Strategic Planning and PerformanceApproaches to the Preparation of the Post-2020 Strategic Framework

Ray Shostak, CBE4 December 2017

Zagreb

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Outline of the Presentation

• The Gap….and a reminder of what matters• Who leads the Centre of Government (CoG) efforts to ‘Manage for

Results’• A Performance Management Framework

• Budgeting for Results• Roles, Responsibilities and Accountabilities• Collaboration• Routines – Data, Reporting and Unblocking Barriers

• Narrowing the Gap

KEY MESSAGES• To translate the Strategic Plan into results think about:

• Roles responsibilities and accountabilities• Measurable outcomes with trajectories• Tracking performance and unblocking barriers to performance

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The GAP for ALL Governments…….

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AmbitionGetting Results

What are governments about……

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….and who makes the biggest difference?

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Some truths about government……

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Leading and managing governments is a bit like conducting an

orchestra where every player is a soloist

From the perspective of citizens/business the work of

governments does not happen in ministry silos……….

Who leads: The Centre of Government

Line Ministries

Prime Minister

Policy Unit

Strategy

Unit

Delivery Unit

Comms Planning Ministry

Finance

Ministry

The Role of the Centre of Government, IDB (2013)

EU Ministry

Managing for Results

1. Strategic Management

2. Coordinate policies

3. Monitor and improve the performance

4. Manage the politics

5. Engage and Communicate

-Set priorities and BAU-Align goals and budget-Set ambition-Horizon scanning-Whole government perspective

-Ensure consistency-Ensure coherence-Manage cross government work-Consultation -Whole government perspective

-Monitor progress on priorities-Real time action oriented reviews-Intervene to unlock obstacles-Lead innovation

and reform-Whole government perspective

-Lead the political negotiations-Create framework-Manage conflict-Manage legal issues-Whole government perspective

-Open government-Own a coherent narrative with discipline-Ensure evidence base-develop and implement engagement strategy-Whole government perspective

8The Role of the Centre of Government, IDB (2013)

Getting to Action and Change

Strategic Planning

Government Priorities

Implementation Planning

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What we want to be…..

What we want to achieve toBe successful…..

What we need to do, by who and by when…..and how we will know

Performance Management Framework

A Performance Management Framework

• Sets clear priorities, expectations and outcomes for citizens

• Establishes a culture

• Links finance to results

• Enables involvement of all the stakeholders in the delivery system

• Facilitates cross agency working

• Creates an approach to problem solving

• Supports and develops people

• Establishes accountability to taxpayers

• …..is the way a government does business

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A Framework

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Outcomes for and with Citizens

Role and Responsibilities

ACCOUNTABILITYwith

consequences

Collaborative planning in the Delivery System

Programmes, Objectives, Milestones, Deliverables

BUDGETING FORRESULTS

ROUTINESDATA

RESPORTINGPROBLEM SOLVING

GOVERNMENT PRIORITIES

IMPLEMENTATION PLANS TO MANAGING FOR RESULTS

Roles, responsibilities and

accountabilities…the system challenge

Government (not Ministry)

Priority Goals

CITIZENS/BUSINESS

Citizens and business don’t

care much about the challenges of

multi-level governance

NATIONAL

REGIONAL

CITY/SUB REGIONAL

LOCAL

Delivery Systems

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Government of Peru, 2013, Armando Ardila Delgado

India – Results Framework Document

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Prajapati Trivedi

Various Forms of Collaborative Planning

Information

sharing

Bi-lateral

negotiations Cross-department

virtual team

New unit/

department

Service Level

Agreements

Consultation

Joint boardsShared

performance

indicators

Joint budgets

Shared strategies

and plans

Working

groups

Source: PMDU

• Establish Co-Goal Leaders from the Centre and Agencies

• Develop action plans with metrics, quarterly milestones, governance structures and contributing programs

• Reviewing progress regularly

USA CAP Planning

16

Strategic Management to Implementation

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Delivery Unit Tracking and Problem Solving

Cross-Ministry

Delivery Agreements

GovernmentPriorities

Single Departmental Plans

Objectives agreed with the centre, based on PM priorities

Themes agreed with the centre in

consultation with departments

Metrics set by

departments, based on

themes and work areas

Delivery needs broken down

by finances, based on the

departments’ spending

package

Other enablers and

obstacles to delivery, set

out by departments

Indicators and

trajectories for

every metric, with

a four-year

forward look

Finances broken

down by theme,

with a four-year

forward look

Focus on

workforce and

workforce

planning

Clear

prioritisation

of work areas

Commercial

Digital

HR

Communications

Corporate

Finance

Internal Audit

Legal

Property

Infrastructure

and Projects

Fraud, Error,

Debts and

Grants

Alignment with

Arms Length

Bodies

Focus on cross-

cutting issues

Focus on EU

Exit

Key delivery

risks

As well as each

policy area, each

manifesto

commitment

should be

integrated within

the SDP, and

have clear

metrics where

necessary

Clear financial

risks articulated,

as well as how

the department

plans to save

through

efficiencies over

the Parliament.

A four-year, delivery focused Single Departmental Plan which integrates all aspects of planning and is embedded within the department.

Together, this enables effective performance management, better prioritisation, greater confidence in delivery and clear accountability.

Milestones

developed for

every work

area

Comprehensive, SMART work areas set by

departments

Four year financial plan Vision and priorities Functional statements

Financial and

workforce overview

Headline metrics,

agreed with the

centre

Headline metrics,

agreed with the

centre

Prioritisation

Delivery risks

Financial and

workforce planning

Simon Madden, 2017

Routines……data, reportingand improving

DATA WAREHOUSE

REAL-TIME MANAGEMENT

REPORTS

PROBLEM SOLVING

TOOLS

LEADING TO

IMPROVED ACTION

PM (and CoG)

3

Source: Author and LSE 2015

UK 2001

South Africa 2010

Pakistan 2013

Queensland 2004

Australia 2003

UK 2005

Maryland2008

Malaysia2009

Sierra Leone 2008

Liberia 2009

Indonesia 2009

Rwanda2008

Wales 2011

Chile 2010

Brazil 2011

Kenya

2011

Netherlands2007

Albania 2015

UK2011

Europe Asia Africa America Oceania

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Delivery Units are now all over the world…...

Colombia 2014

Nigeria 2015

UK2015

NI2009

Philippines

2014

Tanzania 2013

20

VISÃO DE FUTUROPernambuco, um lugar melhor para trabalhar e melhor para viver

PREMISSAS

Responsabilidade, Transparência e Controle Social

Ciclo Integral de Gestão, com Foco em Resultados

Disposição para o diálogo com a Sociedade

QUALIDADE DE VIDA – UMA VIDA MELHOR PARA TODOS OS PERNAMBUCANOS

Pacto pela Educação - Ofertar educação de qualidade para todos,

com foco na qualificação profissional

Pacto pela Saúde – Ampliar a oferta e a qualidade de serviços de saúde

Pacto pela Vida – Reduzir continuamente a criminalidade no

Estado

Universalizar o acesso à água e ao esgotamento sanitário

Promover a cidadania, combater as situações de desigualdade social e

ofertar oportunidades para o esporte, lazer e cultura

Melhorar a habitabilidade e a mobilidade

O ESTADO DO FAZER – CAPACIDADE DE GERAR RESULTADOS PARA TODOS OS PERNAMBUCANOS

Alcançar uma gestão pública eficaz, através do aprimoramento contínuo do Modelo de Gestão, da valorização do servidor e da

manutenção do equilíbrio fiscal dinâmico

FOCOS PRIORITÁRIOS

Estratos mais vulneráveis da população

Interiorização do desenvolvimento e da ação do

Estado

Consolidação das bases para um novo Ciclo de Desenvolvimento

Econômico

NOVA ECONOMIA - OPORTUNIDADES PARA TODOS OS PERNAMBUCANOS

Promover o desenvolvimento rural sustentável

Promover a sustentabilidade ambiental

Promover o desenvolvimento econômico, com foco na geração de

empregos e na economia do conhecimento

Aumentar e qualificar a infraestruturapara o desenvolvimento

COPA 2014 – Preparar e mobilizar o Estado para receber os jogos da Copa

do Mundo

PACTO PELA SAÚDE - AMPLIAR A OFERTA E A QUALIDADE DE SERVIÇOS DE SAÚDE

MELHORAR A GESTÃO DO SISTEMA DE SAÚDE

IMPLANTAR O NOVO MODELO DE GESTÃO NA SECRETARIA DE SAÚDE

Implantação do Novo Modelo de Gestão dos

Hospitais Estaduais

SES - FES242

Implantação do Novo Software de Gestão de

Saúde

SES - FES244

Implantação do Núcleo de Informações Estratégicas

SES - FES245

Implantação do Novo Modelo de Produtividade para os

Profissionais de Saúde

SES - FES243

AMPLIAÇÃO DA COBERTURA DOS SERVIÇOS DE SAÚDE

REFORMA, AMPLIAÇÃO E EQUIPAGEM DE UNIDADES HOSPITALARES

Implantar Farmácia do Lafepe - Barreiros

SES - LAFEPE244

FORTALECIMENTO DA ATENÇÃO PRIMÁRIA

MELHORIA DA ATENÇÃO BÁSICA

Fortalecimento do Programa de Prevenção do Câncer de Colo de Útero e de Mama

SES - FES130

Qualificação do Programa Saúde da Família

SES - FES362

DESENVOLVIMENTO DA REDE DE COMERCIALIZAÇÃO DO LAFEPE

APRIMORAMENTO MERCADOLÓGICO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS OFERTADOS PELO LAFEPE

Implantar Farmácia do Lafepe - Surubim

SES - LAFEPEX102

Implantar Farmácia do Lafepe - Timbaúba

SES - LAFEPEX113

Implantar Farmácia do Lafepe - Barreiros

SES - LAFEPEX124

MELHORIA DA QUALIDADE NA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS DE SAÚDE

MELHORIA DO ATENDIMENTO AMBULATORIAL E AUXILIAR

Implantar os Exames Oftalmológicos e Fornecimento de Óculos para

Adultos do Programa Paulo Freire

SES - FESX491

Implantar o Projeto Boa Visão

SES - FESX69

Implantar o Programa SANAR -Programa de Enfrentamento às

Doenças Negligenciadas

SES - FESX58

Definição e Implantação do Modelo de Funcionamento dos Ambulatórios

SES - FES85

AMPLIAÇÃO DA COBERTURA ESTADUAL DE ASSISTÊNCIA PRÉ-HOSPITALAR MÓVEL/SAMU

Implantar Serviços de Urgência Pré-Hospitalar Móvel Baixa Complexidade

(Ambulância SAMU USB) em municípios com menos de 40 mil habitantes

SES - FESX136

Implantar Serviços de Urgência Pré-Hospitalar Móvel Média Complexidade

(Ambulância SAMU USA) em municípios com mais de 40 mil habitantes

SES - FESX47

IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA DE REDUÇÃO DE ACIDENTES DE MOTOS

Realizar Campanhas para Redução de Vítimas de Motos

SES - FESX210

AMPLIAÇÃO DA INFRAESTRUTURA PARA ARMAZENAGEM, DISTRIBUIÇÃO E DISPONIBILIZAÇÃO À POPULAÇÃO DE

INSUMOS FARMACEUTICOS

Construção e Reforma de Farmácias Hospitalares -

Ouricuri

SES - FESX521

Construção e Reforma de Farmácias Hospitalares –

Serra Talhada

SES - FESX522

Implantação da Central de Armazenagem e Distribuição

de Insumos para Saúde

SES - FES134

Construção e Reforma de Farmácias Hospitalares –

Palmares

SES - FES651

IMPLANTAÇÃO DE SERVIÇOS COMPLEMENTARES E ESPECIALIZADOS DE SAÚDE

Implantar Bancos de Leite nos municípios com mais de

40 mil habitantes

SES - FESX145

Criar o Centro de Referência do Idoso, no Hospital Geral

de Areias

SES - FESX141

CONSTRUÇÃO DE UNIDADES DE SAÚDE

Construção e Equipagem do Hospital de Jaqueira

SES - FES658

Construção e Equipagem do Hospital de Palmares –

Operação Reconstrução

SES - FES866

Implantação da UPA Petrolina

SES - FES209

Construção e Equipagem do Hospital de Água Preta

SES - FES656

Construção e Equipagem do Hospital de Barreiros

SES - FES655

Construção e Equipagem do Hospital de Cortês

SES - FES657

Implantação da UPA-Especialidades – Petrolina

SES - FES876

Construção do Hospital Pelópidas da Silveira

(Metropolitano Oeste)

SES - FES73

Construção do Hospital Regional Mestre Vitalino

SES - FES831

Transformar o Hospital Regional do Agreste em

Unidade Especializada em Traumas

SES - FESX455

Implantação da UPA-Especialidades - Garanhuns

SES - FESX526

Implantação da UPA-Especialidades - Caruaru

SES - FESX528

Ampliar o número de Leitos – UTI Adulto e

Criança

SES - FESX127

Ampliação e Reforma dos Hospitais Estaduais –

Hospital Barão de Lucena

SES - FES536

Ampliação e Reforma dos Hospitais Estaduais –Hospital Belarmino

Correia - Goiana

SES - FES650

Ampliação e Reforma dos Hospitais Estaduais –

Hospital Dom Moura -Garanhuns

SES - FES539

Ampliação e Reforma dos Hospitais Estaduais –Hospital Regional do

Agreste - Caruaru

SES - FES588

Ampliação e Reforma dos Hospitais Estaduais –Hospital Regional Dr.

Sílvio Magalhães -Palmares

SES - FES545

IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE REDE DE ATENÇÃO EM SAÚDE BUCAL

Ampliar o número de Leitos – UTI Adulto e Criança

SES - FESX137

Implantar Urgência Odontológica nos Hospitais

Estaduais

SES - FESX513

Operacionalizar a Fluoretação das Águas de

Abastecimento de Pernambuco

SES - FESX523

Pactuar junto aos municípios a implantação de ações de Promoção à Saúde

Bucal

SES - FESX524

Implantar Laboratórios Regionais de Prótese

Dentária nas Regionais de Saúde

SES - FESX525

Programa de Governo

Seminários Regionais

Mapa da Estratégia

Mapas Setoriais

PPA

Equipes de Suporte à Gestão

Acompanhamento da Execução

Monitoramento Intensivo

Segurança - Pacto pela Vida

Pacto pela Educação

Pacto pela Saúde

49

0102030405060708090

100

1

Jan Fev Mar Abr Mai Jun 1º Sem Var. Vít. Jul Ago Set Out Nov Dez 2º Sem Var. Vít. Acum Var. Vít.

2012 7 5 3 7 3 7 7 -8% -17 3 3 -35% -7 7 -10% -24

CVLI 12 34 34 26 32 30 32 188 - - 13 13 - - 201 - -

2011 7 7 5 5 3 7 7 0% 0 5 7 5 3 3 3 5 1% 2 5 1% 2

CVLI 11 32 33 35 45 28 32 205 - - 36 25 31 23 23 22 160 - - 365 - -

2 / 1

Prazeres

0 / 1

Cajueiro Seco0 / 1

Barra de Jangada

0 / 0

Candeias

0 / 0

Piedade

0 / 0

Sucupira 0 / 0

Dois Carneiros

1 / 0

Guararapes

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

6,97

12,39

17,81

24,00

5

9

13

Meta Média 2012

AIS 06

META QUALIS

RES

PO

NSÁ

VEI

S

ME

NS

AL

QUADRANTES

REPRESSÃO AO CRACK 2

AUTORIA CVLI

CONTRA-AMEAÇA

CVLI FOCO QUALIS

AUTORIA IP

MALHAS DA LEI

MANDADOS

SE

MA

NA

L

APREENSÃO DE ARMAS

RECOLHIMENTOS

REPRESSÃO AO CRACK 1

SOSSEGO

RISCO ZERO

RESGATE DE VIDAS

ACOMP. DE PRESOS

- 5 + 19,3% 179 CVP/ 96,7% ATIV. ( JUN) 5

9ª 7 516,1 g APR. - 516,1 CRACK (JUN) 12ª

14ª 7 12 INQ. / 4 TENT. CVLI (JUN) 11ª

- 7 NÃO INFORMADO

16ª 7 63 INQ. / 18 CVP* (JUN) 19ª

15ª 7 15 MAND. / 15 DE CVLI (MAI) 10ª

20ª 5 13 MAND. CUMP. / 6 DE CVLI (JUN) 22ª

- 7 82,4% 14 OITIVAS + 73 AMEAÇAS (JUN) 0

17ª 7 5 ARMAS APREENDIDAS 19ª

17ª 7 7 RECOLHIM. (3 FLAG. + 4 MAND.) 14ª

23ª 5 1 PONTO DEBELADO 17ª

16ª 7 4 FLAGRANTES / 7 OPERAÇÕES 15ª

21ª 5 479 ESTABELECIMENTOS ABORDADOS 22ª

- 3 25% - 1 RESGATE DE TENT. CVLI 13

- 7 A INICIAR COLETA DE DADOS -

JUN

1ª

16

2ª

7

3ª

7

4ª

1

Mês

31

0 / 0

Zumbi do Pacheco

* Vítimas da semana 2011/ Vítimas da semana 2012

0 / 1

Muribeca

1 / 0

Vila Rica

Modelo Todos por Pernambuco

Who supports Performance

Improvement?

Frontline Providers

Line Ministries

The Ministry of Finance

The Centre of

Government

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Narrowing the GAP means improvement….

• All improvement means change

• Clarifying roles and responsibilities for change and for results pays dividends

• Good, and frequent, data supports results efforts

• Build capacity and capability

• Tracking results is not enough – there is a need to identify and unblock barriers m

akin

g p

olic

y p

ract

ice

Continuing the dialogue……

ray@shostak.uk.com