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ESCUELA DE MUSICA
ALMACEN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA CÓDIGO
ALCALDIA 010
SECRETARIA DE GOBIERNO 100
COMISARIA DE FAMILIA 110
INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO 120
130
SECRETARIA DE HACIENDA 300
SECRETARIA DE PLANEACION 400
EXTENSION CULTURAL 500
ARCHIVO MUNICIPAL 140
DIRECCION LOCAL DE SALUD 200
510BIBLIOTECA
520
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE
01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01.01 ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO
01.02 ACCIÓN DE TUTELA
01.03 ACCIONES POPULARES
02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02.01 ACTAS
02.02 DECRETOS
02.03 RESOLUCIONES
03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA MENORES DE EDAD
03.02
AUTORIZACIONES DE EXTENSIONES DE HORARIO EN LOCALES
COMERCIALES
03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE BIENES
03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE SEMOVIENTES
03.05 PERMISOS AMBIENTALES
03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO
04 CENSOS 04.01 CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA
04.02 CENSO GEOGRÁFICO DEL MUNICIPIO
04.03 CENSO POBLACIONAL
04.04 CENSO SISBEN
05 COMPROBANTES 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS
05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS
05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN
05.04 COMPROBANTES DE NÓMINA
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN)
010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
110 COMISARÍA DE FAMILIA
010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE GOBIERNO
010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
06 COMUNICACIONES OFICIALES 06.01 CERTIFCADOS Y CONSTANCIAS
06.02 CIRCULARES
06.03 DERECHOS DE PETICIÓN
06.04 EXHORTOS Y COMISIONES
06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
07 CONCEPTOS 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS
07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS
08 CONTRATOS 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDADOR)
08.02 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDATARIO)
08.03 CONTRATOS DE COMODATO
08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA
08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITO
08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA
08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS
08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA
09 CONTRAVENCIONES 09.01 CONTRAVENCIONES DE POLICÍA Y TRANSITO
10 CONVENIOS 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN
10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
TODAS LAS SECRETARÍAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
TODAS LAS SECRETARÍAS
TODAS LAS SECRETARÍAS
TODAS LAS DEPENDENCIAS
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 GOBIERNO,110 COMISARÍA DE FAMILIA,120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y
TRANSITO
TODAS LAS DEPENDENCIAS
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
11 DECLARACIONES 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
11.02 DECLARACIONES EXTRAPROCESO O EXTRAJUICIO
11.03 DECLARACIONES POR RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES
11,04 DECLARACIONES TRIBUTARIAS
12 DECOMISOS 12.01 DECOMISOS
13 DEMANDAS 13.01 DEMANDAS A FAVOR
13.02 DEMANDAS EN CONTRA
14 DENUNCIAS 14.01 DENUNCIAS
15 ESTADÍSTICAS 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO
15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD
15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD
15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA
16 ESTUDIOS16.01
ESTUDIOS DE DISEÑO Y EJECUCIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA
MUNICIPAL
16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL
16.03 ESTUDIOS FINANCIEROS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
110 COMISARÍA DE FAMILIA, 120INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
17 HISTORIAS17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS
17.02HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y
COMERCIALES
17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS RENTAS VARIAS
17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS
17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOS
17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL
17.07 HISTORIAS DE PREDIOS
17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES
17.09 HISTORIAS SALUD OCUPACIONAL
17.10 HISTORIAS DE VEHICULOS
17.11HISTORIAS GERONTOLOGICAS
17.12 HISTORIAS LABORALES
18 INFORMES 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO
18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD
18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO
TODAS LAS SECRETARIAS
TODAS LAS SECRETARÍAS
130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)
400 SECRETARIA DE PLANEACIÓN (CATASTRO)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO)
010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS
TODAS LAS DEPENDENCIAS
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)
010 ALCALDÍA, 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN), 140 ARCHIVO
130 ALMACÉN
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
18.06 INFORMES COMPARENDOS AMBIENTALES
18.07 INFORMES COMPARENDOS DE TRANSITO
18.08 INFORMES CONTABLES
18.09 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
18.10 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
18.11 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA
18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
18.14 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
18 INFORMES 18.15 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
18.16 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS
18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS
18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN
18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL
18.22 INFORMES DE MINERÍA
18.23 INFORMES DE MULTAS DE TRANSITO
18.24 INFORMES DE NÓMINA
18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES CATASTRALES
18.26 INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
18 INFORMES 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES
18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
18.29 INFORMES DE SALIDA DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS
18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICAS
18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS
18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO
18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN
18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
TODAS LAS SECRETARÍAS
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
130 ALMACÉN
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
010 ALCALDÍA, 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
18.35 INFORMES PREFACTURADO INDUSTRIA Y COMERCIO
18.36 INFORMES PRESUPUESTALES
18.37 INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS
19 INSTRUMENTOS DE CONTROL 19.01 BITÁCORAS DE UMATA Y OBRAS PÚBLICAS
19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS
19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO
19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL
19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE
19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL
19.10 LIBROS CONTABLES
19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
20 INVENTARIOS 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS
20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO
20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS
20.04INVENTARIO DE ELEMENTOS ORTOPÉDICOS
20.05 INVENTARIO INSTRUMENTOS MUSICALES 130 ALMACÉN, 520 ESCUELA DE MÚSICA
20.06 INVENTARIO DEL PARQUE AUTO MOTOR
20.07 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS
TODAS LAS DEPENDENCIAS
TODAS LAS SECRETARÍAS
TODAS LAS DEPENDENCIAS
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARIA DE GOBIERNO(EDUCACIÓN)
TODAS LAS DEPENDENCIAS
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
TODAS LAS DEPENDENCIAS
130 ALMACÉN
130 ALMACÉN
130 ALMACÉN, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR
DEL ANCIANO
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
130 ALMACÉN, 510 BIBLIOTECA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA), 400 SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS
20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS
20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES.
20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS
20.12 INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS
21 LICENCIAS 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES
21.02 LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN
21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE
21.04 LICENCIAS DE EXHUMACIÓN
21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LOCALES
21.06 LICENCIAS DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO
21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN
21.08 LICENCIAS DE RELOTEO
21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE
21.10 LICENCIAS DE URBANISMO
22 LICITACIONES Y CONCURSOS 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS
23 MANUALES 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO HUMANO
23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO
23.04 MANUALES DE PERFILES , FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
23.06 MANUALES DEL MECÍ
400 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
140 ARCHIVO MUNICIPAL
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
130 ALMACÉN
130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
130 ALMACÉN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
24 MAPAS DE RIESGOS. 24.01 MAPAS DE RIESGOS.
25 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 25.01 MARCOS FISCAL A MEDIANO PLAZO
26 NÓMINA 26.01 NÓMINA
27 PLANES 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO
27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS
27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA
27.05 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
27.06 PLAN DE ACCIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO
27.07 PLAN DE CONTINGENCIA
27.08 PLAN DE DESARROLLO CULTURAL
27.09 PLAN DE EMERGENCIA
27.10 PLAN DE MANTENIMIENTO
27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS
27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO
27.13 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
27.14 PLAN DECENAL DE CULTURA
27.15 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL
27.16 PLAN FINANCIERO
27.17 PLAN INDICATIVO
27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN (POAI)
27.19 PLAN TERRITORIAL DE SALUD
27.20 PLANES DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
27.21 PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO)
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
520 BIBLIOTECA
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
500 EXTENSIÓN CULTURAL
100 GOBIERNO (EDUCACIÓN)
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)
500 EXTENSIÓN CULTURAL
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
300 SECRETARIA DE HACÍENDA
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
27.22 PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA
27.23 PLANES DE SANEAMIENTO BÁSICO
27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL
27.25 PLANES DE MOVILIDAD
27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS
28 PRESUPUESTOS 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS
28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES
29 PROCESOS 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL
29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA
SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS
29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA
29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14
AÑOS
29.06 PROCESO ADMINISTRTIVO DE RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO
29.07PROCESO ADMINISTRATIVO DE SEPARACIÓN DE BIENES
29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO CONTRACTUAL
29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL
29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN
MENORES DE EDAD
29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS
29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
130 ALMACÉN
300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
(ASESORÍA JURÍDICA)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 GOBIERNO (EDUCACIÓN)
600 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
110 COMISARÍA DE FAMILIA
110 COMISARÍA DE FAMILIA
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
110 COMISARÍA DE FAMILIA
110 COMISARÍA DE FAMILIA
110 COMISARÍA DE FAMILIA
110 COMISARÍA DE FAMILIA
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
29.13PROCESO DE COBRO PERSUASIVO
29.14 PROCESO DE FILIACIÓN EXTRAMATRIMONIAL
29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS
29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
29.17 PROCESO POR VIOLACION A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL
29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA ALIMENTARIA
29.19 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS
29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS
29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO
PATRIMONIO Y ZONAS VERDES
29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE TRANSITO
29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS
29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES
29.25 PROCESOS POLICIVOS
30 PROGRAMAS 30.01PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE
CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS
30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA POBLACIÓN DESPLAZADA
30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO
30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOSOCIAL
30.05 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE NORMAS DE TRANSITO
30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO
300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
(ASESORÍA JURÍDICA)
130 ALMACÉN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
110 COMISARÍA DE FAMILIA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)
110 COMISARÍA DE FAMILIA
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
110 COMISARÍA DE FAMILIA
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO (ASESORÍA JURÍDICA), 400
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA)
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
130 ALMACÉN
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN ESPECIAL
30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL
TIEMPO LIBRE
30.10PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA JUVENTUD
30.11 PROGRAMA DE GOBIERNO
30.12PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE INSTITUCIONES DEL SECTOR
EDUCATIVO EN LA REGIÓN
30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL ESPACIO PÚBLICO
30.14 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL
30.15 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS PÚBLICAS
30.16 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN MEMORIA CULTURAL
30.17 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL AMBULATORIA
30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES ESCOLARES
30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO
30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL
30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA EDAD
30.23 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN AMBIENTAL
30.24 PROGRAMAS ESPECIALES DE DESARROLLO COMUNITARIO
30.25 PROGRAMAS NO FORMALES DE EDUCACIÓN ARTÍSTICA
31.01 PROYECTOS CULTURALES
31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO
31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN
31.04 PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL
31.05 PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA
31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS
500 EXTENSIÓN CULTURAL
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
500 EXTENSIÓN CULTURAL
TODAS LAS SECRETARÍAS
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)
010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( DESARROLLO COMUNITARIO)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
500 EXTENSIÓN CULTURAL
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÒN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 GOBIERNO (EDUCACIÓN)
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS
32 QUERELLAS 32.01 QUERELLAS
33 REGISTROS 33.01 REGISTROS DE BENEFICIARIOS DEL SISBEN
33.02 REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACION Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO
33.03 REGISTROS DE CONTRATOS
33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO
33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS
33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS TODAS LAS DEPENDENCIAS
33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO
33.09 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA
33.10 REGISTROS DE MARCAS DE GANADO
33.11 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS
33.13 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES
33.14 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
33.15 REGISTROS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS
33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES
33.17 REGISTROS DE VEHÍCULOS DEL MUNICIPIO
33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
510 BIBLIOTECA
010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS
010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)
520 ESCUELA DE MÚSICA
510 BIBLIOTECA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN)
300 SECRETARÍA DE HACIENDA
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA)
(DEPORTES)
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO
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CÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
34 REPORTES 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
34.03 REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA
34.04 REPORTE SEMANAL DE INSCRIPCIÓN DE POBLACIÓN DESPLAZADA
34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD
35 TÍTULOS 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS
35.02 TÍTULOS Y VALORES
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO
100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN )
010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
010 02 02.01 ACTAS 1 4 X XACTAS DEL CONSEJO DE GOBIERNO
ACTAS
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
ACTOS ADMINISTRATIVOS
010 02 02.02 DECRETOS 1 19 X XDECRETOS MUNICIPALES EN GENERAL
DECRETOS DE ADICIÓN PRESUPUESTALDECRETO
ANEXOS
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
010 02 02.03 RESOLUCIONES 1 19 X XRESOLUCIONES DE CAMBIO DE HORARIO
RESOLUCIONES DE COMPRA DE IMPLEMENTOSRESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL
OFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
Regulados porl el articulo 315 de la Constituciòn Polìtica deColombia, los Decretos Municipales se digitalizaran para garantizarla conservaciòn del soporte papel. Los decretos municipales seconservaran en el despacho del Alcade, terminado el tiempo deretenciòn en el archivo de gestiòn se harà transferencia al archivocentral para su conservaciòn permanente.Los decretos de traslado ynombramiento se guardaran en la historia laboral respectiva.
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
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ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
RESOLUCIONES MUNICIPALES
RESOLUCIÒN
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X
CERTIFICADOS LABORALES
CERTIFICADOS DE LIBERACIÓN DE PREDIOS
CONSTANCIAS DE DESPACHO
SOLICITUD
CERTIFICADO O CONSTANCIA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X
CIRCULARES REGLAMENTARIAS
CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X
DERECHOS DE PETICIÓN CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÌA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
los certificados laborales se elaboran a petición del interesado, seentrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega enun archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para laAlcaldía Municipal.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONTRATOS
010 08 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDADOR)
2 1 X X
ACTA DE CONTRATACIÓN
CONTRATO
RECLAMACIÓN
RESOLUCIÓN
COMUNICACIONES
D S SB CONTRATOS
010 08 08.02 (ARRENDATARIO) 2 8 X X
ACTA DE CONTRATACIÓN
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
REGISTRO PRESUPUESTAL
CONTRATO
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o
archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
RECLAMACIÓN
RESOLUCIÓN
COMUNICACIONES
D S SB CONTRATOS
010 08 08.03 CONTRATOS DE COMODATO 2 8 X X
CONTRATO
ANEXOS
COMUNICACIONES
D S SB CONTRATOS
010 010 08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 2 8 X X
LISTA DE PRECALIFICADOS
CONVOCATORIA PÙBLICA
ESTUDIOS DE EXPERENCIA
ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL
PROPUESTA TÈCNICA DETALLADA (PTD)
PROPUESTA TÈCNICA SIMPLIFICADA(PTS)
ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR
INFORME DE EVALUACIÒNSOLICITUD PEDIDO DE ALMACÉN O JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO
ACTA DE CONTRATACIÓN
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
REGISTRO PRESUPUESTAL
CONTRATO
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
ADICIÓN O PRORROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
RESOLUCIÓN
COMUNICACIONES
CUENTA DE COBRO
ANEXOS
D S SB CONTRATOS
010 08 08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITOS 12 8 X X
PROYECTO DE ACUERDO
ACUERDO MUNICIPAL
ACTA DE AVAL DEL COMFIS
ESTUDIO ECONÓMICO DE LAS OBRAS O INVERSIONES
AUTORIZACIÓN DE ENDEUDAMIENTO Y CONCEPTO FAVORABLE.
REGISTRO DEL ENDEUDAMIENTO ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos,quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaríarespectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato,una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
INFORME DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA DE LOS RECURSOS.
INFORME DE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO DEL MUNICIPIO
INFORME DE AHORRO OPERACIONAL
INFORME DE INGRESOS CORRIENTES
TRANSFERENCIAS PAGADAS
INFORME DE INTERESES DE LA DEUDA
VIGENCIA ANTERIOR
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE PAGO
INFORME DE FONDOS A PIGNORAR
D S SB CONTRATOS
010 08 08.06 CONTRATOS MÍNIMA CUANTÍA 2 8 X X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVO
RESOLUCIÓN DE APERTURA
ADENDAS (SI LAS HUBIERA)
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO
COMPROMISO PRESUPUESTAL
COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA
NOTIFICACIÓN
RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos,quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaríarespectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato,una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ADICIÓN O PRÓRROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONTRATOS
010 08 08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS 2 3 X
PÓLIZAS POR DAÑOS A TERCEROS
PÓLIZAS DE MANEJO
PÓLIZAS A PREVIALCALDÍA
Transferir 1 año después de terminada la vigencia de la póliza o elproceso de reclamación, conservar 5 años màs y eliminar. Nota.Crear expediente para cada reclamación. Todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
D S SB CONTRATOS
010 08 08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
2 8 X X
SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL
ACTA DE CONTRATACIÓN
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
REGISTRO PRESUPUESTAL
CONTRATO
ADICIÓN O PRORROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR
RECLAMACIÓN
RESOLUCIÓN
COMUNICACIONES
CUENTAS DE COBRO
ANEXOS
D S SB CONTRATOS 2 8 X X
010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA CONTRATOS DE OBRA
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESTUDIO PREVIO
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVO
RESOLUCIÓN DE APERTURA
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos,quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaríarespectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato,una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
ADENDAS (SI LAS HUBIERA)
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ADICIÓN O PRÓRROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACION
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
D S SBCONTRATOS
010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 2 8 X X
CONTRATOS DE SUMINISTROS SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL
ACTA DE CONTRATACIÓN
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
REGISTRO PRESUPUESTAL
CONTRATO
ADICIÓN O PRORROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR
RECLAMACIÓN
RESOLUCIÓN
CUENTAS DE COBRO
COMUNICACIONES
ANEXOS
D S SBCONVENIOS
010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 2 8 X
ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPROPUESTA TÉCNICACOMPROMISO PRESUPUESTAL
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS 2 8 X
010 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB HISTORIAS
del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
010 17 17.09 HISTORIAS DE SALUD OCUPACIONAL4 16 X
EXAMEN MÉDICO DE INGRESO
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
EXAMEN MÉDICO DE EGRESO
EXÁMENES DE CONTROL
D S SB HISTORIAS 20 80 X
010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES
HISTORIA LABORAL
DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO)
ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO
SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOACTA DE POSESIÓN
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
Transferir un año después de desvinculado o pensionado ( según sea
el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes y
funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,
científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldía.
Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 20 años Código Contensioso Administrativo "laprescripción civil caduca a los 10 años, la prescripción legal a los 20años.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXÁMEN MÉDICO DE INGRESO)
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES
REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTOACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS, TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO ENTRE OTRAS.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
KARDEX LABORAL
LIBRANZAS
D S SBINFORMES
010 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 9 X X
INFORME
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
010 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 9 X X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización para
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
010 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 1 4 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTESREGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
010 18 18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS 4 6 X X
INFORME DE ACTIVIDADES
CUENTA DE COBRO
A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APARTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL.
B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
retención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
C. INFORMES DE METAS E INDICADORES DEBERAÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CAONTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD
D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
010 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONSECUTIVOS DE ACTAS 2 8 X
CONSECUTIVOS DE ACUERDOS 2 8 X
CONSECUTIVOS DE DECRETOS 2 8 X
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
010 19 19.03 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES
1 9
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9
010 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIOS
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,
digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al
Archivo Histórico de la Alcaldía Municipal.
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
OFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
010 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
010 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
010 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS
010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 2 2 X
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retenciòn Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESTUDIO PREVIO
AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVO
RESOLUCIÓN DE APERTURA
ADENDAS (SI LAS HUBIERE)
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
CUENTA DE COBRO
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ADICIÓN O PRÓRROGAS
PÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZA
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificadocon la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla eltiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los deinvestigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para suconservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento,unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de sersoportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS
RECLAMACIÓN
INVITACIÒN
LISTA DE OFERENTES
OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL
PÒLIZAS
PUBLICACIÒN
RECLAMACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X
010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS CON SUBASTA INVERSA
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
ESTUDIO PREVIO
AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVO
RESOLUCIÓN DE APERTURA
ADENDAS (SI LAS HUBIERE)
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
CUENTA DE COBRO
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO
COMPROMISO PRESUPUESTAL
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienesdeben de firmar cada uno de los folios que conforman el expedientedel contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificadocon la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla eltiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los deinvestigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para suconservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento,unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de sersoportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ADICIÓN O PRÓRROGAS
PÓLIZA
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS
RECLAMACIÓN
INVITACIÒN
LISTA DE OFERENTES
OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL
PÒLIZAS
APROBACIÓN DE PÓLIZA
PUBLICACIÒN
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB PROCESOS 1 19
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel. Transferir al archivo histórico de la Alcaldía.
PROCESO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S)
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE
DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)
INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR
NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO
RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO
PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S)
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE
DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)
INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR
NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
ACTAS
PRUEBAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIAL
AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
D S SB PROGRAMAS 4 6 X
010 30 30.10 PROGRAMA DE GOBIERNO
PROGRAMA DE GOBIERNO PARA EL CUATRIENIO
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB PROYECTOS
010 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 1 9 X X
ESTUDIO DE CASO
MEMORIAL DE CONSIDERACIONES
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.
Constituye parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conserva permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administrativa Municipal.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
D S SB PROYECTOS
010 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 9 X X
PROYECTO
INFORMES DE LAS PARTES
ACTAS
COMUNICACIONES
REGISTROS
010 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS DE DESPACHOREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS LABORALESREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE LIBERACIÓN DE PREDIOS
REGISTROS
010 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X
REGISTRO DE RESOLUCIONES
Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido eltiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar laconservaciòn del soporte papel.
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , nùmero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos en un Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos yeliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.
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FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE
conservaciòn del soporte papel.
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D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE COMITÉ DE CAPACITACIÓN
ACTAS DE INTERVENTORÌA A CONTRATOSACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE GOBIERNOACTAS DEL COMITÉ COMISIÓN DE PERSONALACTAS DEL COMITE DE CABILDO ABIERTO MAYOR X X
ACTAS DEL COMITÉ DE COMPRAS
ACTAS DEL COMITÉ DE COPASO, GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIAACTAS DEL COMITÉ DE ÉTICA
ACTAS DEL COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL (GELT)ACTAS DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO ELECTORALACTAS DEL COMITÈ DE POLITICA SOCIAL (COMPOS)ACTAS DEL CONSEJO DE SEGURIDAD
ACTAS
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS 1 0
100 03 03.02 HORARIO EN LOCALES COMERCIALES
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
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FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Cumplida su vigencia legal y administrativa no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo degestión
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
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FINAL PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DEL PERMISO
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
100 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 4 X
SOLICITUD DEL PERMISO
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 3 X XCIRCULARES NORMATIVASD DESPACHO ALCALDE, SECRETARÍAS
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA porque registran aspectos normativos de la Administración Municipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
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ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, PERSONERÌA, PROCURADURÌA , BATALLONES ENTRE OTROS
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la Administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
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ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en sutotalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se debeguardar la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB MANUALES
100 23 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS 4 1 X
MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS
D S SB MANUALES 4 6 X
100 23 23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO
MANUAL DE CONVIVENCIA
MANUAL DE IMAGEN CORPORATIVA
MANUAL DE INDUCCIÓN, RE INDUCCIÓN Y DESEMPEÑO LABORAL
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
D S SB MANUALES 4 6 X
100 23 23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÒN
D S SB MANUALES
100 23 23.04MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4 6 X
MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio. Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos
de los organismos de control.
anterior.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB MANUALES
100 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4 6 X
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
D S SB MANUALES
100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 4 6 XMANUALES DEL MECÍ
D S SB PLANES
100 27 27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN 1 10 XPLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN
CRONOGRAMA
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN
D S SB PLANES
100 27 27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS 1 9 XPLAN ANUAL DE COMPRAS
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB PLANES
100 27 27.06 PLAN DE ACCIÒN 4 6 XPLAN DE ACCIÒN PARA EL PLAN DE DESARROLLO
CRONOGRAMA
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN
D S SB PLANES
100 27 27.10 PLAN DE EMERGENCIA 4 6 XPLAN INSTITUCIONAL DE EMERGENCIAS Y EVACUACIÓN
PLANOS DEL EDIFICIO
LISTADOS DE CADENA DE LLAMADAS
MANUAL DE MANEJO DE EXTINTORES Y ZONAS DE ASPERSIÓN
D S SB PLANES
100 27 27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO 1 10 XPLAN DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÌSICA
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 4 6 X
PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS
QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL INTERNO
FORMATO DE SUGERENCIAS
INQUIETUD DEL USUARIO
RESPUESTA A LA INQUIETUD
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL ESPACIO PÚBLICO
4 6 X
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 4 6 X X
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONALACTAS DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
INFORMES DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X
PROGRAMA DE INDUCCIÓN
MANUAL DE INDUCCIÓN
CRONOGRAMA
INVITACIONES A LOS PARTICIPANTES
EVALUACIÓN JORNADA DE INDUCCIÓN
LISTA DE ASISTENCIA
SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS
CARPETA DE EVIDENCIAS
RE INDUCCIÓN
MANUAL DE RE INDUCCIÓN
Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo històrico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formatopapel.
Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo històrico de la Administraciòn Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
INVITACIÓN PERSONALIZADA
SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS
EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN
CARPETA DE EVIDENCIAS
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
MANUAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS
INVITACIÓN PERSONALIZADA
EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN
CARPETA DE EVIDENCIAS
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.24 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X
PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL
PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL
EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL
REGISTRO DE ASISTENCIA
CARPETA DE EVIDENCIAS
D S SB PROYECTOS
100 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 4 6 X X
ESTUDIO DE CASO
MEMORIAL DE CONSIDERACIONES
D S SB REGISTROS
100 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X X
Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD alarchivo historico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formatopapel.
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.
Una vez terminada la retenciòn en los archivos de gestiòn y central,digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la Administraciòn
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
REGISTROS DE CONTRATOS
D S SB REGISTROS 1 0 X
100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
REGISTRO DE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE MARCAS DE GANADO
D S SB REGISTROS
100 33 33.10 REGISTROS MARCAS DE GANADO 1 4 X
D S SB REGISTROS
100 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X
REGISTRO DE RESOLUCIONES
Los registros de entrega de certicados estan conformados por
archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:
fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante
del certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no
desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el
archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o
cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y
eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo
central de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia.
Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido eltiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar laconservaciòn del soporte papel.
digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la AdministraciònMunicipal , eliminar el soporte papel.
Una vez terminada la retención en los archivsos de gestión ycentral, digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de laadministración municipal, eliminiar soporte papel.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES
100 01 01.01 ACCIÒN DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X
COPIA DE LA LEY QUE SE ESTA VULNERANDO
COPIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO
D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES
100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X
1. SALUD
A. CUANDO ES EN NOMBRE PROPIO:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
ESCRITO DE NARRACIÓN DE LOS HECHOS.
COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, CIRUGÍA O MEDICAMENTO.
CARNET Y FORMATO DE NEGATIVA, SI LO TIENE, EXPEDIDO POR LA ENTIDAD DE SALUD RESPONSABLE.
FALLOS DE TUTELAS ANTERIORES (EN CASO DE HABERSE PRESENTADO
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE GOBIERNO ( ASESORÌA JURÌDICA)
Son regulados por el Art. 87 de la Constitución Política de Colombiay la ley 393 de 1997 1.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización y seeliminarà el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia deldisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporteoriginal de este documento se deberá recurrir a la impresión delarchivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente.Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia,los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 yel decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retenciónen el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà elsoporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. En caso de requerir el soporte original de este documento sedeberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia aljuzgado correspondiente. Nota : todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
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D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES
100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X
B. CUANDO ES EN NOMBRE DE UN TERCERO, ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE HACERLO EL INTERESADO. TAMBIÉN
PUEDE ACUDIR COMO REPRESENTANTE LEGAL DE UN MENOR:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
COPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL AFECTADO(NIÑO, NIÑA O ADOLESCENTE)
COPIA DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO O TARJETA DE IDENTIDAD CUANDO SE TRATE DE NIÑOS , NIÑAS O ADOLESCENTES.
COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, CIRUGÍA O MEDICAMENTO.
2. IMPUGNACIÓN FALLO DE TUTELA:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
COPIA DEL FALLO DE TUTELA.
3.SOLICITUD DE CUMPLIMIENTO DE FALLO DE TUTELA:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
COPIA DEL FALLO DE TUTELA.
4. SOLICITUD DE INCIDENTE DE DESACATO:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
COPIA DEL FALLO DE TUTELA.
5. VIOLACIÓN AL BUEN NOMBRE:
(CENTRALES DE RIESGO)
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
CERTIFICACIÓN DE LA FECHA DE PAGO Y/O PAZ Y SALVO.
Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia,los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 yel decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retenciónen el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà elsoporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. En caso de requerir el soporte original de este documento sedeberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia aljuzgado correspondiente. Nota : todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES
100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X
6. TUTELA POR VIOLACIÓN A DERECHO DE PETICIÓN:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL CORREO CERTIFICADO.
7. TUTELA POR DESPIDO EN EMBARAZO:
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO
IDENTIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DEL EMPLEADOR. SI SE TRATA DE UNA PERSONA JURÍDICA DEBE APORTAR COPIA DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO, SI ES DEL CASO.
CARTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO SI ES EL CASO.
CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL CORREO CERTIFICADO.
ACCIONES CONSTITUCIONALES
100 01 01.03 ACCIONES POPULARES 1 9 X X
HECHOS
(NARRACIÓN DE LOS HECHOS ACTOS, ACCIONES U OMISIONES QUE MOTIVAN LA PETICIÓN)
PRUEBAS
INDICAR Y APORTAR LAS QUE SE DESEEN HACER VALER: TESTIMONIALES, DOCUMENTALES Y PERICIALES
FUNDAMENTOS DE DERECHO
FUNDAMENTO LA PRESENTE LEY EN LO CONTEMPLADO EN LA LEY 472 DE 1998.
NOTIFICACIONES
INDICAR DIRECCIÓN Y TELÉFONO DONDE SE RECIBIRÁN COMUNICACIONES
ANEXOS
Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia,los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 yel decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retenciónen el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà elsoporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. En caso de requerir el soporte original de este documento sedeberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia aljuzgado correspondiente. Nota : todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Son regulados por el Art. 88 de la Constitución Política de Colombia,la ley 472 de 1998 .Luego de pasada la retención en el archivo de gestiónse hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivohistórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución.En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrira la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgadocorrespondiente. Nota : todas las transferencias deben estar soportadas conel acta correspondiente.
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D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
CONCEPTOS
100 07 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS 2 3 X XSOLICITUD
CONCEPTO
DEMANDAS
100 13 13.01 DEMANDAS A FAVOR 1 9 X X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
RECURSOS
AUTO DE ARCHIVO
D S SB DEMANDAS
100 13 13.02 DEMANDAS EN CONTRA 1 9 X X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesosmisionales de la entidad.
Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central,seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para laAlcaldìa y transferir al archivo històrico
Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central,seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para laAlcaldìa y transferir al archivo històrico
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SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
AUTO DE ARCHIVO
INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9
X
X
X
INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19,11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESOS
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia.
Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Artìculo128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad
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100 29 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO 1 4 X X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
EXHORTOS
PROCESOS
100 29 29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA 1 4 X X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
EXHORTOS
PROCESOS
100 29 29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO CONTRACTUAL 1 10 X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
EXHORTOS
PROCESOS
100 29 29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL 1 1 X
128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar elsoporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 86 , 87 yel artículo 32 de la Ley 446 de 1998 .Cumplida su vigenciaadministrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el originalreposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central , digitalizar y eliminar el soporte papel mediante actadel comité de archivo de la ALCALDÌA.
Regulados por Codigo Contencioso Admnistrativo Artìculo86.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar elsoporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 223 a251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y se
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DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
EXHORTOS
D S SB PROCESOS
100 29 29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS 1 19 X
QUEJA U OFICIO DE INICIO
INDAGACIÓN
ANEXOS
FALLO
NOTIFICACIÓN DEL FALLO
PROCESOS
100 29 29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS 5 15 X X
ESTUDIOS Y DISEÑOS
TITULO DE PROPIEDAD
CERTIFICACIONES
FICHA FEBIM
SOLICITUD USO DEL SUELO
AVALÙO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
OFERTA DE COMPRA
PROMESA DE COMPRA VENTA
ORDEN DE PAGO
ACTA DE RECIBO DEL PREDIO
ESCRITURA PÙBLICA
CERTIFICADO DE TRADICIÒN ACTUALIZADO
COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO
251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y seguardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipalpor constituir un hecho excepcional.
Regulados por el Còdigo Sustantivo del Trabajo artìculo118.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y seguardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia.
Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestion ycentral, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de SanLuis Antioquia.
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D S SB PROCESOS 1 19
010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOSPROCESO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel.
Transferir al archivo histórico de la Alcaldía.
FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S)
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)
INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR
NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO
PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE
DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR)
INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR
NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
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RESOLUCIÓN
ACTAS
PRUEBAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN
AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
D S SBPROCESOS 5 15 X X
100 29 29.17PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL
ACTA DE DECOMISO
AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO
AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS
CITACIÓN
OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS
AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS
AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN
RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIA
CONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTO
D S SB PROCESOS 5 15 X X
100 29 29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO PATRIMONIO Y ZONAS VERDES(LOTES, FACHADAS Y ANDENES)
QUEJA U OFICIO
INFORME DE VISITA
Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn ycentral, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacer transferenciade CD al archivo històrico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.
Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestion ycentral, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de SanLuis Antioquia.
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REQUERIMIENTO O RESOLUCIÓN
NOTIFICACIÓN
RECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓN
SOLICITUD DE COBRO COACTIVO
D S SB PROCESOS 1 4 X X
100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS CON MERITO
QUEJA
AUTO DE ARCHIVO DE LA QUEJA O AUTO DE APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR
AUTO DE ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR O AUTO DE APERTURA DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA
PRUEBAS DE QUIEN ACUSA
PRUEBAS DEL DISCIPLINADO
EVALUACIÓN
AUTO DE ARCHIVO DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA O PLIEGO DE CARGOSDESCARGOS
ALEGATOS DE CONCLUSIÓN
FALLO DE PRIMERA INSTANCIA
ARCHIVO Y COMUNICACIÓN DE ABSOLUCIÓN A LA PROCURADURÍA O RESOLUCIÓN DE SANCIÓN, COMUNICACIÓN A PROCURADURÍA Y ARCHIVO
D S SB PROCESOS 1 4 X X
100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS SIN MERITO
AUTOS DE ARCHIVO
QUEJAS
Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para lasfaltas instantáneas desde el día de su consumación y para las decarácter permanente o continuado desde la realización del últimoacto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempode retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todoslos expedientes y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para lasfaltas instantáneas desde el día de su consumación y para las decarácter permanente o continuado desde la realización del últimoacto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempode retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todoslos expedientes y se seleccionaran aquellos procesos que tengaimportancia para la administración pùblica ,por la razón de lademanda o por el detrimento patrimonial si fuese el caso. se haràtransferencia del CD al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia
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D S SB PROCESOS 1 9 X X
100 29 29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES
PODER
CONCILIACIÓN
DEMANDAS
PRUEBAS DOCUMENTALES
SENTENCIAS
RECURSO
ACTAS
INFORME
AUTOS
Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 9 años más y seleccionar los casos más representativos par su conservación en el archivo de la Administración Municipal de San Luis Antioquia.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DEL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
D S SB INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES 3 7 X X
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
INFORMES DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
5 3 X
CONTROL INTERNO CONTABLE
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
ARQUEOS DE CAJA (GENERAL Y AUXILIAR)
ARQUEOS DE CAJAS MENORES O FONDOS FIJOSINVENTARIOS SELECTIVOS A BIENES INSTITUCIONALES
REPORTES DE INVENTARIO DEL ALMACÉN
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (CONTROL INTERNO)
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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PAPELES DE TRABAJO
AUDITORIAS DE PROCESOS
INDICADORES DE CALIDAD
CRONOGRAMA
NOTIFICACIÓN
ACTA DE APERTURA
HALLAZGOS
LISTA DE CHEQUEO
ACTA DE CIERRE
D S SB INFORMES
100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE 1 1 X X
CONTROL INTERNO CONTABLE
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en sutotalidad.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB MANUALES
100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 1 10 XMANUALES DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
D S SB MAPAS DE RIESGOS.
100 24 24.01 MAPAS DE RIESGOS. 1 20 X
MAPAS DE RIESGOS.
D S SB PLANES
100 27 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO
1 10 XPLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO
REGISTRO DE ASISTENCIA
CRONOGRAMAS
ANEXOS
D S SB PLANES
100 27 27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 XPLANES DE MEJORAMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San LuisAntioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Regulados por la ley 87 de 1993, los mapas de riesgos constituyenparte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservantotalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para eldesarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Constituyen parte del patrimoniodocumental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente porser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de lafunciòn de la Administración Municipal.
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D S SB PROGRAMAS
100 30 30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO 1 10 X
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE AUDITORIA
INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
INFORME DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA
EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
REGISTRO DE AUDITORIA
CRONOGRAMA COORDINACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO
ACTAS
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Constituyen parte del patrimoniodocumental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente porser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de lafunciòn de la Administración Municipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE ENTREGA DE AYUDA HUMANITARIAACTAS DE PERMISO
ACTAS DE RETORNO VOLUNTARIO
ACTAS DE RETORNO Y REUBICACIÒN DE LA POBLACIÓN DESPLAZADAACTAS DE VERIFICACIÒN Y CUMPLIMIENTOACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE ATENCIÒN A LA POBLACIÓN DESPLAZADA CLAPD
ACTAS DEL COMITE DE FAMILIAS EN ACCIÒN
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03DERECHOS DE PETICIÓN
1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
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RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB INFORMES
100 18 18.02INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
EDICTOS
D S SB INFORMES 3 7
100 18 18.03 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
EDICTOS
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservantotalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos decontrol.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las
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D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
X
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en sutotalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se deben guardar enarchivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de lagestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1)año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en sutotalidad.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldìa Municipal De San Luis Antioquia.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS
ACTAS
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (COMPLEMENTACIÒN ALIMENTARIA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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D S SBCOMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.06 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONVENIOS
100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
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ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS
100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
ESTADISTICAS
100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
ESTADÌSTICAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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D S SB INFORMES
100 18 18.02INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 4 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB
INSTRUMENTOS DE CONTROL1
9
X
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS
100 20 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS 1 1 X
INVENTARIOS DE ALIMENTOS ENTREGADOS A CADA BENEFICIARIO
D S SB INVENTARIOS
100 20 20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS 1 1 X
INVENTARIOS DE ALIMENTOS ALMACENADOS EN LA BODEGA
D S SB PLANES
100 27 27.23 PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO 1 10 X
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORMES
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el sistema de Control Interno del municipio. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal
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REGISTRO DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES
D S SB PROGRAMA
100 30 30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA POBLACIÓN DESPLAZADA
1 10 X
ACTAS DE VISITAS
INFORMES
PROYECTOS
D S SB PROGRAMA
100 30 30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES ESCOLARES
1 4 X
ACTAS DE VISITAS
INFORMES
PROYECTOS
D S SB PROGRAMA
100 30 30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL 1 4 X
FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ENTREGA DE ALIMENTOS DEL PROVEEDOR AL FORMATO DE ENTREGA DE BIENESTARINA A UNIDADES EJECUTORIAS
FORMATO DE CONTROL DE ENTREGA DE PRODUCTOCERTIFICADO DE EJECUCIÓN ALIMENTARIA A LA POBLACIÓN ESCOLAR
CERTIFICADO MATERNO INFANTIL
D S SB REGISTROS
100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 X
REGISTROS DE CONTROL DE ASEO
ARCHIVO ELECTRÒNICO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
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REGISTROS
100 33 33.06 REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES
1 1 X
REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES
ARCHIVO ELECTRÒNICO
REGISTROS
100 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO ALIMENTARIO
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ENTREGA DE ALIMENTOS
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha, nùmero de identificaciòn y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos yeliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÎA.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M ED S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
100 03 03.06 AUTORIZACIONES PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 1 X
SOLICITUD DEL PERMISO PARA OCUPAR EL COLISEO U OTROS ESCENARIOS
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONVENIOS
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE RECREACIÒN Y DEPORTES (DEPORTES)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
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100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS
100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por elSeñor Alcalde, después de ser revisados por los asesoresjurìdicos deben firmar cada uno de los folios que conforman elexpediente del contrato. Los contratos se conservan en lasecretaría respectiva. Transferir un año después de laliquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en losarchivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar yeliminar el soporte papel.
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PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y
CONTROL DEL ESTADO3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 10 X X
INFORME
REGISTRO FOTOGRÀFICO SI ES EL CASO
D S SB INFORMES
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 5 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CUENTA DE COBRO
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INFORMES
100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X XINFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9
X
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ACTA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizary eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Històricode la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS
100 20 20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS 1 1 X
INVENTARIOS DE ELEMENTOS ENTREGADOS A CADA BENEFICIARIO
D S SB PROGRAMAS
100 30 30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL TIEMPO LIBRE
1 4 X
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB PROGRAMA
100 30 30.10 PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA JUVENTUD
1 4 X
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB PROYECTOS
100 31 31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS 1 9 X X
PROYECTOS DEPORTIVOS
ANEXOS
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministraciònMunicipal de San Luis Antioquia.
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D S SB REGISTROS
100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 XREGISTROS DE CONTROL DE ASEO EN COLISEO Y PLACAS DEPORTIVAS
D S SB REGISTROS
100 33 33.13 REGISTROS DE PRÈSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS
1 0 X
REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios, este registro queda sustentado en los informes degestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DEL COMITÉ GERONTOLÒGICO
ACTAS JUNTA DIRECTIVA CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO
ACTAS
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB CENSOS
100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X
CENSO POBLACIONAL GERENTOLÒGICO
FICHAS GERONTOLÒGICAS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X
CONSTANCIAS DE DESPACHOSOLICITUD
CONSTANCIA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (CBA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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D S SB CONVENIOS
100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SBCONVENIOS
100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
ESTUDIO PREVIO
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor
Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la
secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del
convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y
central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO X
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB ESTADISTICAS
100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
ESTADÌSTICAS CENTRO DE BIENESTAR AL ANCIANO
D S SB HISTORIAS 1 20 X X
100 17 17.11 HISTORIAS GERONTOLÓGICAS
FICHA GERONTOLÓGICA
INSTRUMENTOS DE VALORACIÓN MÉDICA
REGISTRO DE DEFUNCIÓN
Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.
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D S SB INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICO
CARTAS A LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE LAS ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICO
CARTAS A LA COMUNIDAD
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso dedigitalización para garantizar la conservación del formato papel, sehará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas lastransferencias deben de estar soportadas con el actacorrespondiente
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso dedigitalización para garantizar la conservación del formato papel, sehará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas lastransferencias deben de estar soportadas con el actacorrespondiente
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS 1 1 x Una vez cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión,eliminar cumple su función.
100 20 20.02 INVERTARIOS DE MEDICAMENTOS
KARDEX DE MEDICAMENTOS
D S SB PROGRAMAS
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardara la Tabla de Retenciòn Documental perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza laanterior.
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100 30 30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA EDAD
1 4 X
PROGRAMA PUERTAS ABIERTAS
ACTAS DE REUNIÓN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
LISTADO DE ASISTENCIA
D S SB PROYECTOS
100 31 31.05 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X
DIAGNÓSTICO
PROYECTO
FICHAS PROYECTOS
LISTAS DE CHEQUEO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funciòn de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE ACCIÒN COMUNAL (JAC)
ACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE VIVIENDA COMUNITARIA (JVC)
ACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE ATENCION Y PREVENCIÓN DE DESASTRES CLOPAD
ACTAS
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0
100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CONSTANCIAS DE DESPACHO
SOLICITUD
CONSTANCIAS
COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GO BIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
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D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB ESTADÌSTICAS
100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
ESTADÌSTICAS CENTRO DE DESARROLLO COMINITARIO
D S SB HISTORIAS 1 20 X X
100 17 17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOSACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
INFORMES DE ASESORIAS
COMODATOS
COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB HISTORIAS 1 20 X X
100 17 17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL
ACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
la institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.
Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad.
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REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
INFORMES DE ASESORIAS
COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1
9X
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al ArchivoHistórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB PLANES
100 27 27.08 PLAN DE CONTINGENCIA 1 10 XPLAN DE CONTINGENCIA DISCRIMINADO POR EVENTOS: INUNDACIONES, CATÁSTROFES NATURALES, INCENDIOS FORESTALES ENTRE OTROS
CRONOGRAMA
ANEXOS
D S SB PROGRAMA 1 4 X
100 30 30.24
PROGRAMAS ESPECIALES DE DESARROLLO COMUNITARIO
INFORME DEL PROGRAMA
ACTAS DE REUNIÓN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
LISTADO DE ASISTENCIA
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardará la Tabla de Retencón Documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE VISITAS TÉCNICAS DE LA UMATA
ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE LA UMATA
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
100 03 03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE SEMOVIENTES 1 0 X
PERMISO O AUTORIZACIÓN
RECIBO DE PAGO
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
100 03 03.05 PERMISOS AMBIENTALES 1 4 X X
SOLICITUD
DECLARACIÓN AMBIENTAL
RESOLUCIÓN O RESPUESTA
FACTURA
AUTO DE LIQUIDACIÓN
ACTA DE VISITA
EVALUACIÓN
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administración Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vezculmine el tiempo de retención se conservará digitalizado
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
LINEAMIENTOS AMBIENTALES
PLAN DE CUMPLIMIENTO
PERMISOS PARA EMISIONES ATMOSFÉRICAS PARA FUENTES FIJAS
PERMISOS PARA EMISIÓN DE RUIDOPERMISOS PARA OPERACIÓN DE EQUIPOS DE CONTRUCCIÓN, DEMOLICIÓN, REPARACIÓN DE
PERMISOS PARA VERTIMIENTOS
PERMISOS PARA OCUPACIÓN DE CAUCESPERMISOS PARA FRANJAS DE AISLAMIENTO DE CORRIENTES SUPERFICIALES
PERMISOS PARA APROVECHAMIENTO FORESTAL
PERMISOS PARA TRANSFORMACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE ESPECÍMENES DE FLORA SILVESTRE(FLORES Y PRODUCTOS FORESTALES)
PERMISO PARA TRANSFORMACIÓN (PROCESAMIENTO , MANUFACTURA) Y COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS.
SALVOCONDUCTO PARA MOVILIZACIÓN
CONCESIONES
D S SBCOMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 1 X XCERTIFICADOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE GANADO
CERTIFICADO
Estos cerificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 XDERECHOS DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB CONCEPTOS
100 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X XCONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR FENÓMENOS NATURALES
CONVENIOS
100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan enla secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesosmisionales de la entidad.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS
100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATO
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan enla secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB ESTADISTICAS
100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
ESTADÍSTICAS AGROPECUARIAS DEL MUNICIPIO
D S SB INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORME DE MOVILIZACIÓN DE SMOVIENTES A LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA
COMPROBANTE DE PAGO
LA GUÍA
EL OFICIO REMISORIO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES 3 7
100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
página 100 de 323
GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
100 18 18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA 4 6 X X
INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA EN MEJORAMIENTO DE CULTIVOS Y PROYECTOS AGROPECUARIOS
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CUENTA DE COBRO
D S SB INFORMES
100 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL 2 6 X X
PROGRAMA DE REFORESTACIÓNPROGRAMAS MANEJO DE FUENTES DE AGUA POTABLE
PROGRAMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIOS FORESTALES
D S SB INFORMES
100 18 18.22 INFORMES DE MINERÍA 2 6 X XINFORMES INDISCRIMINADO DE ACTIVIDADES MINERAS EN EL MUNICIPIO
D S SB INFORMES 3 7 X X
100 18 18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICASINFORMES DE VISITAS REALIZADAS POR ENTES EXTERNOS Còmo EL MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE O CORNARE
D S SB INFORMES 1 4 X X
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS
INFORMES ESTADÍSTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.01 BITÁCORAS 1 0 X
APUNTES CONDESADOS EN CUÁDERNOS O LIBROS DE NOTAS QUE LUEGO SON PASADOS A UN INFORME
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB LICENCIAS
100 21 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES 1 4 X X
AUTO DE INICIO DE TRÁMITE
ACTAS DE VISITA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
EVALUACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA
RESOLUCIÓN
INFORMES TÉCNICOS
D S SB LICENCIAS
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vezculmine el tiempo de retención se conservará digitalizado.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GO BIERNO (UMATA)
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 21 21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN 1 4 X X
CERTIFICADO DE TITULARIDAD DEL GANADO
CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL
D S SB PLANES
100 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X
ESTUDIOS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
INFORME DE GESTIÓN
D S SB PROCESOS
100 29 29.16 PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL
5 15 X X
ACTA DE DECOMISO
AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO
AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS
CITACIÓN
OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS
AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS
AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN
RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIACONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTO
D S SB PROGRAMA
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión ycentral, digitalizar para garantizar la conservación del soportepapel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de SanLuis Antioquia.
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 30 30.31 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN AMBIENTAL
1 4 X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal.
PROYECTOS AMBIENTALES
INFORMES
COMUNICACIONES
D S SB PROYECTOS
100 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X
PROYECTOS AMBIENTALES
PROYECTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA
PROYECTOS PRODUCTIVOS
RADICACIÓN EN EL BANCO DE PROYECTOS
DIAGNOSTICO
PROYECTO
FICHAS PROYECTOS
LISTAS DE CHEQUEO
REGISTROS CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES
D S SB REGISTROS
100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA TÉCNICAREGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE GANADO
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
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FINAL PROCEDIMIENTO
central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
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D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
100 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE LA JUNTA MUNICIPAL DE EDUCACIÓNACTAS DE REUNIONES INFORMALES DE EDUCACIÓNACTAS DEL COMITE DE ASIGNACIÓN DE CUPOS ESCOLARES
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB CENSOS
100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X
CENSO EDUCATIVO DEL MUNICIPIO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
010 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X
CERTIFICADOS DE RETIRO SIMAT
CERTIFICADOS DE ESTUDIO
D S SB CIRCULARES 2 3 X X
100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS
CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS
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FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÍA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Los cerificados laborales se elaboran a petición del interesado, seentrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega enun archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para laAlcaldia Municipal.
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FINAL PROCEDIMIENTO
ANEXOS
D S SB DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
100 06 06.03 DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SBCOMUNICACIONES OFICIALES
100 06 06.05PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB CONVENIOS
010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS
100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos debenfirmar cada uno de los folios que conforman el expediente delcontrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva.Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar odigitalizar y eliminar el soporte papel.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB ESTADÍSTICAS
100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 1 9 X X
ESTADÍSTICAS DEL SECTOR EDUCATIVO EN LA REGIÓN
ESTADÍSTICAS DANE
ESTADÍSTICAS SIMAT
D S SB HISTORIAS
100 17 17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS 10 70 X X
COPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD O REGISTRO CIVIL INFORME DE CALIFICACIONES DE CADA AÑO CURSADO EN PAPEL MENBRETE
INFORMES SICOLÓGICOS (SI FUERA EL CASO)
COMUNICACIONES OFICIALES
Archivo de Gestión (Plazo de vigencia):Once (10) años. Durante estetiempo se resolverán en la oficina las solicitudes de certificaciones, copias,reclamos y otras presentadas por el titular de la Historia o un tercerodebidamente autorizado. También se atenderá en este periodo un probable
reingreso o reactivación de la calidad de estudiante.
Archivo Central (Plazo precaucional): Será de (70) años. Este lapso seestablece considerando la edad mínima posible de inicio de los estudios 6años , la edad mínima probable de graduación del pregrado (20 años), lavida laboral y académica de los profesionales (entre 30 y 40 años) ya quelos principales valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio yadministrativo (certificación del desempeño académico y de realización deestudios). De igual forma este periodo permitirá definir con claridad cualeshistorias académicas adquieren valores históricos para disponer de suconservación permanente en el archivo de la Administración municipal.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
D S AB HISTORIAS
010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 99 XHISTORIA LABORAL (DOCENTES)
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO)
ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO
SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOD S SB HISTORIAS
010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES
ACTA DE POSESIÓN
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO)
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES
REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
KARDEX LABORAL
Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.
Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
LIBRANZAS
CONVOCATORIA PÚBLICA
REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTE
INFORMES
100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
INFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS
INFORMES
100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SBINFORMES
3 7 X X
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel en
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 18 18.04INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.02INSTRUMENTOS DE CONTROL
CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
2 8 X X
CONSECUTIVOS DE DECRETOS
DECRETOS DE TRASLADOS (GRATUIDAD)
DECRETOS DE TRASLADOS DOCENTES 2 8 X X
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel ensu totalidad.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serieactos administrativos, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 19 19.03INSTRUMENTOS DE CONTROL
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL
CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL ESCUELAS RURALES Y URBANAS
1 9 X X
NOVEDADES DE INGRESOS
NOVEDADES DE RETIRO
NOVEDADES DE TRASLADOS
PLANILLAS DE MATRICULAS
PLANILLAS DE PROMOCIÓN
REGISTRO DE NOVEDADES
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal de San Luis Antioquia.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X
100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB LICENCIAS
100 21 21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LOCALES
1 9 X X
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS
D S SB PLANES
100 27 27.16 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL 1 9 XPLAN EDUCATIVO MUNICIPAL
D S SB PLANES
100 27 27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS 1 9 X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionales
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación. Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
PLANES EDUCATIVOS DE ESCUELAS Y COLEGIOS
D S SBPRESUPUESTOS
100 28 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS 1 4 X X
PRESUPUESTOS
COTIZACIONES
ANEXOS
D S SB PROGRAMA
100 30 30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN ESPECIAL 1 4 X
PROGRAMA DE EDUCACIÓN
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SBPROGRAMA 1 4 X
conservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Los presupuestos de instituciones se digitalizaran, una vezcumplan los tiempos de retención en el archivo de gestión y central,luego se elimina el soporte papel en su totalidad.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionales
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 30 30.12 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE INSTITUCIONES DEL SECTOR EDUCATIVO EN LA REGIÓN
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB PROYECTOS
100 31 31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS 1 9 X X
ESTUDIO DE CASO
MEMORIAL DE CONSIDERACIONES
D S SB REGISTROS
100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETIRO SIMAT
REGISTROS DE ENTRGA DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
D S SB REGISTROS
conservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos a un Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electrónicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se transfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de laAlcaldia Municipal de San Luis Antioquia.
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DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GO BIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN )
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FINAL PROCEDIMIENTO
100 33 33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS
1 4 X X
REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS
D S SB REPORTES
100 34 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 1 10 X X
LISTADO DE ALUMNOS RETIRADOS
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la admnistracionMunicipal , eliminar el soporte papel
Una vez terminada la retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la administraciónMunicipal, eliminar el soporte papel.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
110 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE AMONESTACIONES A MENORES DE EDAD
ACTAS DE LA MESA DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA
ACTAS DE INTERVENTORÍA A CONTRATOS
ACTAS DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DE LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Y VIOLENCIA SEXUAL
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
110 03 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA MENORES DE EDAD 1 4 X
SOLICITUD
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
110 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X
CERTIFICADOS CABEZA DE HOGARCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR INDIVIDUALCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVOCERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 110 COMISARÍA DE FAMILIA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro en un archivoelectrónico, no se desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.
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CERTIFICADOS DE GRUPO FAMILIAR
CERTIFICADOS DE INCLUSIÓN FAMILIAS EN ACCIÓNCERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD
SOLICITUD
CERTIFICADO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
110 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
110 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALÍA, PERSONERÍA, PROCUTADURÍA, ICBF ENTRE OTROS.
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
110 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn enla atención de futuras situaciones jurídicas.
Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminará el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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ANEXOS
D S SB DENUNCIAS
110 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X
DENUNCIA
OFICIO REMISORIO
CONTESTACIÓN
FALLO
D S SB ESTADISTICAS
110 15 15.01ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO
10 10 X X
ESTADÍSTICAS DE ATENCIÓN COMISARÍA DE FAMILIA
D S SB INFORMES
110 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
110 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
110 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar medianteacta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal deSan Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
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110 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
110 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
110 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
110 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
110 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia odisco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia seguardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza laanterior.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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D S SB PROCESOS
110 29 29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO
2 8 X
SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN
CITACIÓN A LA AUDIENCIA
NOTIFICACIÓN A LAS PARTES
ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO
AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES
CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES
CITACIÓN
ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA
D S SB PROCESOS 2 18 X
110 29 29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS A HIJOS MENORES
SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN
CITACIÓN A LA AUDIENCIA
NOTIFICACIÓN A LAS PARTES
ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO
AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES
CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES
CITACIÓN
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar medianteacta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidado personal, los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a que sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa y oportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligación de cuidado personal se extiende además a quienes convivan con ellos en los ámbitos familiar, social o institucional, o a sus representantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la Alcaldía.
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ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA
D S SB PROCESOS
110 29 29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14 AÑOS
2 18 X
INFORME DE POLICÍA Y MEDICINA LEGAL
FORMATO DE HISTORIA
NOTIFICACIÓN A LAS PARTES
RESOLUCIÓN QUE DECLARA VULNERACIÓN DE DERECHOS
FORMATO DE REMISIÓN AL ICBF PARA BRINDAR UNA MEDIDA DE PROTECCIÓN
D S SB PROCESOS
110 29 29.06 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO
2 18 X
AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN
ACTA DE VISITA DOMICILIARIA: VERIFICACIÓN DE LA GARANTÍA DE DERECHOS
CITACIÓN
NOTIFICACIÓN
Regulado por la Ley 1098 de 2006. Cumplida su vigenciaadministrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el originalreposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.
Regulado por la Ley 1098 de 2006 Artículo 142: Sin perjuicio de la
responsabilidad civil de los padres o representantes legales, así
como la responsabilidad penal consagrada en el numeral 2 del
artículo 25 del Código penal, las personas menores de catorce (14)
años, no serán juzgadas ni declaradas responsables penalmente,
privadas de la libertad, bajo denuncia o sindicación de haber
cometido una conducta punible. La persona menor de catorce (14)
años deberá ser entregada inmediatamente por la policía de
infancia y adolescencia ante la autoridad competente para la
verificación de la garantía de sus derechos de acuerdo con lo
establecido en esta Ley. La policía procederá a su identificación y a
la recolección de los datos de la conducta punible. Cumplida su
vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y,
el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar
mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
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PRUEBAS
EVALUACIÓN DE PRUEBAS
INFORMES DE SEGUIMIENTO (SOCIAL, PSICOLÓGICO, NUTRICIONAL, LEGAL, ENTRE OTROS).
FALLO
D S SB PROCESOS
110 29 29.07 PROCESO ADMINISTRATIVO DE SEPARACIÓN DE BIENES
2 8 X
SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN
CITACIÓN A LA AUDIENCIA
NOTIFICACIÓN A LAS PARTES
ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO
AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES
CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES
CITACIÓN
ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA
D S SB PROCESOS
110 29 29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN MENORES DE EDAD
2 18 X X Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidadopersonal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a que
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar medianteacta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
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DENUNCIA DE LOS HECHOS OCURRIDOS CON INDICACIÓN CLARA DE LSO MISMOS Y LA IDENTIFICACIÓN DE LA VIÍCTIMA Y EL PRESUNTO ABUSADOR O MALTRATADOR.
EXAMEN DE RECONOCIMIENTO DE MÉDICO LEGISTA
DENUNCIA A LA FISCALÍA CORRESPONDIENTE SI SE CONSTITUYE DELITO PENAL DE ACUERDO AL RESULTADO DEL RECONOCIMIENTO DE MÉDICO LEGISTA
OFICIO REMISORIO
INFORMES DE ACOMPAÑAMIENTO SICOLÓGICO
D S SB PROCESOS
110 29 29.14 PROCESO DE FILIACIÓN EXTRAMATRIMONIAL
2 18 X
FOTOCOPIA DEL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE Y TARJETA DE IDENTIDAD SI LA TIENE.
FOTOCOPIA DEL CARNET DE VACUNAS DEL NIÑO SI ES MENOR DE 6 AÑOS
FOTOCOPIA DEL CARNET DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL NIÑO O LA NIÑA SI ES MENOR DE 10 AÑOS
CERTIFICADO DE ESTUDIO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE ACTUAL.FOTOCOPIA DEL CARNET DE LA EPS O SISBEN DEL NIÑO O ADOLESCENTE
FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DEL SOLICITANTE
PRUEBA DE ADN
DEMANDA
D S SB PROCESOS
110 29 29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA ALIMENTARIA
18 18 X
SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN
CITACIÓN A LA AUDIENCIA
Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidadopersonal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a quesus padres en forma permanente y solidaria asuman directa yoportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligaciónde cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellosen los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a susrepresentantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legalno desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.
Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 24. Derecho a losalimentos. Los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho alos alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico,espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidadeconómica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que esindispensable para el sustento, habitación, vestido, asistenciamédica, recreación, educación o instrucción y, en general, todo loque es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas y
sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa yoportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligaciónde cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellosen los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a susrepresentantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legalno desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo central se deben eliminar mediante acta del comité dearchivo de la ALCALDÍA.
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NOTIFICACIÓN A LAS PARTES
ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO
AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES
CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES
CITACIÓN
ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA
CERTIFICADOS LABORALES
D S SB PROGRAMAS
110 30 30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN PSICOSOCIAL 4 6 X
PROGRAMA DE ATENCIÓN NUTRICIONAL
PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOLÓGICA
PROGRAMA DE ATENCIÓN TRABAJO SOCIAL
INFORMES
ACTAS DE VISITAS
D S SB REGISTROS
100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 1 X
REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS CABEZA DE HOGAR
REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD
REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR INDIVIDUAL
que es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas yadolescentes. Los alimentos comprenden la obligación deproporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto. Cumplidasu vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios.Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
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REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO
REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE GRUPO FAMILIAR
CERTIFICADOS DE INCLUSION FAMILIAS EN ACCION
central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
110 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE CONTROL A ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIOACTAS DE EXHUMACIÓN DE CADÁVERES 1 19 X x
CONVOCATORIA A LA REUNIÓN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
120 03 03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE BIENES 1 0 X
SOLICITUD DEL PERMISO
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS
120 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 1 4 X
SOLICITUD DEL PERMISO
PERMISO O AUTORIZACIÓN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X
120 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS DE SUPERVIVENCIA
CONSTANCIAS DE DESPACHO
CONSTANCIAS DE VECINDAD
DEPENDENCIA: 110 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 120 INSPECCIÓN DE POLICIA Y TRA NSITO
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de lasactas de exhumacion de cadaveres que son de conservaciontotal, se hará transferencia del CD al archivo histórico de laAdministracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo centralmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
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D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
120 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
120 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X XOFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, PERSONERIA, PROCUTADURUIA , BATALLONES ENTRE OTROS
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
120 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONTRAVENCIONES
120 9 09.01 CONTRAVENCIONES 1 4 X
QUEJA POR RATIFICACIÓN DE HUMEDAD
CITACIONES
DECLARACIONES
RESOLUCIONES
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo enlos archivos de gestión y central, el original queda en el expedientedel proceso en el ente respectivo
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios se deben de conservara las actas de conciliacion .
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NOTIFICACIONES
RECURSOS
ACTAS
CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO
REQUERIMIENTOS
AUTO
SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO
QUEJA POR TENENCIA RESPONSABLE DE ANIMALES
CITACIONES
D RESOLUCIONES
NOTIFICACIONES
RECURSOS
ACTAS
CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO
REQUERIMIENTOS / CONMINACIÓN
AUTO
SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO
QUEJA POR ESCOMBROS Y BASURAS
CITACIONES
DECLARACIONES
RESOLUCIONES
NOTIFICACIONES
RECURSOS
ACTAS
CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO
REQUERIMIENTOS
AUTO
SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO
INFORME POLICIVO
QUEJA POR PROBLEMAS DE CONVIVENCIA
CITACIONES
DECLARACIONES
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RESOLUCIONES
NOTIFICACIONES
RECURSOS
ACTAS
CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO
REQUERIMIENTOS Y/O CONMINACIÓN
AUTO
SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO
INFORME POLICÍVO
QUEJA POR PROTECCIÓN A LAS VÍAS PÚBLICAS
CITACIONES
DECLARACIONES
RESOLUCIONES
NOTIFICACIONES
RECURSOS
ACTAS
REQUERIMIENTOS
AUTO
SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO
CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO
QUEJA POR LEVANTAMIENTO DE PENDIENTES DE VEHÍCULOS
SOLICITUD
RESOLUCIONES
OFICIOS
D S SB DECLARACIONES EXTRAPROCESO O EXTRAJUICIO
4 6
120 11 11.02 DECLARACIONES SEGÚN SEA EL CASO
DECLARACIÓN EXTRAJUICIO DE TENENCIA DE TIERRAS
D S SB DECOMISOS
120 12 12.01 DECOMISOS 1 4 X
QUEJA
DECOMISO
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
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DENUNCIAS
120 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X X
DENUNCIAS POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS
2 8
DENUNCIAS DE DESAPARECIDOS 10 10 X
DENUNCIA
OFICIO REMISORIO
CONTESTACIÓN
FALLO
ACTAS DE CONCILIACIÓN
DENUNCIAS POR LESIONES PERSONALES 10 10 X
INFORME DE RECONOCIMIENTO MÉDICO LEGAL COMUNICACIÓN OFICIAL (SOLICITUD DE NECROPSIA, EXAMEN MÉDICO POR PARTE DE LA FAMILIA O AUTORIDAD COMPETENTE)RÓTULOS DE LA CUSTODIA DE LA PRUEBA
ANEXOS
D S SB INFORMES
120 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DEL VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
D S SB INFORMES
120 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME MENSUAL SOBRE COMPARENDOS DE TRANSITO
INFORME
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LACOMUNIDAD
mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos
de los organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INFORMES
120 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPALINFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LACOMUNIDAD
D S SB INFORMES 3 7 X X
120 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNOINFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES
REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL)
CARTAS DE LACOMUNIDAD
D S SB INFORMES 2 4 X
120 18 18.23 INFORMES MULTAS DE TRANSITO
INFORME MENSUAL SOBRE MULTAS DE TRANSITO: PARQUEO EN ZONAS PROHIBIDAS, EMISIÓN DE GASES, VIOLACIÓN A LA NORMA DE TRANSITO ENTRE OTRAS.
D S SB INFORMES
120 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de
gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la
retención en el archivo central se hará proceso digitalización para
garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia
o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del
patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias
deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de
gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la
retención en el archivo central se hará proceso digitalización para
garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia
o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del
patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias
deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
120 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
120 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
120 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
120 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias seguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
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D S SB LICENCIAS
120 21 21.04 LICENCIA DE EXHUMACIÓN 5 15 X X
SOLICITUD
LICENCIA
D S SB PROCESOS
120 29 29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE TRANSITO 2 8 X
DEMANDA
MEMORIAL DE ALEGATOS
ACTA DE REPARTO
SENTENCIAS
RECURSOS
SOLICITUD DE COBRO
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA
EXHORTOS
D S SB PROCESOS
120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X XPROCESOS ESPECIALES DE POLICIA
DEMANDA POR RESTITUCIÓN DE USO PÚBLICO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
ACTAS
PRUEBAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIAL
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulados por el Código de Transito Articulo 122. Cumplida suvigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y,el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido eltiempo en el archivo de central, digitalizar y eliminar el soporte papelmediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.
Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas
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AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA D E LANZAMIENTO POR OCUPACIÓN DE HECHO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
PRUEBAS
RESOLUCIÓN
ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIAL
AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA POR RESTITUCIÓN A LA POSESIÓN O STATU QUO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
PRUEBAS
ACTAS
SOLICITU
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
D S SB PROCESOS
120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X XPROCESOS ESPECIALES DE POLICIA
DEMANDA DE AMPARO AL DOMICILIO
Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas
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PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
PRUEBAS
ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA DE BIEN INMUEBLE QUE AMENAZA RUINA
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
PRUEBAS
ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA DE SUSPENSIÓN DE OBRA
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
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RESOLUCIÓN
PRUEBAS
ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIAL
AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA DE PROTECCIÓN POLICIVA POR VÍA DE HECHO
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
ACTAS
PRUEBA
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
D S SB PROCESOS
120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X XPROCESOS ESPECIALES DE POLICIA
DEMANDA POR CIERRE DE ZONAS VERDES Y/O DE SEGURIDAD
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
PRUEBAS
Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas
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ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
DEMANDA DE CIERRE DE MINAS
PODER
NOTIFICACIÓN
AVISO
RESOLUCIÓN
PRUEBAS
ACTAS
SOLICITUD
RECURSOS
AUTOS
INFORME SECRETARIALAUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR
D S SB PROGRAMA
120 30 30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE NORMAS DE TRANSITO
1 4 X
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
MEMORIAS
D S SB QUERELLAS
120 32 32.01 QUERELLAS 4 6 X
Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valoressecundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vezcumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar
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QUEJA U OFICIO DE INICIO
ACTAS DE CONCILIACIÓN
ACTAS DE VISITA
DECLARACIONES JURAMENTADAS
INFORMES DE PERITOS
NOTIFICACIONES
RESOLUCIONES
FALLO
REGISTROS
D S S REGISTROS
120 33 33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS
2 0 X
REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS
D S SB REGISTROS
120 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE DESPACHOREGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE SUPERVIVENCIA
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,eliminar el soporte papel
cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminarmediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
130 02 02.01 ACTAS 1 4 X
ACTAS DEL COMITÉ DE INVENTARIOS
CONVOCATORIA
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMPROBANTES
130 05 05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN 4 6
X
ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACENCON SU RESPECTIVO SOPORTES
CONPROBANTES DE ENTRADA DE ALMACÉN
REPORTES DE ENTRADA DE ELEMENTOS DE CONSUMO
DE VIVIENDA
POR DONACIÓN
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
DEVOLUTIVOS
FACTURA DE COMPRA
CERTIFICADO DE DONACIÓN
INFORME DE PRESUNCIÓN DE VALORES
COMPROBANTES DE SALIDAS DE ALMACÉN
DEVOLUTIVOS
SALIDAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
SALIDAS DE ELEMENTOS POR DONACIÓN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X
130 6 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO
SOLICITUD
CERTIFICADO
D S SB HISTORIAS
130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS 1 5 X
FACTURA DE COMPRA
PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO
REPORTESSOLICITUD DE ORDENES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
ORDEN DE TRABAJO (SE PLASMA LA ACTIVIDAD)
INFORME TÉCNICO DE MANTENIMIENTOHOJA DE REGISTRO DE SERVICIO TÉCNICO A INSTRUMENTOS
D S SB HISTORIAS
130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS
HOJA DE VIDA DE EQUIPOS DE COMPUTOHISTORIAS DE EQUIPOS DE COMPUTO COTIZACIÓN, CONTRATO
GARANTÍAHOJA DE SEGUIMIENTO POR REPARACIÓN O MANTENIMIENTO
MANUAL DE FUNCIONAMIENTO
ORDEN DE COMPRA,
PÓLIZA
MANUAL DE FUNCIONAMIENTO
D S SB HISTORIAS
130 17 17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES 4 0 X
CARPETA DE PROVEEDORES
PRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR (PORTAFOLIO DE SERVICIOS)
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
RUT, CERTIFICADO EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN, RUT, CERTIFICADO DEL SISE.
COMUNICACIONES
FICHA TÉCNICA DE ALMACENAMIENTO
D S SB INFORMES
130 18 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO 1 4 X X
INFORME ANUAL DE INVENTARIO
INFORMES
130 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X
INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
INFORMES DE MOVIMIENTO GENERAL DE ALMACÉN
INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS,
INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
D S SB INFORMES
100 18 18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN 2 8 X X
INFORME DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE CONSUMO
INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS,
INFORMES BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
130 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
130 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
130 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D D DB INSTRUMENTOS DE CONTROL
130 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS
130 20 20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO 1 4 X
INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO
D S SB INVENTARIOS
130 20 20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS
1 4 X
INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
D S SB INVENTARIOS
130 20 20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS
1 4 X
INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS
D S SB INVENTARIOS
130 20 20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES. 1 4 X
INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES.
D S SB PROCESOS
130 29 29.11 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS 1 4 XREGISTRO DE RECEPCIÓN DE ACTIVOS DE BAJA
ACTA DE DISPOSICIÓN FINAL
RESOLUCIÓN
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
D S SB PROCESOS
130 29 29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS 1 4 X
ACTA DE TRASLADO DE ACTIVOS
SOLICITUD DEL TRASLADO
LISTADO DE ELEMENTOS A TRASLADAR
D S SB REGISTROS
100 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL
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Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestiónse hará la transferencia al archivo central, terminada la retención enel archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalizacióny se eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
PROCEDIMIENTO
Estos comprobantes luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central, se eliminaran ya que la informaciónqueda contenida en el libro mayor y balance. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
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PROCEDIMIENTO
Transferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminar
Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.
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PROCEDIMIENTO
Transferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminar
Conservar Permanentemente en el archivo de gestion mientras elproveedor este vigente, eiminar cuando este ya no preste susservicios a la Administracion Municipal
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PROCEDIMIENTO
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de la AlcaldiaMunicipal de de de San Luis AntioquiaNota: Todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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PROCEDIMIENTO
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
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PROCEDIMIENTO
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
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PROCEDIMIENTO
inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
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PROCEDIMIENTO
Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
Eliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistema
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PROCEDIMIENTO
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Eliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistema
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
140 02 02.01 ACTAS 1 4 X
ACTAS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 1 9 X
INVENTARIO DOCUMENTAL DE DOCUMENTOS A ELIMINAR
ACTAS DEL COMITE DE ARCHIVOS
ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS
ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB HISTORIAS
140 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 100 XHISTORIA LABORAL (RETIRDOS)
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN
HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO)
ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO
SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGOACTA DE POSESIÓN
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSDECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO)
Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según seael caso), conservar 100 años mas y seleccionar las de los Alcaldes, yfuncionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social,científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia.
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de lasactas de eliminacion de documentso que son de conservaciontotal ,se hará transferencia del CD al archivo histórico de laAdministracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 140 ARCHIVO MUNICIPAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
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AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES
REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
KARDEX LABORAL
LIBRANZAS
CONVOCATORIA PUBLICA
REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTE
D S SB INFORMES
140 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROLINFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS
D S SB INFORMES
140 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
140 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
140 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias debenestar soportadas con el acta correspondiente.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
140 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
140 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB TÍTULOS Y VALORES
140 21 21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE Permanente XLICENCIAS DE SOFTWARE
inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Conservar permanentemente en gestión junto con los archivos deinstalación del software (Cd's, memorias USB y demás). Nota: mantener las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de estossoportes.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se guardará la Tabla de Retenciön Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
200 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES DIRECCION LOCAL DE SALUD
ACTAS DEL COMITE DE DISCAPACIDAD
ACTAS DEL COMITE DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (SSS)
ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA SOCIAL (COMPOS)
ACTAS DEL COMITÉ DE VIGIULANCIA EPIDIMIOLOGICA (COVE)
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X X
200 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL RÉGIMEN SUBSIDIADO
CERTIFICADO DE CAMBIO DE NIVEL RÉGIMEN SUBSIDIADOCERTIFICADO DE RETIRO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO
CERTIFICADOS POR TRASLADO A OTRO MUNICIPIO RÉGIMEN SUBSIDIADO
SOLICITUD
CERTIFICADO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
200 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X
CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS
DISPOSICIÓN FINAL
Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.
PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
200 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
200 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONCEPTOS
200 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X XSOLICITUD
CONCEPTO
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesosmisionales de la entidad.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
D S SB ESTADISTICAS
200 15 15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD 10 10 X XENFERMEDADES DE NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA-ENO-
D S SB ESTADISTICAS
200 15 15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD 10 10 X X
CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS
D S SB ESTADISTICAS
200 15 15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA 10 10 X X
CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS
D S SB ESTUDIOS
200 16 16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL 10 10 X X
CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS
D S SB INFORMES
200 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que son soporte de la toma dedecisiones de la administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
200 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
200 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
200 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
2 8 X X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo
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DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
200 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
200 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X X
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
200 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
200 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
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DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
200 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB PLANES
200 27 27.06 PLAN DE ACCION 9 1 X X
INFORME DEL POSS
NOTIFICACIONES
D S SB PLANES
200 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN 1 10 X
PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA POBLACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
PROGRAMA DE IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LA POBLACIÓN VULNERABLE A AFILIAR, TALES Còmo: NIÑOS, DESPLAZADOS, DISCAPACITADOS, ADULTOR MAYOR
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
PROGRAMA PROMOCIÓN DE LA AFILIACIÓN AL SGSSA DE LA POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y/O VICTIMAS
PROGRAMA GESTIÓN Y UTILIZACIÓN EFICIENTE DE CUPOS RÉGIMEN SUBSIDIADO
PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ASEGURAMIENTO
PLAN DE ATENCION BÁSICA
INFORME DEL POSS
NOTIFICACIONES
PROGRAMA DE SALUD PUBLICA
PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ALIMENTOS
ACTAS DE CLAUSURA TEMPORAL COMO MEDIDA SANITARIA
ACTA DE CONGELAMIENTO
ACTA DE DESTRUCCIÓN
ACTA DE DONACIÓN (PRODUCTOS DECOMISADOS)
CONCEPTO TÉCNICO (VISITA SANITARIA ESTABLECIMIENTOS)
CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (EVENTOS)
CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (VEHÍCULOS TRANSPORTE DE ALIMENTOS)
CONSTANCIA SANITARIA POR CIERRE DE ESTABLECIMIENTOS
ACTA DE DESCONGELAMIENTO
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DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE VECTORES
CONTROL DE LEPTOSPIROSIS
NOTIFICACIÓN DENGUE CLÁSICO Y HEMORRÁGICOREGISTRO DE CONTROL DE ROEDORES Y CANALESREGISTRO DE VIGILANCIA Y CONTROL DE LEPTOSPIROSIS
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD INFANTIL
PROGRAMA DE VACUNACIÓN (PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES-PAI-)
INFORME DE INMUNIZACIONES
REGISTROS DE ENTREGA DE BIOLÓGICOS A EPS
REGISTROS DE INMUNIZACIONES ANUALES
REPORTE DE BIOLÓGICOS (VACUNAS)
REPORTES DE CADENA DE FRIO
PROGRAMA DE ESCUELA SALUDABLE
ACTAS DE VISITAS
INFORMES ESCUELAS POR BARRIOS Y VEREDAS
PROYECTOS
PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD
PROYECTO ADULTO MAYOR
PROYECTO CARDIOVASCULAR
PROYECTO DE ATENCIÓN MATERNO INFANTIL
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DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
PROYECTO DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Y PLANIFICACIÓN FAMILIAR
PROGRAMA DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA
INFORMES DE GESTIÓN
PROYECTO ETS/VIH/SIDA
CAPACITACIÓN A GRUPOS EXTRAMURALES
RESULTADOS DE BARRIDOS (DETECCIÓN ETS/VIH/SIDA)
PROGRAMA DE TBC (TUBERCULOSIS)
INFORMES DE GESTIÓN
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD MENTAL
INFORMES DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
INFORMES DE CAMPAÑAS PARA IMPLEMENTAR LA VIGILANCIA MULTISECTORIAL DE MALTRATO INFANTIL, (ICBF, INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL, COMISARIA DE FAMILIA, PERSONERÍA Y POLICÍA), PARA REALIZAR INTERVENCIONES CON BASE A LA INFORMACIÓN GENERADA.
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD NUTRICIONAL
INFORME SITUACIÓN NUTRICIONAL PARA LA POBLACIÓN MENOR DE 12 AÑOS Y GESTANTES
PROGRAMA DE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS
ACTAS DE JORNADAS EDUCATIVAS SOBRE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
MEJORAMIENTO EN LA ATENCION A POBLACIÓN ESPECIAL
ACTAS DE SUMINISTRO DE AYUDAS TÉCNICAS A POBLACIÓN DISCAPACITADA
PROYECTOS PARA LA ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR Y EL ANCIANO
PREVENCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES
PROGRAMA DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y CALIDAD DE VIDA EN ÁMBITOS LABORALES
INFORMES DE CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS EN SALUD Y DE ORIGEN LABORAL EN ÁMBITOS LABORALES
INFORMES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS RIESGOS LABORALES
PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
MAPA DE RIEGOS
ACTAS DE CAPACITACIÓN EN PREVENCIÓN Y ATENCION DE DESASTRES
D S SB PROGRAMAS
200 30 30.02 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 1 10 X
PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS
QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL INTERNO
FORMATO DE SUGERENCIAS
INQUIETUD DEL USUARIO
RESPUESTA A LA INQUIETUD
D S SB
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la función de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVO
200 34 34.03 REPORTES 1 4 X X
REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA
REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES
D S SB REPORTES 1 4 X X
200 34 34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD
REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
300 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE HACIENDA
ACTAS DEL COMITÉ DE HACIENDA
ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA FISCAL COMFIS
ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMPROBANTES
300 05 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS 1 19 X X
PLAN ANUALIZADO DE CAJA PAC
ACTA DE CHEQUES DEVUELTOS
ORDENES DE PAGO
CDP - OBLIGACION PRESUPUESTALFORMULARIOS DE IMPUESTOS (RETEFUENTE, RETEICA, IVA, ESTAMPILLAS)
TRASLADO BANCARIO
ARCHIVO PLANO DE DISPERSIONLISTADO DE ORDENES DE PAGOS, TRASLADOS Y CONSIGNACIONES
RESOLUCIONES
SOLICITUD CERTIFICADO PRESUPUESTAL
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO
D S SB COMPROBANTES
300 05 05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS 1 19 X X
DEPENDENCIA: 010 ALCALDÍAOFICINA PRODUCTORA: 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y centralseleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en elarchivo histórico de la Administracion Municipal
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y centralseleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en el
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FACTURAS
LISTADO PREFACTURADO INDUSTRIA Y COMERCIO
FACTURACIÓN DE PREDIAL URBANO Y RURAL
CONSIGNACIONES
RESOLUCIONES
PLANILLA DE RECAUDO
PLANILLA DE CHEQUES DEVUELTOS Y RECONSIGNADOS
FACTURAS POR CONCEPTOS DE:
IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO1 0
IMPUESTO SOBRETASA A LA GASOLINA
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y SU COMPLEMENTARIO DE AVISOS Y TABLEROS
1 0
LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Y APROBACIÓN DE PLANOS
ALUMBRADO PÚBLICO
BOMBERIL IMPUESTO
RIFAS DE CIRCULACIÓN MUNICIPAL
ESPECTÁCULOS PÚBLICOS
OCUPACIÓN DE VÍAS
PUBLICACIÓN GACETA
EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS CONSTANCIAS Y PAZ Y SALVOS
APROVECHAMIENTOS Y REINTEGROS
COMISIÓN DE RECAUDOS Y LICENCIAS, MOVILIZACIÓN ANIMAL
MULTAS TRANSITO
ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLESALQUILER DE MAQUINARIA Y EQUIPO PARQUE AUTOMOTOR
SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
seleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en elarchivo histórico de la Administracion Municipal
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IMPUESTO VEHICULOS AUTOMOTORES
DEGUELLO DE GANADO MAYOR Y MENOR
TRANSFERENCIAS ESTATALES
CUOTAS PARTES JUBILATORIAS
TRANSFERENCIAS SECTOR ELÉCTRICO
FONDO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL
COFINANCIACIONES
FONPET
TRANSFERENCIAS FOSYGA
TRANSFERENCIAS ETESA
FONDO DE ESTAMPILLAS
ESTAMPILLA PRO ELECTRIFICACIÓN RURAL
PRO-HOSPITAL
ESTAMPILLA PRO-CULTURA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X
300 06 06.01 CERTIFICADOS
CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALESCERTIFICADO DE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA
CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
CERTIFICADOS CATASTRALES
CERTIFICADOS CONTABLES
CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA
CERTIFICADOS DE NOMINACERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIALCERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS
Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectronico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal
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SOLICITUD
CERTIFICADO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X X
300 06 06.02 CIRCULARES
CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS
ANEXOS
D S SBCOMUNICACIONES OFICIALES
1 4 X X
300 06 06.03DERECHOS DE PETICIÓN
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 4 X
300 06 06.06 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB CONCEPTOS 2 3 X X
100 07 07.02 CONCEPTOS TECNICOSCONCEPTOS TÉCNICOS (NORMAS CONTABLES)
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesosmisionales de la entidad.
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
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D S SB DECLARACIONES 1 19 X X
300 11 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
PAGOS A FONDOS DE PENSIONES
PAGOS PARAFISCALES
PAGOS DE CESANTÍAS
RELACIÓN DE PAGOS ARP
RELACIÓN DE PAGOS SALUD
D S SB DECLARACIONES 1 9 x X
300 11 11.03DECLARACIONES TRIBUTARIAS
DECLARACIÓN TRIBUTARIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
DECLARACIÓN DE PATRIMONIO
DECLARACIÓN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
DECLARACIÓN DE IVA
FORMULARIOS OFICIALES DE IMPUESTOS
ANEXOS
COPIAS DE DECLARACIONES ELECTRÓNICAS
D S SB DECLARACIONES
300 11 11.04 DECLARACIONES POR RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES
DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO PREDIAL
1 1x
DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
1 1x
Regulados por la Ley 44 de 1990 / Ley 223 de 1995.Llevar a cabolos recaudos ordenados por la Ley. La declaración del impuestopredial constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA,se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientosde los organismos de control, y la declaraciòn de industria ycomercio se realiza cada año se puede eliminar luego de pasada laretención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivocentral, terminada la retención en el archivo central, los deconservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo deRetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta
Estas Declaraciones Tributarias luego de pasada la retención en elarchivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Los de conservación parcial se pueden destruir alterminar el periodo de RetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
ELIMINAR UNA VEZ CUMPLA EL TIEMPO EN LOS ARCHIVOS DEGESTIÓN Y CENTRAL. LEY 80 DE 1993 ARTICULO 55 La accióncivil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren losartículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término deveinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penalprescribirá en veinte (20) años.
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D S SB ESTADISTICAS 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
300 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO
ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIO
D S SB ESTUDIOS 10 10 X X
300 16 16.03 ESTUDIOS FINANCIEROSESTUDIOS FINANCIEROS
D S SB HISTORIAS5 15 X X
300 17 17.02HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y COMERCIALES
RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO
DECLARACIÓN PRIVADA
LIQUIDACIÓNES OFICIALES
EMPLAZAMIENTOS
REQUERIMIENTOS
RESOLUCIONES
AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE
RECURSOS
INFORME DE VISITAS
NOTIFICACIONES
D S SB HISTORIAS5 15 X X
300 17 17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS RENTAS VARIAS
RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que son soporte de la toma dedecisiones de la administración Municipal.
Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias y se eliminara el soporte papel en sutotalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de laAlcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva
Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias y se eliminara el soporte papel en sutotalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de laAlcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria
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DECLARACIÓN PRIVADA
LIQUIDACIÓNES OFICIALES
EMPLAZAMIENTOS
REQUERIMIENTOS
RESOLUCIONES
AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE
RECURSOS
INFORME DE VISITAS
NOTIFICACIONES
D S SB INFORMES 3 7 X X
300 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
INFORME SISTEMA DE CAPTURA DE INFORMACION PARA LA EJECUCION PRESUPUESTAL SICEP
INFORME A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CGN
INFORME A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA
INFORME A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
INFORME DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
INFORME A LA GERENCIA DEPARTAMENTAL
INFORME ANUAL DE PASIVOS PENSIONALES
INFORME CUMPLIMIENTO LEY 617 DE 2000
INFORME DE DEUDA PÚBLICA
INFORME DEL DÉFICIT FISCAL
INFORME FORMULARIO ÚNICO TERRITORIAL (FUT),
predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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INFORME DE DESPLAZADOS 1 Y 2
INFORME DE REGALIAS 1 Y 2
INFORME MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO
INFORME
ARCHIVO ELECTRÓNICO
ANEXO
D S SB INFORMES
300 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
300 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
300 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES 3 7 X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Los informes contables luego de pasada la retención en el archivo de
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300 18 18.17INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS
BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCO CON SU RESPECTIVA RELACIÓN DE INGRESOS, ESGRESOS Y TRASLADOS DE BANCOS
CONSIGNACIONES DIARIAS DE BANCOS
EXTRACTOS BANCARIOS
CONCILIACIÓN BANCARIAENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN CON RESPECTIVO SOPORTE
INFORMES DE FACTURACIÓN
TRASLADOS PRESUPUESTALES
RELACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS
RELACIÓN DE DEUDORES Y ACREEDORES
LIBRO MAYOR Y BALANCE
D S SB INFORMES
300 18 18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS
1 4 X X
CONCILIACIÓN BANCARIA
EXTRACTOS BANCARIOS DE LAS CUENTAS DE AHORRO Y CORRIENTE CON SUS SOPORTES O PAPELES DE TRABAJO DONDE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REALIZA LOS CRUCES ENTRE LAS PARTIDAS CONCILIATORIAS DEL BANCO Y LA ENTIDAD
INFORME DE BANCOS
LIBROS DE BANCOS
BOLETÍN DIARIO DE CAJA
D S SB INFORMES
300 18 18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 1 10 X X
PROYECTO PRESUPUESTAL
PRESUPUESTO POR ÁREA
PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO SECRETARIA DE HACIENDA
PLANES DE COMPRAS
Después de transcurrido el tiempo de conservación en el archivo degestión y el central, estos informes se digitalizaran para garantizarsu reproducción, se eliminaran el soporte papel en su totalidad.Artículo 60 del Código de Comercio, el Decreto Reglamentario 2649de 1993. Ley 527 de 1999 Artículo 12. Ley 791 de 3002 reforma alCódigo de Procedimiento Civil en su artículo primero y la Ley 962Anti tramite. ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LACONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO.Nota: las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
Luego de pasada la retencion en el Archivo de Gestion y central,digitalizar para garantizar la conservacion del soporte papel.Losinfomes de Ejecucion Presupuestal son de carácter historico por quepermiten comparar el crecimiento economico de la entidad.Se debepublicar una copia en una cartelera publica de la administra cionmunicipal. para conocimiento de la comunidad,
gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la
retención en el archivo central se eliminaran ya que la información
queda contenida en el libro mayor y balance. Nota: Todas las
transferencias deben de estar soportadas con el acta
correspondiente.
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RESOLUCIÓN DE COMFIS (APROBACIÓN, ADICIÓN)
ADOPTAN MEDIANTE ACUERDO
SE INGRESA EL PRESUPUESTO INICIAL
REPORTE PRESUPUESTO INICIAL
RESOLUCIONES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
ACTO MODIFICATORIO COMFIS
ANÁLISIS DE COMPROMISOS
RESOLUCIÓN DE MODIFICACIÓN
RESOLUCIÓN AL ORGANISMO DE CONTROL
D S SB INFORMES
300 18 18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS 1 9 X X
BALANCE GENERAL
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE FUENTES Y USOS
ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVOSESTADOS FINANCIEROS CON CORTE MENSUAL Y ANUAL QUE REFLEJAN LA EVOLUCIÓN
INDICADORES FINANCIEROS
D S SB INFORMES
300 18 18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN 1 4 X X
INFORMES DE FACTURACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO
D S SB INFORMES
300 18 28.24 INFORMES DE NOMINA 1 9 X X
REPORTE DE NOMINA
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
los informes de Estados Financieros luego de pasada la retenciónen el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Se debe publicar una copia en una cartelera publicade la administracion municipal.Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y se
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CUADROS DE TURNOS
NOVEDADES DE NOMINA
REPORTE DE CONSIGNACIÓN
RELACIÓN DE PAGO VACACIONES
RELACIÓN DEL PAGO DE LA NOMINA
RELACIÓN DE NOVEDADES
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
COMPROMISO PRESUPUESTAL
ORDEN DE PAGO
D S SB INFORMES 4 6 X X
300 18 18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES CATASTRALES
INFORME ADMINISTRATIVO
INFORME FINANCIERO
INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE METAS
INFORMES SOBRE RECAUDO POR PAGO DE IMPUESTO PREDIAL
RELACIÓN DE PAGOS
RELACIÓN DE PAGOS ARP
RELACIÓN DE PAGOS SALUD
D S SB INFORMES 1 19 X X
300 18 18.26INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
INFORME
PAGOS A FONDOS DE PENSIONES
PAGOS PARAFISCALES
PAGOS CESANTÍAS
RELACIÓN DE PAGOS
RELACIÓN DE PAGOS ARP
RELACIÓN DE PAGOS SALUD
D S SB INFORMES 4 6 X X
300 18 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES
retención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminará el soporte papel en su totalidad.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminará el soporte papel en su totalidad.
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INFORME DETALLADO DE RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES
LISTADO DE MOROSOS
D S SB INFORMES 4 6 X X
300 18 18.28INFORMES DE RENDICÓN DE CUENTAS
A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APORTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL
B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN
C. INFORMES METAS E INDICADORES DEBERÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CANTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD
D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA.
D S SBINFORMES 1 9 X X
300 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS
INFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INFORMES 4 6 X X
300 18 18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO
PLAN FINANCIERO
PROYECCIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA CÁLCULO Y PROYECCIÓN DE LA S METAS DEL SUPERÁVIT PRIMARIO
INDICADORES ESTABLECIDOS POR LEY 617
ANEXOS
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
El original de este informe permanece en la Alcaldía Municipal, laSecretaría de Hacienda lo proyecta. Una vez cumpla el tiempo en losarchivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivohistórico de lado la administración municipal de San Luis Antioquia,Nota: Todas las transferencias deben de estar soportadas con elacta correspondiente.
eliminará el soporte papel en su totalidad.
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D S SB INFORMES 4 6 X X
300 18 18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
ANEXOS
D S SB INFORMES 4 6 X
300 18 18.36 INFORMES PRESUPUESTALES
PRESUPUESTO POR ÁREA
PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO SECRETARÍA DE HACIENDA
REPORTE PRESUPUESTO INICIAL
RESOLUCIONES DE TRASLADOS
PRESUPUESTALES
ANEXOS
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 8 X X
300 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
300 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminará el soporte papel en su totalidad.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminará el soporte papel en su totalidad.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 0 X
300 19 19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS
CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE IMPUESTO PREDIAL
CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE INDUSTRIA Y COMERCIO
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X
300 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X
300 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
300 19 19.10 LIBROS CONTABLES
LIBROS OFICIALES 1 9 X
CAJA DIARIO 1 9 X
MAYOR Y BALANCE 1 9 X
LIBROS OFICIALES 1 9 X
LIBROS AUXILIARES (GENERADOS DESDE LOS APLICATIVOS FINANCIEROS)
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Estas libros de CT luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central, se hará transferencia al archivohistórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de lainstitución. Los de conservación parcial se pueden destruir alterminar el periodo de RetenciónNota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
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D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 5 1 X
300 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB MANUALES 1 4 X
300 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CARTILLA TRIBUTARIA
CATÁLOGO DE CUENTAS CGN96-001
MANUAL DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
D S SB MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 4 1 X X
300 25 25.01 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO
MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO
D S SB NÓMINA 3 7 X X
300 26 26.01 NÓMINA
NOMINA EMPLEADOS
LISTADO DE INGRESOS
LISTADO DE RETIROS
LISTADO DE COBRO DE EPS
LISTADO DE COBRO FONDO DE PENSIONES
LISTADO DE PROMOCIONES
LISTADO DE LICENCIAS
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal, ademas se requieren para la emision de bonospensionales
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
Regulados por la ley de 2003. Fijar un marco fiscal. Luego depasada la retención en el archivo de gestión se digitalizara y se harála transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando aformar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema deControl Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmenteconservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luegotransferir al archivo histórico de la Alcaldia
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LISTADO DE ENCARGOS
LISTADO DE EMBARGOS
LISTADO DE SUSPENSIONES
LISTADO DE COMISIONES DE ESTUDIO
LISTADO DE DESCUENTOS POR COOPERATIVA
LISTADO DE ANTICIPOS POR DEPENDENCIA
PLANILLA DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN EN SALUD
PLANILLA AUTOLIQUIDACIÓN PENSIÓN, FONDOSPLANILLA NOVEDADES DE INGRESOS, RETIROS,
TRASLADOS, A EPS Y FONDOS
EL REPORTE DE RETENCIONES
D S SB PLANES 1 9 X x
300 27 27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA
GASTOS DE PERSONAL
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
PAGOS A LA DEUDA EXTERNA
PAGOS A LA DEUDA INTERNA
INVERSION ESPECIFICA
INVERSION ORDINARIA
PAGO DEL REZAGO PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA ANTERIOR
D S SB PLANES 1 10 X X
300 27 27.06 PLAN DE ACCIÓNPLAN DE ACCION PARA EL PLAN DE DESARROOLO
CRONOGRAMA
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal. Se digitalizaran y se eliminara el soporte papel
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
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D S SB PLANES 1 10 X X
300 27 27.16 PLAN FINANCIERO
PLAN FINANCIERO DEL MUNICIPIO
INFORMES
ACUERDOS
ANEXOS
D S SB PLANES 1 9 X X
300 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE INVERSIÓN
ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOS
RESOLUCIONES SOLICITUDES DE INVERSIÓN
RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓN
PROYECTOS DE INVERSIÓN
PERFILES
CONCEPTOS TÉCNICOS
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO
CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN
D S SB PRESUPUESTOS 1 9 X X
300 28 28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES
PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y DEUDA PÚBLICA
ESTUDIOS ECONÓMICOS
ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO
ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LAS RENTAS
ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LOS GASTOS
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
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ESUDIO SOBRE LIQUIDACIÓN DE AUMENTO DE TARIFAS
ESTUDIO DE DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN ECONÓMICA
ESTUDIO COMPARATIVO DE RENTAS / GASTOS
ESTUDIO DE LA BASE LEGAL DEL CÁLCULO DE LA RENTA
ESTUDIO DE SOSTENIBILIDAD DE LA DEUDA
ESTUDIO DE VENCIMIENTO DE LA DEUDA PÚBLICA
ESTUDIO DE ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN RENTAS Y GASTOS
ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE PAGO
ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE LIQUIDACIÓN DE FALLOS JUDICIALES
ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE CONVENIOS DE PAGO
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
CERTIFICADOS DE RECAUDO DE INGRESO
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE DONACIONES
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE CUENTAS BANCARIAS
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SALDOS DEL BALANCE
RESOLUCIONES
ACTAS
D S SB PROCESOS 5 15 X
300 29 29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO
NOTIFICACIÓN
MANDAMIENTO DE PAGO
RESOLUCIÓN DE EMBARGO
DILIGENCIA DE SECUESTRO
REVOCATORIA AUTO
ACUERDO DE PAGO
DILIGENCIA DE REMATE
AUTO DE ARCHIVO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
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RESOLUCION DE PRESCRIPCION
D D SB PROCESOS 4 6 X
300 29 29.13 PROCESO DE COBRO PERSUASIVO
CITACION
CONVENIO DE PAGO
ACTA DE COMPROMISO
AUTO (ARCHIVO, EXCEPCIÓN, SUSPENSIÓN)
BOLETIN DE MOROSOS
D S SB REGISTROS 1 4 X
300 33 33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
PROGRAMA
ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
D S SB300 33 33.09 REGISTROS 1 0 X
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
REGISTREO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NÓMINA
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CATASTRALES
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CONTABLES
Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 6años mas y seleccionar los casos mas representativos para suconservación en el archivo de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Treminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digilitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad, la informacionqueda contenida en el informe de ejecucion presupuestal.
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REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALES
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO PARAFISCALES
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIAL
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS
SOLICITUD
CERTIFICADO
RECIBO DE PAGO
D S SB REGISTROS 3 7 X
300 33 33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO
FORMULARIO DE REGISTRO
DOCUMENTOS SOPORTE
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
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GESTIÓN CENTRAL CT S MD S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
400 02 02.01 ACTAS 1 4 X
ACTAS DE AVANCE DE PROYECTOSACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE PLANEACIÓN
ACTAS DE VERIFICACION DE PLANOS
ACTAS DEL COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN
ACTAS DEL CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓNLISTADO DE ASISTENCIAANEXOS
D S SB CENSOS400 04 04.01
CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA 4 16X X
CENSO DE ESTRATIFICACIÓN URBANA TIPO I
CENSO DE ESTRATIFICACIÓN TIPO IIPOBLADOS RURALES TIPO III
CENSO DE ESTRATIFICACIÓN ESPECIAL
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.01 CERTIFICADOS 1 0 X
CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO
CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS
CERTIFICADOS DE NOMENCLATURA
CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS
CERTIFICADOS DE SANA POSESIÓN
CERTIFICADOS DE PROPIEDADES SOLICITUD CERTIFICADORECIO DE CAJA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X
CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, ANEXOS
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X
DERECHO DE PETICIÓNCONCEPTO JURÍDICO RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓNCOMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4X
ESCRITO DE LA QUEJARECLAMOSUGERENCIAANEXOS
D S SB CONCEPTOS
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X
CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO
CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE
RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL, DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES FENOMENOS NATURALESREORDENAR UN SECTOR
CUMPLIMIENTO SOBRE PLANES SECTORIALES
CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS
D S SB CONCEPTOS400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X
CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO
CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
CONCEPTOS DEL SISTEMA DE SERVICIOS PÚBLICOS
CONCEPTOS DE VIABILIDAD Y/O APROBACIÓN RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL,DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES.
CONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR FENÓMENOS NATURALESCONCEPTOS DE VIABILIDAD PARA REGULAR O REORDENAR UN SECTOR
CONCEPTO DE EVALUACIÓNDEL CUMPLIMIENTO DE PLANES SECTORIALES
CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS
D S SB CONTRATOS400 08 8.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 1 9 X
LISTA DE PRECALIFICADOSCONVOCATORIA PUBLICAESTUDIOS DE EXPERENCIA
ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
PROPUESTA TECNICA DETALLADA (PTD)
PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA(PTS)
ACTAS DEL COMITÉ EVALUADORINFORME DE EVALUACION
JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATOACTA DE CONTRATACIÓN
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALREGISTRO PRESUPUESTALCONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADO DE ANTECEDENTES:PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZAS
RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTORRECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONTRATOS400 08 08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA
ESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALAVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍAPROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONESPLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO
COMPROMISO PRESUPUESTAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONTRATOS400 08 08.07 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1 9 X
SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONALDISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
ESTUDIO PREVIOADENDAS ( SI LAS HUBIERA)PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTALCONTRATO FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIALDECLARACIÓN DE RENTAS Y BIENESADICCIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONTRATOS 1 9 X400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA
CONTRATOS DE OBRAESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA
PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTAL
COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOSAFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZAAPROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONTRATOS400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 1 9 X
CONTRATOS DE SUMINISTROSESTUDIO PREVIODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALAVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍAPROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONESPLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURA
ADENDAS (SI LAS HUBIERA)PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTARESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓNPUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVOCOMPROMISO PRESUPUESTALDESIERTANOTIFICACIÓNRECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASOCONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGALFOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD FISCALES Y DISCIPLINARIOSPROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGASPÓLIZA
APROBACIÓN DE PÓLIZASRECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS400 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9
ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPROPUESTA TÉCNICACOMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATOPUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOPÓLIZAPÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
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GESTIÓN CENTRAL CT S M
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB CONVENIOS 1 9400 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPROPUESTA TÉCNICACOMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATOPUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOPÓLIZAPÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERECONTRATOREGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
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DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALESRECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGORECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB ESTADISTICAS400 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X
ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIO
D S SB INFORMES 400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL 3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
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CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
400 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
400 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
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D S SB INFORMES400 18 18.34 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X
INFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.02CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES2 8
X
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9
400 19 19.03CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9
300 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO
CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.08INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SBINSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.11TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
5 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB LICENCIAS
400 21 21.02LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN
4 16X X
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA
COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.
PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD.
LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS
LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.
TRES (3) JUEGOS DE LA MEMORIA DE LOS CÁLCULOS ESTRUCTURALES, DE LOS DISEÑOS ESTRUCTURALES, DE LAS MEMORIAS DE OTROS DISEÑOS NO ESTRUCTURALES Y DE LOS ESTUDIOS GEOTÉCNICOS Y DE SUELOS QUE SIRVAN PARA DETERMINAR LA ESTABILIDAD DE LA OBRA, ELABORADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS DE CONSTRUCCIÓN SISMORRESISTENTES VIGENTES AL MOMENTO DE LA SOLICITUD, DEBIDAMENTE FIRMADOS O ROTULADOS CON UN SELLO SECO POR LOS PROFESIONALES FACULTADOS PARA ESE FIN, QUIENES SE HARÁN RESPONSABLES LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS.
TRES (3) COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO DEBIDAMENTE FIRMADAS O ROTULADAS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS.
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RECIBO DE PAGO
LICENCIAS400 25 21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE 4 16 X X
COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.
PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD.
LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.RECIBO DE PAGO
D S SB LICENCIAS
400 21 21.06LICENCIA DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚB LICO
2 8
X
CERTIFICADO DE TITULARIDAD
CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL
PERMISO DE ROMPIMIENTO
ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA
CERTIFICADO DE LA JAC O JAL
PLANOSESTUDIO ESTRUCTURAL
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DISEÑO ARQUITECTÓNICODISEÑO PAISAJÍSTICO
CERTIFICADO DE TITULARIDAD
CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL
PERMISO DE ROMPIMIENTO
ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA
CERTIFICADO DE LA JAC O JAL
PLANOSESTUDIO ESTRUCTURALDISEÑO ARQUITECTÓNICODISEÑO PAISAJÍSTICO
D S SB LICENCIAS
400 21 21.08 LICENCIAS DE RELOTEO 2 8 X
COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.
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CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL
COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.
PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD.
LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS
LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.
D S SB LICENCIAS
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400 25 21.10LICENCIAS DE URBANISMO
4 16X X
COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL
COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO.
PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD.
LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS
LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
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LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.
3 COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO URBANÍSTICO DEBIDAMENTE FIRMADOS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ELLOS
CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LA AUTORIDAD O AUTORIDADES MUNICIPAL O DISTRITAL COMPETENTE, ACERCA DE LA DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS EN EL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA LICENCIA, DENTRO DEL TÉRMINO DE VIGENCIA DE LA LICENCIA.
RECIBO DE PAGO
D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS400 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALESTUDIO PREVIO
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AVISO DE CONVOTARIA A VEEDURÍA
PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES
PLIEGO DEFINITIVORESOLUCIÓN DE APERTURAADENDES ( SI LAS HUBIERA)
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOSCOMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
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RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIOINFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓNACTA DE TERMINACIÓNACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB PLANES
400 27 27.05PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
1 10 X
EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO ANUAL DE PLANES EN SECTORES EDUCACIÓN, SALUD Y VIVIENDA
EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ANUAL
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN SEMESTRAL
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CONCEPTO DEL CONSEJO MUNICIPAL DE PLANEACIÓN SOBRE EL PLAN DE DESARROLLO
D S SB PLANES400 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X
ESTUDIOSCRONOGRAMA DE ACTIVIDADESINFORME DE GESTIÓN
D S SBPLANES
400 27 27.13PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
1 10 X
ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y OCUPACIÓN ESPACIO
ESTUDIO DE USO DEL SUELO
EVALUACIÓN DEL PLAN AMBIENTAL
INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN VIAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
EVALUACIÓN DE SEÑALIZACIÓN DEL MUNICIPIO
ESTUDIO CAMBIOS PUNTUALES DE NOMENCLATURA DOMICILIARIA
ESTUDIOS DE DEFICIENCIA PLACAS DE NOMENCLATURA VIAL ESQUINERA
ESTUDIOS SOBRE INCONSISTENCIAS DE NOMENCLATURA VIAL
ESTUDIOS DE USO Y CONSERVCIÓN DEL ESPACIOPÚBLICO
ESQUEMA BÁSICO DE IMPLANTACIÓN
D S SBPLANES
400 27 27.17 PLAN INDICATIVO 1 10 XPLAN INDICATIVO
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
D S SBPLANES
400 27 27.19PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN
1 10 X
ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE INVERSIÓN
ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOSRESOLUCIONESSOLICITUDES DE INVERSIÓN
RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓNPROYECTOS DE INVERSIÓNPERFILESCONCEPTOS TÉCNICOS
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO
CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN
PLANES
D S SBPLANES
400 27 27.22
PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA
5 15X
CERTIFICADO DE ESTRATOREVISION DE ESTRATOACTO ADMINISTRATIVO
D S SBPLANES
400 27 27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL 1 10 XPLAN ESTUDIOS INFORMES
D S SB PRESUPUESTOS
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
400 28 28.02
PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES
1 4X
PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y DEUDA PÚBLICA
ESTUDIOS ECONÓMICOS
ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO
D S SBPROCESOS
400 29 29.11PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS
5 15X X
ESTUDIOS Y DISEÑOSTITULO DE PROPIEDADCERTIFICACIONESFICHA FEBIMSOLICITUD USO DEL SUELOAVALUODISPONIBILIDAD PRESUPUESTALOFERTA DE COMPRAPROMESA DE COMPRA VENTAORDEN DE PAGOACTA DE RECIBO DEL PREDIOESCRITURA PUBLICACERTIFICADO DE TRADICION ACTUALIZADO
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO
D S SB
PROCESOS
400 29 29.17
PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO , ORNATO PATRIMONIO Y ZONAS VERDES
5 15X
(LOTES, FACHADAS Y ANDENES)QUEJA U OFICIOINFORME DE VISITAREQUERIMIENTO O RESOLUCIÓNNOTIFICACIÓNRECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓNSOLICITUD DE COBRO COACTIVO
D S SB PROGRAMA
400 30 30.01
PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS
4 16X
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
PLANO DE DELIMITACIÓN Y NUMERACIÓN DE SECTORES
PLANO DE DELIMITACIÓN DE CORREGIMIENTOS Y VEREDAS
PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS FÍSICA
PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS GEOECONÓMICA
PLANO CARTA PREDIAL POR MANZANA ESCALA 1:500 Y 1:400
PLANOS DE URBANIZACIONES Y RELOTEO
FOTOGRAFÍAS AÉREAS
FOTOGRAFÍAS AÉREAS CON DELIMITACIÓN PREDIALES
TABLA DE VALORES POR METRO DE TERRENO Y CONSTRUCCIÓN
RESOLUCIÓN DE INICIO
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS
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CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR:ENGLOBLE,DESENGOBLE, CONTRUCCIONES Y OMITIDOS
RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO
RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL
RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA
CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL
LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS
LISTADO DE CENSO CATASTRAL
CARTA CATASTRALFICHA PREDIAL
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN
ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS
RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR ENGLOBLE,
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DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
DESENGLOBLE, CONSTRUCCIONES Y OMITIDOS
RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO
RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL
RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA
CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL
LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS
LISTADO DE CENSO CATASTRAL
CARTA CATASTRALFICHA PREDIAL
MEMORIAS DE ACTUALIZACION Y FORMACION CATASTRAL
SERVICIOS CATASTRALES
D S SBPROYECTOS
400 31 31.03PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN
1 4 X
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PROYECTO ESTUDIOCOMUNICACIONESACTAS
D S SB PROYECTOS
400 31 31.04PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL
1 4X
PROYECTO ESTUDIOCOMUNICACIONESACTAS
D S SBPROYECTOS 1 4
X
400 31 31.05PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA
PROYECTO ESTUDIOCOMUNICACIONESACTAS
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D S SB REGISTROS
400 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 XREGISTROS DE CONTRATOS
D S SB REGISTROS400 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NOMENCLATURAREGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS
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DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL
REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PROPIEDADESSOLICITUD CERTIFICADORECIBO DE PAGO
D S SB REGISTROS
400 33 33.10 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA2 8
X
REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA
D S SB REGISTROS
400 33 33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES4 6
X
REGISTRO DE RESOLUCIONES
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminara elsoporte papel en su totalidad,se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administracion Municipal deSan Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, eliminar ya que la copia seencuentra en la oficina de instrumentos publicos.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
XEstos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entrega el original al solicitante y se deja un registro deentrega en un archivo electronico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia Municipal
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porque registran aspectos normativos de laAdministración Municipal.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código ContenciosoAdministrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central,terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte físico en sutotalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio históricode la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión delarchivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadesa peresenten mayor significadopara la administraciòn en la atención de futuras situaciones jurídicas.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad.
Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores juridicos los revisan yestos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: El
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E
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: Elinforme de actividades que presenta el contratista es una tipología documental del contrato, este de ubica al finaldel mismo, cuando se esté próximo a terminar la reclación contractual se deja el último informe de actividades, elcual debe ser un compendio de todos los informes anteriores y se eliminan los informes mensuales. El acta derecibido a satisfacción se incluye dentro del contrato y se envía una copia para tesoreria donde se ubica en elcomprobante de egreso respectivo.
Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por losasesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. loscontratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan yestos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
XLos convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan yestos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vezcumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de laAlcaldia Municipal de de de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada laretención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formatopapel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
x
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, eloriginal se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que seconstituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
X
X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias sedebe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funcionesasignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias sedebe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funcionesasignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en sutotalidad
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que seconstituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de guardara la tabla de retencion documetalperteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que seconstituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luegopasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Transferir un año después de la liquidación del contrato, unificado con la carpeta de informes de interventora. unavez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los de investigaciones, estudios, avalúos yobras representativas para su conservación en el archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de San LuisAntioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento, unificar con el contrato. Todas las transferencias
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar para garantizar la conservacion delsoporte papel.Transferir al archivo historico de la Alcaldia
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacertransferencia de cd al archivo historico de la Alcaldia
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentosmisionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
X Los registros de entrega de certicados estan conformados por archivo electronico en el cual se diligencias lossiguientes campos: fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del certificado o constancia;Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo degestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivoselectronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal deSan Luis Antioquia.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo alarchivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
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DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTO
X
X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios e historicos. Una vez cumplido eltiempo en el archivo de central se deben digitalizar y eliminar mediante acta del comité de archivo de laALCALDIA.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo alarchivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB HISTORIAS
100 17 17.05 HISTORIAS DE PREDIOS 5 20 X X
HISTORIAS DE PREDIOS URBANOS
FICHA PREDIAL 1
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACION ( CATASTRO)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizaracada una de las historias de predios y se eliminara el soporte papelen su totalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico dela Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la
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RESOLUCION DE MUTACION
PLANO DE LA PROPIEDAD
CERTIFICADO DE USO DEL SUELO
LICENCIAS DE CONTRUCCION
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
NUMERO DE CEDULA CASTASTRAL
HISTORIAS DE PREDIOS RURALES
FICHA PREDIAL 2
RESOLUCION DE MUTACION
PLANO DE LA PROPIEDAD
CERTIFICADO DE USO DEL SUELO
LICENCIAS DE CONTRUCCION
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
NÚMERO DE CÉDULA CASTASTRALFORMATO DE TITULACION DE PREDISO BALDIOS
D S SB INFORMES
400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 10 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
ANEXOS
D S SB INFORMES
400 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X XINFORME DE GESTIÓN MENSUAL DE ACTIVIDAES
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en elarchivo central se realizará el proceso de digitalización para
la Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de laALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño delpredio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notariarespectiva
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
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REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CUENTA DE COBRO
D S SB INFORMES
400 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 8 X X
400 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES X
INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 x
400 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL
archivo central se realizará el proceso de digitalización paragarantizar al conservación del formato papel, se hará transferenciadel disco óptico al acrhivo histórico de la institución. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serieactos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de laAlcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X
400 35 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS
ESCRITURAS PÚBLICAS DE PROPIEDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X
400 35 35.02 TITULOS VALORES
TITULOS VALORES
Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras el bien inmueble pertenezca a la Administración Municipal, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel.
Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras eltitulo valor pertenezca a la Administración Municipal, digitalizar paragarantizar la conservación del soporte papel.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
400 02 02.01 ACTAS 1 4 X
ACTAS DEL COMITÉ DEL SISBEN
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB CENSOS
400 04 04.04 CENSO SISBEN 4 6 X X
CENSO SISBEN
FICHAS SISBEN
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X
CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL SISBEN
CERTIFICADOS DE RETIDO DEL SISBEN
SOLICITUD
CERTIFICADO
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectronico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldiaMunicipal
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARIA DE PLANEACIÓN ( SISBEN)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte
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COMUNICACIONES
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 4 X
400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB INFORMES
400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
CARTAS DE LA COMUNIDAD
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias debenestar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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D S SB INFORMES
400 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 4 X XINFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
400 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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400 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB REGISTROS 10 10 X
400 33 33.01 REGISTROS DE BENEFICIARIOS DEL SISBEN
BASES DE DATOS DEL SISBEN
D S SB REGISTROS
400 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1 0 X
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL SISBEN
REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS RETIRO DEL SISBEN
D S SB REGISTROS
400 33 33.13 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA
2 8 X
REGISTROS DE CONTRATOS
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
Los registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencian los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
400 02 02.01 ACTAS 1 4 X
SECRETARIA DE PLANEACIÓN (OBRAS
ACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE PLANEACIÓN (OBRAS PUBLICAS)
ACTAS DE VERIFICACION DE PLANOS
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
COMUNICACIONES OFICIALES
400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X
DERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
HISTORIAS
400 17 17.10 HISTORIAS DE VEHÍCULOS 1 5 X
FACTURA DE COMPRA
PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO
DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN ( INFRAESTRUCTURA PÚBLICA)
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Transferir 1 año después de dar de baja el vehiculo, conservar 5años mas y eliminar y eliminar mediante acta del comité de archivosde la ALCALDÍA
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REPORTES
SOLICITUD DE ORDENES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO
ORDEN DE TRABAJO (SE PLASMA LA ACTIVIDAD)
INFORME TÉCNICO DE MANTENIMIENTOHOJA DE REGISTRO DE SERVICIO TÉCNICO A INSTRUMENTOS
INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.01 BITÁCORAS 1 0 X
APUNTES CONDESADOS EN CUÁDRENOS O LIBRO DE NOTAS QUE LUEGO SON PASADOS A UN INFORME
INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
400 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
400 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PLANES
400 27 29.11 PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS
5 15 X
PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS
ESTUDIOS TECNICOS
INFORMES
PRESUPUESOS
PLANES
400 27 27.21 PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS
5 15 X
PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS
ESTUDIOS TECNICOS
INFORMES
PRESUPUESTOS
PROGRAMA
400 30 30.14 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL
1 10 X
PROYECTOS
CONTRATOS DE OBRAS
CONTRATOS DE SUMINISTROS PARA OBRAS
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
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CRONOGRAMA
INFORMES
ESTUDIOS
PLANOS
ACTAS
POLIZAS
ESTUDIO
INFORMES
PROGRAMA
400 30 30.15 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS PÚBLICAS
1 10 X
PROYECTOS
CONTRATOS DE OBRAS
CONTRATOS DE SUMINISTROS PARA OBRAS
CRONOGRAMA
INFORMES
ESTUDIOS
PLANOS
ACTAS
POLIZAS
ESTUDIO
INFORMES
REGISTROS
400 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X X
REGISTROS DE CONTRATOS
REGISTROS
400 33 33.17 REGISTROS DE VEHÍCULOS DEL MUNICIPIO 1 9 X X
REGISTROS DE VEHICULOS DEL MUNICIPIO
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS
500 02 02.01 ACTAS 1 4 XACTAS DE REUNIONES INFORMALES EXTENSION CULTURAL
ACTAS DEL COMITÉ TECNICO DE COROS
LISTADO DE ASISTENCIA
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
500 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X
CONSTANCIAS DE DESPACHOSOLICITUD
CONSTANCIA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
500 06 06.03 CIRCULARES 2 3 X X
CIRCULARES REGLAMENTARIASCIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS
ANEXOS
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
500 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X XDERECHO DE PETICIÓN
CONCEPTO JURÍDICO
RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN
COMUNICACIONES
Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión sehará la transferencia al archivo central, terminada la retención en elarchivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización yse eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 500 DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN CUL TURAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombiay los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luegode pasada la retención en el archivo de gestión se hará latransferencia al archivo central, terminada la retención en el archivocentral se hará proceso de digitalización y se eliminara el soportefísico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico alarchivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porqueregistran aspectos normativos de la Administración Municipal.
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D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
500 06 06.06PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SBCONVENIOS 1 9
X
500 10 10.01 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico dela institución. En caso de requerir el soporte original de estedocumento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónicoo solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor
Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la
secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del
convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y
central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SBCONVENIOS
500 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
ESTUDIO PREVIO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
PROPUESTA TÉCNICA
COMPROMISO PRESUPUESTAL
CONVENIO O CONTRATO
PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO
PÓLIZA
PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
CONTRATO
REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDADCERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ACTA DE INICIO
Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el SeñorAlcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan enla secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidacióndel convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
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INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
RECLAMACIÓN
ACTA DE TERMINACIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN
INFORMES
CUENTAS DE COBRO
ACTA DE AVAL
ACTA DE LIQUIDACIÓN
D S SB INFORMES 1 10 X X
500 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL
INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL
D S SB INFORMES 3 7 X X
500 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD
INFORME
REGISTROS FOTOGRAFICOS
ANEXOS
D S SB INFORMES 3 7 X X
500 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
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D S SB INFORMES 1 5 X X
500 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB500 18 18.34 INFORMES 1 19 X X
INFORMES ESTADÍSTICOS
INFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
500 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
2 8 X X
CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
500 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en laserie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en laserie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al ArchivoHistorico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
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500 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
500 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 5 1 X
500 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB PLANES 1 10 X
500 27 27.08 PLAN DE DESARROLLO CULTURAL
PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL
ESTUDIOS
INFORMES DE SEGUIMIENTO
D S SB PLANES
500 27 27.14 PLAN DECENAL DE CULTURA 1 10 XPLAN DECENAL DE CULTURA
INFORMES
D S SB PROGRAMA 1 4 X
500 30 30.18PROGRAMA DE RECUPERACIÓN DE LA MEMORIA CULTURAL
PROGRAMA
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (5) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan permanentemente por ser documentos misionalesrelacionados con el cumplimiento de la funcion de la AdministraciónMunicipal.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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ESTUDIOS PREVIOS
INFORMES
500 31 31.01 PROYECTOS 1 9 X X
PROYECTOS CULTURALES
PROYECTO DINAMIZACIÓN DE LA DANZA
PROGRAMA DE SEMILLEROS DE DANZAS POR EDADES
PROGRAMA GRUPO JUVENIL
CONVOCATORIAS
COMUNICACIONES OFICIALES DE DIFUSIÓN Y MOTIVACIÓN
PLAN DE ACCIÓN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
LISTADOS DE PRESELECCIÓN
LISTADOS DE SELECCIONADOS
LISTADOS DE ASISTENCIA
INFROMES DE MONTAJES
EVALUACIONES DE CLASES
REPORTES DE VISITAS A INSTITUCIONES
BITÁCORAS
D S SB PROYECTOS 1 9 X X
500 31 31.01 PROYECTOS CULTURALES
PROYECTO DINAMIZACIÓN DEL TEATRO
PROGRAMA HUELLAS
PROGRAMA DE GRUPO DE ADOLESCENTES
INFORMES
CONVOCATORIAS
CONVOCATORIAS
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministracionMunicipal de San Luis Antioquia
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministracionMunicipal de San Luis Antioquia
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D S SB REGISTROS
500 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X X
REGISTROS DE CONTRATOS
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministracionMunicipal de San Luis Antioquia
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
510 06 06.01 CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS 1 0 X
CONSTANCIAS DE DESPACHOSOLICITUD
CONSTANCIA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
510 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB INFORMES
510 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO
3 7 X X
INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL
D S SB INFORMES
510 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 10 X X
INFORME
REGISTROS FOTOGRAFICOS
ANEXOS
D S SB INFORMES
510 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X XINFORME DE VISITAS TECNICAS A BIBLIOTECAS ESCOLARES
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal dede de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 510 BIBLIOTECA MUNICIPAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso de digitalización paragarantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 510 BIBLIOTECA MUNICIPAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTA DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
510 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
REGISTRO DE USUARIOS
REGISTRO DE VISITAS GUIADAS
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
510 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
510 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
garantizar la conservación del formato papel , se hará transferenciao disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte delpatrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferenciasdeben estar soportadas con el acta correspondiente.
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 510 BIBLIOTECA MUNICIPAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
510 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
510 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS
510 20 20.07 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS 1 1 X XINVENTARIOS DE MATERAIL BIBLIOGRAFICO
D S SB PLANES
510 27 27.20 PLANES DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 1 4 X
COTIZACIONES
SOLICITUDES
COMUNICACIONES
LISTADOS DE DONACIONES
D S SB REGISTROS
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir al archivo histórico de la AdministracionMunicipal de San Luis Antioquia
Los inventarios bibliográficos elaborados en la biblioteca sedigitalizaran, una vez cumpian los tiempos de retencion en elarchivo de gestion y central , luego se elimina el soporte papel en sutotalidad
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 510 BIBLIOTECA MUNICIPAL
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
510 33 33.02 REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACIÓN Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO
2 3 X X
ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO
D S SB REGISTROS
510 33 33.14 REGISTROS DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1 0 X
REGISTROS DE PRESTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central ,digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de laadmnistracion Municipal , eliminar el soporte papel
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GESTIÓN CENTRAL CT S M E
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
520 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X
CONSTANCIAS DE DESPACHOSOLICITUD
CONSTANCIA
D S SB COMUNICACIONES OFICIALES
520 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X
ESCRITO DE LA QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
ANEXOS
D S SB INFORMES
520 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL 3 7 X X
INFORME DE VISITAS TECNICAS A BIBLIOTECAS ESCOLARES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CUENTA DE COBRO
D S SB INFORMES 1 10 X X
520 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD
INFORME
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
ANEXOS
D S SB INFORMES
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que porsu delicadesa peresenten mayor significado para la administraciònen la atención de futuras situaciones jurídicas.
DEPENDENCIA:500 DIRECCIÓN DE EXTENCIÓN CULTURALOFICINA PRODUCTORA: 520 ESCUELA DE MÚSICA
CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOSRETENCIÓN EN
ARCHIVODISPOSICIÓN
FINAL PROCEDIMIENTO
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos delos organismos de control.
Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo
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520 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X
INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES
REGISTROS FOTOGRÁFICOS
CARTAS DE LA COMUNIDAD
D S SB INFORMES
520 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X XINFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIA
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
520 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES
1 9 X
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
520 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
520 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
520 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5
Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, seconservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primariapara el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectivatemática.
Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad
hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
D S SB INVENTARIOS
520 22 20.05 INVENTARIO DE INSTRUMENTOS MUSICALES 1 1 X X
INVENTARIO DE INSTRUMENTOS MUSICALES
D S SB MANUALES 1 4 X
520 23 23.05MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MANUALES PARA CADA UNO DE LOS INSTRUMENTOS MUSICALES QUE POSEE LA ESCUELA
D S SB PROYECTOS 1 9 x x
520 31 31.01 PROYECTOS CULTURALES
PROYECTO DINAMIZACIÓN DE LA ESCUELA DE MÚSICA
PROGRAMA DE SEMILLEROS DE MÚSICA
PROGRAMA DE PREBANDAS
PROGRAMA DE SEMILLEROS DE PERCUSIÓN Y CUERDA PULSADA
CONVOCATORIAS
COMUNICACIONES OFICIALES DE DIFUSIÓN Y MOTIVACIÓN PLAN DE ACCIÓN
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
LISTADOS DE PRESELECCIONADOS
LISTADOS DE SELECCIONADOS
LISTADOS DE ASISTENCIA
INFORMES DE MONTAJES
EVALUACIÓN DE CLASES
REPORTES DE VISITAS A INSTITUCIONES
guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.
Los inventarios bibliograficos elaborados en la biblioteca sedigitalizaran, una vez cumpian los tiempos de retencion en elarchivo de gestion y central , luego se elimina el soporte papel en sutotalidad
Conservar en el archivo de gestión mientras estén vigentes, cuando
aparezca la nueva versión, enivar al archivo central para su
conservación permanente.
Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,
digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración
Municipal de San Luis Antioquia.
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PAPELES DE TRABAJO ( BITÁCORAS, PARTITURAS ENTRE OTROS)
D S SB REGISTROS
520 33 33.13 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES
1 0 X
REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES
Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoressecundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión sedeben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.