Strengthening Pharmaceutical Systems Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la Malaria Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009 Edgar Barillas Henrry Espinoza Magdalena Jimenez Yenifer Hinestroza Angélica Pérez Claudia Valdez Impreso Mayo, 2009 Strengthening Pharmaceutical Systems Center for Pharmaceutical Management Management Sciences for Health 4301 N. Fairfax Drive, Suite 400 Arlington, VA 22203 USA Phone: 703-524-6575 Fax: 703-524-7898 E-mail: [email protected]
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Strengthening Pharmaceutical Systems
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del
Suministro de Medicamentos para la Malaria
Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
Edgar Barillas
Henrry Espinoza
Magdalena Jimenez
Yenifer Hinestroza
Angélica Pérez
Claudia Valdez
Impreso Mayo, 2009
Strengthening Pharmaceutical Systems Center for Pharmaceutical Management Management Sciences for Health 4301 N. Fairfax Drive, Suite 400 Arlington, VA 22203 USA Phone: 703-524-6575 Fax: 703-524-7898 E-mail: [email protected]
Anexo 1. Participantes en el “Taller para el Mejoramiento de los Sistema de Información
de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la Malaria” Lima, Perú, 21-23 de Abril
de 2009............................................................................................................................................ 6
Anexo 2. Agenda de Trabajo del “Taller para el Mejoramiento de los Sistema de
Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la Malaria” Lima, Perú
del 21-23 de Abril de 2009 .......................................................................................................... 10
Anexo 3. Hallazgos del estudio rápido sobre la situación de los sistemas de información de
la gestión del suministro de medicamentos antimaláricos ...................................................... 12
Anexo 4. Plan de trabajo propuesto para el mejoramiento de sus sistemas de información
de la gestión del suministro de medicamentos .......................................................................... 16
Abreviaturas
ACT Combinaciones basas en artemisinina (Artemisin Combination Therapy)
AMI Iniciativa Amazónica para el Control de la Malaria (Amazon Malaria Initiative)
MSH Management Sciences for Health
OPS Organización Panamericana de la Salud
PNCM Programa Nacional de Control de la Malaria
RPM Plus Rational Pharmaceutical Management Plus
SPS Strengthening Pharmaceutical Systems
UGM Unidad de Gestión de Medicamentos
USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la
Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
1
Antecedentes
La iniciativa para el control de la malaria en la cuenca del Amazonas (Amazon Malaria
Initiative – AMI- por sus siglas en Ingles), se implementa desde 2001 en ocho países de
América del Sur con recursos de USAID. En el marco de esta iniciativa se han elaborado
análisis situacionales que han permitido documentar problemas en el acceso y uso de
medicamentos, se han organizado varios talleres subregionales en gestión de medicamentos e
insumos y se ha prestado asistencia técnica directa a varios de los países para resolver
problemas específicos en la estimación de requerimientos, distribución y aseguramiento de
calidad de los medicamentos.
A pesar de que ha habido mejoras significativas en la gestión del suministro de los
medicamentos antimaláricos, un estudio conducido por MSH/SPS en 20071 evidenció
problemas en el abastecimiento derivados de deficiencias en la programación de necesidades.
La mayor parte de actores entrevistados en esa oportunidad, coincidieron en afirmar que las
deficiencias en la programación eran debidas a información insuficiente, inoportuna o no
confiable para la toma de decisiones.
Esta reunión tuvo como objetivo el intercambio de experiencias regionales en la
implementación y operación de sistemas de información de la gestión del suministro de
medicamentos, con el propósito de que los representantes de los países invitados hagan un
análisis de las fortalezas y debilidades de sus propios sistemas y establezcan, sobre esta base,
alternativas de intervención para mejorarlos.
Propósito de la Visita
Facilitar el taller para el Mejoramiento de los Sistema de Información de la Gestión del
Suministro de Medicamentos para la Malaria.
1 Barillas, Edgar, Claudia Valdez y Silas Holland. 2008. Situación de la gestión del suministro de medicamentos
para el tratamiento de la malaria los países que comparten la Cuenca Amazónica. Presentado a la Agencia de
los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems
(SPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health.
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la
Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
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Alcance del Trabajo
De acuerdo a los términos de referencia, el alcance del trabajo especificó la presencia del
equipo de consultores de MSH/SPS2 en Lima, Perú, del 21 al 24 de Abril para desarrollar las
siguientes tareas:
Facilitar el taller para el mejoramiento de los sistema de información de la gestión
del suministro de medicamentos para la malaria
Sostener una reunión de coordinación de consultores de MSH/SPS
Informar a oficiales de USAID sobre los resultados de la actividad y su
seguimiento
Actividades
1. Facilitar el taller para el mejoramiento de los sistema de información de la gestión
del suministro de medicamentos para la malaria: Del 21 al 23 de Abril de 2009 se
llevó a cabo en el Hotel Suites del Bosque de la ciudad de Lima, el “Taller para el
Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de
Medicamentos para la Malaria”. El taller contó con la presencia de 31 participantes de
seis países miembros de la iniciativa AMI y Guatemala y República Dominicana3, como
países invitados. La lista de los participantes se encuentra en el anexo 1. El taller fue
organizado por el Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) de
Management Sciences for Health (MSH) y la Organización Panamericana de la Salud
(OPS). Consultores de ambas organizaciones facilitaron el evento.
El taller fue inaugurado por Jaime Chang, Oficial de USAID que coordina el Proyecto
AMI, Yeni Herrera, coordinadora de la Estrategia Nacional para el control de la Malaria
y Maruja Crisante, Jefe del Equipo de Acceso de la Dirección General de Medicamentos,
Insumos y Drogas de Perú (DIGEMID), quienes enfatizaron en la importancia de los
sistemas de información para mejorar la gestión del suministro de medicamentos y la
necesidad de contextualizar el diseño de los sistemas en el marco de la descentralización,
la reforma de los sistemas de salud y escenarios actuales y futuros de baja incidencia.
Siguiendo la agenda de trabajo que se presenta en el anexo 2 de este documento, durante
el primer día de la reunión se presentó una panorámica de la situación de los sistemas de
información en los países de la región. Un resumen de los hallazgos del estudio rápido
efectuado por MSH/SPS en preparación del taller, se presenta en el anexo 3. Los
participantes presentaron seguidamente particularidades de los sistemas de información
2 Edgar Barillas y Angélica Pérez, Consultores de MSH/SPS con sede en Arlington, VA; Henrry Espinoza,
Magdalena Jimenez, Yenifer Hinestroza y Claudia Valdez, consultores a corto plazo de MSH/SPS en Perú,
Bolivia, Colombia y República Dominicana, respectivamente; Camilo Forero, Asistente Administrativo de
MSH/SPS. 3 Los gastos de participación de las participantes de República Dominicana fueron sufragados por la Misión de
USAID en ese país.
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la
Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
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de la gestión del suministro de sus respectivos países. Esta información sirvió de
fundamento para analizar las mejores prácticas y las lecciones que ha dejado su
implementación. Sobre la base de este análisis los equipos nacionales formularon un plan
para el mejoramiento de sus sistemas de información que se incluye en el anexo 4 de este
documento. Durante la sesión de cierre, participantes y consultores de MSH/SPS y OPS
asumieron compromisos de seguimiento que se encuentran en la sección de siguientes
pasos de este informe.
2. Sostener una reunión de coordinación de consultores de MSH/SPS: El 24 de Abril se
sostuvo una reunión de coordinación con los consultores de MSH/SPS que prestan
asistencia técnica a los países de AMI. Se discutieron los avances en la implementación
del plan de trabajo de MSH/SPS, los problemas y necesidades de asistencia técnica
particulares a algunos países y asuntos administrativos varios. La reunión sirvió para
afinar el plan de trabajo de cada uno de los consultores a la luz de los compromisos
adquiridos durante la reunión técnica de los tres días previos y para establecer un
cronograma de actividades y de entrega de los productos de consultoría.
3. Informar a oficiales de USAID sobre los resultados de la actividad y su seguimiento:
El 20 de Abril se sostuvo una reunión con Jaime Chang, Oficial de USAID que coordina
la Iniciativa. El Doctor Chang viajaría fuera de Lima en los siguientes días, así que la
reunión fue propicia para discutir las implicaciones del evento en las actividades futuras
de AMI y otros asuntos técnicos y administrativos.
Colaboradores y Socios
La Representación local de OPS facilitó la organización del evento. Victoria De Urioste y
Arletta Añez, Consultoras de OPS en La Paz, Bolivia, contribuyeron al diseño de la
metodología del taller y facilitaron las sesiones durante el mismo.
Ajuste a las actividades planificadas o actividades adicionales
No hubo actividades adicionales a las originalmente planificadas.
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Siguientes Pasos
Los planes de trabajo propuestos por cada uno de los países se encuentran en el anexo 4 de
este documento. En esta sección se presentan solamente aquellas actividades en las que
MSH/SPS y OPS ofrecerán asistencia técnica:
1. Colombia: MSH/SPS, a través de su consultora local, Yenifer Hinestroza, ofrecerá
asistencia técnica para la organización de un sistema nacional de información para la
gestión de medicamentos antimaláricos fundamentado en indicadores recolectados en
el nivel central y derivados del sistema de supervisión de la disponibilidad y uso de
medicamentos e insumos para el control de la malaria en los establecimientos de
salud. Este sistema podría ser el fundamento de un sistema nacional de mayor
envergadura y complejidad. OPS/OMS, por su parte, discutirá con autoridades del
Ministerio de la Protección Social la necesidad de organizar una unidad de gestión de
medicamentos (UGM) que coordine todo el proceso de suministro evitando, al final
de la cadena, problemas de abastecimiento como los que se que se han presentado
recientemente4.
2. Brasil: MSH/SPS está apoyando la implementación a escala nacional del instrumento
de supervisión. Este generará información sobre la gestión local del suministro de
medicamentos que puede ser analizada junto con la información originada del sistema
nacional de información de la gestión del suministro. Si le es requerido, MSH/SPS
podría prestar asistencia técnica para el procesamiento y análisis de estos datos.
3. Bolivia: Bolivia ha desarrollado un sistema integrado de gestión del suministro de
medicamentos al que pretenden incorporarse, de forma progresiva, los programas
verticales. La participación en la reunión del responsable del programa de malaria y
de funcionarios de la UGM permitió afinar las acciones para concretar esta
integración. Si le fuera requerido, MSH/SPS puede apoyar el proceso de integración a
través de su consultora en el país, Magdalena Jimenez.
4. Ecuador: MSH/SPS puede facilitar la coordinación entre el PNCM (SNEM) y la
UGM, que conduzca a la articulación de este programa (y otros programas verticales)
a un sistema único de información y/o gestión del suministro. Este será uno de los
objetivos de la visita que Henrry Espinoza efectuará a Quito y Guayaquil durante
Mayo de 2009.
5. Guatemala: MSH/SPS apoyó un estudio rápido sobre el desempeño del sistema de
información de la gestión del suministro de medicamentos. Los resultados, que fueron
presentados durante la reunión, aunque alentadores, identifican brechas en el
desempeño que aun deben ser superadas. MSH/SPS a través de su consultora Jane
Briggs, puede prestar asistencia técnica en la implementación de las intervenciones
derivadas de los resultados del referido estudio y del plan de trabajo que se incluye en
el anexo 4 de este documento.
6. Perú: Perú cuenta con un sistema integrado de información de la gestión del
suministro de medicamentos. Aunque existen áreas que deben ser fortalecidas
(incluidas en su plan de trabajo –anexo 4), varios de los componentes de este sistema
4 Los participantes de Colombia manifestaron que al desabastecimiento reciente de antimaláricos ha contribuido
la ausencia de una unidad que coordine todo el proceso de suministro.
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Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
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pueden servir de modelo a otros países de la región. Durante la reunión se acordó que
la Dirección General de Medicamentos (DIGEMID) mantendría informado a los
participantes del taller sobre el estado del sistema de información, sus innovaciones y
actividades de capacitación que pudieran ser de interés regional. En este marco,
MSH/SPS podría facilitar actividades de cooperación técnica entre países.
7. República Dominicana: Con recursos de la misión local de USAID, MSH/SPS está
apoyando la implementación de un sistema único de gestión del suministro de
medicamentos en República Dominicana. A fines del mes de Mayo de 2009 se
efectuará un taller para diseñar los procedimientos operativos que regularán el
sistema único de suministro. MSH/SPS prestará asistencia técnica para del diseño de
un sistema de información fundamentado en indicadores originados en el nivel central
y en un sistema básico de supervisión a los establecimientos.
8. Surinam: La extensión del país, el reducido número de habitantes y casos de malaria
determinan el desarrollo de intervenciones a una escala menor que en otros países de
la región. Sobre la base del plan de trabajo incluido en el anexo 4, MSH/SPS prestará
la asistencia técnica que le sea requerida a través de su consultor Wonder Goredema.
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
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Anexo 1. Participantes en el “Taller para el Mejoramiento de los Sistema de Información de la Gestión del
Suministro de Medicamentos para la Malaria” Lima, Perú, 21-23 de Abril de 2009
Pais Nombre Cargo E-Mail Dirección laboral Teléfono
1 Brasil Daniela Avila Queiroz e
Souza
Consultora Técnica da CGPNCM - responsable pelos medicamentos da
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7
Pais Nombre Cargo E-Mail Dirección laboral Teléfono
Taller para el Mejoramiento de los Sistemas de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos para la Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
8
Pais Nombre Cargo E-Mail Dirección laboral Teléfono
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Pais Nombre Cargo E-Mail Dirección laboral Teléfono
32 Perú Jorge Escopedo Paredes Coordinador Regional de la E.S. de P. Y C. de la Malaria
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Malaria. Lima, Perú del 21 al 23 de Abril de 2009
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Anexo 2. Agenda de Trabajo del “Taller para el Mejoramiento de los
Sistema de Información de la Gestión del Suministro de Medicamentos
para la Malaria” Lima, Perú del 21-23 de Abril de 2009
Día/ Hora Actividad Responsable
Día 1 08:30 – 09:00
Inscripción Asistentes administrativas de Representación de OPS y MSH
09:00–09:15 Bienvenida e introducción al taller Gerente del Programa Nacional de Malaria del país anfitrión
09:15–09:45 Presentación de los participantes y facilitadores
Edgar Barillas (MSH), Moderador
09:45–10:00 Metodología del taller: Objetivos, actividades y productos finales
Edgar Barillas (MSH), Moderador
10:00–10:30 Receso
10:30–11:00 Sesión 1: Los sistemas de información de gestión del suministro de medicamentos
Victoria De Urioste (OPS)
11:00–11:30 Sesión 2: Situación de los sistema de información del suministro de los programas de malaria
Edgar Barillas (MSH)
11:30–12:00 Metodología: Propuesta para el análisis de los sistemas nacionales de información del suministro de medicamentos (Guía de trabajo 1)
Edgar Barillas (MSH)
12:00 – 13:00 Sesión 3: Presentación de sistemas nacionales de información de la gestión del suministro de medicamentos: Bolivia Brasil
Angelica Perez (MSH) Moderadora
13:00–14:00 Almuerzo
14:00-16:00 Continua….Presentación de sistemas nacionales de información de la gestión del suministro de medicamentos: Colombia Ecuador Guatemala Guyana
Arletta Añez (OPS) Moderadora
16:00 – 17:00 Continua….Presentación de sistemas nacionales de información de la gestión del suministro de medicamentos: Perú Surinam
Victoria De Urioste (OPS), Moderadora
Día 2 8:30 – 10:30
Trabajo de Grupo: Análisis de los sistemas nacionales de información de
Henrry Espinoza (MSH), Facilitador
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Día/ Hora Actividad Responsable
la gestión del suministro de medicamentos (Guía de trabajo 1)
10:30 – 11:00 Receso
11:00 – 13:00 Presentación de trabajos de grupo Henrry Espinoza (MSH), Facilitador
13:00 – 14:00 Almuerzo
14:00 – 15:00 Sesión 4: Los sistemas de supervisión como fuente de información para la gestión del suministro: Brasil Colombia
15:00 – 15:15 Metodología: Propuesta para introducción de mejoras en los sistemas nacionales de información de la gestión del suministro (Guía de trabajo 2)
Edgar Barillas (MSH)
15:15–17:30 Trabajo de grupo por país: Elaboración de propuesta para la introducción de mejoras
Yenifer Hinestroza (MSH), Facilitadora
Día/ Hora Actividad Nota Metodológicas
Día 3 8:30 – 10:30
Presentación de propuestas de país Edgar Barillas (MSH) Moderador
10:30 – 11:00 Receso
11:00 – 12:00 Compromisos de seguimiento para finalización e implementación de la propuesta
Victoria De Urioste (OPS ) y Edgar Barillas (OPS) ((Moderadores)
12:30 – 13:00 Evaluación del taller
13:00 – 13:30 Comentarios finales y clausura
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Anexo 3. Hallazgos del estudio rápido sobre la situación de los sistemas de información de la gestión del suministro de
medicamentos antimaláricos
Antecedentes
Un estudio efectuado por MSH/SPS en 2007/85 reveló problemas de disponibilidad (y/o
sobre-stock) de medicamentos antimaláricos en algunos países. La información
documental y entrevistas a diversos actores revelaron que estos problemas se originaban
en deficiencias en la programación, que tenían su origen en sistema de información
débiles.
Con el propósito de documentar mejor este problema MSH/SPS elaboró un cuestionario
semi-estructurado que permitió recolectar información de cinco países de la región. Se
presentan a continuación los principales hallazgos de este estudio rápido.
Esta información fue compartida con los participantes en el taller para el mejoramiento
de los sistemas de información de la gestión del suministro, efectuado en Lima, Perú, del
21 al 23 de Abril de 2009. Durante este evento los representantes de los países
puntualizaron detalles sobre la operación y desempeño de sus respectivos sistemas de
información.
Principales Hallazgos
Aunque la muestra del estudio fue bastante limitada, los casos analizados ilustran una
variedad de situaciones:
Países en los que virtualmente no existen sistemas de información de la
gestión del suministro. En estos casos no existe información agregada o
desagregada de consumos y existencias de medicamentos. La
programación en programas verticales (como malaria) se fundamenta
exclusivamente en datos de morbilidad.
En algunos países se han desarrollado sistemas de información pero
exclusivamente para programas verticales y, con frecuencia, con un fuerte
respaldo de agencias de asistencia técnica. En ocasiones estos sistemas
constituyen el fundamento de propuestas de sistemas nacionales
integrados. En Bolivia el sistema integrado que se está implementando
surgió del sistema de suministro de insumos de planificación familiar.
Al menos dos países de los analizados cuentan con sistema integrados
(incluyen todos los medicamentos utilizados en el sistema público). En
5 Barillas, Edgar, Claudia Valdez y Silas Holland. 2008. Situación de la gestión del suministro de
medicamentos para el tratamiento de la malaria los países que comparten la Cuenca Amazónica.
Presentado a la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional por el Programa
Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health.
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estos países se cuenta con información actualizada sobre consumos y
existencias en toda la red pública. Esta información fundamenta los
requerimientos periódicos de establecimientos y la programación anual
para la compra. Ambos sistemas son apoyados por aplicaciones
electrónicas que facilitan el procesamiento y análisis de la información.
En dos países de los analizados hay propuestas en etapa temprana de
implementación que conducirán a la integración de sistemas nacionales de
suministro, apoyados por un sistema igualmente integrado de información.
Los programas verticales (malaria incluido) no se han incorporado
plenamente a este proceso, por lo que coexisten sistemas integrados para
todos los medicamentos, menos para aquellos de los programas verticales.
Dentro de estas situaciones generales hay variantes particulares, lo que multiplica y
complejiza la taxonomía de los sistemas:
En algunos países, aun con sistemas integrados, no se cuenta en el nivel
central con información actualizada de saldos y existencias en cada uno de
los establecimientos de salud. Las decisiones gerenciales suelen ser
tomadas sobre la base de información del almacén central y regionales/
departamentales.
En los países que AMI está apoyando sistemas de supervisión del
diagnóstico y tratamiento de la malaria, se cuenta, al menos, con
indicadores de suministro del conjunto de establecimientos supervisados.
Esta información del nivel local al combinarla con información del nivel
central, ofrece una aproximación razonablemente precisa de la situación
del suministro a nivel nacional.
En la mayor parte de países el sistema de gestión del suministro (y
consecuentemente el sistema de información) está limitado a
medicamentos. Estudios efectuado por MSH/SPS en Colombia, Perú y
Ecuador demuestran que los insumos y reactivos de laboratorio y
materiales médico-quirúrgicos se gestionan de forma independiente,
duplicando esfuerzos y favoreciendo el desperdicio. En Perú se están
haciendo esfuerzos para integrar medicamentos e insumos en un solo
sistema de suministro.
En la mayor parte de países los formularios de información (del
establecimiento al nivel departamental, por ejemplo) sirven además para el
requerimiento periódico de medicamentos. En unos pocos los formularios
de requerimiento periódico utilizan información del sistema de
información, pero no están integrados en un solo y único formulario.
Análisis y discusión de los hallazgos
Esta evaluación rápida evidencia que hay tantos sistemas de información de la gestión del
suministro, como países analizados. El modelo que el país finalmente adopta depende de
la disponibilidad de recursos humanos, físicos y financieros para organizar el sistema y
de la capacidad institucional para administrarlo.
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La información recolectada en el estudio rápido y las presentaciones efectuadas por los
representantes de país en la reunión de Lima evidenció que los sistemas que ofrecen la
información más precisa y oportuna para una adecuada programación de las necesidades
y gestión de la cadena de suministro, tienen las siguientes características:
Únicos: Existe un solo sistema de gestión del suministro de medicamentos, y el
sistema de información refleja esta integralidad. Todos los programas verticales
están incorporados al sistema.
Agregan información desde el nivel local (establecimiento): Los reportes de
consumo y existencias se originan del establecimiento, y se agregan
periódicamente en cascada hasta el nivel central. En los sistemas más avanzados
es factible contar en todo momento con datos del suministro de toda la red.
Cuentan con una aplicación electrónica para el procesamiento y análisis:
Aunque los reportes pueden ser manuales en los establecimientos, la agregación y
análisis de la información se realiza con el auxilio de una aplicación electrónica
en los niveles intermedios y centrales.
Articulan los reportes periódicos al requerimiento y entrega: Dado que la
información de consumo y existencias es utilizada de forma inmediata para
justificar los requerimientos de medicamentos al nivel superior y respaldar las
entregas, se han creado relaciones manuales (en el mismo formulario) o
electrónicas de estos datos.
Integran en un mismo sistema los medicamentos, materiales de laboratorio y
otros insumos médicos fungibles: Dado que los procesos de adquisición,
almacenaje y transporte son con frecuencia iguales para medicamentos e insumos
médicos, estos se integran en un único sistema de suministro, que se apoya en el
mismo sistema de información.
Ningún sistema de información de los analizados cumple plenamente con todos estos
criterios, pero dos de los participantes en la reunión de Lima están muy cerca de estos
ideales. El resto de países participantes en la reunión, no cuentan con sistemas formales
de información del suministro, o son fragmentados, o se encuentran apenas en etapas
iniciales o intermedias de implantación de sistemas integrados.
El diseño e implementación de un sistema integrado de información, solo puede
fundamentarse en un sistema integrado de suministro. Su administración debe estar a
cargo de una Unidad de Gestión del Suministro de Medicamentos (UGM) con capacidad
técnica, disponibilidad de recursos financieros y respaldo político de las autoridades
superiores de salud. Justamente los países con UGMs sólidas, cuentan con sistemas
integrados y funcionales. En los países que no cuentan con UGM (o su conformación es
reciente) no existen sistemas integrados de suministro y, consecuentemente, tampoco
sistemas de información.
Los sistemas de supervisión controlan el desempeño de los programas en los
establecimientos de salud. Su objetivo fundamental es identificar problemas en el nivel
local y resolverlos de forma inmediata mediante intervenciones técnicas o
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administrativas. MSH/SPS y OPS, en el marco de la iniciativa AMI, han promovido un
instrumento de supervisión del diagnóstico y tratamiento de la malaria en los
establecimiento de salud. Los datos recolectados pueden ser agregados para construir
algunos indicadores de la gestión del suministro en los niveles intermedios y centrales.
De hecho, en los países que no cuentan con sistemas integrales de gestión del suministro
de medicamentos, estos indicadores (y los datos de entregas y existencias en el almacén
central) constituyen, por el momento, la única información disponible sobre la situación
del suministro que permite la toma de decisiones estratégicas como la programación de
las compras o la redistribución interna de medicamentos e insumos en situaciones de
desabastecimiento o sobre stock.
En ausencia de un sistema único y eficiente de información de la gestión del suministro,
es posible inferir que el sistema se desempeña adecuadamente si:
Hay disponibilidad de todos los medicamentos en el almacén central y
almacenes departamentales/ regionales
No ha habido ningún día de desabastecimiento en estos almacenes durante
el periodo evaluado
No ha habido perdidas por vencimiento en estos almacenes durante el
periodo evaluado
Ninguno de los establecimientos de salud supervisados durante el periodo
reportó desabastecimiento al momento de la visita
A pesar de los beneficios de la supervisión para mejorar el desempeño del programa en el
nivel operativo y, colateralmente, para generar información sobre el suministro, se
concluyó durante la reunión que la supervisión no sustituye de forma efectiva un sistema
de información; y que en la medida que los sistemas de información se desarrollen, la
supervisión debe limitarse al control de desempeño y a la resolución los problemas
identificados en el terreno.
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Anexo 4. Plan de trabajo propuesto para el mejoramiento de sus sistemas de información de la gestión del suministro de medicamentos
Bolivia
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como, donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
No existe información sobre consumo de antimaláricos a nivel nacional, regional y local
Implementar el SNUS –SALMI –SIAL a nivel de todas las zonas endémicas de malaria
Definir procedimientos para el flujo de información Tiempo
Organizar taller nacional de Capacitar a jefes regionales TGN – OPS
Taller de capacitación regional con palpitación de las FIM , Gerentes de Red y Técnicos Vectores
TGN – OPS
Elaborar instructiva para las FIM administren logísticamente los antimaláricos de acuerdo a normas del SNUS –SALMI-SIAL
Tiempo
Instruir a las FIM que tienen que incorporen la información sobre consumo de los técnicos de malaria a nivel de la periferia
Tiempo
Instruir a la FIM que tiene que informar a la FIM de Referencia Tiempo
Instruir a la FIM regional que debe informar el consumo de medicamentos a la Gerencia de Red
Tiempo
Instructivo a los técnicos de malaria entregan cada mes la tarjeta amarilla a los responsables de las FIM
Tiempo
Capacitar en el llenado del SALMI-SIAL a los responsable de las FIM TGN – OPS
Capacitar en el llenado del SIAL a los responsables de logística – Estadística de las Gerencias de Red
TGN - OPS
Capacitar a los responsables de logística – Estadística de cada SEDES TGN – OPS
Implementar sistema de supervisión capacitante
Diseño del Sistema de Supervisión y monitoreo TGN – OPS
Implementar sistema de monitoreo y evaluación
Definir indicadores TGN – OPS
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Brasil
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Capilaridade Abrangência Divulgação do Sistema e Disponibilização de Equipamentos
Oficinas Regionais Áreas Técnicas
Capacitação dos Usuários, Insuficiência de Recursos Humanos e Rotatividade de RH
Oficinas periódicas de atualização e troca de experiências
Áreas Técnicas Estabelecimento de cronograma
Confiabilidade dos Dados Lançados (qualidade e quantidade)
Oficinas Áreas Técnicas Estabelecimento de cronograma
Dificuldade de acesso a Internet nos Municípios
Disponibilização de equipamentos
Diversidade de Sistemas de Informação de Agravos e Sistemas de Gestão Insumos
Unificação dos Sistemas Áreas Técnicas – DATASUS
Escassez de Supervisão e Monitoramento
Estabelecer critérios, responsabilidade e periodicidade
Áreas Técnicas
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Colombia
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Ausencia de guía de supervisión a la red diagnóstica de malaria
Elaboración de la guía de supervisión
Difusión en todo el territorio nacional, medio impreso y talleres de capacitación para el manejo adecuado de la guía. Responsable: Ministerio de la Protección Social, 2009.
Financieros y logísticos Ministerio de la Protección Social. Apoyo de cooperación internacional. OPS y MSH
Falta capacitación del personal para realizar la supervisión en forma eficiente y efectiva
Capacitación del personal responsable de la supervisión a la red diagnóstica de malaria
Talleres de capacitación nacional y departamental. Responsable: Ministerio de la Protección Social ,2009
Financieros y logísticos Ministerio de la Protección Social Apoyo de cooperación internacional. OPS y MSH
Falta de un Plan de Supervisión a la red de diagnóstico y tratamiento
Elaboración de un plan de supervisión a la red diagnóstica de malaria
Talleres de orientación para la formulación de un plan de supervisión a la red desde el nivel central hasta los departamentos. Responsable> Ministerio de la Protección Social y Programas departamentales de malaria,2009
Financieros y logísticos Ministerio de la Protección Social Apoyo de cooperación internacional. OPS y MSH
Ausencia de cálculo de indicadores para el suministro en el almacén central y departamental
Elaboración de indicadores a utilizar y cálculo de los indicadores en forma periódica.
Definición de indicadores a utilizar, basándose en los propuestos por MSH. Seguimiento y evaluación. Responsable: Ministerio de la Protección Social y programas departamentales de malaria, 2009.
Humanos y tecnológicos Ministerio de la Protección Social Programa departamental de malaria. Apoyo de cooperación internacional: OPS y MSH
Falta de un sistema de información único para gestión de suministros.
Proponer la inclusión en el SISPRO
Gestión desde la Dirección General Ministerio de Protección Social en el mediano y largo plazo.
Humanos, tecnológicos, financieros Ministerio de Protección Social Apoyo de cooperación internacional> OPS/MSH
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Ecuador
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Resistencia de los programas verticales para su incorporación y articulación a un sistema único de información de medicamentos
Sensibilizar a los programas verticales sobre las ventajas de articularse al SUIMI
1.Organizar reuniones para presentar la operacionalidad del SUIMI y la mejora de la gestión a partir de los reportes obtenidos mediante el sistema 2. Participación activa e involucramiento de los programas de salud pública para la revisión y establecimiento de procedimientos para la operación del sistema 3. Retroalimentación continua del sistema
1.Apoyo político de las autoridades para el fortalecimiento del SUGMI. 2.Dotacion de recurso humano exclusivo, suficiente, capacitado con perfil adecuado y estable para el SUGMI. 3.Financiamiento sostenible y a largo plazo. 4. Dotación de equipamiento necesario para el adecuado desarrollo del sistema 5. Establecer un programa de capacitación continua del recurso humano 6. Apoyo y cooperación técnica de organismos internacionales / MSH
Flujo de información no definido sobre medicamentos en los programas de salud publica
Establecer los procedimientos a seguir para recolectar la información.
Definir responsables de recolección de información e ingreso al sistema mensualmente desde sus aéreas
Incumplimiento en proporcionar la Información oportunamente
1.Sensibilizacion de los niveles locales y empoderamiento al reconocer la utilidad de la información para la gestión local y nacional 2. Supervisión directa de las unidades problema, priorizadas a través del porcentaje de incumplimiento.
1.Establecer un sistema de supervisión en cascada 2.Definir cronograma de control monitoreo y evaluación. 3. Definir un instrumento técnico para la supervisión
Recursos económicos Recursos humanos
Deficiente calidad de información debido a falta de familiarización con el formato en el nivel local y provincial
Fortalecimiento de la calidad de la información del llenado manual a nivel local y automatizado en el nivel provincial.
1. Implementación de un formato amigable para el usuario 2. Elaboración de instructivo con datos tipo 3.Control, monitoreo y evaluación del llenando de los formatos 4.Creacion e implementación de modulo de validación para el SUIMI
Capacitar al personal Cooperación técnica Recursos económicos Recursos financieros
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Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Existencia de datos e indicadores aun no definidos.
Definir indicadores acordes a los requerimientos de los niveles involucrados, para mejorar la gestión.
Establecer la información que requiere cada nivel para mejorar su gestión
RRHH Apoyo técnico
Falta de estandarización de la información
Estandarizar los formatos utilizados
Elaboración de modelo estándar consensuado 1.Personal calificado y suficiente para tal propósito 2. Disponibilidad de tiempo para la elaboración
Ausencia de codificación única de medicamentos
Implementación de una codificación única de medicamentos
1. Estructuración de una base de datos de los medicamentos que los identifica a través de código ATC/f.f./concentración
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Guatemala
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Falta de Integración total del Programa de Malaria al Sistema de Información de Logística de medicamentos y productos afines 15 Direcciones de áreas de salud que no cuentan con el Sistema Automatizado. Subregistro y Calidad de Dato
Identificación de responsables en la DAS. Estandarización de instrumentos de registro. Socialización de Instrumentos. Establecer y Priorizar las necesidades de los recursos Tecnológicos y humanos para la implementación del modulo de Logística de Medicamentos Fortalecer el Sistema de Supervisión.
1) Taller de socialización y estandarización a personal responsables identificado de Malaria, PROEDUSA; Impartido por personal de Logística de Medicamentos/ USME / SIAS, Programa de Malaria, SIGSA.
2) Supervisión y Monitoreo de la implementación de los instrumentos de Malaria. Programación de reuniones entre la Unidad de Logística de Medicamentos, SIGSA y Programa de Malaria para la calendarización del trabajo en conjunto para el fortalecimiento del Sistema de Información Automatizado Unidad de Logística/ SIGSA y Programa de Malaria realizaran la gestión a donde corresponda para la adquisición de recurso necesario para la implementación del modulo de Logística de Medicamentos
1) Crear los instrumentos para que personal de USME/SIAS, realice proceso de supervisión para la verificación del registro y calidad del dato.
2) Capacitar al recurso de la DAS para la realización del proceso de Supervisión.
Instrumentos, personal técnico y logística para la realización del país Instrumentos, personal técnico y logística para la realización del país Instrumentos y Logística para las reuniones de capacitación.
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República Dominicana
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando,
como, donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
SSGM fragmentado. Ausencia de un SISM integrado, Cada nivel de salud y PE posee
su SI (verticalidad). Proceso de Reforma y
Seguridad Social. Burocracia interna
administrativa. Apoyo por parte de instancias
para el desarrollo de SI verticales para los PE.
No se recoge información sobre las necesidades reales de consumo de medicamentos en niveles locales.
No existen procedimientos estándares para el SISM.
No existen instrumentos manuales estandarizados para la recolección de información sobre medicamentos.
Analfabetismo informático Falta de RRHH con
conocimientos sobre GS. No existe información sobre el
gasto de medicamentos. No hay cultura de registro de
información.
Propuesta de integración de un Modelo Único de Gestión de suministro en medicamentos.
Creación de un SI acorde a nuestra realidad, recursos disponibles y por niveles de atención.
Crear un espacio de discusión con autoridades de la Reforma y SS sobre la implementación de un SUGM en el marco de estos procesos.
Sensibilizar a las autoridades nacionales y de agencias de cooperación sobre la importancia del SUGM.
Levantamiento de los procedimientos en la GM que se utilizan en la actualidad y elaborar procedimientos estándares para el SUGM/SIM.
Proponer la figura del digitador como parte del equipo de salud de los niveles locales.
Establecimiento de un programa de educación técnica continua en GS.
Sensibilizar los equipos locales en la importancia de registro y reportes de la información.
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los SRS/SESPAS.
2009-2010 E.1. Creación de un equipo interinstitucional
líder que conduzca el proceso de elaboración de la primera propuesta de modelo único de Gestión de Suministro Nacional.
E.2. Identificación de todos los actores que intervienen en el proceso de GSN. (Mapeo de actores)
E.3. Definición del Modelo único de GSN en el marco de la Reforma y SS. (Flujo)
E.4. Levantamiento de información, definición de procedimientos estándares (Guía Nacional de GS) e implementación del modelo por fases.
Recursos Humanos capacitados y sensibilizados.
Autoridades políticas sensibilizadas.
Recursos económicos. Fuentes de recursos: SESPAS y
PROMESE-CAL. Asistencia Técnica:
MSH/USAID, OPS y CERSS.
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Perú
Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Retraso de información nacional (20 días luego de ocurrido el servicio)
Optimizar los tiempos en la captura y comunicación de Datos. - Almacenes y Sub Almacenes Regionales (Inicialmente) - Optimizar la captura de Datos en los Establecimientos de Salud
OGEI, DIGEMID y DISAS/DIRESAS. Contar con información de Almacenes y Sub Almacenes Regionales los 5 primeros días del mes siguiente. A nivel central consolidar la información nacional y publicar en WEB SISMED
Deficiencias en la calidad de la información (Sub registros, errores de digitación, mal llenado de formularios, información incompleta, entre otros).
Asistencia Técnica del recurso humano
DIGEMID, OGEI, DGSP Esta asistencia debe ser replicada y en caso de rotación de personal que este sea capacitado por el saliente.
Apoyo Financiero
Migración de la Base de Datos SISMED a SQL
OGEI Apoyo Financiero
Supervisión, Seguimiento y Monitoreo
DIGEMID, OGEI, DGSP, priorizando las Regiones que tenga mayor problemática
Apoyo Financiero
Retroalimentación de la información en todo los niveles
Difundir la información generada por el SISMED
DIGEMID - OGEI - DGSP Teleconferencia sobre manejo y uso de la información para el mes de Junio con los coordinadores Y DEMID de las DISAS/DIRESAS
Aplicativo Web de requerimiento, distribución, seguimiento y monitoreo de Productos Farmacéuticos y afines para las Intervenciones Sanitarias
Apoyo Financiero
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Problemas identificados Intervenciones propuestas Estrategia de implementación (quien, cuando, como,
donde) Recursos necesarios y fuentes
potenciales
Ajustes al sistema según necesidad de los usuarios y la automatización de indicadores y reportes (Reporte de stock con fecha de vencimiento, crear punto de acceso al usuario técnico)
Se consolidara las necesidades de los usuarios en todos los niveles para realizar los ajustes respectivos al sistema.
Apoyo Financiero
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