítulo 10. Sistema de control interno en base atransacciones del ciclo de compras.

Resolución de estudio de caso del capítulo 11. Sistema de control interno en base a

transacciones del ciclo de producción e inventarios.

Resolución de estudio de caso del capítulo 12. Sistema de control interno en base atransacciones del ciclo de tesorería.

Resolución de estudio de caso del capítulo 13. Sistema de control interno en base atransacciones del ciclo de nóminas.


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RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 6. SISTEMA DECONTROL INTERNO EN BASE AL PROCESO CAJA Y BANCOS

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Atlixco, Estado de Puebla, XX de XXXXXX de 20XX

LIC. ROBERTO GARCÍA,Gerente General,Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. de C.V.P r e s e n t e.

En atención a sus amables instrucciones, he efectuado las conciliaciones pendientes deelaborar a las cuentas bancarias que maneja Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. deC.V.; trabajo ordenado por usted, derivado de los siguientes

Antecedentes:

Conocimiento que usted tiene de la problemática que prevalece en el manejo de las cuentasde cheques de la empresa, misma que se menciona a continuación:

Incertidumbre sobre el monto real de los recursos disponibles en las cuentas decheques.

Discrepancia entre los saldos en chequera y los reportados por el área de contabilidad.

Lo anterior ha provocado que tenga usted que consultar diariamente con los bancospara conocer con qué recursos cuenta la empresa a efectos de cubrir sus necesidadesde pago.

Tal situación derivó en la contratación, por parte suya, de los servicios externos del contadorpúblico independiente Raúl Gutiérrez para que investigara lo conducente con miras a lasolución de la problemática que nos ocupa.

El contador Gutiérrez llevó a cabo su trabajo con cuyo resultado ratificó los problemasdetectados por usted, y presentó las dos siguientes recomendaciones estratégicas principales:

1. Reforzar el área de contabilidad de la empresa, contratando para tales efectos a uncontador capacitado y con experiencia que dé solución a los problemas de control yregistro contable que requiere Materiales para la Construcción Atlixco, S.A. de C.V.;recomendación que derivó en la contratación del suscrito.


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2. La primer tarea a avocarse el nuevo contador será la elaboración de las conciliacionesbancarias pendientes de efectuar; tarea cumplida y cuyos resultados se muestranenseguida:

Observaciones determinadas: Causas probables: Riesgos:

1. La empresa tiene registradosdepósitos que no aparecen enlos estados de cuentabancarios.

Algunos depósitos estánregistrados en lacontabilidad, pero no fueronrealizado física oelectrónicamente en elbanco.

Errores fortuitos ointencionales de registro.

Desvío de recursos nodepositados en el banco

o Sustracción derecursos.

o Estados financieroserróneos.

2. Se han presentado reclamos declientes que supuestamentehan pagado sus adeudos, peroque la empresa los tieneregistrados como pendientes decobro.

Registro incorrecto depagos de clientes(acreditamiento incorrecto alcliente “B” en vez de alcliente “A”, por ejemplo).

Reclamos improcedentesde clientes.

Disposición indebida de lospagos de clientes por partede algún empleado queinterviene en el proceso.

o Desvío de recursos. o Pérdida de recursos. o Errores en los registros

contables y auxiliares.o Estados financieros

erróneos.

3. No se tiene claramenteidentificado el origen de algunosabonos efectuados por el bancopudiendo ser, por ejemplo,intereses o algún otro tipo derendimientos; por supuesto,éstos no se han contabilizado.

Falta de comunicación yseguimiento a lasoperaciones concertadascon los bancos.

o Desvío de recursos. o Pérdida de recursos. o Registros contables y

auxiliares incompletos oextemporáneos.


4. Se cuenta con evidencia de queun empleado bancario seequivocó en la digitación de unnúmero de cuenta provocando

con ello que un depósito seacreditara a otrocuentahabiente; y no se hapresentado una reclamaciónformal al banco para que corrijaeste error.

Error del empleado bancarioal digitar incorrectamente elnúmero de cuenta de laempresa, provocando así

que el recurso se acreditaraa otro cliente del banco. Falta de seguimiento y

reclamo oportuno de loserrores bancarios.

o Pérdida de recursos. o Registros contables y


o

Estados financieroserróneos.

5. No se tiene certeza absoluta decuántos cheques de clienteshan sido devueltos por los

Efecto de la falta deoportunidad en laelaboración de las

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.


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bancos, y las causas de lasdevoluciones.

conciliaciones bancarias, yde seguimiento y aclaraciónde partidas en conciliación.

o Pérdida de beneficiosfinancieros.

o Falta de recuperacióninmediata de losimportes involucrados.

o Extemporaneidad en elejercicio de accioneslegales en contra delgirador.

6. No se conocen en su totalidadlas comisiones cobradas por losbancos, ni se han solicitado alos bancos los comprobantescorrespondientes; no se haninvestigado ni contabilizadoestas comisiones.

Aplica la misma causaprobable del punto queantecede

o Pérdida de recursos. o Registros contables y



7. No se registran contablementelos traspasos entre bancos.

Omisiones o errores deregistro.o

Registros contables yauxiliares incompletos oextemporáneos.


o Desconocimiento de lossaldos reales en lascuentas de cheques.

Recomendaciones de acciones de control:

1. La elaboración oportuna de conciliaciones bancarias (a más tardar dentro de los diezprimeros días de cada mes) representa una de las acciones de control más relevantes enel proceso de caja y bancos, que por ningún motivo debe ser soslayada.

2. Las partidas en conciliación deben ser investigadas y atendidas de inmediato por personalindependiente al manejo y custodia de fondos y chequeras.

3. Establecer políticas para cancelar en un tiempo determinado los cheques expedidos entránsito que no han sido cobrados.

4. Preparar un reporte diario de saldos en cuentas de cheques. Confrontar estos saldoscontra los registros contables.

Quedo a sus apreciables órdenes en lo que tenga usted a bien disponer.

At e n t a m e n t e

C.P. ALFONSO HUERTA


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oportuna y de apoyo a latoma de decisiones.

2. El proceso contable de laempresa no se apoya en uninstructivo para el manejode cuentas ni en una guíade contabilización. Susestados financieros sólo seconstriñen a un balancegeneral y a un estado deresultados, ambos dedudosa confiabilidad y sinanexos informativos desoporte.

Proceso contable deficientey falto de homogeneidad.

Disparidad de criterios enlos registros a efectuar.

Estados financieroserróneos; carentes deconfiabilidad como soportepara la toma de decisiones.

o Desarrollar e instaurar, deinmediato, un instructivopara el manejo de cuentasque informe los conceptosde cargo y abono de cadacuenta; así como una guíade contabilización queestandarice el manejocontable de cada tipo detransacción.

o Elaborar Estado devariaciones en el capitalcontable, y Estado de flujosde efectivo y Estado decambios en la situaciónfinanciera, de conformidadcon lo establecido en lasNormas de informaciónfinanciera (NIF).

o Elaborar los anexoscomplementarios a losestados financieros querequiera la administraciónde la empresa.

3. No se elaboranconciliaciones bancarias demanera rutinaria yconsistente.

Desvío de recursos. Pérdida de recursos. Registros contables y



Desconocimiento de lossaldos reales en las cuentasde cheques.

o La elaboración oportuna deconciliaciones bancarias (amás tardar dentro de losdiez primeros días de cadames) representa una de lasacciones de control másrelevantes en el procesocontable que por ningúnmotivo debe ser soslayada.

o Las partidas en conciliacióndeben ser investigadas yatendidas de inmediato porpersonal independiente almanejo y custodia defondos y chequeras.

4. No coinciden los saldos decuentas por cobrar ydocumentos por cobrar conlos correspondientes dellibro mayor. Se desconocela antigüedad de esossaldos.

Desvío de recursos. Pérdida de recursos. Registros contables y



o Conciliación permanenteentre los saldos contablesde cuentas por cobrar y dedocumentos por cobrar conel libro mayor.

o Las partidas en conciliacióndeben ser investigadas yatendidas de inmediato por


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Falta de acciones oportunassobre saldos antiguospendientes de cobro.

personal independiente almanejo y custodia de lascuentas y documentos porcobrar.

o Elaboración mensual deReportes de antigüedad desaldos.

5. No se registranadecuadamente losdeudores diversos y porconsiguiente se pierde elcontrol sobre larecuperación de susadeudos, como es el casode reclamaciones aaseguradoras, faltantes deinventarios, préstamos aempleados, anticipos aproveedores, etcétera.

Desvío de recursos. Pérdida de recursos. Desconocimiento, parcial o

total, por parte de laadministración, con laconsecuente falta derecuperación, cuando no seregistran contablementeeste tipo de créditos enfavor de la empresa.

Falta de acciones oportunassobre saldos antiguospendientes de cobro.

o Invariablemente, este tipode créditos deben serregistrados en lacontabilidad de la empresa.

o Elaboración mensual deReporte de antigüedad desaldos de deudoresdiversos.

o Designar y responsabilizar aun empleado de la empresapor el registro,administración yrecuperación de estacartera.

6. No coinciden los saldos delas cuentas de inventarioscon los correspondientesdel libro mayor.

Desvío de recursos, robos. Pérdida de recursos. Registros contables y



o Doble revisión a losresultados de la toma físicade inventarios por personalindependiente al registro,manejo y custodia de losinventarios.

o Reforzar las medidas deseguridad.

7. No se lleva control sobre lasmercancías en tránsito.

Desconocimiento delavance del proceso de lasmercancías en tránsito y delos costos y gastos aintegrar y acumular en cadacompra.



o El proceso de mercancíasen tránsito debe sercontrolado a través de lacuenta contable Mercancíasen tránsito.

8. No se practica inventariofísico al mobiliario y equipoy, por ende, no se concilianlos registros contables conlas existencias físicas.

Desvío de recursos, robos. Pérdida y/o mala

administración o uso deestos recursos.


o Designar y responsabilizar aun empleado de la empresapor el registro auxiliar,administración y control deestos recursos.

o Conciliación permanenteentre los saldos contablesde mobiliario y equipo con


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los inventarios físicos y ellibro mayor.

9. Se manejan indistintamentecuentas de proveedores y

cuentas por pagar, lo quegenera incertidumbre sobreel pasivo real por esteconcepto a cargo de laempresa; por supuesto quelos saldos de estas cuentasno coinciden con loscorrespondientes del libromayor.

¿En cuál de los dosprocesos se puede confiar?;

posiblemente en ninguno. Se requiere consultarambos procesos paraidentificar los adeudosespecíficos a un proveedor.

Ocultamiento de desvío derecursos.

Registros contables yauxiliares incompletos.


o Concentrar el proceso dereconocimiento de adeudos

a proveedores a través deun Sistema de cuentas porpagar que es el queproporciona mayoreselementos de control y parasu administración.

o Conciliación permanente delos registros de cuentas porpagar con la existenciafísica de éstas y el libromayor.

10. Los anticipos recibidos declientes se registranindistintamente en la cuenta

Anticipos de clientes o en lacuenta Cuentas por cobrara clientes.

Se requiere revisar lascuentas contables Anticiposde clientes y Cuentas porcobrar a clientes paraaplicar los anticiposrecibidos de clientes.

Ocultamiento de desvío derecursos.

Registros contables yauxiliares incompletos.


o Concentrar única yexclusivamente en la cuentacontable Anticipos declientes los anticiposrecibidos de clientes.

11. No se generan pasivos porconcepto de gastosacumulados.

No reconocimiento en elejercicio o periodo contablegastos que corresponden alejercicio o periodo en quese generaron.

Alteración de resultados deoperación del ejercicio operiodo que corresponda, loque provoca presentarresultados de operaciónficticios más favorables.

Estados financieroserróneos y/o alterados.

o Registrar, invariablemente,al cierre del ejercicio operiodo contable, los gastosacumulados, no obstanteque sean pagados en elsiguiente ejercicio operiodo.

o Estimar las provisionescontables que seannecesarias sobreobligaciones de la empresa,

no obstante que sedesconozca el montoexacto de éstas.

12. No se lleva cuenta de lasventas por línea deproducto y sucorrespondiente costo;ambos conceptos se

Pérdida de oportunidad poridentificar y conocer larentabilidad de cadaproducto o línea deproductos.

o Abrir las subcuentascontables de Ventas y deCosto de ventas que serequieran para identificar lasventas y costos de cadaproducto o línea de


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registran y reportan demanera global.

Pérdida de oportunidad poridentificar y conocer laproductividad de cadavendedor o grupo devendedores.

productos, y laproductividad de cadavendedor o grupo devendedores.

13. Están mezclados los gastosgenerales y deadministración con losgastos de ventas. No secomparan éstos con lopresupuestado.

Pérdida de oportunidad por

identificar y conocer losgastos incurridos por laadministración y por laactividad de ventas; asícomo su comparación conlos presupuestosautorizados.

o Instaurar el procesocontable denominadoContabilidad por áreas deresponsabilidad que informelos gastos de administracióny los de ventas,comparados con lospresupuestos autorizados.Este proceso a instaurardeberá incluir lassubcuentas que serequieran para conocer losgastos presupuestados eincurridos por cada áreaespecífica de administracióno de ventas.

Reitero mi agradecimiento por su confianza para realizar este trabajo que tuvo usted a bienencomendarme. De igual manera, dejo constancia de gratitud hacia el personal de ComercialPapelera, S.A., que me apoyó con sus valiosos comentarios, suministro de información einteracción con el suscrito para llevar a buen término la tarea encomendada.

A t e n t a m e n t e

C.P. RUBÉN JORDÁN


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RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 8. SISTEMA DE CONTROLINTERNO EN BASE A LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

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Toluca, Estado de México, XX de XXXXXX de 20XX

SR. NICANOR TORRES,Propietario y Administrador General,Materiales para la Construcción, S.A. de C.V.,

P r e s e n t e.

Las Normas Internacionales de Auditoría que guían y orientan el ejercicio de la auditoría deestados financieros, emitidas por la Federación Internacional de Contadores, y aceptadas ydifundidas en México por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, el cual forma parte deesa Federación, requieren dentro de sus lineamientos el examen y evaluación del controlinterno instaurado en la empresa a auditar como insumo, entre otros muchos más, paradeterminar la naturaleza, oportunidad, procedimientos de auditoría a aplicar, y el alcance denuestra intervención.

En ese entendido, durante el examen y evaluación del control interno que se sigue enMateriales para la Construcción, S.A. de C.V., me percaté que la empresa requiere de unavisión más amplia para administrarla, lo que ha provocado, entre otros aspectos, que algunosempleados realicen funciones incompatibles.

Por funciones incompatibles se entenderá aquellas actividades que lleva a cabo un empleadoque, al combinarse o conjuntarse con otras desarrolladas por el mismo empleado, provocandebilitamiento en los controles y riesgos de conductas indebidas o malos manejos. Talesincompatibilidades detectadas en la empresa, los riesgos asociados y las funciones a

segregar se resumen como sigue:

Funciones desempeñadas: Riesgos por incompatibilidad: Segregación de funciones:

1. La persona que manejaingresos antes de suregistro inicial prepara ymaneja documentos basepara facturar, maneja

Quedarse con parte delingreso y facturar solo por elmonto ingresado,disminuyendo para ello el

o La persona que manejaingresos antes de suregistro inicial, por ningúnmotivo deberá participaren las siguientes


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registros iniciales de ventas,autoriza notas de crédito ymaneja la documentaciónsoporte, y aprueba y manejalas rebajas y devolucionessobre ventas y sudocumentación soporte.

precio de las mercancías oservicios vendidos.

Quedarse con parte delingreso y registrarcontablemente sólo elremanente.

Quedarse con el ingreso yelaborar una nota de créditopara dar por pagada ocancelada una factura.

Quedarse total oparcialmentecon el ingreso y autorizar unarebaja o devolución paracubrir el monto dispuesto.

actividades: preparación ymanejo de documentosbase para facturar,manejo de registrosiniciales de ventas,autorización de notas decrédito y manejo de ladocumentación soporte, yaprobación y manejo delas rebajas y devolucionessobre ventas y sudocumentación soporte.

2. La persona que manejaingresos después de suregistro inicial prepara ymaneja documentos basepara facturar, autoriza notasde crédito y maneja ladocumentación soporte,aprueba y maneja lasrebajas y devoluciones sobreventas y su documentaciónsoporte, y prepara y manejadocumentos base parasoportar un egreso.

Quedarse con parte delingreso y facturar solo por elmonto ingresado,disminuyendo para ello elprecio de las mercancías oservicios vendidos.

Quedarse con parte delingreso y registrarcontablemente solo elremanente.

Quedarse con el ingreso yelaborar una nota de créditopara dar por pagada ocancelada una factura.

Quedarse total oparcialmente con el ingreso yautorizar su registro comouna rebaja o devolución paracubrir el monto dispuesto.

Disponer de recursosentrantes para efectuarcompras, alterando así lacorrecta contabilización tantode ingresos como deegresos.

o La persona que manejaingresos después de suregistro inicial, por ningúnmotivo deberá participaren las siguientesactividades: preparación ymanejo de documentosbase para facturar,autorización de notas decrédito y manejo de ladocumentación soporte,aprobación y manejo derebajas y devolucionessobre ventas y sudocumentación soporte, ypreparación y manejo dedocumentos base parasoportar un egreso.

3. La persona que firmacheques lo haceindividualmente, y ademásaprueba los registrosiniciales de compras yegresos y maneja ladocumentación soporte, yparticipa en el proceso deautorización y registro en loslibros contables.

Aumentar (inflar) los pagospor adquisiciones. Aumentar (inflar) los costos o

gastos implicados en elegreso.

Alterar los registroscontables con fines deocultamiento deirregularidades.

o

La persona que firma loscheques individualmenteo maneja cheques yafirmados en formamancomunada, porningún motivo deberáparticipar en las siguientesactividades:aprobación de losregistros iniciales de


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compras y egresos ymanejar la documentaciónsoporte, y participar en elproceso de autorización yregistro en los libroscontables.

4. La persona que maneja lanómina lleva los registros depersonal, recaba lainformación base paraelaborar la nómina, laelabora, solicita el chequepor el importe de la nómina,lo cambia en el banco ypaga en efectivo a lostrabajadores; ademáselabora la póliza de diariocontable para el registro dela nómina.

Se está dando la funciónincompatible por excelencia,ya que se puede alterar elproceso en cualquiera de susetapas inventando aempleados o trabajadoresapócrifos y quedarse elprobable defraudador con losimportes implicados. Regla:el que la hace (la nómina) nola paga.

Tendrá toda la oportunidadde alterar los registroscontables con fines deocultamiento deirregularidades.

o La persona que maneja lanómina, por ningún motivodeberá participar en lassiguientes actividades:llevar los registros depersonal, recabar lainformación base paraelaborar la nómina,elaborarla, solicitar elcheque por el importe dela nómina, cambiarlo en elbanco y pagar en efectivoa los trabajadores;además elaborar la pólizade diario contable para elregistro de la nómina.

5. La persona responsable delcontrol físico de inventariosprepara y manejadocumentos base para elregistro de inventarios,aprueba y maneja losregistros de compras, yparticipa en el proceso deautorización y registro de loslibros contables.

Disponer de inventariosfísicos y ocultar taldisposición alterando losregistros correspondientes.

o La persona responsabledel control físico de losinventarios, por ningúnmotivo deberá participaren las siguientesactividades: preparación ymanejo de documentosbase para el registro deinventarios, aprobación ymanejo de los registros decompras, y participar en elproceso de autorización yregistro de los libroscontables.

Quedo a sus apreciables órdenes para cualquier duda o aclaración, o para comentar el asuntomotivo del presente.


C.P. FRANCISCO VELÁZQUEZ


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RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 9. SISTEMA DE CONTROLINTERNO EN BASE TRANSACCIONES DEL CICLO DE INGRESOS

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Monterrey, Nuevo León, XX de XXXXXX de 20XX

SR. ANSELMO GOMEZ,Propietario y Administrador General,Comercial Ferretera, S.A.P r e s e n t e.

Agradezco de antemano su confianza y agradecimiento por haberme aceptado a colaborarcomo auditor interno de Comercial Ferretera, S.A., en esta trascendental etapa de la vida de laempresa en que ha decidido usted retirarse paulatinamente de la administración de la referida,delegando esta responsabilidad en sus dos hijos Pedro Gómez y Arturo Gómez; solicitandoasimismo al suscrito lleve a cabo un examen y evaluación del control interno de la empresacon el propósito de tomar las acciones que procedan en la intención de transferir laadministración que nos ocupa de una manera sana y ordenada para que continúe en elsendero de desarrollo creciente que la ha distinguido.

Derivado de mis apreciaciones iniciales, me permito recomendar, con todo respeto, que latransferencia de la administración se haga bajo un proceso de desplazamiento paulatino deautoridad y responsabilidades de usted hacia sus dos hijos; de tal manera que éstoscomiencen a ejercer sus funciones directivas bajo el apoyo y orientación de usted, pero sinque ello represente menguar la autoridad con que deben ser investidos.

Con respecto al examen y evaluación del control interno que prevalece en ComercialFerretera, S.A., me permito informarle que inicié los trabajos relativos enfocándolos, enprimera instancia, al ciclo de transacciones de ingresos, cuyo resultado se muestra acontinuación:

En materia de autorización

Situaciones detectadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:

1. No existe una relaciónformal y autorizada declientes a crédito.

Instaurar políticas porescrito para la selección declientes y aprobación decrédito.

o Pueden efectuarseembarques a clientes noautorizados, lo que podría


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Revisar, al menos una vezal mes, las bases de datoscomo son: listas de clientesaprobados o archivosmaestros de clientes, paraprobar su confiabilidad.

Elaborar procedimientosespecíficos por escrito paraañadir, cambiar o eliminarinformación de las bases dedatos.

generar posibles cuentasincobrables.

o Pueden efectuarse ventas apersonas o empresas conlas que exista conflicto deintereses sin elconocimiento de laadministración.

2. No existen políticas porescrito para el otorgamientode líneas de crédito.

Establecer políticas porescrito que establezcan loscriterios a aplicar para elotorgamiento de líneas decrédito.

Revisar periódicamente el

acatamiento a las políticasestablecidas para elotorgamiento de líneas decrédito.

o Puede otorgarse crédito aclientes no autorizados, loque podría generar posiblescuentas incobrables.

o Puede otorgarse crédito aclientes con los que exista

conflicto de intereses sin elconocimiento de laadministración.

3. El señor Pedro Gómez es elencargado de asignar líneasde crédito, acción quedesarrolla con base enestudios y elementostécnicos; sin embargo, supadre, el señor Anselmo

Gómez, modifica lasdecisiones de su hijoapoyándose en suexperiencia.

Formalizar por escrito loscriterios base para elotorgamiento de líneas decrédito.

Complementar laautorización de líneas decrédito con base en el

historial y capacidad depago de los clientes. El señor Anselmo Gómez

puede orientar y asesorar asu hijo Pedro, pero nocambiar sus decisiones;salvo situacionesdemostrables que lo

justifiquen, previo acuerdoentre ambos.

o Pérdida de imagen yseriedad de la empresacuando los clientes percibenconflictos de autoridad entrelos señores Anselmo yPedro Gómez.

o Se diluye la imagen y

autoridad del señor PedroGómez.

4. Las listas de precios están

representadas porcatálogos, cuya autorizaciónes lenta y laboriosa merceda su volumen; y noresponde con oportunidad alos cambios de precios delos proveedores.

Elaborar archivos maestros,

en base a tecnología de lainformación, de precios deventa autorizados. Estosarchivos deberán incluirprocedimientos específicospara añadir, cambiar oeliminar informacióncontenida en ellos.

o Pueden aceptarse pedidos

de clientes a precios noautorizados y condicionesinaceptables para laadministración.

o Pueden efectuarse entregasde mercancía L.A.B. destinosin haberse considerado loscostos de entrega en losprecios de venta.


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Revisar periódicamenteesos archivos para probarsu confiabilidad.

5. No existen políticas porescrito para el otorgamientode descuentos y rebajassobre ventas.

Exponer claramente loscriterios y políticas de laempresa relativos alotorgamiento de descuentosy rebajas sobre ventas yautorización dedevoluciones de mercancía.

Desarrollar rutinasautomatizadas para generarbonificaciones por volumeny calcular o comprobardescuentos por pronto pagotomados por los clientes.

o Se pueden procesar yaplicar descuentos yrebajas y aceptardevoluciones de mercancíaque no sean aceptables porla administración.

o Pueden darse casos dedescuentos y rebajas yaceptación de devolucionesindebidas a los clientes.

En materia de procesamiento y clasificación de transacciones


1. El señor Pedro Gómez esresponsable por laautorización de pedidos declientes a crédito; sinembargo, como se ausentacon frecuencia de la oficina,esta tarea la delega en susecretaria Griselda Díaz.

Documentar procedimientospara iniciar, revisar yaprobar pedidos de clientes.

Designar a un empleadocon suficiente autoridad y

jerarquía para autorizar

pedidos en ausencia delseñor Pedro Gómez. Relevar a la secretaria

Griselda Díaz de estaresponsabilidad.

o Se pueden autorizarpedidos a clientes cuyolímite de crédito se harebasado, o bien que no sonsujetos de crédito.

2. No se lleva un registrodetallado de pedidospendientes de surtir aclientes por falta demercancía; ni se les informaa éstos con razonable

confiabilidad la fecha enque les será surtida.

Diseñar e implantar, conapoyo en tecnología de lainformación, un sistema queinforme, entre otrosaspectos: fecha, clave ynombre del cliente, número

de pedido pendiente desurtir, mercancía por surtir,causas de retraso, fechaestimada de surtimiento,acciones de seguimientocon el cliente, etcétera.

o Pérdida de imagen yseriedad de la empresa alno contar con elementosconfiables para informar asus clientes sobre el estadoque guardan sus pedidos

pendientes de surtir.o Pérdida de clientes alrecurrir éstos a otrosproveedores que los tratencon mayor seriedad yformalidad.

3. No se elaboran reportes depedidos pendientes desurtir.

Aplica la misma acción decontrol del punto queantecede.

o Pérdida de control yatención a los clientes por


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auditoría de estadosfinancieros.

o Tentaciones de losalmacenistas por incurrir enprácticas indebidas cuandoperciben que no se detectacon oportunidad cualquiereventual sustracción demercancía.

9. Ninguna otra persona ofuncionario revisa lasfacturas hechas por el señor

Antonio Bustamante, quien,a su vez, revisa y aclara lasreclamaciones de losclientes por errores enfacturación.

Verificación y validación delos datos contenidos en lasfacturas por personal ajenoa la actividad defacturación.

Segregación de funcionespara que el señorBustamante no revise niaclare las reclamaciones delos clientes por errores en lafacturación, asignando estatarea a otro empleado.

o El señor AntonioBustamante cuenta contodas las oportunidades decorregir eventuales errores,de omisión o comisión, enlas facturas por élelaboradas.

10. Semanalmente se concilianlos ingresos a caja con losdepósitos bancarios.

Conciliar diariamente lostotales que arroja la cinta oel medio automatizado delas cajas registradorascontra las fichas dedepósito bancarias.

o Extravío o malversación defondos.

o Podría darse el caso de noinformarse ventas oservicios al contado eingresos misceláneos.

11. El servicio externo derecolección de dinero seefectúa dos veces porsemana.

El servicio externo derecolección de dinero debeser diario.

o Asaltos o robos por montosimportantes de recursosdisponibles.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.o Pérdida de beneficios

financieros.

12. No se efectúan arqueossorpresivos a las cajeras.

Efectuar, periódicamente ypor sorpresa, arqueos a lacajeras.

o Desvío de recursos.o Pérdidas de recursos.o Ocultamiento de desvío de

recursos.o Autopréstamos.

13. El señor Jorge Ordoñezmaneja las cuentas porcobrar y registra los pagosrecibidos vía transferenciabancaria.

El registro de los pagosrecibidos vía transferenciabancaria debe ser realizadopor otro empleado ajeno alas actividades que realizael señor Jorge Ordoñez.

o Desvío de pagos recibidosvía transferencia bancaria.

o Pérdida de recursos.o Alteración de los registros

de cuentas por cobrar aclientes.

o Eventuales situaciones deconflicto con los clientes.


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14. No coincide el total de losregistros auxiliares decuentas por cobrar aclientes con lacorrespondiente cuenta decontrol del libro mayor.

Conciliar en forma regular yperiódica los saldos deauxiliares de clientes conlos saldos del libro mayor uotros totales de control.

Envío periódico de estadosde cuenta a los clientespara confirmar movimientosy saldos.

Establecer controles en losprogramas de cómputo paraprevenir o detectarduplicidad en el pase detransacciones, así como laomisión de transaccionesaceptadas.


o Los asientos en las cuentasdel libro mayor pueden serincompletos o inexactos, locual ocasionaría diferenciasentre éstos y los auxiliaresrespectivos.

o Pueden tomarse accionesindebidas o erróneas conbase en informaciónincompleta o inexacta quese encuentre en un auxiliaro registro de un cliente.

15. No se elabora reporte deantigüedad de saldos decuentas por cobrar.

Elaboración mensual deReportes de antigüedad desaldos.

Estricto seguimiento a lascuentas que acusanadeudos vencidos.

o Desconocimiento de laantigüedad de las cuentaspor cobrar a clientes.

o Pérdida de oportunidad enacciones de cobro a clientescon rezago en pagos.

o Otorgamiento de crédito aclientes con saldosvencidos.

o Cobros recibidos puedenser acreditados a cuentaspor cobrar recientes enlugar de a las de mayorantigüedad.

16. No se limita el acceso depersonas a los registros decuentas por cobrar aclientes que se manejan pormedio de tecnología de lainformación.

Definir por escrito alpersonal autorizado paraaccesar a los registros decuentas por cobrar aclientes.

Asignar clave de acceso alempleado autorizado paraefectuar registros en lascuentas por cobrar aclientes.

Accesos indebidos conriesgos de alteración de losregistros computarizados decuentas por cobrar aclientes.

Sabotaje. Pérdida de registros.

17. Los estados financieros sepreparan con dos o tresmeses de retraso, dandocomo consecuencia, entreotras, que las declaracionesde impuestos se preparencon información extra-libros.

Elaborar un calendario deelaboración de pólizascontables mensuales.

Contar con un calendario deobligaciones fiscales.

Estricto seguimiento de laentrega completa yoportuna de informaciónbase para el proceso

o Desconocimiento oportunode la situación financiera yoperativa de la empresa.

o Estados financierosextemporáneos que pocoayudan para la toma dedecisiones oportunas yadecuadas.


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contable por parte depersonal responsable desuministrarla al área decontabilidad.

Si el contador de laempresa no es capaz deentregar estados financierosdentro de los primeros diezdías posteriores al cierre decada mes, evaluarconveniencia de sustituirlo.

o Usar datos erróneos en loscálculos de impuestos.

o Pagar impuestos en exceso.o Pagar multas, recargos y

actualizaciones.

En materia de verificación y evaluación


1. No se verifican ni evalúanen forma periódica lossaldos de cuentas porcobrar, otras cuentas delciclo de ingresos ni lastransacciones relativas.

Establecer manuales de

procedimientos y políticas,gráficas de organización yotra documentación quepresenten las cuentascontables, informes deactividades, y políticas yprocedimientos que sedeben verificar y evaluar.

Definir cuándo van a serverificados y evaluados losmanuales referidos, y porquién será supervisada esta

actividad. Describir cómo debeejecutarse la verificación yevaluación, así como laforma en que debendocumentarse losresultados de la revisión y aquién debe comunicársele.

o Los informes preparadospara la administraciónpueden presentarinformación errónea.

o Las decisiones crucialesque podría tomar laadministración pueden estarbasadas en informaciónerrónea.

2. No se confirmanperiódicamente los saldosde cuentas por cobrar a

clientes

Confirmar, cuando menostrimestralmente, los saldosde cuentas por cobrar a

clientes y a deudoresdiversos.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.

En materia de salvaguarda física


1. El efectivo y chequesrecibidos pendientes dedepósito se guardan

Recolección diaria yconcentración del efectivo ycheques en dispositivos que

o El efectivo y los chequespueden sustraerse definitiva


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indistintamente en losescritorios de cualquiera delos tres señores Gómez.

ofrezcan seguridad, comopor ejemplo, caja fuerte,bóveda y receptorestemporales blindados.

o temporalmente, o bienperderse o destruirse.

2. No se tienen contratadasfianzas de fidelidad delpersonal que manejainventarios, dinero enefectivo y cuentas porcobrar.

o Contratar fianzas defidelidad que incluyan,además de recursosmonetarios, la cobertura depérdida de registros,documentos y archivos.

o En caso de darse un actoindebido, la empresa debeabsorber su costo y losgastos que se ocasionenpor las investigaciones quese requieran llevar a cabo.

3. Se permite el cambio decheques personales condinero de la cobranza.

o Por ningún motivo debepermitirse esta prácticaindebida, incluyendo a losseñores Gómez.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.o Autopréstamos.o Pérdida de beneficios

financieros.

4. No se tiene control niresguardo de los formatosque se utilizan en el ciclo detransacciones de ingresos.

o Custodia controlada yprenumerada de losformatos importantes:órdenes de embarque,facturas de venta, formas decontrol para cambios alarchivo maestro, etcétera.

o Pérdida de formatos con losconsecuentes riesgosadministrativos y fiscalespor un mal uso de ellos.

o Pérdida de control de lastransacciones que requierenel uso de esos formatos.

5. No hay restricciones para elacceso de personas al áreade cuentas por cobrar y alos almacenes.

Restricciones para elacceso, por ejemplodispositivos operados

magnéticamente, gafetes deidentificación, registro defirmas, etcétera.

Identificación clara de laspersonas autorizadas parapoder accesar adeterminadas instalaciones.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.o Uso indebido de

información.

6. Son inadecuadas lasmedidas de seguridadcontra incendios y estánlimitadas las coberturas deriesgos con la aseguradora.

Instaurar un Comité deadministración de riesgosque se responsabilice, entreotras actividades, por el

estudio, análisis y propuestade los seguros a contratarque requiera la empresa.

o La empresa no seencuentra cubierta contrariesgos que se puedanpresentar, con elconsecuente impacto en suestabilidad y supervivencia.

La normatividad aplicable al ejercicio de la función de auditoría interna establece que estafunción, además de sus servicios de aseguramiento, revisión, evaluación y reporte, participecon la administración de la empresa en la solución de las situaciones detectadas. En eseorden, agradeceré a usted de la manera más atenta y respetuosa, tenga a bien disponer la


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conformación de un grupo de trabajo en el que participen los colaboradores responsables delas áreas que se requieran para que, conjuntamente con esta función de auditoría interna a micargo, a través de una asignación de consultoría, nos avoquemos a la solución de lassituaciones reportadas en el cuerpo del presente.


C.P. LADISLAO VALENCIA.


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RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 10. SISTEMA DE CONTROLINTERNO EN BASE TRANSACCIONES DEL CICLO DE COMPRAS

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Querétaro, Estado de Querétaro, XX de XXXXXX de 20XX

ING. ADRIÁN MORALES,Gerente General,

Arneses y Ensambles, S.A.P r e s e n t e.

De conformidad con su amable petición, he realizado un examen y evaluación del controlinterno del ciclo de transacciones de compras de Arneses y Ensambles, S.A. Este trabajo esadicional a la auditoría de estados financieros que estamos practicando a los estadosfinancieros de la empresa al 31 de diciembre de 20XX.

Como resultado del trabajo realizado, a continuación le informo las observaciones que hedeterminado, las acciones de control recomendadas para atender y atemperar esasobservaciones, y los riesgos en que se está incurriendo, o se puede incurrir, de no darsecumplimiento a las recomendaciones que nos ocupan:


Observacionesdeterminadas:

Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:

1. No existen políticas porescrito para la selección ydesignación deproveedores.

Emitir políticas por escritopara la selección deproveedores.

Con apoyo en tecnología dela información, elaborarbases de datos, como listasde proveedores aprobadoso archivos maestros deproveedores.

Establecer procedimientosespecíficos para añadir,cambiar o eliminarinformación de las bases dedatos.

Revisar periódicamente laconfiabilidad de las basesde datos.

o Pueden efectuarse comprasa proveedores noautorizados y, asimismo(intencionalmente o no),puede pagarse a unproveedor que no suministrómercancías o servicios.

o Pueden generarseproblemas en produccióndebido a embarquessurtidos con demora o bajacalidad de las mercancías oservicios adquiridos.

o Sin el conocimiento de laadministración, puedenefectuarse compras apersonas o empresas con


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Limitar el acceso a lainformación contenida enlas bases de datos.

las que existan conflicto deintereses.

o Pueden realizarse comprasa proveedores cuyasprácticas decomercialización no seanéticas.

2. No se cuenta con uncatálogo actualizado deproveedores, además labase de datos deproveedores no es muyconfiable.

Aplican las mismasacciones de control delpunto que antecede.

o Aplican los mismos riesgospor incumplimiento delpunto que antecede.

3. No se cuenta con políticaspor escrito donde seexpongan claramente loscriterios de compras.

Centralizar las compras enun departamento exprofeso.

Emitir políticas por escritodonde se exponganclaramente los criterios paracomprar; por ejemplo: noocasionar inventariosexcesivos; y en base acotizaciones, requisiciones

justificables, a puntos dereorden, a especificacionesde calidad e ingeniería,etcétera.

o Pueden ordenarsemercancías o servicios queno se necesiten o condemasiada anticipación omuy tarde.

o Pueden efectuarse comprasa personas o empresas conlas que existan conflictos deintereses sobre precios ocondiciones inaceptablespor la administración.

o Compras de emergencia.

4. Se realizan frecuentementecompras de emergencia.

Elaborar informes relativosa excesos o falta deexistencias en almacenes.

Identificar las causas decompras de emergencia,estudiarlas y analizarlaspara evitar el incurrir enesta práctica, salvo casosde verdadera emergencia.

o Puede comprarsemercancías o servicios aprecios más altos de losautorizados.

o Eludir la intervención deldepartamento de compras.

5. Son pobres lasespecificaciones deingeniería y de control decalidad.

Exigir a los proveedoresinformación sobre

especificaciones deingeniería y de control decalidad de sus productos.

Verificar y, dentro de loposible, efectuar pruebasdel cumplimiento de esasespecificaciones.

o Puede comprarsemercancías que no reúnanespecificaciones o losestándares de calidad querequiere la empresa.


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6. No se comparanperiódicamente, porpersonal ajeno a la funciónde compras, las órdenes decompra con las listas deprecios autorizados.

Elaborar informes sobrevariaciones en los preciosde compra.

o Pueden pagarsemercancías o servicios aprecios no autorizados.

7. No se comparanperiódicamente los preciospagados a un proveedorcon los precios de mercadoo con los precios de otrosproveedores de materiales,insumos o serviciossemejantes.

Elaborar estudioscomparativos decotizaciones presentadaspor diferentes proveedores.

Además del aspecto precio,cuidar que los diferentesproveedores seanclasificados dentro derangos homogéneos de tipoy calidad de sus productos,plazos de entrega, seriedady formalidad, imagen en elmercado, etcétera.

o Desconocimiento de lascondiciones de mercadopara adquirir buenosproductos, a proveedoresconfiables, y a precios

justos y razonables.

8. No se manejan lasmercancías en tránsito através de una cuentaespecífica.

Abrir registros auxiliares porcada orden de compra entránsito.

Toda erogación por comprade mercancía que estépendiente de surtirse o queha sido embarcada enproceso de arribo a losalmacenes de la empresa,

debe cargarse a la cuentaMercancías en tránsito. Asegurarse que los costos y

gastos se relacionenperfectamente con la ordende compra que les dioorigen.

Vigilar la oportunidad de latransferencia contable delas mercancías en tránsitouna vez que se tengaconocimiento que el

embarque llegó a losalmacenes de la empresa.

o Pérdida de control de laserogaciones efectuadas poradquisiciones pendientes dearribo a los almacenes de laempresa.

o Desconocimiento del costointegral de una orden decompra, con el consecuenteefecto erróneo en los costosde los registros deinventarios, y en los costosy gastos de fabricación.

o Desvío de recursos.

9. No se cuenta con políticasdefinidas que precisen losniveles de autoridad para elmanejo de asuntos talescomo anticipos aproveedores, devolucionesde compras, descuentos por

Exposiciones claras de loscriterios y políticas de laempresa para el manejo deestos asuntos.

o Desvío de autoridad. o Desvío de recursos. o Pérdida de beneficios

financieros. o Probable contubernio entre

el empleado que prepara y


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volumen o por pronto pagoa otorgar por el proveedor,etcétera.

realiza los pagos y losproveedores.

10. No se revisa por funcionarioautorizado que en los pagosa proveedores se amorticencorrecta y oportunamentelos anticipos entregados nise apliquen los eventualesdescuentos a que tienederecho la empresa.

Designar a un responsableencargado de supervisar,en los pagos a proveedores,la amortización de anticiposentregados y elaprovechamiento deeventuales descuentos aque tiene derecho laempresa.

o Pérdida de beneficiosfinancieros.

o Pagos erróneos.o Probable contubernio entre

el empleado que prepara yrealiza los pagos y losproveedores.

11. No se respetan las fechas yplazos establecidos para elpago a proveedores.

Estricto cumplimiento de loscompromisos financieros acargo de la empresa.

o Pérdida de imagen yseriedad de la empresa.

o Situaciones de conflicto conlos proveedores.

o Desaprovechar eventualesdescuentos y rebajas enbeneficio la empresa.

12. No se revisa, porfuncionario ajeno a lafunción de compras, loscheques por pago aproveedores, o los pagosvía transferenciaelectrónica, y ladocumentación soporte.

Emitir políticas queestablezcan queúnicamente se autorizaránpagos previamenteaprobados y revisados porfuncionario autorizado.

o Pueden hacersedesembolsos porcantidades equivocadas oen forma fraudulenta.

o Pueden hacerse pagosduplicados.

o Pueden alterarse en formafraudulenta los cheques olos pagos vía transferenciaelectrónica.

o Pueden efectuarse pagospor bienes, mercancías oservicios no recibidos, obien antes de recibirse.

o Pueden efectuarsedesembolsos sin elconocimiento de laadministración.




1. No existen procedimientosescritos para iniciar, revisary aprobar órdenes decompra.

Procedimientosdocumentados para iniciar,revisar y aprobar órdenesde compra.

Uso y control de formasprenumeradas.

o Pueden ordenarsemercancías o servicios queno se necesiten o condemasiada anticipación omuy tarde.


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Comparación con laspolíticas establecidas por laadministración de losdetalles importantes decada orden de compra quese emite.

Informes por excepción deórdenes de compra que noson aceptadas.

o Pueden pagarsemercancías o servicios aprecios no autorizados.

o Pueden comprarsemercancías que no reúnanespecificaciones o losestándares de calidad querequiere la empresa.

o Pueden efectuarse comprasa personas o empresas conlas que existan conflictos deintereses o condicionesinaceptables por laadministración.

2. Los materiales e insumosse reciben indistintamenteen el almacén o en lasáreas de producción.

Salvo en el caso deentregas del proveedor bajoel procedimiento Just intime a las áreas deproducción, invariablementetodas las recepciones demercancía deberán ser enel almacén de la empresa.

Sólo deben aceptarsemercancías y servicios quese hayan solicitado.

o Pérdida de control de lamercancía que se recibe.

o Hurtos o disposiciónindebida de mercancía.

o Desaprovechamiento de losalmacenes.

o Desvío de políticas enmateria de control enalmacenes.

3. No se comparandetalladamente losmateriales e insumosrecibidos con las órdenesde compra.

Comparación detallada delas mercancías recibidascon una copia de la ordende compra.

o Se pueden recibir y pagar:mercancías o servicios nosolicitados, cantidadesexcesivas o partidasincorrectas, órdenes decompra canceladas orepetidas, mercancías oservicios cuyasespecificaciones no reúnenlos requisitos de calidadsolicitados.

4. No se informa, porprocedimiento, los datos derecepción a las áreas decuentas por pagar y control

de inventarios.

Uso de documentos derecepción prenumerados ycontrolados que contengancopias para las áreas decuentas por pagar y controlde inventarios.

Terminales en línea decomputadora que comparensimultáneamente lasmercancías recibidas conlas ordenadas y actualicenlos archivos de cuentas porpagar e inventarios.

o Pueden recibirsemercancías o servicios y noinformarse, informarseinexactamente o a

destiempo.o Errores en los registros de

cuentas por pagar y deinventarios.

o Pueden no procesarse oprocesarse incorrectamentelas compras.


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5. Algunas compras seregistran en el momento desu pago, sin pasar por elproceso de cuentas porpagar.

Todas las compras,invariablemente, debengenerar una cuenta porpagar previo a su pago.

No pagar ninguna factura

sino se inició su trámite depago bajo el procesoautorizado de cuentas porpagar.

o Pueden registrarse pasivospor mercancías o serviciosfacturados pero norecibidos.

o Pueden registrarse pasivospor importes incorrectos.

o Pueden no registrarsepasivos por mercancías oservicios recibidos.

o La clasificación contable delos pasivos, sus pagos y lascontracuentas contablesrespectivas puedenefectuarse en formaincorrecta.

6. No coincide el total delinventario de materiales einsumos con lacorrespondiente cuenta decontrol del libro mayor.

Conciliar en forma regular yperiódica los saldos deauxiliares de inventarios conlos saldos del libro mayor uotros totales de control.


Practicar periódicamenteinventarios físicos demateriales e insumos.

o Hurtos o malos manejos delos materiales.

o Generación de desperdiciosde materiales por errores enfabricación que no secontabilizan ni se informan ala administración.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.o Registros contables y



7. No se investiga periódica yrutinariamente los chequesantiguos que aparecen enla conciliaciones bancariascomo no cobrados.

Practicar conciliacionesbancarias a más tardardentro de los primeros diezdías de cada mes.

Las partidas en conciliación,que normalmente incluyencheques pendientes decobro, deben serinvestigadas y atendidas deinmediato por personalindependiente al manejo ycustodia de chequeras y alque interviene en el procesode cuentas por pagar.

Establecer políticas paracancelar en un tiempodeterminado los chequesexpedidos que no han sidocobrados.

o Desconocimiento de lossaldos reales en chequeras.

o Eventuales situaciones deconflicto o malasinterpretaciones con losproveedores.



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8. No existen criteriosadecuados y uniformespara concentrar y clasificarlas transacciones decompras para efectos de suregistro contable.

Totalizar por lotes yregistrar los documentos deentrada (número dedocumentos e importe) yconciliación de los totalesde esos lotes con el totalresultante del registro diarioen auxiliares e informe oarchivo actualizado.

o Pueden no procesarseintencionalmente, o comoresultado de errores,comprobantes pendientesde pago o pagos realizados.

o Pueden cometerse erroresen los asientos contables.

o Puede duplicarse lacontabilización decomprobantes.


Observaciones determinadas: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:

1. No se realizan visitasperiódicas y por sorpresa alos proveedores pararevisar la calidad yespecificaciones de laproducción en proceso quese está fabricando para

Arneses y Ensambles, S. A.

Practicar visitas periódicas ypor sorpresa a losproveedores para revisar yevaluar la calidad yespecificaciones de laproducción en proceso quese está fabricando para laempresa.

o Los productos en procesode fabricación para laempresa no reúnan lasespecificaciones ycondiciones de calidadrequeridos.

2. En los contratos u órdenesde compra no secontemplan facilidades paraque Arneses y Ensambles,S. A., pueda revisar yevaluar el avance de lafabricación de los productosque está adquiriendo bajocondiciones de calidad yespecificacionespredeterminadas.

Incluir en los contratos uórdenes de compra elotorgamiento de facilidadesa la empresa para quepueda revisar y evaluar elavance de la fabricación desus productos bajocondiciones de calidad yespecificacionespredeterminadas.

El proveedor no permita a Arneses y Ensambles, S.A.,el revisar y evaluar laproducción en proceso paraella por no estar estipuladaesa condición en el contratou orden compra.

3. No se verifican ni evalúanen forma periódica lossaldos de cuentas por pagarcon las transacciones decompras que les sonrelativas.

Conciliar en forma regular yperiódica los saldos decuentas por pagar con lastransacciones que lesdieron origen.

o Desvío de recursos.o Generación de cuentas por

pagar sin sustento, por erroro con propósitos malintencionados.

o Omisión en la creación decuentas por pagar.

4. No se confirmanperiódicamente los saldosde cuentas por pagar.

Confirmar en forma regulary periódica con losproveedores las cuentas porpagar a cargo de laempresa.

o Desvío de recursos.o Discrepancia de los

adeudos de la empresa conlas cuentas por cobrar aclientes registradas por losproveedores.


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En materia de salvaguarda física



1. No se restringe el acceso alas áreas de compras y decuentas por pagar apersonal ajeno a estasfunciones.

El acceso a los registros decompras y cuentas porpagar debe permitirseúnicamente de acuerdo conpolíticas establecidas por laadministración.

o Los registros puedendestruirse o perderse, loque generaría imposibilidadpara preparar informesfinancieros confiables eincapacidad para efectuarpagos a proveedores por lapérdida de datos, o bienhacerse pagos indebidos.

o Los programas y archivosde tecnología de lainformación pueden seraccesados, y eventualmente

alterados en perjuicio de laempresa.

2. No se tienen contratadasfianzas de fidelidad delpersonal que manejacompras, inventarios ycuentas por pagar.

Contratar fianzas defidelidad que incluyan,además de recursosmonetarios, la cobertura depérdida de registros,documentos y archivos.

o En caso de darse un actoindebido, la empresa debeabsorber su costo y losgastos que se ocasionenpor las investigaciones quese requieran llevar a cabo.

3. No se tiene control niresguardo de las órdenesde compra en blanco.

Custodia controlada yprenumeración de lasórdenes de compra enblanco.

o Generación de órdenes decompra sin el conocimientode la administración o conpropósitos de fraude omalos manejos.

4. Se encuentran en unamisma área física dentro dela empresa el personal decompras, cuentas por pagary contabilidad.

Segregar en áreasindependientes al personalde compras, de cuentas porpagar y de contabilidad.

o Acceso a información que alconjuntarse, o entrar encontubernio el personal deesas áreas, puede dar lugara malos manejos o accionesindebidas.

En espera de que este trabajo merezca su conformidad y cumpla con las expectativas quemotivaron su realización, quedo a sus apreciables órdenes.


C.P. FRANCISCO ESPINOZA


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RESOLUCIÓN DE ESTUDIO DE CASO DEL CAPÍTULO 11. SISTEMA DE CONTROLINTERNO EN BASE TRANSACCIONES DEL CICLO DE PRODUCCIÓN E INVENTARIOS _________________________________________________________________________

Silao, Guanajuato, XX de XXXXXX de 20XX

ING. ARTURO COVARRUBIAS,Director General,Refacciones y Partes Automotrices, S.A.P r e s e n t e.

Me ha hecho usted favor de comentar que tiene referencias confiables que una corporaciónextranjera está en vías de instalarse en la República Mexicana para fabricar el mismo tipo deproductos que manufactura Refacciones y Partes Automotrices, S.A., lo que le representaríauna seria competencia en caso de concretarse esta expectativa. Además, durante los añosde operación de la empresa, siempre ha atendido la fabricación de refacciones y partes parala industria automotriz instalada; pero, con el desarrollo y evolución de la apertura comercial,se están importando nuevas marcas y modelos de automóviles, lo que significa potencial denuevos mercados por atender, o sea, nuevas oportunidades de negocio.

Por otro lado, se ha percatado usted que en fecha reciente se han comenzado a presentar

problemas en la administración y control de los procesos de producción e inventarios, lo quepodrían afectar la calidad y oportunidad de surtimiento de los productos a sus clientes.

Ante tal panorama, ha tenido usted a bien contratar los servicios profesionales de consultoríadel suscrito para que, en una primera etapa, le practique un diagnóstico de la situaciónadministrativa y de control de los procesos de producción e inventarios de Refacciones yPartes Automotrices, S.A., con el propósito de identificar dónde se encuentran debilidadespara adoptar las medidas correctivas que se requieran con miras a fortalecer y hacer frente alos nuevos retos que se le están presentando a la empresa.

Al respecto me permito hacer de su conocimiento que la estrategia que adopté para llevar acabo tal diagnóstico fue en base a la aplicación de un examen y evaluación del control internodel ciclo de transacciones de producción e inventarios que se sigue en la empresa. Dichotrabajo ha sido concluido y nos permitió obtener los resultados que a continuación letransmito; resultados que se complementan con las acciones de control que recomiendo seinstauren y los riesgos en que se puede incurrir ante un eventual incumplimiento de dichasacciones:


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Debilidades: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:

1. No se cuenta con un planintegral de producciónaprobado que indique demanera interrelacionadaqué producir, cuántoproducir, cuándo producir ylos niveles de inventario amantener de materia primay de productos terminados.

El plan de producción: qué,cuánto, cuándo, cómo sefabricará y los niveles deinventarios a mantenerse,deben ser autorizados deacuerdo con políticasestablecidas por laadministración.

Los niveles de inventariosno deben exceder unmáximo preestablecido.

o La empresa puede fabricarproductos no autorizados oen cantidades que excedanlos niveles apropiados, loque podría dar lugar ainventarios obsoletos,excesivos o de difícilrealización.

o Puede incurrirse en costosexcesivos o no previstospara mantener el inventario.

o Los niveles de inventariospueden exceder lacapacidad de financiamientode esas existencias.

2. En ocasiones, en caso depedidos especiales, se dainicio a órdenes deproducción sin contar con laaprobación firmada delcliente en el pedido.

En caso de pedidos defabricación especial a uncliente, no se debe autorizarninguna orden deproducción sin un pedidoaprobado por el cliente.

o Se puede ocasionarincumplimiento de serviciosadecuados a los clientes, loque podría generarconflictos con ellos.

o ¿Y si el cliente no adquierelos productos?

3. No se da prioridad a lospedidos en firme conocidos,se les atiende una vez quese concluye con laproducción de artículos paraexistencia en almacén deartículos terminados.

El plan de producción debedar prioridad a los pedidosen firme conocidos; sinembargo, las operacionesdeben mantenerse enniveles que permitan lamejor utilización delpersonal base deproducción.

o Costos financieros pormantener artículos paraexistencia en almacén deartículos terminados.

o Pérdida financiera al noatender una venta en firmecon la consecuente prontarecuperación de esa venta.

o Eventuales retrasos en lafabricación de productoscon venta en firme, con laconsecuente situación deconflicto con el cliente

4. No son suficientes laspruebas de control decalidad establecidas; serequiere incrementarlas.

Se deben inspeccionar losproductos antes detransferirlos al almacén deproductos terminados; losproductos que no cumplanestándares específicos decalidad se reprocesarán ose desecharán.

o Pérdidas por produccióndefectuosa que no se puedevender.

o Incremento en costos porreprocesos.

o Reclamos y conflictos conlos clientes por nofabricarles productos con la


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calidad acordada y que fueaceptada a proporcionar porla empresa.

5. No existen políticas porescrito para el control,guarda y custodia de basesde datos deespecificaciones deingeniería de los artículosque se producen.

Se deben establecerpolíticas por escrito paramantener bases de datosde especificaciones deingeniería de los artículosque se producen; así comoestablecer procedimientospara efectuar cambios enesas bases de datos.

Efectuar revisionesperiódicas de lascaracterísticas de laspropiedades y partidas deequipo de producciónregistradas en las bases dedatos.

o Sustracción de lasespecificaciones deingeniería con propósitosindebidos, como porejemplo para venderlas opasarlas a la competencia.

o Errores en fabricación porno contar en un momentodado con especificacionesde ingeniería.

o Alteración o pasar por altolas especificaciones deingeniería.

o Sabotaje.

6. Los inventarios de materiaprima se valúan bajo elmétodo PEPS.

El método de valuación deinventarios y el sistema decostos a utilizar debe serautorizado de acuerdo conpolíticas establecidas por laadministración, y deconformidad con lasnecesidades financieras yde mercado de la empresa.

Conciliar el método devaluación elegido con elcumplimiento dedisposiciones fiscales.

o El método PEPS devaluación de inventariospodría provocarsubvaluación de los costosde producción base para ladeterminación de precios deventa.

7. El sistema de contabilidadde costos instaurado yaprobado no ha sidorevisado en los últimoscinco años, ni sus cifras seconcilian mensualmente conlas de contabilidad general.

Revisar y actualizarperiódicamente el sistemade contabilidad de costos.

Establecer criterios, sujetosa revisión periódica, sobrelos objetivos del sistema decostos, tanto en valuacióndel inventario como en loscontroles de producción.

Mensualmente se debeconciliar el saldo de lacuenta Producción enproceso con el saldo quearroja la contabilidad decostos.

o Errores en la determinacióndel costo de fabricación delos productos; costo quefinalmente quedará alojadoen el costo de ventas quetambién puede ser erróneo.

o Costo de productos pococonfiable que se utilizarácomo base para ladeterminación de precios deventa.

o Control contable deficientede la producción enproceso.

8. Los costos estándar sonestablecidos

Exponer por escrito loscriterios para establecer los

o Costos estándardeterminados a modo y


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unilateralmente por elgerente de producción sinpasar por la aprobación deun comité de costos.

costos estándar, mismosque deberán ser propuestospor el gerente deproducción y aprobados porun comité de costos.

Revisar periódicamente loscostos estándar aprobados.

conveniencia del gerente deproducción.

o Costos estándar pococonfiables para el procesode comparación con loscostos reales.

9. Se aplican costos estándara productos de fabricaciónespecial, en vez deaplicarse costospredeterminados.

Los costos estándar debeser aplicados únicamente aartículos de produccióncontinua; por tanto, loscostos de productos defabricación especial debenser calculadosindividualmente por cadaproducto.

o Determinación incorrecta decostos estimados defabricación especial con elconsecuente efecto en ladeterminación de precios deventa.

10. No existen políticas quedefinan qué gastos pormejoras o adiciones a lamaquinaria y equipo sedeben capitalizar o llevar alcosto de fabricación.

El método de valuación delos inmuebles, maquinaria yequipo, y el método deactualización de susvalores, deben serautorizados de acuerdo conpolíticas establecidas por laadministración.

Establecer políticas decapitalización de gastos enfunción, por ejemplo, a unmonto determinado ocaracterísticas del gasto, yde acuerdo con lasdisposiciones fiscalesaplicables.

o Pueden incluirse en el valorinicial de los activos partidasque no son capitalizables o,viceversa, alojar enresultados partidas que soncapitalizables.

o Interpretación y aplicaciónindebida o arbitraria de lasdisposiciones fiscalesaplicables.

11. El método de depreciaciónautorizado de edificio,maquinaria y equipo es enlínea recta, aplicando lasmismas tasas establecidaspara efectos fiscales.

Como requisito, que todaslas solicitudes paradesembolsos capitalizablesincluyan la vida útil y elmétodo de depreciaciónsugerido.

Aplicar el método de

depreciación que mejorconvenga para identificarcostos más reales queserán alojados en losprocesos productivos.

Conciliar la depreciaciónaplicada con la depreciaciónpara fines fiscales.

o Puede estimarseinadecuadamente la vidaque se espera de unapropiedad determinada alfijarse un periodoirrazonable durante el cualse depreciará su valor.

o Valores en libros de estosactivos alejados de larealidad.

o Afectación errónea en elcosto de ventas.


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1. No existen políticas para eldesecho, venta o reposiciónde maquinaria y equipo.

Establecer políticas ycriterios para cada tipo dedesecho, venta, reposiciónu otras disposiciones de lamaquinaria y equipo.

Revisar los puntosimportantes de cada venta odisposición que se propone,de acuerdo con los criteriosestablecidos.

Elaborar informes porexcepción que señalenventas u otras disposicionespropuestas que nosatisfagan los criteriosestablecidos.

o Pueden ser vendidos oretirados maquinaria oequipo sin el conocimientode la administración.

o Puede venderse maquinariao equipo a un precio noapropiado ni autorizado porla administración.

o Pueden ser sustraídosmaquinaria o equipo,presuntamente de desecho,con posibilidades derealización o eventualmentereciclables.

2. No existen políticas niprocedimientos adecuadospara la administración delos inventarios. Se dancasos frecuentes decompras de emergencia demateria prima, y existe unabuena cantidad de éstaobsoleta o sin uso. Existenproductos terminadosobsoletos y de difícil venta.

Instaurar un sistemaeficiente de administraciónde inventarios con apoyo entecnología de lainformación.

Establecer políticas que justifiquen las compras deemergencia.

Identificar a la persona que

autorizó y efectuó comprasde emergencia de materiaprima que quedó encondiciones deobsolescencia o sin uso.

Actuar en consecuencia. Tomar acciones para

deshacerse de productosterminados obsoletos y dedifícil venta.

o Desaprovechamiento desistemas modernos deadministración deinventarios.

o Pueden llevarse a lapráctica procedimientos queeviten las técnicas decontrol instauradas.

o Abuso en las “compras deemergencia” que nulifican la

intervención del grupoformal de compras, con losriesgos concomitantes deincremento de precios, entreotras consecuencias nodeseables.

3. No se guarda control sobre

los desperdicios deproducción.

Investigar si los

desperdicios de producciónestán dentro de parámetrosnormales o si sonconsecuencia de errores defabricación.

Ejercer control sobre losdesperdicios de producciónpara evitar un eventual malmanejo de éstos.

o Pérdida de recursos.o

Generación de desperdiciosque rebasan los estándaresnormales de fabricación.

o ¿Están contemplados estosdesperdicios en el costo defabricación?


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4. Los formatos en uso para elcontrol de producción y losinventarios no han sidorevisados en los últimostres años.

Establecer formatosprenumerados ycontrolados, que seactualicen periódicamente,sobre los que se habrá derendir cuentas de su uso.

o Debilitamiento del control delos procesos productivos yde los inventarios.

5. Los registros de inventariosperpetuos de materia primay productos terminados seactualizan mensualmente;sin embargo, sus totales nocoinciden con las cifras decontabilidad y no seinvestigan oportunamentelas diferencias.

Conciliar mensualmente lossaldos de auxiliares demateria prima y productosterminados con los saldosdel libro mayor u otrostotales de control.


o Falta de conocimientooportuno y confiable de losregistros de inventarios demateria prima y productosterminados.

o Retraso en la detecciónoportuna de faltantes deinventarios.

o Tentaciones a losalmacenistas por incurrir enprácticas indebidas cuandoperciben que no se detectacon oportunidad cualquiereventual sustracción demercancía.

6. Sólo se practica una vez alaño inventario físico demateria prima y productosterminados, en ocasión dela auditoría de estadosfinancieros.

Practicar inventarios físicosperiódicos de materia primay productos terminados,adicionales al inventariofísico anual.

o Aplican los mismos riesgospor incumplimiento delpunto anterior.

7. No se guardan

antecedentes de que sehaya practicado inventariofísico al mobiliario y equipode producción.

Practicar inventario físico, almenos semestralmente, almobiliario y equipo deproducción.

En cada inventario físicorevisar y evaluar lascondiciones de uso yservicio que debe prestarcada mueble y equipo deproducción.

o Falta de conocimiento

oportuno y confiable de losregistros de mobiliario yequipo.

o Retraso en la detecciónoportuna de faltantes demobiliario y equipo.

o Tentaciones a los usuariosdel mobiliario y equipo porincurrir en prácticasindebidas cuando percibenque no se detecta conoportunidad cualquier

eventual sustracción o malmanejo del mobiliario yequipo.



1. No se verifican ni evalúanperiódicamente los saldos

Se deben verificar y evaluaren forma periódica las

o Los informes podríanpresentar datos erróneos.


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Condiciones actuales: Acciones de control: Riesgos por incumplimiento:

1. No existen políticasdefinidas por escrito para elpago a proveedores ni parafinanciarse a través deéstos.

Las políticas de pago aproveedores, y parafinanciarse a través deellos, deben estarestipuladas por escrito y deacuerdo con políticasestablecidas por laadministración.

o No aprovechar de maneraóptima la fuente definanciamiento representadaen los proveedores.

2. Una buena fuente definanciamiento estárepresentada en el cobro deinscripciones, sin embargono están claramentedefinidos los criterios ni lasbases para fijar el importe acobrar por cuotas deinscripción.

Fijar las cuotas deinscripción en función a loscostos y gastos que implicaeste proceso, la rentabilidadde las colegiaturas y, muyimportante, ¿Cuánto estácobrando la competenciapara no quedarse launiversidad fuera demercado?

o Dejar lo más por lo menos;esto es, el ingreso relevanteestá representado en elcobro de colegiaturas, porconsecuencia es el que másse debe cuidar. Por lo tantolos cobros por inscripcionesdeben ser atractivos paralograr que se inscriba elalumnado.

3. No está previsto adónderecurrir en caso de que serequiera un apoyofinanciero extraordinario.

Las eventuales fuentes definanciamiento a recurrirdeben ser autorizadas deacuerdo con políticasestablecidas por laadministración.

Políticas por escrito para laselección de fuentes definanciamiento.

o La universidad puede verseimpedida de satisfacer suseventuales necesidades decapital en la medida que sepueden presentar.

o Puede incurrirse en altocosto de financiamiento.

4. No se elaboran pronósticosde flujo de fondos niestados de origen yaplicación de los recursosque se han obtenido ydispuesto.

Elaborar pronósticos deflujos de fondos quepermitan prever la inversiónproductiva de excedentesde recursos, o el negociaroportunamente la obtenciónde apoyos financieros.

Elaborar estados de origeny aplicación de recursosque permitan identificar dedónde provinieron losrecursos y cómo fueronéstos aplicados.

El uso de pronósticos deflujo de fondos y de estadosde origen y aplicación derecursos es básico eindispensable para una

o Perder la gran oportunidadde administrar los fondos yrecursos con apoyo en lospronósticos de flujo defondos y en los estados deorigen y aplicación derecursos.

o Tomar decisiones sinsustento informativoconfiable, con el alto riesgode cometer errores.


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eficiente administración ycontrol financiero en laejecución de proyectos deinversión.

5. No se valoran las diferentesopciones de inversión de losfondos excedentes.

Sólo deben ser aprobadasaquellas solicitudes decompraventa de inversionesque se ajusten a políticasestablecidas por laadministración, y que seespere produzcan unbeneficio razonable.

o Poca rentabilidad en lasinversiones de fondosexcedentes.

o Inversiones preferencialesque no se ajusten apolíticas establecidas por laadministración.

6. No existen procedimientosautorizados aplicables atodo el proceso del ciclo detesorería.

Los procesos de control delciclo de tesorería debenestar estipulados por escritoy de acuerdo con políticasestablecidas por laadministración.

o Puede provocarse unaestructura de capital noapropiada.

o Pueden llevarse a lapráctica procedimientos queeviten las acciones decontrol requeridas.



1. No se informa con exactitudy oportunidad la entrega yretiro de inversiones.

Informes manuales obasados en tecnología de lainformación sobre el estadoque guardan las inversionesen cuanto a rendimientos,plazos, vencimientos,etcétera.

Las compras y ventas deinversiones, y susrendimientos, deben serreportados con exactitud yen forma oportuna.

o Pueden distraerse, disponerindebidamente o desviarseinversiones o ingresos porrendimientos.

2. Los rendimientos de lasinversiones se registran conbase en los estados decuenta mensuales de lasinstituciones bancarias ofinancieras, y no se revisano recalculan los cómputosde esos rendimientos.

Las cantidades por cobrarpor rendimientos deinversiones, así como ladistribución contable dedichas transacciones,deben ser revisadas,recalculadas y registradasen forma oportuna.

o Aplican los mismos riesgospor incumplimiento delpunto anterior.

3. El proceso decontabilización de manerarutinaria sufre un retraso de

Estricto seguimiento de laentrega completa yoportuna de información

o Desconocimiento oportunode la situación financiera yoperativa de la universidad.


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dos a tres meses, por lo quela información referente atesorería y posición de cajadebe obtenerse extra-libros.

base para el procesocontable por parte depersonal responsable desuministrarla al área decontabilidad.

Si el contador de launiversidad no es capaz deentregar estados financierosdentro de los primeros diezdías posteriores al cierre decada mes, evaluar laconveniencia de sustituirlo.

o Estados financierosextemporáneos que pocoayudan para la toma dedecisiones oportunas yadecuadas.

4. No se concilian de maneraoportuna los estados decuenta bancarios y deinversiones con los registroscontables correspondientes.

La elaboración oportuna deconciliaciones bancarias yde inversiones (a mástardar dentro de losprimeros diez días de cadames) representa una de lasacciones de control másrelevantes en el procesocontable que por ningúnmotivo debe ser soslayada.

Las partidas en conciliacióndeben ser investigadas yatendidas de inmediato porpersonal independiente almanejo y custodia de lasinversiones.

o Desvío de recursos.o Pérdida de recursos.o Registros contables

incompletos oextemporáneos.


o Desconocimiento de lossaldos reales en las cuentasde bancarias y deinversiones.



1. No se verifican ni evalúanen forma periódica lossaldos registrados deefectivo, inversiones yproveedores ni lastransacciones que les sonrelativas.

Se deben verificar y evaluarperiódicamente los saldoscontables de efectivo,inversiones, proveedores,financiamiento y capital; asícomo las actividades de lastransacciones relativas.

Desarrollar manuales deprocedimientos, políticas yotra documentación quepresenten las cuentascontables y los informes deactividades que se debenverificar y evaluar; definircuándo van a ser éstosverificados y evaluados y

o Los informes preparadospara la administraciónpueden presentarinformación errónea.

o Las decisiones importantesque puede tomar laadministración podríanbasarse en informaciónerrónea.

8/16/2019 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO - SANTILLA

Date post:	05-Jul-2018
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