SKRIPSI RANCANG BANGUN E-DOCUMENT MANAGEMENT...

SKRIPSI

RANCANG BANGUN E-DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA PT. BUKIT MURIA JAYA KARAWANG

Disusun Oleh:

AGA WIDYANSYAH

1113093000008

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2019 M / 1440 H

SKRIPSI

RANCANG BANGUN E-DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA PT. BUKIT MURIA JAYA KARAWANG

Disusun Oleh:

AGA WIDYANSYAH

1113093000008

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2019 M / 1440 H

i

i

ii

PERNYATAAN

DENGAN INI MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR

HASIL KARYA SAYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN

SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI

ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Juli 2019

Aga Widyansyah

1113093000008

iii

ABSTRAK

AGA WIDYANSYAH – 1113093000008, “Rancang Bangun E-Document

Management System Pada PT. Bukit Muria Jaya Karawang” dibawah bimbingan

RINDA HESTI KUSUMANINGTYAS dan ELSY RAHAJENG

General Affair adalah salah satu bagian yang menangani dokumen yang

ada di PT. Bukit Muria Jaya. Sistem pendokumentasian yang dilakukan oleh

bagian General Affair masih dilakukan menggunakan Microsoft Excel sehingga

menimbulkan banyak masalah karena proses penyimpanan dokumen belum

memiliki memiliki database dan softcopy untuk tiap dokumen hal ini

mengakibatkan data dokumen belum dikelompokan sehingga sulit untuk

mengidentifikasi data dokumen, belum adanya pengingat apabila ada dokumen

yang akan atau telah kadaluarsa mengakibatkan banyak dokumen yang diperlukan

telah kadaluarsa pada saat dibutuhkan, dan dalam penataannya pengelolaan

dokumen belum sesuai dengan urutan yang ditetapkan dengan standarisasi ISO

9001 : 2008 Klausul 4 dalam hal persyaratan dokumen dan prosedur pengendalian

dokumen. Oleh karena itu tujuan rancang bangun sistem e-document ini adalah

untuk menghasilkan sebuah aplikasi dokumentasi yang mampu mengelola data

dokumen menggantikan sistem yang lama yang masih menggunakan Microsoft

Excel tersebut agar memudahkan dalam melakukan pengelolaan data-data

dokumen. Rancangan sistem dibuat dengan menggunakan metode Rapid

Application Development (RAD) dan menggunakan notasi Unified Modelling

Language (UML) serta diagram yang digunakan adalah Usecase Diagram,

Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram. Penelitian ini

menghasilkan sebuah aplikasi E-document yang berbasis .Net dan SQL Server

dengan user Legal Supervisor, General Affair Admin Supervisor, dan Head

Departement dimana sistem ini mampu membantu proses dokumentasi dan

pembuatan laporan dokumen. Oleh karena itu maka dibuatlah aplikasi E-

Document Management System. Dengan adanya perancangan sistem E-Document

Management System ini juga dapat menjadi solusi dalam pengelolaan serta

penyimpanan dokumen.

Kata kunci: E-Document, Dokumen, General Affair, Perusahaan, (RAD), (UML).

V Bab + xix Halaman + 199 Halaman + 46 Gambar + 16 Tabel + Pustaka +

Lampiran

Pustaka Acuan (25, 1996 – 2018)

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas petunjuk.

Rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek

Kerja Lapangan ini. Tidak lupa shalawat beriringan salam semoga selalu tercurah

kepada junjungan alam Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan

kerabat serta muslimin dan muslimat, semoga kita semua mendapatkan syafa‟at

dari beliau di akhirat kelak. Amin.

Laporan ini berjudul “Rancang Bangun E-Document Management

System Pada PT. Bukit Muria Jaya Karawang”. Yang disusun untuk

memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1 pada program studi

Sistem Informasi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Pada kesempatan kali ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima

kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung terselesaikannya laporan ini,

rasa terima kasih yang sebesar-besarnya penulis sampaikan kepada :

1. Ibu Prof. Dr. Lily Surraya Eka Putri, M.Env.Stud M.Si selaku Dekan

Fakultas Sains dan Teknologi.

2. Bapak A‟ang Subiyakto, M. Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem

Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.

3. Ibu Rinda Hesti Kusumaningtyas, MMSI dan Ibu Elsy Rahajeng MTI

selaku dosen pembimbing yang telah memberikan dukungan dan

pengalamannya.

v

4. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan

ilmu dan motivasi selama saya duduk di bangku perkuliahan.

5. Orang tua saya tercinta yang telah memberikan doa, dukungan dan cinta

untuk menyelesaikan laporan ini.

6. Bapak Arief Rachman selaku Manajer General Affair PT. Bukit Muria

jaya selaku pembimbing lapangan yang telah meluangkan waktunya untuk

membimbing penulis dalam menyusun laporan ini.

7. Semua staff dan pegawai bagian General Affair PT. Bukit Muria Jaya.

8. Sahabat-sahabat Muhammad Ryanda Putra, Azis Hidayatullah F, serta

teman-teman Sistem Informasi angkatan 2013 yang telah memberikan

semangat dan motivasi kepada penulis dalam menyusun laporan ini.

9. Senior-senior yang telah bersedia memberikan info dan ilmu tambahan

dalam menyusun laporan ini.

Penulis sadar bahwa penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna,

oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif agar

penyusunan laporan ini menjadi lebih baik lagi.

vi

Akhir kata, penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak

terutama teman-teman Sistem Informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, baik

sebagai bahan karya tulis berupa informasi, perbandingan maupun dasar untuk

penelitian materi lebih lanjut.

Jakarta, 25 Juli 2019

Aga Widyansyah

1113093000008

vii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................. Error! Bookmark not defined.

PENGESAHAN UJIAN ....................................... Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN ...................................................................................................... i

ABSTRAK ............................................................................................................ iii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii

DAFTAR SIMBOL ............................................................................................ xiii

BAB I ...................................................................................................................... 1

Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1 1.1

Identifikasi Masalah ................................................................................. 5 1.2

Rumusan Masalah .................................................................................... 6 1.3

Batasan Masalah ....................................................................................... 6 1.4

Tujuan Penelitian ...................................................................................... 7 1.5

Metodologi Penelitian .............................................................................. 8 1.6

1.6.1 Metode Pengumpulan Data ............................................................... 8

1.6.2 Metodologi Pengembangan Sistem ................................................... 9

Sistematika Penulisan ............................................................................. 10 1.7

BAB II .................................................................................................................. 13

Konsep Dasar Sistem ............................................................................. 13 2.1

2.1.1 Pengertian Sistem ............................................................................ 13

2.1.2 Karakteristik Sistem ........................................................................ 13

2.1.3 Klasifikasi Sistem ........................................................................... 15

2.1.4 Model Umum Sistem ...................................................................... 16

Konsep Dasar Informasi ......................................................................... 17 2.2

2.2.1 Pengertian Informasi ....................................................................... 17

2.2.2 Nilai Informasi ................................................................................ 18

viii

2.2.3 Ciri-ciri Informasi ........................................................................... 18

2.2.4 Kualitas Informasi ........................................................................... 19

Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 19 2.3

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi ........................................................... 19

2.3.2 Komponen Sistem Informasi .......................................................... 20

2.3.3 Manajemen ...................................................................................... 21

2.3.4 Sistem Informasi Manajemen ......................................................... 21

Dokumen ................................................................................................ 22 2.4

2.4.1 Pengertian Dokumen ....................................................................... 22

2.4.2 Macam-Macam Dokumen ............................................................... 22

Document Management System (DMS) ................................................ 23 2.5

2.5.1 Pengertian DMS .............................................................................. 23

2.5.2 Manfaat DMS .................................................................................. 24

2.5.3 Tahap Implementasi DMS .............................................................. 25

2.5.4 E-Document Management System .................................................. 27

ISO 9001 : 2008 ..................................................................................... 28 2.6

2.6.1 Pengertian ISO 9001 : 2008 ............................................................ 28

2.6.2 Manfaat Penerapan ISO 9001 : 2008 .............................................. 29

2.6.3 Klausul 4.1 Sistem Manajemen Kualitas ........................................ 30

2.6.4 Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi ........................................... 31

Perancangan ............................................................................................ 34 2.7

2.7.1 Rapid Aplication Development (RAD) ........................................... 34

2.7.2 Unified Modelling Language (UML) ............................................. 38

Website ................................................................................................... 48 2.8

Local Area Network (LAN) ................................................................... 48 2.9

Bahasa Pemrograman .NET ................................................................... 49 2.10

2.10.1 Pengertian .NET .............................................................................. 49

2.10.2 Kelebihan .NET............................................................................... 49

SQL Server ............................................................................................. 49 2.11

Star UML ................................................................................................ 50 2.12

ix

Corel Draw ............................................................................................. 50 2.13

Implementasi .......................................................................................... 50 2.14

Studi Literatur ......................................................................................... 51 2.15

BAB III ................................................................................................................. 59

Metode Pengumpulan Data .................................................................... 59 3.1

3.1.1 Observasi ......................................................................................... 59

3.1.2 Wawancara ...................................................................................... 60

3.1.3 Studi Literatur ................................................................................. 60

Metode Pengembangan Sistem .............................................................. 61 3.2

Requirement Planning ............................................................................ 62 3.3

3.3.1 Workshop Desain ............................................................................ 62

3.3.2 Implementasi ................................................................................... 63

3.3.3 Kerangka Berpikir (Logical Frame Work) ...................................... 64

BAB IV ................................................................................................................. 65

Perencanaan Syarat (Requirements Planning) ....................................... 65 4.1

4.1.1 Gambaran Umum ............................................................................ 65

4.1.2 Analisa Sistem Berjalan .................................................................. 69

4.1.3 Flowchart Diagram.......................................................................... 73

4.1.4 Sistem Usulan ................................................................................. 83

4.1.5 Analisis Persyaratan (Requirement System) .................................... 85

Workshop Design ................................................................................... 89 4.2

4.2.1 Perancangan Sistem ........................................................................ 89

4.2.2 Perancangan Database .................................................................. 141

4.2.3 Perancangan Antar Muka .............................................................. 150

BAB V ................................................................................................................. 162

Kesimpulan ........................................................................................... 162 5.1

Saran ..................................................................................................... 163 5.2

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 164

LAMPIRAN ....................................................................................................... 166

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 RAD ................................................................................................. 35

Gambar 2. 2 Contoh Usecase Diagram ................................................................ 41

Gambar 2. 3 Contoh Activity Diagram ................................................................. 43

Gambar 2. 4 Contoh Sequence Diagram............................................................... 46

Gambar 2. 5 Contoh Class Diagram ..................................................................... 48

Gambar 3. 1 Kerangka Berpikir ............................................................................ 64

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi ........................................................................... 67

Gambar 4. 2 Rich Picture Sistem Berjalan ........................................................... 70

Gambar 4. 3 Flowchart Diagram Dokumen Perizinan .......................................... 73

Gambar 4. 4 Flowchart Diagram Dokumen Perjanjian ......................................... 75

Gambar 4. 5 Flowchart Diagram Dokumen Sertifikat .......................................... 77

Gambar 4. 6 Flowchart Diagram Dokumen STNK .............................................. 79

Gambar 4. 7 Flowchart Diagram Dokumen Paspor .............................................. 81

Gambar 4. 8 Rich Picture Sistem Usulan.............................................................. 83

Gambar 4. 9 Usecase Diagram. ............................................................................ 93

Gambar 4. 10 Activity Diagram Login ................................................................ 111

Gambar 4. 11 Activity Diagram Kelola Dokumen Perizinan .............................. 112

Gambar 4. 12 Activity Diagram Kelola Dokumen Perjanjian............................. 113

Gambar 4. 13 Activity Diagram Kelola Dokumen Sertifikat .............................. 114

Gambar 4. 14 Activity Diagram Kelola Dokumen STNK .................................. 115

Gambar 4. 15 Activity Diagram Kelola Dokumen Paspor .................................. 116

xi

Gambar 4. 16 Activity Diagram Melihat Data Dokumen ................................... 117

Gambar 4. 17 Activity Diagram Mengecek Dokumen ........................................ 118

Gambar 4. 18 Activity Diagram Validasi Dokumen ........................................... 119

Gambar 4. 19 Activity Diagram Mencetak Laporan Dokumen .......................... 120

Gambar 4. 20 Activity Diagram Logout .............................................................. 121

Gambar 4. 21 Sequence Diagram Login ............................................................. 122

Gambar 4. 22 Sequence Diagram Kelola Dokumen Perizinan ........................... 124

Gambar 4. 23 Sequence Diagram Kelola Dokumen Perjanjian .......................... 126

Gambar 4. 24 Sequence Diagram Kelola Dokumen Sertifikat ........................... 128

Gambar 4. 25 Sequence Diagram Kelola Dokumen STNK ............................... 130

Gambar 4. 26 Sequence Diagram Kelola Dokumen Paspor ............................... 132

Gambar 4. 27 Sequence Diagram Melihat Data Dokumen................................. 133

Gambar 4. 28 Sequence Diagram Mengecek Dokumen ..................................... 134

Gambar 4. 29 Sequence Diagram Validasi Dokumen ........................................ 136

Gambar 4. 30 Sequence Diagram Mencetak Laporan Dokumen ....................... 137

Gambar 4. 31 Sequence Diagram Logout ........................................................... 138

Gambar 4. 32 Class Diagram.............................................................................. 139

Gambar 4. 33 Skema Database ........................................................................... 140

Gambar 4. 34 Rancangan Menu Login ............................................................... 150

Gambar 4. 35 Rancangan Menu Dokumen ......................................................... 151

Gambar 4. 36 Rancangan Form Tambah Dokumen............................................ 152

Gambar 4. 37 Rancangan Form Ubah Dokumen ................................................ 153

Gambar 4. 38 Rancangan Menu Dokumen Head Departement ......................... 154

xii

Gambar 4. 39 Rancangan Menu Validasi Dokumen ........................................... 155

Gambar 4. 40 Rancangan Menu Pencarian Dokumen ........................................ 156

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Notasi Usecase Diagram ..................................................................... 39

Tabel 2. 2 Notasi Activity Diagram....................................................................... 42

Tabel 2. 3 Notasi Sequence Diagram .................................................................... 44

Tabel 2. 4 Notasi Class Diagram .......................................................................... 47

Tabel 2. 5 Perbandingan Penelitian Sejenis .......................................................... 51

Tabel 4. 1 Non-Functional Requirement ............................................................... 87

Tabel 4. 2 Identifikasi Aktor ................................................................................. 90

Tabel 4. 3 Identifikasi Usecase ............................................................................. 91

Tabel 4. 4 Narrative Usecase Login ..................................................................... 94

Tabel 4. 5 Narrative Usecase Kelola Dokumen Perizinan ................................... 95

Tabel 4. 6 Narrative Usecase Kelola Dokumen Perjanjian .................................. 97

Tabel 4. 7 Narrative Usecase Kelola Dokumen Sertifikat ................................... 99

Tabel 4. 8 Narrative Usecase Kelola Dokumen Paspor ..................................... 101

Tabel 4. 9 Narrative Usecase Kelola Dokumen STNK ...................................... 103

Tabel 4. 10 Narrative Usecase Melihat Data Dokumen ..................................... 105

Tabel 4. 11 Narrative Usecase Mengecek Dokumen ......................................... 106

Tabel 4. 12 Narrative Usecase Validasi Dokumen ............................................. 107

Tabel 4. 13 Narrative Usecase Mencetak Laporan Dokumen ............................ 109

Tabel 4. 14 Narrative Usecase logout ................................................................ 110

Tabel 4. 15 Text Case Fitur Autentikasi.............................................................. 158

Tabel 4. 16 Text Case Fitur Dokumen ................................................................ 159

xiv

DAFTAR SIMBOL

No Notasi Nama Keterangan

1

Actor

abstraksi dari orang dan sistem lain yang

mengaktifkan fungsi dari target sistem.

Actor mewakili peran orang, sistem yang

lain atau alat ketika berkomunikasi

dengan usecase.

2

Usecase

abstraksi dari interaksi antara sistem dan

actor. Usecase dibuat berdasarkan

keperluan actor. Usecase harus

merupakan “apa” yang dikerjakan

software aplikasi, bukan “bagaimana”

software aplikasi mengerjakannya.

Setiap usecase harus diberi nama yang

menyatakan apa hal yang dicapai dari

hasil interaksinya dengan actor.

3

Relationship

hubungan antara actor (pelaku) dengan

usecase dimana terjadi interaksi diantara

mereka.

xv


1.

Activity

Notasi yang menggambarkan eksekusi

dari suatu aksi

2.

Initial state Notasi untuk mengawali

3.

Final state Notasi untuk mengakhiri

4. Fork

Digunakan untuk menunjukkan

kegiatan yang dilakukan secara paralel

atau untuk menggabungkan dua

kegiatan paralel menjadi satu

xvi

5.

Decision Pilihan untuk mengambil keputusan

6.

Rake Menunjukkan adanya dekomposisi

No. Notasi Nama Keterangan

1.

Participant (obyek)

Diletakan di bagian atas

diagram dengan urutan dari

kiri ke kanan, diatur dalam

urutan guna

menyederhanakan diagram.

2.

Lifeline Penghubung participant.

xvii

3.

Messages

Ket:

1. simple

2. synchronous

3. asynchronous

Sebuah perpindahan

(transfer) control dari satu

participant ke participant

yang lainnya.

4.

Activation

Mewakili sebuah eksekusi

operasi dari participant,

panjang kotak ini

berbanding lurus dengan

durasi activation.

xviii


1.

Class Class adalah sebuah blok yang

terdiri dari 3 buah kotak. Bagian

atas yaitu nama class. bagian

tengah mendefinisikan atribut

class. Bagian akhir mendefinisikan

method dari sebuah class.

2.

Assosiation Sebuah relasi umum antar kelas,

asosiasi biasanya juga disertai

dengan multipicity

3.

Generalisasi Relasi antar kelas dengan makna

generalisasi-spesialisasi (umum ke

khusus)

4.

Composition Jika sebuah class tidak dapat

beridiri sendiri dan harus

merupakan bagian dari class yang

lain.

1

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah 1.1

Teknologi Informasi saat ini berperan penting dalam memperbaiki kualitas

suatu instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap

akses informasi, akan tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan

kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang

terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel. Penggunaan sistem informasi selain

dapat membantu kinerja korporasi, sistem informasi juga dapat mengefisienkan

berbagai sumber daya korporasi seperti waktu dan semua sumber daya yang

membutuhkan biaya. Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang dengan pesat.

Perkembangan ini memiliki dampak semakin terbuka dan tersebarnya informasi

dan pengetahuan dari dan seluruh dunia menembus jarak, tempat, dan waktu.

Pengaruhnya pun meluas keberbagai kehidupan, termasuk bidang pendidikan

(Marcelino, 2016)

Penggunaan komputer terutama dalam suatu sistem informasi e-document

menjadi suatu alat pemecahan masalah yang dapat memberikan manfaat, baik

dalam ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang

ditangani. Sehingga dalam penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh

secara akurat, tepat waktu, dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan

secara berulang-ulang atau manual. Proses dokumentasi tidak dilakukan secara

2

langsung oleh sistem sehingga terkadang petugas mengalami kesulitan dalam

penanganan penumpukan berkas dokumen. Selain itu, dilihat dari user interface-

nya kurang menarik sehingga mempersulit proses penginputan data dan hasil

pengolahan informasi belum efisien. Pembuatan sistem tersebut sangat

dibutuhkan untuk meminimalisir permasalahan yang timbul dan memaksimalkan

pekerjaan petugas agar target penyampaian informasi, ketelitian, maupun volume

pekerjaan.

PT. Bukit Muria Jaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang paper

dan packaging produk. Packaging yang ditawarkan adalah untuk keperluan rokok,

pembungkus filter rokok. Salah satu bagian yang menangani dokumen PT Bukit

Muria Jaya adalah General Affair. Dokumen-dokumen yang ditangani General

Affair berupa perizinan domisili, perizinan lingkungan, perizinan pemanfaatan air

sungai, perizinan modal, perjanjian jual beli, perjanjian kerja, sertifikat izin

operasional, sertifikat keahlian, paspor karyawan terkait dengan dinas kerja, dan

STNK kendaraan milik perusahaan.

Hampir disetiap perusahaan memiliki bagian yang sering disebut General

Affair. Tugas General Affair mengurus dokumen-dokumen penting dan rahasia.

Oleh karena itu bagian General Affair memiliki sistem aplikasi pendokumentasian

yang berdiri sendiri dengan pengguna aplikasi yang terbatas, demi menjaga

kerahasiaan dokumen-dokumen tersebut.

3

Fungsi dokumen meliputi 3 hal. Pertama dokumen berfungsi sebagai alat

komunikasi. Kedua, dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Ketiga, dokumen

berfungsi sebagai “Knowledge Sharing” atau biasa diartikan dengan

menggunakan drawing/gambar (Gasperz, 2012).

Tidak ada satu orang pun di dunia yang tahu siapa yang menemukan atau

menciptakan standar untuk pertama kalinya. Kemajuan teknologi menyebabkan

tinggi nya standarisasi. Pada awal abad 20, standar mutu atau ISO 9001 : 2008

mulai diperkenalkan dan didokumentasikan. Sertifikasi ISO 9001 : 2008

merupakan faktor yang sangat berpengaruh untuk menggambarkan suatu kualitas,

sebab jika kualitas tersebut mendapatkan penghargaan ISO 9001 : 2008 maka

dapat menunjukan bahwa kualitas tersebut memiliki jaminan kualitas yang

berstandar internasional.(Arini Wulandari, 2014)

Beberapa perusahaan atau organisasi mulai menjalankan sistem e-

document (Electronic Document). Penyajian data dalam sistem ini membutuhkan

media elektronik atau teknologi elektronik display. Dibandingkan dengan

dokumen biasa, e-document lebih ramah lingkungan (paperless), dengan demikian

dapat melakukan penghematan kertas yang mana berasal dari sumber daya alam.

Data-data dan informasi mengenai e-document perusahaan yang

diperlukan dan dilaporkan kepada eksekutif dilakukan secara semi komputerisasi

yaitu masing-masing staff memilih data perusahaan menggunakan microsoft excel

lalu mengirimkan laporan tersebut kepada pihak manajer melalui email bahkan

4

telepon. Proses tersebut membuat pengelolaan data memakan waktu yang lama.

Selain itu pengelolaan data melalui microsoft excel ini mempunyai kekurangan,

antara lain (Amin, 2010) :

1. Kemungkinan user (penginput) lupa dimana menyimpan data.

2. Kemungkinan data terhapus atau hilang karena faktor human error.

3. Terlalu banyak data akan mengakibatkan sulit untuk melakukan pencarian

data.

E-document akan sangat berpengaruh dalam proses dokumentasi,

manfaatnya antara lain (Mustafidah,2013) :

1. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

2. Pengumpulan data yang terorganisir, tertata dan mudah dicari kembali.

3. Mempermudah ketika pengolahan dokumen secara bersama antar anggota

dalam perusahaan.

Dokumen dalam sebuah instansi sangat berharga, dan tidak menutup

kemungkinan bahwa setiap proses kerja akan menghasilkan dokumen yang

banyak dan sangat beragam. Banyaknya dokumen yang dimiliki instansi ini

apabila pengolahannya tidak baik, maka akan mengakibatkan kerugian besar bagi

instansi tersebut. E-document adalah salah satu sistem yang akan membantu

instansi dalam mengelola dokumen–dokumen yang banyak tersebut. (Yaqin,

2013)

5

Document Management System adalah sebuah layar cerdas pada sistem file

dalam keadaan normal yang menyediakan beberapa keuntungan tambahan

dibandingkan pada sebuah servis file yang standar (Marinucci, 2008).

Dari hal-hal tersebut, penulis membuat rancangan aplikasi e-document

management system. Sehubungan dengan itu maka penulis mengangkat judul

“Rancang Bangun E-Document Management System Pada PT. Bukit Muria

Jaya Karawang“

Identifikasi Masalah 1.2

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis mengidentifikasi

masalah-masalah yang akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Penyimpanan dokumen yang masih belum memiliki database dan softcopy

untuk tiap dokumen hal ini mengakibatkan data dokumen belum

dikelompokan sehingga sulit untuk mengidentifikasi data dokumen.

2. Belum adanya pemberitahuan untuk data dokumen perizinan domisili,

perizinan lingkungan, perizinan pemanfaatan air sungai, perizinan modal,

perjanjian jual beli, perjanjian kerja, sertifikat izin operasional, sertifikat

keahlian, paspor karyawan terkait dengan dinas kerja, dan STNK kendaraan

milik perusahaan yang aktif, akan kadaluarsa maupun sudah kadaluarsa,

sehingga banyak dokumen yang tidak dapat digunakan akibat kadaluarsa.

3. Dalam penataannya pengelolaan dokumen belum sesuai dengan urutan yang

ditetapkan dengan standarisasi ISO 9001 : 2008 Klausul 4 dalam hal

persyaratan dokumen dan prosedur pengendalian dokumen.

6

Rumusan Masalah 1.3

Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka dapat disimpulkan

perumusan masalah yang akan dibahas, yaitu bagaimana merancang E-document

Management System pada PT Bukit Muria Jaya agar tidak terjadi keterlambatan

dalam memperbarui dokumen maupun kehilangan data.

Batasan Masalah 1.4

Agar penelitian ini terfokus pada masalah yang dihadapi, maka dibuat

batasan masalah yang berupa:

1. Sistem hanya difokuskan di bidang dokumentasi terkait dalam pengelolaan

dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan, perizinan pemanfaatan

air sungai, perizinan modal, perjanjian jual beli, perjanjian kerja, sertifikat

izin operasional, sertifikat keahlian, paspor karyawan terkait dengan dinas

kerja, dan STNK kendaraan milik perusahaan.

2. Penelitian ini di lakukan di PT.Bukit Muria Jaya yang berfokus pada bagian

General Affair.

3. Perancangan sistem informasi ini dilakukan hanya pada proses dokumetasi

dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan, perizinan pemanfaatan

air sungai, perizinan modal, perjanjian jual beli, perjanjian kerja, sertifikat

izin operasional, sertifikat keahlian, paspor karyawan terkait dengan dinas

kerja, dan STNK kendaraan milik perusahaan berupa input dokumen, update

dokumen, laporan dokumen, dan penyajian informasi dokumen.

4. Desain sistem berbasis website dengan jaringan Local Area Network (LAN).

7

5. Perancangan sistem menggunakan metode RAD (Rapid Application

Development) pada tahap Requirement Planning dan Workshop Design.

6. Pada penyajian datanya menggunakan tool UML (Unified Modeling

Language) diantaranya yaitu Use Case Diagram, Activity, Sequence

Diagram, dan Class Diagram dengan menggunakan StarUML.

7. Pada tahap desain user interface, penulis menggunakan aplikasi Corel

Draw.

8. Database yang akan digunakan adalah SQL Server.

9. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah .NET

10. Tahap testing yang akan digunakan adalah Black Box Testing

Tujuan Penelitian 1.5

Tujuan umum penelitian ini yaitu menghasilkan rancang bangun e-

document management system pada PT. Bukit Muria Jaya sebagai sarana

penunjang General Affair untuk menangani proses, pengolahan data dokumen dan

penyajian informasi dokumen. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah:

1. Menganalisis, merancang dan mengembangkan sistem informasi e-

document di PT. Bukit Muria Jaya sesuai dengan kebutuhan General Affair.

2. Menghasilkan sistem informasi e-document yang didalamnya tersedia dalam

bentuk penyajian informasi yang sesuai dengan kebutuhan.

3. Membuat laporan hasil penelitian sistem informasi e-document di PT. Bukit

Muria Jaya.

8

4. Membuat sistem yang mengacu pada standarisasi ISO 9001 : 2008 atau

manajemen mutu untuk pendokumentasian dokumen (klausul 4)

5. Memberikan gambaran dan masukan untuk General Affair PT. Bukit Muria

Jaya tentang aplikasi e-document management system.

Metodologi Penelitian 1.6

Metodologi yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi ini

adalah:

1.6.1 Metode Pengumpulan Data

a. Metode wawancara

Metode ini dilaksanakan untuk mengetahui masalah apa yang sedang

dihadapi dan apa saja yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi ini. Wawancara

dilakukan di PT. Bukit Muria Jaya pada:

Tempat : PT. Bukit Muria Jaya

JL. Karawang Spoor Desa Purwadana - Karawang

Waktu : 3 November 2017

Narasumber : Arief Rachman

9

b. Metode observasi

Metode ini dilaksanakan untuk mengumpulkan data dan informasi dengan

cara meninjau dan mengamati secara langsung bagaimana sistem yang sedang

berjalan dan coba untuk dipecahkan permasalahannya, serta diaplikasikan ke

dalam sebuah aplikasi. Observasi ini dilakukan di PT. Bukit Muria Jaya yang

dilakukan pada :

Tempat : General Affair PT. Bukit Muria Jaya Karawang.

Waktu : 01 Agustus – 29 Desember 2017

c. Metode studi literatur.

Studi literatur yang dipergunakan di dalam penulisan ini adalah studi

literatur hasil dari karya ilmiah, detail studi literatur sejenis.

1.6.2 Metodologi Pengembangan Sistem

Dalam perancangan sistem ini peneliti akan menganalisis mulai dari

sistem yang berjalan sampai sistem yang akan diusulkan dengan menggunakan

metode RAD (Rapid Application Development) dengan UML (Unified Model

Language) diagram untuk memperlihatkan aliran proses dan data pada sistem

yang akan dirancang. Berikut adalah metode perancangan RAD (Kendall, 2008)

yang digunakan peneliti dalam pengembangan sistem ini:

10

1. Requirements Planning

Fase ini merupakan perencanaan awal dimana peneliti akan menganalisa

segala kebutuhan sistem dan menganalisa sistem berjalan.

2. Workshop Design

Fase ini merupakan fase untuk merancang atau membuat desain prototype

sistem yang dapat digambarkan sebagai Workshop Design.

3. Implementasi

Fase ini merupakan fase untuk mengimplementasikan sistem usulan yang

sudah di buat.

Sistematika Penulisan 1.7

Untuk memudahkan, penulis menyusunnya ke dalam 5 (lima) bab. Setiap

bab terdiri dari beberapa sub bab tersendiri. Bab tersebut secara keseluruhan

saling berkaitan satu sama lain, dimana diawali dengan bab pendahuluan dan

diakhiri dengan bab penutup. Sebagaimana terlampir di bawah ini yang terdiri

dari:

11

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi pengantar berupa latar belakang, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan masalah, manfaat penelitian, metodologi

penelitian dan sistematika penulisan

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang pembahassan teori-teori yang digunakan

sebagai panduan dasar dalam pengembangan sistem ini.

BAB III METODOLOGI PENILITIAN

Pada bab ini akan diuraikan mengenai metodologi pengembangan

sistem yang akan digunakan dalam proses pengembangan sistem

informasi.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

MANAGEMENT SYSTEM

Pada bab ini menjelaskan mengenai profil perusahaan, analisa

sistem yang sedang berjalan dan bagaimana membuat

percancangan sistem informasi E-Document Management System

pada PT. Bukit Muria Jaya.

12

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil pembahasan seluruh bab.

13

BAB II

LANDASAN TEORI

Konsep Dasar Sistem 2.1

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja

sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan

input dalam proses transformasi yang teratur (Mulyanto, 2009).

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik, yaitu mempunyai komponen–

komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem

(environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output),

pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal) (Mulyanto, 2009).

a. Komponen–komponen sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Apabila suatu sistem

merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan

disebut subsistem.

14

b. Batas sistem (boundary).

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan

suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan

ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar (environment).

Merupakan apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem yang dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung (interface).

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya mengalir

dari suatu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Masukan sistem

Merupakan energi yang di masukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran.

Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input

yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah

signal input utuk diolah menjadi informasi.

15

f. Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan–bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang

jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi keluaran keuangan dan

laporan–laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

g. Sasaran sistem (goal).

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives).

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya

adalah sebagai berikut (Jogiyanto,2005)

a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem

abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sostem buatan

manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam,

tidak dibuat oleh manusia, contohnya sistem perputaran bumi. Sistem

16

buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia yang

melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.

c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem

tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

Interaksi di antara bagian-bagiannya diditeksi dengan pasti, sehingga

keluaran dan sistem tersebut dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah

yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

unsur probabilitas.

d. Sistem diklasifikasikan menjadi sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem

tertutup merupakan sistem yang tidak berpengaruh dan tidak berhubungan

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja otomatis tanpa adanya turut

campur tangan dan pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau

subsistem yang lainnya.

2.1.4 Model Umum Sistem

Secara umum penggambaran sistem sebagai suatu kesatuan dari bagian-

bagian atau komponen-komponen yang saling berhubungan dalam prosedur kerja

tertentu untuk mencapai tujuan yaitu mengolah masukan menjadi keluaran. Sistem

menerima input dari lingkungan luar sebagai top sistem dan sistem yang terbagi

17

menjadi tingkatan-tingkatan bagian atau komponen atau subsistem sistem

dibawahnya

Konsep Dasar Informasi 2.2

Menurut Jogianto HM (2008) dalam bukunya Sistem Teknologi

Informasi, dalam pendefinisian sistem terdapat dua macam pendekatan yaitu

menekankan pada prosedur dan menekankan pada komponen atau elemennya.

2.2.1 Pengertian Informasi

Secara umum informasi diperlukan untuk membantu pengambilan

keputusan dengan cepat dan akurat, sehingga akhirnya dapat menunjang

pemecahan masalah dalam mendukung operasional bisnis secara lebih efektif dan

efisien. Sering dengan kemajuan teknologi yang pesat sekarang ini, berbagai

permasalahan bisnis pun semakin besar dan bervariasi serta harus ditangani dalam

waktu yang singkat. Oleh karena itu, proses pengambilan keputusan juga semakin

rumit, sehingga diperlukan dukungan informasi yang berkualitas untuk

mengambil keputusan dalam melakukan pemecahan masalah. Informasi adalah

data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengambil keputusan. Berdasarkan kepada pengertian diatas

maka dapat dikertahui bahwa informasi adalah keluaran dari sebuah proses

pengolahan dimana data adalah masukannya (Jogiyanto, 2005)

18

2.2.2 Nilai Informasi

Suatu sistem dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir

keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

(Mulyanto, 2009).

2.2.3 Ciri-ciri Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Kadir, 2003):

a. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran

terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya

efeknya seperti kalau informasi itu benar

b. Baru. Informasi harus benar-benar baru bagi si penerima

c. Tambahan. Informasi dapat memperbarui atau memberikan perubahan

terhadap informasi yang telah ada

d. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap

informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar

e. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga

keyakinan terhadap informasi semakin meningkat

19

2.2.4 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu: (Mulyanto,

2009)

1. Akurat

Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima

informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau

merusak informasi.

2. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi

merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Relevanansi

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia,

teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan,

menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan

(Mulyanto, 2009).

20

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yaitu blok masukan

(input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok

teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali

(controls block) (Jogiyanto,2005):

a. Blok masukan (input block)

Mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi

b. Blok model (model block)

Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di database dengan cara

yang sudah ditentukan

c. Blok keluaran (output block)

Merupakan produk atau hasil dari sistem informasi berupa informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua user

d. Blok teknologi (technology block)

Mencakup kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi yang digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mangakses

data, menghasilkan dan mengirimkan output serta membantu pengendalian

21

dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu

brainware, software, dan hardware

e. Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya, tersimpan di hardware dan digunakan pada software untuk

memanipulasinya

f. Blok kendali (controls block)

Mencakup beberapa pengendalian yang perlu dirancang dan diterapkan

nantinya dalam sistem untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat

merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-

kesalahan dapat langsung cepat diatasi

2.3.3 Manajemen

Inti dari manajemen adalah manaj yang berarti mengelola, secara harfiah

mengelola juga identik dengan memelihara, merawat dan membuat segala sesuatu

menjadi berarti karena ada yang mengontrol (Faisal, 2008).

2.3.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai

berkembang sejak tahun 1960. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang

khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi

informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem.

22

Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai

bentuknya dikumpukan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang

kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Dokumen 2.4

2.4.1 Pengertian Dokumen

Dokumen adalah barang yang tertulis, metode dokumentasi berarti cara

pengumpulan data dengan mencatat data-data yang sudah ada. Metode dokumen

adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa cacatan buku,

surat, transkip, majalah, prasasti, notulen, rapat, lengger, agenda dan sebagainya.

2.4.2 Macam-Macam Dokumen

Dokumen berdasarkan kepentingannya, terdiri dari:

a. Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan

perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan Ijasah

b. Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan,

berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat

pembayaran. Contohnya: cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat

pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.

c. Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang

dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian

23

peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contonya: fosil, rekaman film

perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi

d. Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi

ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai

pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contohnya: Keputusan Presiden,

Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian

kerjasama antar Negara.

Document Management System (DMS) 2.5

2.5.1 Pengertian DMS

DMS (Document Management System) atau biasa disebut sistem

manajemen dokumen adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat

penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Yohanes,

2005). Inti pada sistem manajemen dokumen adalah tempat pentimpanan terpusat

(centralized repository), sebuah medium elektronik penyimpanan (storage)

dengan sebuah lokasi utama yang mampu menyediakan banyak akses ke

dalamnya. Sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi

yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah interface dengan

menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan

menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval)

dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang independen.

24

Document Management System memungkinkan untuk menciptakan sebuah

lokasi untuk meletakan dokumen yang telah selesai untuk kemudian dikonsumsi

oleh kelompok-kelompok yang memiliki wewenang yang sesuai. Selain itu

tersedia pula kemampuan untuk mengaudit catatan perubahan suatu dokumen dan

memberikan sebuah tanggal kadaluarsa pada dokumen-dokumen yang harus

kadaluarsa setelah suatu waktu periode tertentu (Primadhanty, 2007)

2.5.2 Manfaat DMS

1. Meningkatkan produktivitas proses bisnis

DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja

dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat

2. Meningkatkan response time proses bisnis

Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen

digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS

3. Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang

penyimpanan

Dimensi sistem penyimpanan file digital jauh lebih kecil dan lebih murah

dari pada sistem penyimpanan file konvensional. DMS secara dramatis

menurunkan ukuran ruang penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil

seperti harddisk, disker, dan CD

4. Menurunkan biaya tambahan

25

Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk

penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, filling cabinet, dan

lain sebagainya dapat ditekan

5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen

Dengan menyimpan dokumen secara digital, penyimpanan dan penataan

dokumen lebih terkoordinisir. Gangguan lain seperti kehilangan dokumen

dapat diminimalisir dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih

6. Document Sharing

Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan

oleh beberapa user sekaligus

7. Mekanisme keamana dokumen yang handal

Dengan DMS dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan

akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan,

sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhadap dokumen-

dokumen tersebut

2.5.3 Tahap Implementasi DMS

Proses dalam mengimplementasikan sebuah sistem dokumen manajemen

dapat dibagi menjadi 7 tahapan, yaitu (Yasin, 2011) :

26

1. Identify content. Mengidentifikasi atribut-atribut dokomen yang akan

dibuat indeks-nya dan membuatnya tersedia pada intranet

2. Database set-up. Menetapkan contoh database atau kerangka untuk text-

database, yang akan menyimpan indeks-indeks dari dokumen-dokumen

yang diproses

3. Populate database. Menjalankan indeksisasi dan mengisi database dengan

indeks-indeks dari dokumen-dokumen yang diproses

4. Intranet/enable publish. Segera sesudah dokumen-dokumen diproses dan

koneksi intranet/internet telah dibuat dengan benar, sebuah interface

dibuat dimana pengguna dapat memasukkan pencarian mereka

5. Process search request. Dengan menggunakan kriteria pencarian, text-

retrieval engine menjalankan sebuah pencarian pada penyimpanan

dokumen (document repository)

6. Present results. Menampilkan hasil-hasil pencarian sesuai dengan yang

diminta oleh pengguna. Pengguna dapat melakukan pilihan dari daftar

pencarian sampai melihat pada dokumen-dokumen tertentu

7. View/download original. Pengguna dapat melihat dokumen dalam format

yang dapat dibaca seperti PDF atau dapat men-download file yang

dibutuhkan

27

2.5.4 E-Document Management System

E-Document Management System atau sistem manajemen dokumen

elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen berupa kertas,

microfilm, dan lain-lain yang sudah dialihmediakan menjadi format digital

maupun file tipe doc, ppt, 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah diupload ke dalam

software DMS tertentu (Muttaqin, 2011)

Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari,

ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem

manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian

terpadu yang sesuai dengan karakter dokumen, pengguna dapat secara mudah

menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip

tersebut berada pada tempat lain. penerapan sistem manajemen dokumen

elektronik ini, dapat diharapkan (Muttaqin, 2011) :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang baik

2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik

3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari

bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan

dokumen dan lain sebagainya

4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang

dilakukan secara elektronik

28

5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan

informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan

menggunakan barcode)

6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya

semakin jarang digunakan

7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan

pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet serta dapat menjadi

manajemen peminjaman arsip.

ISO 9001 : 2008 2.6

2.6.1 Pengertian ISO 9001 : 2008

ISO berasal dari kata Yunani yaitu ISOS yang berarti sama, kata ISO

bukan diambil dari singkatan nama sebuah organisasi. ISO 9001 merupakan

standar internasional yang mengatur tentang sistem manajemen mutu (Quality

Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001.

QMS” adapun tulisan 2008 menunjukan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah

sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah hasil revisi tahun 2008.

ISO adalah badan standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan

perdagangan internasional yang berkaitan dengan perubahan barang dan jasa.

Standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu

(SMM). Sistem Manajemen Mutu menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan

dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata

29

dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan

pelanggan (Suardi, 2003)

2.6.2 Manfaat Penerapan ISO 9001 : 2008

1. Menghadapi era perdagangan bebas organisasi sebaiknya adalah

menerapkan Sistem Manajemen Mutu agar dapat membantu dalam

meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan

jaminan mutu yang lebih baik

2. Nilai kompetisi dan image semakin meningkat dengan sertifikasi ISO

3. Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan

efektifitas oprasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat

(reject) atau barang bermutu rendah

4. Membuat kerja sistem dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang

terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga

memudahkan dalam pengendalian.

5. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru

6. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem

manajemen mutu yang ditetapkan

7. Akan memudahkan top management dalam pencapaian target karena

sudah dipersiapkannya target yang terukur dan terencana pencapainnya

30

8. Meningkatkan semangat moral karyawan karena adanya kejelasan tugas

dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait

sehingga karyawan dapat bekerja dengan teratur

9. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan mutu dalam memenuhi

permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal

2.6.3 Klausul 4.1 Sistem Manajemen Kualitas

2.6.3.1 Klausul 4.1.1 Persyaratan Umum

Dalam persyaratan umum harus menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan memperbaiki

efektivitasnya sesuai dengan persyaratan standar, yaitu (Gasperz, 2012) :

1. Menentukan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan

aplikasinya

2. Menetapkan urutan dan interaksi proses

3. Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan

bahwa baik operasi maupun kendali proses tersebut efektif

4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan

untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut

5. Memantau dan mengukur bila diperlukan, menganalisa proses tersebut

dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

direncanakan

31

6. Serta koreksi berkesinambungan dari proses tersebut

2.6.4 Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi

2.6.4.1 Klausul 4.2.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa Sistem Manajemen Mutu membutuhkan

dokumentasi (Gasperz. 2012)

Dokumen Sistem Manajemen Mutu harus mencakup :

1. Pernyataan tertulis tentang kebijakan kualitas dan tujuan kualitas

2. Manual (buku panduan) kualitas. Manual kualitas merupakan dokumen

yang menspesifikasikan Sistem Manajemen Mutu dari suatu organisasi.

Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan

persyaratan-persyaratan

3. Prosedur-prosedur tertulis dan catatan-catatan yang dibutuhkan oleh

Standar Internasional ISO 9001. Prosedur didefinisikan sebagai cara yang

dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses.

Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis

standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001 adalah : pengendalian dokumen,

pengendalian catatan kualitas, audit internal, pengendalian produk

nonkonformans, tindakan korektif dan tindakan preventif.

4. Dokumen-dokumen, termasuk catatan-catatan yang dibutuhkan oleh

organisasi agar menjamin efektifitas perencanaan, operasional dan

32

pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses diluar organisasi

(outsource), apabila proses itu mempengaruhi kualitas produk sesuai

persyaratan yang ditetapkan.

2.6.4.2 Klausul 4.2.2 Manual Kualitas

Operasi harus menetapkan dan memelihara manual kualitas yang

mencakup (Gaspersz, 2012) :

1. Ruang lingkup dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, termasuk hal-hal

terperinci dan hal-hal yang dipertimbangkan untuk dikeluarkan dari

ruang lingkup karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi

2. Prosedur-prosedur tertulis atau refrensi-refrensi yang terkait dengan

prosedur-prosedur tersebut.

3. Deskripsi dari interaksi di antara proses-prosesnya yang tercakup dalam

sistem manajemen mutu ISO 9001.

2.6.4.3 Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen

Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang

dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumentasi harus dapat

dibaca, revisi harus dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan segera,

dipelihara dalam susunan yang teratur dan dipertahankan untuk suatu periode

waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab harus ditetapkan dan

33

dipelihara berkaitan dengan pembuatan dan modifikasi dari berbagai jenis

dokumen. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan

hal-hal berikut (Gaspersz, 2012) :

1. Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan

2. Peninjauan ulang, pembaharuan apabila diperlukan dan persetujuan ulang

dokumen-dokumen

3. Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen

4. Menjamin bahwa revisi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu

tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan

5. Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca, teridentifikasi dan

mudah untuk ditemukan kembali

6. Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal adalah

teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali

7. Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang asing atau tidak berlaku

lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-

dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu

2.6.4.4 Klausul 4.2.4 Pengendalian Catatan Kualitas

Klausus ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan kualitas yang

34

dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu harus

menetapkan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pengembalian kembali,

pemeliharaan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatan-catatan kualitas.

Catatan kualitas diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap

persyaratan-persyaratan dan efektifitas operasional dari sistem manajemen mutu

ISO 9001 (Gaspersz, 2012)

Perancangan 2.7

2.7.1 Rapid Aplication Development (RAD)

RAD adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan

sistem yang mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat

lunak. RAD bertujuan mempersingkat waktu yang biasanya diperlukan dalam

siklus hidup pengembangan sistem tradisional antara perancangan dan penerapan

suatu sistem informasi.

35

Gambar 2. 1 RAD

2.7.1.1 Fase dan Tahapan Pengembangan Aplikasi

Menurut Kendall (2010), terdapat tiga fase dalam RAD yang melibatkan

penganalisis dan pengguna dalam tahap penilaian, perancangan, dan penerapan.

Adapun ketiga fase tersebut adalah requirements planning (perencanaan syarat-

syarat), RAD design workshop (workshop desain RAD), dan implementation

(implementasi). Sesuai dengan metodologi RAD menurut Kendall (2010), berikut

ini adalah tahap-tahap pengembangan aplikasi dari tiap-tiap fase pengembangan

aplikasi.

a. Requirements Planning (Perencanaan Syarat-Syarat)

Dalam fase ini, pengguna dan penganalisis bertemu untuk

mengidentifikasikan tujuan-tujuan aplikasi atau sistem serta untuk

mengidentifikasikan syarat-syarat informasi yang ditimbulkan dari tujuan-tujuan

https://piyaneo.files.wordpress.com/2014/05/siklus-rad-e1399723570398.jpg

36

tersebut. Orientasi dalam fase ini adalah menyelesaikan masalah-masalah

perusahaan. Meskipun teknologi informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian

dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada upaya pencapaian

tujuan-tujuan perusahaan (Kendall, 2010).

b. RAD Design Workshop (Workshop Desain RAD)

Fase ini adalah fase untuk merancang dan memperbaiki yang bisa

digambarkan sebagai workshop. Penganalisis dan dan pemrogram dapat bekerja

membangun dan menunjukkan representasi visual desain dan pola kerja kepada

pengguna. Workshop desain ini dapat dilakukan selama beberapa hari tergantung

dari ukuran aplikasi yang akan dikembangkan. Selama workshop desain RAD,

pengguna merespon prototipe yang ada dan penganalisis memperbaiki modul-

modul yang dirancang berdasarkan respon pengguna. Apabila sorang

pengembangnya merupakan pengembang atau pengguna yang berpengalaman,

Kendall menilai bahwa usaha kreatif ini dapat mendorong pengembangan sampai

pada tingkat terakselerasi (Kendall, 2010).

c. Implementation (Implementasi)

Pada fase implementasi ini, penganalisis bekerja dengan para pengguna

secara intens selama workshop dan merancang aspek-aspek bisnis dan nonteknis

perusahaan. Segera setelah aspek-aspek ini disetujui dan sistem-sistem dibangun

dan disaring, sistem-sistem baru atau bagian dari sistem diujicoba dan kemudian

diperkenalkan kepada organisasi (Kendall, 2010).

37

2.7.1.2 Kelebihan dan Kekurangan RAD

Metode pengembangan sistem RAD relatif lebih sesuai dengan rencana

pengembangan aplikasi yang tidak memiliki ruang lingkup yang besar dan akan

dikembangkan oleh tim yang kecil. Namun, RAD pun memiliki kelebihan dan

kekurangannya sebagai sebuah metodoligi pengembangan aplikasi. Berikut ini

adalah kelebihan metodologi RAD:

1. Penghematan waktu dalam keseluruhan fase projek dapat dicapai.

2. RAD mengurangi seluruh kebutuhan yang berkaitan dengan biaya

projek dan sumberdaya manusia.

3. RAD sangat membantu pengembangan aplikasi yang berfokus pada

waktu penyelesaian projek.

4. Perubahan desain sistem dapat lebih berpengaruh dengan cepat

dibandingkan dengan pendekatan SDLC tradisional.

5. Sudut pandang user disajikan dalam sistem akhir baik melalui fungsi-

fungsi sistem atau antarmuka pengguna.

6. RAD menciptakan rasa kepemilikan yang kuat di antara seluruh

pemangku kebijakan projek. Sedangkan, mengacu pada pendapat Kendall

(2010), maka dapat diketahui bahwa kekurangan penerapan metode RAD

adalah sebagai berikut:

38

a. Dengan metode RAD, penganalisis berusaha mepercepat projek

dengan terburu-buru.

b. Kelemahan yang berkaitan dengan waktu dan perhatian terhadap

detail. Aplikasi dapat diselesaikan secara lebih cepat, tetapi tidak

mampu mengarahkan penekanan terhadap permasalahan-permasalahan

perusahaan yang seharusnya diarahkan.

c. RAD menyulitkan programmer yang tidak berpengalaman

menggunakan prangkat ini di mana programmer dan analyst dituntut

untuk menguasai kemampuan-kemampuan baru sementara pada saat

yang sama mereka harus bekerja mengembangkan sistem.

2.7.2 Unified Modelling Language (UML)

UML (Unified Modeling Language) adalah „bahasa‟ pemodelan untuk

sistem atau perangkat lunak yang berparadigma „berorientasi objek”. Pemodelan

(modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-

permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari

dan dipahami. Nugroho (2010)

Tujuan utama UML diantaranya untuk:

a. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual ekspresif

untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan

mengerti secara umum.

39

b. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa

pemrograman dan proses rekayasa.

c. Menyatukan praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

2.7.2.1 Usecase Diagram

Usecase adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif

pengguna. Usecase bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara

user (pengguna) sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita

bagaimana sebuah sistem dipakai.

Dalam sebuah pembicaraan tentang usecase, pengguna biasanya disebut

dengan actor. Actor adalah sebuah peran yang dapat dimainkan oleh pengguna

dalam interaksinya dengan sistem. Usecase adalah alat bantu terbaik guna

menstimulasi pengguna potensial untuk mengatakan tentang suatu sistem dari

sudut pandangnya. Usecase diagram mempunyai 3 (tiga) notasi yang menunjukan

aspek dari sistem:

Tabel 2. 1 Notasi Usecase Diagram


1

Actor

abstraksi dari orang dan sistem lain yang

mengaktifkan fungsi dari target sistem.

Actor mewakili peran orang, sistem yang

40

lain atau alat ketika berkomunikasi

dengan usecase.

2

Usecase

abstraksi dari interaksi antara sistem dan

actor. Usecase dibuat berdasarkan

keperluan actor. Usecase harus

merupakan “apa” yang dikerjakan

software aplikasi, bukan “bagaimana”

software aplikasi mengerjakannya.

Setiap usecase harus diberi nama yang

menyatakan apa hal yang dicapai dari

hasil interaksinya dengan actor.

3

Relationship

hubungan antara actor (pelaku) dengan

usecase dimana terjadi interaksi diantara

mereka.

41

Berikut contoh dari penggunaan notasi dari usecase yang dijelaskan diatas.

Manajemen

Barang

Input

Suplier

Input

Suplier

Bagian Gudang

Bagian Marketing

System

Bagian Suplier

Gambar 2. 2 Contoh Usecase Diagram

2.7.2.2 Activity Diagram

Activity Diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural,

proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai

peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah

activity diagram dapat mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak

bisa.

42

Tabel 2. 2 Notasi Activity Diagram


1.

Activity

Notasi yang menggambarkan eksekusi

dari suatu aksi

2.

Initial state Notasi untuk mengawali

3.

Final state Notasi untuk mengakhiri

4. Fork

Digunakan untuk menunjukkan

kegiatan yang dilakukan secara paralel

atau untuk menggabungkan dua

kegiatan paralel menjadi satu

43

5.

Decision Pilihan untuk mengambil keputusan

6.

Rake Menunjukkan adanya dekomposisi

Berikut contoh dari penggunaan notasi dari activity diagram yang dijelaskan

diatas:

Login

Suplier

If True

Control Flow

Start

Finish

Gambar 2. 3 Contoh Activity Diagram

44

2.7.2.3 Sequence Diagram

Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah

scenario. Diagram ini menunjukan sejumlah contoh obyek dan message (pesan)

yang diletakkan di antara obyek-obyek ini di dalam usecase. Komponen utama

sequence diagram terdiri atas obyek yang dituliskan dengan kotak segi empat

bernama. Message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang

ditunjukkan dengan progress vertical.

Tabel 2. 3 Notasi Sequence Diagram

No. Notasi Nama Keterangan

1.

Participant (obyek)

Diletakan di bagian atas

diagram dengan urutan dari

kiri ke kanan, diatur dalam

urutan guna

menyederhanakan diagram.

2.

Lifeline Penghubung participant.

45

3.

Messages

Ket:

1. simple

2. synchronous

3. asynchronous

Sebuah perpindahan

(transfer) control dari satu

participant ke participant

yang lainnya.

4.

Activation

Mewakili sebuah eksekusi

operasi dari participant,

panjang kotak ini

berbanding lurus dengan

durasi activation.

Berikut contoh dari penggunaan notasi dari sequence diagram yang dijelaskan

diatas:

46

Home

Login

Login gagal

Login sukses

Bagian Suplier

Gambar 2. 4 Contoh Sequence Diagram

2.7.2.4 Class Diagram

Class dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. Nama class

menggunakan huruf besar diawal kalimatnya dan diletakkan diatas kotak. Bila

class mempunyai nama yang terdiri dari 2 (dua) suku kata atau lebih, maka semua

suku kata digabungkan tanpa spasi dengan huruf awal tiap suku kata

menggunakan huruf besar. Atribute adalah property dari sebuah class. Attribute

ini melukiskan batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari class. Sebuah class

mungkin mempunyai nol atau lebih attribute.

Operation adalah sesuatu yang dapat dilakukan oleh sebuah class atau

yang anda (atau class yang lain) dapat lakukan untuk sebuah class. Responsibility

adalah keterangan tentang apa yang akan dilakukan class yaitu apa yang akan

dicapai oleh attribute dan operation.

47

Tabel 2. 4 Notasi Class Diagram


1.

Class Class adalah sebuah blok yang

terdiri dari 3 buah kotak. Bagian

atas yaitu nama class. bagian

tengah mendefinisikan atribut

class. Bagian akhir mendefinisikan

method dari sebuah class.

2.

Assosiation Sebuah relasi umum antar kelas,

asosiasi biasanya juga disertai

dengan multipicity

3.

Generalisasi Relasi antar kelas dengan makna

generalisasi-spesialisasi (umum ke

khusus)

4.

Composition Jika sebuah class tidak dapat

beridiri sendiri dan harus

merupakan bagian dari class yang

lain.

48

Berikut contoh dari penggunaan notasi dari class diagram yang dijelaskan diatas:

+ hitung()

+ display()

+ simpan()

- tgl_marketing DATE

- jml_iklan INT(12)

- karyawan_id_karyawan VARCHAR(12)

- barang_id_barang VARCHAR(12)

Marketing

+ input()

+ update()

+ delete()

- id_karyawan VARCHAR(12)

- nm_depan VARCHAR(12)

- nm_blkng VARCHAR(12)

- jk VARCHAR(1)

- alamat VARCHAR(100)

Pemasok

+ input()

+ update()

+ delete()

- id_barang VARCHAR(12)

- nm_barang VARCHAR(20)

- tipe_barang VARCHAR(15)

Barang

Gambar 2. 5 Contoh Class Diagram

Website 2.8

Website adalah lokasi di internet yang menyajikan kumpulan informasi

sehubungan dengan profil pemilik situs. Website adalah suatu halaman yang

memuat situs-situs webpage yang berada di internet yang berfungsi sebagai media

penyampaian informasi, komunikasi, atau transaksi.

Local Area Network (LAN) 2.9

Local Area Network biasa disingkat LAN adalah jaringan komputer yang

jaringan yang menghubungkan beberapa komputer dalam suatu local area

biasanya dalam satu gedung.

49

Bahasa Pemrograman .NET 2.10

2.10.1 Pengertian .NET

.Net adalah sebuah teknologi yang diciptakan oleh Microsoft untuk

pengembangan program-program yang berorientasi objek. Teknologi .NET

memungkinkan para developer mengembangkan software berupa aplikasi

windows biasa ataupun aplikasi internet yang dapat dijalankan di jenis hardware

dan sistem operasi yang memiliki .NET platform. Teknologi .NET menyediakan

berbagai macam library, modul-modul yang sangat memudahkan developer.

2.10.2 Kelebihan .NET

a. Dapat membuat interaksi antarprogram walaupun dibuat dengan bahasa

pemrograman yang berbeda

b. Dukungan penuh terhadap pengembangan aplikasi internet, seperti

teknologi HTML, XML, SOAP, dan HTTP

c. Programmer dapat berpindah dari teknologu lama ke teknologi .NET

dengan mudah karena adanya kompabilitas .NET dengan teknologi lama.

SQL Server 2.11

SQL Server adalah sebuah terobosan baru dari Microsoft dalam bidang

database. SQL server adalah sebuah DBMS (Database Management System) yang

dibuat oleh Micosoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingan dunia

pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IBM dan Oracle. SQL Server

dibuat pada saat kemajuan dalam bidang hardware yang sedemikian pesat. Oleh

50

karena itu suda dapat dipastikan bahwa SQL Server membawa beberapa terobosan

dalam bidang pengolahan dan penyimpanan data.

Star UML 2.12

Star UML adalah platform pemodelan perangkat lunak yang mendukung

UML (Unified Modelling Language), berbasiskan pada UML versi 1.4,

menyediakan sebelas jenis diagram yang berbeda, dan mendukung notasi UML

2.0. Star UML juga mendukung pendekatan MDA (Model Driven Architecture)

dengan mendukung konsep UML profile.

Star UML mengklaim diri sebagai salah satu alat pemodelan perangkat

lunak terkemuka yang menjamin dapat memaksimalkan produktivitas dan kualitas

proyek perangkat lunak.

Corel Draw 2.13

Corel Draw adalah software grafis serbaguna yang biasa dipakai untuk

ilustrasi dan publikasi. Sehingga banyak digunakan untuk aplikasi percetakan di

media kertas, kain, outdoor, elektronik dll. Corel Draw merupakan aplikasi grafis

yang dengan format vector (koordinat) tidak seperti Macromedia Adobe

Photoshop yang lebih mengutamakan format bitmap (pixel).

Implementasi 2.14

Terdiri dari dua tahapan, yaitu tahap pengimplementasian sistem ke dalam

bahasa pemrograman (coding) dan tahap pengujian sistem oleh beberapa owner,

analyst, dan developer dengan tujuan apakah sistem yang dibangun sudah berjalan

51

dengan baik pada saat pengoperasiannya atau masih terdapat kesalahan. Adapun

hal terpenting dalam tahapan ini adalah keterlibatan user, agar sistem yang akan

dikembangkan dapat memberikan kepuasan kepada user, dan sistem yang lama

tidak perlu dijalankan secara paralel dengan sistem yang baru.

Studi Literatur 2.15

Tabel 2. 5 Perbandingan Penelitian Sejenis

No Sumber Penulis Uraian

1 Skripsi Teknik

Informatika, Fakultas

Sains & Teknologi UIN

Maulana Malik Ibrahim

Malang, 2013. Aplikasi

Manajemen E-

Dokumen di Dinas

Pertanian Kabupaten

Jombang

M. Ainul Yaqin Aplikasi ini mendukung berbagai

macam manajemen dokumen

diantaranya manajemen dokumen

pribadi, dokumen publik, folder pribadi,

folder dokumen publik,user dan grup.

Dalam aplikasi ini terdapat 2 jenis

manajemen dokumen yaitu manajemen

dokumen publik dan dokumen

manajemen pribadi. Selain itu juga

terdapat 10 fitur manajemen dokumen

publik dan pribadi, diantaranya upload,

download, share, check-in, check-out,

edit, view, pindah, hapus, dan cari.

52

2 Skripsi Ilmu Komputer,

Fakultas Ilmu

Komputer, Informasi &

Bisnis Darmajaya

Lampung, 2010.

Pengembangan

Electronic Document

Management System

(EDMS) Sebagai

Alternatif Pengarsipan

di Perguruan Tinggi.

M. Miftakul

Amin

Sistem ini menggunakan sistem berbasis

web yang diharapkan dapat mencapai

pengguna sistem pada umumnya.

Sistem ini juga memiliki kemampuan

untuk menyimpan, arsip, dan

mengambil dokumen elektronik.

3 Jurnal Teknik

Informatika, Fakultas

Teknik Universitas

Trunojoyo, 2013.

Rancang Bangun E-

document di Kantor

Pelayanan Perijinan

Terpadu Kabupaten

Hidayatul

Mustafidah

Aplikasi ini akan diterapkan di

lingkungan kantor pelayanan perijinan

terpadu Bangkalan untuk membantu

pengolahan dokumen. Saat ini kantor

pelayanan perijinan terpadu dalam

pencatatan pengelolaan diperlukannya

aplikasi dengan formulir dari set

dokumentasi yang di pakai untuk

mengurus pendaftaran dan perijinan

53

Bangkalan. yang disimpan dalam suatu basis data.

Aplikasi ini mampu untuk menyimpan

berbagai dokumen yang ada di kantor

pelayanan perijinan terpadu antara lain

surat menyurat, dokumen laporan,

dokumen perijinan, dokumen program

kegiatan dan dokumen pengaduan yang

dapat diupload dan didownload oleh

pegawai kantor dengan terdaftar sebagai

member. Aplikasi ini mengalihkan

semua bentuk dokumen kantor

pelayanan perijinan terpadu yang

berbasis kertas ke dalam bentuk

elektronik sehingga dapat menambah

efesiensi dalam pengelolaannya

4 Skripsi Universitas

Pelita Harapan,2012.

Perancangan Sistem

Manajemen Dokumen

Elektronik Untuk

Materi e-learning

Frans

Panduwinata

Keunggulan dari perancangan sistem ini

adalah sistem berbasis web dengan

database terpusat yang memungkinkan

untuk melakukan collaborative work

dalam proses standarisasi e-learning.

Sistem manajemen dokumen dirancang

54

Sebagai Sarana

Knowledge Sharing

(Metode Visual

Paradigm for UML (VP

UML) Community

Edition 3.2)

dengan tujuh tahapan implementasi.

Sistem dimodelkan dengan

menggunakan Usecase dan Activity

diagram dengan bantuan software

visual paradigm for UML (VP-UML)

community edition 3.2

5 Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan

Kearsipan Universitas

Negeri Padang, 2012.

Sistem Pengelolaan

Arsip Dinamis Aktif di

Kantor Perpustakaan,

Arsip, dan

Dokumentasi

Kabupaten Pesisir

Selatan.

Hamdani Fajri

dan Syahyuman

Kendala-kendala dalam pengelolaan

arsip dinamis aktif di perpustakaan

umum daerah pesisir selatan

diantaranya adalah kurangnya fasilitas

kearsipan, terbatasnya pegawai

pengelola arsip dinamis aktif dan

kurangnya pengetahuan pegawai

pengelola arsip tentang kearsipan. Perlu

adanya ruangan khusus arsip dan

penambahan fasilitas kearsipan

sehingga pengelolaan arsip dinamis

aktif dapat berjalan dengan lebih baik.

6 Jurnal Alumni

Kharissma STMIK

Kharissma Makassar,

Jennifer

Angelica,

Syaiful

Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui dan menganalisa

permasalahan serta mengembangkan

55

2013. Sistem Informasi

Manajemen Elektronik

pada STMIK

Kharissma Makassar

Rahman,dan

Muis

Kamaruddin

suatu sistem informasi bagi STMIK

Kharissma Makassar yang dapat

memudahkan serta membantu

mengatasi permasalahan dalam

perolehan informasi pengarsipan surat,

sehingga memudahkan staf serta dosen

untuk mengetahui surat-surat yang ada.

Dengan adanya jurnal ini maka telah

dihasilkan suatu sistem informasi

manajemen arsip elektronik, serta dapat

menyimpulkan sistem yang telah

dirancang yang diharapkan dapat

berjalan sesuai kebutuhan. Sistem

informasi manajemen arsip elektronik

yang dibangun dapat menghasilkan

laporan surat keluar tiap jenis surat, dan

laporan surat masuk.

7 Skripsi Sistem

Informasi Universitas

Islam Negeri Jakarta,

2014. Rancang Bangun

Arini Wulandari Dengan adanya rancang bangun e-

document management system dapat

membantu pihak terkait dalam

pengelolaan, penyimpanan dan

56

E-Document

Management System

pada BMT Al

Munawwarah Pusat.

pencarian kembali dokumen-dokumen

nasabah karena sudah terkomputerisasi

dapat mengefisienkan waktu, biaya

serta tenaga yang digunakan dan

kapasitas penyimpanan dokumen jauh

lebih banyak. Memudahkan user dalam

pengelolaan, penyimpanan, dan

pencarian karena sudah memiliki

softcopy dokumen nasabah atau

dokumen telah didigitalisasikan. Namun

perlu adanya peneliti lain untuk

membangun keamanan sistem pada e-

document management system tersebut

agar data lebih terjamin keamanannya.

8 Jurnal matematika dan

komputer Indonesia

Universitas Kanjuruhan

Malang, 2009. Rancang

Bangun Sistem

Informasi Pencatatan

Arsip dan Dokumen

Amak Yunus Salah satu sumber informasi yang dapat

menunjang proses kegiatan administrasi

maupun birokrasi adalah arsip.

Pembuatan software pengarsipan

menjadi sangat penting manakala

kebutuhan akan data, dokumen dan

arsip dibutuhkan dalam proses

57

Berbasis Web

Menggunakan PHP

codeingiter dan

MYSQL di Departemen

MIS

historical, akreditasi dan ISO

9 Jurnal komunitas e-

learning Ilmu

Komputer, 2006

Teknologi Informasi

untuk Perpustakaan

Digital dan Sistem

Otomasi

Romi Satria

Wahono

Perkembangan dunia perpustakaan, dari

segi data dan dokumen yang disimpan,

dimulai dari perpustakaan tradisional

yang hanya terdiri dari kumpulan

koleksi buku tanpa katalog, kemudian

muncul perpustakaan semi modern yang

menggunakan katalog. Perkembangan

mutakhir adalah munculnya

perpustakaan digital yang memiliki

keunggulan dalam kecepatan

pengaksesan karena berorientasi ke data

digital dan media jaringan komputer.

Pemanfaatan teknologi informasi,

khususnya dalam pengelolaan data

elektronik dan sistem otomasi

perpustakaan

58

10 Skripsi Institut

Teknologi Sepuluh

Nopember, 2008.

Rancang Bangun

Aplikasi Management

Dokumen ISO 9001

With IWA 2 PENS ITS

(Metode JSP)

Abdul Rozaq

Syukri, Isbat

Uzzin Nadhori,

Rengga Asmara

Pengelolaan dan penyimpanan

menggunakan aplikasi DMS akan

memberikan solusi penyimpanan dan

pengelolaan dokumen yang lebih cepat,

aman, nyaman dan praktis. Disediakan

halaman yang digunakan untuk

memanaj data, sehingga proses

memanaj database dan dokumen lebih

mudah dilakukan. Pada tahap

implementasi DMS memberikan solusi:

mengurangi ruang arsip, memudahkan

pencarian, mempermudah klasifikasi

dokumen

59

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Metode Pengumpulan Data 3.1

Dalam penyusunan, peneliti memerlukan data-data serta informasi yang

lengkap sebagai bahan yang dapat mendukung kebenaran materi uraian dan

pembahasan. Oleh sebab itu peneliti melakukan riset atau penelitian untuk

mendapatkan data serta informasi atau bahan materi yang diperlukan. Metode

pengumpulan data yang digunakan meliputi tiga bagian, yaitu;

3.1.1 Observasi

Pada tahap observasi, peneliti melakukan pengamatan secara langsung

dengan ikut serta dalam proses dokumentasi yang sedang dijalankan pada PT.

Bukit Muria Jaya untuk mengetahui :

a) Gambaran Umum PT. Bukit Muria Jaya

b) Struktur Organisasi

c) Analisis Sistem Berjalan

d) Analisis Kelemahan Sistem

60

3.1.2 Wawancara

Peneliti melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang berhubungan atau

yang terlibat dengan kegiatan dokumentasi di PT. Bukit Muria Jaya. Wawancara

berlangsung dengan mengajukan beberapa pertanyaan terkait dengan

permasalahan yang dihadapi dan penanganannya, mekanisme sistem yang sedang

berjalan, dan sebagainya. Wawancara yang dilakukan menghasilkan informasi

sebagai berikut :

a) Gambaran Umum PT. Bukit Muria Jaya.

b) Visi dan Misi PT. Bukit Muria Jaya.

c) Struktur Organisasi PT. Bukit Muria Jaya.

d) Jobdesk General Affair

e) Analisis Sistem Berjalan.

f) Analisis Kelemahan Sistem.

3.1.3 Studi Literatur

Pada studi literatur, peneliti membaca serta mengutip teori-teori yang

berhubungan dengan analisis dan perancangan sistem, metode penelitian, konsep

dasar sistem informasi.

Studi literatur yang diambil oleh peneliti yang diambil dari jurnal Aplikasi

Manajemen E-Document di Dinas Pertanian Kabupaten Jombang jurnal prodi TI

Institut Teknologi Bandung oleh M. Ainul Yaqin. Jurnal Pengembangan

Electronic Document Management System (EDMS) Sebagai Alternatif

61

Pengarsipan di Perguruan Tinggi jurnal prodi SI Vol 10 No.2 oleh M. Miftakul

Amin. Jurnal Rancang Bangun E-document di Kantor Pelayanan perijinan terpadu

kabupaten bangkalan jurnal TI Vol 3 No. 3. Skripsi Rancang Bangun E-Document

Management System pada BMT Al-Munawwarah Pusat Universitas Islam Negeri

Jakarta oleh Arini Wulandari. Skripsi Perancangan Sistem Manajemen Dokumen

Elektronik untuk Materi e-learning Sebagai Sarana Knowledge Sharing oleh Frans

Panduwinata.

Metode Pengembangan Sistem 3.2

Pada pembahasan ini, peneliti menggunakan metodologi Rapid Application

Developement (RAD), berikut adalah alasan peneliti menggunakan metode

pengembangan sistem RAD:

a) RAD dapat dikembangkan dengan mudah oleh karena itu dalam kasus

pembuatan sistem informasi dokumentasi pada PT. Bukit Muria Jaya tentu

akan lebih membantu dalam pengembangan sistem aplikasinya.

b) RAD dapat memberikan batasan-batasan pada suatu sistem supaya tidak

mengalami perubahan.

c) RAD dapat menghemat waktu, dan memungkinkan untuk menghemat

biaya karena skema dapat dengan mudah untuk di implementasikan.

62

Requirement Planning 3.3

Menggabungkan laporan hasil metode studi lapangan berupa kebijakan

pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan

yang berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam

sistem lama seperti sistem yang masih manual sehingga data menjadi tidak teratur.

Dari analisis sistem tersebut dapat ditetapkan tujuan perancangan, pengajuan

usulan yang dapat diterima. Tahap yang dilakukan antara lain

a) Gambaran Umum PT. Bukit Muria Jaya.

b) Analisa Sistem Berjalan.

c) Identifikasi Masalah.

d) Sistem Usulan

3.3.1 Workshop Desain

Dalam proses desain, peneliti memulai merancang sistem informasi ini

dengan analisis kebutuhan sistem baru, perancangan database, diagram konteks

usulan, data flow diagram ( DFD ), flowchart sistem usulan, dan terakhir dengan

tools UML (Unified Modelling Language), berikut adalah tahapan UML :

a) Membuat Usecase Diagram

Ditahap ini peneliti mencoba untuk menangkap requirements sistem dan

memahami sistem yang sedang berjalan.

63

b) Membuat Activity Diagram

Peneliti membuat sebuah alur kerja dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya.

Tahap ini sangat berguna ketika kita ingin menggambarkan atau

menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai usecase berinteraksi.

c) Membuat Sequence Diagram

Peneliti menjelaskan interaksi objek yang disusun dalam suatu urutan

waktu. Peneliti memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya

terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam usecase.

3.3.2 Implementasi

Setelah sistem dibangun dengan Workshop desain, sistem tersebut akan di

ujicoba dengan tahap coding sampai testing. Pada tahap pengujian dilakukan

dengan Black Box testing.

1. Coding (Pengkodean)

Pada tahap ini akan menerapkan hasil perancangan ke bahasa komputer

dengan SQL Server dan membuat coding dengan menggunakan bahasa

pemrograman .NET

2. Testing (Percobaan)

Pada tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah

dibuat untuk memastikan sistem yang berjalan sudah sesuai dengan

tugasnya. Ujicoba juga di lakukan terhadap intregrasi terhadap seluruh

modul. Pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan metode Black

64

Box, diantaranya dengan menguji fitur yang tidak benar, kesalahan

Interface, kesalahan input dan output, dan kesalahan struktur data.

3.3.3 Kerangka Berpikir (Logical Frame Work)

Penyusunan penelitian Sistem Informasi e-document pada PT. Bukit Muria

Jaya ini disusun melalui beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan tujuan

memudahkan dalam penulisan penelitian. Adapun kerangka berpikir yang

dilakukan pada penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut :

Gambar 3. 1 Kerangka Berpikir

65

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN

Perencanaan Syarat (Requirements Planning) 4.1

4.1.1 Gambaran Umum

PT. Bukit Muria Jaya (BMJ) adalah perusahaan swasta. Saham PT. BMJ

dimiliki oleh keluarga Hartono yang bergerak di industri rokok, barang industri,

perbankan, pertambangan, kehutanan, e–commerces, elektronik, dan

telekomunikasi.

PT. BMJ didirikan pada tahun 1989 untuk melayani industri tembakau

dengan membuat kertas rokok, kertas plugwarp, kertas dasar tip, produk RYO dan

bahan kemasan.

PT. BMJ bertempat di Karawang dengan luas lahan 17 hektar dan 1.400

karyawan. Menjadi satu mitra untuk industri rokok dalam menyediakan solusi

untuk bahan tembakau melalui pengalaman pelanggan serta operasi yang inovatif

& layanan yang prima

66

General affair pada PT. BMJ mempunyai tugas untuk mengurus dokumen.

Dokumen-dokumen tersebut harus dijaga kerahasiaannya karena menyangkut

keberlangsungan perusahaan. Adapun dokumen-dokumen yang diurus oleh bagian

General Affair yaitu :

1. Perizinan

a. Perizinan domisili

b. Perizinan lingkungan

c. Perizinan pemanfaatan air sungai

d. Penanaman modal

2. Perjanjian

a. Perjanjian jual beli

b. Perjanjian kerja dengan vendor menyangkut jasa dan barang

3. Sertifikat

a. Sertifikat izin operasional forklift

b. Sertifikat keahlian

4. STNK

a. STNK mobil

b. STNK truk colt diesel

5. Paspor.

67

4.1.1.1 Struktur Organisasi

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi

4.1.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab

1. LEGAL SUPERVISOR

Menginput dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan,

perizinan pemanfaatan air sungai, dan perizinan penanaman modal

Melihat list data dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan,

perizinan pemanfaatan air sungai, dan perizinan penanaman modal

Melakukan update terhadap dokumen perizinan domisili, perizinan

lingkungan, perizinan pemanfaatan air sungai, dan perizinan

penanaman modal yang akan dan telah kadaluarsa

68

2. GENERAL AFFAIR ADMIN SUPERVISOR

Memastikan bahwa semua yang berkaitan dengan pendokumentasian

masih dalam batas waktu berlakunya

Merencanakan pengajuan pengurusan seluruh pendokumentasian

perusahaan

3. HEAD DEPARTEMENT

Melakukan validasi dokumen berdasarkan keputusan direktur

Mencetak laporan pendokumentasian departemen General Affair

4. MARKETING

Menginput dokumen perjanjian jual beli barang dan dokumen paspor

terkait dinas kerja bagian Marketing.

Melihat list data dokumen perjanjian jual beli barang dan dokumen

paspor terkait dinas kerja bagian Marketing

Melakukan update terhadap dokumen perjanjian jual beli barang dan

dokumen paspor terkait dinas kerja bagian Marketing

5. PURCHASING

Menginput dokumen perjanjian kerja sama dengan vendor

menyangkut jasa jasa dan barang, dan dokumen paspor terkait dinas

kerja bagian Purchasing.

Melihat list data dokumen perjanjian kerja sama dengan vendor

menyangkut jasa jasa dan barang, dan dokumen paspor terkait dinas

kerja bagian Purchasing

69

Melakukan update terhadap dokumen perjanjian kerja sama dengan

vendor menyangkut jasa jasa dan barang, dan dokumen paspor

terkait dinas kerja bagian Purchasing

6. HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT

Menginput dokumen sertifikat izin operasional forklift dan sertifikat

keahlian

Melihat list data dokumen sertifikat izin operasional forklift dan

sertifikat keahlian

Melakukan update terhadap dokumen sertifikat izin operasional

forklift dan sertifikat keahlian

7. PRODUKSI

Menginput dokumen paspor terkait dinas kerja bagian Produksi.

Melihat list data dokumen paspor terkait dinas kerja bagian Produksi

Melakukan update terhadap dokumen paspor terkait dinas kerja

bagian Produksi

4.1.2 Analisa Sistem Berjalan

Bagian General Affair pada PT. Bukit Muria Jaya dalam melayani proses

dokumentasi dan belum memiliki sistem dan masih semi manual. Terdapat

aktifitas utama dalam dokumentasi, yaitu : proses penerimaan dan pencatatan.

Proses dokumentasi dimulai dengan Legal Supervisor menerima dokumen baru,

selanjutnya setelah Legal Supervisor menerima dokumen baru, Legal Supervisor

70

melakukan input data dokumen tersebut dalam file penyimpanan yang berupa

Microsoft excel, guna menyajikan laporan apabila sewaktu – waktu dibutuhkan.

Berikut jika dianalogikan menggunakan rich picture.

Gambar 4. 2 Rich Picture Sistem Berjalan

Berikut adalah tahapan- tahapan berjalannya sistem berjalan :

1. Terdapat dokumen baru

2. Bagian Human Resource Development, Purchasing, Marketing, dan produksi

memberikan email pengajuan dokumen kepada Legal Supervisor

71

3. Legal Supervisor menginput data dokumen tersebut ke file penyimpanan yang

masih berupa Microsoft excel.

4. Admin memeriksa kecocokan antara file yang diinput dengan dokumen

aslinya.

5. Admin memeriksa apakah ada dokumen yang harus diurus atau tidak.

6. Microsoft Excel memberikan data-data dokumen yang telah diinput kepada

Legal Supervisor.

7. Legal Supervisor mengajukan dokumen-dokumen yang harus diurus.

8. Head department menyetujui / menolak dokumen-dokumen yang diajukan

oleh Legal Supervisor.

Namun dari sistem berjalan diatas terdapat kelemahan-kelemahan, yaitu :

1. Penggunaan kertas masih diperlukan pada saat pengajuan dokumen baru

2. Proses dokumentasi yang masih manual berpotensi menimbulkan kesalahan,

pemrosesan data juga memakan banyak waktu.

3. Informasi belum tersimpan pada sistem sehingga terjadi penumpukan data

sehingga Legal Supervisor sulit untuk mengetahui berapa jumlah dokumen

yang diterima.

4. Sistem tidak menyediakan informasi berupa laporan yang dapat dicetak dan

disimpan dalam bentuk pdf.

5. Pemborosan biaya disini lebih pada manfaat, kurangnya manfaat yang

dihasilkan oleh sistem membuat pemborosan waktu pekerjaan walaupun

hanya membutuhkan sedikit pengeluaran untuk biaya operasional.

72

6. Pengelola General Affair akan sulit mengontrol kesalahan dan mengoreksi

informasi karena sistem masih semi manual dan masih menggunakan

Microsoft Excel.

7. Penggunan Microsoft excel masih dilakukan karena sistem masih semi

manual yang dapat mempersulit pengkoreksian data yang telah di input, hal

ini menunjukkan kurangnya efisiensi terhadap kinerja dan waktu.

73

4.1.3 Flowchart Diagram

4.1.3.1 Flowchart Diagram Dokumen Perizinan

Gambar 4. 3 Flowchart Diagram Dokumen Perizinan

74

Legal Supervisor melakukan cek notifikasi pada Dashboard untuk

mengetahui apakah ada dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan,

perizinan pemanfaatan air sungai, dan perizinan penanaman modal baru yang

harus dilakukan pembaruan ataupun penginputan baru, Legal supervisor

menyiapkan berkas-berkas yang harus disiapkan agar dapat diinput kedalam

sistem. Lalu Legal supervisor melakukan input, hasil input tersebut akan di cek

oleh General Affair Admin Supervisor. Setelah dicek, dokumen tersebut akan

tersimpan di Database sistem. Dokumen perizinan yang telah dikelola oleh Legal

supervisor dan telah dicek oleh General Affair Admin Supervisor akan di validasi

oleh Head Department. Perizinan yang sudah di validasi akan tersimpan di

dashboard agar dapat dicetak sebagai laporan yang dilakukan oleh Head

Department dan dapat dilihat oleh oleh Legal supervisor.

75

4.1.3.2 Flowchart Diagram Dokumen Perjanjian

Gambar 4. 4 Flowchart Diagram Dokumen Perjanjian

76

Bagian Marketing dan Bagian Purchasing melakukan cek notifikasi pada

Dashboard untuk mengetahui apakah ada dokumen perjanjian jual beli, perjanjian

kerja baru yang harus dilakukan pembaruan ataupun penginputan baru, Bagian

Marketing dan Bagian Purchasing menyiapkan berkas-berkas yang harus

disiapkan agar dapat diinput kedalam sistem. Lalu Bagian Marketing dan Bagian

Purchasing melakukan input, hasil input tersebut akan di cek oleh General Affair

Admin Supervisor. Setelah dicek, dokumen tersebut akan tersimpan di Database

sistem. Dokumen perjanjian yang telah dikelola oleh Bagian Marketing dan

Bagian Purchasing dan telah dicek oleh General Affair Admin Supervisor akan di

validasi oleh Head Department. Perjanjian yang sudah di validasi akan tersimpan

di dashboard agar dapat dicetak sebagai laporan yang dilakukan oleh Head

Department dan dapat dilihat oleh Bagian Marketing dan Bagian Purchasing.

77

4.1.3.3 Flowchart Diagram Dokumen Sertifikat

Gambar 4. 5 Flowchart Diagram Dokumen Sertifikat

78

Human Resource Development melakukan cek notifikasi pada Dashboard

untuk mengetahui apakah ada dokumen sertifikat izin operasional, sertifikat

keahlian baru yang harus dilakukan pembaruan ataupun penginputan baru, Human

Resource Development menyiapkan berkas-berkas yang harus disiapkan agar

dapat diinput kedalam sistem. Lalu Human Resource Development melakukan

input, hasil input tersebut akan di cek oleh General Affair Admin Supervisor.

Setelah dicek, dokumen tersebut akan tersimpan di Database sistem. Dokumen

sertifikat yang telah dikelola oleh Human Resource Development dan telah dicek

oleh General Affair Admin Supervisor akan di validasi oleh Head Department.

Sertifikat yang sudah di validasi akan tersimpan di dashboard agar dapat dicetak

sebagai laporan yang dilakukan oleh Head Department dan dapat dilihat oleh oleh

Human Resource Development.

79

4.1.3.4 Flowchart Diagram Dokumen STNK

Gambar 4. 6 Flowchart Diagram Dokumen STNK

80

Legal Supervisor melakukan cek notifikasi pada Dashboard untuk

mengetahui apakah ada dokumen STNK kendaraan milik perusahaan baru yang

harus dilakukan pembaruan ataupun penginputan baru, Legal supervisor

menyiapkan berkas-berkas yang harus disiapkan agar dapat diinput kedalam

sistem. Lalu Legal supervisor melakukan input, hasil input tersebut akan di cek

oleh General Affair Admin Supervisor. Setelah dicek, dokumen tersebut akan

tersimpan di Database sistem. Dokumen STNK yang telah dikelola oleh Legal

supervisor dan telah dicek oleh General Affair Admin Supervisor akan di validasi

oleh Head Department. STNK yang sudah di validasi akan tersimpan di

dashboard agar dapat dicetak sebagai laporan yang dilakukan oleh Head

Department dan dapat dilihat oleh oleh Legal supervisor.

81

4.1.3.5 Flowchart Diagram Dokumen Paspor

Gambar 4. 7 Flowchart Diagram Dokumen Paspor

82

Bagian Marketing, Bagian Purchasing, dan Bagian Produksi melakukan

cek notifikasi pada Dashboard untuk mengetahui apakah ada dokumen paspor

karyawan terkait dengan dinas kerja baru yang harus dilakukan pembaruan

ataupun penginputan baru, Bagian Marketing, Bagian Purchasing, dan Bagian

Produksi menyiapkan berkas-berkas yang harus disiapkan agar dapat diinput

kedalam sistem. Lalu Bagian Marketing, Bagian Purchasing, dan Bagian Produksi

melakukan input, hasil input tersebut akan di cek oleh General Affair Admin

Supervisor. Setelah dicek, dokumen tersebut akan tersimpan di Database sistem.

Dokumen paspor yang telah dikelola oleh Bagian Marketing, Bagian Purchasing,

dan Bagian Produksi dan telah dicek oleh General Affair Admin Supervisor akan

di validasi oleh Head Department. Paspor yang sudah di validasi akan tersimpan

di dashboard agar dapat dicetak sebagai laporan yang dilakukan oleh Head

Department dan dapat dilihat oleh oleh Bagian Marketing, Bagian Purchasing,

dan Bagian Produksi.

83

4.1.4 Sistem Usulan

Gambar 4. 8 Rich Picture Sistem Usulan

84

Berikut adalah tahapan- tahapan berjalannya sistem usulan :

1. Terdapat dokumen baru

2. Legal Supervisor Bagian Human Resource Development, Purchasing,

Marketing, dan Produksi menginput atau mengupdate dokumen baru ke

aplikasi

3. General Affair Admin Supervisor mengecek dokumen yang telah diinput atau

diupdate

4. Database aplikasi menyimpan dokumen yang telah dicek

5. Head Department melakukan validasi yang telah diperiksa oleh General

Affair Admin Supervisor.

6. Sistem menyimpan dokumen yang telah divalidasi oleh Head Department ke

dalam Dashboard sistem.

7. Legal Supervisor Bagian Human Resource Development, Purchasing,

Marketing, dan Produksi melihat hasil dokumen yang diinput ataupun yang

diupdate yang telah tervalidasi pada dashboard

8. Head Departement mencetak laporan dokumen.

Adapun kelebihan dari sistem usulan tersebut, yaitu :

1. Mengurangi penggunaan kertas pada saat pengajuan dokumen baru.

2. Proses dokumentasi yang sudah terkomputerisasi dapat meminimalisir

kesalahan pada saat menginput data, pemrosesan data juga tidak lagi

memakan banyak waktu.

85

3. Informasi tersimpan pada sistem sehingga data lebih teratur sehingga Legal

Supervisor lebih mudah untuk mengetahui berapa jumlah dokumen yang

diterima.

4. Sistem telah menyediakan informasi berupa laporan yang dapat dicetak dan

disimpan dalam bentuk pdf.

5. Manfaat yang dihasilkan oleh sistem membuat waktu pekerjaan lebih efektif

dengan adanya fitur-fitur yang disediakan oleh sistem tersebut.

6. Pengelola General Affair lebih mudah mengontrol kesalahan dan mengoreksi

informasi karena sistem sudah terkomputerisasi.

7. Penggunan sistem yang dapat mempermudah dalam pengkoreksian data yang

telah diinput, hal ini menunjukkan efisiensi terhadap kinerja dan waktu.

8. Sistem menyediakan informasi berupa notifikasi apabila terdapat dokumen

yang harus segera diurus berdasarkan tanggal yang telah ditentukan.

4.1.5 Analisis Persyaratan (Requirement System)

4.1.5.1 Functional System

Sistem yang dikembangkan mempunyai functional requirements sebagai

berikut:

1. Input : Berkas syarat pengajuan dokumen perizinan domisili, perizinan

lingkungan, perizinan pemanfaatan air sungai, perizinan modal STNK

kendaraan milik perusahaan yang dilakukan oleh Legal Supervisor, perjanjian

jual beli, perjanjian kerja yang dilakukan oleh Bagian Purchasing dan Bagian

86

Marketing, sertifikat izin operasional, sertifikat keahlian yang dilakukan oleh

Bagian Human Resource Development, paspor karyawan terkait dengan dinas

kerja yang dilakukan oleh Bagian Purchasing, Bagian Marketing, dan Bagian

Produksi.

2. Proses : Mengintegrasikan data dokumen tersebut ke Legal Supervisor,

General Affair Admin Supervisor, Head Departement, Purchasing,

Marketing, Human Resource Development, dan Produksi sehingga terletak

pada Database, mengelompokkan dokumen aktif, akan kadaluarsa, telah

kadaluarsa setiap bulannya dan notifikasi berupa pemberitahuan untuk Legal

Supervisor, Bagian Purchasing, Bagian Marketing, Bagian Human Resource

Development, dan Bagian Produksi apabila terdapat dokumen yang akan

kadaluarsa dan telah kadaluarsa oleh sistem.

3. Output : Laporan bulanan dokumen perizinan domisili, perizinan lingkungan,

perizinan pemanfaatan air sungai, perizinan modal, perjanjian jual beli,

perjanjian kerja, sertifikat izin operasional, sertifikat keahlian, paspor

karyawan terkait dengan dinas kerja, dan STNK kendaraan milik perusahaan

yang dicetak oleh Head Departement untuk diajukan kepada Direktur untuk

laporan bulanan serta informasi terkait dokumen yang dimiliki kepada Legal

Supervisor, General Affair Admin Supervisor, Head Departement, Bagian

Human Resource Development, Bagian Marketing, Bagian Purchasing, dan

Bagian Produksi.

87

4.1.5.2 Non-Functional System

Non-Functional Requirements dari sistem yang dikembangkan akan

dijelaskan dalam bentuk table berikut :

Tabel 4. 1 Non-Functional Requirement

Jenis Kebutuhan Penjelasan

1. Model

Tampilan

(Performance)

a. Mengurangi tingkat kesalahan input data

dokumen oleh Legal Supervisor, Purchasing,

Marketing, Human Resource Development, dan

Produksi karena proses input akan melalui tahap

pengecekan dokumen oleh General Affair Admin

Supervisor

b. Membantu pemantauan dokumen dengan adanya

dashboard yang berisi rangkuman data dokumen

baik jumlah seluruh dokumen, jumlah dokumen

aktif, akan kadaluarsa, maupun telah kadaluarsa

2. Model

Penyimpanan

Data

(Information)

a. Melakukan penyimpanan data berupa dokumen

perizinan domisili, perizinan lingkungan,

perizinan pemanfaatan air sungai, perizinan

modal, perjanjian jual beli, perjanjian kerja,

sertifikat izin operasional, sertifikat keahlian,

paspor karyawan terkait dengan dinas kerja, dan

88

STNK kendaraan milik perusahaan yang dapat

dilihat oleh Legal Supervisor, General Affair

Admin Supervisor, Head Departement,

Purchasing, Marketing, Human Resource

Development, dan Produksi sehingga data

dokumen dapat terintegrasi

b. Mencegah terjadinya penyimpanan yang

redundant karena pengguna dapat melihat data

dokumen sebelum menginputnya

3. Model

Pengontrolan

Sistem

(Control)

a. Membatasi hak akses penggunaan terhadap sistem

dengan cara menerapkan otoritas seperti Legal

Supervisor yang hanya dapat input, update dan

melihat dokumen, General Affair Admin

Supervisor yang hanya dapat mengecek serta

melihat dokumen, Head Departement yang hanya

dapat melakukan validasi dan melihat dokumen,

serta bagian Human Resource Development,

Bagian Purchasing, Bagian Marketing, dan

Bagian Produksi yang hanya dapat melihat

dokumen.

4. Model Efisensi a. Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses

89

Sistem

(Eficiency)

pengolahan data yang sebelumnya memakan

waktu ± 10 - 20 menit untuk input, update, delete,

pencarian dokumen, pembuatan laporan dokumen.

Dengan adanya sistem ini hanya memerlukan

waktu ± 5 menit. Hal ini dibuktikan dengan hasil

wawancara yang terlampir dengan user

berdasarkan implementasi yang telah dilakukan

5. Model

Pelayanan

Sistem (Service)

a. Menghasilkan informasi yang secara persentase

visual berupa pie chart dan informasi yang

realtime dengan adanya dashboard pada sistem

yang dapat dilihat oleh Legal Supervisor, General

Affair Admin Supervisor, Head Departement,

Purchasing, Marketing, Human Resource

Development, dan Produksi.

Workshop Design 4.2

4.2.1 Perancangan Sistem

Dalam fase ini, menjelaskan tentang rancangan proses sistem informasi E-

document pada PT. Bukit Muria Jaya.

90

4.2.1.1 UML (Unified Modeling Language)

4.2.1.1.1 Usecase Diagram

Usecase diagram di bawah ini yaitu menggambarkan mengenai interaksi

antara sistem, eksternal sistem dan user. Adapun langkah-langkah dalam membuat

Usecase diagram yaitu sebagai berikut:

a. Identifikasi Aktor

Tabel 4. 2 Identifikasi Aktor

No Aktor Deskripsi

1 Legal

Supervisor

Orang yang melakukan input, update, serta melihat

dokumen perizinan dan STNK

2 GA Admin

Supervisor

Orang yang mengecek hasil input dan update dokumen

3 Head

Departement

Orang yang melakukan validasi dokumen serta mencetak

laporan dokumen

4 Human

Resource

Development

Orang yang melakukan input, update, serta melihat

dokumen sertifikat

5 Marketing Orang yang melakukan input, update, serta melihat

dokumen perjanjian dan paspor

6 Purchasing Orang yang melakukan input, update, serta melihat

dokumen perjanjian dan paspor

91

7 Produksi Orang yang melakukan input, update, serta melihat

dokumen paspor

b. Identifikasi Usecase

Tabel 4. 3 Identifikasi Usecase

No Usecase Deskripsi

1 Login Pengguna memasukan ID serta Password agar dapat

mengakses sistem. Masing-masing aktor telah di

berikan otoritas yang berbeda

2 Kelola dokumen

perizinan dan

STNK

Dokumen perizinan dan STNK yang baru diterima

diinput ke dalam sistem oleh Legal Supervisor

3 Kelola dokumen

perjanjian

Dokumen perjanjian yang baru diterima diinput ke

dalam sistem oleh Bagian Purchasing, dan Bagian

Marketing

4 Kelola dokumen

paspor

Dokumen paspor yang baru diterima diinput ke dalam

sistem oleh Bagian Purchasing, Bagian Marketing, dan

Bagian Produksi

5 Kelola dokumen

sertifikat

Dokumen sertifikat yang baru diterima diinput ke

dalam sistem oleh Bagian Human Resource

Development

92

6 Melihat data

dokumen

Melihat kumpulan data-data dokumen yang telah

diinput baik yang telah disetujui, maupun yang belum

7 Mengecek

dokumen

Dokumen yang telah diinput atau update akan dicek

sinkronisasi nya dengan dokumen aslinya, untuk

memastikan tidak adanya kesalahan dalam proses input

atau update

8 Validasi dokumen Head Departement memvalidasi (menyetujui /

menolak) data yang telah diinput dan dicek

9 Menyimpan

dokumen ke dalam

dashboard

Berisi kumpulan data-data dokumen yang telah diinput

dan disetujui oleh Head Departement

10 Mencetak laporan

dokumen

Data dokumen yang telah diinput dan disetujui maka

akan disatukan menjadi laporan dokumen dan dicetak

dengan melakukan klik cetak

11 Logout Pengguna keluar dari sistem

93

c. Usecase diagram

Gambar 4. 9 Usecase Diagram.

94

d. Usecase Narrative

Usecase narrative merupakan pemaparan naratif tentang kegiatan yang

dilakukan oleh aktor dan respon yang diberikan oleh sistem sesuai yang terjadi

pada sistem informasi manajemen arsip elektronik yang dirancang. Tabel berikut

ini merupakan Usecase narrative dari sistem informasi manajemen arsip

elektronik:

Tabel 4. 4 Narrative Usecase Login

Usecase Name Login

Usecase Id Usecase 01

Actor

Legal Supervisor, General Affair Admin Supervisor,

Head Departemen, Purchasing, Marketing, Human

Resource Development, Produksi

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user untuk

masuk ke dalam sistem.

Pre-condition User membuka sistem

Typical course of event

Actor action System Response

1.Input email dan

password

95

2.Klik tombol login 3.Validasi email dan

password user

4.Menampilkan halaman

utama user

Alternate flow

4a: Jika email dan password salah, maka sistem

menampilkan pesan eror login

Conclution User berhasil masuk ke dalam sistem

Post-condition User masuk ke halaman utama sistem

Tabel 4. 5 Narrative Usecase Kelola Dokumen Perizinan

Usecase Name Kelola dokumen perizinan

Usecase Id Usecase 03a

Actor Legal Supervisor

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user

menginput dan mengupdate dokumen perizinan

Pre-condition Login

96



1.Aktor memilih menu

data dokumen perizinan

2.Menampilkan data

dokumen perizinan

3.Klik tambah 4.Menampilkan form

tambah dokumen

perizinan

5.Mengisi form tambah

dokumen perizinan

6.Klik simpan 7.Menyimpan data

Alternate flow

6a: Klik batal akan kembali menampilkan data

dokumen perizinan

3b: Pilih menu notifikasi

4b: Menampilkan list data notifikasi

5b: Pilih data dokumen perizinan

6b: Menampilkan detail dokumen perizinan

7b: Klik Ubah

8b: Menampilkan form ubah dokumen perizinan

9b: Mengisi form ubah dokumen perizinan

10b: Klik simpan

97

10b.1 : Klik batal akan kembali menampilkan data

dokumen perizinan

Conclution

Data dokumen perizinan berhasil ditambah ataupuan

diubah.

Post-condition

Data input atau update dokumen perizinan tersimpan

dalam database dan data dapat dilanjutkan ke proses

mengecek dokumen

Tabel 4. 6 Narrative Usecase Kelola Dokumen Perjanjian

Usecase Name Kelola dokumen perjanjian

Usecase Id Usecase 03b

Actor Purchasing, Marketing

Description


menginput dan mengupdate dokumen perjanjian

Pre-condition Login

Typical course of event Actor action System Response

98


data dokumen perjanjian

2.Menampilkan data

dokumen perjanjian


tambah dokumen

perjanjian


dokumen perjanjian


Alternate flow


dokumen perjanjian



5b: Pilih data dokumen perjanjian

6b: Menampilkan detail dokumen perjanjian

7b: Klik Ubah

8b: Menampilkan form ubah dokumen perjanjian

9b: Mengisi form ubah dokumen perjanjian

10b: Klik simpan


99

dokumen perjanjian

Conclution

Data dokumen perjanjian berhasil ditambah ataupuan

diubah.

Post-condition

Data input atau update dokumen perjanjian tersimpan


mengecek dokumen

Tabel 4. 7 Narrative Usecase Kelola Dokumen Sertifikat

Usecase Name Kelola dokumen sertifikat

Usecase Id Usecase 03c

Actor Human Resourch Development

Description


menginput dan mengupdate dokumen sertifikat

Pre-condition Login



1.Aktor memilih menu 2.Menampilkan data

100

data dokumen sertifikat dokumen sertifikat


tambah dokumen

sertifikat


dokumen sertifikat


Alternate flow


dokumen sertifikat



5b: Pilih data dokumen sertifikat

6b: Menampilkan detail dokumen sertifikat

7b: Klik Ubah

8b: Menampilkan form ubah dokumen sertifikat

9b: Mengisi form ubah dokumen sertifikat

10b: Klik simpan


dokumen sertifikat

101

Conclution

Data dokumen sertifikat berhasil ditambah ataupuan

diubah.

Post-condition

Data input atau update dokumen sertifikat tersimpan


mengecek dokumen

Tabel 4. 8 Narrative Usecase Kelola Dokumen Paspor

Usecase Name Kelola dokumen paspor

Usecase Id Usecase 03d

Actor Purchasing, Marketing, Produksi

Description


menginput dan mengupdate dokumen paspor

Pre-condition Login




data dokumen paspor

2.Menampilkan data

dokumen paspor


102

tambah dokumen paspor


dokumen paspor


Alternate flow


dokumen paspor



5b: Pilih data dokumen paspor

6b: Menampilkan detail dokumen paspor

7b: Klik Ubah

8b: Menampilkan form ubah dokumen paspor

9b: Mengisi form ubah dokumen paspor

10b: Klik simpan


dokumen paspor

Conclution

Data dokumen paspor berhasil ditambah ataupuan

diubah.

Post-condition Data input atau update dokumen paspor tersimpan

103


mengecek dokumen

Tabel 4. 9 Narrative Usecase Kelola Dokumen STNK

Usecase Name Kelola dokumen STNK

Usecase Id Usecase 03e

Actor Legal Supervisor

Description


menginput dan mengupdate dokumen STNK

Pre-condition Login




data dokumen STNK

2.Menampilkan data

dokumen STNK


tambah dokumen STNK


104

dokumen STNK


Alternate flow


dokumen STNK



5b: Pilih data dokumen STNK

6b: Menampilkan detail dokumen STNK

7b: Klik Ubah

8b: Menampilkan form ubah dokumen STNK

9b: Mengisi form ubah dokumen STNK

10b: Klik simpan


dokumen STNK

Conclution

Data dokumen STNK berhasil ditambah ataupuan

diubah.

Post-condition

Data input atau update dokumen STNK tersimpan


mengecek dokumen

105

Tabel 4. 10 Narrative Usecase Melihat Data Dokumen

Usecase Name Melihat data dokumen


Actor


Head Departement, Human Resource Development,

Purchasing, Marketing, Produksi

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user melihat

list data dokumen

Pre-condition Login




data dokumen

2.Menampilkan list data

dokumen

Alternate flow

Conclution User dapat melihat data-data dokumen

Post-condition

User dapat melakukan aktivitas-aktivitas sesuai

dengan otoritasnya

106

Tabel 4. 11 Narrative Usecase Mengecek Dokumen

Usecase Name Mengecek dokumen


Actor General Affair Admin Supervisor

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user mengecek

dokumen

Pre-condition Login




dokumen

2.Menampilkan data

dokumen

3.Pilih menu notifikasi 4.Menampilkan list data

notifikasi

4.Pilih detail pada data

dokumen yang perlu

dicek

5.Menampilkan detail

data dokumen

6.Mengecek data

dokumen

107

7.Klik setuju 8.Menyimpan data

Alternate flow 7a: Klik batal akan kembali ke data dokumen

Conclution

Data dokumen telah dicek kesamaannya dengan

dokumen asli

Post-condition

Data dokumen yang telah dicek tersimpan dalam

database dan data dapat dilanjutkan ke proses validasi

Tabel 4. 12 Narrative Usecase Validasi Dokumen

Usecase Name Validasi dokumen


Actor Head Departement

Description


melakukan validasi dokumen

Pre-condition Login



1.Aktor memilih menu 2.Menampilkan data

108

dokumen dokumen


notifikasi

4.Menampilkan list data

notifikasi

5.Pilih detail dokumen

yang akan divalidasi

6.Menampilkan detail

dokumen

7.Melakukan validasi

dokumen

8.Klik setuju 9.Menyimpan data

Alternate flow

8a: Klik tolak akan kembali menampilkan data

dokumen

Conclution Data dokumen berhasil divalidasi.

Post-condition

Data dokumen yang telah tervalidasi tersimpan ke

dashboard sistem

109

Tabel 4. 13 Narrative Usecase Mencetak Laporan Dokumen

Usecase Name Mencetak Laporan Dokumen


Actor Head Departement

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user menerima

rekapan serta laporan dari sistem

Pre-condition Login



1.User memilih menu

dokumen

2.Menampilkan data

dokumen

3.User memilih menu

data dashboard

4.Menampilkan laporan

data-data dokumen

5.Klik tombol cetak 6. Mencetak laporan

dokumen

Alternate flow

Conclution User mendapatkan laporan data-data dokumen

110

Post-condition

User dapat melakukan kebijakan-kebijakan dengan

melihat rekapan serta laporan tersebut

Tabel 4. 14 Narrative Usecase logout

Usecase Name Logout


Actor


Head Departement, Purchasing, Marketing, Human

Resource Development, Produksi

Description

Usecase ini menggambarkan kegiatan user untuk

keluar dari sistem.

Pre-condition Login



1.Klik Logout 2.Mengeluarkan dari

sistem

3.Menampilkan halaman

111

login

Alternate flow

Conclution User keluar dari sistem

Post-condition Kembali ke halaman login

4.2.1.1.2 Acitivity Diagram

Activity Diagram sistem informasi e-document menggambarkan aktifitas-

aktifitas yang terjadi dalam sistem dan user. Berikut ini adalah activity diagram

yang terdapat pada sistem informasi e-document di PT. Bukit Muria Jaya:

1. Activity Diagram Login

Gambar 4. 10 Activity Diagram Login

112

Pada activity diagram ini, user harus mengisi email dan password. Ketika

user berhasil memasukkan email dan password lalu sistem melakukan verifikasi

dan menampilkan halaman utama user sesuai dengan hak akses user.

2. Activity Diagram Kelola Dokumen Perizinan

Gambar 4. 11 Activity Diagram Kelola Dokumen Perizinan

113

Pada activity diagram ini, user melakukan input dan update data dokumen

perizinan dengan login ke sistem dan memasukkan data dokumen.

3. Activity Diagram Kelola Dokumen Perjanjian

Gambar 4. 12 Activity Diagram Kelola Dokumen Perjanjian

114


perjanjian dengan login ke sistem dan memasukkan data dokumen.

4. Activity Diagram Kelola Dokumen Sertifikat

Gambar 4. 13 Activity Diagram Kelola Dokumen Sertifikat

115


sertifikat dengan login ke sistem dan memasukkan data dokumen.

5. Activity Diagram Kelola Dokumen STNK

Gambar 4. 14 Activity Diagram Kelola Dokumen STNK

116


STNK dengan login ke sistem dan memasukkan data dokumen.

6. Activity Diagram Kelola Dokumen Paspor

Gambar 4. 15 Activity Diagram Kelola Dokumen Paspor

117


paspor dengan login ke sistem dan memasukkan data dokumen.

7. Activity Diagram Melihat Data Dokumen

Gambar 4. 16 Activity Diagram Melihat Data Dokumen

Pada activity diagram ini, user dapat melihat data-data dokumen untuk

melakukan aktivitas-aktivitas lain dengan login ke sistem dan memasukkan data

dokumen.

118

8. Activity Diagram Mengecek Dokumen

Gambar 4. 17 Activity Diagram Mengecek Dokumen

119

Pada activity diagram ini, user melakukan aktivitas pengecekan data. User

dapat memilih setuju apabila dokumen telah benar dan tolak apabila dokumen

salah. User menyamakan dokumen asli dengan data yang di input.

9. Activity Diagram Validasi Dokumen

Gambar 4. 18 Activity Diagram Validasi Dokumen

120

Pada Activity Diagram ini, user melakukan aktivitas validasi data

dokumen. User dapat memilih setuju untuk menyetujui dokumen dan tolak untuk

menolak dokumen. Activity Diagram ini dilakukan untuk memberikan validasi

untuk dokumen.

10. Activity Diagram Mencetak Laporan Dokumen

Gambar 4. 19 Activity Diagram Mencetak Laporan Dokumen

Pada activity diagram ini, user menerima hasil laporan dari sistem dengan

login ke sistem.

121

11. Activity Diagram Logout

Gambar 4. 20 Activity Diagram Logout

Pada activity ini, user melakukan logout untuk keluar dari sistem. Dengan

mengklik logout pada halaman beranda sistem.

4.2.1.1.3 Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan

dalam sistem untuk mencapai tujuan dari Usecase, berikut ini sequence diagram :

122

1. Sequence Diagram Login

Gambar 4. 21 Sequence Diagram Login

123

Pada Sequence Diagram Login aktor yang dapat login adalah Legal

Supervisor, General Affair Admin Supervisor, dan Head Departement sebagai

aktor. Aktor mengirim pesan ke objek form login untuk masuk ke dalam sistem,

dan menampilkan halaman form login ke aktor. Aktor mengirim pesan ke objek

form login untuk menginput form login. Dari objek form login mengirim pesan

untuk memasukkan email dan password. Objek control login mengirim pesan ke

data user untuk dipanggil kemudian data user dicek dan dikirim ke objek form

login data email dan password. Dari objek form login mengirim pesan ke aktor

untuk menampilkan halaman utama sistem sesuai hak akses

124

2. Sequence Diagram Kelola Dokumen Perizinan

Gambar 4. 22 Sequence Diagram Kelola Dokumen Perizinan

125

Pada Sequence Diagram Kelola Dokumen Perizinan diatas aktornya

adalah Legal Supervisor. Legal Supervisor memilih menu dokumen, maka sistem

akan menampilkan data dokumen. Legal Supervisor dapat menambahkan data

dokumen masuk, dengan memilih fungsi tambah dan menginputkan data. Sistem

akan memproses data yang diinputkan oleh Legal Supervisor dan data akan

disimpan. Dan melakukan ubah dengan cara melihat notifikasi dokumen

perizinan, lalu mengubah data perizinan

126

3. Sequence Diagram Kelola Dokumen Perjanjian

Gambar 4. 23 Sequence Diagram Kelola Dokumen Perjanjian

127

Pada Sequence Diagram Kelola Dokumen Perjanjian diatas aktornya

adalah Bagian Marketing dan Bagian Purchasing. Bagian Marketing dan Bagian

Purchasing memilih menu dokumen, maka sistem akan menampilkan data

dokumen. Bagian Marketing dan Bagian Purchasing dapat menambahkan data


akan memproses data yang diinputkan oleh Legal Supervisor dan data akan

disimpan. Dan melakukan ubah dengan cara melihat notifikasi dokumen

perjanjian, lalu mengubah data perjanjian

128

4. Sequence Diagram Kelola Dokumen Sertifikat

Gambar 4. 24 Sequence Diagram Kelola Dokumen Sertifikat

129

Pada Sequence Diagram Kelola Dokumen Sertifikat diatas aktornya

adalah Bagian Human Resource Development. Bagian Human Resource

Development memilih menu dokumen, maka sistem akan menampilkan data

dokumen. Bagian Human Resource Development dapat menambahkan data


akan memproses data yang diinputkan oleh Bagian Human Resource Development

dan data akan disimpan. Dan melakukan ubah dengan cara melihat notifikasi

dokumen sertifikat, lalu mengubah data sertifikat

130

5. Sequence Diagram Kelola Dokumen STNK

Gambar 4. 25 Sequence Diagram Kelola Dokumen STNK

131

Pada Sequence Diagram Kelola Dokumen STNK diatas aktornya adalah

Legal Supervisor. Legal Supervisor memilih menu dokumen, maka sistem akan

menampilkan data dokumen. Legal Supervisor dapat menambahkan data dokumen

masuk, dengan memilih fungsi tambah dan menginputkan data. Sistem akan

memproses data yang diinputkan oleh Legal Supervisor dan data akan disimpan.

Dan melakukan ubah dengan cara melihat notifikasi dokumen STNK, lalu

mengubah data STNK

132

6. Sequence Diagram Kelola Dokumen Paspor

Gambar 4. 26 Sequence Diagram Kelola Dokumen Paspor

133

Pada Sequence Diagram Kelola Dokumen Paspor diatas aktornya adalah

Bagian Marketing, Bagian Produksi dan Bagian Purchasing. Marketing, Bagian

Produksi dan Bagian Purchasing memilih menu dokumen, maka sistem akan

menampilkan data dokumen. Bagian Marketing, Bagian Produksi dan Bagian

Purchasing dapat menambahkan data dokumen masuk, dengan memilih fungsi

tambah dan menginputkan data. Sistem akan memproses data yang diinputkan

oleh Bagian Marketing, Bagian Produksi dan Bagian Purchasing dan data akan

disimpan. Dan melakukan ubah dengan cara melihat notifikasi dokumen paspor,

lalu mengubah data paspor

7. Sequence Diagram Melihat Data Dokumen

Gambar 4. 27 Sequence Diagram Melihat Data Dokumen

134

Pada Sequence Diagram Melihat Data Dokumen aktornya adalah Legal

Supervisor, General Affair Admin Supervisor, dan Head Departement. Aktor

memilih menu dokumen, maka sistem akan menampilkan data dokumen.

8. Sequence Diagram Mengecek Dokumen

Gambar 4. 28 Sequence Diagram Mengecek Dokumen

Pada Sequence Diagram Mengecek Dokumen aktornya adalah General

Affair Admin Supervisor. General Affair Admin Supervisor memilih menu

dokumen, maka sistem akan menampilkan data dokumen. Kemudian General

135

Affair Admin Supervisor memilih data dokumen, maka sistem akan menampilkan

detail dokumen. Lalu General Affair Admin Supervisor melakukan pengecekan

data dokumen.

136

9. Sequence Diagram Validasi Dokumen

Gambar 4. 29 Sequence Diagram Validasi Dokumen

Pada Sequence Diagram Validasi Dokumen diatas aktornya adalah

General Affair Admin Supervisor. General Affair Admin Supervisor memilih

menu dokumen, maka sistem akan menampilkan data dokumen. General Affair

Admin Supervisor dapat memvalidasi dokumen, dengan memilih sub menu

validasi dan melakukan validasi data. Sistem akan memproses data yang

divalidasi oleh General Affair Admin Supervisor dan data akan disimpan.

137

10. Sequence Diagram Mencetak Laporan Dokumen

Gambar 4. 30 Sequence Diagram Mencetak Laporan Dokumen

Pada Sequence Diagram Mencetak Laporan Dokumen aktornya adalah

Head Departement. Head Departement memilih menu dokumen, maka sistem

akan menampilkan data dokumen. Kemudian Head Departement memilih data

dokumen, maka sistem akan menampilkan detail dokumen. Lalu Head

Departement memilih sub menu data dashboard, maka sistem akan menampilkan

hasil rekapan serta memberikan laporan.

138

11. Sequence Diagram Logout

Gambar 4. 31 Sequence Diagram Logout

Pada Sequence Diagram Logout aktornya adalah Legal Supervisor,

General Affair Admin Supervisor, dan Head Departement. Aktor melakukan klik

pada logout, maka sistem akan mengeluarkan aktor serta menampilkan halaman

login.

4.2.1.1.4 Class Diagram

Dalam melakukan class diagram sebagai acuan untuk membuat database

untuk sistem informasi e-document ini. Berikut ini adalah class diagram pada

sistem ini :

139

Gambar 4. 32 Class Diagram

4.2.1.1.5 Relational Database Management System (RDBMS)

Dari hasil Class Diagram yang telah dibuat, maka diambilah objek yang

akan digunakan untuk kebutuhan sistem dalam bentuk table-tabel. Table-tabel

tersebut dihubungkan melalui foreign key untuk membentuk relasi atau bisa

disebut relational database management system (RDBMS)

140

Gambar 4. 33 Skema Database

141

4.2.2 Perancangan Database

4.2.2.1 Spesifikasi Database

Berikut ini adalah rancangan tabel spesifikasi database dari sistem e-

document:

1. Pegawai

Nama Tabel : pegawai

Tipe File : Master

Primary Key : nip

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

nip Int 10 NIP

nama String 25 Nama

tanggal_lahir Date - Tanggal Lahir

departemen Varchar 10 Departemen

jabatan Varchar 10 Jabatan

2. User

Nama Tabel : user

Tipe File : Master

Primary Key : id_user

142


id_user Int 5 Kode User

email String 25 Email

password String 15 Password

3. Dokumen

Nama Tabel : dokumen

Tipe File : Transaksi

Primary Key : nomor_dokumen


nomor_dokumen Int 10 Nomor

Dokumen

hasil_scan Text - Hasil Scan

tanggal_keluar Date - Tanggal Keluar

tanggal_kadaluarsa Date - Tanggal

Kadaluarsa

tanggal_segeraurus Date - Tanggal

Segeraurus

143

keterangan Text - Keterangan

status Enum 5 Status

4. Dokumen Pribadi

Nama Tabel : dokumen_pribadi


Primary Key : Id_pribadi


id_pribadi Int 10 ID

5. Paspor

Nama Tabel : paspor


Primary Key : nomor_paspor

Nama Field Tipe

Data

Ukuran Keterangan

nomor_paspor Int 10 Nomor

Paspor

kantor_yang_mengeluarkan Text - Kantor Yang

Mengeluarkan

144

6. Dokumen Perusahaan

Nama Tabel : dokumen_perusahaan


Primary Key : Id_perusahaan


id_perusahaan Int 10 ID

7. Perizinan

Nama Tabel : perizinan


Primary Key : nomor_perizinan

Nama Field Tipe

Data

Ukuran Keterangan

nomor_perizinan Int 10 Nomor

Perizinan

nama_perizinan Text - Nama

Perizinan

masa_berlaku Text - Masa

Berlaku

145

dasar_hukum Text - Dasar

Hukum

dasar_hukum2 Text - -

persyaratan Text - Persyaratan

biaya_pengurusan Float - Biaya

Pengurusan

biaya_aktual Float - Biaya Aktual

lama_pengurusan Text - Lama

Pengurusan

sanksi_jika_tidak_dilaksanakan Text - Sanksi Jika

Tidak

Dilaksanakan

sop_pengurusan Text - SOP

Pengurusan

8. Perjanjian

Nama Tabel : perjanjian


Primary Key : nomor_perjanjian

146


nomor_perjanjian Int 10 Nomor

Perjanjian

nama_perjanjian Text - Nama Perjanjian

para_pihak Text - Para Pihak

masa_berlaku Text - Masa Berlaku

perihal Text - Perihal

total_biaya_terkait Float - Total Biaya

Terkait

deskripsi Text - Deskripsi

9. STNK

Nama Tabel : stnk


Primary Key : nomor_stnk


nomor_stnk Int 10 Nomor STNK

147

nomor_polisi Char 8 Nomor Polisi

jenis_kendaraan Text - Jenis Kendaraan

departmen Text - Departemen

tahun_pembuatan Date - Tahun

Pembuatan

tanggal_pembelian Date - Tanggal

Pembelian

bpkb Text - Bpkb

nomor_mesin Text - Nomor Mesin

nomor_rangka Text - Nomor Rangka

warna Text - Warna


Pengurusan


10. Sertifikat

Nama Tabel : sertifikat


Primary Key : nomor_sertifikat

148

Nama Field Tipe

Data

Ukuran Keterangan

nomor_sertifikat Int 10 Nomor

Sertifikat

nama_sertifikat Text - Nama

Sertifikat

instansi_terkait Text - Instansi

Terkait

masa_berlaku Text - Masa

Berlaku

dasar_hukum Text - Dasar

Hukum

dasar_hukum2 Text - -

persyaratan Text - Persyaratan


Pengurusan


lama_pengurusan Text - Lama

149

Pengurusan

sanksi_jika_tidak_dilaksanakan Text - Sanksi Jika

Tidak

Dilaksanakan

sop_pengurusan Text - SOP

Pengurusan

150

4.2.3 Perancangan Antar Muka

Dalam tahap ini akan dirancang tampilan interface dari Sistem

Informasi e-document yang akan dibangun. Perancangan interface ini berbeda-

beda setiap aktornya sesuai berdasarkan hak aksesnya dalam sistem. Berikut ini

perancangan tatap muka dari sistem informasi e-document :

1. Rancangan Menu Login

Gambar 4. 34 Rancangan Menu Login

Gambar diatas merupakan rancangan menu login pada sistem informasi e-

dokumen. Dimana user harus mengisi email dan password sebelum login ke

sistem.

151

2. Rancangan Menu Legal Supervisor

a. Rancangan Menu Dokumen

Gambar 4. 35 Rancangan Menu Dokumen

Gambar diatas merupakan rancangan menu dokumen dimana Legal

Supervisor dapat menambah dokumen baru. Jika Legal Supervisor mengklik

tambah maka akan menampilkan form tambah dokumen.

152

b. Rancangan Form Tambah Dokumen

Gambar 4. 36 Rancangan Form Tambah Dokumen

Gambar diatas merupakan rancangan form tambah dokumen. Legal

Supervisor melakukan pengisian data dokumen untuk diinput ke dalam sistem.

Jika Legal Supervisor melakukan klik tambah maka hasil input dokumen akan

tersimpan ke dalam sistem.

153

c. Rancangan Form Ubah Dokumen

Gambar 4. 37 Rancangan Form Ubah Dokumen

Gambar diatas merupakan rancangan form ubah dokumen. Legal

Supervisor melakukan pengubahan data dokumen untuk diinput ke dalam sistem.

Jika Legal Supervisor melakukan klik ubah maka hasil ubah dokumen akan

tersimpan ke dalam sistem.

154

3. Rancangan Menu Head Departement

a. Rancangan Menu Dokumen Head Departement

Gambar 4. 38 Rancangan Menu Dokumen Head Departement

Gambar diatas merupakan rancangan menu dokumen dimana head

departemen dapat melihat hasil rekapan data dokumen.

155

b. Rancangan Menu Validasi Dokumen Head Departement

Gambar 4. 39 Rancangan Menu Validasi Dokumen

Gambar diatas merupakan rancangan menu validasi dokumen dimana head

departemen dapat melakukan validasi terhadapt dokumen-dokumen yang telah

diinput oleh Legal Supervisor.

156

4. Rancangan Menu Legal Supervisor, General Affair Admin Supervisor,

Head Departement

a. Rancangan Menu Pencarian Dokumen

Gambar 4. 40 Rancangan Menu Pencarian Dokumen

Gambar diatas merupakan rancangan menu pencarian dokumen dimana

Legal Supervisor, General Affair Admin Supervisor, Head Departement dapat

melakukan pencarian terhadap dokumen-dokumen yang telah diinput oleh Legal

Supervisor.

157

1.1 Implementasi

Tahap ini terdiri atas dua proses tahapan, yaitu tahap tahap

pengimplementasian sistem ke dalam bahasa pemrograman (coding) dan tahap

pengujian sistem oleh beberapa user dengan tujuan apakah sistem yang dibangun

sudah berjalan dengan baik pada saat pengoperasiannya atau masih terdapat

kesalahan (error). Berikut adalah tahapan yang dilakukan dalam fase

implementasi :

1.1.1 Coding (Pengkodean)

Pada tahap ini dilakukan pengkodean (coding) terhadap rancangan sistem

yang telah didefinisikan sebelumnya. Pengkodean dilakukan dengan

menggunakan bahasa pemrograman .Net, dan SQL Server sebagai database.

1.1.2 Testing (Pengujian Sistem)

Tujuan dilakukannya pengujian sistem adalah untuk mengetahui apakah

sistem sudah berjalan sesuai dengan sasaran pembuatan aplikasi. Dalam tahap ini,

pengujian dilakukan dengan metode Black Box Testing yang dilakukan terhadap

fitur-fitur yang ada di sistem yang bertujuan untuk meilhat apakah fitur sudah

berjalan dengan baik atau tidak. Pengujian fungsional dilakukan oleh Bapak Arief

Rachman selaku perwakilan dari bagian General Affair PT. Bukit Muria Jaya

Karawang. Dibawah ini adalah hasil pengujian sistem dengan menggunakan

metode black box. Hasil yang diujikan adalah sebagai berikut :

158

Tabel 4. 15 Text Case Fitur Autentikasi

No.

Prosedur

Pengujian

Masukan

Hasil yang

diharapkan

Hasil

1. Pengujian Login

1.1 Cek krudensial

benar

Login dengan email

dan password yang

valid

User berhasil masuk

ke dalam aplikasi dan

menampilkan halaman

utama

OK

1.2 Cek krudensial

salah

Login dengan email

dan password yang

tidak valid

Tampilan peringatan

krudensial tidak sesuai

OK

2. Pengujian Logout

2.1 Keluar dari

aplikasi

Login dengan email

dan password yang

valid

User berhasil keluar

dari aplikasi dan

menampilkan halaman

login

OK

159

Tabel 4. 16 Text Case Fitur Dokumen

No.

Prosedur

Pengujian

Masukan

Hasil yang

diharapkan

Hasil

1. Pengujian Penyimpanan Dokumen

1.1 Menampilkan data

dokumen yang

telah diinput

Klik menu

dokumen, klik

Tambah, Isi form

tambah dokumen,

lalu klik simpan

Dokumen yang diinput

berhasil disimpan ke

dalam aplikasi, lalu

aplikasi menampilkan

list data dokumen

OK

2. Pengujian Pengecekan Dokumen

2.1 Menampilkan

detail dokumen

Klik menu

dokumen, klik detail

pada data dokumen

yang dimaksud, lalu

klik simpan

User berhasil

mengecek dokumen,

lalu aplikasi

menampilkan list data

dokumen

OK

3. Pengujian Pengelolaan Dokumen

3.1 Melakukan update

pada dokumen

Klik menu


pada data dokumen

yang dimaksud, lalu

lakukan update (klik

User berhasil

mengelola dokumen,

lalu aplikasi


dokumen

OK

160

edit untuk

mengubah, delete

untuk menghapus),

lalu klik simpan

4. Pengujian Validasi Dokumen

4.1 Melakukan

validasi pada

dokumen

Klik menu


pada data dokumen

yang dimaksud, lalu

lakukan validasi

(klik setuju untuk

menyetujui, tolak

untuk menolak), lalu

klik simpan

User berhasil

melakukan validasi

dokumen, lalu aplikasi


dokumen

OK

5. Pengujian Dashboard Dokumen

5.1 Cek Dashboard Klik menu


pada data dokumen

yang dimaksud, lalu

lakukan validasi

(klik setuju untuk

Dashboard

menyimpan hasil

validasi

OK

161

menyetujui, tolak

untuk menolak), lalu

klik simpan

6. Pengujian Cetak Laporan Dokumen

6.1 Melakukan cetak

laporan dokumen

Klik menu

dokumen, klik cetak

Aplikasi mencetak

laporan dokumen

OK

162

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan 5.1

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, maka didapatkan

kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem ini dapat mempermudah pengguna dalam mencari dokumen-dokumen

yang diperlukan hanya dengan berdasarkan nomor dokumen.

2. Dengan menggunakan sistem ini, maka penyimpanan yang dibutuhkan untuk

menyimpan dokumen lebih sedikit karena selain dokumen sudah didigitalisasikan,

penyimpanan sistem ini menggunakan SQL server yang dapat memperkecil ruang

penyimpanan pada sistem.

3. Dengan adanya sistem e-document, penyimpanan data dapat dilakukan dengan

scanning data dalam bentuk softcopy sehingga memiliki backup yang dapat

meminimalisir terjadinya kehilangan data ketika suatu waktu terjadi musibah yang

tak terduga.

4. Adanya pengingat dalam bentuk notifikasi apabila ada dokumen yang akan

kadaluarsa atau telah kadaluarsa dengan cara melihat pada dashboard yang ada di

sistem berdasarkan tanggal yang telah ditentukan.

163

5. Aplikasi ini telah mengacu pada standarisasi ISO 9001 : 2008 dalam hal

penanganan dokumen, terbukti dari kualitas sistem yang dapat mengatasi

permasalahan perusahaan mengacu pada persyaratan dokumentasi yaitu kebijakan

kualitas, sasaran kualitas, pedoman atau manual kualitas, prosedur

terdokumentasi, dan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Saran 5.2

Beberapa saran dari hasil penelitian ini untuk pengembangan lebih lanjut

atas sistem yang dirancang adalah sebagai berikut:

1. Diharapkan penilitian selanjutnya dapat membuat sistem yang dapat melakukan

disposisi pada objek lain pada PT. Bukit Muria Jaya.

2. Diharapkan dalam penelitian selanjutnya dapat mengembangkan keamanan sistem

e-document agar tidak mudah dalam pencurian data.

164

DAFTAR PUSTAKA

Amin M, Miftakul. 2010. Pengembangan Electronic Document Management

System (EDMS) Sebagai Alternatif Pengarsipan di Perguruan Tinggi.

Jurnal SI Vol. 10 No. 2 Desember 2010.

<https://jurnal.darmajaya.ac.id/index.php/JurnalInformatika/article/view/1

55> Diakses pada 29 Oktober 2018 pukul 11.00.

Bahrami, Ali. (1999). Object Oriented Systems Development. Singapore: Irwin

McGraw-Hill.

Gaspersz, Vincent. 2012. Three-in-one ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

Sistem Manajemen Kualitas, K3, Lingkungan (SMK4L) dan Peningkatan

Terus-Menerus Contoh Aplikasi pada Bisnis dan Industri. Vinchristo .

Bandung.

Munir. 2009. Pembelajaran Jarak Jauh Berbasis Teknologi Informasi dan

Komunikasi. Alfabeta. Bandung.

Mustafidah Hidayatul. 2013. Rancang Bangun E-document di Kantor Pelayanan

perijinan terpadu kabupaten bangkalan. Jurnal TI Vol. 3 No. 3 Desember

2013. <https://simantectrunojoyo.files.wordpress.com/2014/04/1-rancang-

bangun-e-document-di-kantor-pelayanan-perijinan-terpadu-kabupaten-

bangkalan.pdf> Diakses pada 27 Oktober 2018 pukul 22.00.

Novitasari Denny Riska. 2010. Pembangunan Media Pembelajaran Bahasa

Inggris Untuk Siswa Kelas 1 Pada Sekolah Dasar Negeri 16 Sragen. ).

Jurnal Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi Vol. 2 No. 1 September

2010. <http://ijns.org/journal/index.php/speed/article/view/867> Diakses

pada 22 Oktober 2018 pukul 10.00.

Nugroho, Adi. (2005). Analisis dan Perangcangan Sistem Informasi dengan

Metodologi Berorientasi Objek.Bandung: Informatika.

Patrick Regan. 2018. Local Area Networks. Prentice Hall Amerika

Poerwadarminta. 2006. Sistem Informasi. Balai Pustaka. Jakarta

Rulia Puji H, Bambang Eka P, Indah Uly W. . 2015. Sistem Penjualan Berbasis

Web (E-Commerce) Pada Tata Distro Kabupaten Pacitan). Jurnal

Bianglala Informatikan Vol. 3 No. 2 September 2015.

165

<http://journal.stieip.ac.id/index.php/iga/article/download/93/63> Diakses


Sri Hasta Mulyani. 2014. Sistem Informasi E-Document Pada Badan Penjamin

Mutu Akademik Universitas Respati Yogyakarta. Jurnal TI Vol. IX No. 26

Juli 2014.

<http://jti.respati.ac.id/index.php/jurnaljti/article/download/95/86> Diakses


Sudarman, Danim. 2002. Menjadi Peneliti Kualitatif. Pustaka Setia. Yogyakarta

Sugiarti, Yuni. 2013. Analisis dan Perancangan UML (Unified Modelling

Language) Generated VB.6. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Tohari, Hamim. 2014. Astah Analisis serta Perancangan Sistem Informasi melalui

Pendekatan UML. Penerbit ANDI. Yogyakarta.

Triandini Evi, Gede Suardika. 2012. Step by Step Desain Proyek Menggunakan

UML. Penerbit ANDI. Yogyakarta.

Wazlawick, Raul Sidnei. 2014. Object-Oriented Analysis and Design for

Information Systems Modelling with UML, OCL, and IFML. . Elsevier.

United States of America.

Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Yaqin M, Ainul. 2013. Aplikasi Manajemen E-Document di Dinas Pertanian

Kabupaten Jombang. Jurnal Prodi TI, Fakultas Sains dan Teknologi,

Central Library Institute Technology Bandung

<https://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbpp-

gdl-mainulyaqi-18120> Diakses pada 13 Oktober 2018 pukul 12.00.

Yatim Riyanto. 1996. Metodologi Penelitian Pendidikan Tinjauan dasar.

Surabaya SIC. Surabaya.

Yousif Nabeil, Y. 2010. A Web-Base Electronic Filing System Using Conversion

Of Image File To Text File Approach.

<http://repository.um.edu.my/477/1/WGA070028.pdf> Diakses pada 13

Oktober 2018 pukul 10.00.

http://repository.um.edu.my/477/1/WGA070028.pdf

166

LAMPIRAN

167

HASIL WAWANCARA

PERTANYAAN WAWANCARA

(PROFIL PERUSAHAAN)

TARGET : GENERAL AFFAIR

TANGGAL : Rabu, 25 Juli 2018

NARASUMBER : Arief Rachman

JABATAN : MANAGER GENERAL AFFAIR

1. PT. Bukit Muria Jaya termasuk dalam perusahaan jenis apa?

Jawab : PT. Bukit Muria Jaya adalah perusahaan yang menghasilkan produk

kertas rokok dan pembungkusan rokok.

2. Apa visi dan misi dari PT. Bukit Muria Jaya?

Jawab :

Visi

Menjadi mitra nomor satu dalam industri rokok dengan memberikan

solusi total untuk bahan non tembakau melalui pengalaman pelanggan

serta keunggulan dalam pengoperasian dan layanan .

168

3. Bagaimanakah struktur organisasi yang ada di PT. Bukit Muria Jaya?

Jawab : General affair adalah bagian yang menangani dokumen perusahaan,

dimana yang terlibat dalam pengurusan dokumen yaitu Head Departement,

General Affair Admin Supervisor, dan Legal Supervisor

4. Aktivitas apa saja yang ada di bagian General Affair yang berkaitan

dengan menerima, menyimpan, dan mendistribusikan suatu produk?

Jawab : Penerimaan dokumen lalu menyimpannya dalam database, kemudian

dokumen-dokumen tersebut disimpan serta dipisahkan sesuai dengan kriteria

masing-masing. Setelah itu dokumen-dokumen tersebut akan disiapkan apabila

diperlukan

5. Aktivitas apa saja yang dilakukan bagian General Affair yang mencakup

dalam mengubah input menjadi output yang akan disampaikan kepada

bagian lain?

Jawab : Input yang diterima berupa hardcopy, lalu bagian general affair

menginput dokumen tersebut kedalam aplikasi sehingga menjadi softcopy. Lalu

output yang akan disampaikan ke bagian lain adalah berupa hasil printout dari

softcopy tersebut

169

6. Bagaimanakah proses penanganan dokumen yang dilakukan bagian

General Affair?

Jawab : Dokumen yang kami terima, kami simpan serta input kedalam excel.

Apabila ada dokumen yang diperlukan, kami mencari dokumen tersbut lalu

melakukan printout

7. Apakah dari sistem tersebut masih ada kekurangannya?

Jawab : Jelas, kami masih kesulitan dalam hal mencari dokumen, tidak

terstrukturnya penyimpanan dokumen, serta tidak ada pengingat akan dokumen

yang kadaluarsa

Mengetahui

Terwawancara

ARIEF RACHMAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA JAWABAN DARI

WAWANCARA YANG TELAH DILAKUKAN PADA HARI RABU

TANGGAL , 25 JULI 2018 TELAH DIVERIFIKASI DAN

DINYATAKAN SESUAI / TIDAK SESUAI* DENGAN JAWABAN

YANG SAYA BERIKAN DAN SESUAI DENGAN PROSES

BISNIS YANG BERJALAN PADA PT. BUKIT MURIA JAYA

KARAWANG

170

Coding

Model

using Bmj.DAL;

using System;

using System.Collections.Generic;

using System.ComponentModel.DataAnnotations;

using System.ComponentModel.DataAnnotations.Schema;

using System.Linq;

using System.Web;

using System.Data.Entity;

using System.Web.Mvc;

using System.ComponentModel;

namespace Bmj.Models

{

[Table("perizinan")]

public class Perizinan

{

[Key]

[Column("id")]

public int ID { get; set; }

[Column("nomor_perizinan")]

[DisplayName("Nomor Perizinan")]

public string NomorPerizinan { get; set; }

171

[Column("nama_perizinan")]

[DisplayName("Nama Perizinan")]

public string NamaPerizinan { get; set; }

[Column("hasil_scan")]

[DisplayName("Hasil Scan")]

public string HasilScan { get; set; }

[Column("instansi_terkait")]

[DisplayName("Instansi Terkait")]

public string InstansiTerkait { get; set; }

[Column("masa_berlaku")]

[DisplayName("Masa Berlaku")]

public string MasaBerlaku { get; set; }

[Column("tanggal_keluar")]

[DisplayName("Tanggal Keluar")]

[DataType(DataType.Date)]

[DisplayFormat(DataFormatString = "{0:yyyy-MM-dd}",

ApplyFormatInEditMode = true)]

public DateTime? TanggalKeluar { get; set; }

[Column("tanggal_kadaluarsa")]

[DisplayName("Tanggal Kadaluarsa")]


172



public DateTime? TanggalKadaluarsa { get; set; }

[Column("tanggal_segeraurus")]

[DisplayName("Tanggal Segera Urus")]




public DateTime? TanggalSegeraurus { get; set; }

[Column("dasar_hukum")]

[DisplayName("Dasar Hukum")]

public string DasarHukum { get; set; }

[Column("dasar_hukum2")]

[DisplayName("Dasar Hukum Teks")]

public string DasarHukum2 { get; set; }

[Column("persyaratan")]

[DisplayName("Persyaratan")]

public string Persyaratan { get; set; }

[Column("biaya_pengurusan")]

[DisplayName("Anggaran")]

[DataType(DataType.Currency)]

public float? BiayaAnggaran { get; set; }

173

[Column("biaya_aktual")]

[DisplayName("Biaya Aktual")]

[DataType(DataType.Currency)]

public float? BiayaAktual { get; set; }

[Column("lama_pengurusan")]

[DisplayName("Lama Pengurusan")]

public string LamaPengurusan { get; set; }

[Column("sanksi_jika_tidak_dilaksanakan")]

[DisplayName("Sanksi Jika Tidak Dilaksanakan")]

public string SanksiJikaTidakDilaksanakan { get; set; }

[Column("keterangan")]

[DisplayName("Keterangan")]

public string Keterangan { get; set; }

//public char keterangan { get; internal set; }

[AllowHtml]

[Column("sop_pengurusan")]

[DisplayName("SOP Pengurusan")]

public string SopPengurusan { get; set; }

[Column("status")]

174

[DisplayName("Status")]

public string Status { get; set; }

}

public class PerizinanContext : DbContextQ

{

public DbSet<Perizinan> Perizinan { get; set; }

}

}

View

@model IEnumerable<Bmj.Models.Perizinan>

@{

ViewBag.Title = "Index";

}

<head>

<style type="text/css">

body {

175

font-family: Arial;

}

h3 {

font-family: Arial Rounded MT;

}

h1 {


}

a {


}

p {


}

div {

font-family: “Duru Sans”, Verdana, sans-serif;

}

</style>

</head>

176

<body>

<p>

@if (HttpContext.Current.User.IsInRole("user"))

{

<a class="btn btn-success" href="/Perizinans/Create"

role="button">Create New</a>

}

<a class="btn btn-default" href="/Home/Index" role="button">Back</a>

<a class="btn btn-info" href="#" role="button" id="printbutton">Print</a>

</p>

<div class="well container" id="printcontent">

<div class="row">

<div class="col-sm-12">

<div class="row">

<div class="col-lg-6">

<div class="panel panel-primary">

<div class="panel-heading text-center">

<a class="panel-title"><font color="black">Perizinan & Non-

Perizinan</font></a>

</div>

<div class="panel-body">

177

<div id="chartContainer" style="height: 300px; width:

348px;" class="container"></div>

</div>

</div>

</div>

<div class="row">


<div class="panel panel-warning">


<a class="pull-right well">Tingkat Kepatuhan :<br />

<h2>@(ViewBag.haha) % </h2> </a>

@if (HttpContext.Current.User.IsInRole("manager"))

{

<p><a

href="/Perizinans/PerizinanValidasi">Validasi</a></p>

}

@if (HttpContext.Current.User.IsInRole("user"))

{

<p><a

href="/Perizinans/PerizinanValidasi">Validasi</a></p>

}

<p><a href="/Perizinans/PerizinanAktif">Aktif</a></p>

<p><a

href="/Perizinans/PerizinanAgarSegeraDiurus">Agar Segera Diurus</a></p>

<p><a

href="/Perizinans/PerizinanKadaluarsa">Kadaluarsa</a></p>

<p><a href="/Perizinans/PerizinanBelumDimiliki">Belum

Dimiliki</a></p>

178

<p><a href="/Perizinans/PerizinanArsip">Arsip</a></p>

<div class="well">

<form method="get" action="/Perizinans/Pencarian">

<select class="form-control" name="nama">

@foreach (var item in @ViewBag.listdistinct)

{

<option value="@item">@item</option>

}

</select>

<br />

<button type="submit" class="btn btn-default"

role="button">Cari</button>

</form>

<br />

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

179

<div>

<div class="row">

<div class="col-sm-12">

<div class="row">


<div class="panel panel-warning">


<p><a href="/Perizinans/PerizinanData"> Total Perizinan

& Non-Perizinan : <strong>@ViewBag.total</strong> </a></p>

<a href="/Perizinans/PerizinanAnggaran"> Total Biaya

Perizinan & Non-Perizinan

@if (ViewBag.biayaang < ViewBag.biayaakt)

{

IFormatProvider formatProvider = new

System.Globalization.CultureInfo("id-ID");

<p class="text-danger">OVERBUDGET

@((Math.Abs(ViewBag.biayaang - ViewBag.biayaakt)).ToString("C2",

formatProvider))</p>

}

</a>

</div>

</div>

180

</div>


<div class="panel panel-danger">

<div class="panel-heading text-center">

<a class="panel-title"

href="/Perizinans/PerizinanAgarSegeraDiurus"><font

color="black">Reminder</font></>

</div>


<ul class="list-group">

@foreach (var item in Model)

{

<li class="list-group-item">

@Html.DisplayFor(modelItem =>

item.NamaPerizinan)


item.NomorPerizinan)

@Html.Raw("akan berakhir: ")


item.TanggalKadaluarsa)

</li>

}

</ul>

</div>

181

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</body>

@section scripts {

<script src="@Url.Content("~/Scripts/")canvasjs.min.js"></script>

<script>

$(document).ready(function () {

var chart = new CanvasJS.Chart("chartContainer",

{

theme: "theme2",

title: {

text: ""

},

data: [

{

type: "pie",

dataPoints: [

@if (ViewBag.aktif != 0 && ViewBag.aktif != null)

182

{

@Html.Raw("{ y: "+ViewBag.aktif+", indexLabel:

'Aktif "+ViewBag.aktif+"' },")

}

@if(ViewBag.segeraurus != 0 &&

ViewBag.segeraurus != null)

{

@Html.Raw("{ y: "+ViewBag.segeraurus+",

indexLabel: 'Agar Segera Diurus "+ViewBag.segeraurus+"' },")

}

@if(ViewBag.kadaluarsa != 0 &&

ViewBag.kadaluarsa != null)

{

@Html.Raw("{ y: "+ViewBag.kadaluarsa+",

indexLabel: 'Kadaluarsa "+ViewBag.kadaluarsa+"' },")

}

@if(ViewBag.belum != 0 && ViewBag.belum !=

null)

{

@Html.Raw("{ y: "+ViewBag.belum+",

indexLabel: 'Belum Dimiliki "+ViewBag.belum+"' },")

}

]

}

]

});

183

chart.render();

})

</script>

}

184

Control

using System;

using System.Collections.Generic;

using System.Data;

using System.Data.Entity;

using System.Linq;

using System.Net;

using System.Web;

using System.Web.Mvc;

using Bmj.Models;

using System.IO;

namespace Bmj.Controllers

{

public class PerizinansController : Controller

{

private PerizinanContext db = new PerizinanContext();

private PerizinanArsipContext db2 = new PerizinanArsipContext();

// GET: Perizinans

public ActionResult Index()

{

float aktif= db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <=

DateTime.Now).Where(q => q.TanggalKadaluarsa >= DateTime.Now &&

q.TanggalSegeraurus > DateTime.Now).Where(q => q.Status ==

"accept").Count();

ViewBag.aktif = aktif;

185

float segeraurus = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <=

DateTime.Now).Where(q => (q.TanggalKadaluarsa >= DateTime.Now) &&

(q.TanggalSegeraurus <= DateTime.Now)).Where(q => q.Status ==

"accept").Count();

ViewBag.segeraurus = segeraurus;

ViewBag.kadaluarsa = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKadaluarsa <=

DateTime.Now).Where(q => q.Status == "accept").Count();

ViewBag.belum = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar ==

null).Where(q => q.Status == "accept").Count();

float total = db.Perizinan.Where(q => q.Status == "accept").Count();

ViewBag.total = total;

ViewBag.haha = ((aktif + segeraurus) / total) * 100;

string tahun = DateTime.Now.Year.ToString();

DateTime first = new DateTime(Convert.ToInt32(tahun), 1, 1);

DateTime last = new DateTime(Convert.ToInt32(tahun), 12, 31);

ViewBag.biayaang = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <=

last).Where(q => q.TanggalKeluar >= first).Where(q => q.Status ==

"accept").Where(q => q.BiayaAnggaran != null).ToList().Sum(x =>

x.BiayaAnggaran);

ViewBag.biayaakt = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <=

last).Where(q => q.TanggalKeluar >= first).Where(q => q.Status ==

"accept").Where(q => q.BiayaAktual != null).ToList().Sum(x => x.BiayaAktual);

List<string> listdistinct = db.Perizinan.Select(p =>

p.NamaPerizinan).Distinct().ToList();

ViewBag.listdistinct = listdistinct;

return View(db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <=



"accept").ToList());

186

}

// GET: Perizinans/Details/5

public ActionResult Details(int? id)

{

if (id == null)

{

return new HttpStatusCodeResult(HttpStatusCode.BadRequest);

}

Perizinan perizinan = db.Perizinan.Find(id);

if (perizinan == null)

{

return HttpNotFound();

}

return View(perizinan);

}

public ActionResult DetailArsip(int? id)

{

if (id == null)

{


}

PerizinanArsip perizinan = db2.PerizinanArsip.Find(id);


{

187


}


}


public ActionResult Arsip(int? id)

{

if (id == null)

{


}



{


}

int checkdata = db2.PerizinanArsip.Where(q => q.NomorPerizinan ==

perizinan.NomorPerizinan).Count();

if (checkdata > 0)

{

return RedirectToAction("Index");

}

PerizinanArsip perizinan2 = new Models.PerizinanArsip();

perizinan2.ID = perizinan.ID;

188

perizinan2.NomorPerizinan = perizinan.NomorPerizinan;

perizinan2.NamaPerizinan = perizinan.NamaPerizinan;

perizinan2.InstansiTerkait = perizinan.InstansiTerkait;

perizinan2.MasaBerlaku = perizinan.MasaBerlaku;

perizinan2.TanggalKeluar = perizinan.TanggalKeluar != null ?

perizinan.TanggalKadaluarsa : null;

perizinan2.TanggalKadaluarsa = perizinan.TanggalKadaluarsa != null ?

perizinan.TanggalKadaluarsa : null;

perizinan2.TanggalSegeraurus = perizinan.TanggalSegeraurus != null ?

perizinan.TanggalSegeraurus : null;

perizinan2.Persyaratan = perizinan.Persyaratan;

perizinan2.BiayaAnggaran = perizinan.BiayaAnggaran;

perizinan2.BiayaAktual= perizinan.BiayaAktual;

perizinan2.LamaPengurusan = perizinan.LamaPengurusan;

perizinan2.SanksiJikaTidakDilaksanakan =

perizinan.SanksiJikaTidakDilaksanakan;

perizinan2.Keterangan = perizinan.Keterangan;

perizinan2.SopPengurusan = perizinan.SopPengurusan;

perizinan2.HasilScan = perizinan.HasilScan != null ? perizinan.HasilScan :

null;

perizinan2.DasarHukum = perizinan.DasarHukum != null ?

perizinan.DasarHukum : null;

perizinan2.DasarHukum2 = perizinan.DasarHukum2 != null ?

perizinan.DasarHukum2 : null;

perizinan2.Status = perizinan.Status;

db2.PerizinanArsip.Add(perizinan2);

db2.SaveChanges();

189


}


public ActionResult Anggaran(int? id)

{

if (id == null)

{


}



{


}

db.SaveChanges();


}

// GET: Perizinans/Create

public ActionResult Create()

{

return View();

190

}

// POST: Perizinans/Create

// To protect from overposting attacks, please enable the specific properties

you want to bind to, for

// more details see https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=317598.

[HttpPost, ValidateInput(false)]

[ValidateAntiForgeryToken]

public ActionResult Create([Bind(Include =

"ID,NomorPerizinan,NamaPerizinan,InstansiTerkait,MasaBerlaku,TanggalKeluar,

TanggalKadaluarsa,TanggalSegeraurus,Persyaratan,BiayaAnggaran,BiayaAktual,

LamaPengurusan,SanksiJikaTidakDilaksanakan,Keterangan,SopPengurusan,Statu

s")] Perizinan perizinan,

IEnumerable<HttpPostedFileBase> HasilScan,

IEnumerable<HttpPostedFileBase> DasarHukum

)

{

var uploadFileAll = "";

var uploadFile2All = "";

if (ModelState.IsValid)

{

if (HasilScan.Count() >= 1) {

foreach (var hasilScan in HasilScan)

{

if (hasilScan != null && hasilScan.ContentLength >= 0)

{

var fileName = Path.GetFileName(hasilScan.FileName);

var uploadFile = "hasilscan_" + Guid.NewGuid() + "_" +

fileName;

191

var path = Path.Combine(Server.MapPath("~/Content/files"),

uploadFile);

hasilScan.SaveAs(path);

uploadFileAll = String.Concat(uploadFileAll, uploadFile, ";");

}

}

}

if (DasarHukum.Count() >= 1)

{

foreach (var dasarHukum in DasarHukum)

{

if (dasarHukum != null && dasarHukum.ContentLength >= 0)

{

var fileName = Path.GetFileName(dasarHukum.FileName);

var uploadFile2 = "dasarhukum_" + Guid.NewGuid() + "_" +

fileName;

var path = Path.Combine(Server.MapPath("~/Content/files"),

uploadFile2);

dasarHukum.SaveAs(path);

uploadFile2All = String.Concat(uploadFile2All, uploadFile2,

";");

}

}

}

perizinan.HasilScan = uploadFileAll;

192

perizinan.DasarHukum = uploadFile2All;

db.Perizinan.Add(perizinan);

db.SaveChanges();


}


}

// GET: Perizinans/Edit/5

public ActionResult Edit(int? id)

{

if (id == null)

{


}



{


}


}

// POST: Perizinans/Edit/5

// To protect from overposting attacks, please enable the specific properties

you want to bind to, for

193

// more details see https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=317598.



public ActionResult Edit([Bind(Include =

"ID,NomorPerizinan,NamaPerizinan,InstansiTerkait,MasaBerlaku,TanggalKeluar,

TanggalKadaluarsa,TanggalSegeraurus,Persyaratan,BiayaAnggaran,BiayaAktual,

LamaPengurusan,SanksiJikaTidakDilaksanakan,Keterangan,SopPengurusan,Statu

s")] Perizinan perizinan)

{


{

db.Entry(perizinan).State = EntityState.Modified;

db.SaveChanges();


}


}


public ActionResult Details(int? id, [Bind(Include = "ID,Status")] Perizinan

perizinan)

{


{

var ent = db.Set<Perizinan>().Find(id);

ent.Status = perizinan.Status;

db.SaveChanges();


194

}

return Redirect(Request.UrlReferrer.ToString());

}

// GET: Perizinans/Delete/5

public ActionResult Delete(int? id)

{

if (id == null)

{


}



{


}


}

// POST: Perizinans/Delete/5

[HttpPost, ActionName("Delete")]


public ActionResult DeleteConfirmed(int id)

{


db.Perizinan.Remove(perizinan);

195

db.SaveChanges();


}

protected override void Dispose(bool disposing)

{

if (disposing)

{

db.Dispose();

}

base.Dispose(disposing);

}

public ActionResult PerizinanData()

{

return View(db.Perizinan.Where(q => q.Status == "accept").ToList());

}

public ActionResult PerizinanValidasi()

{

return View(db.Perizinan.Where(q => (q.Status != "accept") && (q.Status

!="unaccept")).ToList());

}

public ActionResult PerizinanAktif()

{

196



q.TanggalSegeraurus > DateTime.Now).Where(q => q.Status ==


}

public ActionResult PerizinanAgarSegeraDiurus()

{



q.TanggalSegeraurus <= DateTime.Now).Where(q => q.Status ==


}

public ActionResult PerizinanKadaluarsa()

{

return View(db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKadaluarsa <=

DateTime.Now).Where(q => q.Status == "accept").ToList());

}

public ActionResult PerizinanBelumDimiliki()

{

return View(db.Perizinan.Where(q => q.NomorPerizinan == null)

.Where(q => q.TanggalKeluar == null)

.Where(q => q.TanggalKadaluarsa == null)

.Where(q => q.TanggalSegeraurus == null)

.Where(q => q.BiayaAnggaran == null)

.Where(q => q.BiayaAktual == null)

.Where(q => q.Status == "accept")

197

.ToList());

}

public ActionResult PerizinanAnggaran()

{

string tahun = string.IsNullOrEmpty(Request.Params["tahun"]) ?

DateTime.Now.Year.ToString() : Request.Params["tahun"];

ViewBag.tahun =tahun;

ViewBag.listtahun = db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar !=

null).Select(p => p.TanggalKeluar.Value.Year).Distinct().ToList();

DateTime first = new DateTime(Convert.ToInt32(tahun), 1, 1);

DateTime last = new DateTime(Convert.ToInt32(tahun), 12, 31);

return View(db.Perizinan.Where(q => q.TanggalKeluar <= last).Where(q

=> q.TanggalKeluar >= first).Where(q => q.Status == "accept").ToList());

}

public ActionResult PerizinanHistorisAnggaran()

{

return View(db.Perizinan.Where(q => q.NamaPerizinan ==

Request.Params["nama"]).Where(q => q.Status == "accept").ToList());

}

public ActionResult PerizinanArsip()

{

return View(db2.PerizinanArsip.ToList());

}

198

public ActionResult PerizinanEmail()

{





}

// GET: Perizinans/Delete/5

public ActionResult DeleteArsip(int? id)

{

PerizinanArsip perizinan = db2.PerizinanArsip.Find(id);


{


}

db2.PerizinanArsip.Remove(perizinan);

db2.SaveChanges();


}

public ActionResult Pencarian()

{

string cari = Request.Params["nama"];

return View(db.Perizinan.Where(q => q.NamaPerizinan == cari).Where(q

=> q.Status == "accept").ToList());

} } }

199

200

201

Date post:	28-Feb-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	4 times
Download:	1 times

SKRIPSI RANCANG BANGUN E-DOCUMENT MANAGEMENT...

Documents