DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL PMDDIREKTORAT PEMERINTAHAN DESA DAN KELURAHAN

DASAR HUKUM UU No. 32 Tahun 2004

PEMERINTAHAN DAERAH PP No. 72 Tahun 2005

DESA Permendagri No. 32 Tahun 2006

PEDOMAN ADMINISTRASI DESA

Pemerintahan Desa : Penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Desa dan Badan Permusyawaratan Desa dlm mengatur dan mengurus kepentingan masy. setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia

Kewajiban Kepala Desa

Menyelenggarakan Administrasi Pemerintahan Desa yang baik;

Administrasi Desa : Keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan Pemerintahan Desa pada buku Admistrasi Desa

MAKSUD dan TUJUAN

Maksud : Utk menata kembali pelaksanaan Admin. Desa sehingga dapat bekerja lbh baik dlm menyelenggarakan Admin. Desa yg semakin luas dan efektif sejalan dgn dinamika yg berkembang di masy. Tujuan : Sebagai pedoman bagi aparat Pemerintah Desa dalam melakukan kegiatan pencatatan penyelenggaraan Pem. Desa.

JENIS ADMINISTRASI DESA

Administrasi Umum; Administrasi Penduduk; Administrasi Keuangan; Administrasi Pembangunan; Administrasi BPD; dan Administrasi lainnya.

ADMINISTRASI UMUM

Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan desa pada Buku Administrasi Umum ADMINISTRASI PENDUDUK

Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penduduk dan mutasi penduduk pada Buku Administrasi Penduduk

ADMINISTRASI KEUANGAN

Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pengelolaan keuangan desa pada Buku Administrasi Keuangan ADMINISTRASI PEMBANGUNAN

Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai pembangunan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan pada Buku Administrasi Pembangunan

ADMINISTRASI PERMUSYAWARATAN DESA

Kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai BPD

Bentuk Administrasi Umum

Buku Data Peraturan Desa; Buku Data Keputusan Kepala Desa; Buku Data Inventaris Desa; Buku Data Aparat Pemerintah Desa; Buku Data Tanah Milik Desa/Tanah Kas Desa; Buku Data Tanah di Desa; Buku Agenda; Buku Ekspedisi.

BUKU DATA PERATURAN DESA(Model A.1.)NO . NOMOR DAN TANGGAL PERATURAN DESA URAIAN SINGKAT NOMOR DAN TANGGAL PERSETUJUAN BPD NOMOR DAN TANGGAL DILAPORKAN

TENTANG

KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

7

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA KEPUTUSAN KEPALA DESA(Model A.2.)NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN KEPALA DESA 2 NOMOR DAN TANGGAL DILAPORKAN 5

NO.

TENTANG

URAIAN SINGKAT

KETERANGAN

1

3

4

6

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA INVENTARIS DESA(Model A.3.)ASAL BARANG/BANGUNAN JENIS BARANG/ BANGUN ANDIBELI SENDIR I

KEADAAN BARANG/BAN GUNAN AWAL TAHUN

TANGGAL PENGHAPUSAN

KEADAAN BARANG/BAN GUANAN AKHIR TAHUN KET.

NO. URUT

BANTUAN SU MB ANG AN BAIK RUSA K RUSAK DIJUA L DISUMBANGKAN

PEMER INTAH

PR OVI NSI

KAB/ KOTA

TGL. PEN GHAPUSA N

BAI K

RUSAK

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA APARAT PEMERINTAH DESA(Model A.4.)

NO

NAMA

NIAP

NIP

JENIS KELAMI N

TEMPAT DAN TGL LAHIR

AGAMA

PANGKAT GOLONGAN

JABATAN

PENDIDIKAN TERAKHIR

NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN PENGANGKATAN

NOMOR DAN TANGGAL KEPUTUSAN PEMBERHEN -TIAN

KET

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA TANAH MILIK DESA/ TANAH KAS DESA(Model A.5.)PEROLEHAN TKD BANTUAN ASAL TANAH MILIK DESA/T ANAH KAS DESA NOMOR SERTIFI KAT BUKU LETTER C/PERS IL K L A S AS LI MI LIK DE SA TG L PE RO LE HA N JENIS TKD T A M B A K / K O L A M 1 5 PATOK TANDA BATAS TAN AH KERI NG /DA RAT PAPAN NAMA PE RU N TU KK AN

NO

LUA S (HA)

P E M R T H.

P R O P

KAB / KOT A

LAIN LAIN

SA WA H

TE GA L

KE BU N

A D A

TDK ADA

A D A

TDK ADA

LO KA SI

KET

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

16

1 7

18

1 9

20

21

22

23

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA TANAH DI DESA(Model A.6.)STATUS HAK TANAH (M) SUDAH BERSERTIFIKAT NAMA PERORANG AN BADAN HUKUM J M L (M ) H M BELUM BERSERTIFIK AT PENGGUNAAN TANAH (M) NON PERTANIAN PERTANIAN

NO UR UT

H G B

H P

H G U

H P L

M A

VI

TN

PE RU MA HA N

P E R D A G A N G A N

PER KAN TOR AN

INDU S TRI

FA SI LI TA S UM UM

S A W A H

TEG ALA N

PER KEB UNA N

PET ER NAK AN/ PER I KAN AN

HUT AN BEL U KAR

HUT AN LEB AT /LIN DUN G

TANAH KO SONG

LAINLAIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU AGENDA(Model A.7.)SURAT MASUK NO. TANG GAL SURAT PENGIRIM NOMOR 1 2 3 TANGGAL 4 5 6 7 ISI SINGKAT ISI SINGKAT SURAT KELUAR TANGGAL/ NOMOR PENGIRIM AN 8 KET TUJUAN

9

10

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU EKSPEDISI Tahun.(Model A.8.)NOMO R URUT 1 TANGGAL DAN NOMOR SURAT ISI SINGKAT SURAT YANG DIKIRIM TANGGAL PENGIRIMAN TUJUAN SURAT KETERANGAN

2

3

4

5

6

MENGETAHUI KEPALA DESA .

,., SEKRETARIS DESA .

Bentuk Administrasi Penduduk

Buku Data Induk Penduduk Desa; Buku Data Mutasi Penduduk Desa; Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan; Buku Data Penduduk Sementara.

BUKU DATA INDUK PENDUDUK DESA Tahun .(Model B.1.)NAMA LENGKAP / PANGGILAN JENIS KELAMI N STATUS PER KAWIN AN TEMPAT & TANGGAL LAHIR TEMPAT LAHIR TANGGAL AGA MA PDDK TER AKHI R DPT BACA HRF KE WAR GA NEGAR A AN ALAMAT LENGKA P N O PKER JAAN KDDKN DLM KE LUARGA NMR KTP NMR KSK KE T.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA MUTASI PENDUDUK DESA Bulan . Tahun (Model B.2.)NO. NAMA LENGKAP/ PANGGILA N 2 TEMPAT & TANGGAL LAHIR TEMPAT 3 TANGG AL 4 JENIS KELAM IN 5 KEWAR GA NEGARA AN 6 PENAMBAHAN DATANG DARI 7 TANGGAL 8 LAHI R 9 TANGG AL 10 PINDAH KE 11 PENGELUARAN TANGGA L 12 MAT I 13 TANGG AL 14 KET .

1

15

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA REKAPITULASI JUMLAH PENDUDUK Tahun .(Model B.3.)JML PENDUDUK AWAL BLN NAMA DUSUN/ LINGKU NGAN WNA J M L K K WNI JML ANGG KEL. JM L JIW A (3+ 8) 9 TAMBAHAN BULAN INI LAHIR WNA WNI DATANG WNA WNI WNA PENGURANGAN BULAN INI JML PENDUDUK AKHIR BLN MATI WNI PINDAH WNA WNI WNA WNI J M L K K 30 JML ANGGO TA KELUAR GA 31 JML JIWA (30+3 1) 32 KE T

N O

L

P

L

P

P 1 0

L 1 1

P 1 2

L 1 3

P 1 4

L 1 5

P 1 6

L 1 7

P 1 8

L 1 9

P 2 0

L 2 1

P 2 2

L 2 3

P 2 4

L 2 5

P 2 6

L 2 7

P 2 8 2 9

1

2

3

4

5

6

7

8

33

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA PENDUDUK SEMENTARA(Model B.4.)

No

Nam a leng kap

Jenis Kelami n LK PR

Nom or iden titas / tand a peng enal5

Tem pat dan tang gal lahir / umu r6

Pekerj aan

Kewarganegaraan

Data ng dari

Kebang saan

Keturu nan

Maksu d kedata ngan

Nam a dan Alam at yang didat angi12

Data ng tangg al

Pergi tangg al

Kete rang an

1

2

3

4

7

8

9

10

11

13

14

15

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., SEKRETARIS DESA

.

Bentuk Administrasi Keuangan Desa

Buku Anggaran Penerimaan; Buku Anggaran Pengeluaran Rutin; Buku Anggaran Pengeluaran Pembangunan; Buku Kas Umum; Buku Kas Pembantu Penerimaan; Buku Kas Pembantu Pengeluaran Rutin; Buku Kas Pembantu Pengeluaran Pembangunan.

BUKU ANGGARAN PENERIMAAN(Model C.1.a)

KODE ANGGARAN

URAIAN / KEGIATAN

JUMLAH (RP)

KETERANGAN

1

2

3

4

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU ANGGARAN PENGELUARAN RUTIN(Model C.1.b)KODE ANGGARAN1

URAIAN / KEGIATAN

JUMLAH (RP)3

KETERANGAN

2

4

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU ANGGARAN PENGELUARAN PEMBANGUNAN(Model C.1.c)

KODE ANGGARAN1

URAIAN / KEGIATAN

JUMLAH (RP)3

KETERANGAN

2

4

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU KAS UMUM(Model C.2)

PENERIMAAN

PENGELUARAN

TANGGAL

URAIAN

NOMOR BUKTI

POS / KODE ANGGARAN

JUMLAH (Rp)

TANGGAL

URAIAN

NOMOR BUKTI

POS/KODE ANGGARAN

JUMLAH (Rp)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

JUMLAH

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU KAS PEMBANTU PENERIMAAN(Model C.3.a)POS/KODE ANGGARAN TGL URAIAN NOMOR BUKTI I (Rp) II (Rp) III (Rp) IV (Rp) V (Rp) VI (Rp) VII (Rp) VIII (Rp) JUMLAH (Rp)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN RUTIN(Model C.3.b)

POS/KODE ANGGARAN TANGGA L URAIAN NOMOR BUKTI JUMLAH (Rp)

I (Rp)

II (Rp)

III (Rp)

IV (Rp)

V (Rp)

VI (Rp)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

BUKU KAS PEMBANTU PENGELUARAN PEMBANGUNAN(Model C.3.c)

POS/KODE ANGGARAN TANGGA L URAIAN NOMOR BUKT I JUMLAH (Rp)

I (Rp)

II (Rp)

III (Rp)

IV (Rp)

V (Rp)

VI (Rp)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

JUMLAH

MENGETAHUI KEPALA DESA

.

, ., BENDAHARAWAN DESA

.

Bentuk Administrasi Pembangunan

Buku Rencana Pembangunan; Buku Kegiatan Pembangunan; Buku Inventaris Proyek; Buku Kader-Kader Pembangunan.

Buku Rencana Pembangunan(Model D.1.)

NO

NAMA PROYEK/ . KEGIATAN 2

SUMBER BIAYA LOKASIPEME RINTAH. PROVINS I KAB/ KOTA SWADAYA

JUMLA H 8

PELAKSAN A 9

MANFAAT

KETERANGA N 11

1

3

4

5

6

7

10

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

SEKRETARIS DESA

BUKU KEGIATAN PEMBANGUNAN(Model D.2.)

SUMBER DANA/BESARAN BIAYA No. NAMA PROYEK VOLUME PEMERINTAH PROVINSI KAB/KOTA SWADAYA JUMLAH WAKTU

SIFAT PROYEK PELAKSANA BARU LANJUTAN KET.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

.

SEKRETARIS DESA

.

BUKU INVENTARIS PROYEK(Model D.3.)

NO. 1

JENIS/NAMA PROYEK 2

VOLUME 3

BIAYA 4

LOKASI 5

KETERANGAN 6

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

.

SEKRETARIS DESA

.

BUKU KADER-KADER PEMBANGUNAN(Model D.4.)

NO. 1

NAMA 2

UMUR 3

JENIS KELAMIN 4

PENDIDIKAN/KURSUS 5

BIDANG 6

ALAMAT 7

KETERANGAN 8

MENGETAHUI , KEPALA DESA . SEKRETARIS DESA . .,

Bentuk Administrasi BPD

Buku Data Anggota BPD; Buku Data Keputusan BPD; Buku Data Kegiatan BPD; Buku Data Agenda BPD; Buku Data Ekspedisi BPD.

BUKU DATA ANGGOTA BADAN PERMUSYAWARATAN DESA(Model E.1.)TEMPAT & TGL. LAHIR TEMPAT 1 2 3 4 TANGGAL 5 6 7 8 KEPUTUSAN PENGANGKATA N TANGGAL 9 NOMOR 10 KEPUTUSAN PEMBERHENTIAN TANGGAL 11 NOMOR 12 13 NO NAMA . LENGKAP JENIS KELAMIN PENDIDIKAN TERAKHIR

AGAMA

JABATAN

KET.

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

.

SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA KEPUTUSAN BPD(Model E..2.)

NO . 1

TANGGAL DAN NOMOR KEPUTUSAN TANGGAL 2 NOMOR 3

TENTANG

URAIAN SINGKAT

KETERANGAN

4

5

6

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

.

SEKRETARIS DESA

.

BUKU DATA KEGIATAN BPD(Model E.3.)

NO. 1

TENTANG 2

PELAKSANA 3

POKOK-POKOK KEGIATAN 4

HASIL KEGIATAN 5

KETERANGAN 6

MENGETAHUI , KEPALA DESA . SEKRETARIS DESA . .,

BUKU DATA AGENDA BPD(Model E.4.a)SURAT MASUK NO . TANGGAL SURAT NOMOR 2 3 TANGGA L 4 PENGIRI M 5 ISI SINGKAT ISI SINGK AT 7 SURAT KELUAR TANGGAL PENGIRIMA N 8 TUJUAN KETERANGA N

1

6

9

10

MENGETAHUI

,

.,

KEPALA DESA

.

SEKRETARIS DESA

.

BUKU EKSPEDISI(Model E.4.B) .NOMOR URUT TANGGAL PENGIRIMAN TANGGAL DAN NOMOR SURAT ISI SINGKAT SURAT YANG DIKIRIM SURAT YANG DITUJU KETERANGAN

1

2

3

4

5

6

MENGETAHUI KEPALA DESA .

,

., .

SEKRETARIS DESA

PEMBINAAN dan PENGAWASANPemerintah Kab/Kota dan Camat wajib membina dan mengawasi pelaksanaan Administrasi Desa (Psl 6 Permendagri 32/2006). Pembinaan oleh Pemerintah Kab/Kota :menetapkan pengaturan yg berkaitan dgn Admin. Desa memberikan pedoman teknis pelaksanaan Admin. Desa memberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Admin. Desa

Pembinaan dan Pengawasan oleh CAMATMemfasilitasi Administrasi Desa; Melakukan pengawasan Administrasi Desa; Memberikan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Administrasi Desa. (Pasal 6 ayat (3) Permendagri 32 Tahun 2006)

ARSIP DESAPengertian Arsip: Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip Dinamis arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari Terdiri dari: arsip aktif dan arsip in-aktif Arsip Statis Tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara tetapi mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional

DASAR HUKUM

UU Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Kearsipan PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip PP No. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota Permendagri No. 39 tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah

ARSIP PEMERINTAH DESAArsip yang tercipta dalam proses penyelenggaraan pemerintahan desa

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP PEMERINTAH DESA

Menjaga kesatuan dan keamanan informasi Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap Membantu saat proses penyusutan

AZAS PENATAAN ARSIP PEMERINTAH DESA

Sentralisasi pada sekretaria desa yang ada di bawah tanggungjawab Sekretaris Desa Arsip disimpan setelah digunakan unit pengolah/kerja

JENIS-JENIS ARSIP PEMERINTAH DESA

Arsip Perangkat Desa Arsip Peraturan Perundang-undangan Arsip Kependudukan Arsip Mutasi Penduduk Arsip Monografi Desa Arsip Pajak Bumi dan Bangunan

ARSIP PERANGKAT DESA

Arsip Kepala Desa Arsip Sekretaris Desa Arsip Kepala Urusan Arsip Kepala Dusun

ARSIP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Undang-undang Peraturan Daerah Surat Edaran Peraturan Bupati Peraturan Desa Peraturan Kepala Desa Keputusan Kepala Desa

ARSIP KEPENDUDUKAN

Kartu Keluarga Surat Keterangan Jamkesmas SKTM BLT Raskin

ARSIP MUTASI PENDUDUK

Surat Nikah Cerai Talak Rujuk Akte Kelahiran Akte Kematian Laporan Kependudukan

ARSIP MONOGRAFI DESA

Pemerintah Desa Batas dan Luas Wilayah Jumlah Penduduk Data Perekonomian Data Keagamaan

SARANA PENATAAN BERKAS PEMERINTAH DESA

Perangkat Keras terdiri dari filing cabinet, lemari arsip, ordner, sekat/guide,folder Perangkat Lunak klasifikasi, kode, indeks, tunjuk silang

PENGELOLAAN ARSIP DESA

Penataan Berkas cara atau metode menata, mengatur, menyimpan arsip dsalam suatu susunan yang sistematis dan logis, menggunakan klsifikasi, indeks dan tunjuk silang Penyusutan Berkas kegiatan penyusutan arsip