Template Sourcing Strategie2
inhoudSopgave1.Doel template 3
2. Structuur notitie 3
3. Inleiding Sourcing Strategie 4 3.1 IT-SourcingenCloudComputing 4 3.2 ModellenvanIT-sourcing 4 3.3 LeveranciervanIT-services 5 3.4 VoorbeeldenvanalternatievevormenvanRight-sourcing 5 3.5 Strategie 6 3.6 TemplateSourcingStrategie 6 3.7 Initieelversusvolledig 7
4. Aansluiting op Instellingsdoelen en IT-beleid 8 4.1 Instellingsdoelen 8 4.2 IT-beleid 8 4.3 InbeddingCloudStrategie 9
5. Sourcing Strategie als kader voor de volledige sourcing lifecycle 10
6. Template voor formulering Sourcing Strategie 12 6.1 DoelenenuitgangspuntenIT-sourcing(‘to-be’) 12 6.2 Analysebestaandesituatie(‘as-is’) 14 6.3 BelangrijksteveranderingenmetIT-Sourcing(‘gap-bridging’) 17 6.4 Sourcingoptiesenkeuzes 18 6.5 Roadmapenresources 19 6.6 Evaluatiestrategischeresultaten 19
7. Strategische, tactische en operationele aansturing 20
8. Bijlagen 21 8.1 Mogelijke‘objecten’vansourcing 21 8.2 MaturitymodelCMMI 22 8.3 BeslismodelIT-Sourcing 23 8.4 SjabloonvoorBusinesscaseIT-Sourcing 24 8.5 TemplateSourcingStrategie 25
Template Sourcing Strategie 3
1. doel TemplaTeHetSURFActiviteitenplanCloud2012steltalsdoelbijtedragenaanhetontwikkelenenimplementerenvanCloud-beleidbijdeinstellingen.HetontwikkelenenvaststellenvaneenCloudStrategieisdaarvaneencruciaalonderdeel.OnderstaandetemplatewildeinstellingeneenhandreikingbiedenvoorhetopstellenvandeeigenCloud-strategie.
Detemplateisgebaseerdopbeschikbarebest-practicesenliteratuur,metname-ToolboxSourcingSURF1
-ImplementingStrategicSourcing,amanager’sGuidetoWorldClassbestPractices,ChristineV.Bullen,RichardLeFaveandGadJ.Selig,VanHarePublishing’
EenPre-definitieveversievandetemplateisop23mei2012besprokendoorCIO-Beraad,CvDURenCOMIT.Deversieisdaarbijalsgoedbruikbaarvoordeinstellingenaangemerkt.DeTemplatebiedteenstructuur,maaktduidelijkwelkecomponentenrelevantzijn,dientalszodanigalseenchecklist,legteenbasisvooreengemeenschappelijketaal,nodigtuittothethanterenvandezelfdecriteriabijelkobjectvansourcingenmaaktuitwerkingenvanverschillendeinstellingenvergelijkbaar.
Onderliggendenotitieis,metverwerkingvanopmerkingenuithetoverleg,dedefinitieveversieenisbeschikbaarvoorinstellingentenbehoevevanhetopstellenvandeeigenCloud-strategie.
Denotitiebiedteentemplateaanvoorhetformulerenvaneenstrategie.Hetprocesomtekomentoteengedrageninvullingvaltbuitendescopevandezenotitie.
2. STrucTuur noTiTieDenotitiebiedtdeondersteuningdoor•eeninleidingtegevenopdegehanteerdebegrippenenmodellenvoorSourcingen
Strategie,afsluitendmetdeoutlinevandeaangebodentemplate•derelatiesaandeordetestellenmethetinstellings-enIT-beleid•deSourcingStrategietepositionerenindesourcinglife-cycle•detemplateuittewerkenvoordeformuleringvandeCloudStrategie•debenodigdeaansturingtebehandelenvoordestrategische,tactischeen
operationeleonderdelen
1 Zie www.surf.nl/toolboxsourcing2 Zie daartoe de literatuur over bijvoorbeeld change management. Deze zou voor het tot stand brengen
van de Sourcing Strategie vertaald kunnen worden naar het strategisch-bestuurlijke/management niveau van de instelling. Inspiratiebron kan het change management model zijn van John Kotter: schep een gevoel van urgentie, vorm een leidende coalitie, bepaal een visie, communiceer de visie, bekrachtig het handelen naar de visie, realiseer quick-wins, houdt vast aan veranderen, bestendig gerealiseerde veranderingen.
Template Sourcing Strategie4
3. inleiding Sourcing STraTegie
DeinleidingbehandeltdehiertehanterenterminologierondSourcing,relateertdezeaanCloudComputing,geeftdefinitiesenwerkttehanterenmodellenvanSourcinguit.BovendiengeeftdeinleidingaanhoedetermStrategiewordtgehanteerd.HethoofdstuksluitafmeteenoutlinevanhetaangebodenTemplateCloudStrategieensuggestiesvooreeninitiëleofvolledigeaanpak.DaarmeewordtdebasisgegevenvoordeverdereuitwerkingvandeCloudStrategieindevolgendehoofdstukken.
3.1 IT-Sourcing en Cloud ComputingOnder‘IT-Sourcing’(right-sourcing)wordtdestategische,tactischeenoperationeleactiviteitverstaandieuitmondtinhetvinden,contracterenenevaluerenvandeleve-ranciervannoodzakelijkeIT-services.
CloudComputingvormt,afhankelijkvandedefinitie,eenonderdeelvansourcingofisermeeidentiek.HetNationaleInstituteofStandardsandTechnology(NIST)definieerthet(augustus2009)alsvolgt“a model for enabling ubiquitous, convenient, on-demand network access to a shared pool of configurable Computing resources (e.g., networks, servers, storage, applications, and services) that can be rapidly provisi-oned and released with minimal management effort or service provider interaction“.
IndezenotitiewordtaangeslotenbijhetonderscheidvanIT-sourcingin-in-sourcing(leverancierisonderdeelvandeeigeninstelling),-co-sourcing(leverancieriseensamenwerkingsverbandmetandereHO-instellingen
en-out-sourcing(leverancieriseenmarktpartij).
VoorCloudComputingwordenonderscheiden-privatecloud(lokaleservice,resourcesineigendom,provisioningmeteigenstaf),-communitycloud(gemeenschappelijkeservice,sharedresources,sharedstaff)en-publiccloud(publiekeservice,resourcesvanmarktpartij,alsookdestaf)
OndankssubtieleverschillenwordenindezenotitiedetermenIT-SourcingenCloudComputingalssynoniembehandeld.DeinSURF-verbandgedragen“Cloud-tenzij”visiemoetindezeterminologiegeïnterpreteerdwordennaardeeerstekeuzevooreenserviceuitdepubliccloud,tenzijdezenietgoedgenoegis,danuitdecommu-nityclouden,alsdatnognietgoedgenoegis,uitdeprivatecloud.
3.2 Modellen van IT-sourcingAfhankelijkvanhoeeigendomenbeheervancomponentenvoorIT-servicesisgeregeldwordenindeliteratuurviermodellenonderscheiden:
Businessprocess-as-a-service (BPAAS),waarbijeen(administratief)proceswordtuitbesteedenbijeenleverancieringekocht.HierbijisveelalSAAS,PAASenIAASimpliciet.Eenvoorbeeldisdesalarisverwerkingdooreenexterneleverancierofhetinnenenbetalenvanfacturen.
Software-as-a-service (SAAS),waarbijdefunctionaliteitvaneen(setvan)applicatie(s)vaneenleverancierwordtafgenomen.BijSAASisdesoftwareineigendomvandeleverancierenwordtalshetwaremethettechnischeapplicatiebeheergehuurdomdebenodigdeICT-faciliteitenendigitaleinformatievoorzieningtebetrekken.VeelalishierbijPAASenIAASimpliciet.Eenvoorbeeldishetinhurenvanemail/e-agenda/e-storebijeenexterneleverancier.
Template Sourcing Strategie 5
Platform-as-a-service (PAAS),waarbijeenserverplatformmetbeheer(hardware,operatingsystem,database)wordtafgenomen,waarop(eigen)applicaties(ofdeontwikkelingsomgevingdaarvoor)draaien.VeelalisbijPAAShetIAASimpliciet,omdatdeserversnietindeICT-ruimtevandeHO-instellingstaanopgesteld.Eenvoorbeeldisdehuurvanlinux-servercapaciteitbijeenleveranciervooreeneigenproductie-ofontwikkel-omgevingmeteigensoftware.
Infrastructure-as-a-service (IAAS),waarbijdebasis-infrastructuurvoorIT-servicesaandeordeis,zijndeICT-ruimtenennetwerk.EenvoorbeeldvanIAASishethurenvanm2enrekkenmetserversineendatacentrumbuitendecampus,metinbegripvanhettechnischebeheerdaarvan.
Onderstaandefiguurbrengthetonderlingimplicietzijnvandemodellentotuitdrukking.
Belangrijkbijdezemodellenishetvraag-enaanbodmanagementdoordeinstellingenhetkoppelingenbeheeropdeinterfacesmetdetotaleIT-infrastructuur.De‘verkaveling’vandezeservicesinhetlichtvansourcingiseenbelangrijkonderwerpbijhetopstellenvaneenCloudStrategieenwordtverderopbehandeld.VoordeIT-SourcingstrategiezijnvooralSAAS,PAASenIAASrelevant.
3.3 Leverancier van IT-servicesAlsleveranciervanIT-services,dieonderverantwoordelijkheidvandeHO-instellingaanmedewerkers,studentenenderdenwordengeboden,kunnenoptreden-DeeigenICT-dienstvandeinstellingalsinterneleverancier(in-sourcing,
privatecloud)-eensamenwerkingsverbandmetandereHO-instellingenalseen(SURF)
sharedservice(co-sourcing,communitycloud)-eenmarktpartijdiedeservicebreedindemarktaanbiedt(out-sourcing,
publiccloud)
3.4 Voorbeelden van alternatieve vormen van Right-sourcingTerverhelderingvanhetbovenstaandewordendevolgendevoorbeeldengegevenvankeuzevoorco-ofout-sourcingalsalternatiefvoordehuidigevormvanin-sourcing:-nietmeerinvesterenineigenICT-ruimtenendezecapaciteit(opdenduur)van
eldersbetrekken,metalsinzetteprofiterenvanmeerschaalgrootteenbetere
Business proces as a service
Software as a service
Platform as a service
Infrastructuur as a service
Vraag & aanbod management,koppelingen beheer
Template Sourcing Strategie6
voorzieningenvoor‘duurzameICT’(IAAS,bv.publiccloud)-algemenekantoorfaciliteitenensamenwerkingsomgevingenvoormedewerkers
enstudenten‘uitdeCloud’betrekken,metalsinzetteprofiterenvanfunctierijke,goedkopeensnelinnoverendefaciliteitenvankrachtigeleveranciers(SAAS,bv.publiccloud)
-landelijketrajectnaarvervangingvaneeninformatiesysteemdooreenmulti-tenantingerichtinformatiesysteem,metalsinzetteprofiterenvangemeenschappelijkapplicatie-entechnischbeheer(SAAS,bv.communitycloud)
-delenvanontwikkelcapaciteit(zowelexpertisealsplatform)metandereHO-instellingen,metalsinzetteprofiterenvaneenontwikkelteamvangedegenomvangenbeterekwaliteitszorgdoorexpertiseverdelingen–backup(bv.communitycloud)
Erzijnookservicesdiezich,iniedergevalvoordekortetermijn,minderlenenvooruitbesteding.Voorbeelddaarvan(in-sourcing)is-sterkverstrengeldeinstellingssystemenopbasisvanbijvoorbeeldeenOracle-/SAP-
platform,vanwegedecomplexiteitvandevelekoppelingenendevelesatellietendiegeïmplementeerdzijn
DetermservicewordthiergehanteerdvoorhetgeheelaancomponentenvaneenbepaaldeICT-ondersteuningdiebedrijfsprocessenvanzodanigeinformatie,communicatieentechnologievoorziendatdeinstellingbetreffendebedrijfsdoelenkanbereiken.Dezecomponentenbestaanuitsoftware,hardware,documentatie,organisatie,enzovoort,maarookprocessenalsapplicatiebeheer,technischbeheer,servicemanagement,enzovoort.Alszodanigwordtvoor‘service’ookdeterm‘informatiedienst’gehanteerd.
3.5 StrategieVanuitdevisieenkernwaardenvaneeninstelling,ofdievansamenwerkendeinstellingen,werkteenStrategie•dedoelstellingenuitdieoplangeretermijn(bijvoorbeeld3-5jaar)nagestreefd
worden,alsook•deaanpakdiewordtgehanteerdomdezedoelstellingentebereikenende
resourcesdiedaarvoorbeschikbaarzijn,•demanierwaaropdezeaanpakwordtaangestuurd,opvoortgangwordtbewaakten
opresultaatwordtgetoetst
MetbetrekkingtotdehuidigestartsituatievoorCloudComputingzullendeHO-instellingenonderlingverschillen.Watbetreftdegewensteeindsituatiekanwordenaangeslotenopeenmeergemeenschappelijkbeleid.InSURF-verbandhebbendeHO-instellingengekozenvooreen“Cloud-tenzij”beleid.EenvoordeeldaarvankanzijndatdevariatietussendeHO-instellingenindoelsituatiessignificantkleineris.HierdoorkunnendevoordelenvansamenwerkingophetgebiedvanCloudComputingbeterverzilverdkanworden.
3.6 Template Sourcing StrategieInhoofdstuk6wordtdetemplatevoorhetopstellenvaneenCloudStrategieverderuitgewerkt.DeoutlinevandehoofdstukkenvoordestrategieuitwerkingwordtinBijlage8.5schematischgegevenenisalsvolgt.
1.Doelenenuitgangspunten(‘to-be’)-(Langetermijn)doelenvansourcinginhetlichtvandeInstellings-enIT-strategie-Uitgangspuntenalskadervooruitwerkingeninrichting
2.Bestaandesituatie(‘as-is’)-Huidigeinrichtingsourcing-VolwassenheidIT-organisatiem.b.t.sourcing
Template Sourcing Strategie 7
-SWOT-analyse-Relevanteexterneontwikkelingen-Relevanteinterneontwikkelingen
3.Tebewerkstelligenveranderingen(‘gap-bridging’)-Samenvattingbelangrijksteterealiserenveranderingenn.a.v.‘to-be’en‘as-is’
4.Sourcingoptiesenkeuzes-Expliciterenvantebeoordelenaspecten-Wegingopties-Keuzeuittewerkenopties
5.Roadmapenresources-Opstellen(meerjaren)planningopbasisvanbovenstaandekeuzesen
beschikbaremiddelen6.Evaluatiestrategischeresultaten
-KPI’s-Meetmethoden-Rapportageplan
3.7 Initieel versus volledigDetemplategeefteenvolledigeuitwerkingvandeonderdelenvaneenSourcingStrategievaneeninstelling.Deinstellingdieaanhetbeginstaatvanhetopzettenvaneendergelijkestrategiekanerompraktischeredenenvoorkiezeneersteenmeerbeperkteopzetuittewerken.Dezekandanverderinstappenverrijktwordentoteenmeervolledigestrategie.Ditpastookinhetgegevendateendergelijkestrategiegeenstatischgeheelzalzijn,maarzichdynamischontwikkeltnaardemogelijkhedenenuitdagingenvanhetmoment.
EenminimaalstappenplantotuitwerkingvandeSourcingStrategiekanzijn:1.AnalyseerdeIT-strategieopmogelijkeCloud-doelen2.Analyseerdebestaandesituatieopdiedoelen3.Expliciteerde‘gap’4.Kiescloud-opties5.Werkdezeuit
Template Sourcing Strategie8
4. aanSluiTing op inSTellingSdoelen en iT-beleid
4.1 InstellingsdoelenDeCloudStrategiekentdeinstellingsstrategiealsbelangrijkkader.Metdeterm‘business-ITalignment’wordtditaangegeven.Dezeaansluitinglijktsomsnietvan-zelfsprekendenverdientzekeraandacht.
Onderstaandefiguur3geeftdecomponentenaan,metonderlingerelaties,dieineen‘business’strategieterugtevindenzijn.
VooraldeinstellingsdoelenvoordelangeretermijnkunnenrelevantzijnvoordehuidigeCloudStrategie.
Voorbeelden lange termijn instellingsdoelenVoorbeelden van belangrijke instellingsdoelen zijn:•Verwervenvanmeerprivateinkomstenvooronderzoek•Verdergaandezwaartepuntvormingwetenschappelijkprofiel•Versterkeninternationalepositie•Verhogenmaatschappelijkebijdrageenimpact•Differentiërenonderwijsaanbodenverhogenkwaliteitonderwijsdoor
internationalisering•Valorisatie•Versterkensamenwerkingmetandereuniversiteiten,onderzoeksinstellingen
MISSIEPrimaire functie
Reden van bestaan
VISIE EN KERNWAARDENBeleid, ambities richting de toekomst
Waarden en normen van de organisatie
STRATEGIEHoe dit te bereiken, aanpak, doelstellingen,
stuurfactoren, kritische performance indicatoren
BOUWSTENENvan de fysieke organisatie: Acties, mensen, middelen, structuur, cultuur, resultaten
3 Zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Strategische_planning
Template Sourcing Strategie 9
enkennisinstellingen•Aantrekkenvanmeerexcellente(buitenlandse)studenten,onderzoektalent•VerbeterenrendementBa-Ma-PhDopleidingen•Vermeerderenvanhetaantaldocentenmeteenacademischetitel•Verbeterenvanhetrendementvanopleidingen•Ondersteunenvandeprofessionaliseringdocenten•Stimulerenvanhetlevenlangeleren,o.a.doorflexibeletrajecten•Afstemmenopleidingenophetprofielenregionalefunctievandehogeschool•Intensiveringvanderelatiesmethetwerkveld•Verbeterenvandeaansluitingvoortgezetenmiddelbaaronderwijs•Vermeerderenaantalstudentendieeendeelvanhunstudieinhetbuitenlandvolgt•Verbeterenvandebegeleidingvanstudenten
Voorbeeld doelstellingen m.b.t. bedrijfsvoering•Bijdrageaanstrategischedoelstellingenisdemaat(businessalignment)•Concentratiedienstverleninginsharedservicecentra•Vraaggestuurdeaansturing&overeenstemmingovergewenstniveau
dienstverlening(SLA)•Integratie,efficiëntieenflexibiliteitviaarchitectuur•Kostenbesparingt.b.v.investereninonderwijsenonderzoek
4.2 IT-beleidDeinstellingenkenneneenopdieinstellingsdoelenafgestemdIT-beleid.OokdeIT-strategieiseenbelangrijkkadervoordeCloudStrategie.
VoorbeeldenVoorbeelden van relevante onderdelen van het IT-beleid zijn:•ICT-governance(businessalignment,vraagsturing,dialoog)verbeteren•Service-oriented-architecture(metharmonisatie/standaardisatievanprocessen
encomponentgebaseerdeintegratie/flexibiliteit)opzetten•Generieke,efficiëntebasisdienstverleningenadditionele,specifiekedienstverlening
invoeren•Geïntegreerde,gepersonaliseerd,geavanceerdeDLWO(anytime(7x24),anywhere,
anydevice)inrichten•Selfservicewaarmogelijkinvoeren•ICT-ondersteuningzelfgeorganiseerdecommunitiesvooronderwijsenonderzoek
verbeteren•Informatiebeveiligingophoogniveauimplementeren,identitymanagement,veilige
toegangvoorstudenten,medewerkers,gasten,partners4
•KennisdelingenschaalgrootterealiserenmetzusterinstellingenviaconsortiaenSURF
4.3 Inbedding Cloud StrategieBijdeuitwerkingvandeCloudStrategiezijnbovenstaandeonderwerpenvanbelangalskader.Zezullendanookingebedwordenindeuitwerkingvandestrategie.
ErzijnookeigenstandigeexterneontwikkelingendiedeHO-instellingennopentekomentoteenCloudStrategie.DeenormetoenamevanhetgebruikvanIT-servicesuitdepubliccloudendevariëteitaandevicesdiegebruikershanterendwingtdeHO-instellingtothetformulerenvaneenstrategiedieantwoordgeeftopdevraaghoehieropintespelen.DaarbijisopzijnminstdevraagaandeordehoedebrugteslaantussendeeigenIT-omgevingvandeinstellingenbeschikbare/gebruiktecloud-services.
4 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T002, T009
Template Sourcing Strategie10
5. Sourcing STraTegie alS kader voor de volledige Sourcing lifecycle
DeSourcingStrategieoverkoepelthetvolledigesourcingproces(ziedaartoeonderstaandefiguur5)enbiedtstructuurvoordesourcinglifecycle.Dezelifecycleomvatdefasendielopenvanbesluitvormingoverdesourcingvaneenserviceofeenkavelvanservicestotdaadwerkelijkeinzetvandeservice,totenmetheteindevanhetcontract.
Hetaangegevenstappenplanlaatzichvoorelkgekozenkavelvantesourcenservicesalsvolgtuitwerken:
1. Ontvlechting en Identificatie (hetobjectvansourcingwordtnauwkeuriggeïdentificeerdengedefinieerd)•Welkkavelvantaken/services/applicatiesbetrefthet(verkavelingvantesource
informatiediensten) •HoeisdezeingebedindeIT-architectuur6
•Welkegegevensengegevensstromenzijnaandeorde
2. Onderbouwing keuze out-/co-/in-sourcing (voorhetobjectwordtdekeuzetotuitbestedingverderonderbouwd)•Opstelleninitiëlebusinesscase•Overzichtmarktvoorco-ofout-sourcing(eventueelRequests-for-information)•Risicoanalyseenmogelijkemaatregelen
SOURCING STRATEGIE
einde contract
reguliere IT-service
transitie / implementatie
commitment met leverancier
evaluatie aanbod
voorbereiding keuze leverancier
onderbouwing keuze
ontvlechting en identificatie Sourcing object
5 gebaseerd op VKA-model en ‘Implementing Strategic Sourcing, a manager’s Guide to World Class best Practices, Christine V. Bullen, Richard LeFave and Gad J. Selig, Van Hare Publishing’
6 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T008
Template Sourcing Strategie 11
•Globaalprojectplanmetaanduidingprojectkosten•Go-nogobesluit
3. Voorbereiding keuze leverancier (overzichtvanbenodigdhedenenscope,inclusiefkeuzecriterialeverancier)•Initieelontwerpservice-level-agreement7
•Requests-for-proposalrelevanteleveranciers8
•Vaststellingpotentiëleleveranciers•Vaststellingbenodigdemiddelen•Go-nogobesluit(leverancier(s)keuze)
4. Evaluatie aanbod (evaluatiecontractenenprijzenleveranciers,inclusiefinterneaudit)•Beoordelingleveranciersencontracten•Borgingbenodigdebudgeten•Voorstelinrichtingimplementatieprocesen–organisatie•Go-nogobesluit
5. Commitment met leverancier (definitiefcontractleverancierentransitieplan)•Afgerondenondertekendcontract•Transitieplan•Risicomaatregelenplan•Personeelsplanentrainingsplan9
•Aansturingsplan•Test-envalidatieplan•Go-nogobesluit
6. Transitie / implementatie (implementatieuitbesteding)•Gecontroleerdeuitvoeringtransitieplan•Kennisoverdrachten–verwerving•Opstellenhandleidingenendocumentatie•Inpraktijkbrengenvanaansturing•Go-nogobesluit
7. Reguliere IT-service (contractbeheerenmonitoring)•Relatiebeheermetleverancier•Proceduresenrollenvoorrapportages,evaluatieenescalatie•Wijzigingenbeheer•Kwaliteitsbeheer•Updatebusinesscase
8. Einde contract (beëindigingcontractmetbehoudvannoodzakelijkebedrijfsresources)•Expertiseencompetenties•Documentatie•Tools•Hardware
OnderstaandeuitwerkingvooreenCloudStrategieisdevoorbereidingopenkadervoorbovenstaandevervolgstappen.
7 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T017, T018, T0238 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T0019 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T003, T004, T011
Template Sourcing Strategie12
6. TemplaTe voor formulering Sourcing STraTegie
Indithoofdstukwordtdetemplateuitgewerktwaaromhetindezenotitiedraait.Indevoorgaandehoofdstukkenisuitgelegdhoedezepastindedaaruitgewerktecontext.
DevolgendehoofdstukindelinggeefthoofdcomponentenvooruitwerkingvandeSourcingStrategie:1.DoelenenuitgangspuntenIT-sourcing(‘to-be’)2.Bestaandesituatie(‘as-is’)3.Tebewerkstelligenveranderingen(‘gap-bridging’)4.Sourcingoptiesenkeuzes5.Roadmapenresources6.Evaluatiestrategischeresultaten
ZieookBijlage8.5,waarinde‘kale’Templatewordtgegeven.
Voorelkvandezehoofdstukkenvolgenaanwijzingen,hulpmiddelenenvoorbeelden.
6.1 Doelen en uitgangspunten IT-sourcing (‘to-be’)CruciaalvooreenSourcingStrategieishetduidelijkzijnoverdedoelstellingendiewordennagestreefd.Dezedoelensluitenaanbijdeinstellingsvisieoponderwijs,onderzoekenbedrijfsvoering,alsookopdeIT-visie.
Voorbeeld doelen•Metdeservicebiedenvandekwaliteitenkwantiteitdie(minimaal)nodigisvoor
profileringenexcellentekwaliteitvanonderwijsenonderzoek•Verhogen(kosten)effectiviteitvandeservice•Vergrotenflexibiliteitvandeserviceinhetlichtvanzichwijzigendebehoeftes•Snelleretime-to-marketvaneennieuweserviceofvanaanpassingenen/ofuitbrei-
dingenaaneenbestaandeservice•Verbeterenvandebeschikbaarheidenprestatiesvandeservice•Onafhankelijkheidvantijd,plaatsendevicerealiserenvoortoegangtotdeservice•Maximalesamenhangindeservices(ketensamenhang,integratieindeservice
georiënteerdeenterprisearchitectuur,informatieconsistentie)•Verlagenkwetsbaarheiddooreenhogerebetrouwbaarheidvandeservice•Verhogenvolwassenheidsniveauinstellingm.b.t.IT-sourcing•Adequateinformatiebeveiligingbehouden
Alssourcingbeleidkiestdeinstellingvooreenaantaluitgangspuntenvoordesour-cinglife-cyclevanservices.
Voorbeeld uitgangspunten1.DeHO-instellinghanteert(ook)bijright-sourcingvanIT-serviceseenfunctie-
scheidingtussenvraagenaanbod.IT-SourcingbeleidenvraagmanagementzijnbelegdbijhetInstellingInformatieManagementinsamenwerkingmethetafdelings-/facultairinformatiemanagementenfunctioneelinformatiemanagementbijdediensten.Hettechnischetransitie-enaanbodmanagementzijnbelegdbijdeeigenICT-dienst.
2.DeHO-instellingmaakt,voordeIT-servicesdieonderverantwoordelijkheidvandeHO-instellingwordengeboden,eengemotiveerdekeuzevoordeleverancier.Als
Template Sourcing Strategie 13
leverancierkunnenoptreden -deeigenICT-dienstvandeinstellingalsinterneleverancier(in-sourcing,private
cloud), -eensamenwerkingsverbandmetandereHO-instellingenalseen(SURF)shared
service(co-sourcing,communitycloud), -eenmarktpartijdiedeservicebreedindemarktaanbiedt(out-sourcing,public
cloud).
DeleverancierskeuzeswordengemaaktophetniveauvanIT-servicesvooronder-wijs-,onderzoek-enbedrijfsvoeringsprocessenennietopIT-systeemniveau.Debe-oordelinggeschiedtprimairophetniveauvanfunctioneleenniet-functionelecriteria(inclusiefperformance,continuïteit,e.d.)enbenodigdekosten.Dedoordeleveranciertoegepastetechnologieisdaaraanondergeschikt.Deleverancierdientaantekunnentonendatkwaliteitencontinuïteitvanhetgeleverdegewaarborgdzijnviarelevanteenerkendecertificeringen,danwelgelijkwaardigebewijsmiddelen.<<nogteconcretisereninSURFverband>>
3.DeHO-instellingkiestinprincipevoorhetmodelvanco-ofout-sourcing(‘Cloud-tenzij’)als-deserviceniéttotdehoofdtakenvandeeigenIT-ondersteuningwordtgerekend
(co-sourcing,out-sourcing), -deserviceniétspecifiekisvoordeHO-instelling,maarwélvoordeWO/HOsec-
tor(co-sourcing), -ereensterkemarktisvanleveranciersvoordeservice(out-sourcing), -deHO-instellingzelfonvoldoendeinstaatisdebenodigdeflexibiliteit,kwaliteit,
efficiëntie,continuïteitenveiligheidvandeserviceoptimaaltewaarborgen(co-sourcing,out-sourcing).
DeHO-instellingkiestinprincipevoorhetmodelvanin-sourcingals -metdeserviceeenduidelijkenspecifiekstrategischbelangvandeHO-instelling
aandeordeisdatverschiltvandievanandereNederlandseHO-instellingenenhetdeprofileringvandeHO-instellingdient,
-wet-enregelgevingdeHO-instellingdaartoenoodzaken, -deHO-instellingergkwetsbaarisbijverstoringenvandeserviceeneronvol-
doendewaarborgendooreenexterneleveranciergebodenkunnenwordenvankwaliteit,efficiëntie,continuïteitenveiligheid.
TotslotkiestdeHO-instellingervooraltijdhetopdrachtgeverschapvoorenregie-functieoptebetrekkenservicesbinnendeinstellingtebeleggen.
4.Dekeuzewordtuiteindelijkbekrachtigdmeteenservice-level-agreement
tussenHO-instellingenleverancier,waarinafgesprokenkwaliteiten,waarborgenenkostenzijnvastgelegd,alsookdewijzewaaropdezeprestatieswordengemo-nitord,beoordeeld(bonus-malus)enzonodiggewijzigd.IndeSLAzijnverderdebepalingenopgenomendienodigzijnomaanheteindevandecontractperiodeeenadequatevoortzettingvanhetcontractofbeëindigingmetoverstapnaareenandereleveranciergoedmogelijktemaken(exitstrategie).4
5.Alsobjectvansourcinggeldengoedonderscheidbare(clustersvan)componen-ten(kavels)indeIT-architectuurvandeHO-instelling,waarvandeinterfacesmetandere,gekoppeldecomponentenduidelijkzijngedefinieerd.DecomponentenkunnenliggenopzowelhetniveauvanIT-infrastructuur(IAAS),IT-platform(PAAS)alssoftware(SAAS).DevastgesteldeIT-architectuurprincipesvandeHO-instel-lingzijnsteedsvantoepassing.Zowordenbijvoorkeuropenstandaardenvoor
10 Zie verder de Toolbox Sourcing SURF: T013, T017, T023
Template Sourcing Strategie14
toegangtotIT-servicesengegevensuitwisselinggebruikt.Deprincipesvan‘strongcoherence’en‘loosecoupling’krijgendeaandacht.
6.DebeheersbaarheidvanhetIT-landschapiseenbelangrijkaspectalshetaantalle-verancierstoeneemt(multi-vendormanagement).Daaromwordenserviceszoveelmogelijkgegroepeerd,omdaarvooréénsourcing-partnertekunnenkiezen.Deverkavelingvindtplaatsopbasisvan
-technischeenfunctioneleafhankelijkhedentussenservices(IT-architectuur) -eenheidvaninformatiedomein -beschikbaarheidvanexterneleveranciers
7. Bijco-enout-sourcingstaatdeHO-instellinggarantvoorheteigendomendevertrouwelijkheidvanexternopgeslagengegevens,naarNederlandsenEuro-peesrechtenwaardatbestuurlijknodigwordtgeacht.Ookvoorpersoonsgege-venswaarborgtdeHO-instellingdeprivacyconformNederlandsrechteneigenGedragscodes.Allemogelijkexternopgeslagengegevenswordendaaromopvertrouwelijkheidgeclassificeerd.Bijout-sourcingvaneenservicenaareenbui-tenlandsbedrijfwordtindeSLAgewaarborgddatdegeclassificeerdegegevensonderdejuistejurisdictievallenendegewenstevertrouwelijkheidenprivacyisgewaarborgd.DeHO-instellingzetzichinvooreengemeenschappelijklandelijkstandpuntinVSNU-/HBORaad-en/ofSURF-verbandoververeisteengewenstenormen,teneindeookopditpunteenstevigeronderhandelingspositietebewerk-stelligen.
8.EenbesluittothetwijzigenvanhetmodelvansourcingvaneenIT-servicewordtgebaseerdopeenexpliciete,volledigeenonafhankelijkopgesteldekosten-batenanalyse(business-case,zieBijlage8.4)voordegeheleperiode,waarbijtransitie-kostennaarhetnieuwemodelvansourcingwordenmeegenomen.Ookdeperso-neleconsequentieszijneenbelangrijkonderdeelvandezeanalyse.
9.OnafhankelijkvandevormvansourcinggeldtdatdeICT-dienstvoordegebruikerszorgdraagtvooréénloketvoortechnischehulpvragen(eerstelijnsondersteuing).DeICT-dienstorganiseertdehelpdeskzódatgebruikers,zonderkennistemoe-tenhebbenvandevormvansourcingofwiedeleverancieris,adequaatgeholpenworden.HetloketwordtinsamenhanggeorganiseerdmetdievandeleveranciersopbasisvandeITILprocessenchange-,problem-enincident-management.
MethanteringvandezeuitgangspuntenishetmogelijkeenbeslismodeloptestellenvoordekeuzevanonderbrengingvandeIT-serviceinrespectievelijkdeprivate-cloud,community-cloudofpublic-cloud.ZiedaartoedeBijlage8.3.
6.2 Analyse bestaande situatie (‘as-is’)DitonderdeelschetstdebestaandesituatievandewijzewaaropdeIT-serviceswordengeleverd.HetbevathethuidigeprofielvanIT-ondersteuning,mogelijkebeperkingendaarin,relevanteexternetrendseninterneontwikkelingen.
Voorbeeld analyseHO-instelling hanteert voor IT vrijwel uitsluitend in-sourcingInhoofdzaakbevindtdeleveranciervandehuidigeIT-serviceszichbinnendeHO-instelling.DeHO-instellinglaatzichduskenmerkenalseenorganisatiediegroten-deelshetin-sourcingsmodelhanteertvoorhetbiedenvandeIT-services.
HetInformatiemanagementisverderondergebrachtbijeenconcerndirectie,hetfunctioneelbeheervaninstellingssystemenisbelegdbijdedienstendiealshoudervanhetsysteemzijnaangewezenendeICT-dienstisalsshared-servicecentrumhoofdleveranciervanwerkplekondersteuning,netwerk-enICT-ruimtebeheer,
Template Sourcing Strategie 15
serverbeheer,technischapplicatiebeheeren–ontwikkeling.
DeschattingvandejaarlijksekostenvoordeHO-instellingisalsvolgt.
Kostensoort Kosten (M€/jaar)
InstellingInformatieManagement
Functioneelbeheer
ICT-dienstexploitatie
Externeinhuur(vooralprojecten)
Totaal
Eenergbeperktaantalserviceswordtuitbesteed.Hetbetreftopditmomenthet<<door Instelling uit te werken>>.Hetapplicatie-entechnischbeheerwordendaarbijuitbesteedaaneenexterneleverancierenvaltdusonderhetmodelvanSAAS/out-sourcing/publiccloud.
Volwassenheid IT-Sourcing HO-instellingWanneereenHO-instellinggebruikgaatmakenvancloudcomputingheeftditim-pactopdeinrichtingvandeorganisatie.Nietalleinstellingenzijnhieralopvoor-bereid.DaaromishetgoedombijhetanalyserenvandebestaandeorganisatieookvolwassenheidophetgebiedvanITsourcingtemeten,enzonodigindestrategieverbetermaatregelenoptenemen.
EenmanieromdevolwassenheidvaneenorganisatietemetenisgebruiktemakenvanhetCMMI-modeldatin2002doorhetCarnegieMellonSoftwareEngineeringInstitutewerdgelanceerd11.Ditmodelkenteenaantalgoedomschrevenvolwassen-heidsniveaus,enlevertaanknopingspuntenvoorverbeteringvandeprocessenineenorganisatie.Deniveauszijn:1. processenzijnad-hocennietgeorganiseerd(initieel/ad-hoc)2.processenzijneenvastpatroon(herhaalbaar,maarintuïtief)3.processenzijngedocumenteerdengecommuniceerd(gedefinieerdproces)4.processenwordengecontroleerdengemeten(beheerdenmeetbaar)5.processenvolgengood-praticesenzijngeautomatiseerd(geoptimaliseerd)
ZieBijlage8.2voordeverderedefiniëring.
OmdathetCMMImodelnietspecifiekopsourcingisgerichtkwamdeCarnegieMellonUniversiteitin2006methete-SourcingCapabilityModel(eSCM).12Dittame-lijkcomplexemodelkentminofmeerdezelfdevolwassenheidsniveausalshetCMMImodel,maarverbindtaanelkvandieniveauseenaantalgoodpracticesophetgebiedvansourcing.Hiermeekaneeninstellingbepalenwelkeprocessenopordemoetenzijnomeenzekerevolwassenheidtebereiken.Ditvergrootdekansvanslagenvaneensourcingstraject.
EengrondigeauditdieopbasisvanCMMIofe-SCMdevolwassenheidvandeinstellingmeet-enverbeterpuntenaandraagtiseen(te)kostbareentijdrovendezaak.InSURF-verbandiseenalternatiefinontwikkelingdatalsself-assessmenttoolwordtopgezeteneenpragmatischeinsteekkent.Meteenscorelijstkandaneeninstellingoprelevanteaspectenzelfeenruweinschattingmakenvanhetvolwassen-heidsniveauophetgebiedvansourcing.Ookditmodellevertsuggestieopvoor
11Ziehttp://www.sei.cmu.edu/cmmi/12Ziehttp://reports-archive.adm.cs.cmu.edu/anon/isri2004/CMU-ISRI-04-113.pdf
Template Sourcing Strategie16
verbeteringvandeorganisatie.Hetmodelzalineenvolgendeversievanditdocumentonderdeelzijnvandetemplate.
Voorbeeld beoordeling maturity volgens het CMMI-modelDevraagofmodellenvanco-enout-sourcingmeerwaardehebbenwordtdoordeHO-instellingopditmomentad-hocbeantwoordenniettotnauwelijksonderbouwdmetgedegenenonafhankelijkopgesteldebusinesscases.MetbetrekkingtotIT-sourcingisergeenexplicietgedefinieerdeenstructureeltoegepasteafwegingvanalternatievenvoorin-sourcing.Deconstateringisdusdatdeinstellingzichopniveau1á2beweegt.
EenverderedetailleringvandeaspectenvanIT-SourcingwaaropvolwassenheidkanwordenbeoordeeldisgebaseerdopdeprocessenalsbeschreveninhethoofdstukoverSourcingLifecycle.
1 2 3 4 5
Niveau
Proces Init
ieel
/ad
-ho
c
Her
haal
baa
r m
aar
intu
ïtie
f
Ged
efini
eerd
pro
ces
Beh
eerd
en
mee
tbaa
r
Geo
pti
mal
isee
rd
BepalingSourcingStrategie
OntvlechtingenidentificatieSourcingobject
Onderbouwingkeuzeout-/co-/in-sourcing
Voorbereidingkeuzeleverancier
Evaluatieaanbod
Commitmentmetleverancier
Transitie/implementatie
ReguliereIT-service
Beëindigingcontract
SWOT-analyse i.v.m. IT-sourcingBijeenbeschrijvingvandebestaandesituatiepasteenSWOT-analysevandepraktijkvanIT-sourcingbinnendeHO-instelling.DebelangrijksteconstateringenwordenalsvolgtindeSWOT-tabelgenoemd.
Positief Negatief
Inte
rn
Sterktes<<door Instelling uit te werken, zie o.a. de maturity-analyse>>
Zwaktes<<door Instelling uit te werken, zie o.a. de maturity-analyse>>
Ext
ern Kansen
<<door Instelling uit te werken, denk aan Voorbeeld doelen in 6.1>>
Bedreigingen<<door Instelling uit te werken,
bijvoorbeeld: niet-persistent landelijk draagvlak van bestuur en management,
gebrek aan overtuigende best- practices, resistance-to-change, e.d.>>
Template Sourcing Strategie 17
Externe ontwikkelingenDemarktvoorCloudComputingisontegenzeggelijkinsterkeontwikkeling.We-reldwijdgroeithetaantalleveranciersdatmetschaalgrootteenontwikkelkrachtIT-servicesopalleniveausvansourcingindeaanbiedingheeft.DaardoorzijnervoordeHO-instellingvoordelentebehalenzoalssnellereinnovatieenkostennaaromvanggebruik.Desterkeontwikkelingdraagtechterookrisico’sinzich.Daaromisrisicoma-nagementergbelangrijk.Hetvormtdanookeenonderdeelvanhetverderuitge-werktestappenplanIT-Sourcing.
InSURF-verbandishetbestuurlijkedraagvlakgeblekenvoorhetsamenoptrekkenvanHO-instellingeninhetrealiserenvandemeerwaardevanCloudComputingvoorzowelhetNederlandshogeronderwijsenonderzoekalsvoordeindividueleinstel-lingen.EenTaskforceCloudComputingisopgerichtdieeenSURF-cloud-strategieen-actieplanuitwerkt.DooractiefinditprogrammateparticiperenkandeHO-instellingprofiterenvantenminstegedeeldeexpertiseenonderhandelkracht.InmiddelsisonderaansturingvanhetSURFCIOBeraaddooreenExpertisegroepuitHO-instel-lingeneenSourcing-kitontwikkeldmetbehulpwaarvaninstellingenhunIT-Sourcing-beleidkunneninrichten.DeHO-instellinghoeftzodoendeditwielnietopnieuwuittevinden.
Interne ontwikkelingenVoorbeeldVanwegedenoodzaaktotbezuinigingenstaaterdrukophetonderzoeknaardebijdragedieCloud-Computingdaaraankanleveren.
Verderkanmenwaarnemendatsteedsmeermedewerkersenstudentenbijhunonderwijs-enonderzoekactiviteitenalvan‘cloud-services’gebruikmaken.DezeontwikkelingalleenalnoopttothethebbenvanantwoorddaaropmeteenSourcingStrategie.DenkaanGoogleApps,WindowsLive,Dropbox,Box.net,Skype,MSN,Lin-kedIn,Facebook,Twitter,enzovoort.Erbestaatdanooksteedsmeereendubbelinginfunctionaliteitendieinternwordenaangebodenen(vaakgratis)externbetrok-kenworden.Bovendieniserbijmedewerkersenstudenteneensterketendensnaar‘hetmeebrengenvaneeneigendevice’enmobielgebruikvanIT-services:‘any-time,any-place,anydevice’.MetcloudcomputingenopenstandaardenvoortoegangtotIT-serviceswordtditsteedsgemakkelijkerterealiserenentegebruiken.DeinstellingwordtgedwongenzichdevraagtestellenvoorwelkeIT-servicesdeinstellingverant-woordelijkheidneemtenwelkelosgelatenworden.
6.3 Belangrijkste veranderingen met IT-Sourcing (‘gap-bridging’)Opbasisvanbovenstaandeanalysegeeftditonderdeeldebelangrijksteterealiserenveranderingen(issues)inhetlichtvandenieuweIT-SourcingStrategie.
Voorbeelden1. HetvolwassenheidsniveauvandeIT-SourcingalsprocesvandeHO-instelling
zalmoetenwordenverhoogd.Deniveau’s3á4zijnvereisteninhetlichtvandeambitiesvandeHO-instelling.DatwilzeggendatopbasisvanhetuitgewerktestrategischentactischkadereenmeersystematischeinvullingwordtgegevenaandebesluitvormingoverenhetmanagenvanhetsourcenvanIT-services.
2. IndeIT-organisatiezullenvraag-enaanbodmanagementmeerheldermoetenwordenonderscheidenenbelegd.
3.Een(globale)IT-architectuurontbreektnogvooreenadequateonderscheidingvan(groepenvan)IT-services(‘verkaveling’)waarovereenbesluitoverIT-Sourcinggenomenmoetworden.
Debelangrijkstevoorwaardevoorrealisatievandezeveranderingen(‘gapbridging’)isdedaadwerkelijkinzetdoordeHO-instellingopdezeontwikkelingen.Nualkunnen
Template Sourcing Strategie18
concretekeuzesgemaaktwordenopbasisvanhethierondergedefinieerdekadervoortransitieenimplementatie.ActieveparticipatieinhetSURF-programmaCloudComputingisdaarbijgebodenomteprofiterenvangedeeldeexpertise,middelenenonderhandelkracht.
6.4 Sourcing opties en keuzesEenbelangrijkonderdeelvanhetsourcing-beleidishetkiezenvankavelsvanser-vices/informatiedienstenwaarvandoordeInstellingdesourcing-lifecyclewordtingezet.DeIT-architectuurvandeinstelling,c.q.deproces-,informatie-,functioneleservices-endata-architectuur,leggeneenbasisvoordeverkaveling.
OnderdeelvandeSourcingStrategieisminstenshetvaststellenvandecriteriaopbasiswaarvanmedem.b.v.deIT-architectuurdezekeuzeswordengemaakt.
Voorbeelden1. Hetstrategischebelangvandegegevensdieindeservice(informatiedienst)aan
deordezijnendezeggenschapdaarover.(al-dan-nietbedrijfskritischofmissiekritisch)
2.Privacy-gevoeligheidenvereistevertrouwelijkheidvangegevens(compliance)3.Matevannoodzakelijkebeschikbaarheidvandegegevens/faciliteiteninhetlicht
decontinuïteitvanbedrijfsprocessen4.Eigendomvandegegevensendeconsequentiesdaarvan5.Betrouwbaarheidbeschikbareleverancierenmogelijkheidtotadequate
governance,inclusiefSLA6.Internnoodzakelijkaanwezigecompetentiesvoorvormenvansourcing.13
7. Kostenservice/informatiedienst8.Draagvlakvoorstandaardisatievanrelevantebedrijfsprocessen.
Medemetbehulpvanzogenaamdebesliskwadrantenkandeinstellingvooreen(groepvan)IT-servicesdeaspectenopeigenwaardeenonderlingbelangbeoordelen.
Voorbeeld
Str
ateg
isch
eb
elan
gg
egev
ens
Laag
Ho
og
<<gewogenservices/informatiediensten>>
<<gewogenservices/informatiediensten>>
<<gewogenservices/informatiediensten>>
<<gewogenservices/informatiediensten>>
Zwak SterkInternaanwezigecompetenties
DeanalysesenwegingenleidentotkeuzesvanIT-servicesdiehernieuwddelife-cyclevoorsourcingwordtingezet.Zolichthetvoordehandomservices,diestrate-gischonbelangrijkegegevensbewerkenenwaarvoorinternopeenzwakniveaudevereistecompetentiesaanwezigzijn,voorco-ofout-sourcinginaanmerkingtelatenkomen.
13 Denk aan: onderhandelen, leverancier scherp houden, kostenbewustzijn, projectmatig werken, enzovoort
Template Sourcing Strategie 19
Voorbeelden keuze te beoordelen services 14 •IT-platformvoorsamenwerking(inclusiefe-mailvoorstudentenen/of
medewerkers)•IT-platformvoorsynchronecommunicatie(multi-mediaal)•Middleware(Identity&AccessManagement,EnterpriseServiceBus)•IT-platformvoorwebpresenceinstellingopInternet•HostingIT-applicaties•IT-storage•HousingIT-hardware•Bibliotheekinformatiesysteem•AcademicRepository•Archiefsysteem•InkoopIT-middelen
6.5 Roadmap en resources<<Uitwerken voor eigen HO-instelling>>
6.6 Evaluatie strategische resultatenHetisverstandigomalinhetstadiumvanbepalingstrategievasttestellenhoeenopbasisvanwelkeindicatorenhetsuccesvandegekozensourcingbepaaldwordt.
Metdestrategischedoelbepalingwordtaangegevenwelkemeerwaardevanherzie-ningvansourcingverwachtwordt.Indebusinesscaseisdebaten-kostenrechtvaar-digingopgegevenvandekeuzevooreenvormvansourcing.IndeSLAzijnoperati-oneleperformance-indicatorenopgenomenwaarovergerapporteerdwordt.Hieruitkunnenkritischeprestatie-indicatorenwordengeselecteerdvoordebeantwoordingvandevraagofdeingevoerdesourcingvandeIT-service(s)succesvolwas.
Voorbeelden KPI’s
KPI Meetmethode
•Tevredenheidvangebruikers,vraag-managementenaanbod-management15
•Enquêtes+interviews
•Beschikbaarheidserviceengegevens•Geautomatiseerderapportagetools
•Incidentenrondvertrouwelijkheidenprivacygegevens
•Incidentenrapportage
•Flexibiliteitvannoodzakelijkeengewenstetussentijdseaanpassingenindeservice
•Verslagenoverleginstelling-leverancier
•Kostenservice •Financiëlerapportages
14 Voor een meer volledige lijst van mogelijke ‘objecten’ van sourcing, zie de Bijlage 8.1.15 Zie volgend hoofdstuk over strategische, tactische en operationele aansturing
Template Sourcing Strategie20
7. STraTegiSche, TacTiSche en operaTionele aanSTuring
OnderstaanddiagramgeefthetzogenaamdeDemand-supply-governancemodel(DSGM)vanIT-services.16
InhetmodelneemtderegiefunctievanIT-sourcingeencentralepositiein.Dezeorganisatiefunctieisintermediairtussende‘vragers’en‘aanbieders’vanservices.
Deregierolrichtzichophettegemoetkomenaaneisenenwensenvandeorganisatie(delen)binnendekadersvaninstellingsbeleidenbeschikbaremiddelen.OnderdeelvanhetinstellingsbeleidisdeSourcingStrategie,datalskaderdientvoorhetaanbodbeheer(supplymanagement).
OpstrategischniveauzijnIT-enSourcingStrategie,architectuureninnovatiedebelangrijksteaandachtsgebieden,optactischniveauzijndatdemandmangementensupplymanagementenopoperationeelniveauservicedeliverymanagement.
Vooralleinhetschemagenoemdeorganisatiefunctiesishetvoordeinstellingvanbelangduidelijkteexpliciteren•hoedezeindeorganisatiezijnbelegd,en•hoezebinnendegovernancestructuurvoorbesluitvormingenprestatiemonitoring
zijnondergebracht.
OpstrategischniveauzalhetInstellingsbestuurdeeindverantwoordelijkheiddragen.Ookdomeineigenarenspeleneenrolindesourcing-aanpakvanheteigendomein.Deregie-organisatiezalverderuitwerkingmoetengevenaandeonderscheidbarerolleninvoorbereiding,implementatieenonderhoud/beheer.17
KLANT REGIEDOMEIN LEVERANCIER
Businessdemand
Strategie, architectuur en innovatie
Service delivery Mgt
Delivery
Demand management
Rel
atie
Mgt
Rel
atie
MgtRequirements Mgt
Financieel Mgt
Service Portfolio Mgt
Service level Mgt
Contract Mgt
Performance Mgt
Cost control
Supply management
16 Zie Sourcing Governance Framework, Sourcing-regie wordt kernactiviteit, Quint Wellington Redwood; of SURF Sourcing Toolbox T030 Bestuurlijke Handreiking Sourcing
17 Zie ook Toolbox Sourcing SURF: T020
Template Sourcing Strategie 21
8. bijlagen
8.1 Mogelijke ‘objecten’ van sourcing
Onderwijs-Onderwijsinformatiesystemen-Studentinformatiesysteem(SIS)-Electronischeleeromgeving(ELO)-Roosterinformatiesysteem(RIS)-Digitaaltoetssysteem-Plagiaatsignaleringssysteem
Onderzoek-Bibliotheekinformatiesysteem-Digitalebibliotheek(catalogus,elektronischewetenschappelijketijdschriften)-Academicrepository
Bedrijfsvoering-Corporatewebsite-Concernmanagementinformatiesysteem-Datawarehouse-Rapportagesysteem-Doelgroepenportal-Relatiebeheersysteem-Archiefinformatiesysteem-HRMsysteem-Salarisverwerkingssysteem-Satelietsystemenvoorregelingenenwerkprocessen-Financieelinformatiesysteem-Satelietsystemenvoorregelingenenwerkprocessen-Facilitairinformatiesysteem-Gebouwenbeheer
Middleware-Platformvoorsamenwerking
-Gedeeldewerkomgeving(bestandendelen,versiebeheer,groepenbeheer,groepsagenda,-planningen–taken)
-Wiki,forum,blog,e.d.(socialmedia)-Platformvoorcommunicatie -Asynchronecommunicatie(e-mail,voice-mail,instant messaging,announcements,e.d.) -Synchronecommunicatie(spraak(-conferentie),video(-conferentie),
chat,presence,e.d.)-Identity&AccessManagement-Enterpriseservicebus
Techniek-Virtueelserverplatform-Datastorage,backup,restore-Datacentre
Expertise-Architect-Projectmanager-Ontwikkelaar
Template Sourcing Strategie22
8.2 Maturity model CMMI
0 Non-existentManagement processes are not applied at all.
Complete lack of any recognisable processes. The enterprise has not even recognised that there is an issue to be addressed.
1Initial/ Ad Hoc
Processes are ad hoc and disorga-nised.
There is evidence that the enterprise has recognised that the issues exist and need to be addressed. There are, however, no standardised processes; instead, there are ad hoc approaches that tend to be applied on an individual or case-by-case basis. The overall approach to manage-ment is disorganised.
2Repeatable but Intuitive
Processes follow a regular pattern.
Processes have developed to the stage where similar procedures are followed by different people undertaking the same task. There is no formal training or communication of standard procedures, and responsibility is left to the individual. There is a high degree of reliance on the knowledge of individuals and, therefore, errors are likely.
3Defined Process
Processes are documented and communicated.
Procedures have been standardised and documented, and communicated through training. It is mandated that these proces-ses should be followed; however, it is unli-kely that deviations will be detected. The procedures themselves are not sophisti-cated but are the formalisation of existing practices.
4Managed and Measu-rable
Processes are moni-tored and measu-red.
Management monitors and measures compliance with procedures and takes action where processes appear not to be working effectively. Processes are under constant improvement and provide good practice. Automation and tools are used in a limited or fragmented way.
5 Optimised Good practices are followed and auto-mated.
Processes have been refined to a level of good practice, based on the results of continuous improvement and maturity modelling with other enterprises. IT is used in an integrated way to automate the workflow, providing tools to improve quality and effectiveness, making the enterprise quick to adapt.
Template Sourcing Strategie 23
8.3 Beslismodel IT-SourcingOnderstaandetabelvatdecriteriasamendievoordekeuzeSAAS,PAASofIAASleidentotonderbrenginginPrivatecloud,CommunitycloudofPubliccloud.
Voorbeeld
Private cloud Community cloud Public cloud
-specifiekstrategischbelang
-profilerendvoordeinstelling
-juridischnoodzakelijk-afhankelijkheid
leveranciertekwetsbaar-veelcomplexe
koppelingen-onvoldoende
afgeschrevensystemen
-geenhoofdtaakondersteuning
-specifiekWO/HO-geengekwalificeerde
leveranciersindemarkt-‘private’ineigendomen
beheertekwetsbaar-samenwerkinginSURF-
verbandmogelijk-inarchitectuur
onderscheidbaar-juridischewaarborgen
ofirrelevant
-geenhoofdtaakondersteuning
-bredemarkt-gekwalificeerde
leveranciers-‘private’ineigendomen
beheertekwetsbaar-SURF-samenwerking
nietmogelijk-inarchitectuur
onderscheidbaar-juridischewaarborgen
ofirrelevant
Devolgendetabelgeefthetresultaatweervandetoepassingvandezecriteriaopdeonderscheidenobjectenvansourcing.ZievoordeonderscheidenobjectenvansourcingdeBijlage8.1.DaarmeeontstaateenoverzichtvanIT-servicesdievoorco-ofout-sourcinginaanmerkingkomen.
Voorbeeld
Niveau Private cloud Community cloud Public cloud
Software-as-a-service
-Identitymanagement-(tactisch)werkplek-
ondersteuning-IT-helpdesk-functionelegebruikers-
ondersteuning-gegevensbeheer-concernmanagement
informatiesysteem-roosterinformatiesysteem-financieelenpersoneelsatelliet
systemenvoorregelingenenwerkprocessen
-facilitairinformatie-systeem
-onderwijsinformatiesysteem,exclusiefroosterinformatiesysteem
-onderzoekinformatiesysteem-bibliotheekinformatiesysteem-financieelenpersoneelinforma-
tiesysteem,exclusiefsatellietsystemenvoorregelingenenwerkprocessen
-ICT-platformvoorsamenwerking
-concernweb-communicatiesysteem
-archiefinformatiesysteem-financieelenpersoneel
informatiesysteem,exclusiefsatellietsystemenvoorregelingenenwerkprocessen
-ICT-platformvoorcommunicatie
Platform-as-a-service
-rapportagesysteemmanagementinformatie
-middlewareinformatiesystemen(ESB)
-serverbeheer(hosting) -serverbeheer(hosting)
Infrastructuur-as-a-service
-vast+wlannetwerkbeheer-ICT-inkoop
-storagevoordata-ICT-ruimte(housing)
-storagevoordata-ICT-ruimte(housing)
Template Sourcing Strategie24
8.4 Sjabloon voor Business case IT-SourcingVooreenbusinesscaseteronderbouwingvaneensourcing-besluitwordthetonderstaandesjabloonalsuitgangspuntgenomenenwaarnodigaangepast.18
Managementsamenvatting
Inleiding-Doelstellingvandebetreffendebusinesscase-Rolengebruikvandebusinesscase-Aanleidingtotdegedachteoveroutsourcing-Doelstelling(en)vandeoutsourcing-Watgebeurteralsernietwordtgeoutsourced-Architectuurschetsvanenrondhetteoutsourcengebied-Globaleafbakeningvandeteoutsourcenfunctionaliteit,zorgdaarbijdathet
‘package’ookaantrekkelijkisvooreenleverancier-Globaleopsommingvande(aardvande)teoutsourcenservices
Uitgangspunten-Belangrijkstestrategie-uitsprakenenarchitectuur-principesdiedeomvangenaard
vandeoutsourcingbeïnvloeden-Probleempuntenvandebelangrijkstebelanghebbendenbetreffendedehuidige
situatieendenabijetoekomst-Toekomstigeontwikkelingenvandeondernemingen/ofdebedrijfssectordiehette
outsourcengebiedbeïnvloeden(eventueelbeschrevenalsscenario’s)-Omvang/kwantiteitendievanbelangzijnomdeperformanceendeprijstekunnen
vaststellen-Kritischesuccesfactorenwaaropdeopdrachtgeverdeklanttevredenheidoverde
transitieendeservicedeliveryzalmeten
Te behalen (zakelijke) voordelen-Financieel,maarookoverige,waaronderinnovatievermogen,flexibiliteitenreactie-
snelheid
Huidige kosten-BepaalwatdehuidigeICT-kostenzijn.Ditisnietzoeenvoudigalshetklinkt,uit
onzeeigenpraktijkervaringblijktdaterheelwatkostenzijndienietexplicietwer-dendoorbelastindesituatievanvoordeoutsourcing.Alsdiekostennietbovenwaterkomen,gaatiederediscussieoverkostenbesparingmank.
Kosten en opbrengsten van de nieuwe situatie-Kostenvandetransitieeneventuele‘rundown’-Mogelijkeeenmaligeopbrengstenenkostenvanhardware,softwareenpersoneel
datnaardeserviceprovidergaat-Kostenvandeservicedeliveryindeoperationelefase-Kostenherinrichtingvandeeigenonderneming,zodatdeeigenprocessennaadloos
aansluitenopdeexterneservices-Kostenvandeaansturing:demandmanagementenvendormanagement-Kostenvandemogelijkecontractbeëindigingeneenmigratienaareenandere
provider-Wellichtookkostenvanadaptiefenpreventiefonderhoud
Business impact-Hierwordtbeschrevenaanwelkebusinessdoelstellingendegeoutsourcdeservices
eenpositievebijdragekunnenleveren.Bijvoorbeeld:eensnellereeneenvoudigere
18 gebaseerd op ‘Implementing Strategic Sourcing, a manager’s Guide to World Class best Practi-ces, Christine V. Bullen, Richard LeFave and Gad J. Selig, Van Hare Publishing’
Template Sourcing Strategie 25
bestelprocedurezalinvloedhebbenopeenhogereklanttevredenheid.Maarookdeinvloedvandeveranderdewerkwijzeindeondernemingzelfdoordeoutsourcingwordthierinkaartgebracht.OokdeinvloedvanvergroteflexibiliteitenhetsnelkunnentoepassenvanICT-technologieopnieuweontwikkelingenindemarktwordtinbeschouwinggenomen.Somswordenalternatievescenario’sgeschetstomdevariëteitinbusinessimpacttekunnenoverwegen.
Personele impact-Weergavevanhettoekomstperspectiefvandemedewerkersdieovergaannaar
deserviceprovider.Geefduidelijkweerhoerekeninggehoudenwordtmetdebelangenvandemedewerkers.Daarnaastdientdemogelijkeruimtevoorpersoneleimpactvaakmetdeondernemingsraadtewordenbesproken.
Juridische impact-Geefeenuitgebreidebeschouwingvandejuridischeconsequentiesvoordie
eigendommendieovergaannaardeserviceprovider.
Risico’s-Servicedeliverydooreenexternepartijkanrisico’smetzichmeebrengenenook
detransistieisvaakeencomplexproject.Hetisdusverstandigdemogelijkerisico’svantevoreninkaarttebrengen:•Mogelijkefaalfactorentijdensdetransitie•Deoutsourcingsrijpheidvandeeigenorganisatie(strategie,architectuur,organisatiecultuur,managementstijl)•Mogelijkefaalfactorentijdensdeservicedelivery(performance,stabiliteit,testen)•Afhankelijkheidsrisicovandeexterneserviceprovider•Eisenaanhetnoodplanenbackup-voorzieningenalsdeservicedeliverygeheelof
gedeeltelijkuitvalt
Conclusies en aanbevelingen-Oplossingsalternatieven-Aanbevolenoplossing-Vervolgstappen-Eenscenariovoordetransitie-Planvoorhetinrichtenvandeaansturingvandeserviceprovider
8.5 Template Sourcing Strategie
1. Doelen en uitgangspunten (‘to-be’)
(Lange termijn) doelen van sourcing in het licht van de Instellings- en IT-strategie
Uitgangspunten als kader voor uitwerking en inrichting
2. Bestaande situatie (‘as-is’)
Huidige inrichting sourcing
Volwassenheid IT-organisatie m.b.t. sourcing
Template Sourcing Strategie26
SWOT-analyse
Relevante externe ontwikkelingen
Relevante interne ontwikkelingen
3. Te bewerkstelligen veranderingen (‘gap-bridging’)
Samenvatting belangrijkste te realiseren veranderingen n.a.v. ‘to-be’ en ‘as-is’
4. Sourcing opties en keuzes
Expliciteren van te beoordelen aspecten
Weging opties
Keuze uit te werken opties
5. Roadmap en resources
Opstellen (meerjaren)planning op basis van bovenstaande keuzes en beschikbare middelen
6. Evaluatie strategische resultaten
KPI’s
Meetmethoden
Rapportageplan
Template Sourcing Strategie 27
colofonAuteur: SirBakx,SURFTaskforceCloud.
Datum: Juni2012
Copyright: CreativeCommonsNaamsvermelding3.0Nederlandlicentie.Zieookwww.surf.nl/nl/Pages/Disclaimer.aspx
Template Sourcing Strategie28
SURFGraadtvanRoggenweg340
Postbus22903500GGUtrecht
T+31(0)302346600F+31(0)302332960