STAFFING für Microsoft Dynamics AX 2012

Software für Personaldienstleister

Funktionsübersicht Staffing (D) 2 6. März 2013 RL/ Version 3.1

Inhaltsverzeichnis

1 SOFTWARE FÜR PERSONALDIENSTLEISTER ....................................................................................... 3

2 SOFTWAREARCHITEKTUR .................................................................................................................. 3

3 BASISFUNKTIONEN ........................................................................................................................... 4

3.1 CRM - CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT .................................................................................... 4

3.2 DOSSIERVERWALTUNG/PROFILVERSAND ................................................................................................... 5

3.3 AUFTRÄGE ................................................................................................................................................ 6

3.4 SEARCH&MATCH ..................................................................................................................................... 6

3.5 EINSATZVERWALTUNG ................................................................................................................................ 7

3.6 BEWERBERMANAGEMENT .......................................................................................................................... 8

3.7 KANDIDATEN/MITARBEITER ........................................................................................................................ 9

3.8 ARBEITSSICHERHEIT .................................................................................................................................. 10

3.9 ARBEITSRAPPORTE/LEISTUNGSERFASSUNG................................................................................................ 10

3.10 BRUTTOLOHNABRECHNUNG ................................................................................................................ 10

3.11 RECHNUNGSSTELLUNG/FAKTURIERUNG ............................................................................................... 10

3.12 WORKFLOW/AKTIVITÄTEN-MANAGEMENT .......................................................................................... 11

3.13 DOKUMENTEN-MANAGEMENT ............................................................................................................ 12

4 SOFTSITE – IHR PARTNER................................................................................................................. 13

Funktionsübersicht Staffing (D) 3 6. März 2013 RL/ Version 3.1

1 Software für Personaldienstleister

Staffing ist ein umfassendes Softwarepaket für Personaldienstleister, das sich in jahrelangem Einsatz bewährt hat. Es bildet alle spezifischen Prozesse der Kundenbetreuung- und -gewinnung, des Personalmanagements sowie der Verwaltung und Abrechnung der Einsätze ab. Staffing basiert auf der Softwarelösung Microsoft Dynamics AX. Damit steht dem Anwender die volle Funktionalität dieser Standardlösung zur Verfügung.

Wichtige Merkmale

Einheitliche Lösung mit vollständiger ERP Funktionalität inkl. CRM, Finanz- und Rechnungswesen, Workflow und Dokumentenmanagement

Vollständige Integration in die Microsoft Produktepalette (MS Office, SharePoint, Exchange, Lync, SQL Server)

Einheitliche Benutzeroberfläche Möglichkeit für kundenindividuelle Anpassungen

Steigerung der Effizienz

Die schnelle und sichere Abarbeitung aller Aufgaben ermöglicht Dynamics AX durch Bereit-stellung einer Reihe von Werkzeugen, die die Abläufe im Unternehmen überwachen und steuern.

Workflow System Aktivitätenmanagement Staffing Mobile für den unbeschränkten Zugriff auf die Unternehmensdaten

Verbesserung der Transparenz

Portallösungen und eine breite Palette von Datenanalyse-Werkzeuge ermöglichen die Integration von Kunden-, Lieferanten- und Bewerbungsprozessen sowie die Aufbereitung von Unternehmensdaten nach ihren spezifischen Bedürfnissen.

Rollenbasierte Portale Flexible Auswertungsmöglichkeiten Business Intelligence Funktionalitäten

2 Softwarearchitektur

Staffing basiert auf der Applikationslösung Microsoft Dynamics AX. Microsoft Dynamics AX ist in die Softwarearchitektur von Microsoft eingebunden.

Microsoft Dynamics AX zeichnet sich durch folgende Kriterien besonder aus:

Internationalität Mandantenfähigkeit Skalierbarkeit Rollen- und Benutzerberechtigungskonzepte

Dynamics AX läuft auf Windows-, SQL Server und SharePoint Foundation. Über den AX Office Client haben die Mitarbeiter auch Zugriff via Word und Excel auf Dynamics AX Daten.

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3 Basisfunktionen

3.1 CRM - Customer Relationship Management

3.1.1 Gobales Adressbuch Personen- und Organisationen Kontakt- und Informationsdaten Doublettenprüfung und -abgleich

3.1.2 Interessenten/Kunden Stammdatenverwaltung � Firmendaten (div. Klassifizierungen) � Vertragsdaten � Finanzdaten

Einsatzortverwaltung Arbeitszeitmodelle Kundenberufe/Nachgefragte Berufsgruppen Bonitätsprüfung Diverse Zielgruppeninformationen Statusverwaltung anhand von parametrisierbaren Kriterien Rahmenvereinbarungen Branchen Ansprechpartner und Verantwortliche Arbeitszeitmodelle und Schichtsysteme Wettbewerbsinformation offene, abgeschlossene, verlorene Angebote/Vakanzen Aufträge, in Abwicklung oder abgeschlossen laufende und historische Einsätze

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3.1.3 Kontaktpersonen Adressdaten (Abgeleitet aus Firmendaten) Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon usw.) Zielgruppeninformationen Persönliche Informationen

3.1.4 Marketingautomatisierung Marketingkampagnen für eine definierte Kunden- und Interessentengruppe. Automatische Weiterverfolgungsaktivitäten Aussand per E-Mail, Internet, Fax oder Post

3.1.5 Telemarketing Automatisches Zuordnen von Anruflisten und Aktivitäten Automatische Wahlvorgänge mit Protokollierung der Anrufdetails. Benutzerdefinierte Anrufscripts basierend auf Fragebogenfunktionen Auswertung von Anrufergebnissen

3.2 Dossierverwaltung/Profilversand

Verwaltung von Dossiers (Kandidat/Kunde) Dokumentenversand via E-Mail Planung und Kontrolle der Aktivitäten

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3.3 Aufträge/Angebote

Auftragstypen Vermittlung, Verleih, Personalprojekte Anforderungs- und Berufsprofile Fähigkeitsstrukturen/Qualifikationen Arbeitsplatzinformationen Rahmenvereinbarungen Angebotskalkulation mit Berücksichtigung der Branchenzuschläge Stellenanzeigen mit Schnittstelle zu diversen Stellenportalen Projektstrukturpläne (Personalprojekte)

3.4 Search&Match

Mit einem Suchauftrag gleichzeitig in mehreren CV-Datenbanken und sozialen Netzwerken Bewerber suchen

Übersicht über die besten Bewerber für Ihre offenen Stellen.

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3.5 Einsatzverwaltung

Einsatzkalkulation mit Berücksichtigung der Branchenzuschläge Beliebige Abrechnungsmodalitäten Einsatzübersicht / Plantafel Splitting/Echange

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3.6 Bewerbermanagement

Automatisiertes Einlesen von Bewerberinformationen aus Dokumenten (CV Parsing) Verwaltung von Anzeigen-Templates Schnittstelle zu den gängigen Jobbörsen/Stellenportalen (XML) Führen eines Personalpools, bestehend aus Mitarbeitern und Bewerbern Workflows zur Abwicklung der Bewerbungen und Verwaltung der Bewerber sowie

Generierung automatisierter Korrespondenz und Aktivitäten

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3.7 Kandidaten/Mitarbeiter

Stammdaten � Anstellungsinformationen

� Berufsinformationen � Kenntnisverwaltung / Kompetenzen � Lebenslauf � Entlohnungsdaten

� Steuer

� SV-Daten

� Befristungen

� Schwerbehinderung

Fehlzeitenverwaltung Führung Urlaubs- und Zeitkonto Übersicht Förderungen Abschlagsverwaltung Einsatzübersicht je Mitarbeiter Mitarbeiterbezogene Dokumentenverwaltung (Elektronische Personalakte) Statusverwaltung geknüpft mit parametrisierbaren Bedingungen

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3.8 Arbeitssicherheit

Überwachung aller Fristen in Bezug auf Vorsorgeuntersuchungen, Sicherheits-unterweisungen, Arbeitsplatzbegehung etc.

Berufsspezifische Templates für Sicherheitsunterweisungen und Arbeitsplatz-begehungen

Systematische Erfassung der Arbeitsunfälle und Unterstützung des Meldewesens Analysen und Berichte zur systematischen Unterstützung der Unfallvermeidung Verwaltung der persönlichen Schutzausrüstung

3.9 Leistungserfassung

Zeiterfassung für Lohn und Faktura Erfassung nach Kostenstellen Importschnittstelle für Zeiterfassungssysteme

3.10 Bruttolohnabrechnung

Automatische Berechnung Urlaubskonto, Zeitkonto und Spesen Automatisierte Berechnung Zulagen und Zuschläge Automatisierte Berechnung Branchenzuschlag Automatisierte Ermittlung von Spesen Beliebige Tarifverträge hinterlegbar Abweichende Entgeltstufe für Einsätze Schnittstelle zu diversen Lohnprogrammen

3.11 Rechnungsstellung/Fakturierung

Rechnungsgliederung für Kunden angepasste Rechnungslegung Automatische Erstellung von Fakturapositionen auf Basis der Zeiterfassung Automatische Zuschlagsermittlung ja nach Kundenwunsch E-Invoice Einzel- oder Sammelerstellung für Rechnungen

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3.12 Workflow/Aktivitäten-Management

Frei definierbare Workflows Aktivitätenmanager mit Erinnerungsassistent Serientermine Outlook-/Exchange-Synchronisation für Aktivitäten (Termine, Aufgaben),

Geschäftsbeziehungen, Kontaktpersonen

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3.13 Dokumenten-Management

Dynamische Generierung von Dokumenten/Formularen auf Basis von Microsoft Word/Excel Vorlagen

Erstellung von Barcode-Etiketten Scannen und indizieren von externen Dokumenten Import von Dokumenten per Drag&Drop Frei definierbare Ablagestrukturen Weiterleiten von Dokumenten per E-Mail Volltextsuche Zugriffkontrolle auf Dokumententyp-Ebene

Eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten und E-Mails wird über die Integration eines Dokumenten Management Systems sichergestellt (z. Bsp. Microsoft SharePoint, Windream).

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4 Softsite – Ihr Partner

Unsere Kompetenzen � Langjährige Erfahrung im Bereich Personalmanagement und Dynamics AX

� Ausgewiesenes Projektteam

� Erprobtes Einführungsmodell

Unsere Leistungen � Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und IT-Infrastruktur

� Effizientes und kostenbewusstes Projektmanagement

� Bedarfsgerechte Beratung

� Individualprogrammierung und Systemergänzungen

� Schnittstellenprogrammierung, Datenmigration

� Installation und Konfiguration von Microsoft Dynamics AX

� Einführung, Schulung

� Wartung

� Hotline-Support

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