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Taller: Buenas prácticas para la creación de una WBS 18 de junio de 2015 Instituto Cajasol, Tomares, Sevilla Ángel Águeda Barrero [email protected]
Taller: Buenas prácticas para la creación de
una WBS
18 de junio de 2015
Instituto Cajasol, Tomares, Sevilla
Ángel Águeda Barrero
Taller WBS
Ángel Águeda Barrero
Taller WBS
Agenda
Taller WBS
ALGUNAS CONSIDERACIONES
Taller WBS
Conside-raciones
PBS y aportaciones
propias
Facilitar la aplicación
<> estándar PMI
Conoces la Guía del PMBoK®
Taller WBS
Problemas con el Alcance
Retador43%
Fracasado18%
Exitoso39%
2012 Chaos resolution
Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Smallhttp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf
entregado a tiempo, en el presupuesto y con el alcance requerido
retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido
cancelado antes de cumplir los objetivo o entregado y nunca utilizado
Taller WBS
Problemas con el Alcance
Taller WBS
UN POCO DE HISTORIA
Taller WBS
1962
• El DoD y la NASA publican una guía relativa al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que utilizamos actualmente.
Un poco de historia
Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan
1959
• Primera representación en un documento relativo al implementación de la técnica PERT (Program Evaluationand Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.
1961• El término WBS empieza a ser común y aparece en una
publicación de General Electric Corporation.
Taller WBS
1964• El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementation Manual
que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.
Un poco de historia
1968
• El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.
1962• En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la
descripción inicial de la WBS de 1961
Taller WBS
Un poco de historia
2006• El PMI publica la segunda edición de Practice
Standard for Work Breakdown Structures
2010• Se publica “Your WBS coach” por Josh
Nankivel
2001• El PMI publica la primera edición de Practice
Standard for Work Breakdown Structures
Taller WBS
DESCRIPCIÓN DE WBS
Taller WBS
Qué es y qué no es
Define el alcance total del proyecto.• Lo que no está en la WBS no forma parte del
proyecto.• Alcance de producto + Alcance de proyecto
Nivel 4
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 1 Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2
entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Qué es y qué no es
EsquemaGráficoDiccionarioDefineEntendimientoComunicación
No es una lista de tareasNo es un organigrama
No tiene fases
SÍ
NO
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GLOSARIO
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Glosario
Interesado (stakeholder)
Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Taller WBS
Glosario
Alcance de proyecto
El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.
Alcance de producto
Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.
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Glosario
Work BreakdownStructure (WBS)Una descomposición jerárquica orientada al entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto.
Fuente:http://www.projectinsight.net/project-management-basics/project-management-schedule
Taller WBS
Glosario
Descomposición
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
Taller WBS
Glosario
Planificación gradual
Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relativamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual.
Nivel de la WBS
El nivel relativo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.
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4
Taller WBS
Glosario
Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se utiliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
Elemento (componente) de la WBS / Elemento de trabajo
Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se identifica con un nombreo un nombre y un adjetivo.
Taller WBS
Glosario
Paquete de trabajo
El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir actividades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.
Taller WBS
Glosario
Esfuerzo discreto
Esfuerzo de trabajo separado, distinto y relacionado a la finalización de un componente de la estructura de desglose del trabajo y a entregables y que se puede medir y planificar directamente.
Nivel de esfuerzo
Actividad de tipo soporte que no produce productos concretos. Generalmente se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo a lo largo de un período de tiempo determinado por las actividades de soporte.
Taller WBS
Glosario
Diccionario de la WBS
Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una estimación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
Taller WBS
Glosario
Actividad
Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe utilizando un verbo. Normalmente tiene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.
Taller WBS
Glosario
Trabajo
En el estándar del PMI trabajo se refiere a los productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al esfuerzo en si mismo.
Ejemplo de entregable
Ejemplo de producto
Taller WBS
Glosario
Cuenta de control
Un punto de control de gestión donde el alcance, presupuesto(planes de recursos), coste actual y cronograma se integran y comparan con el valor ganado para medir el rendimiento. Una cuenta de control puede tener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede estar vinculado a una cuenta de control.Cada cuenta de control se asocia con un único componente de la organización en la OBS.
Taller WBS
REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
Taller WBS
100%
Proyecto
1
20%
1.1
50%
1.2
50%
2
70%
2.1
30%
2.2
70%
3
10%
Taller WBS
También el alcance de proyecto…
Proyecto
1
Servicios del proyecto
1.1
Gestión del proyecto
Gestión del tiempo
Gestión de riesgos
Informes ArtefactosMonitoreo y
control
1.2
Redacción técnica
1.3 Gestión de la
configuración
1.4
Apoyo administrativo
2
Entregable
Taller WBS
y las actividades de soporte
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2
entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entegable
2.3 integración
3 entregable
Taller WBS
Productos internos y externos
Proyecto
1
Servicios del proyecto
1.1
Gestión del proyecto
1.2
Soporte administrativo
2
Sistema X
2.1
subsistema xy
2.2
subsistema xz
2.3 Documentación
del sistema X
Taller WBS
Tipos de producto
Producto
PMI
Interno
Alcance de proyecto
Externo
Alcance de producto
AXELOS / PRINCE2
Interno
Elaborado en el proyecto
Externo
Incorporado al proyecto
Taller WBS
No utilizar verbos
Verbo Nombre
Diseñar un sito web Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas Selección de herramientas
Escribir capítulo 4 Capítulo 4
Integrar Integración
Taller WBS
Sólo múltiples hijos
Proyecto
1
20%
1.1
50%
1.2
50%
2
70%
2.1
100%
3
10%
Taller WBS
No hay tareas
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1
paso 1
1.1.2
paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2
entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Identificador único
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1
paso 1
1.1.2
paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Campos
• Obligatorios:
Identificador, nombre,…
• Opcionales:
responsable, duración,
coste, cuenta de
control, prioridad…
Taller WBS
Todos los proyectos tienen entregables
Proyecto de servicio
1
Servicios del proyecto
1.1
Gestión del proyecto
1.2
Redacción técnica
2
Reducción del tiempo de espera
2.1
Equipamiento
2.2
Proceso
2.3
Personal
Taller WBS
No organizar por fases
Proyecto
fase 1
1.1 entregable
1.2 entregable
fase 2
2.1 entregable
2.2 entregable
fase 3
Practice Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite.
Taller WBS
en resumen
Entregables o actividades
Regla del 100%
Interno o externo
Nomenclatura coherente
Múltiples niveles y tipos de componentes
SíTareas
Redundancia
Sólo un hijo
Demasiado pequeño o demasiado detalles
Niveles artificiales
No
Taller WBS
TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
Taller WBS
Descomposición
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
¿Hasta cuando descomponer?• Planificación gradual• Asignación de trabajo• Buenas estimaciones
Taller WBS
Agregación
Taller WBS
Tormenta de ideas y Afinidad
Taller WBS
• Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo.
• Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad,experiencia o capacitación especializada.
• Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización.
Juicio de expertos
Taller WBS
Mapas mentales
Taller WBS
Plantillas y revisión
Taller WBS
PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS
Taller WBS
¿Qué necesitamos?
¿Qué necesita-
mos?
Las personas
adecuadas
Equipo de proyecto Partes interesadas Patrocinador
Requisitos a alto nivel
Enunciado del alcance del proyecto
Objetivos y metas del proyecto
Acta de constitución del proyecto
Datos históricos
Plantillas WBS de proyectos anteriores
Taller WBS
Antes de empezar…
• Entregables
principales
• Fases del proyecto
• Subproyectos
• Ubicación geográfica
• División o
departamento
• …
Taller WBS
Antes de empezar…
Árbol
Taller WBS
Antes de empezar…
Esquema
Taller WBS
Antes de empezar…
Tabular
Taller WBS
Antes de empezar…
Mapa mental
Taller WBS
Cuándo empezar
¡Cuánto antes!
Taller WBS
Pasos
Revisar lo que sabes
Tormenta de ideas y evaluar
Iterar
Revisar la EDTRevisión final
del equipo
Diccionario de la EDT
Control de los cambios
Taller WBS
y un paso más… Diagrama de flujo de productos
Fuente: Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313
Taller WBS
DICCIONARIO DE LA WBS
Taller WBS
Diccionario de la WBS:
Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una estimación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
Diccionario del WBS
Taller WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente
1Entregable Esta es una descripción detallada
1.1Entregable Esta es una descripción detallada
1.2Entregable Esta es una descripción detallada
2Entregable Esta es una descripción detallada
2.1Entregable Esta es una descripción detallada
2.2Entregable Esta es una descripción detallada
3Entregable Esta es una descripción detallada
Taller WBS
Fuente: Practice Estándar , página 60
Taller WBS
Id #
2.2.2.1
Cuenta de control #
2.2
Última actualización
15/07/10
Responsable
Ángel Águeda
Descripción: Realizar un estudio de mercado
Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los últimos 3 años.
Entregables: Presentación con multimedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: dd/mm/aa - Informe preliminar aprobado por el patrocinador
dd/mm/aa – Presentación multimedia a los interesados
dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente
Costo: 32.920€
Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
Fuente: Pablo Lledó
Taller WBS
y no olvides incluir…
Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Aptitudes de calidad requeridas
Cumple las normas de identidad corporativa
Como se define en las normas de identidad
Revisión de calidad de PRINCE2
Equipo de marketing
La carta y el folleto reflejan con exactitud todos los detalles de la conferencia que se han acordado
Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia
No hay errores de ortografía ni de gramática en ningún elemento del mailing
Ninguna Corrector ortográfico del procesador de textos.Inspección
Corrector de pruebas
La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4
Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4
Inspección Corrector de pruebas
Fuente: Éxito en la gestión de proyectos con PRINCE2, página 313
Taller WBS
CONTROL DE CALIDAD
Taller WBS
Está orientado a entregables.
Define el alcance del proyecto.
Clarifica el trabajo y comunica el alcance del proyecto a todos los interesados.
Contiene el 100% del trabajo definido por el alcance.
Captura los entregables internos, externos y temporales en términos del trabajo que se debe realizar, incluyendo la gestión del proyecto.
Se construye de modo que cada nivel de descomposición contiene el 100% del trabajo en el nivel del padre.
Contiene paquetes de trabajo que claramente sustentan la identificación de las tareas que se deben realizar para entregar el paquete de trabajo.
Características
Taller WBS
Proporciona una descomposición gráfica, textual o tabular del alcance del proyecto.
Contiene elementos que se definen utilizando nombres y adjetivos, pero no verbos.
Organiza todos los entregables principales y secundarios en una estructura jerárquica.
Emplea un esquema de codificación para cada elemento que claramente identifica su naturaleza jerárquica cuando se visualiza en cualquier formato tal como un gráfico o un esquema
Tiene al menos dos niveles con al menos un nivel de descomposición.
Se crea por aquellos que van a realizar el trabajo.
Características
Taller WBS
Se construye con entradas técnicas de expertos en la material y otros interesados del proyecto tales como expertos de negocio y financieros.
Se actualiza de acuerdo con el control de cambios del proyecto, permitiendo de este modo la mejora continua una que el alcance tiene línea base.
Características
Taller WBS
Tiene un nivel suficiente de descomposición.
Tiene un nivel suficiente de detalle para comunicar todo el trabajo.
Es adecuado para monitorizar.
Es apropiado para las actividades de control de actividades.
Puede contener tipos específicos de elementos de la WBS como sea necesario para cada proyecto:
integración, adquisición, administración, formación, etc.
elementos subcontratados.
elementos “nivel de esfuerzo”.
ciclo de vida del proyecto, etc.
Características respecto a su uso
Taller WBS
Permite la asignación de responsabilidad al nivel adecuado.
Tiene una estructura organizada sucinta, clara y lógicamente para satisfacer los requisitos de gestión y seguimiento del proyecto.
Características respecto a su uso
Taller WBS
PRIORIZACIÓN DE LA WBS
Taller WBS
Reconoce el valor distinto de cada componente de la WBS.
Permite realizar una planificación basada en valor.
Anticipa la obtención de valor.
Mejor uso de los recursos del proyecto.
Facilita el cierre prematuro cuando se ha conseguido el valor suficiente.
Por qué priorizar
Taller WBS
MoSCoW
Out of Scope for this timeframe
Must Have
Should Have
Could Have
Won’t have this time Maybe
next time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail
Minimum Usable SubseTGuaranteed
No more than 60% effort
Work arounds difficult/costly
Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track
Expected
@ 20% effort
Work around easy/cheap
Requirements that can be de-scoped without causing significant problems
Possibly@ 20% effort
Taller WBS
Esfuerzo vs Valor
Source: http://growingagile.co.za/2013/07/importance-versus-value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-versus-value
Taller WBS
UTILIZACIÓN DE LA WBS
Taller WBS
Requisitos
Base para lasestimaciones
Cronograma
Monitorización y control
Informe de situación
Taller WBS
EJEMPLOS
Taller WBS
Fuente: Practice Standar WBS, 2nd edition, figura 2-1
Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
Taller WBS
Taller WBS
BENEFICIOS
Taller WBS
Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas estimaciones
Asignación de responsa-
bilidades
Facilita la medición
Referencia para
proyectos futuros
Control del cambio
Taller WBS
1. Planificación basada en producto.2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy
tempranas.3. Identificación productos creados fuera del proyecto.4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición.5. Facilita la comunicación y el reporting.6. Facilita la identificación de riesgos.7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización.8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de
paquete de trabajo.9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales.10. Genera confianza y credibilidad.11. Facilita la reutilización de productos de otros proyectos.12. Facilita la utilización de la técnica EVM.
Otros beneficios
Taller WBS
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Mind View
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wise mapping
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WBS Modeler add-in for Visio 2010
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Microsoft Office
