20 de Outubro de 2010Sala do Senado, Reitoria da
Universidade Nova de Lisboa
Apresentação do Estudo: “Serviços Partilhados na Administração
Pública”
Sonae – Shared Services Centers
Domingos Sequeira
Patrocinadores Globais
Patrocinadores Específicos:
SONAE
SHARED SERVICES CENTERS
20 Outubro 010
Índice:
• As Empresas Sonae
• O Grupo Sonae
• Evolução dos Serviços Partilhados nas Empresas Sonae
• Sonae Centro Corporativo
• Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae
• Os Serviços Administrativos das Empresas de Retalho
Organização
Os dados e indicadores
Os processos e sistemas
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As Empresas Sonae (2009):
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
VN €7.144M; T 41.868
VN €1.283M; T 6.127 VN €5.665M; T 34.061 (R 29.221); CI 4.781M VN € 272M; T 1.652
VN €3.106M; CI 484M VN €1.132M; CI 250M VN €123M; CI 1.523M
VN €156M; T 908; CI 1.661M VN €949M; T 2.081; CI 752
VN – Volume de Negócios; T – nº de trabalhadores; CI – Capital Investido; R - Retalho
O Grupo Sonae (2009):
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Evolução dos Serviços Partilhados das Empresas Sonae:
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1995 2000 2005 2010
Funções centrais corporativas Grupo Sonae: legal, fiscal, consolidação de contas e reporting, finanças, PCG, Comunicação e Auditoria Interna
Empresas de Retalho:
. serviços partilhados administrativos, financeiros, RH, PCG, legal, sistemas de informação;
. Centralização de processos de loja: conferência de facturas de mercadorias e contabilidade;
. Implementação de sistemas: SAP R3 FI, CO, AM e RH; conferência central de facturas de mercadorias.
. Implementação de processos de EDI e outros processos de colaboração com fornecedores: encomenda, factura, price-checking, etc.
Funções centrais corporativas das sub-holdings:legal, fiscal,
finanças, PCG.
Empresas de Retalho: . Processos e sistema de Work Flow: despesas de colaboradores, aprovação de facturas de bens e serviços de consumo e imobilizado, etc... Integração do processo de conferência de facturas no ERP de negócio.. Factura electrónica, digitalização e OCR de facturas.
Sonae Indústria: . Centro de Serviços Partilhados Internacional: AP, AR, Cash & Banking, Reporting, IT.. Implementação do SAP R3: FI, CO, AM, AP, AR.
Funções centrais corporativas das sub-holdings: … + consolidação de contas e reporting.
Grupo Sonae: . Criação dos Serviços Partilhdos do Centro Corporativo; fusão dos serviços do CC de Retalho com os serviços do CC da Holding: Adm, Finanças, RH, IT, Legal, Fiscal, PCG, AGR.
Sonae Sierra: . Centro de Serviços Partilhados para a Europa: administrativo-financeiro; Recursos Humanos, IT.
Funções centrais corporativas das sub-holdings: … + Auditoria Interna e Gestão de Risco
Geral: Serviço de Arquivo Central para todas as Empresas Sonae (capacidade para 500.0000 pastas); gestão em outsourcing
Sonae Sierra: IT, SAP R3 FI, CO, AP, AR, RH e SAP Real Estate.
Sonaecom: Serviços partilhados administrativo-financeiros, RH, Legal, Regulação, Instalações, etc.
Sonaecom: IT, SAP R3 FI, CO, AM, AP, AR e RH
Sonae Capital: . SSC SC: administrativo-financeiro; Recursos Humanos, IT; Implementação de SAP R3 FI, CO, AM.. SSC Grupo Selfrio: administrativo-financeiro; Recursos Humanos, IT.
Empresas de Retalho: . Factura electrónica, gestão documental e document handling.. SAP SRM (Procure to Pay) para bens e serviços de consumo e imobilizado;. Integração negócio Carrefour Portugal e Boulanger em Espanha.. Internacionalização para Espanha: Worten, SportZone e ZippyProjecto do
Manual de Procedimentos das Empresas do Grupo Sonae
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Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae:
CC Sonae Sonae Sierra Sonaecom Sonae Industria Sonae Capital Total
Serviços Todos Todos Todos Todos Todos -
Empresas 90 80 31 50 83 334
Nº Países 5 6 14 9 2
Facturas Clientes 35,311 95,214 1,192,494 479,321 1,275,634 3,077,974
Facturas Fornecedores 2,800,000 66,724 161,016 388,246 61,115 3,477,101
Nº items imobilizado 659,366 17,913 660,813 23,715 30,356 1,392,163
Nº contas bancárias 443 205 192 141 149 1,130
Nº contas fornecedores 99,322 8,231 342,514 69,939 5,325 525,331
Nº contas clientes 2,720 5,365 1,334,176 30,524 3,705 1,376,490
Nº registos contabilisticos 44,000,000 846,149 6,580,461 10,557,263 1,934,119 63,917,992
Legenda:
Serviços: AF-Administrativo e fiscal, TF-Tesouraria e Finanças; RH-Recursos Humanos; IT-Sistemas, Legal, AGR-Auditoria Interna e Gestão de Risco; O-Outros
Sonae Centro Corporativo (2009)
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Sonae Centro Corporativo (2009)
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Os Serviços Administrativos de RetalhoOrganização
Direcção Serviços
AdministrativosControlo e
Desenvolvimento
Gestão de Activos
Contas a Pagar e Suporte Negócio
Consolidação de
Contas
Contas a Receber,
Stock,FrontOffice
Escritórios Internacion
ais
Contabilidade Empresas
Serviços
Contabilidade Empresas
Retalho
•Gestão Documental
• Conferência Facturas
• Despesas Colaboradores
• Pagamentos
•Gestão Fornecedores
• Registo e Capitalização de Activos
• Movimentação de Activos
• Inventariação de Activos
• Accounts Receivables
• Processamento Recebimentos
• Controlo de Crédito
• Stocks
• Receitas Comerciais
• Operações Front-Office
• Contabilidade Geral
•Conciliação de Terceiros e bancos
•Reporte Estatutário
• Contabilidade Geral
•Reporte Estatutário
• Conciliação Intra-Grupo
• Consolidação de contas
• Sistemas de Consolidação
• Contabilidade Geral
•Suporte Local Front-Office
•Processamento.Recebimentos
•Reporte Estatutário
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Os Serviços Administrativos de RetalhoBenchmark
7.580 7.661 7.4447.052 6.857 6.550 6.726 6.638 6.685 6.922
80468575
0,343%0,375%
0,32%0,30%0,28%
0,26%0,26%0,24%
0,22%0,19%0,18%0,18%
0,000%
0,100%
0,200%
0,300%
0,400%
6.000
8.000
10.000
12.000
14.000
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
k€ Peso da DSA no VNS/ Fee Imobiliário
Orç_SF % VN
0,18%
De acordo com benchemarck internacional da Deloitte, Optimising Finance & Accounting Operations, de Setembro 2008
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Total de 2M Unidades Total de 2.5M Unidades Total de 2.8M Unidades
NOTA: Não incluídas as facturas de lançamento manual
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Os Serviços Administrativos de RetalhoDados: Total de Facturas de Fornecedores
Mercadorias83%
Serviços7%
Viagens10%
2008
Mercadorias81%
Serviços9%
Imobilizado1%
Viagens9%
2009
Mercadorias75%
Serviços9%
Imobilizado1%
Viagens15%
2010
+20,25%
+13,64%
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51,94% Mercadorias 63,64% Mercadorias 71,54% Mercadorias
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Os Serviços Administrativos de RetalhoDados: Percentagem de Factura Electrónica
+8% +3%
Factura Electrónica
43%
OCR57%
2008
Factura Electrónica
52%
OCR48%
2009
Factura Electrónica
55%
OCR45%
2010
13
35 39
44
2008 2009 2010
M L
ança
men
tos
Os Serviços Administrativos de RetalhoDados: Lançamentos em SAP
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+ 12,87
%
+ 13,62
%
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas
Processos com elevados níveis de eficiência:
Gestão Documental (Document Handler)
Factura Electrónica (EDI e FE)
Retek (RIM – Invoice Matching)
Workflows (Despesas, Facturas Viagens, B&S)
SAP SRM (Procure-to-pay)
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: Document Handler - Monitorização
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: Factura Electrónica - Integração
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ERP Internos(RMS / SAP)
RPLogistico
(EXE)
Transporte de
integraçãoBizTalk
XML
• Ordem de compra• Relatório de Inventário• Nota de recepção• Nota de débito
• Ordem de compra VMI• Aviso de Expedição•Factura Electrónica
Arquivo Electrónico
Gateway / Router
ERP de integração
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: Factura Electrónica
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Fornecedor Sonae
Físico
Electrónico
Vantagens
Redução dos custos associados ao processamento manualRedução dos custos associados à impressão, arquivo e envio
Transparência dos processos de negócio
Recepção de facturas, através de um sistema de gestão, sem qualquer intervenção humana
Eliminação do risco de extravio de facturas
Redução dos custos directos envolvidos na emissão de papel, portes e consumíveis
entre 0,70€ e
1,84€ por factura
Redução nos custos directos envolvidos de
recepção, tratamento e arquivo
entre 3€ e 10€ por factura
Fonte: APDSI – Estudo da factura electrónica –Instrumento da Sociedade da Informação
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: Factura Electrónica
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Curiosidade Publicação Online / envio EDI de Avisos de débito / crédito. (AtéOutubro 2010)• 585.000 documentos (2 pag. no min)• 2350 resmas de papel, equivalente a cerca de 500 árvores• Com um custo médio de 1,80 € por envio de um documento com aviso de recepção, evita-se um gasto de cerca de:
• 585.000 envelopes• 585 tinteiros pretos (30€ cada)• 1.062.000 € (no total de custos)
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: Workflows
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Os Serviços Administrativos de RetalhoProcessos e Sistemas: SAP SRM - Overview do Processo
O módulo SAP SRM é uma ferramenta de gestão baseada numa plataforma de compras de bens e serviços em ambiente web, integradocom outros módulos de SAP, o que torna o processo “Procure-to-Pay” mais eficiente.
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