Make and TakeTackling Challenges in Data Collection and 

OrganizationSeptember 2012

2

Table of Contents

Introduction Page 3

Challenge 1:Do you take data across a session or just for speci4ic activities 

within a session?Page 4

Challenge 2:How do we take data and express it in a way that other 

professionals and families can understand it and actually use it?Page 5

Challenge 3:How to take comprehensive qualitative and quantitative data on 

the same form without the form becoming visually cluttered?Page 6

Challenge 4:How do you organize materials and ideas?

Page 19

Challenge 5:Do you have any ideas or tricks for transcribing a language sample 

accurately in real time?Page 23

Challenge 6:How do you manage and organize collaborations with other 

professionalPage 24

Acknowledgements Page 29

3

Introduction

Disclaimer

This e‐book is  intended  for educational  purposes only.    AllSpecialED does not  receive  any monetary gain from 

the distribution of this e‐book.  The ideas and materials presented in this e‐book originate from members of the 

AllSpecialED community.  AllSpecialED is not responsible for copyright infringements.  By contributing  to this e‐

book, members have veri4ied one the following:

• The ideas and materials are original work.• The original author has provided written consent to share materials.• Members have provided appropriate citations for adapted content.

You  may  download  the  content  for  scienti4ic  or  educational  uses.  You  may  not  sell,  reproduce,  transmit, 

distribute,  perform  or  display  such  content  for  any  commercial  purpose  without  the  express  consent  of 

AllSpecialED.

Hello Everyone!  

Welcome to AllSpecialED’s 4irst e‐book, Tackling 

Challenges in Data Collection and Organization.  This 

virtual Make & Take is a collection of ideas, suggestions 

and materials for solving organizational and data 

collection challenges in the classroom.  The authors of 

this masterpiece are members of the AllSpecialED 

community.  If you would like to learn more about them, 

please click on their names to review their pro4iles.  To 

see or add to the complete discussion, click on the link 

posted on the bottom of the page containing your topic 

of interest.

 

Share the wisdom! We all ask the same questions, let’s 

4ind solutions.

              Best,

              Joy and Colleen 

4

Challenge 1:Do you take data across a session or just for speci4ic activities within a session?

Solution(s):

 

To view the complete discussion click here: http://allspecialed.com/Forums/

threads/428‐Do‐you‐take‐data‐across‐a‐session‐or‐just‐for‐speci4ic‐activities‐

within‐a‐session

Table of Contents

jsimmons Says: 

I  have  been  struggling with  this  a  lot  lately.  I  have  always  been  under  the 

impression that you need to/should take data for every single response within 

every  session,  but  recently  have  been hearing more  and more  of SLPs  who 

don't.  They either pick  a  set  time within the  session  to  collect  data,  or  they 

collect it every other session, etc.. But with our kids I feel that one day or even 

just one minute of any session they may do something I consider amazing and 

should be documented. So I have been determined the past few weeks to take 

all the data possible for every session, but realized that for a few students I am 

needing  to  write  non‐stop  and  taking  away  from  my  time with  them!  So  I 

started yesterday a  new(ish) system of using  more  "short  hand".  I  came  up 

with my own key  for many common words I write.. borrowing some of them 

from data  sheets I have  seen the past  few  years.  For example,  "Sw" ‐  Switch, 

"PP"  ‐  partial  physical  prompt,  "PF"  ‐  full  physical  prompt,  etc.  My  list  is 

actually quite long, and I can type it up and attach it soon. I also have the time 

criteria (e.g. within 20  s) as well  as objectives  either  on top of  the  paper or 

nearby. That way  I know if I put a + then that means  the student did the task 

within the set  time required to  meet  the objective.  That does not mean they 

did it within the level of prompting set by the objective ‐ I always write (with 

my  short  hand!) what  level  of  prompting  they  required.  So  far  I  have  been 

fairly successful with this.. but for some kids I am still writing a bit more than 

necessary. Hopefully with time or better data sheets I will  cut down my time 

writing even further! In conclusion to your question, I am still pushing to take 

data throughout sessions and not  just within speci4ic  activities. But I am very 

curious what others do, too!

5

Challenge 2:How do we take data and express  it in a way that other professionals and families 

can understand it and actually use it?

Solution(s):

!

""#$$%&'!!"#$(!!

)*%+! ,%+-./! %+! #$&! 0*.0! 1! 2.+*%#$&3! %$! #43&4! 0#! &56/.%$! 0*&!

+6&&7*8/.$9-.9&! .++&++:&$0! 0#! 6.4&$0+80&.7*&4+87#//&.9-&+!

3-4%$9! .$! 1;<! :&&0%$9=! >)*&! 6.4&$0+! 7.:&! 0#! 0*&! :&&0%$9!

*.,%$9!./4&.3?!4&.3!0*&!4&6#40=@!"?!6/.7%$9!6/-+8:%$-+!#$!0*%+!

,%+-./A! 1! 7#-/3! *&/6! 0*&:! B+&&B! C*&4&! 0*&! 7*%/3! &,%3&$7&3!

+04&$90*+! .$3! C*&4&! 0*&! B9/%07*&+B! 4&+%3&3=! )*&! -$3&4/?%$9!

.+6&70+! 7#/-:$! .$3! 4&7#::&$3.0%#$+! +&70%#$! .//-3&3! 0#!

6#++%D/&! .4&.+! 2#4! 2-40*&4! &56/#4.0%#$82-0-4&! E5! 6#++%D%/%0%&+=!

F*%/&!$#0!&5*.-+0%,&A!0*%+!,%+-./!9.,&!.$!#,&4,%&C!.$3!&$.D/&3!

6.4&$0+!0#!./+#!&56/.%$!0*&!4&6#40!0#!#0*&4!2.:%/?!:&:D&4+=!

 

               To view the complete discussion click here: http://allspecialed.com/Forums/

threads/426‐Top‐Problems‐with‐Organization‐and‐Data‐Collection‐in‐the‐

Classroom

 Table of Contents

6

Challenge 3:How  to  take  comprehensive  qualitative  and  quantitative  data  on  the  same  form 

without the form becoming visually cluttered?

Solution(s):

Joy Says: Here are some great data sheets a behavior specialist in my building was 

kind enough to share. There are general data sheets, problem behavior tracking 

tables, analyzing turn taking in games, tracking students ability to ask for help, and 

an AABC Checklist Chart (Antecedent, Behavior Consequences). Enjoy!

See Below:

Here is the link to the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/430‐Various‐Behavior‐Data‐Tracking‐

Sheets

Table of Contents

7

8

9

10

11

12

13

14

Rena Replied: This data sheet can be used to keep track of selections made through 

eye gaze and motivation for the choices made.

Eye Gaze Choices Data Sheet 

Date 

Left        Right Left Right Left        Right

         Top(1)        Top(1)      Top(1)

(2) (3) (2) (3) (2) (3)

 Bottom(4)       

Bottom(4)

    

Bottom(4)

ConQirmation

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

 Y        N  

ConQirmati

on

Eye gaze

    Y          N

 

Motivatio

n

Y         N

ConQirmati

on

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

Y         N

    Top(1)           Top(1)           Top(1)

(2)  (3)  (2)  (3) (2) (3)

 Bottom(4)    

Bottom(4)

 Bottom(4)

ConQirmation

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

 Y        N  

ConQirmati

on

Eye gaze

    Y          N

 

Motivatio

n

Y         N

ConQirmati

on

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

Y         N

   Top(1)  Top(1)    Top(1)

(2)  (3) (2) (3) (2)  (3)

Bottom(4) Bottom(4)  Bottom(4)

ConQirmation

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

 Y        N  

ConQirmati

on

Eye gaze

    Y          N

 

Motivatio

n

Y         N

ConQirmati

on

Eye gaze

Y       N

Motivatio

n

Y         N

To view the complete discussion on ASE click here: http://allspecialed.com/

Forums/threads/433‐Eye‐Gaze‐Data‐Sheet

Table of Contents

15

Anne Replied: For each student, I have individual data sheets where I list each 

objective and underneath have a table that includes the date, space for 10 trials, and 

a comments section. I found when working with small groups, which is more typical 

in my current placement I was wasting time 4lipping through pages! It was too 

dif4icult to use individual sheets when tracking data for 3+ students during their 

sessions. To solve this dilemma I created a group data sheet where I can quickly 

record information on each student on one given page. At a later time, I can then 

transfer data to their individual sheets.

                    

                                     Group Data Sheet

Grade: _______________          Date:____________

Activity:

Student:                 Student:         

                         

                       

  Student:                                                               Student:

                                 

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/419‐group‐data‐collection‐sheet

Table of Contents

16

Joy Says: Here is a general data sheet I have used for tracking progress. I usually 

copy and past my objectives from our district's online IEP system.

comments section. I found when working with small groups, which is more typical in my

current placement I was wasting time flipping through pages! It was too difficult to use

individual sheets when tracking data for 3+ students during their sessions. To solve this

dilemma I created a group data sheet where I can quickly record information on each

student on one given page. At a later time, I can then transfer data to their individual

sheets.

             

Click here for the link to the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/405‐General‐Data‐Sheet‐For‐Any‐Goal

Table of Contents

17

Elyse replied: I use this to track articulation drills for rapid repetitions or a quick 

way to get percentages of correct/incorrect responses. Flexible form

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/405‐General‐Data‐Sheet‐For‐Any‐Goal

Table of Contents

18

Alison G replied: I use shipping labels  to collect data and make notes. Each sheet of 

labels has  10 2x4" boxes  so  each student  gets a  label  (or 2 or 3 if you're targeting 

more than 1 objective) and then you can put your shipping label sheets on a pretty 

clipboard (Like this one: http://tinyurl.com/9dcvkwg) and can have all your data on 

one or 2 sheets for the day. At the end of the day remove your labels and place each 

student's data where it belongs, whether you use binders, folders, etc. 

At Staples the labels come in a box of 1000 or under 25 dollars...

Wee Talk Data Tracker Pro

Super Duper Data Tracker

Table of Contents

Apps

19

Challenge 4:How do you organize materials and ideas?

Solution(s):

Star4ish Therapies replied: So I just wanted to take a moment to brag and show off 

the project our most recent OT student did. She created a binder of crafts that can be 

used in OT sessions with instructions and a sample of each craft. She also labeled 

each one for what skills the craft can address depending on how you focus it. 

Depending on the child's age and what you are working on speci4ically you may want 

to do it over several sessions or to have part of the craft 4inished ahead of time so 

that the child can focus on just one aspect such as cutting, coloring, pincer grasp, 

threading, visual scanning, etc.

 

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/435‐Organizing‐Crafts‐for‐use‐in‐OT

Table of Contents

20

Joy Says: This is the desktop organizer I have at school and absolutely love it! It has 

room for all the odds and ends in one spot, saves space, and rotates. What more 

could you ask for?

 

Buy it at Staples: http://www.staples.com/Staples‐Black‐Plastic‐Rotating‐Desk‐

Organizers/product_SS806950

                     

Click here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/

threads/407‐Desk‐Top‐Organizer

Table of Contents

21

Colleen replied:  If you are  struggling with keeping your pictures organized so  you 

can  4ind  them  easily,  I  highly  recommend  using  this  Shoe  Hanger  AAC  Picture 

Organizational System. What is  it? It is simply a clear sleeved shoe organizer, which 

serves  as  a  highly  visual  and  clear way  to  separate,  and  organize  AAC  photos  or 

other materials.

We  have  labeled  the  sleeves  to  ensure  that  all  pictures  have  a  clearly  expressed 

home, and gotten similar hangers for many of our classrooms to facilitate easy use of 

pictures during classroom activities. 

You can buy them cheaply at Target:

h t t p : / / w w w . t a r g e t . c o m / s / c l e a r + h a n g i n g + s h o e + r a c k ?

r e f = t g t _ a dv _ XS 000000&AF ID= g o o g l e&CPNG= f u r n i t u r e _ s h e l v i n g

+ b o o k c a s e s & a d g r o u p = s h o e + r a c k & L NM = C l e a r  h a n g i n g  s h o e 

r a c k&MT=b ro a d&L ID=30p6092490&K ID=489d c f e 7 ‐ 2 5 d 4 ‐ 8 6 6 9 ‐

baf9‐00006b5291ec

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/412‐Shoe‐Hanger‐AAC‐Picture‐

Organizational‐System

Table of Contents

22

Apps

Google Docs

Color Note

Evernote

Table of Contents

23

Challenge 5:Do you have any ideas or tricks for transcribing a language sample accurately in real 

time?

Solution(s):

Colleen replied: Have you all heard of AudioNote. Mark Coppin showed it at a Closing 

the Gap webinar.  I  haven't  tried it  but  think  it might be a good option  for  solving 

your transcription question.

    AudioNote

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/426‐Top‐Problems‐with‐Organization‐

and‐Data‐Collection‐in‐the‐Classroom

Table of Contents

24

Challenge 6:How do you manage and organize collaborations with other professionals?

Solution(s):

Aprinzi replied: If your school is like mine, the beginning of the year is full of 

teacher concerns. Especially in the Kindergarten and 4irst grades. Teachers are 

constantly trying to catch me in the lunchroom, hallways, etc to tell me about kids 

they have that they're concerned about. I always request they write it down so I dont 

forget, but also for documentation purposes. When I ask what their speci4ic 

concerns are (i.e. speech‐‐artic? 4luency? or language? etc) they have a hard time 

explaining and often respond "speech" when it's really a language concern or vice 

versa. Here is a teacher referral form I created and put in every teacher's mailbox. 

THis way, when they try to catch me in the hallway, I ask them to refer to their 

teacher referral pack and ask for a referral form to be completed and 4illed out 

before I screen the child. Hope you 4ind the form as helpful as I do.

 

September 2012

Hi Teachers!

I hope that your school year has been off to a great start so far 

As you are getting to know your students, I know that you may have some concerns 

about a student’s speech and/or language skills.  I wanted to provide you with a 

little bit of information in this case. I apologize this is information you already know.  

When referring to a child’s communication skills, there are two ways we look at it:  

speech and language.  Speech and Language are two different things.  

Speech is the verbal means of communicating. Speech consists of the following 

components:

25

• Articulation

How speech sounds are made (e.g., children must learn how to produce the 

"r" sound in order to say "rabbit" instead of "wabbit").  Can the student not 

say certain sounds that make it dif4icult to understand him/her?

* If the child has articulation errors, please take a peek at the attached chart.  It 

shows that age range at which certain sounds are expected to develop.  It may 

help you in determining if the child has a true articulation problem or if the 

errors are developmental at this time. 

• Voice

Use of the vocal folds and breathing to produce sound (e.g., the voice can be 

abused from overuse or misuse and can lead to hoarseness or loss of voice).

• Fluency

The rhythm of speech (e.g., does the student stutter?  Does the student get 

“stuck” when talking?)

Language is more of the content of what the child is saying (expressive) or 

understanding (receptive):

• Vocabulary‐‐does the student have dif4iculty learning or using vocabulary

• Grammar—does the child speak or write with a lot of grammatical errors (i.e. 

“me like that”)

• Listening—does the child have dif4iculty following directions?  

• Comprehension—does the child have dif4iculty with reading comprehension 

or listening comprehension?

• Does the child have dif4iculty constructing sentences that make sense in his 

or her oral/written language?

• Does the child not understand what you are saying or reading?

Overall, this is just information to help guide you.  I realize speech and language is 

very complex, so my door is always open.  If you have any questions or concerns, 

please feel free to ask for my help.  I’ve attached a brief form for you to 4ill out if you 

have concerns about any particular child that you’d like for me to look at.  It will help 

to keep everything documented for the student’s 4ile. 

26

Thanks a bunch, 

Your name,  

SLP

Teacher Referral Form for Speech­Language

Student’s Name: ____________________      

Student DOB:       ____________________

Referring teacher: __________________       

Date of Referral:     __________________

Parents names: _________________________ 

DRA:                       _________________________

Parent’s phone number: ______________________________

Teacher concerns (circle one):           speech              language

Please describe your speci4ic concerns:

                                                    (For Speech Department Use Only)

Observation Date: ___________________________________________

Date of Follow up with Parent and/or Teacher: ______________________

Observations: 

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

27

Plan:___________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________

Click here for the complete discussion on ASE: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/416‐Teacher‐referral‐form‐for‐speech‐

and‐language‐screening  

Table of Contents

28

Joy Says: Here are some cards I created in Boardmaker for my students so they 

remember when to come to my class. It helps everyone organize their schedules. The 

cards could be used for any type of appointment outside of class and "speech 

schedule" could be changed to "my appointments" or "my schedule," etc. 

 

                              

Here is the link to download the 4ile on Boardmaker Share: 

http://www.boardmakershare.com/Activity/1641547/Speech‐Schedule‐Cards

For the complete discussion on ASE click here: 

http://allspecialed.com/Forums/threads/413‐Speech‐Schedule‐Appointment‐Cards

Table of Contents

29

Acknowledgements

We would  like  to give special  thanks  to Lauren Ferrari, 

M.S., CCC‐SLP and creator of Wee Talk Data Tracker Pro, 

for  joining our meet up  group  in Boston  via Skype and 

donating  our  awesome  raf4le  prize  of  a  1  year  free 

subscription Wee Talk!   Her deep understanding of  the 

educator’s  challenges  regarding  data  collection  and 

organization  helped  guide  our  discussions  and 

understanding of potential solutions.

We would also like to thank all of our fantastic members 

who contributed their thoughts, ideas, and materials to 

this  e‐book:  Allison  G,  Anne,  Aprinzi,  Bonnie  G,  Elyse, 

JoeNovak,  JSimmons,  Karen  R,  Lauren,  Leah,  Lois, 

Maryanne,  medagostino555  (Maryellen),  Megan  G, 

Rena,  Star4ish  Therapies.    Your  contributions  have 

taught  us  so much  and will  certainly  help many  other 

educators from around the world!

Happy Learning!

Sincerely Yours,

Colleen & Joy