SM35

SM35: BATCH INPUTS

Y

CARGAS DE DATOS

I. BATCH INPUTS : CARGAS DE DATOS CON LA SM35.................................................................3

1. Actualización de fichero.........................................................................................................3

2. Crear Grabación.................................................................................................................... 4

3. Exportar la Grabación............................................................................................................7

4. Combinar correspondencia en microsoft word.......................................................................8

4.1 PASO 1: Selección del tipo de documento............................................................................9

4.2 PASO 2: Selección del documento inicial..............................................................................9

4.3 PASO 3: Selección de destinatarios....................................................................................10

4.4 PASO 4: Escribir la carta.....................................................................................................11

4.5 PASO 5: Vista Previa de Cartas..........................................................................................13

4.6 PASO 6: Completar combinación........................................................................................13

5. Importar datos...................................................................................................................... 16

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I. BATCH INPUTS : CARGAS DE DATOS CON LA SM35

En el ejemplo actual vamos a realizar una modificación de datos de proveedores de tal manera que en el campo concepto de búsqueda aparezca el NIF 1 de cada uno.

Para ello, desde la transacción SM35 – Batch Input, vamos a realizar una grabación de la transacción XK02 – Modificar datos maestros de proveedor (central)

PASOS

1. ACTUALIZACIÓN DE FICHERO

Número Nombre NIF1SK100 PEPE ANDRES 1 2020396224SK10097 PEPE ANDRES 2 2020010729SK10292 PEPE ANDRES 3 1020347614SK10456 PEPE ANDRES 4 147029986SK10495 PEPE ANDRES 5 2020434614SK10613 PEPE ANDRES 6 2020022455SK108 PEPE ANDRES 7 2020521712SK10848 PEPE ANDRES 8 182289733SK10850 PEPE ANDRES 9 1020171845SK10856 PEPE ANDRES 10 2020484158SK10874 PEPE ANDRES 11 2020485720SK10908 PEPE ANDRES 12 1020041286SK111 PEPE ANDRES 13 2020084407SK1111 PEPE ANDRES 14 2020469957SK11216 PEPE ANDRES 15 2020064519SK11352 PEPE ANDRES 16 2020423680SK11410 PEPE ANDRES 17 12812389SK11424 PEPE ANDRES 18 2020479164SK11427 PEPE ANDRES 19 1020820735SK11432 PEPE ANDRES 20 2020329113SK114521 PEPE ANDRES 21 1020041957SK114522 PEPE ANDRES 22 1020910286


2. CREAR GRABACIÓN

Tx. SM35

Pulsando el marcador accedemos a la pantalla de creación / visualización de grabaciones de transacciones.


Crearemos una nueva grabación con el pulsador , a la que le asignaremos una denominación e introduciremos el código de la transacción, que en este caso será la XK02, y a

continuación iniciaremos la grabación con .

Trabajaremos tratando los datos como si de una gestión puramente manual se tratara a fin de crear el primer registro. Según este ejemplo, introduciendo los datos de número de acreedor, sociedad, y pulsando los flags “Dirección” dentro del apartado de datos Generales y “Usar gestión de direcciones central” accedemos a las dynpros deseadas.


Finalmente, tras las actualizaciones grabamos el registro con con lo que finalizamos la grabación al haberse copiado la transacción.


Dado que aparecen múltiples entradas que no son variables, ni deseamos modificar por lo tanto las eliminamos para limpiar el programa. En concreto, en nuesto caso, de todos los datos de dirección sólo nos interesa mantener el relacionado con el campo Concepto de Busqueda 1 = ADDR1_DATA_SORT1.

Grabamos la grabación con el icono

3. EXPORTAR LA GRABACIÓN

Todavía dentro de la transacción SM35 exportar a txt la grabación con el icono .

NOTA: Hay que tener cuidado y no guardar el fichero en el “Escritorio” porque el sistema no permite luego trabajar desde él.

Si trabajamos desde una versión anterior a las SAP ERP (5.0 y 6.0) A continuación modificamos el nombre del fichero y eliminamos la extensión.


4. COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT WORD

Abrimos el fichero desde el Microsoft Word

Iniciamos el asistente de la combinación de correspondencia desde la barra de menús con la siguiente ruta:

Herramientas > Cartas y Correspondencia > Combinar Correspondencia


4.1 PASO 1: Selección del tipo de documento

Elegimos la opción que viene marcada por defecto “Cartas”

4.2 PASO 2: Selección del documento inicial

Por defecto el sistema propone “Utilizar el documento actual” que será el que utilicemos.


4.3 PASO 3: Selección de destinatarios

El sistema nos solicita que le determinemos el origen de datos, y es en este momento cuando le indicamos al sistema la ubicación del fichero (excel) donde está el listado de entradas:


En este paso es oportuno eliminar la primer entrada del fichero ya que es un registro que ya está en SAP al haber sido el utilizado como plantilla para realizar la grabación:

4.4 PASO 4: Escribir la carta

En este paso, dado que la carta plantilla ya está creada, únicamente nos quedaría el introducir los parámetros variables de acuerdo a las entradas que deseamos combinar.

En nuestro caso, los campos de que partíamos eran:

- Número de acreedor. Campo variabla (LFA1 – LIFNR)

- Sociedad. Campo fijo = FESK (LFA1-BUKRS)

- Concepto de búsqueda 1. Campo variable (LFA1 – SORT1)

Por eso, los parámetros a combinar serán los LIFNR y SORT1. Para conseguirlo nos posicionamos en ambos dos y pulsamos



4.5 PASO 5: Vista Previa de Cartas

En este paso el sistema nos muestra por defecto cómo quedarían las cartas trayendo por defecto la primera entrada de los datos a combinar:

4.6 PASO 6: Completar combinación

Es el paso final y con el que mediante la opción “Editar Cartas Individuales” solicitamos la generación de todas las cartas una vez combinados los registros de destinatarios.


Combinamos

Con ello hemos conseguido que el sistema nos cree tantas cartas como entradas existían en el fichero con los datos a modificar, que en este caso son 22 (el primero ya lo hemos creado en la ejecución de la grabación).

Debemos guardarlo con formato txt bajo el nombre que deseemos. En el caso de estar trabajando en una versión anterior a las SAP ERP (5.0 ó 6.0) lo guardaremos sin extensión.



5. IMPORTAR DATOS

Ya desde SAP, seleccionamos la grabación que hemos utilizado como plantilla y eliminamos todas las líneas.

En las versiones ERP, con simplemente eliminar la primera línea, relacionada con la transacción, ya el sistema nos propone eliminar también el resto de entradas, ante lo que nosotros decimos “Sí”.

Con ello optenemos una grabación totalmente en blanco en la que podemos incorporar los datos combinados como un programa único que tratará en una sóla ejecución el total de registros deseados.


A través del icono importamos el fichero en el que se encuentran el total de las entradas y con

grabamos el nuevo programa generado.


A continuación elegimos procesar para ejecutar el juego de datos. Las características de la ejecución generalmente serán las siguientes:

Tras la ejecución el sistema nos emitirá un log con los avisos y errores sucedidos durante la ejecución.


Podemos confirmar tras esta ejecución que realmente la actualización ha sido correcta. En este caso, mediante la verificación de las entradas en los datos maestros de los acreedores (Transacción FK03) ó visualizando la tabla de datos maestros de acreedores general (Tabla LFA1).

Tx. FK03


Date post:	03-Jul-2015
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