SPA ManualQA

GES_QA_MAN_Usuario_31900.1_V0.5 1/78 Corporate quality department

Manual del Usuario

FULLSTEP QA


Índice

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................... 4

2 OBJETIVO ............................................................................................ 4

3 ACCESO A FULLSTEP QA ....................................................................... 5

3.1 OPCIONES ........................................................................................ 5 3.2 SEGURIDAD ...................................................................................... 6

4 HOMOLOGACIÓN PROVEEDORES .......................................................... 8

4.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................. 8 4.2 CRITERIOS DE ENTRADA ........................................................................ 8 4.3 ENTRADAS ........................................................................................ 8 4.4 CRITERIOS DE SALIDA .......................................................................... 8 4.5 SALIDAS .......................................................................................... 8

5 GESTIÓN DE CERTIFICADOS ................................................................ 9

5.1 ACCESO A CERTIFICADOS ....................................................................... 9 5.1.1 Materiales ................................................................................ 9 5.1.2 Tipos de certificados ................................................................ 10 5.1.3 Proveedores ........................................................................... 10 5.1.4 Fechas “desde / hasta”. ........................................................... 12

5.2 SOLICITAR CERTIFICADOS .................................................................... 14 5.3 ENVIAR CERTIFICADO ......................................................................... 16

5.3.1 Cumplimentación por el proveedor ............................................ 17 5.3.2 Campos disponibles ................................................................ 18

5.4 RENOVAR CERTIFICADOS ..................................................................... 20 5.5 DESPUBLICACIÓN MANUAL DE UN CERTIFICADO ............................................ 20 5.6 GESTIÓN DE VERSIONES ...................................................................... 21

6 VALORACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................... 22

7 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ........................................................ 22

8 RANKING DE PROVEEDORES .............................................................. 22

9 INDICE GENERAL DE CALIDAD ........................................................... 22

9.1 DEFINICIÓN Y FORMULAS ..................................................................... 22 9.2 CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE DESEMPEÑO ................................................. 22

10 GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES ................................................. 23

10.1 SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES .................................................... 23 10.1.1 Configuración de Filtros ........................................................... 24 10.1.2 Estados No conformidades ....................................................... 25

10.2 ALTA DE NO CONFORMIDAD .................................................................. 25 10.3 CAMPOS DISPONIBLES ........................................................................ 26 10.4 EDITAR Y REABRIR NO CONFORMIDADES DE OTRO USUARIO ............................. 32 10.5 PUNTO DE VISTA DEL PROVEEDOR (FULLSTEP PORTAL) ............................... 32

10.5.1 Consulta de no conformidades cerradas ..................................... 34 10.6 SEGUIMIENTO DE UNA NO CONFORMIDAD ................................................... 34

10.6.1 Gestión de acciones correctivas, preventivas,… ........................... 34 10.7 CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD ............................................................ 35 10.8 PETICIÓN DE REVISIÓN DEL CIERRE DE UNA NO CONFORMIDAD .......................... 37 10.9 APROBACIÓN DEL CIERRE DE UNA NO CONFORMIDAD ..................................... 37 10.10 REAPERTURA DE UNA NO CONFORMIDAD ................................................. 38 10.11 GESTIÓN DE INCIDENTES LOGÍSTICOS. .................................................. 38

11 PARÁMETROS DE USUARIO ............................................................. 39


12 PARÁMETROS GENERALES .............................................................. 40

12.1 PERIODO DE ANTELACIÓN EN RECORDATORIOS POR EXPIRACIÓN DE FORMULARIO ..... 40 12.2 CONVERTIR PROVEEDORES POTENCIALES EN PROVEEDORES DE QA ..................... 40 12.3 GESTIÓN DE NOTIFICACIONES POR MODIFICACIONES EN MATERIALES ................... 41

13 PANEL DE PROVEEDORES ............................................................... 42

13.1 FILTROS ........................................................................................ 42 13.1.1 Filtro por Material ................................................................... 43 13.1.2 Búsqueda de proveedores ........................................................ 43 13.1.3 Filtro por Tipo de proveedor ..................................................... 43

13.2 PANEL DE CALIDAD. ........................................................................... 44 13.2.1 Botón “Imprimir/Exportar” ....................................................... 44 13.2.2 Botón “Enviar email a proveedores” ........................................... 45 13.2.3 Ordenar por ........................................................................... 46 13.2.4 Clasificación de proveedores: potenciales vs. reales ..................... 46 13.2.5 Acceso a la puntuación de proveedores ...................................... 46

14 ACCESOS DIRECTOS Y GESTIÓN DE ALERTAS ................................. 50

14.1 ACCESOS DIRECTOS Y GESTIÓN DE ALERTAS .............................................. 50 14.1.1 Manual del Usuario ................................................................. 51 14.1.2 Certificados............................................................................ 51 14.1.3 Alta de No Conformidades ........................................................ 55 14.1.4 No Conformidades Abiertas ...................................................... 55 14.1.5 No Conformidades pendientes de revisar cierre ........................... 58 14.1.6 Panel de Calidad ..................................................................... 60 14.1.7 Mandar mails desde los accesos directo ..................................... 65

15 NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS DEL SISTEMA ............................. 68

15.1 TIPOS DE NOTIFICACIONES ENVIADAS POR EL SISTEMA: .................................. 68 15.1.1 Aviso de Solicitud de Certificado ............................................... 68 15.1.2 Aviso de Expiración de certificados ............................................ 68 15.1.3 Aviso de Alta de No Conformidad .............................................. 68 15.1.4 Aviso de Proximidad de las Acciones Correctivas ......................... 69 15.1.5 Aviso de Modificación de cambios en la No Conformidad ............... 69 15.1.6 Aviso de Cierre de No Conformidades ........................................ 69 15.1.7 Aviso de Reapertura de una No Conformidad ............................. 70 15.1.8 Aviso de Anulación de una No Conformidad ................................ 70 15.1.9 Aviso por cambio en la calificación ............................................ 71

15.2 CONSULTA NOTIFICACIONES ENVIADAS ..................................................... 71

16 HOMOLOGACIÓN DE MUESTRAS INICIALES- PPAP ......................... 72

16.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................ 72 16.2 DOCUMENTACIÓN A APORTAR ................................................................ 72 16.3 SOLICITAR LA DOCUMENTACIÓN PARA LA HOMOLOGACIÓN DE MUESTRAS INICIALES . 72 16.4 ENVIAR SOLICITUD ............................................................................ 72 16.5 VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ........................................................ 73 16.6 SEGUIMIENTO DE LAS SOLICITUDES ......................................................... 74 16.7 ELIMINAR UNA SOLICITUD .................................................................... 75 16.8 VISTA DEL PROVEEDOR ....................................................................... 75

17 GESTIÓN DE AUDITORÍAS .............................................................. 77

17.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................ 77 17.2 AUDITORÍAS DE SISTEMA ..................................................................... 77 17.3 AUDITORÍAS DE PROCESO .................................................................... 77

18 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................... 78


1 Introducción FULLSTEP QA es el entorno de trabajo utilizado por GESTAMP, que permite a sus usuarios valorar y evaluar en continuo la calidad de sus proveedores a través de un método y de variables medibles predefinidas por GESTAMP en el Manual de Calidad Gestamp para Proveedores de material directo. Dicha valoración y evaluación continua se tomará en cuenta para la adjudicación de nuestros procesos de compras o la pérdida de negocio derivado de una valoración negativa. Para realizar dicha tarea, el entorno soporta, entre otras funciones, la gestión de Certificados, de Homologación de Muestras Iniciales- PPAP (MI), de Auditorías y de las No Conformidades.

2 Objetivo Dar una visión detallada del entorno de gestión al usuario GESTAMP, de forma que éste pueda aprovechar al máximo sus funcionalidades, y así contribuya más eficiente y eficazmente a dicha valoración y evaluación continua de los proveedores.

ADMINISTRADOR GESTAMP

Configuración de formularios para certificaciones, Auditorías, Homologación muestras Iniciales‐PPAP, Tasa de Servicio, PPM y No Conformidades.

Configuración de usuarios de

calidad. Configuración de materiales de

calidad.

Configuración de variables de calidad.

CALIDAD PLANTA GESTAMP Gestión de Certificaciones. Gestión de Auditorias. Gestión de Homologación de MI‐

PPAP Gestión de No Conformidades. Calificación de proveedores.

PROVEEDORES Gestión de Certificaciones. Gestión de Auditorias. Gestión de Homologación de MI‐

PPAP Gestión de No Conformidades. Calificación de proveedores.


3 Acceso a FULLSTEP QA El Acceso a FULLSTEP QA siempre lo haremos a través del navegador Internet Explorer e introduciendo la siguiente URL de acceso http://pm.gestamp.com/fsnweb

En la página de bienvenida, deberemos introducir nuestras claves (código de usuario y contraseña) y pulsar “Acceder” para validarnos en el sistema. Una vez validados y en función de nuestro perfil de seguridad nos podremos encontrar con las siguientes opciones de Menú.

_ Panel de Proveedores. _ Materiales. _ Certificados. _ No Conformidades. _ Notificaciones _ Parámetros. _ Unidades de Negocio.

3.1 Opciones Si accedemos por primera vez al módulo QA, es conveniente revisar las opciones de usuario, y modificar aquellos valores que creamos conveniente. Estos valores hacen referencia al idioma del QA, formatos aplicables a fechas y números (separadores y número de decimales) y cambio de formato de comunicaciones e idioma.


Para guardar nuestra configuración, pulsaremos el botón “Aceptar”.

3.2 Seguridad Esta funcionalidad permite a los usuarios modificar su clave de acceso al entorno web. Para ello tenemos que acceder al menú de “Seguridad”.

Para poder modificar la contraseña debemos introducir la contraseña actual y la nueva contraseña*. *NOTA: Siguiendo la Política de Contraseñas definida por GESTAMP las nuevas claves de acceso deben tener una longitud mínima de 6 dígitos y una vigencia máxima de 1 año.


Llegada la vigencia máxima definida por GESTAMP, el Sistema nos mostrará la siguiente pantalla para que cambiemos la contraseña

Para guardar cualquier cambio realizado pulsaremos para finalizar el botón “Aceptar” y el sistema nos confirmará que el cambio se ha realizado con éxito:


4 Homologación Proveedores

4.1 Introducción

La homologación tiene como finalidad establecer los mínimos exigidos a los proveedores para su inclusión en el listado de proveedores del Grupo GESTAMP y su seguimiento durante el posible suministro de una o varias familias de productos.

4.2 Criterios de Entrada (Consultar el Manual de Calidad Gestamp para Proveedores Material Directo)

4.3 Entradas

Las certificaciones configuradas y por tanto las que podremos solicitar a nuestros proveedores son,

ISO TS 16949. ISO 9001 ISO 14001 ISO 17025

4.4 Criterios de Salida

(Consultar el Manual de Calidad Gestamp para Proveedores Material Directo)

4.5 Salidas (Consultar el Manual de Calidad Gestamp para Proveedores Material Directo)


5 Gestión de Certificados

5.1 Acceso a certificados

Los usuarios con permisos de acceso al módulo QA podrán gestionar las distintas certificaciones disponibles para los proveedores de GESTAMP. Seleccionamos la opción “Certificados.”

A continuación, aparecerá el listado un listado con la información referente a todos los certificados de proveedor. Este listado podrá ser filtrado atendiendo a diferentes criterios, que se describen en los puntos siguientes. Los parámetros de filtrado que se pueden aplicar pueden ser uno o varios simultáneamente.

5.1.1 Materiales Se deberá seleccionar el/los materiales que se quieren visualizar, a través del desplegable y su posterior selección.


5.1.2 Tipos de certificados Esta opción permite filtrar el tipo de documento a mostrar en el listado:

5.1.3 Proveedores Esta opción permite seleccionar los proveedores a mostrar. Para la búsqueda de un proveedor concreto hay que pulsar en el botón que tiene dibujada una lupa:

Se abrirá una nueva ventana donde podremos buscar al proveedor por,

Código de compañía Denominación y/o CIF.

El signo del porcentaje “%” nos servirá para buscar los proveedores, en caso de no conoces el nombre o código exacto. Ejemplos Por Código de Compañía


Si conocemos el comienzo del Código del proveedor poniendo “ESB8%” y pulsando “Buscar” nos aparecerán todos los proveedor que tengan un CIF con ese inicio.

Si buscamos el proveedor por el nombre (FULLSTEP), poniendo el comienzo y el signo “%” (FULL%) ó el final y el signo “%” (%STEP) y pulsamos “Buscar” nos aparecerán todos los proveedores del criterio de la búsqueda. Por Denominación

Por CIF Seguiremos el mismo criterio para buscar a un proveedor por su CIF,


Para el resto de opciones, basta con pulsar sobre cualquiera de ellas y se quedará marcada. NOTA: Por defecto siempre tendremos la casilla “todos los proveedores” marcada.

5.1.4 Fechas “desde / hasta”. Este filtro permite acotar la búsqueda en función de las fechas mostradas a continuación:

Ejemplos Queremos sacar un listado de todos los proveedores de GESTAMP que tienen el Certificado ISO TS 16949 Los criterios de búsqueda en este caso serán,

Pulsaremos en botón “Buscar” y obtendremos un listado de proveedores como este


Si además quisiéramos incluir todos los proveedores que NO tienen el certificado TS 16949 (están en curso o nunca se lo hemos pedido) los filtros de búsqueda en este caso serán,

El listado obtenido es este,

Es decir, en función de los valores del filtro especificado obtendremos la lista de proveedores/certificados que cumplen los requisitos en el momento de la búsqueda. Veamos los campos de la ventana en detalle,


1. Filtro especificado. 2. Acciones disponibles. 3. Acceso a los datos del certificado. Pulsando en la celda correspondiente a la columna “Estado” ó “Tipo de certificado”, entramos en el detalle del formulario para un proveedor en concreto.

1. El campo fecha de cumplimentación nos indica la fecha de necesidad por nuestra parte y por tanto el plazo dado al proveedor para darnos respuesta.

2. La fecha de des publicación es la fecha en que el certificado ya NO aparecerá

más en el portal. Esta fecha es optativa. Si queremos que siempre esté disponible debemos sacar este campo del Selector de Campos tal y como se muestra en el print.

NOTA: Si el certificado está publicado en el portal, ninguno de sus campos se podrá modificar desde QA.

5.2 Solicitar certificados

La solicitud de los certificados ISO se realiza desde el departamento de calidad central. Para solicitar que uno o varios proveedores cumplimenten uno de los certificados disponibles, hay que:

1. Seleccionar el proveedor o proveedores en la casilla “Sel” 2. Pulsar en el botón “Solicitar”

En la imagen siguiente, vamos a solicitar el certificado ISO 9001, a varios proveedores


Los proveedores en el portal de compras, tendrán disponible el certificado para cumplimentarlo.

3. Seleccionar una fecha límite de cumplimentación y si aplica de des-

publicación

NOTA: En este caso podemos marcar como el check para establecer la fecha límite configurada por el administrador del Sistema para no tener que hacerlo en cada caso.

4. Resultado de la publicación A continuación, se nos indicará si la publicación de formularios se ha realizado correctamente o no.

El proveedor que tenemos como contacto de calidad recibirá una notificación vía e-mail


5.3 Enviar certificado Enviar un certificado, equivale a solicitar el certificado al proveedor, con la opción adicional de editar el certificado antes de enviarlo. Hay que seleccionar el proveedor o proveedores en el panel.

1. Selección de proveedor/formulario

2. Relación de contacto de calidad

Por defecto se muestra el contacto del proveedor que en FULLSTEP GS está marcado como del departamento de calidad, pero el usuario podrá elegir otro contacto de la lista si lo desea.

3. Indicar la fecha límite de cumplimentación

NOTA El plazo máximo para que un proveedor de GESTAMP cumplimente un Certificado será de 60 días desde la fecha de su publicación.


4. Resultado de la publicación

Nos aparecerá una venta de confirmación del envío como la que se muestra,

5.3.1 Cumplimentación por el proveedor Por su parte, el proveedor gestiona todas las solicitudes del QA desde su área privada del portal de proveedores (https://purchasingarea.gestamp.com) una vez ha introducido sus claves de acceso.

Éste se posicionará sobre la pestaña “Calidad” “Certificados”

Desde el menú “Certificados” tiene acceso, entre otros, a la lista de certificaciones, solicitadas desde el departamento de calidad de GESTAMP.


Pulsando en el enlace Certificado (en el ejemplo ISO 9001, 16949), el proveedor accederá al detalle del mismo.

La fecha de cumplimentación es la fecha de necesidad marcada por GESTAMP. Por defecto serán 60 días aunque esta fecha es editable. Si pasada esta fecha el proveedor no ha cumplimentado el certificado deberá solicitar una ampliación de la fecha al peticionario.

5.3.2 Campos disponibles En negrita y con (*) se indican los datos obligatorios: Fecha de obtención/expiración: Campos tipo fecha. Para indicar la fecha de obtención y expiración del certificado respectivamente, sólo tenemos que buscar el mes y año y pulsar sobre el día.

Certificado adjunto: Campo tipo adjunto. En este campo el proveedor deberá adjuntar el documento que evidencia su certificación. Para ello, deberá pulsar el botón “…” Fecha de renovación: Campo tipo fecha. Para indicar la fecha estimada de renovación del certificado. NO es obligatorio. Entidad certificadora, Alcance y Número de certificado: Campo de tipo alfanumérico. El proveedor indicará la Entidad Alcance y Número del certificado en cada caso.


A continuación hay que pulsar el botón “Añadir”, mapear el documento y pulsar “Aceptar”

El proveedor NO podrá enviar el Certificado hasta que los campos obligatorios estén debidamente cumplimentados. Si éste intentara enviar y faltara algún campo obligatorio, le aparecería un mensaje como el siguiente,

Desde el botón "Guardar sin enviar”, los datos introducidos quedan almacenados, de manera que se puede salir de las páginas del portal, sin perderlos.


Con el botón "Enviar datos”, se envía la información al departamento de calidad.

El usuario de QA peticionario recibirá una notificación vía e-mail avisándole del nuevo formulario cumplimentado como el que se muestra a continuación

5.4 Renovar certificados

Tenemos la opción de ampliar la fecha de des publicación de un certificado en el portal. La renovación se efectúa cuando detectamos que la des publicación está próxima y los proveedores, por alguna razón justificada no van a poder responder a tiempo. Al renovar el certificado, deberemos indicar la nueva fecha de des publicación. NOTA: La des publicación automática de un formulario provocará la eliminación de la información que el proveedor pueda tener guardada en el portal sin enviar.

5.5 Despublicación manual de un certificado

Accediendo al detalle del certificado de un proveedor, podemos despublicarlo del portal, simplemente deseleccionando la casilla verificación.


Si el proveedor en el portal ha cumplimentado parte de los datos y están guardados pero sin enviar, desde el QA no los vemos. Al intentar despublicarlo, el sistema nos avisa del hecho:

5.6 Gestión de versiones

Las distintas modificaciones de datos que se realizan en un certificado quedan registradas en el sistema, como versiones del certificado. Por ejemplo, cuando el usuario de calidad envía el certificado a un proveedor y cumplimenta alguno de sus datos, está generando una versión del mismo. Además, cada vez que el proveedor modifica datos desde el portal y envía, genera otra nueva versión. Si existe más de una versión, el sistema mostrará una lista desplegable para poder consultar la información de cada una de ellas:

En la lista, aparece el usuario/proveedor que realizó la modificación junto con la fecha y hora en la que se efectuó. “Eliminar”: El usuario podrá eliminar las versiones del formulario en cualquier momento. NOTA Este hecho puede tener repercusión directa sobre la puntuación del proveedor ya que el certificado puede estar ligado a una variable de calidad, con lo que la puntuación automáticamente pasaría a ser “vacía” para esa variable de calidad.


6 Valoración y Evaluación de Proveedores (Consultar punto 3 del Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo)

7 Evaluación de Proveedores (Consultar apartado 4 del Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo)

8 Ranking de Proveedores (Consultar punto 5 del Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo) NOTA: Si el proveedor está calificado como “C” o valor “-1” en el IGC: ante cualquier proceso de selección en la plataforma de compras GESTAMP (FULLSTEP GS), aparecerá un icono advirtiendo al comprador de la situación desfavorable en CALIDAD de dicho proveedor.

9 Indice General de Calidad

9.1 Definición y formulas

(Consultar punto 5.2.1 del Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo)

9.2 Cálculo del porcentaje de desempeño (Consultar apartado 5.2.2 y 5.2.3 del Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo)


10 Gestión de No Conformidades

10.1 Seguimiento de No Conformidades

Los usuarios con permisos de acceso al módulo QA podrán enviar no conformidades a los proveedores a través de la siguiente opción de menú:

El panel principal para gestionar no conformidades, se organiza de la siguiente forma:

Sección 1. Alta de una nueva no conformidad. Sección 2. Búsqueda avanzada. Pulsando sobre los criterios de búsqueda avanzada podremos buscar por “Título”, “Tipos”, “Fechas” entre otros. Sección 3. Lista de no conformidades. Nos aparece información genérica sobre las mismas. En función de los permisos que tengamos asignados veremos todas las no conformidades registradas en el sistema, las emitidas por nuestro departamento, o nuestra Unidad de Negocio de QA divididas por Estados. Ejemplo: En la imagen del print vemos que el usuario está viendo las que están en estado “Abiertas”. Sección 4. Esta nueva funcionalidad nos permite configurar filtros personalizados de tal forma que podamos ver y/o buscar información por campos de las No Conformidades.


10.1.1 Configuración de Filtros Para añadir filtros pulsaremos sobre la pestaña “Anadir Filtros”.

Y se nos abrirá una pantalla como esta.

Formularios: En el campo Formulario indicaremos la no conformidad sobre la que queremos realizar el Filtro (Alertas, Incidentes 1, 2 o 3, Incidencias Logísticas)

Nombre del Filtro: Indicaremos el Título que queremos para nuestro filtro.

Filtro por defecto: Indicaremos si queremos que sea nuestro filtro por

defecto o no. Para terminar nos queda decidir los campos que queremos que tenga nuestro filtro y el orden en el que queremos que se nos muestre. Esto lo haremos desde esta pantalla.

Como ayuda, a medida que hagamos cambios y seleccionemos los campos, el Sistema nos muestra un ejemplo en la parte inferior del aspecto que presentará nuestro Filtro.

Si queremos variar el orden de los campos sólo tenemos que desplazar la columna a la nueva posición.

Configurado el Filtro pulsaremos el Botón “Aceptar”


Y a volver al visor de No Conformidades veremos nuestro nuevo filtro en la parte superior

10.1.2 Estados No conformidades

• Guardadas. No conformidades que todavía no se han emitido al proveedor. Están en fase borrador.

• Abiertas: No conformidades que el usuario ha dado de alta (bien las de su departamento, las de su unidades organizativas o todas las del sistema), en función de los permisos configurados para cada usuario.

• Anuladas: Son aquellas No Conformidades que tras ser emitidas se comprueba que NO son computables al Proveedor. Para poder Anular una No Conformidad deberemos indicar las causas que justifiquen el cambio de estado. Una vez anulada la No Conformidad éste NO computa en la calificación del Proveedor.

• Cierre eficaz dentro de plazo: No conformidades que el usuario ha dado de alta y se han cerrado positivamente antes de la fecha límite de cumplimentación.

• Cierre eficaz fuera de plazo. No conformidades que el usuario ha dado de alta y se han cerrado positivamente después de la fecha límite de cumplimentación.

• Cierre no eficaz: No conformidades cerradas negativamente. • Pendientes de revisar: No conformidades pendientes de la Aprobación

final del revisor para el cierre.

10.2 Alta de no conformidad Para comunicar una No Conformidad a un proveedor, seleccionaremos del desplegable el tipo de No Conformidades disponibles para el usuario.


Seleccionaremos el tipo de No Conformidad que deseemos comunicar y, a continuación pulsaremos el botón Alta de no conformidad.

10.3 Campos disponibles

A través del marcado o desmarcado del check “Solicitar acciones”, disponible en cada pestaña de los diferentes tipos de No Conformidad, el peticionario hará que le lleguen al proveedor la solicitud de las diferentes acciones. El usuario de QA deberá rellenar los campos del formulario. Como mínimo deberá rellenar los campos obligatorios (marcados con un * y en negrita). Los campos contemplados en una no conformidad son:

A cumplimentar por GESTAMP

1. Identificación del fallo o incidencia: A cumplimentar por GESTAMP.

Proveedor y contacto, descripción incidencia, planta afectada, pieza, nivel de

ingeniería, fecha de detección, tipo de fallo, lote, albarán, nº piezas

chatarreadas , piezas retrabajadas, responsable de la No Conformidad.

La siguiente imagen nos muestra los campos de la No Conformidad de un Incidente

de Nivel 1, 2 ó 3.

Una vez introducida toda la información necesaria, podremos pulsar sobre el botón de Emitir.


2. Peso bruto: Como usuarios de QA uno de los campos que tenemos que

comprobar es el campo “Peso Bruto” este campo nos indicará si la referencia

sobre la que abrimos el artículo viene en piezas o en Kilos.

3. Para emitir la No Conformidad daremos los siguientes pasos

• Seleccionar el artículo

• Comprobar y seleccionar en el Campo “Peso Bruto” (Obligatorio): Si

la referencia nos viene en piezas (peso bruto=0) o en Kilos (peso

bruto≠0)

• Introducir los campos que computarán en PPM:

i. Si el campo Peso Bruto es = 0 Introduciremos Piezas

retrabajadas/chatarreadas

ii. Si el campo Peso Bruto es ≠ 0 seleccionaremos el peso

e introduciremos los Kilos retrabajados / chatarreados


• Al pulsar en “Calcular” el Sistema calculará de forma automática las

Piezas defectuosas que computarán en PPM

4. Plazos límite para las acciones (los carga por defecto el sistema pero son

editables)

Acciones inmediatas: Plazo máximo de respuesta del proveedor 48

horas de la fecha de alta (la carga por defecto el sistema)

Acciones correctivas: Plazo máximo de respuesta del proveedor 7 días

Acciones preventivas: Plazo máximo de respuesta del proveedor 30

días.

a. Análisis final: Conclusiones y verificación de la eficacia de las acciones

tomadas por el proveedor.

b. Cargos: Cargos asociados a la NC.

A cumplimentar por el Proveedor

c. Acciones inmediatas: Acciones de contención. Descripción de la acción,

Responsable, Fecha inicio, Fecha fin y Fin de acción. Tiempo máximo de

respuesta 48 horas.

d. Acciones correctivas: Acciones definitivas. Descripción de la acción,

Responsable, Fecha objetivo, Causa raíz, Fin de Acción. Tiempo de respuesta

7 días máximo

e. Acciones preventivas: Acciones de prevención. Descripción de la acción,

Responsable, Fecha inicio, Fecha fin y Fin de Acción. Tiempo de respuesta 30

días máximo.


f. Análisis final: A cumplimentar por el proveedor las cuestiones indicadas en

la pestaña.

NOTA: Toda solicitud de ampliación/modificación en los tiempos de respuesta definidos por GESTAMP, debe tramitarse directamente con el Departamento de Calidad de la planta responsable de la No Conformidad.

“Notificados Proveedor”: Primero debemos seleccionar el campo “Proveedor”. Una vez seleccionado en el campo “Notificados Proveedor” se mostrará un desplegable con todos los contacto de ese proveedor. Podremos seleccionar uno o varios contactos de un mismo proveedor.

Los contactos que tengan el check activado recibirán mail del alta de la No Conformidad y los cambios asociados. “Notificados Internos”: Puede que la No Conformidad afecte a otros Departamentos de GESTAMP. Para avisarles el sistema permite notificar el alta en interno. Pulsaremos sobre la Lupa par que se nos muestren los contactos* y seleccionaremos de la ventana emergente los “Notificados Internos”


*NOTA: La lista de distribución dependerá de los permisos asociados al usuario y a su perfil. Posibles restricciones asociadas al perfil

“Comentarios”: Si lo deseamos, podremos escribir comentarios para el proveedor. Este campo “comentario” de apertura. Aparecerán en el mail que le llegará al proveedor de apertura de una No Conformidad y en el visor de seguimiento con el

icono “ . Este comentario no podrá ser modificado con posterioridad. “Resolver antes de”: Podremos indicar la fecha para la cual la no conformidad debe estar resuelta. Será la fecha a tener en cuenta para considerar que el cierre se efectúa dentro o fuera de plazo. Esta fecha será igual o posterior al plazo límite del cierre de todas las acciones preventivas y correctivas. Cuando ya tenemos la No Conformidad debidamente cumplimentada, pulsaremos el botón “Emitir” y el Sistema nos indicará que ha sido emitida correctamente

Histórico de Notificaciones Para poder saber las notificaciones enviadas por el Sistema (notificados automáticos), en la propia No Conformidad tenemos a nuestra disposición un visor con el histórico de notificaciones enviadas y una columna donde veremos


Asunto Remitente Receptor Fecha de envío Estado del envío

Para acceder al cuerpo del mail enviado, sólo tenemos que posicionarnos sobre el mail y pulsar para que se nos muestre

En la parte inferior podremos editar el mail y reenviarlo en su caso la información que consideremos oportuna. Notificación de alta de no conformidad al proveedor: El proveedor recibirá un correo con el aviso de que le han emitido una nueva no conformidad:


10.4 Editar y Reabrir No Conformidades de otro usuario

El Sistema permite que los usuarios, por permisos1, puedan editar y reabrir incidencias de otros usuarios. Para ello sólo tenemos que acceder a la No Conformidad. Si tenemos permisos los campos de la No Conformidad nos aparecerán como editables y sólo tenemos que pulsar el botón “Guardar”. Para Reabrir pulsaremos en botón “Reabrir” de la cabecera que se muestra a continuación

En ambos casos todos los cambios quedarán registrados en el campo de versiones

10.5 Punto de vista del proveedor (FULLSTEP PORTAL) Una vez el proveedor haya recibido el mail de No Conformidad, entrará al portal para gestionarla. Pulsará en Calidad No Conformidades. Se mostrarán la relación de No Conformidades emitidas y abiertas para el proveedor.

1 En función a la configuración de seguridad asignada a cada usuario.


Para gestionar la No Conformidad, pulsará sobre ella para ver la información relativa a la misma.

Si se le hemos solicitado acciones, deberá entrar a cada una de las secciones configuradas e introducirá la información solicitada.

Para ello, el proveedor deberá pulsar el Botón “Añadir línea” y cumplimentar los campos vistos en el apartado 8.3 Hasta que no tenga todos los campos que hemos configurado como “obligatorios” cumplimentados, éste no podrá enviar la respuesta,

Una vez cumplimentados los datos, deberá pulsar el botón “Enviar datos” para que los reciba el usuario de calidad. El sistema generará automáticamente una respuesta, confirmando que el envío de datos se ha realizado correctamente.


10.5.1 Consulta de no conformidades cerradas Para acceder a la relación de no conformidades que se encuentran cerradas, el proveedor debe pulsar en el enlace situado en la parte superior derecha de la página.

Veremos cada una de las no conformidades y si el cierre ha sido positive o negativo. Se puede consultar el detalle de cada una de ellas.

10.6 Seguimiento de una no conformidad Se podrán consultar y modificar datos de una no conformidad emitida al proveedor. Por defecto, el sistema visualiza la última versión de una no conformidad. Si modificamos y guardamos, el sistema comprobará que el proveedor no tenga datos guardados sin enviar en el portal. Si no tiene, generará una nueva versión de no conformidad. Si el proveedor tiene datos guardados sin enviar, avisará al usuario de que si continua dichos datos se borrarán, dándole a elegir entre seguir o no.

A diferencia de los certificados, las no conformidades no podrán despublicarse a menos que el usuario las elimine. El sistema siempre cargará la última versión de datos disponible, y desde el despegable se podrá “consultar” los datos de las distintas versiones anteriores.

10.6.1 Gestión de acciones correctivas, preventivas,…

Gestión de versiones


Las acciones solicitadas al proveedor, se revisan accediendo a la pestaña correspondiente y se podrán aceptar o rechazar.

Tanto al aprobar como al rechazar una acción, el sistema nos solicita que introduzcamos un comentario a la acción. Muy importante en este punto pulsar en el botón “Guardar” para que se almacenen los cambios efectuados. Al guardar (si alguna acción ha cambiado de estado interno), el sistema enviará un email al proveedor notificándole este hecho. En el portal el proveedor podrá consultar las últimas modificaciones realizadas desde QA. Estados acciones Los estados internos posibles en los que puede encontrarse una acción:

1. Sin revisar 2. Aprobada 3. Rechazada 4. Finalizada sin revisar 5. Finalizada y revisada

Cuando el proveedor da de alta la acción por primera vez, se encuentra en estado “Sin revisar”.

Cuando el peticionario la aprueba, pasa a Aprobada Cuando el peticionario la rechaza, pasa a Rechazada De aprobada puede pasar también a Rechazada y viceversa. Cuando el proveedor la marca como finalizada, pasa a Finalizada sin revisar. Cuando el peticionario la aprueba pasa a Finalizada y revisada.

Estado origen Acción Estado destino

Sin revisar Aprobar Aprobada

Finalizada sin revisar Aprobar Finalizada y revisada

Finalizada y revisada Rechazar Rechazada

Rechazada Aprobar Aprobada

Sin revisar Rechazar Rechazada

10.7 Cierre de la No conformidad Cuando todas las todas las acciones están finalizadas y revisadas el usuario procederá al cierre de la no conformidad.


NOTA Si el usuario tiene la opción de seguridad “Permitir cerrar no conformidades aunque no estén finalizadas” activa, podrá cerrar la no conformidad independientemente del estado de sus acciones. En función de las gestiones realizadas por el proveedor, el cierre será “eficaz” (positivo) o por el contrario, “no eficaz” (negativo).

En cualquiera de los dos tipos de cierre, el sistema nos da la opción a introducir un comentario al cierre y a continuación nos aparecerá el resumen con la acción efectuada.

Se enviará un mail al proveedor, en el cuerpo del mensaje, además de los datos generales de la no conformidad, se incluyen los comentarios introducidos. Las no conformidades cerradas, no se pueden modificar. La no conformidad quedará despublicada del portal, y sus datos los podrá consultar el proveedor a través del enlace…


10.8 Petición de revisión del cierre de una No conformidad El usuario de calidad que está gestionando una no conformidad, puede solicitar que otra persona del departamento apruebe el cierre de la misma. Seleccionando una persona de la lista REVISOR

NOTA: Solo aquellos usuarios de QA con el permiso “Permitir revisar los cierres de no conformidades” activo aparecerán en la lista de revisores. De la lista total de usuarios revisores disponibles, es posible que aparezca una lista restringida a los usuarios de la misma unidad organizativa o departamento que el usuario que lo solicita. Al efectuar el cierre, el sistema nos avisa de que el cierre quedará pendiente de ser supervisado por el usuario designado.

El revisor recibirá un mail de aviso, con los comentarios que le indiquemos en la ventana anterior. La no conformidad quedará en estado Pendiente de revisar cierre.

10.9 Aprobación del cierre de una No conformidad

El revisor accederá a la no conformidad y procederá a aprobarla o rechazarla.


En este punto se envían un correo al usuario QA que solicitó la revisión, avisándole de la acción realizada. Si el cierre se aprueba, el proveedor recibirá un mail, avisándole del cierre de la no conformidad.

10.10 Reapertura de una no conformidad

Una no conformidad cerrada puede reabrirse. Quedará de nuevo activa, y podrá gestionarse de nuevo. NOTA Solo aquellos usuarios de QA con la opción “permitir reabrir no conformidades cerradas” activa, tendrán disponible esta opción. El perfil de seguridad de un usuario QA, lo asigna el administrador del FULLSTEP GS

10.11 Gestión de Incidentes logísticos. Los incidentes logísticos se gestionan a través de la pestaña No conformidades, podrán llevar o no una solicitud de plan de acción al proveedor dependiendo de la naturaleza del mismo y a decisión del peticionario. En los casos en los que lleven un plan de acción aparejado se gestionarán de modo análogo al descrito en el apartado anterior para los incidentes de calidad. En los casos en los que no se requiera el envío un plan de acción asociado, el usuario de QA debe desmarcar la opción de solicitar acciones con el fin de que no llegue la solicitud relativa a las mismas al proveedor.

Los campos de obligada cumplimentación para el usuario de QA son:

- Número de envíos incorrectos. - Tipo de defecto logístico.

El resto de los campos comprenden información adicional que puede ser incluida o no.


11 Parámetros de usuario NOTA: Si en su instalación de QA, no está activa la asignación de variables a materiales o unidades de negocio, esta opción NO aparecerá disponible.

Esta opción hace referencia a la forma en que se seleccionan las variables del panel de proveedores. Por defecto aparece de manera manual que significa el usuario, a través de la ventana selector de campos, indica qué variables de calidad desea visualizar en cada momento. La forma automática significa que se mostrarán las variables correspondientes al material y unidades de negocio seleccionadas en el filtro. Los distintos materiales de calidad tienen asociadas diferentes variables, es decir, se puede evaluar a los proveedores de manera distinta según los materiales que suministran. Se seleccionarán de manera automática las variables según el material seleccionado, de manera que si volvemos a la ventana de filtro y cambiamos de material/unidad de negocio, se cambiarán automáticamente las variables seleccionadas. NOTA: Para aquellas variables que no están asignadas a ningún material ni unidad de negocio, es decir, puntúan para todos los proveedores de todos los materiales, se deberán seleccionar/deseleccionar de manera manual en el selector de campos. Si se desea mostrar alguna variable que no se haya mostrado, porque está en un nivel inferior o no coincide con el filtro, se podrá usar el selector de campos, pero si se guarda no influirá en la siguiente selección que se hará automáticamente según el filtro, como se ha explicado en la página.


12 Parámetros generales

A aquellos usuarios a quienes se les haya dado permisos (los asigna el administrador de FULLSTEP GS) podrán acceder a los parámetros generales de configuración de QA.

Es importante destacar que los cambios que se efectúen en este apartado afectarán al funcionamiento del QA para todos los usuarios. Vamos a ver en detalle, las distintas opciones que aparecen en este apartado.

12.1 Periodo de antelación en recordatorios por expiración de formulario

Desde esta opción se indica con qué antelación se envía un mail a los proveedores con formularios próximos a caducar. Esta opción aparece si se tiene el permiso de seguridad “Permitir modificar el período de antelación para considerar los formularios próximos a caducar” activo.

12.2 Convertir proveedores potenciales en proveedores de QA

Si queremos que el sistema de manera automática convierta a un proveedor potencial en proveedor real de QA, se puede seleccionar una de las opciones de la imagen.


Un proveedor potencial, si se le adjudica un proceso automáticamente se convertirá en proveedor real. Esta opción aparece si se tiene el permiso de seguridad “Permitir modificar el modo de traspaso de proveedores al panel de calidad” activo.

12.3 Gestión de notificaciones por modificaciones en materiales

Se puede configurar el envío de avisos a los usuarios de QA cuando se producen modificaciones que les pueden afectar.


13 Panel de proveedores Pulsando “Panel de proveedores” podemos consultar las calificaciones de los distintos proveedores.

13.1 Filtros

Para acceder a la puntuación y a la ficha de cada proveedor, es obligatorio introducir al menos un criterio de búsqueda o filtro, para localizar al menos a un proveedor. Podemos filtrar por los distintos apartados que vemos a continuación.

• Materiales • Variables de Calidad • Proveedores • Puntuaciones • Unidad de Negocio / Plantas del Grupo Gestamp.

Debemos indicar algún criterio de búsqueda, en caso contrario nos aparecerá el siguiente mensaje de aviso:

A continuación revisamos los distintos filtros disponibles.


13.1.1 Filtro por Material Al seleccionar un material de QA, restringimos la lista de proveedores a aquellos que gestionan el material seleccionado, ninguno más.

13.1.2 Búsqueda de proveedores Si conocemos los caracteres iniciales de la denominación de proveedor, las escribimos en el cuadro de texto correspondiente y a continuación pulsamos en el

botón de búsqueda (Si queremos que se muestre la lista completa de todos los proveedores, pulsaremos sobre el botón de buscar directamente) Nos aparece la siguiente ventana con los proveedores coincidentes:

Si conocemos el código, denominación o CIF del proveedor, también podemos escribirlos en los campos habilitados, y a continuación pulsar el botón .

Pulsando en cualquiera de los campos del proveedor (código, denominación, CIF) lo seleccionamos. Volvemos a la ventana de filtro con la selección y ya se puede pulsar en el botón “CARGAR”.

13.1.3 Filtro por Tipo de proveedor El filtro por proveedor, aplica a las siguientes características del proveedor de calidad:

• Proveedor Potencial

Calificamos así a aquellos proveedores que todavía NO están siendo gestionados por el departamento de calidad. Un proveedor que no es potencial, se denomina real o proveedor del panel de calidad. • Proveedor de baja


Si se cancela la relación comercial con un proveedor determinado, lo marcaremos como baja lógica. Con esto conseguiremos que desaparezca del panel, salvo que indiquemos de manera explícita que queremos trabajar con él.

• Mostrar todos los proveedores. Se mostrarán TODOS los proveedores, independiente de si son reales o potenciales.

• Mostrar sólo los del panel de calidad.

Se mostrarán los proveedores que NO tienen la marca de potencial.

• Mostrar sólo proveedores potenciales. Se mostrarán los proveedores que tienen la marca de potencial.

Al marcar la casilla de verificación “Incluir proveedores dados de baja” indicamos que incluya en el subconjunto de proveedores resultado de aplicar los diferentes filtro, aquellos que estén marcados como baja lógica.

13.2 Panel de calidad.

A continuación, vemos un ejemplo del panel de proveedores.

13.2.1 Botón “Imprimir/Exportar” Disponemos de dos formatos de exportación de la información del panel de calidad:

• Excel • PDF


Si pulsamos en cualquiera de las dos opciones, a continuación aparecerá la siguiente ventana, en la que elegiremos abrir el archivo o guardarlo en disco.

La información que se muestra en el archivo exportado, es igual a la que se visualiza en el panel en el momento de la exportación.

13.2.2 Botón “Enviar email a proveedores” Se puede hacer un envío de correos a la lista de proveedores que tenemos disponible. A continuación se abre una ventana, con la misma relación de proveedores. A aquellos que seleccionemos se enviará un mail. La dirección del proveedor también se puede incluir de manera manual en caso de que fuese necesario.


13.2.3 Ordenar por Es posible clasificar la lista por cualquiera de las columnas del panel, para ello, hay que seleccionar el criterio en la lista de desplegable.

13.2.4 Clasificación de proveedores: potenciales vs. reales Como ya hemos indicado anteriormente, los proveedores que NO tienen la casilla “Potencial” seleccionada, se consideran proveedores reales o del panel de calidad. El icono que aparece a la izquierda de la denominación del proveedor nos indicará si el proveedor e Potencia “P”, de Calidad “Q” o de baja “B” NOTA: Solamente aquellos usuarios con el permiso de seguridad “Permitir gestionar el mantenimiento de proveedores de QA” activo tendrán esta funcionalidad habilitada. El perfil de seguridad de un usuario QA, lo asigna el administrador del FULLSTEP GS

13.2.5 Acceso a la puntuación de proveedores


Pulsando en el enlace con el nombre del proveedor, accedemos a su ficha. Por columnas, vamos a analizar los distintos datos que configuran la ficha de calidad del proveedor.

Variables. En la parte izquierda de la ventana tenemos las distintas variables de calidad y las sub-variables que la componen. Puntuación. (Ver apartado “Evaluación del proveedor) Es el valor numérico de la variable se obtiene aplicando la fórmula recogida en el Manual de Calidad de proveedores de material directo. (Consultar apartado 5.2 del Manual de Calidad de proveedores de material directo)

. Calificación. (Ver apartado “Ranking de Proveedores”) Las calificaciones a las variables en función de los rangos de valores de la misma. Pulsando sobre el botón del Gráfico, nos aparecerán las calificaciones del proveedor para cada variable.


Última actualización.

Si pulsamos el botón del calendario podremos ver la fecha de la última actualización de la puntuación del proveedor en cada una de sus variables.

Según escriba una puntuación, el sistema le mostrará la calificación que le corresponda, en función de los rangos que tenga definidos. “Recalcular puntuación” Cuando el usuario modifique las variables Manuales, los totales de sus variables padre variarán, con lo que para mostrar dicha actualización el usuario deberá usar el comando “Recalcular puntuación”. “Almacenar puntuación”


Es el botón que utilizaremos para guardar las puntuaciones introducidas por el usuario. Al guardar los valores, el sistema recalcular los valores de las variables superiores que estén implicadas en la fórmula de cálculo. NOTA Con el fin de facilitar la lectura de puntuaciones en el panel de calidad, cuando la puntuación sea la de por defecto porque la variable no afecta al proveedor por material, en vez de mostrar la puntación vamos a dejar la puntación en blanco. “Calculo de PPM” En los campos que dan el valor de PPM, tanto mensual como acumulado, en el caso que no haya datos de piezas entregadas y sí de piezas rechazadas para un proveedor, al no poder realizarse el cálculo el sistema devolverá el valor 9999.


14 Accesos Directos y Gestión de Alertas

14.1 Accesos Directos y Gestión de Alertas Con los accesos directos se facilita en gran medida la labor de los usuarios pues pueden acceder a, certificados, alta de no conformidades directamente desde la página de Inicio Para acceder a los accesos directos, una vez en el entorno fsnweb, pulsaremos el botón “Añadir más información” como se muestra a continuación

Al pinchar el botón “Añadir más información” se muestra una nueva pantalla con todos los accesos directos disponibles en la plataforma, y que el usuario puede configurar en su página de inicio. El interfaz de la pantalla es el siguiente:

En cada icono se mostrará una breve descripción de la finalidad del mismo. Cuando se pulse el botón “Añadir” aparecerá el texto “Añadido” como se muestra a continuación:

Por defecto, los accesos directos se añadirán en la parte superior izquierda. Podemos modificar su ubicación moviéndolos en la propia página de inicio


NOTA Las posiciones posibles se marcan con una barra horizontal. Al moverlo y posicionarlo sobre la posición de la barra, éste se quedará en la nueva posición.

14.1.1 Manual del Usuario En la página de configuración de la página de inicio hemos incluido la posibilidad de descargar manuales de usuario:

NOTA: El usuario tendrá a su disposición los manuales de aquellos productos a los que tenga acceso.

14.1.2 Certificados La primera vez que lo añadimos, aparece vacío pues no tenemos criterios de búsqueda seleccionados.

Pulsaremos sobre el icono del lápiz para configurar la información que queremos ver: Serán configurables:


• El título: Por defecto “Certificados”

• El ancho: Por defecto 300 (máximo 500)

• El número de certificados a mostrar: si no se especifica se muestran todos.

• Días que quedan para la fecha de despublicación.

Se muestra una lista con las siguientes opciones:

o Vacío

o sobrepasada

o 1 día o <

o 2 días

o 3 días

o 4 días

o 5 días

o 6 días

o 1 semana

o 2 semanas

o 3 semanas

o 1 mes

Ejemplos: Si no seleccionamos ninguna opción no se tendrá en cuenta la fecha de despublicación.


Ejemplos: Si seleccionamos un valor se obtendrán los certificados cuya diferencia entre el día de hoy y la fecha de despublicación sea la opción marcada.

NOTA

Si se selecciona un valor para la fecha de despublicación ordena los certificados por fecha de despublicación de más cercana a menos.

• Fecha de actualización

Esta opción muestra los certificados cuya última versión se haya generado en los valores del campo disponible:

o En el ultimo día

o Hace 2 días

o Hace 3 días

o Hace 4 días

o Hace 5 días

o Hace 6 días

o Hace 1 semana

o Hace 2 semanas

o Hace 3 semanas

o Hace 1 mes

• Filtrar por estado de los certificados

o Sin respuesta por parte del proveedor Certificados sin fecha de respuesta

o Con datos guardados por el proveedor sin enviar Sin enviar

o Con certificado El campo certificado con valor “Sí”

o Expirados Aquellos con la fecha de expiración sobrepasada.

o Próximos a expirar Que quede el tiempo marcado en parámetros de QA para la expiración del certificado

o Publicados fecha de publicación vigente

o Despublicados fecha de despublicación vigente.

o Solicitados Certificados que hayan sido solicitados.

o Renovados Certificados que hayan sido renovados.

o Enviados Certificados que enviados al proveedor por el usuario de QA.

• Filtrar por tipo de certificado

Muestra un listado con los tipos de no certificados publicados y que no estén de baja lógica.

• Peticionario

Opciones:

o Todos Mostrar todos los certificados que el usuario ha emitido o puede ver aplicando si las tiene, las restricciones de consulta.


o Del usuario Mostrar solo los certificados solicitados/renovados/enviados por el usuario.

• Filtro por tipo de Proveedor: El sistema también nos permite filtrar por tipo de Proveedor (Potencial, de Calidad, de Baja …)

NOTA:

Si no se ordena por fecha de despublicación se ordena por fecha de actualización de mayor a menor

La información que se muestra es: El título en la cabecera y como primer texto. El número total de certificados. Si se ha establecido un número de certificados a mostrar y el total supera este número, mostrar el botón “Ver siguientes”. Por cada certificado se mostrarán los siguientes datos (todos ellos serán un enlace al detalle del certificado.)

• Denominación del proveedor.

• Título/Tipo del certificado. Si no tiene título muestra el tipo.

• Estados del certificado tal y como vienen en el filtro. Se mostrará una lista de los estados que cumpla ya que todos no son excluyentes

• Fecha de expiración. Si son certificados expirados o próximos a expirar


• Fecha de despublicación. No mostrar si se ha introducido un valor en el filtro fecha de despublicación.

• Última actualización: Fecha de la última versión.

• Peticionario

14.1.3 Alta de No Conformidades Lo que se muestra son los tipos de No Conformidades disponibles para el usuario. Cada tipo de no conformidad es un link de alta para ese tipo.

Una vez lo hemos añadido a nuestra página de Inicio, pulsaremos sobre el icono del lápiz para poder configurarlo. La configuración se reduce a

• Título

• Ancho del elemento (máximo 500)

14.1.4 No Conformidades Abiertas Tiene como finalidad que el usuario pueda obtener diferentes vistas de las no conformidades abiertas según el estado de las mismas, de sus acciones, de los días que quedan para su fecha de resolución, de si se han efectuado o no cambios en los últimos días... La primera vez que lo añadimos, aparece vacío pues no tenemos criterios de búsqueda seleccionados.


Pulsaremos sobre el icono del lápiz para configurar la información que queremos ver

Son configurables:

• El título: Por defecto “No conformidades abiertas”


• El número de no conformidades a mostrar:

Si no se especifica se muestran todas.

• Días para la fecha límite de resolución

o Vacío

o sobrepasada

o 1 día o <

o 2 días

o 3 días

o 4 días

o 5 días

o 6 días

o 1 semana


o 2 semanas

o 3 semanas

o 1 mes

Si se chequea esta opción se mostrarán las no conformidades cuya última versión, se haya generado en la fecha límite seleccionada.

• Filtrar por estado de las no conformidades

o Pendientes de emitir /Guardadas

o Sin respuesta por parte del proveedor

No conformidades emitidas. No coformidades abiertas y sin fecha de respuesta,

o Con acciones pendientes de revisar por el peticionario.

o Con acciones pendientes de finalizar por el proveedor.

o Con acciones pendientes de finalizar por el peticionario.

o Pendientes de cerrar.

o Pendientes de revisar cierre

• Filtrar por tipo de no conformidad

Muestra los tipos de no conformidades publicadas y que no estén de baja lógica.

• Peticionario

Opciones del combo:

o Todas

Mostrar todas las no conformidades que el usuario ha emitido o puede ver aplicando si las tiene, las restricciones de consulta.

o Del usuario

• Unidad de negocio

Muestra las Unidades de Negocio posibles (respetando los permisos configurados para ese usuario)

En el detalle se muestra, El título en la cabecera y como primer texto El número total de no conformidades que cumplen con los filtros que hemos seleccionado.

NOTA

Si se ha establecido un número de no conformidades a mostrar y el total supera este número, mostrar el botón “Ver siguientes”.


Por cada no conformidad se mostrarán los siguientes datos (todos ellos serán un enlace al detalle de la no conformidad.)

• Id de la no conformidad

• Título/Tipo de la no conformidad. Si no tiene título mostrar el tipo

• Código y denominación del proveedor. Al pinchar en el proveedor (código y/o denominación) se mostrará el detalle del mismo.

• Estados de la no conformidad

• Fecha de resolución.


• Peticionario. Lo muestra sólo si el peticionario no es el usuario. Al posicionarnos en el peticionario (nombre y/o apellidos) se mostrará el detalle del mismo. Cuando el cursor pierda el posicionamiento en el peticionario este detalle se oculta.

NOTA

Las No Conformidades salen ordenadas por fechas de actualización de mayor a menor

14.1.5 No Conformidades pendientes de revisar cierre Va a obtener las no conformidades de las que el Usuario es revisor y que están pendientes de revisar cierre por lo que en este caso la configuración del se reduce a


• Título

• Ancho del elemento (máximo 500)

• Número de no conformidades a mostrar

Se muestra: El título El texto fijo ¡Tiene X no conformidades pendientes de revisar cierre!, donde X es el número total de no conformidades pendientes de revisar cierre. Si se ha establecido un número de no conformidades a mostrar y el total supera este número, mostrar el botón “Ver todas”. Este botón nos lleva al visor de no conformidades en estado pendiente de revisar cierre. Por cada no conformidad se mostrarán los siguientes datos (todos ellos serán un enlace al detalle de la no conformidad (en modo revisor).

• Id de la no conformidad

• Título/Tipo de la no conformidad.

• Código y denominación del proveedor.

• Fecha de resolución.


• Peticionario


NOTA

Las No Conformidades salen ordenadas por fechas de actualización de mayor a menor

14.1.6 Panel de Calidad Tiene como finalidad mostrar en modo gráfico la calificación de los proveedores seleccionados para una variable de calidad en un periodo de tiempo (Gráfico de evolución) o en ese momento (Gráfico de Barras) La primera vez que lo añadimos, aparece vacío pues no tenemos criterios de búsqueda seleccionados.

Pulsaremos sobre el icono del lápiz para configurar la información que queremos ver.


Son configurables:

• El título: Por defecto “Panel de proveedores”


• El número de proveedores a mostrar Si el gráfico es de tipo barras, el número máximo permitido de proveedores a mostrar será aquel con el que el gráfico con la barra de desplazamiento sea manejable, y si el gráfico es de tipo evolución, el número máximo permitido será aquel que permita una visibilidad clara de la comparativa entre proveedores.

Además se podrá configurar por los siguientes parámetros:

• Puntuaciones.


o En la sección de puntuaciones, se podrá establecer un rango de puntuaciones desde hasta, o seleccionar un operador de entre: =, <, <=, >, >=

o Por defecto el sistema no tiene ningún elemento seleccionado y si se selecciona deshabilitaremos la caja de texto correspondiente al valor “hasta”.

Si se introduce un valor en desde y no se introduce un valor en hasta ni un operador, se mostrará el siguiente aviso: “Establezca el operador de comparación o la puntuación hasta.” Si se introduce un operador y no se introduce un valor en desde: “No ha introducido la puntuación de referencia del operador.” Si se introduce un valor en “hasta” y no se introduce un valor en desde, se mostrará un alerta: “No ha introducido la puntuación desde.” No es obligatorio meter un rango de puntuaciones, pero si no se introduce sí que se valida que se indique el número de proveedores a mostrar salvo que se hayan seleccionado unos proveedores concretos en el filtro de “Proveedores”.

NOTA

“Si no se acota la selección de proveedores por rango de puntuación, ni se ha escogido la opción de mostrar unos proveedores concretos, se debe de especificar el número de proveedores a mostrar”

• Orden

Además de la puntuación se podrá establecer en qué orden se van a obtener los proveedores del panel en función de sus puntuaciones: Ascendente Los proveedores se obtendrán de menos a más puntuación. Descendente Los proveedores se obtendrán de más a menos puntuación.

NOTA

Por defecto estará seleccionado el valor “Ascendente”, si no se rellena nada en los campos de puntuación, se mostrarán los X proveedores con peor puntuación para la variable y unidad de negocio seleccionadas.

• Material de QA.

Este dato no será obligatorio. Si se selecciona un material de QA solo se mostrarán los proveedores con la menos un material de GS del material de QA seleccionado.

• Material de GS

Con el fin de poder acotar más la selección de proveedores cuya puntuación se quiere controlar, podremos seleccionar un material de GS de forma que solo se tendrán en cuenta los proveedores de ese material. La lupa abrirá la ventana de “Selección de familia de materiales”. Las cajas de texto serán de solo lectura

• Artículo

También podremos filtrar proveedores por artículo. Se mostrará una caja de texto con el código y otra con la denominación y una lupa abrirá el buscador de


artículos. En caso de tener ya un material de GS seleccionado se trasladará al buscador de artículos. Las cajas de texto serán de solo lectura. Si se introduce un artículo se filtrarán aquellos proveedores con adjudicaciones o pedidos directos a ese artículo.

• Variable de calidad a considerar

La variable de calidad determinará de qué variable se obtiene la puntuación que se va a mostrar. Solo se podrá escoger una variable, pero lo mostramos en forma de árbol para facilitar la visualización de las variables. Por defecto vendrá pre-seleccionada la variable “Total del proveedor”. Solo se cargarán en el árbol aquellas variables para las que el usuario tiene permiso de consulta. Y en el caso de que el usuario halla chequeado un material de QA, deshabilitaremos del árbol los checks de las variables que tengan otro material de QA relacionado. Es decir solo podrá chequear variables que afecten directamente al material o que no tengan material relacionado. Será obligatorio indicar la variable de calidad a examinar, si no se chequea ninguna se mostrará el siguiente mensaje: “Seleccione la variable de calidad a considerar.”

• Unidad de Negocio.

La unidad de negocio determinará por un lado que puntuación vamos a ver y por otro que proveedores se van a mostrar. Solo se podrá escoger una, pero lo mostramos en forma de árbol para facilitar la visualización de las mismas. Si no se escoge ninguna unidad de negocio y el usuario tiene permisos para el grupo, se considerará la puntuación de grupo, pero si no tiene permiso, se le obligará a seleccionar la unidad de negocio. “Seleccione la unidad de negocio.”

• Proveedores

Por defecto tendremos seleccionada la opción de seleccionar solo proveedores del panel de calidad, pero se podrán seleccionar: “todos”, “los potenciales” y daremos la opción de escoger uno o varios proveedores concretos, sobre todo para el gráfico de tipo “Evolución”, de forma que como usuarios de QA podamos hacer un seguimiento a proveedores concretos. Para ello tendremos una listbox, acompañada de dos iconos. El icono “+” nos abrirá el buscador de proveedores de QA, y una vez seleccionado el proveedor este se añadirá a la lista, comprobando previamente que no haya sido ya añadido. “El proveedor seleccionado ya se encuentra en la lista.” El icono “-“ eliminará de la lista el proveedor seleccionado. Si se pulsa y no se ha seleccionado ningún proveedor, le mostraremos el siguiente mensaje:


“Seleccione el proveedor que desea eliminar de la lista.” Se podrán incluir en la selección de proveedores aquellos que están de baja.

• Tipo de gráfico.

El resultado es un gráfico:

1. Barras:

Este será el valor por defecto, y mostrará un gráfico de barras, en su eje X los proveedores, y en él Y las puntuaciones. Y contará con unas líneas que delimitarán las calificaciones de las puntuaciones.

2. Evolución:

Si se escoge esta opción, debemos establecer el periodo de tiempo en el que se quiere ver la evolución de la puntuación de los proveedores: mes año desde/mes años hasta El gráfico será lineal, en el eje “X” el tiempo en meses y en el “Y” las puntuaciones y una línea por cada proveedor que entre en el filtro.

Se muestra: El título en la cabecera y como primer texto. El número total de proveedores que cumplen con los filtros

Tipo de Barras.

Eje Y. Puntuación. Eje X. Proveedores. Las barras cambiarán de color en función de la calificación de la puntuación que representan.

Ejemplo tipo de gráfico barras que muestra las puntuaciones de los proveedores

del panel de calidad de “Material Directo” que en la unidad de negocio “Planta A”

tienen para la variable “Puntuación Total” una puntuación ≥ 0 y 65.en orden

“descendente”


El gráfico de tipo evolución muestra

Eje X: los meses del periodo escogido en la configuración. Si no se establece límite superior este será la puntuación en curso. Eje Y: puntuaciones

Ejemplo tipo de gráfico evolución, que muestra la evolución de la puntuación en lo

que llevamos de año de los 10 proveedores en la variable de calidad PPM

Puntuación Orden: Descendente, Tipo gráfico: Evolución Desde: Agosto 2009 a

Enero 2010.

14.1.7 Mandar mails desde los accesos directo Pulsando sobre el campo “Proveedor” y “Peticionario” se mostrará una ventana emergente con la información detallada en cada caso. A un Proveedor:

Si nos posicionamos sobre la cuenta de correo podremos mandar un mail desde nuestro Outlook:


A un Peticionario

Si nos posicionamos sobre la cuenta de correo podremos mandar un mail desde nuestro Outlook:



15 NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS DEL SISTEMA

15.1 Tipos de notificaciones enviadas por el sistema:

15.1.1 Aviso de Solicitud de Certificado • Periodicidad: El Sistema envía un aviso cuando un usuario con permisos le

solicite algún certificado • Formato:

15.1.2 Aviso de Expiración de certificados Esta notificación avisa al proveedor y usuarios internos seleccionados de la expiración de un certificado.

• Periodicidad: Cada día pasada la fecha de expiración del certificado

15.1.3 Aviso de Alta de No Conformidad Esta notificación avisa al proveedor y usuarios internos seleccionados del alta de una nueva No Conformidad

• Periodicidad: En cada alta de una No Conformidad • Formato:


15.1.4 Aviso de Proximidad de las Acciones Correctivas Esta notificación avisa al proveedor y usuarios internos seleccionados de la proximidad de vencimiento de las acciones correctivas.

• Periodicidad: El Sistema envía un mail cuando la fecha de alguna de las acciones está próxima a vencer (un mail por cada acción y un mail por fecha de cierre). Según el plazo indicado por el Administrador en el apartado “Parámetros”

•

15.1.5 Aviso de Modificación de cambios en la No Conformidad Esta notificación avisa al proveedor de la aprobación o rechazo a determinadas acciones de la No conformidad.

• Periodicidad: Cuando el usuario realiza un cambio en las acciones asociadas

• Formato:

15.1.6 Aviso de Cierre de No Conformidades Esta notificación avisa al proveedor y usuarios internos seleccionados del cierre de una no conformidad. Periodicidad: Al pulsar el cierre de las No Conformidades (eficaz o no eficaz en cada caso)


• Formato:

15.1.7 Aviso de Reapertura de una No Conformidad Esta notificación avisa al proveedor de la reapertura de una No conformidad.

• Periodicidad: Al reabrir una No Conformidad • Formato:

15.1.8 Aviso de Anulación de una No Conformidad Esta notificación avisa al proveedor de la anulación de una No conformidad.

• Periodicidad: Al Anular una No Conformidad • Formato:


15.1.9 Aviso por cambio en la calificación

• Periodicidad: Mensual. El objetivo de este mail es avisar al Proveedores de los cambios producidos en su Calificación.

• Formato: Esta notificación es para indicarle que se han producido cambios en su calificación total en las siguientes unidades de negocio: GESTAMP Calificación Total Anterior (Enero 2010) Calificación Total Actual (Febrero 2010) B A ISU-IBERIA SUR Calificación Total Anterior (Enero 2010) Calificación Total Actual (Febrero 2010) B A ISU-IBERIA SUR/TOL-GESTAMP TOLEDO Calificación Total Anterior (Enero 2010) Calificación Total Actual (Febrero 2010) B A Por favor, acceda al portal para ver el detalle de las calificaciones.

15.2 Consulta notificaciones enviadas Las notificaciones enviadas por el sistema pueden ser consultadas en la pestaña “Notificaiones”:

Esta pestaña nos proporcionará las notificaciones enviadas por el sistema y nos permitirá buscarlas por tipo de notificación, fecha de envío, proveedor…


16 HOMOLOGACIÓN DE MUESTRAS INICIALES- PPAP

16.1 Introducción

(Consultar en Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo)

16.2 Documentación a aportar Toda la documentación a presentar viene definida en las Solicitudes de “Homologación de Muestras Iniciales - PPAP”, en función de los 5 niveles de requerimiento. (Consultar en Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo).

16.3 Solicitar la documentación para la Homologación de Muestras Iniciales

Como se indica en el apartado de “Alta de solicitudes” para solicitar la documentación para la Homologación de Muestras Iniciales PPAP debemos seleccionar una de las solicitudes en función del nivel de requerimiento a solicitar. Para ello el usuario accederá al menú “Procesos” y a la opción “Alta de solicitudes”.

16.4 Enviar Solicitud

Para que el proveedor nos mande la información que queremos previo al envío debemos cumplimentar una serie de datos. Según el tipo de solicitud seleccionada, la documentación que se solicita varía según lo indicado en el Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo. Una vez se nos abre la solicitud nos encontramos con dos pestañas:

Datos Generales: Es la información que GESTAMP debe facilitar al proveedor. Los campos marcados en negrita y con asterisco son obligatorios


Cuando se selecciona el proveedor al que se va a enviar la solicitud, se tienen que seleccionar también el contacto del proveedor que debe recibir los avisos por correo electrónico.

Documentación Solicitada: Es la pestaña que contempla toda la información que el proveedor nos debe facilitar

Una vez hemos cumplimentado la información sólo nos queda pulsar el botón “Solicitar” de la cabecera superior.

16.5 Validación de la documentación Cuando nos conteste el Proveedor a través del portal de proveedores debemos dar conformidad o no cada uno de los apartados solicitados por GESTAMP, para ello accederemos a la documentación enviada por el proveedor, pestaña “Documentación Solicitada” La conformidad la daremos en los apartados de “Estado” y seleccionaremos en cada caso un valor del campo en función de si la información está OK o No. Valores posibles:


Pendiente: Es el valor que se carga por defecto nada más solicitar la

información En revisión: Seleccionaremos este valor cuando el proveedor nos haya

contestado y estemos revisando la documentación. Conforme: Cuando la información es OK. No Conforme: Cuando incumple alguna de las especificaciones descritas por

la planta.

16.6 Seguimiento de las solicitudes

El seguimiento de solicitudes se realiza desde el apartado Seguimiento, el cual permite conocer el estado de cada una de ellas en todo momento.

También permitirá exportar un listado en Excel de las solicitudes de su seguimiento

pulsando el botón En este apartado se podrán configurar filtros personalizados pulsando la opción “Añadir filtros”. Con esta opción que podrá seleccionar los distintos campos que desee que se muestren en el listado así como nombrarlos de forma personalizada tal y como se muestra en las imágenes siguientes:


16.7 Eliminar una solicitud

Una solicitud podrá ser eliminada, cuando previamente el proveedor desde el portal de proveedores haya realizado la acción de “Rechazar”, en ese momento el usuario de QA tendrá la opción de eliminar dicha solicitud:

16.8 Vista del proveedor El proveedor tendrá disponible las solicitudes, en el apartado “Solicitudes” -> Otras.

Dentro de la solicitud tendrá visibles la información relativa a la misma así como la posibilidad de adjuntar la documentación solicitada:



17 Gestión de Auditorías

17.1 Introducción

El sistema permite gestionar dos tipos de auditorías: - Auditorías de Sistema (gestionadas a través de la pestaña Certificados). - Auditorías de proceso (gestionadas a través de la pestaña No

Conformidades). El efecto sobre la valoración del proveedor y finalidad de cada tipo se describe en el Manual de Calidad Gestamp para proveedores de material directo punto 5.3.2.

17.2 Auditorías de Sistema

Podrá existir una auditoría de sistema por proveedor. Los usuarios que pueden solicitarla son las plantas de Gestamp. Para su gestión se debe acceder a la pestaña Certificados, seleccionar el proveedor y en tipo de certificado “Auditoría de sistema”, y activar el check “sin certificado”. Tras pulsar en buscar se abrirá la siguiente pantalla:

En la que deberá seleccionar la línea y pulsar en “Enviar certificado”, tras ello se pasará a la siguiente pantalla.

En la pestaña “Datos generales” puede cumplimentar los datos o bien dejarlos en blanco para que los cumplimente el proveedor. En la pestaña “Seleccione el proveedor” podrá seleccionar a qué contacto del proveedor quiere que le llegue el aviso. A través del botón enviar llegará aviso al proveedor.

17.3 Auditorías de Proceso Las auditorías de proceso son gestionadas a través de las pestaña No Conformidades y su funcionamiento es análogo a las No Conformidades de este manual. Como campo obligatorio para el usuario existe únicamente el de Motivo de la Auditoría/Petición de acciones tal y como se muestra a continuación:


18 CONTROL DE CAMBIOS Histórico de las modificaciones que ha sufrido el documento desde su versión original. Edición Fecha Descripción de

Cambios Apartado Autor

V.01 11/09/2010 Revisión del Documento Todos Frf/Jaf

V.02 22/12/2010 Revisión del Documento Todos Frf/ Jaf

V.03 29/04/2011 Actualización Gestión incidentes logísticos, Gestión auditorías y Seguimiento PPAP

10.11, 16 y 17 Frf/ Jaf

V.04 05/03/2012 Actualización: filtros Certificados, Incidentes información carga proveedor y MI vista proveedor y eliminar.

5, 10.3 y 16 Jaf

V.05 26/11/2012 Consulta notificaiones, MI selección proveedor

15, 16 Jaf

Date post:	19-Jan-2016
Category:	Documents
Upload:	pablojl
View:	15 times
Download:	0 times

SPA ManualQA

Documents