Stratégies pour la conservation à long terme des informations numériques
L‘expérience Suisse et conclusions générales
The Swiss Experience and General Conclusions
Policies for the long-term preservation of
electronic records
Il faut maîtriser de nouvelles exigences fondamentales
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Le défi
Obliged to cope with new fundamental requirements
à de multiples niveaux: on many levels:
• techniques • technology
• méthodes • methods
• finances • money
• organisation • organization
Il faut harmoniser ces effortspour arriver au but.Il faut harmoniser ces effortspour arriver au but.
There is need to harmonize these efforts to achieve.
There is need to harmonize these efforts to achieve.
• stratégies • policy
The Challenge
Une perception en transition:
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1996 Groupe de travail pour l‘archivage des SUPPORTS électroniques de l‘AAS
2000 Rebaptisé en Groupe de travail pour l‘archivage des DOCUMENTS électroniques
1996 Groupe de travail pour l‘archivage des SUPPORTS électroniques de l‘AAS
2000 Rebaptisé en Groupe de travail pour l‘archivage des DOCUMENTS électroniques
An altered perception:
Des produits d‘informations physiques aux processus générateurs d‘informations
à sécuriser pour la postérité
From written materials to the processes generating informations
of enduring value for posteriority
Du support From Hardware
to Softwareau „record“
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d‘
Un problème de terminologie A problem of terminology
Information
reliable
authentic
Context
Knowledge
Content
Geschäft
AktivitätStructure
(Meta-)Données
FormatsSupports
Presen-tation
Document
...et de traditions administratives ...and of administrative traditions
Transaction
Process
Qu‘est-ce que c‘est qu‘un „record “?
What is a „record“?
AkteBusiness
Vorgang
Dossier
RECORD
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Avant d‘avoir résolu ces problèmes,il n‘est pas possible de construire des systèmes satisfaisants.
Without having resolved these problems, it is not possible to
develop satisfying recordkeeping systems.
• Adaptations discrètes ou „big bang“?
• Adaptation of traditional practices or „big bang“?
• Approches alternatives: • New approaches:
Sont-elles applicables? En quelles circonstances?
- „Non-custodial Preservation“
- „Records Continuum“
- „Non-custodial Preservation“
- „Records Continuum“
Are they applicable? Under which circumstances?
• Conséquences sur le plan organisationnel?
• Organizational Implications?
Un futur pour le concept des „trois ages“ dans le monde informatisé?
A Future for the Lifecycle Concept in the
Era of Information?
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Il faut définir ce que les archivistes veulent lors de la conceptions de nouveaux systèmes.
Archivists must define what they want to preserve for a lng time while new
systems are designed.
Pour cela, les archivistes doivent emprunter des méthodes pratiquées par des disciplines voisines comme
This means that archivists have to integrate methods of neighbouring disciplines
such as
Cette tâche est énormément ambitieuse.
- Data and Process Modelling
- Project Management
- Strategical Information Planning
- Data and Process Modelling
- Project Management
- Strategical Information Planning
That‘s an enormously ambitious task.
Intervenir:
Quand et comment?
Moment and Methods of
Archival Interventions
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• Trouver un language commun avec des partenaires multiples
• Find a common language with multiple partners
La synthèse réussie sera le résultat d‘un processus laborieux et créatif.
The successful synthesis will be the outcome
of a endurant and creative process.
• Assimiler des méthodes et des techniques valables
• Assimilate valable methods and techniques
NICT
Cf. Mihaly Csikszentmilhalyi: Creativity; flow and the psychology of discocvery and invention (New York 1993).
Archivi-stique
traditionelle
Acquérir de nouvelles connaissances
Acquisition of new knowledge
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ConnaîtreConnaître
ComprendreComprendre
AppliquerAppliquer
Réfléchir sur les connexions
Découvrir les points critiques
Evaluer ce qui est réalisable
Tirer des conséquences
Réfléchir sur les connexions
Découvrir les points critiques
Evaluer ce qui est réalisable
Tirer des conséquences
Trouver des solutions
Faire des projets-pilotes
Evaluer les résultats
Apprendre de ce qu‘on a fait
Trouver des solutions
Faire des projets-pilotes
Evaluer les résultats
Apprendre de ce qu‘on a fait
Devenir compétent
Eliminer l‘impraticable
Standardiser
Optimiser
Devenir compétent
Eliminer l‘impraticable
Standardiser
Optimiser
MaîtriserMaîtriser
Savoir quels défis existentSavoir quels défis existent
Le cycle d‘apprentissage The Cycle of Learning
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• Point de départ
• L‘étude de stratégie globale
• Concrétisation de la stratégie
• Starting Point
• The Corporate Policy Study
• Concretization of the Policy
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L‘expérience Suisse The Swiss Experience
Il faut transformer un retard de 20 ans en une avance de deux ans.
Il faut transformer un retard de 20 ans en une avance de deux ans.
A backlog of 20 years has to be transformed into an advantage of
two years.
A backlog of 20 years has to be transformed into an advantage of
two years.
(Président de l‘Association des archivistes Suisses, 1987)
(Président de l‘Association des archivistes Suisses, 1987)
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sans conséquences immédiates
without immediate impacts
Une vision A Vision
• 28 règlements juridiques
• traditions d‘archivage hétérogènes
• peu de personnel
• formation „on the job“
• beaucoup d‘autonomie
• et risque d‘être oubliés
• 28 legal rules
• Heterogeneous traditions of archiving
• Scarcity of staff
• Professional training mostly the job
• Autonomous archives directors
• Risks of getting forgotten
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Le cadre politique et culturel
Political and cultural environment
• Archives Fédérales
- Gestion des dossiers (GEVER)
- Conservation à long terme (ARELDA)
• Canton de Zoug
- Description d‘archives (STAR)
- Gestion des dossiers (Konsul)
• Canton de Bâle-Ville
- Gestion d‘archives (scopeArchive)
- Gestion des dossiers (scopeDossier)
• Ecole Polytechnique de Zurich:
Numérisation et gestion d‘images
• National Archives
- Records Management (GEVER)
- Long-Term Preservation (ARELDA)
• Canton of Zug
- Archival Description (STAR)
- Records Management (Konsul)
• Canton of Basel-Stadt
- Archives Management (scopeArchive)
- Records Management (scopeDossier)
• School of Polytechnics Zurich:
Digitzation and Management of Images
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Initiatives locales Local Initiatives
Aucune d‘elle est une réponse pour tous les problèmes abordés.
None of them is a definite answer to all the problems discussed.
Une journée de travail de l‘AAS aboutit à la création du...
Groupe de travail „Archivage des supports électroniques“
Qui discute les conclusions de l‘Etudes CIA (1997) et mêne au...
Programme d‘action „Archiver à l‘ère de l‘information.
Une enquête concernant les stratégies individuelles
Workshop on Electronic Records
Working Group on Electronic records getting started
Discussion of the ICA Studies on Electronic Records
Program of Action „Archivieren im Informationszeitalter“
Enquiry about existing individual policies
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Premières tentatives communes
First Corporate Steps
19951995
19961996
19971997
1999-20001999-2000
20002000
... Qui a montré que la majorité des archivistes n‘ont pas appris à réfléchir et agir d‘une façon stratégique.
Archivists not being trained in strategical ways of thinking.
Très souvent, les problèmes de conservation électronique à long terme sont encore énormément sous-estimés.
Quite often, the problems of long-term preservation are still
enormously underestimated.
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Il n‘y aura pas de solution„out of the box“ dans les prochaines années.
The „out-of-the-box“ solution will not be available soon.
• Un problème psychologique • A psychological problem
• Faire travailler les dynamiques de groupes
• Push group dynamics
• Trouver un cadre organisationnel pouvant servir de catalyseur
• Find an organizational framework to accelerate
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Que fairesi les directeurs s‘en foutent?
What to do if the Directors
prefer to be absent?
a démarré avec une étude de faisabilité en automne 2000.
was initiated by a feasibility study in
autumn 2000.
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L‘aventure d‘une stratégie globale
The adventure of a Corporate Strategy
1. Resumé
2. Position initiale
3. Aperçu internatonal
4. Travaux en cours ou accomplis en Suisse
5. Discussion des objectifs
6. Perspectives
7. Recommendations
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Contenu du rapport long Content of the Report
La discussion des objectifs communs a été la tâche cruciale de ce projet.
Finding a consensus about objectives has been
the most crucial task of this project.
1. Summary
2. Starting Point
3. Internatinal Review
4. Current or accomplished Activities in Switzerland
5. Discussion of objectives
6. Perspectives
7. Recommendations
pour préparer des pistes vers la vision d‘un service d‘archives en 2015
in order to prepare the ways to the vision of an archival service in 2015
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Scénarios Scenarios
Portal
DirettissimaSubito
Top-down
Un exemple fictif A fictive example
CITIZEN( C )
A2C ProcessA2C Process
Cf. Barbara Reed: http://rcrg.dstc.edu.au/publications/brermac.html
Recordkeeping System
ADMINISTRATION( A )
Back Office
Office 2
Records Capturing Process
Records Capturing Process
Office 1
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„Direttissima“ Scénario dans le contexte d‘une cyberadministration
The „Direttissima“ Scenario in an
eGovernment Context
Front Office
guichet virtuel
Long-Term Preservation Process
Long-Term Preservation Process
Office 3 Office 4
A2A ProcessA2A Process
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Recommendations
Il y a plusieurs chemins qui conduisent à Rome.
Un seul chemin ne suffit pas.
A merge of different initiatives and instruments will be
the critical factor of success.
Recommendations
Exemple 1:
Vers un centre de compétence
initié par la conférence des directeurs d‘archives
Example 1:
Towards a center of competence
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Initiated by the Conference of Archivists
basé sur une convention administrative
avec l‘intention d‘un élargissement en cas de succès
Based on a convention between federation and cantons
Intended to be scalable in case of success
Exemple 2:
Une alliance d‘utilisateurs de logiciel
scopeArchive User GroupscopeArchive User Group
scopeArchivescopeArchive
scopeDossierscopeDossier
Example 1:
An alliance of Software Users
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Interface for Data Transfer to the Archives System
following the ISO 14‘371 Standard (OAIS), ingest & data management functions
Internet Query Module
(OAIS access functions)
avec l‘intention d‘élargissement en cas de succès
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Exemple 3:
Le projet ARELDA
Example 1:
The ARELDA Project
A comprehensive research project for the long-term preservation
of different data objects (esp. RDBMS Applications)
Un projet de recherche pour
la conservation à long terme
de données de multiples formatsExperimental Prototyping in a real
administrative environment , based on the ISO 14‘371 Standard (OAIS),
complete functionalityavec l‘intention de réaliser
un système opérationnel ou de s‘établir comme centre de compétence
Archives FédéralesArchives Fédérales
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Exemple 4:
Un standard eCH pour le Records Management
Example 4:
The Standardization Platform eCH
Une plate-forme pour la standardisation des données et des processus dans le contexte de la cyberadministration
Working out standards
in the Context of eGovernment
Association
eCH
Association
eCH
A Records Management or Recordkeeping Standard will be based on ISO 15489,
MOReq, GEVER/ELAK/DOMEA and further preliminary workLes concepts ELAK, GEVER et DOMEA sont
en train d‘être élargis dans la direction de process- et knowledge-management. Intended to be scalable in the direction of
process and knowledge management
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Conclusions Conclusions
• Leçons apprises • Lessons Learned
• Que peut-on généraliser de l‘exemple Suisse?
• What is generalizable of the Swiss case?
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Mise en placede la stratégie
Implementation of the Policy
Approches complémentaires: Complementary approachs
• Renforcer la coopération • Intensify cooperation
• Définir des processus • Define processes
• Progresser dans le domaine pratique (expériences techniques)
• Progress in practice (application of technology)
Un monde en transition A World in Change
Poussées de modernisation selon N. Kondratiev
Mechanisiation
Mobilisation
Electrification
Motorisation
Informatisation
?
1800
1850
1900
1950
2000
Steam Engine
Railway
Automobile
Computer
El. Light, Telephone
Software
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Phases of modernisation following N. Kondratiev
EN
ER
GIE IN
FO
RM
AT
ION
Une tradition documentaire menacée
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Jamais, on a eu des possibilités aussi vastes de produire et de communiquer des informations.
Towards a Future without Past?
Simultatnément, le risque d‘une perte de mémoire collective est plus grande que jamais.
Constatations
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• La majorité des archivistes n‘est pas encore prête à remplir les nouvelles tâches du 21e siècle.
Constatations
• The majority of archivists is not yet prepared to cope with recording problems
of the 21st century..
• Les administrations ne s‘adaptent que très lentement aux défis de l‘ère de l‘information.
• The administrations don‘t get accustomed to the requirements of the information
age very quickly.
• Il faut être très habile pour s‘établir comme partenaires bienvenus „à la table des gestionnaires d‘informations“.
• It is not an easy task for archivists to become a wellcomed player at the
electronic recordkeeping table .
• La solidarité de la communauté internatio-nale des archivistes est indispensable.
• Therefore the solidarity among the professional workers of the archival
community is indispensible.
• And parallel activities have to complement each other.
• Des mesures parallèles doivent se compléter.
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• La standardisation des processus deviendra de plus en plus importante.
Hypothèses Hypothesis
• La standardization of processes will become more important than today.
• Les procédures d‘évaluation et de tri seront au centre de ces processus.
• Appraising processes will be in the centre of these processes.
• Un accord international sur les notions de „record“, „information object“, etc. sera crucial.
• La standardization of processes will be crucial.
• On n‘arrivera à des solutions sophistiquées que par étapes.
• La standardization of processes will become a crucial aspect of records management and archival practice.
• Une certaine perte d‘informations de valeur à long terme sera inévitable.
• A certain loss of information will be inevitable.
• Il ne faut plus craindre de commettre des erreurs.
• Some loss of information will be inevitable.
• Quant à la conservation à long terme, il faut considérer les lois de l‘utilisation décroissante et de l‘entropie croissante sur l‘axe chronologique.
• Long-term preservation will need to be aware of the rules of decreasing use and increasing entropy in the course of time.
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A discuter dans la session pratique
Priorités Priorities
To be discussed in the practical session
erpatraining Paris 29-01-2003 32
Le profil professionnel des archivistes est en train de se transformer profondément.
Une tâche fascinante An amazing Task.
The profile of archivists is going to change fundamentally.
Je vous souhaite un bon séjour et me remercie de votre attention.
I wish you a good meeting and thank you for your attention.
