Spontania Manual Usuario

MANUAL DE USO DE SPONTANIA (Versin 5.2)

Dialcom Networks S.L. Julio, 2011

Manual de Uso de Spontania 2

ndice 1 Introduccin.................................................................................................................................... 4

Qu es Spontania? ............................................................................................................................ 4 Requerimientos de Usuario ................................................................................................................ 4

2 Proceso de conexin ....................................................................................................................... 6

La primera conexin............................................................................................................................ 6 Entrada a la sesin Spontania ............................................................................................................. 7

3 Antes de completar la conexin a la sesin ................................................................................. 13

Test de Audio: ................................................................................................................................... 14 Test de Video: ................................................................................................................................... 16 Test de Conectividad: ........................................................................................................................ 17

4 Interfaz de usuario ........................................................................................................................ 20

Chat de texto ..................................................................................................................................... 24 Controles de Sonido y Video ............................................................................................................. 25 Peticin de palabra ........................................................................................................................... 25 Audio ................................................................................................................................................. 26 Vdeo ................................................................................................................................................. 26 Comparticin de Aplicaciones ........................................................................................................... 27 Control Remoto ................................................................................................................................. 29 Pizarra ............................................................................................................................................... 31 Transferencia de Ficheros ................................................................................................................. 33 Navegacin asistida........................................................................................................................... 34 Encuestas .......................................................................................................................................... 35 Opciones Adicionales ........................................................................................................................ 36 Ayuda ................................................................................................................................................ 38 Indicadores ........................................................................................................................................ 38

5 Interfaz de Moderador ................................................................................................................. 40

Configuracin General ...................................................................................................................... 42 Gestin de servicios .......................................................................................................................... 43 Gestin de peticin de palabra ......................................................................................................... 44 Configuracin por usuario................................................................................................................. 44 Monitorizacin remota de la conectividad de los usuarios .............................................................. 45 Desconexin de usuarios .................................................................................................................. 46 Opciones adicionales ........................................................................................................................ 46 Lanzador ............................................................................................................................................ 53


6 Finalizar la sesin .......................................................................................................................... 55 7 Mensajera Instantnea Corporativa ............................................................................................ 56

Instalacin ......................................................................................................................................... 56 Interfaz de usuario ............................................................................................................................ 59 Conversaciones de chat .................................................................................................................... 65 Transferencia de Ficheros ................................................................................................................. 68 Iniciar Sesin Spontania .................................................................................................................... 69

8 Dispositivos Mviles ..................................................................................................................... 70

Instalacin ......................................................................................................................................... 70 Proceso de Conexin ......................................................................................................................... 71 Interfaz de Usuario ............................................................................................................................ 72 Finalizar la sesin .............................................................................................................................. 75

Anexo 1. Portal Web de Spontania ....................................................................................................... 76

Acceso al Portal Web ........................................................................................................................ 76 Listado de Sesiones disponibles ........................................................................................................ 78 Instalacin de la Mensajera Instantnea ......................................................................................... 79 Creacin y Modificacin de Sesiones ................................................................................................ 80 Gestin de Encuestas ........................................................................................................................ 84 Salir del Portal Web .......................................................................................................................... 90


1 Introduccin

Qu es Spontania? Spontania es una aplicacin software de videoconferencia y colaboracin unificada dirigida a la empresa. Proporciona un conjunto de utilidades interactivas de comunicacin y colaboracin en tiempo real para que varias personas de forma simultnea pertenecientes a la empresa u organizaciones colaboradoras (clientes, proveedores, etc.) puedan mantener reuniones a distancia, formacin online, trabajar en equipo remotamente, realizar presentaciones comerciales, dar soporte remoto, etc de forma efectiva, productiva y ahorrando gastos.

Puede ser utilizada por personas internas y externas a la organizacin que podrn estar ubicadas desde diferentes localizaciones, incluso a nivel internacional, a partir de una conexin a Internet y desde equipos comunes como PCs, Macs, iPhones y iPads.

Requerimientos de Usuario A continuacin se indican los requerimientos mnimos que deben cumplir los dispositivos de los participantes para poder utilizar Spontania: a) En caso de utilizar un PC o porttil:

CPU Intel Centrino 1,6 GHz y 2 GB de RAM.

Sistema operativo: Microsoft Windows XP, Windows Vista Windows 7.

Conexin de red a Internet de un ancho de banda mnimo de 256 Kbps (512 Kbps recomendado). Algunas versiones permiten acceso a travs de la Intranet.

Accesibilidad hacia los siguientes puertos de comunicacin de la plataforma Spontania (Nota: estos puertos podran haber sido modificados a nivel de administracin):

o TCP 80 y TCP 443 (requeridos). o TCP 5222 (opcional, para la Mensajera Instantnea y Presencia, si se activa esta

funcionalidad)

Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Se recomienda utilizar un puerto USB 2.0 para la conexin del dispositivo de video.

Navegador web: Internet Explorer 6.01 superior, Firefox 2 superior, Netscape 7, Mozilla 1.6, Safari 1.0.1.2, Chrome para conectarse al servicio, y permisos de instalacin/ejecucin del plugin Spontania.


b) En caso de utilizar un equipo Mac de sobremesa o porttil:

Procesador Intel y 2 GB de RAM.

Sistema operativo: MacOs 10.4 (Tiger), MacOs 10.5 (Leopard), MacOs 10.6 (Snow Leopard).

Conexin de red a Internet de un ancho de banda mnimo de 256 Kbps (512 Kbps recomendado). Algunas versiones permiten acceso a travs de la Intranet.

Accesibilidad hacia los siguientes puertos de comunicacin de la plataforma Spontania (Nota: estos puertos podran haber sido modificados a nivel de administracin):

o TCP 80 y TCP 443 (requeridos). o TCP 5222 (opcional, para la Mensajera Instantnea y Presencia, si se activa esta

funcionalidad)

Dispositivos de audio y video junto con los drivers correctamente instalados. Se recomienda utilizar un puerto USB 2.0 para la conexin del dispositivo de video.

Navegador web: Mozilla 1.6, Safari 1.0.1.2 y permisos de instalacin/ejecucin del plugin Spontania.

c) En caso de utilizar un iPhone o iPad:

Modelos soportados: iPhone3GS, iPhone4, iPod iTouch, iPad y iPad2.

Sistema operativo: iOS 4.2 o superior.

Software descargado de iTunes, en el Apple Store.


2 Proceso de conexin

La primera conexin La primera vez que una persona va a acceder a Spontania, independientemente del procedimiento de conexin elegido entre los que se explican ms adelante en este apartado as como que si el acceso es mediante un PC o con un equipo Mac, el usuario se encuentra con una pgina que le pide instalar el plugin ligero de Spontania.

Al pulsar el botn de "INSTALAR", comienza automticamente la instalacin del software de Spontania. El procedimiento de instalacin se realiza en unos pocos segundos siguiendo los pasos indicados en pantalla, que dependen del sistema operativo y el navegador utilizado. En el caso de un ordenador con sistema operativo Microsoft Windows y un navegador Internet Explorer, el usuario deber realizar los pasos propios para la instalacin de un componente ActiveX.


En el caso de un equipo con sistema operativo Mac y navegador Safari, el usuario deber realizar los pasos propios para instalar un paquete DMG.

Entrada a la sesin Spontania Existen diferentes formas de acceso una sesin Spontania, las cuales se listan a continuacin. 1 Modalidad de Entrada a Sesin: A travs del Portal Web de Spontania. El usuario se conecta desde un navegador en su ordenador accediendo a la URL principal de Spontania (que ser del tipo http://www.servidor_spontania.com/)


En esta URL, el portal presenta al usuario dos pestaas diferentes para que puedan optar por una, en funcin de qu perfil de usuario tendr en la sesin:

Asistir: para usuarios que vayan a actuar como participantes o asistentes en la sesin.

Organizar: para usuarios que vayan a actuar como moderadores en la sesin. Las funcionalidades que se habilitan para uno y otro perfil se describen con ms profundidad en apartados posteriores de este manual (apartado 4 y 5). A nivel bsico, el perfil moderador dispone de unas funcionalidades ms avanzadas para la gestin de una sesin en la que hay varios participantes conectados.

Asistente Invitado Moderador u Organizador

Tal como se muestra en la figura superior, el usuario asistente debe seleccionar la pestaa de Asistir, y en ella rellenar la siguiente informacin:

o SessionID: cdigo numrico que identifica a la sala virtual Spontania donde va a tener lugar la sesin. (Este campo debera conocerlo con anterioridad)

o Nombre: campo alfanumrico en el cual el usuario puede identificarse con su nombre o con algn nick o apodo que estar visible en la sesin.

En algunas ocasiones al usuario se le podra solicitar que escribiera una clave:

Esto sera debido a que el organizador habra definido que la sesin necesita validacin previa para el acceso, quedando restringido a aquellas personas que conocieran esa clave de acceso.


Hay veces que el usuario tiene que escribir una clave de conexin porque el organizador podra haber establecido un control de acceso ms restrictivo en el que slo ciertos usuarios determinados pueden conectarse a la sesin. En tal caso, cada participante debe escribir los datos de acceso de Login y Password correspondientes a su cuenta individual de Spontania. Estos datos habran sido creados previamente a nivel de administracin y notificados a cada usuario individualmente. Tanto si hay acceso restringido o no, una vez el asistente rellene correctamente los datos de conexin de la pestaa Asistir se le muestra una ltima pgina que se encarga de conectarle a la sesin Spontania de forma automtica tras unos pocos segundos. La barra de azul de progreso de la parte inferior informa sobre el proceso de conexin y se puede visualizar ms detalles pulsando la casilla con el mensaje de Mostrar proceso de actualizacin de Spontania.

Por otra parte, en lo relacionado con la conexin como moderador a la sesin, ste debe acceder a travs de la pestaa de Organizar y, adems de rellenar el campo de SessionID, debe escribir sus datos de Login y Password. Esto se debe a que el usuario que se autentica a travs esta pestaa dispondr de unas funcionalidades avanzadas en la sesin, las de moderador (apartado 5). Las cuentas de moderador tambin se establecen a nivel de administracin. El moderador (organizador) una vez ha validado su acceso, se encuentra una pgina previa con los datos de configuracin ms representativos de la sesin Spontania en la cual se va a conectar.


La conexin se completa pulsando el botn de . Al final de este manual, en el anexo 1 que recoge la informacin sobre el Portal Web de Spontania, en el subapartado referente al Listado de Sesiones disponibles, se explica qu son los campos que el organizador ve en esta pgina. Adems de esos campos, el organizador dispone de 2 botones ms:

Nuevo ID Sesin: permite generar un nuevo valor de SessionID, invalidando el valor anterior. Esto asegura que posibles participantes que hubieran conectado previamente en la sesin Spontania con el cdigo de sesin antiguo no podrn volver a conectarse salvo que reciban el valor nuevo.

Abre un correo electrnico con el enlace de conexin a la sesin. Nota: en el caso de disponer de la funcionalidad de traduccin de Spontania, los usuarios traductores deben acceder a la sesin a travs del Portal Web de Spontania (ver anexo 1). 2 Modalidad de Entrada a Sesin 2: Desde un correo electrnico. Usted podr haber recibido un correo electrnico en cuyo contenido aparece el enlace web de la sesin concreta de Spontania a la cual se va a conectar. Si bien este email podra haber sido editado previamente por el remitente, posiblemente en el cuerpo del correo aparecern unas breves instrucciones para facilitar el acceso a la sesin, as como opcionalmente una clave en caso de que la sesin Spontania hubiera sido configurada para tener un control de acceso mediante clave de sesin.

3 Modalidad de Entrada a Sesin: Desde la Mensajera Instantnea de Spontania. A travs del sistema de mensajera y presencia que viene incluido con la solucin de Spontania, es factible y sencillo recibir o enviar a cualquier usuario en l conectado una solicitud espontnea para la incorporacin a una sesin Spontania nueva o a una que ya pudiera estar en curso. Hay dos formas para generar esta solicitud de acceso a una sesin Spontania desde la mensajera:

o Una de ellas se basa en comenzar la sesin de una sala vaca: para ello en la ventana de la aplicacin de mensajera instantnea que ofrece el listado de usuarios conectados, y sin haber iniciado una conversacin de chat con nadie, basta con pulsar el logo de Spontania de la parte superior derecha.


De esta forma se arranca una nueva sesin Spontania en la cual el usuario que ha pulsado ese botn dispondr adems del rol de moderador. Posteriormente, desde la sesin iniciada es factible aadir a ms personas siguiendo el procedimiento que se explica en el Apartado 5 con la opcin de Invitar.

o La segunda alternativa, ms habitual, consiste en iniciar la sesin con ms usuarios. Para ello,

se debe haber comenzado una conversacin de chat con aquellas personas con las cuales se desea tener la sesin, y pulsando el botn con el logo de Spontania de la parte inferior se generar el procedimiento automtico de invitacin y conexin a la sesin. El rol de moderador ser para el participante que haya pulsado dicho botn.

En las imgenes siguientes se muestra tambin el procedimiento para aadir a varios usuarios a una misma conversacin de chat, en caso de querer iniciar la sesin con ms de 2 personas:


La primera conversacin se inicia pulsando dos veces sobre el nombre de un usuario de la mensajera instantnea.

Se aaden otros usuarios a una conversacin en curso arrastrando desde la ventana principal de la mensajera instantnea a la ventana de chat.

Los usuarios seleccionados reciben una invitacin de conexin a una sesin Spontania como la que se ve en la siguiente imagen:


3 Antes de completar la conexin a la sesin

Nota: El test que se explica en este apartado est disponible en Windows, no para la versin Spontania de Mac. En cualquiera de los procedimientos explicados en el apartado 2, y como paso previo antes de llegar a acceder a una sesin de Spontania, al usuario se le muestra la posibilidad de realizar un test general de dispositivos y conectividad. Es muy recomendable realizar esta prueba tanto la primera vez que se utiliza Spontania, como en el caso de que se hubiera realizado alguna sustitucin sobre los dispositivos multimedia utilizados (micrfono, cascos o webcam) con el fin de que el usuario pueda certificar que su equipo est correctamente configurado para utilizar Spontania correctamente.

Pulsando sobre Comenzar test aparecer la siguiente pantalla que ofrece unas pequeas indicaciones para comenzar la prueba. En caso de pulsar sobre Saltar se podr pasar por alto todo el test, o cuando se pulsara sobre alguna prueba concreta, se saltara dicha prueba.


Test de Audio: Solo hay que seguir las instrucciones que se describen en las ventanas que aparecen a medida que el test va avanzando.

1 Altavoces; Nos aparecer un listado de los dispositivos de audio disponibles en nuestro PC si elegimos la opcin de Seleccin Manual de Dispositivo. Podemos tambin marcar la opcin de Deteccin Automtica y la aplicacin nos informar con qu dispositivo de sonido se va a realizar la prueba de reproduccin de audio.

Una vez est seleccionado el dispositivo correspondiente se reproducir una breve grabacin al pulsar sobre el botn de Probar dispositivo. Si la locucin la omos correctamente, se puede pulsar en el botn de S, que nos llevar al siguiente paso.


Si no escuchsemos correctamente la grabacin, debemos pulsar sobre No y seleccionar otro dispositivo; y si no lo hubiese, nos informara que nuestra tarjeta de sonido no funciona correctamente, lo que impedir poder escuchar sonido durante la sesin. 2 Micrfono; una vez pasado el test de audio en los altavoces, pasamos a la siguiente pantalla que nos va a permitir comprobar el funcionamiento del micrfono. Para ello, debemos seleccionar en la pantalla el micrfono que queremos utilizar con Spontania a partir del listado de dispositivos de grabacin de sonido que estn disponibles en el PC.

Antes de seleccionar el botn de Comprobar Grabacin y en funcin del dispositivo seleccionado de la lista, se podr obtener visualmente cierta informacin de si dicho dispositivo est capturando sonido, viendo si oscila la barra verde situada a la derecha del micrfono seleccionado. En caso que estemos hablando y que dicha barra no oscile ser recomendable probar con otra opcin de micrfono diferente, en caso de que hubiera. Una vez se seleccione el botn de Comprobar Grabacin lo primero que se solicita al usuario es la realizacin de una grabacin breve hablando a ese micrfono. Esta grabacin sucede durante el tiempo en el cual la banda ancha verde inferior est en progreso, acompaado adems por un mensaje de Grabando. Tras ello, el usuario podr escuchar el sonido de dicha grabacin, notificado adems con la palabra Reproduciendo. Las siguientes imgenes reflejan estos pasos:

Una vez completados estos pasos si hemos odo correctamente nuestra voz y con una calidad y volumen adecuado, podemos finalizar la parte del test referente al Audio.


Si no nos satisface el sonido que hemos escuchado, se podr repetir esta prueba de micrfono hasta que consideremos que hemos seleccionado y ajustado correctamente el dispositivo de micrfono. Si no existiera un micrfono en el PC o no se consiguiera realizar la prueba de grabacin de forma correcta, el resto de participantes no podra escucharnos durante la sesin.

Test de Video: La siguiente prueba del test es la prueba de video, para lo cual es preciso disponer de una webcam o similar conectada al PC.

Al seleccionar la webcam a partir del men desplegable que aparece en la parte derecha, deberamos vernos o ver la imagen capturada por la cmara seleccionada. Adicionalmente si se desea, a partir de esta imagen el usuario podr configurar y ajustar la calidad de la imagen (enfoque, etc). Tras ello, hay que pulsar el botn de Continuar para finalizar el test de vdeo.


En el caso de que el test detectara que la cmara web no captura imagen en el formato ms idneo para la plataforma, el usuario recibir un aviso tal y como se muestra en la siguiente imagen para informarle de que su cmara podra no ofrecer un rendimiento ptimo durante la sesin, y que podra ser susceptible de experimentar algn error inesperado durante el uso de la aplicacin en su PC.

Test de Conectividad: Esta ltima prueba permite medir la velocidad de conexin de red del usuario extremo a extremo, es decir desde su puesto a la plataforma Spontania central.


Manual Automtico

Si la prueba de conectividad no se supera, el participante no podr conectarse a la sesin. Si accede a travs de una red en la cual pudiera existir algn proxy (ej: desde su oficina), quiz necesite introducir los datos de configuracin de proxy de esa red donde se encuentra. Si existe conectividad, podr obtener un dato estimativo de la velocidad disponible tanto a nivel de subida como de bajada. Completada esta prueba, quedar finalizado el test de Spontania.

Si alguna de las pruebas no se complet con xito, es recomendable que el usuario revise la configuracin correspondiente a la prueba no superada e intente realizar el test de nuevo, para as tener la mejor experiencia de usuario durante el uso de Spontania. Si todas las pruebas se han realizado con xito, observar una ltima ventana pequea que le informar que est procediendo a completar la conexin.


Y tras ella, habr entrado en la sesin Spontania.


4 Interfaz de usuario El interfaz de usuario consta de tres secciones principales: 1. La barra superior, que recopila informacin general del usuario y la sesin.

Esta barra superior se puede dividir en 3 partes principales:

El nombre del usuario. Si este usuario dispusiera adems del rol de moderador, se indicara visualmente esta informacin a la derecha del nombre.

Detalles generales sobre la sesin: o Nmero de participantes simultneos conectados actualmente o Duracin transcurrida de la sesin desde el comienzo o Un botn i para visualizar los datos de conexin a la sesin

Esta ventana de ejemplo presenta los datos de conexin de una sesin que permite acceso telefnico (funcionalidad slo disponible para versiones avanzadas de Spontania) y precisa de acceso con clave de sesin.

Los controles de ventana para minimizar, maximizar y cerrar. Si adems el usuario pulsara con el ratn en cualquier zona de la barra superior no asociada con ningn icono, la ventana de la aplicacin de Spontania se convierte en flotante. En esta situacin el usuario podra reubicarla por la pantalla como si de otra aplicacin se tratase.


2 El rea Principal de la aplicacin, en el cual se visualizan tanto los videos de los participantes como aquellos documentos o aplicaciones que algn participante pudiera compartir, o la pizarra electrnica.

En lo referente a los videos, debajo de las imgenes de aquellos participantes con su video encendido se aade la siguiente informacin:

Nombre del usuario

Perfil del usuario aadiendo una (M) tras el nombre en caso de disponer del rol de moderador.

Configuracin de audio en el micrfono:

o Hablando

o No hablando (sin icono).

o Audio desactivado


Por otro lado, este rea principal est diseado para seleccionar de forma automtica la vista ms apropiada de la sesin en funcin del nmero de videos activos y de qu utilidades de colaboracin se estn empleando, adaptando adems el tamao y posicin en pantalla de videos y comparticin. Con todo, si el participante situara su cursor en cualquier zona del rea principal, observar que le aparecern varios botones adicionales en la parte inferior para que manualmente pueda establecer otra configuracin de la vista.

El significado de estos botones es el siguiente:

Cambia el formato de visualizacin. Los formatos posibles son cuatro:

Vista Videocolaboracin: muestra simultneamente los videos de los participantes junto con la utilidad de colaboracin en uso (comparticin, pizarra).

Vista Reunin: muestra slo los videos de los participantes, todos al mismo tamao.

Vista Conferencia: uno los videos se muestra en un tamao mayor en comparacin con el resto. En esta vista, si se pinchara con el ratn sobre cualquiera de los videos de menor tamao, pasara a ocupar la posicin del video de mayor tamao.

Vista Colaboracin: se muestra exclusivamente la utilidad de colaboracin en uso. En el formato de vista de Reunin o Conferencia pueden llegar a mostrarse 10 videos de forma simultnea. En el caso de la vista de Videocolaboracin, el nmero de videos puede ser de 4-5, adems de la utilidad de colaboracin.

Rota una posicin los vdeos que actualmente estn activos en sesin. Su uso puede ser interesante cuando el usuario no est visualizando en su pantalla a algn participante cuyo video s est activo pero oculto por haber cubierto el mximo nmero de videos simultneos en el tipo de vista correspondiente.

Conmuta entre las modalidades de visualizacin de 2 Dimensiones y 3 Dimensiones. (Nota: esta opcin no est disponible para Mac, y slo hay vistas en 2 Dimensiones)

Activa el modo de visualizacin de Pantalla Completa en el cual exclusivamente se muestra el rea principal de la aplicacin, ocultando el panel de control y panel superior, concentrando as la atencin del usuario en el propio transcurrir de la sesin.

Adicionalmente, el rea principal permite realizar otras acciones para interactuar con las vistas (Nota: estas opciones no estn disponible para Mac):

Se puede hacer un zoom sobre cualquier video o sobre la visualizacin de la aplicacin compartida, pulsando una vez sobre cualquiera de ellas con el botn izquierdo del ratn. Un nuevo clic devolvera la imagen a la situacin previa.

Se pueden generar ventanas flotantes de cualquier video o de la visualizacin de la aplicacin compartida, haciendo un doble clic en cualquiera de ellas. Esta opcin es interesante en casos de PCs con escritorio extendido en varias pantallas. (Nota: hasta un mximo de 10 ventanas flotantes)


3. El Panel de Control, que permite al participante interactuar con las funcionalidades de la aplicacin durante el transcurso de la sesin Spontania.

Este panel est compuesto de varias partes que se explican a continuacin:

En la parte superior del panel se puede ver el icono que permite desplegar el listado de los participantes conectados, as como conocer qu servicios de comunicacin y colaboracin estn activados para cada usuario.

El significado de los iconos mostrados en este men desplegable son los siguientes.

a) A nivel de COLUMNAS:

Moderacin y Gestin de sesin Indica si hay moderador y quin tiene ese rol

Indica quin ha solicitado la palabra

Servicios de Comunicacin

Texto: capacidad de escribir chat

Voz: capacidad de ser escuchado

Vdeo: capacidad de transmitir video

Servicios de Colaboracin

Comparticin de aplicaciones o escritorio

Control remoto

Servicio de pizarra interactiva

Transferencia de ficheros

Navegacin asistida

b) A nivel de FILAS:

Tipo de Dispositivo utilizado

PC/porttil Windows

Mac

Telfono equipo de videoconferencia (Slo en versiones avanzadas)

iPhone

iPad

Las casillas que estn marcadas indican los servicios actualmente en uso por cada uno de los participantes.


La activacin y desactivacin de estos servicios lo puede realizar individualmente cada usuario interactuando con los botones del panel de control que se muestran a continuacin:

El funcionamiento ms detallado de cada uno de los servicios se describe en los prximos sub-apartados. En algunos casos, el participante podra observar que la mayora de esos botones no estn visibles y exclusivamente aparecen los mostrados a continuacin, segn aparece en la siguiente imagen. Esto es propio de los casos en los cuales se haya establecido realizar la sesin gestionada por un moderador. Posteriormente se explicar con ms detalle la labor del moderador.

Chat de texto Para enviar un mensaje de texto durante el transcurso de una sesin, solo hay que escribir el texto en la lnea sealizada en la imagen como Zona de Escritura, y luego pulsar la tecla ENTER del teclado o sobre el botn de Enviar.

Por defecto, el mensaje se enviara de forma pblica a todas las personas que estn conectadas a la sesin (A: Todos). Spontania tambin permite intercambiar mensajes de texto de forma privada entre los participantes, pulsando sobre el botn sealizado en la imagen superior con una flecha en verde y seleccionando la persona a la que se le quiere transmitir dicho mensaje. Los mensajes escritos o recibidos a nivel pblico aparecen en formato de letra normal, mientras que los privados se muestran en letra cursiva. Por ltimo, existen dos botones A+ y A- con los cuales se puede aumentar o disminuir el tamao de letra de los mensajes en la ventana de chat.


Controles de Sonido y Video Durante el transcurso de la sesin, el usuario podr realizar ajustes sobre el volumen a nivel de audio tanto en micrfono (volumen cmo te escuchan) como de altavoz (volumen cmo escuchas) utilizando los controles de sonido mostrados en la siguiente imagen.

En algunos casos, especialmente en el caso de no utilizar cascos, estos controles podran regularse de forma automtica por la aplicacin para evitar la generacin de eco en la sesin.

El otro icono permite la modificacin en vivo de qu dispositivos de audio y video el usuario est utilizando.

La modificacin se realiza pulsando el icono asociado con el dispositivo de sonido o video que se quiere sustituir, y seleccionando el nuevo del listado desplegable. Los nombres de dispositivos que se muestran se corresponden generalmente con el nombre de su driver software asociado. Para el caso de la webcam se proporciona un botn ms llamado Configurar para hacer ajustes avanzados del tipo de brillo, contraste, etc mostrando la ventana de configuracin asociado al driver de video.

Peticin de palabra

El botn de la mano sirve para que el participante pueda solicitar turno de palabra en la sesin. Su uso habitual sucede en casos como cursos de formacin o reuniones con muchas personas conectadas, en los cuales el participante podra tener restringido la comunicacin por otros medios, como por chat, voz o video. Junto con este botn de peticin de palabra, el participante dispone de la posibilidad de introducir un mensaje de texto con el motivo por el cual est solicitando este permiso. Este texto sera recibido


y visualizado por la persona que dispusiera del rol de moderador, que sera quien podra autorizarle a tener interlocucin, tal y como se explica en el apartado 5 sobre el moderador.

Audio En relacin al audio, hay 2 botones diferentes para activar y desactivar la transmisin de voz (micrfono) y la reproduccin del sonido recibido del resto de participantes (altavoz).

Activado Desactivado

Pulsando sobre estos 2 botones se podr conmutar el estado del dispositivo asociado entre Activado y Desactivado. Si el botn estuviera en estado de Desactivado y al pulsar sobre el mismo mantuviera este mismo estado, esto podra significar que no existe un dispositivo de ese tipo en el PC o que no se ha configurado correctamente su driver a nivel de sistema operativo. Por ltimo, podra suceder que la opcin de micrfono estuviera activada pero el resto de participantes no le escuchasen. Esto podra ser debido a que el moderador ha configurado su usuario en modalidad de voz push-to-talk. En esta configuracin, el usuario podr ser escuchado solamente cuando mantenga pulsada la tecla de Control (CTRL) de su teclado, pudiendo dejar de pulsar esta tecla cuando terminase de hablar, de forma anloga a cmo cuando se utiliza un walkie-talkie. Esta configuracin de sonido podra haber sido activada por el moderador en caso de que hubiera detectado que est conectado en un lugar con bastante ruido exterior o con un sonido ambiente que dificulta una correcta audicin de la sesin, o porque el propio usuario ha mostrado inters en utilizar esta modalidad de voz para disponer de mayor privacidad al poder determinar l mismo cuando el resto de participantes le va a escuchar.

Vdeo Sobre el video local, el usuario puede optar por mantener encendida o apagada su imagen.

Activado Desactivado

De forma anloga a como se explic antes para el audio, si el icono de la cmara permaneciera en estado Desactivado pese a pulsar varias veces sobre el icono para su activacin, podra ser debido a que no hay cmara en el PC, o que no est correctamente instalada o configurado su driver. Podra


ser tambin debido a que se hubiera establecido a nivel administracin una configuracin con un mximo nmero de videos simultneos por pantalla, y ya se hubiera alcanzado dicho mximo.

Comparticin de Aplicaciones El servicio de Comparticin de Aplicaciones permite que las personas conectadas en la sesin puedan mostrar al resto de participantes su escritorio (usuarios Mac), o tambin un documento o una aplicacin individual (usuarios Windows).

Disponible En Uso o Deshabilitado

En el caso de los usuarios con PCs o porttiles Windows, cuando pulsen el botn anterior de inicio del servicio de comparticin primero ven una ventana para seleccionar qu aplicacin o aplicaciones desean compartir con el resto de asistentes.

La primera opcin, la de Escritorio, permite mostrar toda la pantalla al resto de participantes. Si el usuario desea mostrar una aplicacin concreta, debera nicamente marcar dicha aplicacin y pulsar en Aceptar. Si la aplicacin que desea mostrar no apareciera inicialmente en esa ventana, bastara con que la abriera y pulsara el botn de Refrescar, actualizndose as el listado de aplicaciones disponibles para ser compartidas. Pulsando Cancelar no iniciara la comparticin. Una vez el usuario hubiera seleccionado y aceptado el inicio del servicio, a partir de este momento el resto de los asistentes en la sesin comenzar a ver dicha aplicacin y los cambios que vaya realizando sobre ella. Tambin podrn ver el movimiento de su ratn, todo en la vista tipo de Videocolaboracin en la cual los videos de los participantes aparecern en la parte izquierda (o parte inferior segn el tipo de pantalla o aplicacin compartida).


En caso de que el usuario observara en alguna parte de la pantalla (o en toda la zona de comparticin) una imagen de tipo rejilla como la que se muestra a continuacin, esto es debido a que la persona que comparte ha situado alguna otra aplicacin encima de la aplicacin que est compartiendo con el resto de participantes. Bastar que oculte dicha otra aplicacin o que ponga en primer plano la aplicacin que haba seleccionado compartir, para que el resto de personas puedan percibir ntegramente la imagen de la comparticin. (Si se comparte el escritorio, no se visualizan imgenes tipo rejilla al autorizar ensear toda la pantalla).

Si el usuario que activa la comparticin dispone de un Mac, en su caso automticamente comenzar a mostrar su pantalla completa, segn se le advierte con el siguiente mensaje:


A la persona que comienza a compartir, la aplicacin Spontania se le minimiza automticamente en su barra de tareas, y en su lugar le aparece una pequea barra flotante con los videos de los otros participantes (hasta 4) y algunas opciones adicionales.

Estas otras opciones son:

Detener el servicio de comparticin (Anlogo a pulsar las teclas de CTRL y F12 a la vez).

Mostrar la pantalla principal de Spontania (y volver a minimizarla)

Indicador de notificaciones, para informar al usuario que comparte sobre quin est hablando.

Progreso de transferencia: indica cuando el resto de participantes estar viendo exactamente lo mismo que el usuario que comparte ve en su pantalla. Esta barra de progreso se reiniciar ante cambios o modificaciones que se efecten sobre el contenido que se est compartiendo para indicar al usuario que comparte cuando el resto de participantes ve en pantalla los ltimos cambios. La comparticin es un servicio que mientras un usuario lo tenga activado ningn otro podr activarlo, es decir, dos personas diferentes no podrn compartir aplicaciones a la vez en la misma sesin.

Control Remoto Para activar este servicio de control remoto, previamente debe estar en uso el servicio de comparticin de aplicaciones o escritorio, ya que el control se tomar sobre la aplicacin, documento o escritorio compartido. Por esta razn, al iniciar una sesin Spontania, el usuario podr observar que este botn aparece deshabilitado en el Panel de Control, y no se habilitar para su seleccin hasta que la comparticin est activada.


Deshabilitado Disponible

El otro paso necesario para que el servicio de control remoto quede establecido es que el usuario propietario de la aplicacin o escritorio compartido acepte dicha toma de control.

Una vez aceptado, el usuario tendr control sobre la aplicacin remota, y se le notificar segn el siguiente mensaje:

A partir de ese momento, el participante que hubiera activado el servicio de control podr interactuar con la aplicacin o escritorio del usuario remoto usando su teclado y ratn local. El usuario propietario de la aplicacin compartida tambin podr seguir utilizando su equipo o aplicacin simultneamente. El servicio slo puede estar disponible en un usuario simultneo tomando control remoto cada vez. La activacin de esta funcionalidad hace aparecer adems un nuevo botn en los iconos flotantes de gestin de vistas de Spontania para la persona que ha sido autorizada a tener control remoto. Este nuevo botn permite parar temporalmente el uso del control remoto sin detener completamente el servicio, esto es, sin perder la autorizacin ya concedida por el propietario para disponer de control remoto de su equipo.

Activada Desactivada

Es interesante el uso de esta opcin si el usuario que tiene control remoto precisa durante un cierto intervalo de tiempo hacer cambios exclusivamente en su ordenador local. As las acciones que pudiera realizar con su teclado o ratn no actuaran durante ese intervalo sobre el otro equipo.


El servicio de control se detiene pulsando el botn correspondiente a este servicio. Al para el control remoto, no obstante se mantendra la visualizacin de la aplicacin remota (al seguir activa la comparticin) y sera factible que un nuevo usuario pudiera solicitar control remoto sobre dicha aplicacin. Por otra parte, estando el control activo, si el propietario de la aplicacin pulsara el botn

de explicado en el servicio de comparticin, se detendra tanto el control como la comparticin.

Pizarra Nota: la funcionalidad de pizarra no est disponible para la versin Spontania de Mac. S se podra utilizar por otros usuarios con equipos Windows conectados en la sesin, si bien los usuarios con Mac no veran esta utilidad. La pizarra es otro de los servicios de colaboracin disponibles con Spontania. Mediante la pizarra, se habilita un espacio grfico temporal para que uno o varios participantes puedan dibujar o hacer anotaciones sobre un nuevo lienzo o sobre alguna imagen previa.

Disponible Deshabilitado

Es decir, el servicio de Pizarra tiene dos modos diferentes de activacin:

Modo Nueva Pizarra: se inicia sobre una pizarra de fondo blanco (lienzo). Esta modalidad se activa cuando un usuario pulsa sobre el botn de la pizarra, sin estar activa la comparticin de aplicaciones.

Modo Revisin: la pizarra se inicia sobre una imagen previa tomada de un documento, aplicacin o el escritorio que otro usuario est compartiendo. Esta modalidad se activa entonces cuando se arranca por el moderador la pizarra con el servicio de comparticin activo, quedando pausada la comparticin.


Los usuarios que han activado la interaccin con la pizarra dispondrn de una barra vertical como la mostrada en la imagen anterior en la cual se incluyen diferentes botones de utilidades grficas para colaborar en ella.

Pincel: Se dibujar la lnea trazada con el ratn mientras est pulsado el botn izquierdo del ratn.

Lnea: al pulsar el botn izquierdo del ratn se indica el punto de inicio de la lnea. Manteniendo pulsado ese botn se decidir la longitud de la lnea, y al soltar el botn se establece el otro extremo de la lnea.

Figura circular: al pulsar el botn izquierdo se determina la posicin de uno de los vrtices de un rectngulo ficticio en cuyo interior quedara trazado la figura circular. Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn se establece la forma de la figura y su tamao, y al soltar dicho botn la figura queda dibujada.

Figura rectangular: anlogo al botn anterior aunque en este caso para dibujar la figura rectangular.

Texto: permite insertar texto en la pizarra. Al pulsar el botn izquierdo se determina la posicin del mensaje (de su primer carcter) en la pizarra adems de activar la escritura del texto. Mientras no se pulse el botn ENTER del teclado el mensaje no quedar escrito en la pizarra y no podr ser visualizado por el resto de personas. Hasta ese momento, si se pulsa de nuevo el botn izquierdo se determinar una nueva posicin para el texto.

Opciones de texto: slo acta si est seleccionada la opcin anterior de Texto. En tal caso, mostrar una ventana de dilogo para configurar el formato de fuente del texto (tamao de letra, tipo, color)

Deshacer: elimina el ltimo cambio realizado. Pulsndolo sucesivamente, ir suprimiendo cambios anteriores (incluso la accin de limpiar que se explica a continuacin).

Limpiar: borra todo lo que se hubiera pintado en la pizarra (a excepcin de la imagen inicial si hubiera habido).

Grosor de lnea: permite seleccionar el ancho de la lnea que se pintara para las 4 primeras opciones referentes a recursos grficos (pincel, lnea, figura circular, figura rectangular).


Color: permite seleccionar el color del recurso grfico que se utilice en la pizarra.

Adicionalmente, si se pulsa sobre , se podr pasar a modalidad de dibujar figuras con fondo transparente en lugar de blanco.

Guardar: permite guardar una copia de la imagen actual a un fichero local (extensin .jpg).

Salir: finaliza la utilidad de pizarra para ese usuario. Si hubiera otros usuarios con la funcionalidad de pizarra activa, esto hara que la pizarra se mantuviera presente pero que el usuario ya no pudiera editar ms.

Transferencia de Ficheros Otro de los servicios de colaboracin que tiene Spontania es la transferencia de ficheros. Cualquier usuario presente en la sesin puede transmitir un fichero al resto de participantes sin esperar al final de la sesin, y a la vez que otros servicios de comunicacin y colaboracin estn activos.


El usuario que desea enviar el fichero, tras pulsar el botn del servicio, se le abre una ventana de dilogo donde podr buscar y seleccionar el fichero que desea transferir en su equipo. Al pulsar Abrir se iniciar la transferencia. (Si desea enviar un fichero que est abierto, debe guardar los ltimos cambios antes de la transferencia para que los participantes reciban la versin adecuada).

Se puede seguir el progreso de la transferencia mediante un icono en la parte inferior derecha del interfaz.

Solamente es factible una transferencia de ficheros a la vez.


Navegacin asistida Nota: la funcionalidad de navegacin asistida no est disponible para la versin Spontania de Mac. S se podra utilizar por otros usuarios con equipos Windows conectados en la misma sesin, si bien los usuarios con Mac no veran esta utilidad. La navegacin asistida permite la presentacin a otros participantes de recursos web que estuvieran localizables en Internet, incluso tambin en zonas de la Intranet al la cual el usuario tiene acceso.


La operativa de este servicio es la siguiente: al usuario que activa el servicio se le abre un navegador Internet Explorer en la pgina de inicio que tenga predeterminada. A partir de ese momento, el contenido web de las pginas que este usuario vaya cargando localmente en ese navegador ser transmitido y visualizado a los pocos segundos en un navegador Internet Explorer que se abrira en los PCs del resto de los participantes. La instancia de navegador concreto donde se muestren estos contenidos de la navegacin asistida podrn reconocerse porque llevar un ttulo de pgina que comienza por Dialcom: y porque tendr limitado algunas de sus funcionalidades habituales (como la barra de direcciones, los controles de navegacin, etc.) con el fin de que el usuario pueda concentrarse en el contenido web al cual se le est redirigiendo.

Con todo, al tratarse del navegador individual de cada usuario, en todo momento cada participante podr interactuar sobre l y seleccionar cualquiera de los enlaces en l disponibles, o realizar acciones a nivel local con posibles formularios o botones que en la pgina web se encuentren, sin que el resto de los usuarios perciba estas acciones o vea alterado su navegador. nicamente si la persona que ha activado el servicio realizara alguna accin en el navegador desde el cual est


asistiendo la navegacin, como ir a una nueva pgina, es entonces cuando el navegador del resto de usuarios de nuevo cargara el contenido al cual se est redirigiendo a todos los participantes. Este servicio difiere respecto la comparticin porque no se muestra el navegador local de un usuario con el resto, sino que cada usuario dispone de su propio navegador para la visualizacin de los contenidos web a los cuales se les dirige. Es por ello tambin que en algunos casos la pgina web mostrada en el navegador de cada participante podra variar dependiendo de su contenido, de la configuracin de seguridad local establecida en el navegador, etc.

Encuestas Las encuestas en lnea son otra funcionalidad de colaboracin que ofrece Spontania. Con ellas, se puede sondear, preguntar y recabar informacin a varios o todos los participantes en una sesin sobre cuestiones recopiladas en dichas encuestas. En el caso de que un participante se le solicite cumplimentar una encuesta, se le advertir mediante la siguiente ventana informativa:

Una vez el usuario acepta, en una pgina web le aparecer el contenido de la encuesta para que pueda cumplimentarla.


Opciones Adicionales En el Panel de Control tambin se puede encontrar un botn para desplegar un men de opciones adicionales:

Estas otras opciones son las siguientes:

Pedir palabra: es idntica a la opcin explicada anteriormente de peticin de palabra

Envo de media: permite mostrar ficheros de video en la sesin al resto de participantes. Esta opcin hace que se sustituya temporalmente la imagen de la cmara y el audio del micrfono del participante por el vdeo y el sonido del fichero multimedia que se seleccione (formatos de fichero soportados: avi, mpg, wmv, mov, flv, siempre y cuando el PC transmisor disponga de los codecs de video y audio correspondientes instalados). El icono de cmara y micrfono debern estar activos para su visualizacin y audicin remotas (tambin la opcin de manos libres en el usuario o que ste mantenga pulsada la tecla CTRL). Si el fichero tuviera sonido, la voz del participante no podra ser escuchada hasta que se detuviera la reproduccin del video, lo cual se realiza desde el mismo botn Envo de media.

Ver: esta opcin lleva a un submen compuesto por la opcin de . Si pulsamos sobre esta nueva opcin, se abre una ventana para seleccionar posibles vistas que el usuario podra activar, tanto de vdeos como de comparticin de aplicaciones. Algunas de ellas podran estar deshabilitadas segn los servicios en uso, o si el moderador hubiera forzado a todos los usuarios a visualizar la sesin de una forma concreta, lo cual luego se explica en el apartado 5.


Configuracin: esta opcin despliega un submen de 3 opciones:

- Dispositivos: equivale a pulsar sobre el botn de configuracin de dispositivos - Saltar Wizard: permite reactivar la posibilidad de realizar el test al conectar, o

deshabilitarlo para prximas conexiones (Nota: Slo disponible en versiones Windows) - Lenguajes: esta opcin aparece si a nivel de administracin estuviera habilitada la

funcionalidad de traduccin. En tal caso, permitira al participante la seleccin del idioma a travs del cual le gustara escuchar la sesin y hablar en la misma.

- Notificaciones: habilita o deshabilita la visualizacin de avisos breves que aparecen en la zona inferior derecha de la pantalla durante unos pocos segundos para notificar sobre la activacin/desactivacin de servicios, la conexin - desconexin de usuarios en la sesin, la situacin temporal de recepcin de una calidad de video menor (ABM), etc.

Acerca de: informa de la versin de Spontania utilizada.


Ayuda

El botn permite acceder a una zona web de ayuda sobre la aplicacin Spontania, en la cual est disponible este manual junto a otras posibles guas de utilizacion.

Indicadores En la parte inferior de la pantalla aparecen algunas ltimas iconos o indicadores informativos:

Informa sobre qu usuarios estn hablando o emitiendo algn sonido en la sesin. Si en ese listado apareciera algn usuario que no estuviera realmente hablando, esto podra deberse a que est inyectando sonido (posiblemente eco) por no estar utilizando auriculares o por no tener una configuracin adecuada de sonido en su PC local.

Notifica que la sesin est siendo grabada, en el caso de que aparezca este indicador.

Notifica sobre el progreso de envo o recepcin de un fichero durante el uso del servicio de transferencia de ficheros.

Conexin segura. Todos los datos intercambiados en la sesin estn siendo cifrados para asegurar la mxima confidencialidad de las comunicaciones en la sesin.

Calidad de la conexin. Informa al usuario de su nivel de conectividad en la sesin.

En caso de disponer de todas las barras, significa conexin adecuada, y estar visualizando la sesin con la mejor calidad de video establecida.

Si el nmero de barras decrece o cambiase el color a naranja, significara que por motivos de conectividad de red insuficiente o por saturacin en la capacidad de procesamiento del PC, el usuario est recibiendo temporalmente una calidad inferior a la esperada.

En caso de pulsar sobre ese icono, el usuario podr observar con mejor detalle el trfico de red consumido por la solucin Spontania en su PC tanto a nivel de entrada como de salida (unidad de medida: Kilobits por segundo):


Como se observa en la grfica, Spontania monitoriza el consumo de red que est realizando en el PC tanto a nivel de entrada como de salida. En el caso de que dicho consumo pudiera ser superior a la conectividad de red disponible, el usuario recibira una notificacin semejante a la siguiente, variando el estado del icono de la calidad de la conexin:

Durante el intervalo de tiempo que pudiera durar la situacin de conectividad de red insuficiente, el usuario podra recibir una calidad de video inferior a la habitual de Spontania y el nmero de videos podra reducirse hasta un mximo de 4. Si la conectividad de red decreciera drsticamente a un valor mnimo del orden de unos pocos Kbps, o que fuese nulo (ej: desconexin de red), la aplicacin Spontania informara de esta situacin al usuario con el siguiente mensaje.

Bastar que el usuario recupere conectividad de red mnima para volver a ser reconectado automticamente en la sesin, sin necesidad de realizar ninguna accin manual.


5 Interfaz de Moderador El moderador es un rol avanzado de la solucin Spontania que otorga al usuario que lo tiene de unos privilegios adicionales para la gestin de la sesin mientras sta sucede. El usuario con rol de moderador podr realizar todas las funciones propias de cualquier otro participante, y adems algunas otras avanzadas con las cuales podr moderar o gestionar la sesin segn su criterio. Esto es, el moderador podr realizar todas las acciones explicadas hasta el momento en este manual, pero tambin algunas ms. Este rol es asignado a nivel de administracin. Las funciones avanzadas que el moderador puede realizar en la sesin son las siguientes:

Determinar si la sesin est exclusivamente regulada por un moderador o si los participantes finales pueden gestionar la sesin ellos mismos (auto-moderarla).

Controlar los servicios activos y no activos para todos los usuarios.

Controlar el formato de visualizacin de la sesin.

Gestionar los turnos de palabra.

Variar las configuraciones de calidad de video y comparticin predefinidas por usuario o para todos.

Activar la configuracin de push-to-talk o de manos libres por usuario.

Grabar la sesin.

Enviar encuestas a los participantes.

Expulsar a usuarios.

Finalizar la sesin. Como se introdujo en el apartado 2, un usuario podr acceder a la sesin con el permiso de moderador en las siguientes situaciones:

Ha entrado desde el portal web autenticndose como usuario organizador de la sesin Spontania.

Ha sido el iniciador de la conexin a una sesin Spontania desde la Mensajera Instantnea. No obstante, un usuario que no hubiera comenzado como usuario moderador podra recibir este rol si el moderador en curso le cediera dicho rol. En tal caso, el moderador pasara a ser otro usuario normal y aquel no podra recuperar la moderacin salvo por accin anloga del nuevo moderador.


Para pasar la moderacin, el moderador deber pinchar en el icono correspondiente a la

columna de y asociado a la fila del usuario al cual se quiere ceder este rol. La pantalla del moderador es exactamente idntica a la de un usuario normal excepto en su Panel de Control. A continuacin se muestran los paneles de control de moderador y de usuario, tanto en el caso de que la sesin se auto-gestionable por los propios participantes, como que la gestin la realice slo el moderador:

a) Sesin auto-gestionable (a la izquierda panel de moderador; a la derecha panel de usuario)

MODERADOR USUARIO

b) Sesin gestionada por moderador (a la izquierda panel de moderador; a la derecha panel de usuario)

MODERADOR USUARIO

En los dos casos anteriores, las principales diferencias que se observan en el Panel de Control del moderador en comparacin con el de un usuario son las siguientes:

La palabra que titula el Panel de Control es en comparacin con Usuarios. En el caso del moderador, esta palabra dirige a la seccin de configuracin general de la sesin.

Los botones para la visualizacin de qu servicios de comunicacin y colaboracin estn en uso se muestran en formato editable para ser activados o desactivados para cada usuario.

No existe botn de peticin de palabra. Esto se debe a que el moderador gestiona turnos de palabra de otros participantes, y no precisa solicitrsela a s mismo.

Aparece un icono a la derecha del nombre de cada usuario. Este icono permite actuar sobre los parmetros de configuracin especficos del usuario correspondiente.

Aparece un icono a la izquierda del nombre de cada usuario. Este icono representa la calidad de la conexin del usuario referido.

Aparece una nueva columna despus de las columnas referentes a los servicios de colaboracin. Con ella se indica la posibilidad que tiene el moderador de desconectar a cualquiera de los participantes.

Dentro del men de opciones adicionales , se observan ms funcionalidades.

En los prximos sub-apartados se describen con ms detalle estas diferencias sealadas.


Configuracin General

El botn de Configuracin le permite al moderador conocer y/o modificar en tiempo real la configuracin general establecida para la sesin a nivel de administracin. Pulsando sobre esta opcin, el moderador puede ver una ventana de este tipo:

Los campos disponibles en esta ventana son los siguientes:

Nombre: muestra un valor no editable de TODOS ya que los valores establecidos en la configuracin general aplican por defecto a todos los participantes una vez entren en la sesin. Posteriormente se explica cmo se podr variar la configuracin individual de algn usuario, si as se requiere.

Manos libres: podr mostrar un valor de activo o no-activo segn la configuracin por defecto para la sesin establecida desde la administracin. El moderador no podr variar a nivel general este parmetro, y por eso se muestra en un formato de campo no modificable.


o La modalidad de Manos Libres activada implica que al usuario se le podr escuchar en todo momento siempre y cuando su servicio de voz est activo (Ver sub-apartado de Audio en el apartado de Interfaz de Usuario)

o La modalidad de Manos Libres desactivada implica que al usuario se le podr escuchar solamente cuando mantenga pulsada la tecla CONTROL del teclado, adems de que cuando su servicio de voz est activo. Sera la modalidad push-to-talk que se ha explicado con anterioridad.

Activar Servicios: esta opcin es la que permite conmutar entre la modalidad de sesin auto-moderada a la modalidad de sesin gestionada exclusivamente por el moderador.

Video: muestra la configuracin general de calidad para la transmisin de imgenes de video de los participantes. Consta de 3 campos: o Predefinido: se compone de una lista de configuraciones preestablecidas para la calidad de

video, cada uno de los cuales con unos valores especficos para los campos de Uso de red y Fps.

o Uso de red: ofrece un listado de valores de velocidad de red (en kilobits por segundo) asociados a la transmisin de cada imagen de video que se activara en la sesin.

o Fps: ofrece un listado de valores (frames per second) asociados a la fluidez de movimiento en cada una de las imgenes de video que se activara en la sesin.

Aplicaciones: muestra la configuracin general de calidad para la transmisin de seal en la comparticin de aplicaciones de los participantes. Consta de 3 campos: o Predefinido: muestra una lista de configuraciones preestablecidas para la calidad de la

comparticin de aplicaciones, estableciendo unos valores especficos para los campos de Uso de red y Colores.

o Uso de red: ofrece un listado de valores de velocidad de red (en kilobits por segundo) asociados a la transmisin de seal de la comparticin de aplicaciones si este servicio se activara en la sesin.

o Colores: ofrece un listado de valores (en nmero de colores) asociados a la nitidez de la comparticin de aplicaciones si se activara en la sesin.

Si se realizara alguna modificacin sobre estos parmetros, al pulsar el botn de Aplicar o Aceptar la configuracin de todos los usuarios se actualizara con los ltimos valores establecidos en esta ventana (tambin sobre aquellos usuarios que se hubieran realizado configuraciones especficas a nivel de usuario, quedando actualizados a estos nuevos cambios).

Gestin de servicios

Para activar alguno de los servicios de comunicacin y colaboracin de Spontania a alguno de los participantes hay que actuar sobre la casilla del usuario (listado en filas) y del servicio (listado en

columnas) correspondiente, y marcarla con el icono de . Para realizar la operacin contraria, es decir, desactivar uno de los servicios a algn participante, el

moderador pulsar sobre la casilla que est en estado activado para dejarla con el icono desactivado.


Gestin de peticin de palabra El moderador no dispone de botn de Peticin de Palabra, dado que esta funcionalidad est dirigida a llamar la atencin al moderador para que d autorizacin a participar en la sesin. Esto es as ya que en casos como en las sesiones gestionadas por el moderador, ste podra haber dejado desactivado a algunos participantes servicios como su video, voz e incluso el chat, quedando sin capacidad de participar en la sesin salvo bajo solicitud previa al moderador. Por ello, lo que el moderador s dispone es de la capacidad para atender las solicitudes de palabra y aceptar o no la peticin. As, un usuario cuando solicita la palabra al moderador, sta queda sealada mediante la aparicin de un icono en la fila asociada a su nombre, tal y como se muestra a continuacin:

Cuando el moderador pulsa sobre el icono de , se le muestra una ventana con el comentario que el usuario haba escrito, que le podr servir para determinar si autoriza o rechaza dicha solicitud de palabra:

En el caso de aceptarla, tal como muestra la imagen anterior, el moderador podr determinar qu servicios de comunicacin para ese usuario se activarn automticamente con la aceptacin.

Configuracin por usuario

En el caso de pulsar sobre alguno de los iconos , se acceder a la ventana de Configuracin de Usuario asociada al usuario correspondiente.


Esta ventana es semejante a la explicada en la seccin de Configuracin General y est encaminada a permitir al moderador definir una configuracin diferente a uno o varios usuarios individuales. Las diferencias principales al configurar a nivel de usuario en lugar de en general son las siguientes:

El nombre del usuario podr editarse.

La opcin de Activar Servicios no est disponible a nivel de un usuario individual.

Se podr cambiar la configuracin de Manos libres para el usuario

Se podr definir una calidad de Video y de Aplicaciones diferente para el usuario.

Monitorizacin remota de la conectividad de los usuarios El moderador dispone de un indicador de color cambiante para advertir respecto a la calidad de la conexin a Spontania de cada uno de los participantes. Dicho indicador puede presentar 2 colores principales:

Calidad de conexin buena. El usuario est recibiendo segn la calidad de video configurada.

Calidad de conexin baja. El usuario est recibiendo una calidad de video inferior a la que estara establecida para la sesin. Este indicador puede servir para alertar que alguno de los participantes podra tener unas prestaciones de red no adecuadas, estar pasando por una situacin transitoria de conectividad de red insuficiente, o que su ordenador no posee recursos de procesamiento suficientes. En tal caso, esto podra derivar que la experiencia del usuario en la sesin no fuera ptima al no percibir la calidad de video u otros servicios de forma ptima. Nota: los dispositivos tipo iPhone y iPad funcionan con calidad de conexin baja por la diferencia de capacidad de procesamiento en comparacin con PCs.


Desconexin de usuarios Como si de otro servicio de comunicacin o colaboracin se tratara, el panel de control del moderador ofrece una columna especfica (la ltima) para desconectar al usuario en cuya fila se

pulse el icono de .

Opciones adicionales

En el men de opciones adicionales , adems de las propias que el moderador dispone por ser un usuario ms, se pueden encontrar algunas funcionalidades ms avanzadas, concretamente en los submens de Moderacin, Invitar y Ver.

a) Moderacin El moderador puede desde aqu realizar varias acciones, tal y como muestra la siguiente imagen.

Grabar sesin: activa la grabacin de la sesin, la cual ser almacenada en su equipo local en el directorio y fichero que seleccione. Tambin permite detener una grabacin en curso. Existen 2 posibles formatos para realizar grabacin:

WCONF (formato propio de Spontania). Graba la sesin ntegra, toda la comunicacin y colaboracin mantenida en la sesin, siendo el reproductor de este formato la propia aplicacin Spontania. Esto permite visualizar la grabacin de una forma ms interactiva (cambiando vistas,), y de incluso recibir un fichero que pudiera haber sido enviado por algn participante a travs de la transferencia de ficheros.

WMV (formato Windows Media Video, slo disponible si el moderador est conectado en un equipo Windows). Permite la grabacin de la sesin en un formato ms estndar para que


posteriormente pueda ser visto con aplicaciones multimedia comunes. Su uso est dirigido para la grabacin de sesiones de videoconferencia, sin colaboracin. La comparticin de documentos podra quedar registrada, aunque la calidad en la grabacin no sera ptima dado que est orientada a grabar el video y el audio, y no los datos compartidos.

La activacin de la grabacin hace que a todos los usuarios se les encienda el piloto de que la sesin est siendo grabada.

En caso de que se mostrara este indicador y el moderador no hubiera activado ninguno de los formatos de grabacin locales, esto sera debido a que se habra programado a nivel de administracin que la sesin se grabara y almacenara de forma automtica en la plataforma central (slo disponible en versiones avanzadas de Spontania).

Peticin de palabra: Esta es una opcin avanzada del moderador para gestionar ms eficazmente los turnos de palabra cuando el nmero de peticiones pendientes comienza a ser alto. En la ventana que se abre se proporciona un listado de los participantes que han solicitado la palabra y estn pendiente de respuesta, as como la hora exacta cuando se ha realizado la solicitud y el orden de la misma.

Encuestas: dentro de una sesin pueden introducirse una o varias encuestas para medir o evaluar las opiniones o respuestas de los participantes sobre aquellos temas que se precisen. El moderador es quien gestiona estas encuestas, las administra y las publica a los asistentes. Todas estas funciones se hacen accesibles desde el submen Encuestas, el cual consta de dos opciones:


Admin.: esta opcin conduce al moderador al entorno web para la administracin de encuestas, en el cual puede crear, editar, visualizar, ver resultados y eliminar las encuestas que precise.

Listado: esta opcin le ofrece al moderador opciones semejantes a las anteriores pero a partir de un listado previo en tiempo real de las encuestas disponibles, pudiendo adems enviar dichas encuestas a los asistentes que el moderador seleccione.

Los iconos de gestin de las encuestas tienen el siguiente significado:

Editar la Encuesta

Edicin de Encuesta no permitida (generalmente debido a que su creador fue otro usuario)

Ver la Encuesta

Ver los resultados de la Encuesta

Eliminar la Encuesta

Eliminacin de Encuesta no permitida (generalmente debido a que su creador fue otro usuario)

Enviar la Encuesta a los participantes

Los detalles ms concretos para la generacin, edicin, visualizacin de encuestas y resultados, y borrado se explican en el anexo 1 al final de este manual.


Una vez el moderador determine qu encuesta quiere solicitar que se rellene por los asistentes, debe pulsar el icono y le solicitar los ltimos parmetros:

En esta ventana final el moderador puede decidir a qu usuarios concretos enva la encuesta, o a si la enva a TODOS los participantes de la sesin. Y puede establecer que las respuestas a la encuesta sean annimas, marcando la opcin de Annima; en otro caso se recibiran con el nombre de usuario que la ha respondido. Importante: esta funcionalidad de Encuestas slo estar disponible para los usuarios moderadores que hayan adquirido ese rol tras autenticarse como moderadores. En caso de haber recibido la moderacin por parte de otro usuario, es decir, que el usuario no dispusiera de una cuenta registrada a nivel de administracin con capacidad de ser moderador, esta funcionalidad no estara disponible.

Finalizar sesin: Expulsa a todos los participantes de la sesin excepto al moderador. El moderador podr salir por el procedimiento normal, una vez comprobado que todos los participantes se han desconectado.

b) Invitar usuarios

El moderador tiene la facultar de poder invitar a ms participantes a una sesin Spontania en curso. Para ello dispone de varios procedimientos, algunos de los cuales podran no estar disponibles segn la solucin Spontania adquirida:

Invitar por IM: permite invitar de forma instantnea a aquellos compaeros de trabajo que el moderador vea en su aplicacin local de mensajera y presencia de Spontania.


Para utilizar esta funcionalidad es necesario que el usuario moderador tenga en funcionamiento en su ordenador la aplicacin de Mensajera Instantnea y Presencia que Spontania incluye con la solucin.

o Por telfono (nota: disponible slo en soluciones Spontania avanzadas): permite la realizacin

de llamadas telefnicas hacia nmeros fijos o mviles nacionales e internacionales, incluso a extensiones internas para que el usuario llamante acceda a la sesin desde su telfono. En funcin del telfono llamado, los usuarios invitados podrn conectarse mediante conexin telefnica normal (RTC GSM), o tambin mediante videollamada 3G.

Esta funcionalidad podra no estar disponible en la sesin ya que requiere que se haya activado a nivel de administracin la funcionalidad avanzada de acceso telefnico en Spontania, as como haberse establecido la integracin de Spontania con una centralita telefnica, IP PBX o gateway de telefona.


o Por mail: permite la generacin de un email plantilla con los datos de acceso a la sesin Spontania, de forma que as el moderador pueda enviarlo a aquellas personas que quiera invitar a la sesin incluyendo sus direcciones de email en el campo de Para del correo electrnico. El asunto y el cuerpo del mensaje tambin podran ser editados si el moderador lo desea.

c) Ver Esta opcin dentro del men de opciones avanzadas aade algunas utilidades adicionales que se describen a continuacin:

Rotar: Permite activar la rotacin de vdeos automtica de Spontania, la cual puede resultar til en casos de uso de un gran nmero de personas conectadas (ej: ms de 10 usuarios simultneos con video).


Dentro de esta ventana se ofrecen las siguientes opciones: o Habilitar Rotacin automtica: permite activar o desactivar esta funcionalidad. o Mximo de videos en sesin: nmero mximo de videos simultneos que se mostraran en

pantalla una vez se arrancara la rotacin automtica de videos. o Por tiempo: modalidad de rotacin de videos en la cual en primera instancia cada cierto

nmero de segundos (seleccionable en esta ventana) se activa el video de un participante hasta llegar al valor de Mximo de videos en sesin; y en segunda instancia segn los segundos que se hayan establecido, se desactiva el video de un participante y se activa el video de otro participante, sin superar el valor definido en Mximo de videos en sesin. La desactivacin y activacin de videos se realiza de forma ordenada segn la lista de usuarios conectados.

o Por voz: modalidad de rotacin de videos en la cual se activa el video de los participantes que emitan audio a la sesin y se desactiva el video de los participantes que cesan de emitir audio en la sesin. Tanto en un caso como en otro existe un pequeo umbral de tiempo antes de que Spontania active o desactive el video, una vez el usuario empieza o termina de hablar respectivamente. No se podr sobrepasar el Mximo de videos en sesin aunque sean varios participantes los que estn hablando.

o Puede especificar aqu el comportamiento de cada usuario: permite definir el tratamiento por defecto que se dar individualmente a cada usuario. Existen 3 modos (se ven pulsando el botn derecho con el cursor del ratn sobre el nombre de cualquiera de los participantes) Automtico: valor por defecto. No se aplica ningn tratamiento especial al usuario en la rotacin de videos. Siempre Activo: el video de ese participante se mantendr en todo momento encendido durante la ejecucin de la rotacin de videos. Siempre Inactivo: el video de ese participante se mantendr en todo momento apagado durante la rotacin de videos.

Vistas: adems de las diferentes modalidades de visualizacin que pueden seleccionarse desde esta opcin, en el caso del moderador se ofrece la capacidad adicional de poder fijar la vista que tendrn todos los participantes en la sesin (sealizado con una flecha en verde en la siguiente imagen).


En el caso de activar esta opcin, a partir de ese momento los participantes tendrn en pantalla la disposicin de videos y de los recursos de colaboracin que el moderador tenga en su propia pantalla. De hecho, los botones que se describieron para interactuar con las vistas

quedarn inoperativos en todos los usuarios (salvo el botn de vista en pantalla completa) a excepcin de para el usuario moderador.

Lanzador Nota: Esta funcionalidad no est disponible en todas las versiones de Spontania. Los usuarios que disponen de una cuenta creada a nivel de administracin con capacidad de actuar como moderadores observarn que, tras completarse la primera conexin a Spontania como moderador habiendo accedido desde el portal web (no desde la Mensajera Instantnea), se les queda en su escritorio un acceso directo a Spontania, concretamente al denominado Lanzador de Spontania.

Pulsando dos veces con el ratn sobre este acceso directo, se abrir el Lanzador:


Segn se ve en esa imagen, este lanzador ofrece 3 botones principales:

Nuevo SessionID: En el apartado 2 de este manual referente al Proceso de Conexin se citaba que cada sesin de Spontania tiene asociado un cdigo nmero llamado SessionID (identificador de sesin). Gracias al botn de Nuevo SessionID del lanzador, el moderador podr generar un nuevo cdigo de SessionID de esa sesin, invalidando el cdigo anterior. Esto asegura que posibles participantes que hubieran conectado previamente en esa misma sesin virtual de Spontania no podrn volver a conectarse con aquel enlace salvo que reciban el nuevo.

Una vez este botn se utilice, se observar que el valor mostrado en el Lanzador de Session Id cambia automticamente. Asimismo, el botn quedar inoperativo hasta que el moderador utilice ese cdigo accediendo a la sesin.

Invitar por mail: Esta opcin permite generar la plantilla de un correo electrnico con los detalles de conexin para el acceso a la sesin de Spontania identificada con el Session ID visualizables desde el Lanzador, sin necesidad de de que el moderador tenga que conectarse a la sesin y usar la opcin anloga del men de Invitar.

Iniciar Sesin: Al pulsar este botn, el usuario acceder a la sesin identificada por Session ID como moderador, sin necesidad de que acceda a travs del portal web de Spontania.


6 Finalizar la sesin Para abandonar la sesin, basta que el usuario pulse sobre el icono situado en la parte superior

derecha de la aplicacin donde estn el resto de controles de ventana.

En algunas versiones de Spontania, una vez el usuario abandona la sesin, ste puede observar que se le abre un navegador con un informe resumen de los beneficios obtenidos al utilizar Spontania:

En este informe se presenta la siguiente informacin:

Ubicacin geogrfica aproximada de cada uno de los usuarios que participaron en la sesin Spontania. Esta localizacin es aproximada ya que se basa en la direccin IP del usuario utilizada, no en su posicin geogrfica obtenida por sistemas ms precisos como GPS.

Beneficios totales obtenidos con la sesin de Spontania (cifras aproximadas), segn tres criterios: o Ahorro econmico: coste en viajes que hubiera supuesto juntar a todos los participantes

en un mismo lugar. o Impacto ambiental: emisin de CO2 a la atmsfera que se ha evitado al utilizar Spontania. o Ahorro de tiempo: tiempo que hubiera supuesto juntar a todos los participantes en un

mismo lugar.

Desglose de los beneficios obtenidos por cada uno de los participantes: mismas mtricas que antes pero mostradas para cada uno de los participantes de forma individual. Son cifras aproximadas.


7 Mensajera Instantnea Corporativa La solucin Spontania de Dialcom incluye tambin un componente de Mensajera Instantnea y Presencia para su uso por los empleados de la empresa. Este componente no es necesario tenerlo instalado en el ordenador para poder participar en una sesin de Spontania. No obstante, es una aplicacin sencilla y amigable que aade funcionalidades de comunicacin y colaboracin en tiempo real adicionales a las ya enumeradas con Spontania. Entre las funcionalidades adicionales que el componente de Mensajera Instantnea de Spontania proporciona a sus usuarios se pueden destacar las siguientes:

Mantener conversaciones de texto en vivo con otras personas que tambin estn conectadas a la aplicacin.

Conocer la disponibilidad actual de sus contactos.

Iniciar sesiones de videocolaboracin Spontania de una forma rpida y sencilla.

Transmitir ficheros bidireccionalmente.

Instalacin De forma anloga al rol de moderador, la Mensajera Instantnea (a veces referida con las siglas de IM) es una funcionalidad cuya usabilidad precisa de una configuracin especfica a nivel de administracin, en el sentido que debern existir cuentas de usuarios de mensajera creadas en este nivel para que los usuarios puedan completar con xito la instalacin. Los pasos de la instalacin son los siguientes: 1) Conectar a la URL principal de Spontania y pulsar sobre la seccin Acceso a portal, la cual se

puede encontrar en la parte superior derecho de esa pgina web.

2) En la nueva pgina, con la casilla de Rol en el valor de Usuario, introducir los datos de login y

password correspondientes a la cuenta que el usuario haya recibido de su administrador (el campo de ENTIDAD podra no aparecer, o aparecer ya cumplimentado. En caso que hubiera que rellenarse, consulte con su administrador para conocer cul es el valor que debe utilizar).


3) Seleccionar la opcin de Conectar IM

4) Esperar unos segundos mientras la nueva pgina web realiza la descarga e instalacin del software

de Mensajera de Spontania (esta pgina y procedimiento automtico de instalacin depender del navegador utilizado).


5) Se arranca la aplicacin de Mensajera Instantnea desde la ventana de autenticacin para que el usuario pueda escribir sus datos de acceso recibidos por el administrador (este paso podra realizarse de forma automtica):

Segn se muestra en la imagen superior, en aquellos casos en los que el usuario se conecte a Internet desde una conexin de red controlada por un proxy, el usuario deber pulsar el botn de Avanzado y rellenar los datos solicitados en la pestaa de proxy para completar la conexin.

Una vez escritos correctamente los datos de autenticacin as como si fueran precisos los de proxy, al pulsar el botn de Conectar se valida la conexin y tras unos breves segundos el usuario ya puede ver la ventana principal de la aplicacin de Mensajera, terminando as el proceso de instalacin.

Para futuras conexiones a la aplicacin, ser suficiente pinchar en el acceso directo que se genera en el escritorio, o tambin configurar la aplicacin para que se inicie con el arranque del PC dentro de la opcin de Preferencias de la aplicacin que luego se enumera.


Interfaz de usuario El interfaz de usuario de la aplicacin de Mensajera Instantnea y Presencia de Spontania se compone de varias partes, las cuales se describen en este apartado. 1. Los controles de ventana.

En esta zona se muestra el nombre de IM con el cual el usuario se ha conectado a la aplicacin. Asimismo, los controles de ventana permiten realizar las acciones comunes de minimizar, maximizar y cerrar la ventana de la aplicacin. 2. La barra de herramientas

La barra de herramientas clasifica en varios mens las funcionalidades disponibles con la aplicacin de Mensajera Instantnea. a) Men IM

Preferencias: presenta un amplio abanico de opciones de configuracin y personalizacin de la aplicacin agrupados en diferentes categoras. Estas categoras son las siguientes:

Configuraciones generales a nivel de chat: chequeo ortogrfico, historial del chat,

Configuraciones correspondientes a Grupos de chat

Configuracin de acceso a la aplicacin. Es en esta categora donde se puede establecer que la Mensajera Instantnea se inicie automticamente cada vez que el ordenador se arranque.


Preferencias para la transferencia de archivos

Seleccin de avisos de audio que se escuchan ante determinados sucesos o mensajes recibidos.

Personalizacin de los recursos grficos de la aplicacin (emoticones, texto, avatar,...)

Configuracin del comportamiento de la aplicacin ante eventos.

Editar mi perfil: permite configurar la informacin personal del usuario que a los otros

contactos del IM se les muestra.

Finalizar sesin: cierra la sesin de Mensajera Instantnea en curso, y vuelve a la ventana de introducir los datos de autenticacin del usuario de IM.

Salir: cierra la sesin de Mensajera Instantnea en curso, y cierra tambin la aplicacin. b) Men Contactos

Agregar contacto: permite aadir a ms personas a la lista de contactos de IM del usuario. (Nota: esta funcionalidad podra no estar disponible segn la configuracin establecida del IM a nivel de administracin)

Agregar grupo de contactos: crea un nuevo grupo para clasificar la lista de contactos.

Aceptar automticamente llamadas de todos: autoriza la conexin automtica de su equipo a una sesin Spontania ante una invitacin generada desde el IM por parte de cualquier contacto.


c) Men Acciones

Ver descargas: abre el directorio que est configurado para almacenar los ficheros que el usuario reciba a travs de la Mensajera Instantnea.

Difundir mensaje: permite el envo de un mensaje unidireccional a todos los contactos o a un conjunto seleccionable de ellos, el cual vern inmediatamente o tan pronto estn conectados.

Invitar a una sala SPONTANIA: permite el inicio de una sesin Spontania con los contactos seleccionados.

Enviar un archivo: realiza la transmisin de un fichero hacia el contacto seleccionado.

Idioma: cambia el idioma del interfaz de la aplicacin d) Men Ayuda

Manual de Usuario: abre el manual electrnico de la aplicacin de Mensajera Instantnea.

Acerca de: muestra la informacin general de la versin de Mensajera Instantnea utilizada. 3. La Barra de Estado

En la Barra de Estado el usuario puede modificar de forma sencilla la informacin de presencia que el resto de contactos es notificado sobre dicho usuario. Para ello, basta que pinche sobre el icono y seleccione el nuevo estado que desea tener. Estos estados son los siguientes:


Seleccionando un nuevo estado, el cambio se aplicar a nivel grfico tanto en la Barra de Estado de la aplicacin, como en el icono asociado a la aplicacin en la bandeja del sistema.

Asimismo, el resto de contactos conectados a la aplicacin de Mensajera Instantnea podrn conocer cul es el estado de presencia de ese usuario viendo el icono asociado a dicho usuario as como el mensaje que acompaa al nombre del contacto.

Date post:	31-Oct-2015
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Spontania Manual Usuario

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