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te reater ood - Marsh & McLennan CompaniesCare colleghe e cari colleghi, Sono onorato di presentarvi...

Date post: 02-Feb-2021
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THE GREATER GOOD IL NOSTRO CODICE DI CONDOTTA
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  • Lorem ipsum For more information, go to www.compliance.mmc.comI

    THE GREATER GOODOUR CODE OF CONDUCTIL nostro CodICe dI Condotta

  • Messaggio dell’aMMinistratore delegato

    La presente copia è stampata su carta riciclata

    al 100% da energia eolica nel pieno rispetto

    dei requisiti di certificazione FsC®.

    stampata negli stati Uniti.

  • Care colleghe e cari colleghi,

    Sono onorato di presentarvi la seconda edizione del Codice di Condotta di Marsh & McLennan Companies, The Greater Good.

    Pubblicato nel 2011 per la prima volta, The Greater Good è divenuto parte della filosofia fondamentale dell’azienda. Offre supporto su questioni legali, etiche e relative a rischi che possono sorgere nel nostro lavoro, e ci aiuta a valutare in che modo le nostre azioni possono avere effetto sugli interessi più generali dei nostri colleghi, clienti, azionisti e della comunità in cui operiamo, specialmente quando la giusta linea d’azione non appare chiara.

    L’azienda prosegue il suo cammino per divenire una delle aziende commerciali d’elite a livello mondiale, operando in nuovi mercati, presentando servizi e prodotti innovativi, reinventando strategie di crescita; al contempo emergono nuovi rischi e opportunità. Vi chiedo di tenere The Greater Good con voi, perché vi aiuterà a prendere le decisioni corrette.

    Ricordate che non siete soli. Quando incontrate difficoltà in merito a una decisione, cercate il consiglio di un supervisore o di un responsabile. Se avete un dubbio relativo a una transazione, ditelo. Acquisite famigliarità con le nostre risorse, tra cui il Dipartimento di Compliance, quello Legale o delle Risorse Umane e la Linea Ethics & Compliance. Vi garantisco che non sarà tollerata alcuna forma di ritorsione contro coloro che sollevano dubbi in buona fede.

    The Greater Good illustra gli standard di condotta non negoziabili che si applicano a ciascuno di noi, e li mette in relazione a situazioni reali che potremmo dovere affrontare durante il nostro lavoro. Vi chiedo di leggere il nostro codice di condotta e di consultarlo spesso, poiché è un potente strumento per garantire il successo dell’azienda e di ciascuno di voi. Sono ansioso di lavorare con voi e soddisfare i principi di The Greater Good negli anni a venire.

    Dan GlaserPresidente e Amministratore DelegatoMarsh & McLennan Companies

    III

  • IV

    Marsh & McLennan Companies è un’azienda di servizi

    professionali orientata alla tutela e alla valorizzazione della

    propria clientela attraverso consulenze e soluzioni nelle aree di

    rischio, strategia e capitale umano.

    La nostra mission

    Siamo ampiamente riconosciuti fra le imprese commerciali d’elite a

    livello mondiale come il principale fornitore di servizi professionali.

    Forniremo ai nostri clienti i più preziosi servizi, consigli e soluzioni.

    Forniremo ai nostri colleghi opportunità di crescita,

    partecipazione e prosperità.

    Otterremo una crescita sostenuta degli utili.

    Otterremo una crescita sostenuta e significativa del valore

    azionario.

    La nostra visione

  • CLIEntI

    IntEgRItà

    COLLEghI

    REALIzzAzIOnE

    Offriremo a livello globale un valore straordinario ai

    clienti soddisfacendo o superando le loro richieste e

    continuando ad apportare innovazioni per rispondere

    alle esigenze dei nuovi clienti così da promuovere il

    valore azionario nel tempo.

    Condurremo affari conformemente ai più elevati

    standard etici e professionali e non tollereremo

    comportamenti che si discostino da tali standard.

    Agiremo con integrità, onestà, coraggio e rispetto

    reciproco.

    Renderemo Marsh & McLennan Companies un luogo

    di lavoro meraviglioso per persone eccezionali,

    trattando tutti i nostri colleghi come partner preziosi, nel

    pieno spirito di collaborazione, di impegno e di

    coinvolgimento. Conferiremo autonomia alle persone,

    rendendole responsabili dei risultati raggiunti e

    premiandole in base al rendimento come individui, team

    e parte integrante di Marsh & McLennan Companies.

    Concentreremo i nostri sforzi e agiremo di

    conseguenza per rispettare gli impegni con clienti,

    azionisti e colleghi. Assicureremo l’allineamento agli

    obiettivi, alla disciplina dei costi e alla responsabilità

    dei profitti e delle perdite.

    V

    i nostri vaLori

  • indice

  • COStRUIRE LA FIDUCIA COn I COLLEghI

    Trattare il prossimo con rispetto

    trattiamo gli altri come noi vorremmo essere trattati

    garantiamo un ambiente di lavoro sano e sicuro

    Rispettiamo la privacy e le informazioni personali

    COStRUIRE LA FIDUCIA COn I CLIEntI

    Trattare i clienti con imparzialità

    Siamo onesti e professionali

    tuteliamo le informazioni dei clienti

    Ci atteniamo ai requisiti speciali dei clienti pubblici

    Competere eticamente

    Rispettiamo le leggi sulla concorrenza

    non corrompiamo

    Mettiamo al primo posto gli interessi dei clienti nell’aiutarli a scegliere i fornitori

    COStRUIRE LA FIDUCIA FACEnDO LA COSA gIUStA

    Agiamo con integrità

    I leader hanno responsabilità aggiuntive

    COStRUIRE LA FIDUCIA nELLA SOCIEtà

    Conoscere i nostri partner aziendali

    Rispettiamo le leggi che regolano il commercio internazionale

    Lavoriamo per impedire il riciclaggio di denaro sporco e i reati finanziari

    Costruiamo relazioni solide con i fornitori

    Gestire i conflitti d’interessi con integrità

    gestiamo i conflitti d’interessi con imparzialità e integrità

    Siamo trasparenti su eventuali conflitti d’interessi personali

    Utilizziamo il buonsenso nel decidere se accettare o offrire liberalità o intrattenimento

    non commerciamo né divulghiamo informazioni interne

    Salvaguardare i beni e le informazioni della Società

    Utilizziamo i beni della Società in modo prudente

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    48

    Le immagini presenti in questo Codice sono tratte dal film “Faces of Marsh & McLennan Companies”.

    Manteniamo accurati documenti commerciali e rigorosi controlli interni

    Comunichiamo con investitori e pubblico in modo onesto e professionale

    COStRUIRE LA FIDUCIA COn LE COMUnItà

    Esercitare la buona cittadinanza

    Forniamo sostegno alle nostre comunità

    Siamo eco-responsabili

    Agiamo responsabilmente nell’ambito del processo politico

    InDICE

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    56

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  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i colleghi2Building trust with Communities2 Building trust by doing the right thing2vv ipsum2

    costruire La fiducia

    facendo La cosa giusta

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia facendo la cosa giusta 3

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia facendo la cosa giusta4

    Agiamo con integrità.

    Ognuno di noi è tenuto ad assumersi individualmente la responsabilità di agire con integrità

    in qualsiasi occasione, anche quando questo significa operare scelte difficili. Questo è il

    principio cardine su cui si basa tutto il nuovo Codice etico (the greater good).

    ACCERtARSI DI

    • Conformarsi alle prescrizioni normative e regolamentari applicabili al proprio lavoro.

    • Comprendere e rispettare il testo e lo spirito del presente Codice e della politica aziendale.

    • Partecipare alla formazione necessaria per comprendere le proprie responsabilità.

    • Agire onestamente in tutte le trattative commerciali.

    • Parlare chiaramente in caso di dubbi circa comportamenti sul lavoro che possano comportare una violazione della legge, del presente Codice o della politica aziendale. Segnalare i dubbi ai propri superiori a qualsiasi livello o al dipartimento Compliance, Legal o Risorse Umane, oppure attraverso la Ethics & Compliance Line.

    • Cooperare a indagini e verifiche ispettive interne ed esterne fornendo informazioni complete e veritiere nonché conservando tutti i materiali eventualmente pertinenti.

    QUAnDO SI PREnDE UnA DECISIOnE COMMERCIALE è IMPORtAntE ChIEDERSI

    • è legale?

    • è conforme al presente Codice e alla politica aziendale?

    • è basata su una comprensione profonda dei rischi sottesi?

    • Manterrà la fiducia di clienti, azionisti, autorità regolatorie e colleghi?

    • Preserverà la nostra buona reputazione su televisione, quotidiani e Internet?

    Qualora la risposta a una sola di queste domande sia no, bisognerà fermarsi e farsi sentire.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia facendo la cosa giusta 5

    FARSI SEntIRE

    tutti i dipendenti sanno di dover affrontare scelte difficili e ognuno di essi commette degli errori, di tanto in tanto. noi di Marsh & McLennan Companies, ci prodighiamo nello scegliere le azioni con attenzione e nel rimediare agli errori in maniera tempestiva. non bisogna esitare a sollevare dubbi o chiedere assistenza. Un’azione tempestiva consente di mantenere e costruire la fiducia.

    In alternativa alla segnalazione di dubbi o alla richiesta di assistenza a un responsabile, al dipartimento Legal, Compliance o Risorse Umane, è possibile utilizzare la Ethics & Compliance Line. Questa linea offre la possibilità di segnalare un dubbio o chiedere assistenza online o con una telefonata. Se si desidera, è possibile mantenere l’anonimato (eccezion fatta per pochi paesi in cui la legge non consente chiamate anonime). Si prega di visitare www.compliance.mmc.com o www.EthicsComplianceLine.com per istruzioni dettagliate.

    nESSUnA RItORSIOnE

    non tollereremo ritorsioni contro qualunque collega che segnali in buona fede un dubbio su una violazione della legge, del presente Codice o della politica aziendale. Esempi di ritorsione possono essere: fine rapporto, riduzione dello stipendio, declassamento delle mansioni professionali, intimidazione o qualsiasi altro cambiamento rilevante delle condizioni lavorative di un collega. Un/una collega che formula un’accusa che sa di essere falsa viola il presente Codice ed è soggetto ad azione disciplinare, in conformità alle leggi locali e alla procedura interna. Inoltre, riferire un dubbio non solleva un collega dalla responsabilità per condotta impropria.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i colleghi6

    Il mio responsabile mi ha recentemente spiegato che l’attività che stavo svolgendo violava il Codice etico della Società. non avevo idea che stessi facendo qualcosa di sbagliato. Potrei essere ritenuto responsabile anche se ho agito in buona fede?

    tutti i dipendenti della Società sono tenuti a conoscere, comprendere e applicare i principi del Codice e di tutte le politiche della Società. Qualora il Codice o una politica risultino di difficile comprensione o poco chiari, occorrerà chiedere assistenza a un responsabile o ai reparti Compliance, Legal o Risorse Umane. La nostra reputazione fondata sull’integrità è il nostro bene più prezioso. Per tutelare tale bene, è essenziale rispettare i principi contenuti nel Codice e nelle politiche aziendali.

    ho un problema: Credo che un collega stia agendo in violazione del Codice, ma sono restio a parlarne con il mio responsabile perché il collega in questione e il mio responsabile sono amici. temo anche che sarò etichettato come “spia” dai miei colleghi. Cosa dovrei fare?

    tutti i dipendenti della Società hanno il dovere di riferire qualsiasi violazione del Codice nel momento in cui ne vengono a conoscenza. I nostri azionisti si aspettano, e ne hanno il diritto, una gestione etica della società da parte nostra. Ma ci sono casi in cui è più adeguato segnalare il dubbio a soggetti diversi dal proprio responsabile. è per tale motivo che sono a disposizione diversi canali di comunicazione. è possibile rivolgersi in via confidenziale ai reparti Compliance, Legal o Risorse Umane. Si può inoltre contattare in via confidenziale per telefono (o inviando un messaggio elettronico riservato) la nostra Ethics & Compliance Line. Visitare i siti web www.compliance.mmc.com o www.EthicsComplianceLine.com per istruzioni dettagliate. Se lo si desidera, è possibile telefonare o inviare un messaggio in forma anonima (salvo che in un piccolo numero di paesi in cui l’anonimato è vietato dalla legge). è importante ricordare che: la Società non tollererà qualsivoglia forma di ritorsione contro un collega che in buona fede faccia una segnalazione.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia facendo la cosa giusta 7

    RESPOnSABILItà

    Il presente Codice si applica a tutti i direttori, responsabili, dipendenti e dipendenti temporanei (“colleghi”) della Società e delle sue consociate nel mondo. Vincoliamo inoltre i nostri collaboratori esterni, subappaltatori e fornitori ad elevati standard d’integrità e non consentiamo che ricorrano a soggetti terzi per effettuare operazioni vietate dal presente Codice. I colleghi che violano la legge, il presente Codice e la politica aziendale sono soggetti ad azione disciplinare in conformità alle leggi locali e alla procedura interna.

    Marsh & McLennan Companies può derogare all’applicazione della politiche del presente Codice qualora lo reputasse opportuno in base alle circostanze. tale deroga sarà concessa esclusivamente in situazioni circoscritte.

    Solo la Commissione di Audit del Consiglio direttivo di Marsh & McLennan Companies può approvare una deroga al presente Codice per gli amministratori ed i dirigenti della Società. Le deroghe devono essere opportunamente divulgate ai sensi delle leggi e dei regolamenti vigenti.

    COnFLIttI nORMAtIVI

    Data la nostra presenza in diversi paesi, in taluni casi le leggi entrano in conflitto fra loro, con il presente Codice o con la politica aziendale. Qualora ci si trovi di fronte a questo tipo di conflitto, è necessario consultare il dipartimento di Compliance o quello Legal prima di decidere come agire.

    “AttEnzIOnE A”

    Inevitabilmente ci si troverà a fronteggiare situazioni lavorative difficili. Sotto il titolo “Attenzione a” la maggior parte delle sezioni del presente Codice elenca tentazioni, pressioni o “segnali di allarme”. Queste cose a cui prestare “Attenzione” mirano a mettere in guardia nei confronti dei possibili problemi inerenti le scelte da affrontare, segnalando l’esigenza di parlare chiaramente o chiedere assistenza. Ad esempio, bisogna fare attenzione a:

    Quando s’incontra un segnale di allarme, bisogna farsi sentire: è necessario parlare con un superiore oppure con il dipartimento di Compliance o la funzione Legal.

    “PER APPROFOnDIMEntI”

    I colleghi possono visitare il sito web The Greater Good per consultare politiche e altro materiale sotto la voce “Per approfondimenti”.

    • tentativi di comprometter e l’integrità dei ricavi;

    • Pressioni a chiudere una transazione prima di conoscere i rischi sottesi o le disposizioni della legge, del presente Codice o della politica aziendale;

    • giustificazioni che sacrifichino l’integrità, come ad esempio “i nostri concorrenti lo fanno” o

    • Supposizioni secondo le quali “qualcun’altro” risolverà il problema o la direzione ne è già al corrente.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia facendo la cosa giusta8

    I leader hanno responsabilità aggiuntive.

    Se si ricopre una funzione dirigenziale, occorre dare l’esempio. è necessario mantenere

    i più elevati standard comportamentali e fare in modo che questi standard risultino

    chiari ai propri colleghi. Bisogna creare un’atmosfera che incoraggi una comunicazione

    aperta ed onesta e assumere un ruolo attivo nella comprensione dei rischi inerenti il

    lavoro dei colleghi nonché fornire un’assistenza efficace quando necessaria.

    ACCERtARSI DI

    • Comunicare il testo e lo spirito del presente Codice ai propri colleghi e agli altri colleghi. Assicurarsi del fatto che i propri colleghi siano consapevoli della politica e delle procedure aziendali.

    • Assumere un ruolo attivo nel garantire la qualità del risultato professionale dei propri colleghi e l’imparzialità e l’onestà delle loro comunicazioni con clienti, colleghi e altri partner aziendali.

    • Attenersi al presente Codice e alla politica aziendale per valutare e proporre un compenso per i propri colleghi.

    • Comunicare ai propri colleghi che la porta è sempre aperta in caso vogliano riferire un errore o un conflitto di interessi, segnalare un dubbio o discutere una scelta commerciale difficile. Allo stesso tempo, chiarire che sono liberi di riferire problematiche anche attraverso altri canali.

    • Rispondere rapidamente ed efficacemente ai dubbi sollevati dai colleghi.

    • Agire tempestivamente per riparare ad errori o condotta impropria rilevati.

    • Informare il dipartimento di Compliance o la funzione Legal in caso di una potenziale violazione della legge, del presente Codice o della politica aziendale.

    • Informare opportunamente clienti o altri soci in caso di errori o conflitti d’interessi, dopo aver consultato un responsabile, il dipartimento di Compliance o la funzione Legal.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i colleghi 9

    Il mio supervisore afferma che dovremmo riferire i nostri dubbi direttamente a lui e ha dichiarato che “creerà problemi” a coloro che faranno segnalazioni utilizzando altri canali “che lo superino”. è ammissibile?

    no, il supervisore viola la politica aziendale se tenta d’impedire ai dipendenti di rivolgersi agli altri canali di segnalazione. Se di norma è preferibile riferire ogni dubbio al proprio supervisore, ci sono casi in cui si è impossibilitati a farlo o si ha la sensazione che non sia la cosa più opportuna. Si è pertanto liberi di rivolgersi alla nostra Ethics & Compliance Line, a un altro supervisore o il dipartimento di Compliance, Legal o Risorse Umane. Qualora il supervisore dovesse assegnare una punizione, del lavoro mortificante o trattare in modo diverso il dipendente che avesse scelto di effettuare la segnalazione attraverso un altro canale, violerebbe la nostra politica anti-ritorsioni e il dipendente sarebbe tenuto a segnalare tale comportamento.

    Sono un dirigente. Qualora rilevassi comportamenti illeciti in un’area fuori dalla mia competenza, dovrei segnalarlo?

    Sì. I dirigenti, così come tutti i colleghi della Società, devono parlare chiaramente in caso di dubbi circa comportamenti sul lavoro che possano comportare una violazione della legge, del Codice o della politica aziendale. tutti i colleghi, compresi i dirigenti, possono segnalare i dubbi ai loro superiori di qualsiasi livello, il dipartimento di Compliance, Legal o Risorse Umane, o attraverso la Ethics & Compliance Line.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i clienti10

    coLLeghicostruire La fiducia con i

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i colleghi 11

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i colleghi12

    PER APPROFOnDIMEntI

    • La diversità da Marsh & McLennan Companies

    ACCERtARSI DI

    • trattare il prossimo con rispetto e professionalità.

    • Promuovere la diversità nell’assunzione e nelle altre scelte occupazionali.

    • non discriminare o molestare un collega in base a razza, colore della pelle, religione, origine, età, disabilità, servizio militare, stato civile, orientamento sessuale o qualsiasi altra caratteristica tutelata dalla legge o della politica aziendale.

    • non molestare sessualmente un collega. Le molestie sessuali comprendono proposte sessuali, riferimenti al sesso inopportuni o comportamenti di natura sessuale.

    • non molestare verbalmente, minacciare, schernire, intimidire o intimorire un collega.

    AttEnzIOnE A

    • Commenti, scherzi o materiali, comprese le e-mail, che possono essere considerati offensivi.

    Trattiamo gli altri come noi vorremmo essere trattati.

    Marsh & McLennan Companies s’impegna a mantenere un ambiente di lavoro, che

    garantisca le pari opportunità, la compartecipazione - e rispetti la dignità di tutti i

    colleghi e i partner aziendali indipendentemente dalle origini e dalle caratteristiche

    personali. Il singolo contributo di ogni collega è fondamentale per il successo generale

    della Società.

    trattare iL prossimo con rispetto.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i clienti 13

    Un mio collega invia e-mail contenenti barzellette e commenti a sfondo sessuale che deridono alcune nazionalità. Queste e-mail mi creano disagio, ma nessuno le ha segnalate. Cosa dovrei fare?

    è necessario parlare immediatamente con un dirigente o con il dipartimento di Risorse Umane, poiché l’invio di tali barzellette viola le politiche aziendali sull’uso delle e-mail e le regole della Società su molestie e discriminazione. Evitando di agire si possono tollerare discriminazioni e convinzioni che rischiano di minare gravemente lo spirito di squadra e l’ambiente collaborativo, che rappresentano il frutto di un arduo lavoro.

    Durante un viaggio di lavoro, un collega mi ha ripetutamente invitata ad uscire ed ha fatto più volte commenti sul mio aspetto fisico in un modo che ho trovato sgradevole. Si tratta di molestie anche se non eravamo in ufficio?

    Questo genere di comportamento non è tollerato in nessuna situazione collegata al lavoro, inclusi i viaggi di lavoro. Occorre segnalare il problema alla funzione Risorse Umane o a un dirigente. Inoltre sarebbe opportuno far presente al/alla collega che tali azioni sono inopportune e non gradite.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i clienti14

    Penso che un collega che lavora accanto a me sia venuto a lavoro ubriaco. Cosa dovrei fare?

    Questo è un problema di sicurezza, ma anche di rendimento e reputazione. La cosa migliore che si possa fare per tutti, compreso il caso del collega, è riferire tale dubbio al proprio supervisore o alla funzione Risorse Umane.

    ho visto due dipendenti di un altro reparto che litigavano e uno minacciava di picchiare l’altro. Un amico che lavora nello stesso reparto mi ha detto che è così che si risolvono le faccende in quella divisione. ho qualche remora a segnalarlo, ma quelle sensazioni mi sono sembrate vere. Devo riferire la minaccia?

    Sì, occorre riferire immediatamente la minaccia al proprio supervisore o alla funzione Risorse Umane. Quando è in pericolo la sicurezza, la precauzione non è mai troppa.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i colleghi 15

    Garantiamo un ambiente di lavoro sano e sicuro.

    Marsh & McLennan Companies s’impegna a garantire un ambiente di lavoro sano e

    sicuro per colleghi e visitatori delle proprie strutture. Ciascuno di noi è tenuto ad agire

    in modo da proteggere se stesso e gli altri.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica di Prevenzione della violenza sul luogo di lavoro

    • Sicurezza Globale presso Marsh & McLennan Companies

    ACCERtARSI DI

    • Rispettare le regole e le pratiche relative alla sicurezza, alla protezione e alla salute che si applicano al proprio lavoro.

    • non toccare nessuno in modo violento o sgradito sul lavoro o mentre si svolge un’attività per la Società.

    • non vendere, possedere o fare uso di droghe sul lavoro o mentre si svolge un’attività per la Società.

    • non recarsi a lavoro né svolgere un’attività per la Società in stato d’ebbrezza o sotto l’influenza di droghe o alcool.

    • Rivolgersi immediatamente a un membro della direzione, della funzione Risorse Umane o della Sicurezza globale di Marsh & McLennan Companies in caso di rischi per la sicurezza e l’incolumità e per incidenti o infortuni sul lavoro.

    AttEnzIOnE A

    • Pratiche o condizioni di lavoro pericolose, come l’utilizzo di dispositivi portatili mentre si guida.

    • Applicazione blanda degli standard di sicurezza, come le procedure d’ingresso alle strutture e i protocolli di autenticazione.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i colleghi16

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa ai Dati personali

    Politica relativa alla

    Conservazione dei documenti

    ACCERtARSI DI

    • Comprendere e osservare la legge e la politica aziendale su utilizzo, protezione e conservazione delle informazioni riguardanti i colleghi.

    • Apprendere le tipologie d’informazioni a cui è riconosciuta maggiore tutela dalla legge e dalla politica aziendale (come informazioni identificative personali, codici fiscali e numero del conto bancario) e proteggerle mediante adeguati strumenti (come crittografia o altri tipi di accesso limitato).

    • Consultare il dipartimento di Compliance, l’ufficio Risorse Umane o la funzione Legal se un funzionario pubblico, un’autorità regolatoria o qualsiasi altro soggetto esterno alla Società richiede informazioni inerenti un collega.

    • Riferire immediatamente al proprio superiore qualsiasi perdita o divulgazione involontaria di informazioni inerenti un collega.

    AttEnzIOnE A

    • Rivelazione involontaria di informazioni riservate riguardanti un collega in comunicazioni pubbliche, come una telefonata o mentre si utilizza il proprio portatile.

    Rispettiamo la privacy e le informazioni personali.

    I colleghi nutrono reciproca fiducia. tuteliamo le informazioni personali dei nostri

    colleghi. tali informazioni comprendono i dati raccolti ed elaborati per la funzione delle

    Risorse Umane, l’assunzione, la retribuzione, la formazione, il rendimento individuale,

    la gestione dei benefit nonché per garantire salute e sicurezza sul lavoro.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i colleghi 17

    La mia migliore amica lavora nel reparto buste paga della Società ed ha accesso alle informazioni sui dipendenti. Sto organizzando una festa e mi piacerebbe inviare gli inviti a casa di alcuni colleghi. Posso chiederle di fornirmi i loro indirizzi?

    no, questa è una violazione della privacy e potrebbe comportare un’azione disciplinare a carico di entrambe le dipendenti. Sarebbe invece opportuno cercare gli indirizzi su Internet o chiederli direttamente ai colleghi.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i clienti18

    cLienticostruire La fiducia con i

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i clienti 19

    Jane Ball

    London, U.K.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i clienti20

    Siamo onesti e professionali.

    trattiamo i clienti con imparzialità. Lavoriamo alla comprensione e alla soddisfazione

    delle esigenze commerciali dei nostri clienti, rimanendo sempre fedeli ai nostri

    standard etici. Diciamo la verità sui nostri servizi, sulle nostre capacità e sui nostri

    compensi. non facciamo promesse che non possiamo mantenere. In breve, trattiamo i

    nostri clienti come noi vorremmo essere trattati.

    descrizione reale e precisa come base per una decisione.

    • Qualsiasi richiesta da parte di un cliente o soggetto terzo di condividere i redditi della Società in spregio alle normative locali che regolano la concessione di licenze o ad altre leggi e normative applicabili.

    • Commenti da parte dei clienti potenzialmente offensivi o irrispettosi nei confronti di terzi.

    PER APPROFOnDIMEntI

    Presentare reclami e segnalare errori ed omissioni

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    • Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

    • Politica relativa a Divulgazione e indennizzo assicurativo.

    • Standard professionali della Società

    ACCERtARSI DI

    • trattare ogni cliente con imparzialità ed onestà.

    • Documentare i termini del rapporto e degli impegni esistenti con i propri clienti, in base alle procedure della propria Società.

    • Sviluppare e fornire prodotti e servizi secondo le procedure della propria Società comprese le opportune verifiche atte a garantire una qualità elevata.

    • Segnalare tempestivamente al proprio superiore qualsiasi dubbio su eventuali errori, omissioni, scadenze non rispettate o difetti di qualità.

    • Informare il dipartimento Legal in merito a richieste risarcitorie, azioni legali, errori e omissioni, reali o potenziali, mediante il modulo “Rapporto alla dipartimento di Legal” della Società.

    • Segnalare tempestivamente a un responsabile o al dipartimento di Compliance qualsiasi potenziale conflitto di interessi fra clienti o fra un cliente e la Società.

    • Rispettare tutti i requisiti di concessione di licenze e di legge applicabili al proprio lavoro.

    • non soddisfare in nessun caso richieste da parte del cliente ritenute immorali o illecite. In caso di incertezza sulla correttezza dall’azione da intraprendere, consultare un responsabile oppure il dipartimento di Compliance o il dipartimento Legal.

    AttEnzIOnE A

    • Qualsiasi richiesta da parte di un dipendente di un cliente in merito ad accordi che possano avvantaggiare personalmente il dipendente invece del cliente.

    • Qualsiasi richiesta da parte del cliente di accordi chiaramente illegali o che possano danneggiare la reputazione della Società.

    • Pressioni da parte di colleghi o superiori a risparmiare su qualità o standard di servizio.

    • tentazioni di dire ai clienti ciò che vogliono sentirsi dire invece di dire la verità. Se una situazione non è chiara, presentare al cliente una

    trattare i cLienti con imparziaLità.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i clienti 21

    Un mio cliente mi ha chiesto di estendere in maniera eccessiva la portata del nostro contratto. Si tratta di un cliente importantissimo e voglio che resti soddisfatto. Cosa dovrei fare?

    Cambiamenti significativi rispetto all’ambito dell’attività devono essere documentati e approvati dal cliente. Certamente, se le richieste implicano azioni illegali o inopportune, è impossibile accoglierle, anche se dovessero accontentare il cliente.

    ho una scadenza imminente con il cliente per la stesura di un resoconto. Il resoconto contiene informazioni che sono già state raccolte. L’ho rivisto quasi tutto e sembra corretto. Posso quindi considerare corretta anche la parte restante in modo da riuscire a rispettare la scadenza?

    La reputazione dei dipendenti e la nostra sono legate a tutto ciò che forniamo ai clienti. Quando i clienti vengono informati della correttezza delle informazioni fornite loro, bisogna essere certi che lo siano davvero. Una tale inadempienza potrebbe danneggiare sia il dipendente che la Società.

    ho scoperto di aver commesso un errore. ho sbagliato a fatturare il mio compenso al cliente. è un piccolo errore considerata la portata del progetto e potrebbe farci apparire poco professionali se lo facessi presente. Posso limitarmi a modificare le fatture successive?

    è necessario notificare l’accaduto il dipartimento di Finanza e al cliente e concordare una soluzione per correggere l’errore. Questa è la cosa giusta da fare: è conforme alle politiche aziendali e può contribuire a costruire la fiducia attraverso l’onestà.

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    La mia cliente mi ha chiesto informazioni su un suo concorrente che si è rivelato essere un altro cliente della Società. Cosa dovrei dirle?

    Bisogna rispondere cortesemente ma con fermezza che non è possibile fornire alcuna informazione su un cliente a un altro cliente. non bisogna lascarsi andare alla tentazione di discutere questioni che si ritengono già note. Occorre mettersi nei panni dell’altro cliente e chiedersi se questi nutrirebbe fiducia nei propri confronti se sapesse che si è discusso delle sue attività con un concorrente.

    Stamattina sono passato davanti alla scrivania di un collega. Era in riunione in sala conferenze, ma aveva lasciato ben visibili sulla scrivania informazioni strettamente confidenziali dei suoi clienti. non è la prima volta che succede. Cosa dovrei fare?

    Occorre parlarne con il collega o con il supervisore. tutelare le informazioni confidenziali è responsabilità di tutti i collaboratori di Marsh & McLennan Companies.

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    AttEnzIOnE A

    • Richieste da parte dei clienti di informazioni su altri clienti.

    • Rivelazione involontaria di informazioni riguardanti un cliente in comunicazioni pubbliche, come una telefonata o mentre si utilizza il proprio portatile.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa ai Dati personali

    • Politica sull’Uso dei beni informatici

    • Politica relativa alla Conservazione dei documenti

    ACCERtARSI DI

    • Comprendere e osservare la legge, la politica aziendale e i contratti con i clienti su utilizzo, protezione e conservazione delle informazioni provenienti o riguardanti i clienti.

    • Apprendere le tipologie d’informazioni a cui è riconosciuta maggiore tutela dalla legge e dalla politica aziendale (come informazioni identificative personali, codici fiscali e numero del conto bancario) e proteggerle mediante adeguati strumenti (come crittografia o altri tipi di accesso limitato).

    • Utilizzare e divulgare le informazioni dei clienti solo per scopi commerciali riconosciuti ed espressamente autorizzati dalla politica aziendale relativa ai Dati personali.

    • Consultare il dipartimento di Compliance o il dipartimento Legal se un funzionario pubblico, un’autorità regolatoria o qualsiasi altro soggetto esterno alla Società richiede informazioni inerenti un cliente.

    • Condividere le informazioni del cliente all’interno della Società solo dopo aver accertato che siano protette adeguatamente.

    • Proteggere i beni informatici secondo la nostra Politica sull’utilizzo dei beni informatici; proteggere le proprie password e viaggiare solo con computer portatili criptati e dispositivi protetti da password.

    • Informare immediatamente il proprio centro assistenza It locale o il dipartimento Compliance in caso di incidenti che coinvolgono perdite, furti, divulgazione non autorizzata o uso illecito delle informazioni del cliente.

    Tuteliamo le informazioni dei clienti.

    I clienti nutrono fiducia nei nostri confronti. Quando prospettiamo un’attività

    commerciale con un nuovo cliente o eroghiamo servizi ai clienti esistenti, riceviamo

    quotidianamente informazioni riservate, proprietarie, private e/o commerciali

    segrete necessarie per soddisfare le richieste dei nostri clienti. Quando ciò si verifica,

    conserviamo e tuteliamo tali informazioni gelosamente, affinché non vengano

    divulgate o utilizzate impropriamente o in modo rischioso.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con i clienti24

    Ci atteniamo ai requisiti speciali dei clienti pubblici.

    La Società s’impegna a soddisfare i numerosi requisiti speciali sul piano legale,

    regolamentare e contrattuale che si applicano ad attività correlate alle attività con gli enti

    pubblici a livello globale. tali requisiti possono applicarsi alla partecipazione alle procedure

    ad evidenza pubblica, contabilità, fatturazione, subappalti, pratiche di assunzione,

    rendimento del contratto, assistenza clienti, liberalità e intrattenimento e altre attività.

    Inoltre, la Società può essere obbligata per legge ad imporre tali requisiti a qualsiasi

    collaboratore esterno o subappaltatore che viene coinvolto nelle suddette attività.

    • Comprendere e rispettare la politica aziendale e le linee guida in quest’area, comprese le politiche relative a Pagamenti illeciti, Lavoro con le Pubbliche Amministrazioni e Liberalità e intrattenimento.

    AttEnzIOnE A

    • Società come compagnie aeree, petrolifere, istituti finanziari, fornitori di telecomunicazioni e altre, che possono essere partecipate o controllate da un ente pubblico, in tutto o in parte, e soggette a regole speciali.

    • Leggi, regolamenti o regole che disciplinano la relazione della Società con un cliente pubblico che alle volte non sono di facile reperibilità. Quando possibile, chiedere al cliente pubblico di fornire informazioni riguardanti i requisiti di questo tipo.

    ACCERtARSI DI

    • Determinare in ogni caso se il cliente con cui si sta lavorando è un ente pubblico.

    • Seguire tutte le leggi, i regolamenti, le clausole contrattuali e le altre regole applicabili alla relazione commerciale fra la Società e ciascun cliente pubblico con cui si collabora.

    • Comprendere le regole in materia di liberalità, intrattenimento, trasporto e alloggio per ogni cliente pubblico con il quale si lavora, poiché possono essere molto diverse dalle regole degli altri clienti.

    • Comunicare chiaramente tutti i requisiti speciali di ciascun cliente pubblico a colleghi, collaboratori esterni, subappaltatori e altri partner aziendali coinvolti nel lavoro e stabilire processi che consentano di rispettare quelle regole.

    • La tentazione di fornire alternative di intrattenimento ragionevoli a un cliente pubblico – come un pranzo di lavoro – prima di apprendere le regole del cliente sull’intrattenimento. Alcuni clienti pubblici hanno regole che proibiscono o limitano l’intrattenimento.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa ai Pagamenti illeciti

    • Politica relativa al Lavoro con le Pubbliche Amministrazioni

    • Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

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    Sono in riunione con dei clienti pubblici e ci dilunghiamo oltre l’orario previsto. Per questo motivo i clienti perdono il volo di ritorno. non ci sono altri voli previsti nelle prossime ore. Posso offrire loro la cena considerato che stiamo continuando a lavorare negli uffici della Società?

    Quando si è in trattativa con un cliente pubblico, il Codice impone di essere al corrente di tutte le regole speciali relative al servizio previsto dalla Società per questa tipologia di clienti. tale servizio prevede la conoscenza e l’applicazione di qualsiasi regola speciale del cliente, o prevista per legge, sull’offerta di pasti o altre liberalità, forme di intrattenimento o alloggio. Se ci si trova nella situazione descritta nella domanda e non si conoscono le regole da applicare, occorre chiedere direttamente al cliente se è lecito offrirgli il pasto. In qualsiasi circostanza, è necessario utilizzare il buon senso scegliendo un pasto non troppo sontuoso e, una volta concluso l’incontro, informare tempestivamente il dipartimento di Compliance, in conformità alla nostra politica relativa a Liberalità e intrattenimento.

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    Un conoscente di un concorrente mi ha appena telefonato per chiedermi di vederlo per bere qualcosa e discutere di “opportunità di reciproco vantaggio”. Posso andare solo per ascoltare cosa vuole propormi?

    Prima di accettare l’incontro è necessario parlarne con il dipartimento Legal, che può fornire assistenza su questioni potenzialmente vietate dalle leggi sulla concorrenza. Sebbene i concorrenti talvolta cooperino secondo modalità del tutto legali, è necessario essere a conoscenza della possibilità che un concorrente possa volutamente indirizzare la conversazione su questioni poco opportune.

    Lavoravo per un concorrente. I miei colleghi mi hanno chiesto informazioni sulle strategie di offerta adottate dall’azienda per cui lavoravo. è lecito farlo?

    Se le strategie di offerta non sono contenute in documenti pubblici, si rischia di divulgare illecitamente informazioni confidenziali di proprietà del concorrente. Per capire il confine tra ciò di cui si può parlare e ciò di cui non si può parlare occorre rivolgersi al dipartimento di Compliance, Legal o Risorse Umane per discutere la questione.

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    Rispettiamo le leggi sulla concorrenza.

    Marsh & McLennan Companies s’impegna a competere sul mercato con forza e lealtà

    offrendo prodotti e servizi superiori, evitando di impegnarsi in pratiche illecite o anti-

    concorrenziali. Rispettiamo tutte le leggi relative a concorrenza, antitrust e acquisizione

    d’informazioni concorrenziali nei paesi nei quali svolgiamo la nostra attività.

    AttEnzIOnE A

    • La tentazione di avviare conversazioni informali con i concorrenti su informazioni sensibili di natura concorrenziale. Una conversazione, formale o informale, può comportare la violazione della legge sulla concorrenza.

    • L’utilizzo o la divulgazione d’informazioni di carattere privato relative ai concorrenti da parte di nuovi assunti o candidati.

    • L’adesione ad un gruppo commerciale, industriale o professionale che mira alla conclusione di accordi illegali o allo scambio illecito di informazioni sensibili sotto il profilo concorrenziale.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa alla Concorrenza

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    ACCERtARSI DI

    • non assumere comportamenti anti-concorrenziali, fra i quali: - Collusione — quando le società comunicano fra loro in segreto o si accordano preventivamente sulle modalità di concorrenza. Ciò può includere accordi e scambi d’informazioni su prezzi, condizioni, salari o ripartizione di clienti o di segmenti del mercato. - Bid-rigging — quando i competitor manipolano l’offerta in concorrenza sleale. Ciò può includere la comparazione delle offerte, l’accordo preventivo di non fare offerte o la presentazione di offerte volutamente non concorrenziali. - tying — una forma di abuso di posizione dominante che si verifica quando una società con potere di mercato costringe la clientela ad acquistare prodotti o servizi indesiderati o superflui. - Predatory pricing — una forma di abuso di posizione dominante che si verifica quando una società con

    potere di mercato vende sotto costo un prodotto o un servizio al fine di eliminare o danneggiare un concorrente, con l’intenzione di rialzare i prezzi una volta eliminato o danneggiato il concorrente.

    • Accertarsi di: - Evitare qualsiasi discussione o accordo, formale o informale, con i concorrenti della Società, in materia di informazioni sensibili sotto il profilo concorrenziale, compresi i compensi ricevuti o le condizioni offerte ai clienti. - Mai condividere informazioni sensibili di natura concorrenziale della Società con un concorrente. - Mai condividere informazioni sensibili di natura concorrenziale dei clienti o soggetti terzi con i loro concorrenti. - non agire in modo da coordinare o scoraggiare le offerte per un’azienda del cliente. - Evitare di ottenere informazioni sensibili di natura concorrenziale mediante mezzi illeciti.

    competere eticamente

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    Non corrompiamo.

    L’influenza illecita può assumere molte forme. Contanti, liberalità, pasti, trasporti,

    divertimento, prestiti, beneficenza, contributi politici e offerte di lavoro possono

    essere utilizzati illecitamente nel tentativo di influenzare le decisioni commerciali o

    l’azione della pubblica funzione. Indipendentemente dalla forma, non corrompiamo

    né utilizziamo altri mezzi per influenzare illecitamente le decisioni di clienti, potenziali

    clienti o funzionari pubblici. non offriamo né forniamo tangenti direttamente o tramite

    terzi. non corrompiamo neppure laddove è una pratica comune, quando lo fanno i

    concorrenti né per qualsiasi altra ragione.

    • Richieste da parte del cliente di coinvolgere determinati soggetti terzi.

    • Richieste da parte del cliente di favori, come ad esempio colloqui di lavoro per i familiari.

    • Intrattenimento o pasti che possono essere considerati eccessivi o inopportuni.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa ai Pagamenti illeciti

    • Procedure della Società e modelli per il coinvolgimento di soggetti terzi

    • Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

    • Politica relativa al Lavoro con le Pubbliche Amministrazioni

    • Politica relativa a Contributi e sponsorizzazioni

    ACCERtARSI DI

    • non dare, offrire o promettere beni di valore a un cliente, a un cliente potenziale o a un pubblico ufficiale , a meno che ciò sia legale, ragionevole e non riferibile ad alcuna intenzione reale o apparente di influenzare una decisione commerciale o altro atto della pubblica funzione.

    • Attenersi ai nostri severi processi di due diligence quando si è in trattativa con collaboratori esterni che ci rappresentano o soggetti terzi che ci presentano nuovi clienti e supervisionare la loro attività per tutta la durata del contratto.

    • Segnalare un dubbio non appena si viene a conoscenza di qualsiasi indizio o “segnale di allarme” secondo il quale un collega, un soggetto terzo o un altro agente della Società possa essere coinvolto nel tentativo illecito di influenzare una decisione di un cliente, un cliente potenziale o un funzionario pubblico.

    • non registrare mai o consentire a un collega di registrare una transazione in modo dissimulatorio, come segnare il costo per l’intrattenimento da parte di un cliente con la voce “consulenza” o

    “aggiornamento”.

    AttEnzIOnE A

    • Richieste di pagamenti a un paese o a un soggetto non correlato a una transazione o pagamenti in contanti.

    • Soggetti terzi o collaboratori esterni che sono considerati preziosi per i loro legami personali e non per i loro servizi o coloro che chiedono compensi non proporzionati ai servizi offerti.

    • Richieste di impegno con soggetti terzi o collaboratori esterni senza un contratto scritto o senza fornire tutta la documentazione necessaria al processo di due diligence della Società.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com 29

    Stiamo considerando l’idea di ingaggiare come consulente un importante uomo d’affari che ci aiuti a conquistare un nuovo mercato in un dato paese. L’agente chiede poche migliaia di euro affinché tutti i funzionari giusti abbiano un’eccellente opinione di noi. Dice che questo è il modo in cui funzionano gli affari nel suo paese. Dovrei accettare?

    no. è chiaro che l’agente intende effettuare pagamenti illeciti che violano il Codice, la nostra politica relativa ai Pagamenti illeciti e, con ogni probabilità, la legge. non è possibile consentire che ciò accada e non si può chiudere un occhio semplicemente perché l’atto illecito viene compiuto da un agente invece che dal dipendente o da un suo collega.

    ho inviato la richiesta di visto a un’ambasciata, ma la pratica è rimasta bloccata e ora ho necessità di viaggiare nel paese per il quale ho richiesto il visto. Mi è stato detto che l’ambasciata può velocizzare la pratica qualora pagassi una piccola somma di denaro a un suo impiegato. Posso effettuare tale pagamento?

    no. Il pagamento è destinato a un individuo, non all’ambasciata. Si tratta di un pagamento “agevolativo” ritenuto inaccettabile secondo il nostro Codice etico ed illegale nella quasi totalità dei paesi in cui opera la Società. tuttavia, se esiste una tassa formale riconosciuta dall’ambasciata per accelerare la pratica e di cui è destinataria esclusiva l’ambasciata, allora è consentito procedere al pagamento. Consultare il dipartimento di Compliance o il dipartimento Legal.

    Un cliente fuori dal mio paese operativo viene in città tre giorni per incontri di lavoro con me e con le compagnie assicurative che sottoscriveranno la sua polizza. L’agente assicurativo del paese del cliente mi ha chiesto di organizzare e pagare per il cliente a nome della Società una visita turistica di un giorno durante il suo soggiorno. non dovrei prima parlarne con il dipartimento di Compliance?

    Sì, centrare il giusto equilibrio fra incontri di lavoro e intrattenimento spesso richiede una profonda conoscenza delle leggi anti-corruzione applicabili alla nostra Società. Il dipartimento di Compliance può aiutarLa nel comprendere i limiti e pianificare pertanto una visita che al contempo consolidi la relazione con il cliente e rispetti la legge.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia facendo la cosa giusta30

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i clienti 31

    Metteremo al primo posto gli interessi dei clienti nell’aiutarli a scegliere i fornitori.

    Siamo spesso chiamati ad aiutare i nostri clienti a scegliere i fornitori: alcuni dei nostri

    principali servizi comprendono l’aiutare i nostri clienti a scegliere le compagnie di

    assicurazione e riassicurazione, nonché i fornitori dei servizi d’investimento per attività

    di pianificazione pensionistica o assistenziale. Metteremo al primo posto gli interessi

    dei clienti nell’aiutarli a scegliere i fornitori di cui hanno bisogno.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa a Divulgazione e indennizzo assicurativo

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    • Procedure operative della Società per la scelta delle compagnie di assicurazione e riassicurazione

    AttEnzIOnE A

    • Qualsivoglia relazione fra la Società e un fornitore, o fra un collega e un fornitore, che possa essere percepita come un conflitto di interessi. nel caso sussista una relazione di questo tipo, occorre discuterne con un superiore.

    ACCERtARSI DI

    • Aiutare i clienti a scegliere i fornitori in base alla qualità di prodotti e servizi offerti, alla competitività dei prezzi e di altri termini e condizioni.

    • Aiutare i clienti a scegliere fornitori che siano pienamente qualificati e finanziariamente responsabili e ad evitare fornitori che seguano condotte illegali o non etiche o che possano danneggiare la reputazione del clienti.

    • Informare il proprio superiore di qualsiasi conflitto di interessi, reale o potenziale o di qualsiasi relazione personale con un potenziale fornitore se si è coinvolti nella scelta del fornitore.

    • Evitare favori da parte di un fornitore o potenziale fornitore che possano anche solo suscitare il sospetto che la scelta del fornitore sia dipesa da benefici personali.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società32 Lorem ipsum32

    societàcostruire La fiducia neLLa

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 33Building trust in the Company 33

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società34

    Rispettiamo le leggi che regolano il commercio internazionale.

    Marsh & McLennan Companies s’impegna a rispettare sanzioni commerciali, leggi di

    contrasto al finanziamento del terrorismo, controlli all’esportazione e leggi anti-boicottaggio.

    Queste leggi indicano fra l’altro alcuni paesi, società e persone con i quali potremmo non

    svolgere alcuna attività commerciale. tali leggi sono complesse e possono applicarsi a

    colleghi e aree diverse secondo modalità altrettanto diverse. La Società non richiede ai propri

    dipendenti di diventare degli esperti di diritto, ma è necessario sapere se un cliente, un

    cliente potenziale, un appaltatore, un fornitore o una compagnia assicurativa si trova in un

    paese sanzionato, se è un soggetto sanzionato o se intrattiene rapporti commerciali in un

    paese sanzionato o con una società o persona sanzionate. Ogni Società possiede specifiche

    procedure volte ad assistere nell’identificazione di situazioni coperte da tali leggi. è dovere

    dei dipendenti conoscere ed applicare tali procedure.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica di Conformità alle sanzioni commerciali

    • Politica di Antiriciclaggio

    ACCERtARSI DI

    • Immettere nei sistemi forniti dalla propria Società le appropriate informazioni per verificare clienti, fornitori, subappaltatori o soggetti terzi negli elenchi dei soggetti sanzionati prima di iniziare a lavorare su un nuovo affare o di coinvolgere un nuovo partner aziendale.

    • non consentire “agevolazioni” — ad esempio aiutando qualcun’altro ad agire per proprio conto in un’attività proibita. Se non si è legalmente autorizzati ad agire personalmente, è pure vietato aiutare qualcun’altro ad agire per conto proprio, delegando ad altri tale azione o approvando e autorizzando l’azione specifica oppure fornendo consigli su di essa.

    • Chiedere assistenza al dipartimento di Compliance o al dipartimento di Legal in caso di conflitti fra le leggi in materia di sanzioni nei diversi paesi.

    AttEnzIOnE A

    • Soggetti terzi che agiscono per conto di paesi, società o persone sanzionati.

    • Capitali o altri beni in possesso della Società per cui un paese, una società o una persona possa nutrire un interesse.

    conoscere i nostri partner aziendaLi

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 35

    Abbiamo un importante affare potenziale con un nuovo cliente che opera nel settore dell’energia. Il cliente si trova in un paese che sostiene il terrorismo e mi è stato chiesto di aspettare prima di firmare il contratto affinché venga ultimata la due diligence, in conformità alle procedure. Questo tuttavia mi sembra un atteggiamento poco favorevole all’azienda. Cosa dovrei fare?

    è parte integrante del lavoro del dipendente individuare e gestire i rischi associati alle transazioni che effettua. I nuovi clienti possono comportare molti rischi, compresa la violazione di sanzioni commerciali internazionali. Sebbene possa richiedere più tempo, nel lungo periodo la due diligence in situazioni di questo tipo rappresenta la modalità più opportuna per tutelare la Società.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società36

    Un mio cliente ha effettuato un ingente pagamento anticipato per un lavoro. A lavoro appena iniziato, il cliente ha cancellato il progetto richiedendo che il rimborso venisse corrisposto a un soggetto terzo. è possibile che si tratti di riciclaggio? Cosa dovrei fare?

    Pagamenti eccessivi o a terzi possono essere considerati bandiere rosse che indicano il riciclaggio. Il riciclaggio comporta una serie di transazioni volte a celare l’origine dei capitali. La disposizione descritta nella domanda potrebbe essere finalizzata a far pagare alla Società un soggetto terzo che il cliente non vuole pagare direttamente. è necessario contattare il responsabile del reparto antiriciclaggio, il dipartimento di Compliance o il dipartimento Legal prima di continuare la transazione.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 37

    Lavoriamo per impedire il riciclaggio di denaro sporco e i reati finanziari.

    Marsh & McLennan Companies s’impegna a rispettare le leggi antiriciclaggio. Il

    riciclaggio di denaro è una condotta volta a celare l’origine o la natura dei proventi

    derivanti da attività criminali. Occorre seguire tutte le procedure operative

    antiriciclaggio della Società, comprese le procedure di acquisizione delle informazioni

    sul cliente e le restrizioni sui metodi di pagamento. è importante essere aggiornati e

    fare attenzione a eventua li ”segnali di allarme” indicanti il riciclaggio. Se dovesse

    apparire un segnale di allarme nel corso di una transazione, prima di procedere,

    occorre parlarne con il proprio Responsabile antiriciclaggio di riferimento, con un

    superiore, con il dipartimento di Compliance o il dipartimento Legal.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica di Antiriciclaggio

    Politica di Conformità alle

    sanzioni commerciali

    ACCERtARSI DI

    • Seguire le Procedure clienti della Società di riferimento.

    • Attenersi alle procedure della Società relative alle forme di pagamento accettate in caso di coinvolgimento nella ricezione o nella gestione di fondi. Alcune forme di pagamento, come contanti o assegni trasferibili, presentano maggiori rischi di riciclaggio.

    • Seguire le leggi applicabili in materia di rendicontazione di attività sospetta notificando al Responsabile antiriciclaggio competente i segnali dell’eventuale attività di riciclaggio.

    • Mai parlare apertamente né informare un cliente sul sospetto di un’eventuale attività di riciclaggio. In alcuni paesi rivelare informazioni riservate con una “soffiata” è un reato penale.

    AttEnzIOnE A

    • Un cliente o potenziale cliente che:

    - è stato accusato di reati finanziari o riciclaggio di denaro; - presenta una struttura che nasconde i suoi veri proprietari; - rifiuta di documentare adeguatamente una transazione o relazione; o - effettua o richiede pagamenti in contanti, nei confronti o da parte di soggetti terzi o paesi non correlati alla transazione.

    • Le transazioni che appaiono prive di finalità commerciali o di coerenza con la strategia commerciale di una delle parti.

    • Pagamenti doppi o in eccesso difficilmente riconducibili a semplici errori.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società38

    Costruiamo relazioni solide con i fornitori.

    Il coinvolgimento di fornitori e subappaltatori che forniscano un eccellente servizio a

    condizioni ragionevoli è un elemento fondamentale per il nostro successo.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica in materia di Relazioni con i fornitori

    • Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

    • Politica relativa alla Direzione e altre posizioni in organizzazioni esterne a Marsh & McLennan Companies

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    ACCERtARSI DI

    • Scegliere fornitori e appaltatori in base a qualità di prodotti e servizi offerti, competitività dei prezzi e altri termini e condizioni.

    • Scegliere fornitori che siano pienamente qualificati e finanziariamente responsabili ed evitare fornitori che seguano condotte illegali o non etiche o che possano danneggiare la nostra reputazione.

    • Informare il proprio superiore di qualsiasi conflitto di interessi, reale o potenziale o di qualsiasi relazione personale con un potenziale fornitore se si è coinvolti nella scelta del fornitore.

    • Evitare favori da parte di un fornitore o potenziale fornitore che possano anche solo suscitare il sospetto che la scelta del fornitore sia dipesa da benefici personali.

    • Incoraggiare i fornitori di aree diverse a competere per la nostra attività.

    AttEnzIOnE A

    • Qualsivoglia relazione personale con un fornitore che possa essere percepita come un conflitto di interessi.

    • Pressioni nella scelta di un fornitore che non offre prodotti, servizi, condizioni o prezzi competitivi poiché è anche un cliente o potenziale cliente della Società.

    • Le pratiche di fornitori che potrebbero macchiare la nostra reputazione, come violazioni dei diritti umani o dei regolamenti ambientali.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 39

    Un mio compagno di università è appena stato promosso vicepresidente presso un nostro fornitore. Si è offerto di pagarmi il volo per Montecarlo per un weekend a spese della sua compagnia per “vederci” e forse per parlare della relazione fra le nostre società. Posso accettare?

    no. La natura dispendiosa dell’intrattenimento crea come minimo il sospetto di un beneficio personale, percepibile come un tentativo di influenzare il giudizio del dipendente in favore del fornitore. Qualsiasi beneficio che susciti il sospetto di un’influenza viola la politica aziendale relativa a Liberalità e intrattenimento.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società40

    Gestiamo i conflitti d’interessi con imparzialità e integrità.

    Data l’ampiezza della nostra base clienti e la diversificazione delle offerte commerciali,

    ci troviamo a fronteggiare situazioni in cui gli interessi di un cliente possono entrare

    in conflitto con gli interessi di un altro o addirittura con gli interessi della Società.

    Individueremo tali situazioni in modo tempestivo, risolvendole con integrità e

    trattando i nostri clienti con imparzialità.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    ACCERtARSI DI

    • Seguire le procedure di verifica sul cliente della Società – inserire correttamente nel sistema di gestione clienti le informazioni del cliente, aggiornandole quando necessario.

    • Individuare tempestivamente potenziali conflitti d’interessi.

    • Stabilire una linea d’azione in grado di risolvere il conflitto. Potenziali risoluzioni di un conflitto sono:

    - divulgazione delle relazioni ai soggetti interessati; - consenso da parte del soggetto a rischio; - erezione di barriere nei flussi informativi (muri etici); o - rifiuto dell’incarico.

    • Chiarire la risoluzione proposta con il dipartimento di Compliance.

    AttEnzIOnE A

    • Situazioni in cui l’opportunità di guadagno per la Società contrasta con gli interessi di un cliente.

    • Situazioni in cui un cliente è in causa con un altro cliente.

    • Servizi che potrebbero richiedere a una Società di investigare, esprimere un parere o indagare sul lavoro di un’altra società di Marsh & McLennan Companies.

    gestire i confLitti d’interessi con integrità

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia con i clienti 41

    Sono stato assunto per valutare una parte delle operazioni del mio cliente che utilizza una consociata di Marsh & McLennan Companies come società fornitrice di servizi chiave. L’analisi potrebbe includere una valutazione del lavoro svolto da una nostra consociata. Cosa dovremmo fare?

    Questo è un chiaro conflitto di interessi. Occorre collaborare con il dipartimento di Compliance e gli addetti alla relazione con il cliente di entrambe le Società operative per gestire la situazione con professionalità. Si dovrà quantomeno informare il cliente del fatto che sia la propria società che la consociata sono entrambe di proprietà di Marsh & McLennan Companies.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società42

    Mia moglie gestisce un’azienda di consulenza sulla formazione. Può inviare un’offerta per diventare venditrice di Marsh & McLennan Companies?

    Certo, l’offerta è bene accetta. Per fare in modo di evitare qualsiasi conflitto d’interessi, è necessario esplicitare il grado di parentela al proprio responsabile, informare della domanda l’ufficio Approvvigionamenti e astenersi dal partecipare a tale questione. La cosa più importante da fare di fronte a un potenziale conflitto d’interessi è divulgarlo cosicché possa essere opportunamente risolto.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 43

    Siamo trasparenti su eventuali conflitti d’interessi personali.

    Ciascuno di noi ha il dovere morale di essere leale nei confronti della Società e dei

    suoi azionisti. Dobbiamo evitare o risolvere i conflitti d’interessi fra la Società e noi

    stessi. è consentito accettare solo una direzione o un’altra posizione da una società

    od organizzazione esterna alla Società qualora ciò non leda la piena capacità di

    adempiere ai doveri nei confronti di Marsh & McLennan Companies.

    - ricevere liberalità, intrattenimento o altri favori da un fornitore o appaltatore che potrebbero indurre a supporre un’influenza illecita.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa a Direzione e altre posizioni in organizzazioni esterne a Marsh & McLennan Companies

    • Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

    • Politica in materia di Relazioni con i fornitori

    • Politica relativa ai Conflitti d’interessi

    ACCERtARSI DI

    • Evitare i conflitti d’interessi quando possibile e in caso ci si trovi ad affrontare un potenziale conflitto d’interessi, parlarne con il proprio superiore o con il quello Compliance o il dipartimento Legal.

    • non svolgere né accettare qualsivoglia occupazione o attività da dipendente, responsabile o dirigente che possano danneggiare la Società, come: - lavorare per un concorrente; - svolgere attività esterne che interferiscano con le attività della Società; o - svolgere attività esterne che possano imbarazzare la Società.

    • non cercare opportunità commerciali per se stessi ma per la Società.

    • Evitare qualsiasi investimento rilevante (o maggiore dell’1% sul totale dei titoli scambiati da tale società) in qualsiasi azienda che compete o fa affari con la Società senza previo consenso scritto del proprio superiore.

    AttEnzIOnE A

    • Conflitti d’interessi comuni, fra i quali: - proporre un amico intimo o un parente come fornitore o appaltatore, senza rivelare la relazione; - proporre una società all’interno della quale si detengono interessi commerciali come fornitrice o appaltatrice, senza rivelare la relazione; - lavorare per un fornitore o cliente; - delegare a un fornitore o appaltatore il proprio lavoro, con o senza compenso;

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    Utilizziamo il buonsenso nel decidere se accettare o offrire regali e altre liberalità o intrattenimento.

    In condizioni normali, una piccola liberalità può essere considerata come un cortese

    ringraziamento e un pranzo come un luogo ideale per discutere di affari consolidando

    la relazione con il cliente. tuttavia, quando i regali e forme di intrattenimento non

    vengono utilizzate con la dovuta cautela possono far presumere influenze illecite,

    violazioni dei principi del cliente se non addirittura violazioni della legge.

    PER APPROFOnDIMEntI

    •Politica relativa a Liberalità e intrattenimento

    •Politica in materia di Relazioni con i fornitori

    •Politica relativa ai Pagamenti illeciti

    •Politica relativa al Lavoro con le Pubbliche Amministrazioni

    ACCERtARSI DI

    • non dare né accettare qualsivoglia regalo o intrattenimento a meno che sia legale, ragionevole e privo di qualsiasi intenzione reale o apparente di influenzare una decisione commerciale.

    • non dare, promettere né offrire qualsivoglia liberalità o intrattenimento a un funzionario pubblico senza previa approvazione della funzione Compliance.

    • Chiedere assistenza al dipartimento di Compliance in caso di dubbi riguardanti uno qualsiasi degli aspetti della Politica relativa a Liberalità e intrattenimento, come ad esempio la possibilità di intrattenere rapporti con un funzionario pubblico o la natura legale o ragionevole di una un regalo o intrattenimento.

    AttEnzIOnE A

    • Situazioni che potrebbero mettere in imbarazzo la propria persona o la Società, comprese forme di intrattenimento in locali a luci rosse.

    • Regole o principi del cliente più severi rispetto agli standard del settore.

    • Clienti che si presentano come soggetti privati ma che in realtà sono considerati enti pubblici.

    • Regali, favori o forme di intrattenimento che possono essere ragionevoli per un cliente privato, ma non per un cliente pubblico.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 45

    ho sviluppato un’ottima relazione con un mio cliente. Per le feste mi piacerebbe inviargli un cesto di doni contenente anche qualche bottiglia di vino pregiato. Posso farlo?

    Forse. Innanzitutto bisogna verificare il Codice etico. Molti nostri clienti vietano ai propri dipendenti di ricevere regali di valore. Qualora sia lecito per il cliente, occorrerà consultare la nostra Politica relativa a Liberalità e intrattenimento. In conformità a tale politica, qualsiasi liberalità deve avere un valore inferiore a 250 dollari ed essere legale, ragionevole e priva di qualsiasi finalità, anche apparente, di influenzare il cliente. In caso di incertezza su uno qualsiasi di questi punti, consultare il dipartimento di Compliance o Legal.

    Un fornitore mi ha invitato a un torneo di golf di beneficenza e il Responsabile della funzione Compliance ha approvato la mia partecipazione. Durante il torneo ho vinto un set di mazze del valore di circa 2.000 dollari a una lotteria. Posso accettarlo?

    no. Un premio ricevuto in una gara o a una lotteria è considerato una liberalità. Un liberalità di 2.000 dollari è eccessiva e accettarla vorrebbe dire violare la politica aziendale relativa a Liberalità e intrattenimento.

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    Sono al corrente di un nuovo significativo sviluppo della nostra attività commerciale che credo manderà alle stelle il valore azionario della Società. So che non posso acquistare titoli con queste informazioni, ma posso consigliare a un amico di farlo?

    no, non è possibile. è corretto dire che non è possibile scambiare titoli della Società con queste informazioni, poiché si tratta di “informazioni private rilevanti”. La compravendita di titoli della Società quando si è in possesso di questo tipo di informazioni si connota come reato di insider trading perseguibile per legge. La politica aziendale e la legge vietano anche di consigliare a terzi di acquistare o vendere titoli della Società in base a informazioni privilegiate, anche se tali informazioni non vengono condivise. Un tale comportamento potrebbe essere considerato una “soffiata” in grado di esporre il dipendente e il suo amico a sanzioni civili o penali.

    ho scoperto lavorando per la Società, che uno dei nostri clienti sta pianificando una partnership con una piccola S.p.A. Sembra il momento giusto per investire in un’azienda più piccola. Considerando che non si tratta di un nostro cliente, posso partecipare all’investimento?

    no. Quando si è in possesso di “informazioni private rilevanti” non è possibile utilizzarle per compravendite. Se e quando le informazioni sulla partnership diventeranno pubbliche, allora sarà possibile procedere all’acquisto, ma non prima.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 47

    Non commerciamo né divulghiamo informazioni interne.

    Le informazioni riservate non possono essere utilizzate a vantaggio personale. A tutti i

    dipendenti della Società è fatto divieto di scambiare o delegare altri a scambiare titoli

    di Marsh & McLennan Companies o di altre società quando sono in possesso di

    informazioni rilevanti ancora non disponibili agli investitori ordinari. Le informazioni

    rilevanti si definiscono come le informazioni che un investitore accorto valuta per

    decidere l’acquisto o la vendita di un titolo. Le informazioni rilevanti potrebbero

    riguardare la Società, un cliente o un fornitore e possono comprendere notizie su

    rendimento finanziario, piani strategici, iniziative commerciali, fusioni e acquisizioni,

    controversie legali o cambi di gestione.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa alla Compravendita di titoli da parte dei colleghi

    ACCERtARSI DI

    • non acquistare né vendere titoli di Marsh & McLennan Companies o di qualsiasi altra società quando si è in possesso di informazioni private rilevanti su Marsh & McLennan Companies o sulla società interessata.

    • non comunicare a terzi informazioni private rilevanti.

    • non effettuare vendite allo scoperto o transazioni sui derivati correlate ai titoli di Marsh & McLennan Companies.

    • non scambiare titoli durante i “periodi di blackout” se si è ricevuta notifica di tali restrizioni di compravendita.

    AttEnzIOnE A

    • Le richieste da parte di amici o familiari di informazioni riguardanti Marsh & McLennan Companies, i suoi clienti e qualsiasi altra società con la quale è in affari. Anche le conversazioni informali potrebbero essere viste come

    “soffiate” di informazioni riservate.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società48

    Utilizziamo i beni della Società in modo prudente.

    Abbiamo in affidamento i beni della Società e siamo personalmente responsabili

    della loro tutela e del loro utilizzo appropriato. I beni societari comprendono capitali,

    impianti, attrezzature, sistemi informatici, proprietà intellettuale e informazioni

    riservate.

    • trasmissioni di informazioni riservate a fax o stampanti incustodite.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica sull’Uso dei beni informatici

    • Politica relativa alla Conservazione dei documenti

    ACCERtARSI DI

    • Utilizzare e divulgare informazioni riservate solo per scopi commerciali legittimi.

    • Contrassegnare correttamente le informazioni riservate per indicare in che modo dovrebbero essere gestite, distribuite ed eventualmente distrutte.

    • Proteggere la proprietà intellettuale e le informazioni riservate condividendole solo con soggetti autorizzati.

    • Immagazzinare o comunicare le informazioni della Società solo all’interno o attraverso i sistemi informatici della Società.

    • Evitare l’uso personale eccessivo dei sistemi informatici della Società.

    • non utilizzare le attrezzature o i sistemi informatici della Società per creare, immagazzinare o inviare contenuti potenzialmente offensivi.

    • Rispettare diritti d’autore, marchi depositati e contratti di licenza di terzi nella gestione di materiali stampati o elettronici, software o altri media.

    • Evitare qualsiasi utilizzo dei beni della Società che possa danneggiarli o causare perdite alla Società stessa.

    AttEnzIOnE A

    • Condivisione delle password.

    • Beni della Società lasciati incustoditi quando inutilizzati.

    • Comunicazioni o un uso di Internet che possano introdurre virus o aprire una breccia nei firewall dei sistemi informatici della Società.

    • Utilizzo di software non approvati.

    • Discussioni su informazioni riservate in prossimità di persone non autorizzate.

    saLvaguardare i beni e Le informazioni deLLa società

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 49

    ho ricevuto una telefonata da una persona che afferma di essere un rappresentante di un nostro partner aziendale. Mi ha chiesto se fosse possibile inviargli alcuni dettagli procedurali per un progetto su cui sto lavorando. Cosa dovrei fare?

    è necessario verificare che la persona che richiede le informazioni è la persona che dice di essere e che è autorizzata da un nostro contratto a ricevere tali informazioni. Qualora sia possibile effettuare tale verifica, occorre assicurarsi che ogni pagina del documento sia contrassegnata come “Confidenziale” qualora il documento contenga informazioni private della Società.

    Stavo partecipando a una riunione presso un hotel con altri dipendenti della Società. A pranzo, tutti hanno lasciato i loro computer portatili nella sala conferenze. L’idea non mi convinceva, ma alla fine ho fatto lo stesso. ho fatto bene?

    no. I portatili e le informazioni in essi contenuti sono beni della Società. I portatili devono essere salvaguardati da smarrimenti o furti e le informazioni devono essere protette da divulgazioni non autorizzate. I dipendenti avrebbero dovuto adottare misure volte a proteggere i computer portatili, come ad esempio chiudere a chiave la sala conferenze o portare i computer con sé. Questo è un problema ricorrente quando si è fuori dall’ufficio per lavoro. Occorre evitare di lasciare i computer portatili o altri dispositivi in piena vista nelle automobili o nelle stanze d’albergo incustodite. Se possibile, utilizzare un compartimento chiuso a chiave dell’automobile o la cassaforte della stanza d’albergo quando non si porta il computer con sé.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società50

    talvolta registro il fatturato in anticipo o le spese in ritardo. non è un problema, vero? non invento i dati.

    La politica aziendale e la legge prevedono che tutte le transazioni vengano registrate fedelmente, con precisione e in maniera tempestiva. La registrazione delle transazioni in periodi temporali errati distorce i risultati finanziari della Società.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 51

    Gestiamo scrupolosamente i documenti commerciali ed eseguiamo rigorosi controlli interni.

    Marsh & McLennan Companies, una società per azioni, dipende da documenti

    commerciali completi e accurati per l’adempimento delle sue responsabilità nei

    confronti di azionisti, clienti, fornitori, autorità regolatorie e altri soggetti. Produciamo

    documenti commerciali, fra i quali documenti relativi a viaggi e intrattenimenti, e-mail,

    note, presentazioni, resoconti e documenti contabili: sono tutti completi, obiettivi e

    accurati, e li conserviamo in conformità al nostro sistema di controlli interni.

    • Distruzione, smaltimento, alterazione, mancata schedatura od occultamento di documenti, in formato cartaceo o elettronico, soggetti a una comunicazione legale di conservazione o ad analogo requisito di archiviazione.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica relativa alla Conservazione dei documenti

    • Policy sui Social Media

    ACCERtARSI DI

    • Produrre documenti contabili e commerciali che riflettano accuratamente la veridicità dell’evento o transazione sottostante.

    • Registrare le transazioni secondo quanto previsto dal nostro sistema di controlli interni.

    • Utilizzare una scrittura chiara ed accurata in tutte le comunicazioni commerciali, incluse le e-mail. Scrivere con la consapevolezza che un giorno quella comunicazione potrebbe diventare un documento pubblico.

    • Firmare solo documenti, inclusi i contratti, colleghi a revisione e ritenuti veritieri ed accurati e quindi pronti per essere sottoscritti.

    • Conservare, proteggere e distruggere i documenti in conformità alla politica di Conservazione dei documenti.

    • Comprendere le comunicazioni legali di conservazione e le altre richieste di archiviazione dei documenti e conformarsi ad esse.

    AttEnzIOnE A

    • Valutazioni o supposizioni che vengono riferite come fatti. Se si inseriscono nei documenti commerciali delle valutazioni o supposizioni, è necessario indicarle come tali.

    • Esagerazioni, linguaggio spregiativo e altre espressioni che potrebbero essere estrapolate dal contesto.

    • Comunicazioni relative al proprio lavoro su blog o social network. tali comunicazioni possono essere considerate documenti commerciali e pertanto soggette alla politica di Conservazione dei documenti della Società e ad altri requisiti.

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia nella Società52

    Comunichiamo con investitori e pubblico in modo onesto e professionale.

    Ci impegniamo a fornire comunicazioni oneste, professionali e legali a investitori

    e pubblico. Ci prendiamo cura di tutte le nostre comunicazioni, interne o esterne,

    formali o informali.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Politica sull’Uso dei beni informatici

    • Politica sulle Relazioni con i Media

    • Policy sui Social Media

    ACCERtARSI DI

    • Seguire le linee guida emesse dal proprio dipartimento di Risorse Umane riguardanti l’accesso a forum elettronici e social network esterni.

    • non parlare con i media di questioni che coinvolgono la Società senza previa autorizzazione da parte dell’ufficio Relazioni con i Media della propria Società o della funzione Comunicazioni aziendali.

    • Comunicare le richieste di azionisti e analisti finanziari alla funzione Relazioni con gli investitori.

    • Ricevere l’approvazione da parte dell’ufficio Relazioni con i Media della Società o dal proprio superiore prima di rendere pubblici discorsi o iniziare a scrivere articoli per riviste specializzate o altre comunicazioni pubbliche per conto della Società.

    • Chiedere l’approvazione del dipartimento Comunicazioni interne della propria Società prima di divulgare qualsiasi

    comunicazione destinata a un ampio pubblico di dipendenti. Le comunicazioni destinate a una distribuzione trasversale all’interno della Società richiedono l’approvazione della funzione Comunicazioni aziendali.

    AttEnzIOnE A

    • Qualsiasi invito a parlare in nome della Società in comunicazioni personali, comprendenti e-mail, blog, bacheche elettroniche e social network.

    • tentazione di utilizzare il proprio titolo aziendale o l’affiliazione con la Società fuori dal lavoro, ad esempio beneficenza o lavoro comunitario, senza chiarire che l’utilizzo assolve a scopi identificativi e non di rappresentanza della Società.

    • Conversazioni con giornalisti che chiedono informazioni sulla Società senza prima consultare il dipartimento di Relazioni con i Media della propria Società o la funzione Comunicazioni aziendali.

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    Un giornalista del Financial Times mi ha contattato chiedendomi di commentare, a nome della Società, un frammento della legislazione attuale. Stamattina ho discusso con il mio responsabile della nuova legge e mi sento propenso ad accettare. Posso rispondere alle domande del giornalista?

    no. tutte le richieste dei media vanno presentate il dipartimento di Relazioni con i Media della propria Società oppure alla funzione Comunicazioni aziendali, anche se si ritiene di sapere quale sia il loro responso.

    Un amico dice che potrei avere problemi qualora pubblicassi informazioni inerenti la Società sulla mia pagina Facebook. Solo i miei “amici” vedono i miei post e non intendo pubblicare niente che abbia a che vedere con gli aspetti finanziari; pertanto non credo sia un problema. Chi ha ragione?

    ha ragione l’amico. Facebook è un sito pubblico, anche se la propria pagina non lo è e le informazioni che potrebbero influenzare la percezione pubblica o la reputazione della Società possono passare rapidamente e facilmente dai propri “amici” ad altri soggetti. Occorre usare la massima prudenza quando si pubblicano messaggi su blog o social network riguardanti il proprio lavoro nella Società.

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    comunitàcostruire La fiducia con Le

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.comCostruire la fiducia con le comunità56

    Forniamo sostegno alle nostre comunità.

    La nostra Società impiega oltre 50.000 persone che vivono in migliaia di comunità in

    più di 100 paesi. Abbiamo scelto di supportare le comunità in cui operiamo e dove

    vivono e lavorano i nostri colleghi. Dimostriamo la nostra responsabilità sociale

    aziendale attraverso contributi di beneficenza, assistenza pro bono, volontariato e

    partenariati con organizzazioni i cui programmi e servizi aiutano comunità e persone

    a rischio. Al fine di massimizzare i risultati benefici e garantire che il ricavo possa fare

    davvero la differenza a vantaggio del bene comune, la Società prevede procedure per

    la proposta e l’approvazione di contribuiti e richieste di beneficenza.

    PER APPROFOnDIMEntI

    • Responsabilità Sociale d’Impresa presso Marsh & McLennan Companies

    • Politica relativa a Contributi e sponsorizzazioni

    ACCERtARSI DI

    • Seguire le politiche aziendali atte a erogare e sollecitare contributi di beneficenza. Ciascun contributo deve essere approvato in conformità con le procedure della propria Società.

    AttEnzIOnE A

    • Richieste da parte dei clienti di donazioni per cause benefiche. tali richieste devono essere approvate in conformità con i processi aziendali, come tutti i contributi di beneficenza. Se un cliente chiede di contribuire con i propri fondi, consultare un responsabile oppure il dipartimento di Compliance o la funzione Legal.

    esercitare La buona cittadinanza

  • informazioni visitare il sito web www.Compliance.mmc.com Costruire la fiducia nella Società 57

    Una mia collega gestisce una piccola organizzazione no profit oltre alle sue responsabilità affidatele dalla Società. ho notato che spesso utilizza il telefono dell’ufficio per fare delle telefonate che riguardano la sua organizzazione benefica. è ammissibile?

    I supervisori hanno un certo numero di responsabilità in questa situazione. In primo luogo, occorre accertarsi che la collega abbia ottenuto l’approvazione riguardante la sua posizione all’interno dell’organizzazione no profit in conformità alla Politica aziendale relativa alla Direzione e altre posizioni con organizzazioni esterne a Marsh & McLennan Companies. In secondo luogo, bisognerà effettuare una segnalazione qualora le responsabilità esterne della collega interferiscano con la capacità di adempiere al


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