GPI Learning Services, rev 02/06/2012    1  

 TeammateTime Frequently Asked Questions 

What is TeammateTime?   

TeammateTime (TmT) is an automated scheduling, time and attendance system that will be replacing 

MyTime, Payroll Budgeting By Man Hour, and Kronos systems in our stores (US & Canada), Distribution 

Centers, and our corporate campus.  One system for the entire GPI organization.  

Why are we replacing our current systems? 

Our current systems have reached the end of their life cycle and are at risk of becoming obsolete.  In 

addition, we need a more robust system that makes it easier for the organization to comply with not 

only our corporate policies, but with the many unique state/local/province requirements.   

What is the advantage of TmT? 

Store managers now have one tool to manage schedules and payroll budgets to align with customer 

patterns.  Currently Store managers need to create schedules in one system (PBBMH), view invoice by 

hour patterns in Exploris, and manage payroll in MyTime.  All 3 functions are now combined in a single 

tool.  TmT includes dedicated task flows that guide the manager in completing tasks and managing 

payroll on a daily basis.  TmT includes graphs and data that guide the manager in matching schedules to 

actual customer transaction patterns, improving our customer service. 

What changes for the teammate? 

Individuals will now be using a more robust clock, with additional functionality.  It is an extremely easy 

user interface available in English, Spanish, and French, making it easier for all out teammates to track 

their time. 

Teammates will have a single place to enter time off requests, view their time card, and review and 

approve punch edits. 

What is the guiding principle behind TeammateTime? 

TmT is focused on our 2 most important assets; our dedicated teammates, and our customers.  A system 

that enables us to have the right teammate at the right place at the right time to deliver on our brand 

ambition of providing unparalleled customer service. 

When will TmT be rolled out? 

The first wave of 75 stores will be going live on TeammateTime on 26 November.  We will be rolling out 

a new wave of stores, by region every 2 weeks, completing the store rollout by the end of March 2012. 

Starting in December, we will begin to transition corporate users and DC’s onto TeammateTime. 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    2  

When will I be trained? 

RDOs must attend a “train the trainer” webinar no later than 2 weeks prior to their stores’ go‐live date.  

These RDO webinars are held every Tuesday at 2:00 Eastern. RDOs will find the webinars listed under 

their Assigned Training in the Learning Center; they need to register for the session (date) they wish to 

attend. (They may attend more than one.) RDOs will be provided with training materials, which are 

available in the TeammateTime Information Center on CARQUEST Link (see link on JV Stores tab). 

After attending the “train the trainer” webinar, RDOs will train their store managers. (Store Managers 

are not assigned any training in the Learning Center.) RDOs or Store Managers also need to train 

Associate Store Managers, as they have the same Core/Site Manager access and can act as a backup 

(such as closing pay period when the Store Manager is on vacation).  

Store Managers will provide their hourly teammates with Quick Tips and show them how to clock in and 

out using the new Web Clock.  

DC Management will receive training in January and will be responsible for showing their hourly 

teammates how to clock in and out using the new Eagle clocks. 

I am an RDO whose stores are not yet using TeammateTime. When will my stores get access to the 

system? 

Store Managers and their RDOs are given access to TeammateTime approximately two weeks prior to 

their go‐live date. Once you are given access, you will be able to see the TeammateTime links to the 

Core, Site Manager, and MyTmT on the JV Stores tab of CARQUEST Link. To find out your go‐live date, 

see the rollout schedule, which is available from the TeammateTime Information Center link on JV 

Stores tab. 

I am an RDO whose stores are not in TeammateTime yet. What is the deadline for entering Scheduling 

Requirements (General Availability/Fixed Shifts)? How can I run the Auto Schedule? 

Your Store Managers must enter their Scheduling Requirements (General Availability/Fixed Shifts) no 

later than the end of business on the Tuesday before their go‐live date. Depending upon when 

Scheduling Requirements are entered, you may need to run the auto schedule; auto schedules should 

be done by the Wednesday before your go‐live date. (See example below.) Store Managers need to 

review, edit, and post these schedules in Site Manager by the Thursday before your go‐live date. 

For example, let’s say your go‐live date is Saturday, Jan 21: 

If all of your stores enter their Schedule Requirements by Jan 7, then on the night of Sunday, Jan 

8 the system will automatically generate the schedule for the week of Jan 21. On the night of 

Sunday, Jan 15 the system will automatically generate the schedule for the week of Jan 28. 

If all of your stores enter their Schedule Requirements after the Jan 8 deadline, you need to run 

the auto schedule for the week starting Jan 21 for each store. If your stores also miss the Jan 15 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    3  

deadline, you will also need to run the auto schedule for the week starting Jan 28 for each store. 

RDOs can run the auto schedule from the Core as follows: 

1. Log in to the Core. 

2. In the Quick Find box at the top of the screen, type auto and click the Auto Schedule 

button that appears. 

3. In the Business Unit field, select the GL code of the first store. 

4. In the Date field, select or enter the start date of the first week to be scheduled. (Jan 21 

for this example.) 

5. Check the checkboxes beside Store Labor Run. 

6. If the store’s Schedule Requirements include Fixed Shifts (e.g. CDT‐ loop, machinist, 

machinist – lead, shop lead, hub supervisor, store sales rep, and receiving and dispatch 

coordinator II), click the checkbox beside Fixed Shifts Labor Run. 

7. Click the Auto Schedule button. 

8. A dialog box will notify you that the task will run in the background. Click the OK button 

to close the dialog box. 

When the auto schedule is complete, you will be notified with a message in the Inbox. (The 

Inbox icon in the upper‐right corner of the window will flash.) 

Repeat Steps 3‐8 for each Business Unit (location) for the weeks that need to be scheduled 

(the weeks of Jan 21 and possibly Jan 28 in the example above). 

How can a store that is on TeammateTime borrow a Teammate from another store that is not currently 

using TeammateTime? 

The teammate’s time will need to be captured at their home store and tracked in MyTime. The store 

manager will need manually enter the punches in MyTime for now, and the borrowed teammate will 

not be on the schedule for the store with TeammateTime. 

What are the requirements for TeammateTime passwords? 

Passwords must be no more than 11 characters long. (This is a limitation in the Core.) Passwords should 

not be in ALL CAPs. (This is a limitation of Site Manager.) Passwords are case sensitive. If your password 

does not work, call Voice of the Teammate (VOTT) at 1‐877‐443‐5747. 

I am trying to log in and get an error message saying “you are not authorized.” 

This message means that your location (BU) has not yet been loaded into TeammateTime. Teammates 

are loaded into TeammateTime approximately two weeks prior to their location’s go‐live date. Also, 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    4  

exempt managers will receive this error message if they try to log in to MyTmT. (MyTmT is for hourly 

teammates only.) 

How does TeammateTime forecast labor demand? 

TeammateTime is populated with 62 weeks of history. This data is summarized in 15 minute intervals. 

The system uses the last 10 weeks of data for trending and looks at prior year for seasonal impact. It 

uses 17 transaction types to forecast labor demand. For new stores, the system will use minimum 

staffing levels and data from similar stores to generate initial labor demand forecasts. For more 

information, see the Introduction to TeammateTime slides; access these slides by clicking the 

TeammateTime Information Center link on the JV Stores tab of CARQUEST Link. 

How does TmT determine how many hours to schedule each teammate? 

For teammates who are scheduled based on labor demand, such as Customer Service Teammates and 

Customer Delivery Teammates in the US, the system schedules teammates based on certain criteria 

(need a manager, a driver, someone to open, someone to close, etc.) Hours are allocated to each role in 

this order: Store Manager, Associate Store Manager, full‐time, part‐time, variable schedule part‐time.  

Part‐time teammates will be scheduled for 20‐30 hours. Full‐time teammates will be scheduled for a 

minimum of 35 hours and Associate Store Managers receive a maximum of 45 hours. Store managers 

are scheduled for a maximum of 50‐60 hours.  After each week’s schedule is generated, the manager 

can adjust each teammate’s hours if needed. 

I have forgotten my password. How can I get it reset? 

Call Voice of the Teammate (VOTT) at 1‐877‐443‐5747 to have your password reset if you have forgotten 

it or if you have been locked out due to entering your password incorrectly several times in a row.  

Note: When you log in for the first time, you are prompted to reset your password. If you have been 

using MyTime, it is recommended that you enter your MyTime password since it will be easy for you to 

remember. TeammateTime passwords must be no more than 11 characters long and must not be in ALL 

CAPS. 

I am a manager and I cannot access MyTmT. 

Exempt teammates do not have access to MyTmT so they will get error when they log in: “You do not 

have authorizations to any modules at this time.” At this time, only non‐exempt teammates can access 

MyTmT. 

How do I get my Clock‐in PIN? 

Managers should provide their teammates with their Clock‐in PINs. (For instructions, see the 

TeammateTime Manager’s Guide, available from the TeammateTime Information Center link on the JV 

Stores tab on CARQUEST Link). If you forget your Clock‐in PIN, ask your manager or RDO to look it up for 

you or call Voice of the Teammate (VOTT) at 1‐877‐443‐5747. 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    5  

What should I do if my teammate is not showing up in TeammateTime? 

1. Is the teammate new to the company? Teammates are loaded into TeammateTime in a nightly feed from Oracle. Once the teammate is in Oracle with a teammate ID assigned, they should be in TeammateTime within 24 hours. 

2. Is the teammate a recent transfer? After the transfer is complete in Oracle, the teammate will be visible to the new manager in TeammateTime at the start of the new pay cycle. 

3. Is the teammate returning from Leave of Absence (LOA)? During LOA, the teammate is made inactive in TeammateTime. The process for finalizing leave documentation must be completed and the teammate must be active in Oracle, and then the teammate will be made active in Teammate Time the following day. 

4. If none of the situations above are the case, call Voice of the Teammate (VOTT) at 1‐877‐443‐5747. They will open a ticket and route it to Store Operations Support who will address the issue. 

Note: When a teammate who is new, transferred, or returning from LOA is activated in TeammateTime, 

they are not automatically added to any schedules that have already been generated. The manager can 

manually add a shift for a new teammate on an existing schedule. The manager will have to update the 

teammate’s Schedule Requirements (General Availability and/or Fixed Shifts) to ensure that the system 

will correctly auto‐schedule the teammate for all new schedules. 

How are time off requests handled? 

Hourly teammates who are using TeammateTime should log in to MyTmT to submit time off requests. 

(Refer to the TeammateTime Quick Tips for Teammates.) Time off requests must be made at least two 

weeks in advance. Vacation may be taken in four (4) or eight (8) hour increments only. To request time 

off in four‐hour increments, choose the “Partial Day” option in the My Time Off screen in MyTmT. 

(Reference the Vacation Benefits Policy HR‐116 and Sick Leave Policy HR‐140 on CARQUEST Link for full 

details of these benefit plans.) 

Time off requests are updated into the Timecard Summary in TeammateTime every hour; it may take an 

hour for the request to be sent to the manager. 

Managers are notified of new time off requests in TeammateTime and can approve, deny, or cancel 

requests in the system. (Refer to the Manager’s Guide.) Time off requests are updated into the Timecard 

Summary in TeammateTime every hour; it may take an hour for the approval to display for the 

teammate in MyTmT. 

Note: For locations where TeammateTime has not yet been implemented, vacation and sick hours will 

continue to be recorded in MyTime. 

 

 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    6  

How is Vacation and Sick Leave time reported? 

Beginning February 2012, the company will report vacation and sick leave balances for GPI Corporate 

and CARQUEST US teammates, reflecting hours accrued and taken during the calendar year. 

Salaried Teammates Hourly Teammates

Salaried teammates will request vacation time 

using Oracle’s Teammate Self Service (TSS).  

Additional instructions about submitting requests 

through TSS will be provided through the 

Learning Management System in January.

Hourly teammates will request vacation time 

using Teammate Time (TmT).  For locations 

where TmT has not yet been implemented, 

vacation and sick hours will continue to be 

recorded in MyTime and loaded to Oracle from 

that system.

Vacation balance information will be available on 

the pay advice for the February 15 pay date for 

salaried teammates.  Balance information will 

also be displayed in TSS.

Vacation and sick time balance information will 

be available on the pay advice for the February 

10 pay date for hourly teammates.  Balance 

information will also be displayed in TmT.

Reference the Vacation Benefits Policy HR‐116 and Sick Leave Policy HR‐140 on CARQUEST Link for full 

details of these benefit plans. 

Should the RDO or the Store Manager close the pay period? 

It is recommended that the Store Manager close the pay period (refer to the Manager’s Guide), 

although the RDO and the ASM can also do this. RDOs can review timecards at any time with their login. 

My teammate has just clocked in, but I do not see him listed as on the clock in the Site Manager. 

There is a lag of up to five (5) minutes before the teammate displays as being currently on the clock in 

Site Manager; however, the actual clock‐in time will be recorded correctly in the system.  

If a teammate tries to clock in more than five (5) minutes early, that punch will be rejected and the 

teammate will see a notice on the clock; at this point, the teammate is not on the clock. The teammate 

needs to wait until it is no more than five minutes before the start of shift to clock in or the teammate 

can ask a manager to override the clock.  

Can Commercial Sales Managers be auto‐scheduled in TeammateTime? 

Since Commercial Sales Managers (CSMs) are assigned to stores in Canada, Store Managers in Canada 

can schedule CSMs using Fixed Shifts. US Store Managers cannot schedule CSMs as they are assigned to 

the corporate cost structure in the US. 

 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    7  

There was a problem with a system import that caused duplicate records to be created for a teammate’s 

Schedule Requirements (General Availability/Fixed Shifts). How do I fix this? 

 1. Click the Add Schedule Requirements button. 

2. Enter the same Start Date as used for the duplicate records. 

3. Enter the General Availability/Fixed Shifts again and click the Submit button. 

4. Select the Save and override existing Schedule Requirement(s) choice in the pop‐up box. 

This will replace the duplicate Schedule Requirements with the new one you just created. 

 

How can I correct Schedule Requirements (General Availability/Fixed Shifts) that were entered 

incorrectly or that have changed? 

You cannot edit Schedule Requirements – you must enter them again from scratch, using the same Start 

Date as the original Schedule Requirements. The new Schedule Requirements will replace the old ones. 

How is Holiday Pay handled? 

Holiday pay is automatically entered into TeammateTime for company holidays. When reviewing 

timecards, you will see the holiday pay on the timecards. To take a floating holiday, teammates should 

submit a Time Off Request and select “floating holiday” in the Type field.  

How do I review the Timecard Summary for accuracy before closing the pay period? 

Review hours worked. Ensure vacation pay is correct. Review holiday pay for accuracy; the system 

automatically inputs holiday pay – do not duplicate. Important: If you borrowed teammates during the 

pay period, you will not see them on the Timecard Summary in Site Manager. You must run the Pay 

Summary Report in the Core; be sure to select “Include Borrowed Employees” before you click Run 

Report. 

California and Alaska teammates are paid overtime for any daily hours over eight (8) hours. How does 

the TeammateTime manage this? 

For California and Alaska teammates, the system will track any daily hours over eight (8) hours to ensure 

proper payment. This will not appear in the Approaching Overtime report in TeammateTime. However, 

the auto‐schedule task takes this constraint into consideration when scheduling and will not schedule 

these teammates for more than eight (8) hours in a day. Also, overtime is controlled by punch 

validations which restrict clocking in more than five (5) minutes early or clocking out more than five (5) 

minutes late. 

 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    8  

How can I copy and swap shifts Site Manager? 

In the weekly grid view, you can do any of the following: 

To copy and paste a shift: Click the shift; press Ctrl+C on your keyboard; click the empty cell 

where you want to paste the shift; press Ctrl+V on your keyboard. 

To cut and paste a shift (swap shift): Click the shift; press Ctrl+X on your keyboard; click the 

empty cell where you want to paste the shift; press Ctrl+V on your keyboard. 

To delete a shift: Click the shift; press Delete on your keyboard. 

In the daily view: 

To swap a shift: Click the existing shift and drag it to the row of the teammate you want to give 

the shift to. If necessary, click and drag the shift to the right or left to adjust the start and end 

times. 

Superstores run extra payroll to support the surrounding stores with inventory controls, pulling parts, 

etc. They get an allocation back from the stores they serve to reimburse them for labor costs when the 

month closes in the P&Ls. How are Superstores handled in TeammateTime? 

Superstore expense recovery is not addressed in the stores; however, the demand includes store‐to‐

store transfer invoices.  

In my store, can I run the Web Clock on more than one computer? 

Yes, however, each teammate must use only one computer Web Clock for the duration of their shift. For 

instance, let’s say you launch the Web Clock on Computer A and Computer B. If John clocks in on 

Computer A, he must use only Computer A all day for starting and ending his meal/breaks and clocking 

out at the end of shift. (This is because the Web Clocks on different computers do not “talk” to each 

other.) 

The system is scheduling the Store Manager to perform multiple roles, such as Customer Delivery 

Teammate. Why is this happening? 

The system takes into account labor demand, budget, and staff availability when scheduling teammates. 

For instance, a Customer Service Teammate, Associate Manager, or Store Manager may be scheduled to 

deliver if no Customer Delivery Teammate is available when one is needed. There will be fewer 

instances of this happening once store staffing is closer to the model needed for the store. 

I need to print and post the schedule for my store, but the schedule I printed in Site Manager is not 

detailed enough. 

Run and print the Weekly Schedule Report in the Core. You can choose which details to include in this 

report, such as meal breaks and labor roles. 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    9  

How can I group teammates by role on the schedule? 

Run the Weekly Schedule Report in the Core. This report gives you the option to sort or filter by role. 

How can I see payroll budget and payroll costs? 

RDOs and Store Managers can see payroll budget and payroll costs on their dashboard in the Core. The 

screenshots below are for a Store Manager’s view for one store. By default, RDOs have an above‐store 

view. RDOs can change filters to view data for a specific store. 

 

Note: 

The Scheduled Costs displayed are only updated nightly. If you are making edits to the schedule, 

the best view for cost of schedule can be seen in the Weekly Schedule for comparison to the 

budgeted dollars. 

Actual schedule labor cost includes only paired punches. 

Budget does not include cost of salaried manager or the jobs outside the store workgroup (such 

as machinists or loop drivers).  

Auto schedule will not exceed the budget, within a small variance. 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    10  

I’ve just made edits to a schedule. How can I see the updated schedule cost? 

You can see real time schedule cost by accessing the Weekly Schedule (not Weekly Schedule Report) 

from the dashboard in Core. Another way is to run the Schedule Performance Report; to access this 

report, type schedule performance in the Quick Find box at the top of the screen. 

 

When viewing payroll budget and costs in the Core, the data is missing. How can I make the data display 

for a specific date range and/or store location? 

If no data displays, you will need to change the filters. You can also change the filters to view data for a 

specific date range. If you are an RDO, you will see an above‐store view of data for all of your stores; you 

can change the filters to view a specific store (BU). 

 

 

To change the data filters: 

1. Click the Pencil icon.   A pop‐up window displays. 

 2. RDOs only: In the Org Unit field, you can choose the location of the store you wish to view. (For 

an above‐store view, select RD0 – Your Name.) 

3. Store Managers only: In the Org Level field, select BU to view your store’s data.  

4. RDOs only: If you selected select RD0 – Your Name in the Org Unit field, select BU Group in the 

Org Level field. 

5. In the Date Range field, select Range of Weeks. (Start and End fields will appear.) 

6. In the Start and End fields, enter the date range of the data you wish to view. 

7. Click the Save & Close button to close the pop‐up window. Data will display according to the 

filters you selected. 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    11  

Why am I seeing punch exceptions that say the manager was a no‐show? 

This is normal , we have many locations throughout the company where store managers are required to 

punch in and out; as such, the system tracks punches (or lack thereof) for all Store Managers. 

If a teammate forgets to punch to End Meal, can he/she still Punch Out at the end of shift? 

The system will reject the Punch Out attempt and display a message telling the teammate he/she is 

“currently on meal.” The teammate will need to ask for a manager override. Or, the teammate can 

punch to End Meal and then Punch Out; the teammate will need to notify the manager that the End 

Meal punch time is wrong and ask the manager to edit the timecard with the correct End Meal time. 

One of my teammates accidentally clocked into MyTime instead of TeammateTime. What do I do? 

You will need to manually enter the punch time(s) into TeammateTime for this teammate. See the 

TeammateTime Manager’s Guide for instructions on editing a timecard. 

Why are there unfilled shifts? 

There are 2 primary reasons for an unfilled shift: 

Constrained by budget – TmT uses the budget as a limiting factor, so if demand exceeds payroll budget it will solve for best match to budget.  Filling unfilled shifts or manual edits often can create a schedule in excess of the budget 

Limited by teammate availability – if the demand is for a CST and none are available in that time slot it will leave an unfilled shift 

 Make sure you know why the unfilled shift exists before you fill it.   What is included in a store’s payroll budget? 

TeammateTime is loaded the same as PBBMH v2. In future releases it will include ALL payroll cost, but today it is the same as v2 in PBBMH. 

TmT does calculate the cost of the entire schedule, so make sure you are tallying up the controlled positions and comparing them to budget.  

Use fixed shifts sparingly. Fixed shifts should only be used when absolutely necessary (for ISSP/ISO/Hub/Loop/Machinist). If your stores (US) are using fixed shifts to force a schedule, you MUST stop that practice now.  

How do I perform a manager override of the Web Clock? 

Click the Manager Override button. Enter your Clock‐in PIN in the Manager’s Clock‐in PIN field and 

press Enter to accept. Enter your override password (first four numerical digits of your teammate ID) in 

the Clock Override Password field and press Enter to accept. Enter the punch date and time, click the 

Override Punch button, and then click the Close button. (See the “Manager Override of Web Clock” 

section of your TeammateTime Manager’s Guide for details.) 

 

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    12  

What is the process for assigning clock manager override ability to keyholders? 

When necessary, RDOs can assign clock manager override ability to keyholders.  Do this sparingly ‐ you 

do not want a proliferation of override PINs at the store. 

1. Log in to the Core. Type Workforce into the Quick Find box at the top of the screen and click on the Workforce Employees button. 

 2. Click the keyholder’s name and then click the Time and Attendance tab. 3. Click the Allow Overrides at Timeclocks checkbox. 

 4. In both the Override Password and Confirm Password textboxes, type the first four digits of the 

teammate’s ID. If the teammate’s ID has fewer than four digits, add zeros at the end. (For example, for u123 the password would be 1230.) 

5. Click the Save & Close button. 6. Explain to the keyholder how to perform a manager override using his or her Clock‐in PIN and 

manager override password.   

I have a teammate that regularly works a split shift from 9:00 a.m. – 11:00 a.m. and 3:00 p.m. – 5:00 

p.m. Monday through Friday. How can I create this schedule? 

Regular shifts are scheduled using Fixed Shifts. At this time, the Fixed Shifts functionality does not allow you to enter a split shift, so you will have to do some manual work to add the second shift of each day. 

1. Enter the first shift of each day as Fixed Shifts (in this example, 9‐11 M‐F).  2. After the system auto‐generates a week’s schedule, manually add the second shift to each day 

as needed (in this example, 3‐5 M‐F).  For instructions on entering Fixed Shifts and adding shifts, refer to the TmT Manager’s Guide.  How do I schedule my monthly store meetings? 

After the schedule has been generated for the week of the meeting, you will need to edit the schedule 

to add a shift for each teammate that needs to come in for the meeting or extend the shift for any 

teammates who need to stay late for the meeting. You will need to do this manually for each store 

meeting each week. For instructions on adding shifts and editing shift times, refer to the TmT Manager’s 

Guide. 

Can an Associate Store Manager (ASM) perform a manager override for his or her own punch?  Yes, anyone with clock override privileges can override any rejected punches, including their own.     

TeammateTime FAQs  

GPI Learning Services, rev 02/17/2012    13  

What is the process for closing a pay period that includes borrowed teammates? 

If you borrowed teammates during the pay period, you will not see them on the Timecard Summary in Site Manager. To see the hours of borrowed teammates you must run the Pay Summary Report in the Core; be sure to select “Include Borrowed Employees” before you click Run Report. 

Important: A borrowing store should run the Pay Summary Report to confirm that the borrowed teammates’ hours are correct and then close its pay period before the home store closes its pay period; this is because after the home store closes its pay period, the borrowing store cannot edit the borrowed teammates’ hours. 

The Web Clock rejected a teammate’s punch. This happened after I had edited one of the teammate’s punches earlier in the day. What should I do and why did this happen?  

What you should do: You need to “refresh” the Web Clock so that it will retrieve the timecard edits that you made. To do this, simply close the Web Clock, launch it again, and then ask the teammate to enter the punch. 

Why this happened: When you launch the Web Clock, it downloads all of the latest information from TeammateTime (punch edits, schedules, employee information, etc.). However, while the Web Clock is up and running it does NOT get any further punch updates from TeammateTime – it only knows the punches that are performed on that Web Clock while it is open. So, let’s say the teammate informed you that he forgot to enter the Start Meal punch when he left for lunch. You went into Site Manager and entered the Start Meal time for him. This information was not sent to the Web Clock, which is why the Web Clock rejected the teammate’s End Meal punch –it did not know that he had started a meal. If you close the Web Clock and launch it again, it will allow the teammate to enter the End Meal punch. 

I tried clicking and dragging to adjust the start time of a shift in Site Manager and I got a very long error 

message (“rp.sitemgr.ErrorLookup.ProcessingResultCodes….”). What should I do to avoid this? 

RedPrairie is aware of this issue and is working to address it. For now, to avoid the error message click 

and drag the entire shift to the desired start time. Then, if needed, click and drag the end of the shift to 

adjust the end time. 

How many days of non‐paid time off can a manager approve in TeammateTime? 

Managers can approve request for up to five days of non‐paid time off in TeammateTime. Request of six 

days or more need to go through the Leave Administration group. 

Can I leave the Web Clock open all day and night at my store? 

You should close the Web Clock at night. In fact, it is best to close and reopen the Web Clock periodically 

during the day. This is because each time you launch the Web Clock it is refreshed with the latest data 

from TmT.