Date post: | 30-Sep-2015 |
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Solutions de dmatrialisation des courriers et des factures dentreprise
Transformation PDF, OCR et reconnaissance RAD - LAD Circuits de validation des documents entre utilisateurs
HK-OUTSOURCING 29. Rue de l'Europe - 97400 - Saint Denis - E-mail: [email protected] - Standard: +33 (0)1 73 79 08 55
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WEB
Introduction aux concepts Solution complte et facile installer, pour la numrisation, le Workflow et le stockage en GED, des courriers entrants, factures et autres documents de lentreprise.
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SYSTME DE NUMERISATION PDF OCR HAUTE PERFORMANCE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS RAD LAD
STOCKAGE EN GED DES DOCUMENTS DANS LENTREPRISE
COURRIERS SORTANTS Rdaction collaborative de nouveaux courriers/rponses Editeur intgr ou documents Open Office/MS Word Workflows rdacteurs et valideurs intgrs Transformation PDF et signature avant envoi Stockage long terme dans la GED pour tous les documents
COURRIERS ENTRANTS Dfinition des services et des utilisateurs destinataires Dispatching automatique Supervision et dispatching manuel du document Accs aux documents distance avec un navigateur Web Stockage long terme dans la GED pour tous les documents
VALIDATION DE FACTURES Workflow de validation de paiement ddi OCR automatique et lecture de contenu : date, montants Signature lectronique, tampons, annotations Lien URL daccs au document partir du logiciel tiers Stockage long terme dans la GED de toutes les factures
WORKFLOWS PERSONNALISES A 3 ETAPES Pour les documents lectroniques ou scanns
Jusqu 3 bannettes squentielles avec dbranchement
Permet de signer, commenter et annoter les documents Stockage long terme dans la GED pour les documents
GED : STOCKAGE DE DOCUMENTS Gestion documentaire lectronique intgre Stocke et scurise tous vos documents Gre la numrisation, les PDF, images et fichiers Office Recherche plein texte puissante, arborescence et index Prvisualisation vignettes et PDF de tous les documents
LOGICIEL CLIENT BANNETTE Logiciel portable facile dployer Pas de droits administrateurs sur le PC des utilisateurs Le client ergonomique complte laccs par navigateur Notification de nouveaux documents en temps rel Gliss-dpos des documents dispatchs et signs
ACCES VIA NAVIGATEUR WEB Accdez tous vos documents par navigateur web Internet Explorer partir de la version 6 Firefox 3+ disponible sur PC, MAC et Linux
Intgration Adobe PDF Reader pour visualiser les documents
Architectures de serveur haute
performance pour des configurations importantes
PDF optimiss de haute qualit avec OCR
Sauvegarde rseau
intgre pour la scurit de vos
donnes
WORKFLOWS COURRIER ET FACTURE DEDIES
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Solution Courriers Entrants La mthode la plus simple pour numriser vos documents entrants, les convertir en PDF et les faire circuler entre utilisateurs via les bannettes en mode Web.
NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER
PRE-DISPATCHING ET CONTRLE PAR SUPERVISEURS
CIRCULATION DU COURRIER DANS LES SERVICES
TRACABILITE, RAPPELS ET STATISTIQUES
ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE
DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS Bannettes dentre du service pour distribution interne Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF Circulation du document entre les utilisateurs du service Renvoi du document vers les autres services Complment dindexation lentre de chaque service Rappels automatiques pour les documents en retard
PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION Gnration de PDF texte image optimise avec OCR
Lecture automatique des documents : RAD - LAD
Indexation complmentaire via bannettes dispatching
Affectation du service et des destinataires du courrier
Envoi direct aux services ou contrle des superviseurs
Tampons PDF automatiques apposs sur les courriers
ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS Archivage natif dans la GED Gestion des droits daccs automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pices jointes et des rponses aux courriers
Scanner utilisateur
OCR
Transformation PDF texte image optimise, avec
contenu OCR
Validation Dispatching Responsable
du service
Utilisateurs du service
Transfert vers les autres services
Bannette de dispatching du courrier vers le service destinataire et les
utilisateurs en charge des traitements
De 1 5 valideurs successifs dans le flux avant distribution effective du courrier
Distribution directe du courrier partir des informations
Distribution du courrier en direct depuis ltape de dispatching
Rception, contrle et dispatching du
courrier au sein du service
Traitement du courrier par les utilisateurs dans leurs bannettes personnelles
MAJ
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secrtairePensecrtairePenSolution Workflows Personnaliss La mthode la plus simple de faire circuler des documents entre utilisateurs pour validation et signature, avec une traabilit intgrale et un archivage en GED scurise.
CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES
CREATION DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES SELON MODELES
WORKFLOW DE VALIDATION A TROIS ETAPES
DEBRANCHEMENT DETAPES ET ENCHAINEMENT DYNAMIQUE
ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE
WORKFLOW A TROIS ETAPES Circulation du document entre les diffrents valideurs Dbranchement possible en fonction des index saisis Publication en fin de flux vers une application tierce Possibilit de signature PDF graphique ou lectronique Statistiques, relances et dlais de traitement Enchainement dun autre Worflow en fin de traitement
ARCHIVAGE EN GED DES FACTURES Archivage natif dans la GED
Gestion des droits daccs automatiques Dtermination du plan de classement selon index Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index
OUTILS VIRTUELS PDF Transformation PDF pour validation visuelle Ajout de tampons visuels sur la copie PDF Ajout de notes (post-it) dans la copie PDF Gestion des pices jointes justificatives associes Signature lectronique PDF Tampons PDF horodats apposs chaque tape
Document bureautique
Numrisation du document
Critre dynamique de
prsentation du document au
valideur1 Premier valideur
Publication
Possibilit de dbrancher un valideur en fonction
des index associs au document
Comportement dynamique en
fonction des index du document
Publication vers tout autre logiciel tiers
CRM, ERP, GED
Validation, annotation,
signature par le troisime valideur
de la chaine
?
Autre Worflow
?
Second valideur
Troisime valideur
? ?
Cration de documents partir de modles prdfinis
Validation, annotation, signature par le second valideur de la chaine
Indexation, contrle, annotation par le premier valideur de la chaine de traitement
Enchainement dun autre Workflow personnalisable
MAJ MAJ MAJ
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Rdaction documents Collaboratifs Rdigez vos courriers sortants ou gnrez des rponses aux courriers entrants partir de modles prdfinis, avec circuit dapprobation, de signature et enregistrement en GED.
REPONSE LIEE A UN COURRIER ENTRANT
BASE DE MODELE DE DOCUMENTS PARTAGEE
ROLES DE REDACTEUR ET APPROBATEUR DE WORKFLOW
SIGNATURE ELECTRONIQUE ET TRACABILITE DES ACTIONS
ARCHIVAGE SECURISE EN GED AU FORMAT PDF
VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE Possibilit ddition directe du document avec versioning Possibilit dajout de commentaires et renvoi au rdacteur Transfert du document entre valideurs et signataires Conversion en PDF et signature lectronique PDF Intgration de signatures graphiques dans les documents
Rappels automatiques pour les documents en retard
ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS Archivage natif dans la GED Gestion des droits daccs automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traabilit intgrale des oprations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pices jointes et des rponses aux courriers
LES MODELES DE DOCUMENTS Bibliothque partage de documents Gestion de catgories de modles de document Format Word, Excel, Powerpoint Insertion dindex la cration du nouveau document
Pour la cration de nouveaux documents Pour la rponse un courrier entrant dj numris
Lien direct entre le courrier entrant et sa rponse
LA REDACTION AVEC MS OFFICE Intgration de la suite MS Office dans les bannettes Versioning auto chaque rvision du document Bannette de suivi des documents en cours de validation
Bannette des documents accepts publier Bannette des documents refuss archivs en GED Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs
Rdaction des documents directement dans la suite MS Office
Validation et signature
Rdaction Documents accepts
Bannette de rdaction, de contrle et de modification
des documents Les documents peuvent circuler entre plusieurs valideurs et signataires
Bannette de suivi des documents en cours
de validation
Bannette des documents
accepts
Documents refuss
Rponse un courrier entrant
Nouveau document partir dun modle
Publication
Publication du document vers les logiciels externes,
CRM, GED
Transfert entre valideurs et signataires
Bannette des documents refuss
MAJ MAJ MAJ
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