8/19/2019 SOP Dashboard v1

1/20

 

Standard perational Procedure 

(Sistem Informasi project management GCC)

Prepared For :

DIVISI GCC PT TELKOM INDONESIAJl. KH. Mas Mansyur Kav. 121, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10220, Indonesia

Prepared By :

Ahmad Khoirudin

Khoirudin241@gmail.com

Create On : March, 2016 

8/19/2019 SOP Dashboard v1

2/20

 

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................................................................... 2

Chapter 1 ................................................................................................................................................... 3

Overall Description ................................................................................................................................... 3

1.1 Definisi ...................................................................................................................................... 3

1.2 Deskripsi Singkat ....................................................................................................................... 3

1.3 Project Scope ............................................................................................................................ 4

1.4 Assumptions and Dependencies ............................................................................................... 5

Chapter 2 ................................................................................................................................................... 6

Fitur Aplikasi Sistem Informasi .................................................................................................................. 6

Dashboard Delivery Monitoring System ................................................................................................... 62.1 Halaman Login Aplikasi Speed ........................................................................................................ 6

2.2 Halaman Beranda Aplikasi .............................................................................................................. 7

2.3.1 Create Project ................................................................................................................... 8

2.3.2 Edit Project ........................................................................................................................ 9

2.3.2.1 Edit Project Mitra ........................................................................................................ 10

2.3.2.2 Edit Statement of work ............................................................................................... 11

2.3.2.3 Activity Planning .......................................................................................................... 12

2.3.2.4 Activity realisasi........................................................................................................... 15

2.3.2.5 Time Plan Project ........................................................................................................ 18

2.3.2.6 Kurva S Project ............................................................................................................ 19

2.3.2.7 Upload Document ....................................................................................................... 20

8/19/2019 SOP Dashboard v1

3/20

 

Chapter 1

Overall Description

1.1 Definisi

Dokumen ini adalah buku panduan atau Standard Operating Procedure untuk digunakan oleh

user, dalam menjalankan Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System

dalam lingkungan aplikasi GCC TELKOM.

1.2 Deskripsi Singkat

Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System merupakan jawaban dari

kebutuhan program fulfillment GCC sebagai bagian dari DIT EBIS yang bertanggung jawab untuk

melaksanakan program utama DIT EBIS terkait service excellent yaitu “Excellent Project

Management”. 

Gambar 1.1 Program Fulfillment

Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System ditetapkan sebagai

masterpiece program untuk enhancing service delivery through Excellent Project Management.

Sementara Aplikasi eksisting dirasa kurang efektif karena terlalu banyak effort yang dibutuhkan

oleh seorang PM untuk proses pelaporan implementasi, analisa dan evaluasi project yang

menjadi bagian dari pekerjaan seorang project manager, hal ini mengingat banyaknya

pekerjaan utama seorang Project manager yaitu memastikan proses aktivasi project berjalan

8/19/2019 SOP Dashboard v1

4/20

 

dengan baik, berkoordinasi dengan unit terkait dan melakukan eskalasi apabila terjadi kendala

dan lain lain.

1.3 Project Scope 

Secara garis besar aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System ini harusmemiliki beberapa fasilitas sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System merupakan tools yang berfungsi

untuk pengawalan aktivasi project secara end to end mulai dari proses alokasi alpro

(provisioning) sampai closed SO layanan (delivery) sampai tahap reportingnya.

2. Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System dapat diambil manfaatnya

oleh :

a. Project Manager (PM) sebagai pengawal order spesifik

b. Manager Service Delivery sebagai pengendali seluruh order

c. Account Manager sebagai pemilik project

d. OSM/GM sebagai management

e. Product Owner sebagai pelaksana aktivasi orde di lapangan

f. Mitra sebagai pelaksana aktivasi prder (layanan VSAT) atau pelaksana proses integrasi

(mitra router)

3. Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System dapat menampilkan kurva S

progress pengawalan project

4. Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System dapat mengakomodasikan alert

kendala project ke unit terkait (email/sms)

5. Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System dapat meresume data order berupa

report rekap transaksi order project/dashboard untuk keperluan :

a. Laporan progress harian status pengawalan aktivasi lin k per projct secara real timetransaksi di Tennos (OGP oeder dan closed order, wireline dan VSAT)

b. Laporan progress integrasi (apabila integrasi menjadi scope of work project)

c. Laporan Progress pengumpulan berita acara (apabila BA menjadi scope of work project)

d. Laporan Progress untuk dipresentasikan dalam operational revoew (OR) mingguan

8/19/2019 SOP Dashboard v1

5/20

 

6. Dapat menampilkan report evaluasi aktivasi project terkait sasaran mutu (MTTP dan MTTI)

yaitu rata-rata durasi penyelesaian proses deliver (activation order) serta task-task yang

membutuhkan durasi penyelesaian terlama

7. Monitoring Sistem (Performansi, backup, resource, tuning & balancing)

8. Dokumentasi dan transfer knowledge.

1.4 Assumptions and Dependencies

Kriteria penerimaan akhir adalah tersedianya Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery

Monitoring System pada waktu yang disepakati degan fungsional sesuai ruang lingkup yang

dipersyaratkan untuk setiap tahapan dan memiliki performansi yang prima serta dilengkapi

dokumen yang diperlukan.

8/19/2019 SOP Dashboard v1

6/20

 

Chapter 2Fitur Aplikasi Sistem Informasi

Dashboard Delivery Monitoring System

2.1 Halaman Login Aplikasi Speed

Deskripsi :

Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System merupakan suatu sistem yang

dibangun TELKOM ditetapkan sebagai sebagai masterpiece program untuk enhancing service

delivery through Excellent Project Management.

Langkah Menjalankan Aplikasi :

a.  Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System dapat di akses pada

URL: delivery.telkom.co.id dan tampilan aplikasi adalah sebagai berikut :

Gambar 2.1 Halaman Login Dashboard

b.  Login pada Aplikasi Sistem Informasi Dashboard Delivery Monitoring System:

a.  Inputkan Username dan Password

b.  Jika salah satu tidak tepat akan menampilkan pesan kesalahan.

c.  Jika username dan  password valid maka anda akan menuju ke halaman beranda

aplikasi

Sistem Informasi Project Management Dives Application (Speed Application) dan dapat

mengakses menu – menu yang tersedia.

8/19/2019 SOP Dashboard v1

7/20

 

2.2 Halaman Beranda Aplikasi

Deskripsi :

Halaman beranda Dashboard Delivery Monitoring System dapat diakses jika user telah berhasil

login. Home atau halaman beranda pada Aplikasi Delivery Monitoring System menampilkan My

Dashboard yang berisi gambar grafik project yang sedang berjalan maupun project yang harussegera diselesaikan.

Langkah Menjalankan Aplikasi :

a.  Login pada Aplikasi project Management. Jika username dan password valid maka akan

menuju halaman beranda Dashboard Delivery Monitoring System.

Gambar 2.2 Halaman Beranda Dashboard Delivery Monitoring System

b.  Setelah user melakukan Login maka akan menuju ke halaman My Dashboard Delivery

Monitoring System. Pada Menu Dashboard terdapat :

1.  Summary status project yang terdapat di Divisi Government Service

2.  Menu utama yang berisi Main dashboard, Project, Report, dan Configuration

8/19/2019 SOP Dashboard v1

8/20

 

2.3 Project

2.3.1  Create Project

Deskripsi :

Create Project adalah menu yang digunakan untuk membuat project yang baru.

Langkah – Langkah :

1.  Klik List Project di main dashboard

Gambar 2.3 Main Dashboard

2. 

Klik Add Project

Gambar 2.4 Tutorial menambahkan data project

8/19/2019 SOP Dashboard v1

9/20

 

3.  Isi Form Data Project

Gambar 2.5 Form ProjectNote: Isi data secara lengkap data diatas, lalu klik save untuk menyimpan project.

2.3.2  Edit Project

Deskripsi :

Edit Project adalah menu yang digunakan untuk melakukan update pada setiap

project.

Langkah-langkah :

1.  Klik project list seperti langkah pada saat create project.

2. 

Klik project yang ingin diedit, lalu klik button edit seperti gambar berikut

Gambar 2.6 Tutorial edit project

8/19/2019 SOP Dashboard v1

10/20

 

3.  Setelah klik edit akan muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 2.7 Tutorial edit project

Berikut merupakan penjelasan detail mengenai item yang dapat diedit dalam project sebagai

berikut:

2.3.2.1 Edit Project Mitra

Deskripsi:

Berisi daftar mitra yang berhubungan dengan project yang sedang berjalan.

Setiap project akan memiliki mitra yang bekerja sama dalam menyelesaikan

project. User mampu memilih mitra maupun menambahkan mitra yang ada

di menu configuration.

Gambar 2.8 Tutorial add mitra project

8/19/2019 SOP Dashboard v1

11/20

 

Langkah langkah :

1.  Klik button add project mitra

2.  Isi form data mitra of project

3.  Klik save project mitra

Maka hasilnya sebagai berikut:

Gambar 2.9 hasil add mitra of project

2.3.2.2 Edit Statement of work

Deskripsi :

Merupakan daftar pekerjaan utama pada project yang sedang berjalan. User

dapat menambahkan SOW apa saja yang ada pada planning. User juga

mampu melakukan input secara detail SOW dimulai dari nama kegiatan,

Jumlah kegiatan, Satuan kegiatan, Start date dan End date pekerjaan seperti

gambar berikut:

Gambar 2.10 edit statement of work

8/19/2019 SOP Dashboard v1

12/20

 

Langkah langkah:

1. Klik button add project statement of work

2.  Isi form data statement of work

3. Klik save statement of work

Maka hasilnya sebagai berikut:

Gambar 2.11 hasil edit statement of work

Note: Statement of Work dapat ditambahkan dengan mengulang langkah-langkah seperti tutorial diatas.Selain Add Statement SOW user juga mampu melakukan edit maupun delete sesuai dengan tutorial di

atas.

2.3.2.3 Activity Planning

Deskripsi:

Informasi planning project yang berisi aktivitas detail pada Statement of

Work (SOW). User mampu melakukan input secara detail kegiatan menjadi

sub aktivitas. Selain itu user juga mampu melakukan edit dan delete aktivitas.

Tampilan dashboard untuk activity planning sebagai berikut:

Gambar 2.12 tampilan activity planning

Note : Pada update menu activity planning terdapat dua langkah yang bisa dilakukan yaitu :

1. 

Isi data melalui form untuk activitas berupa orang, unit, nomor, set, paket, user/posisi

2. 

Upload data excel untuk aktivitas berupa titik dan lokasi

8/19/2019 SOP Dashboard v1

13/20

 

Langkah langkah update melalui form:

1.  Klik button salah satu activity yang ada

2.  Klik add new activity

3.  Isi form data activity planning

4. 

Klik save statement of work

Gambar 2.13 activity planning melalui form

Maka hasilnya akan sebagai berikut :

Gambar 2.13 hasil input activity planning melalui form

8/19/2019 SOP Dashboard v1

14/20

 

Langkah langkah update melalui upload data:

1.  Siapkan data proyek dalam excel sebagai berikut :

Gambar 2.13 form data excel untuk upload

2.  Save excel tersebut sesuai dengan nama aktivitas untuk memudahkan

reporting dan download data excel

Gambar 2.13 activity planning melalui upload

3.  Kembali lagi kedalam dashboard dan klik activity yang sesuai dengan

data excel

4. 

Klik Statement of Work yang akan ditambahkan aktivitasnya

5.  Klik add activity

6.  Browse untuk mendapatkan data yang akan diupload

7.  Klik data yang akan diupload

8. 

Klik open9.  Maka akan terlihat file yang akan diupload pada bar

10. Klik upload item

8/19/2019 SOP Dashboard v1

15/20

 

Apabila diinput sesuai dengan tutorial di atas maka hasilnya sebagai berikut :

Gambar 2.14 hasil upload aktivitas

Note : Input semua data planning aktivitas yang ada sesuai dengan tutorial diatas.

2.3.2.4 Activity realisasi

Deskripsi:

Activity realisasi berisi Informasi aktivitas-aktivitas yang telah diselesaikan

yang mengacu pada activity planning. Dari sub aktivitas planning bisa

dilakukan update realisasi yang akan membandingkan planning activity

dengan reaalisasi. Tampilan activity realisasi sebagai berikut:

Gambar 2.15 Update activity realisasi

Untuk melakukan realisasi bisa diupdate secara real time setiap harinya maupun setelah

aktivitas tersebut dilakukan. Pada update menu activity realisasi juga terdapat dua langkah

yang bisa dilakukan yaitu :

1.  Isi data melalui form untuk aktivitas berupa orang, unit, nomor, set, paket, user/posisi

2.  Upload data excel untuk aktivitas berupa titik dan lokasi

8/19/2019 SOP Dashboard v1

16/20

 

Langkah langkah update realisasi melaui form:

Gambar 2.16 Tutorial update realisasi progress

1.  Klik aktivitas yang akan diupdate

2.  Klik Update Realisasi Progress

3.  Isi update progress yang telah diselesaikan

4.  Pilih tanggal aktivitas tersebut telah selesai

5.  Isi keterangan mengenai progress (Optional)

6.  Klik update realisasi progress

Note : Hasil dari update bisa dilihat pada tab timeplan dan kurva S

Langkah langkah update realisasi melalui upload data excel :

1.  Buka data planning yang telah dibuat, lalu tambahkan satu kolom dengan judul

“Closed” yang menandakan aktivitas tersebut telah selesai pada tanggal tersebut. 

Gambar 2.17 Data excel update realisasi

2.  Save excel tersebut sesuai dengan nama aktivitas untuk memudahkan reporting

dan download data excel.

8/19/2019 SOP Dashboard v1

17/20

 

3.  Kembali lagi kedalam dashboard dan klik activity yang sesuai dengan data excel

Gambar 2.18 Tutorial Upload realisasi progress

4.  Klik Statement of Work yang akan diupdate realisasinya

5.  Klik Update realisasi progress

6.  Browse untuk mendapatkan data realisasi yang akan diupload

7.  Klik data yang akan diupload

8.  Klik open

9.  Maka akan terlihat file yang akan diupload pada bar

10. Klik upload item

Special case :

Pada saat melakukan update realisasi pada saat real time maupun input dalam jumlah yang

banyak aka nada kemungkinan dalam melakukan kesalahan input. Maka dari itu ditambahkan

satu button untuk melakukan undo dalam proses input. Tombol undo ini hanya bisa digunakan

untuk menghapus aktivitas yang terakhir di input. Maka dari itu user harus teliti dalam

melakukan input dan selalu melakukan check setelah melakukan input. Berikut langkah-langkah

dalam melakukan undo pada realisasi :

8/19/2019 SOP Dashboard v1

18/20

 

Gambar 2.19 Tutorial Cancel realisasi progress

1. 

Pilih aktivitas yang akan di undo

2.  Klik cancel realisasi progress

3.  Klik “yes” untuk eksekusi undo 

2.3.2.5 Time Plan Project

Deskripsi : Time Plan proyek digunakan untuk melakukan validasi yang berbentukgant chart yang memiliki informasi mengenai status aktivitas pada proyek. Gambar

dibawah ini akan menjelaskan detail dari timeplan.

Gambar 2.20 Contoh Time Plan Project

8/19/2019 SOP Dashboard v1

19/20

 

Keterangan :

: Aktivitas tersebut dalam keadaan “Open” berarti aktivitas tersebut

belum memiliki progress

: Aktivitas tersebut dalam keadaan “Lead” berarti aktivitas berjalan

sesuai dengan planning: Aktivitas tersebut dalam keadaan “Lag” berarti aktivitas berjalan

mendekati end date yang berpotensi menyebabkan project delay

: Aktivitas tersebut dalam keadaan “Delay” berarti aktivitas telah

melewati tanggal planning

: Aktivitas tersebut dalam keadaan “Close” berarti aktivitas telah

dilaksanakan

2.3.2.6 Kurva S Project

Deskripsi :

Kurva S Project merupakan kurva perbandingan antara bobot pekerjaan dengan

waktu. Kurva tersebut dibagi menjadi dua kurva yaitu kurva planning dan kurva

realisasi. Disini user dapat membandingkan dan memonitoring progress project

antara planning dengan realisasi. Gambar berikut merupakan contoh kurva s:

Gambar 2.21 Contoh kurva s project

Keterangan : Dari gambar diatas dapat dilihat kurva dibagi menjadi dua garis, kurva hijau

menandakan planning dari project dan biru merupakan garis realisasi. Kurva S juga dapat

8/19/2019 SOP Dashboard v1

20/20

disimpan dengan cara melakukan klik pada download chart atau melihat secara langsung

dengan klik preview chart.

2.3.2.7 Upload Document

Deskripsi:Upload dokumen merupakan fitur dari dashboard monitoring system yang

digunakan untuk menyimpan file=-file yang berhubungan dengan project. Tipe file

yang dapat diupload bisa berupa gambar, data word, data excel, rar, dan lain-lain.

Berikut merupakan tutorial upload document :

Gambar 2.22 Tutorial upload document project

Langkah – langkah :

1. 

Klik button add

2.  Beri keterangan nama document

3.  Klik browse untuk mencari dokumen

4.  Pilih dokumen yang akan di upload

5.  Klik open

6.  Document yang diupload telah muncul

7.  Klik Upload

Maka Hasilnya sebagai berikut :

Gambar 2.23 Hasil dari upload document