PRAKT IKU M S A P/ G AN JI L 20 14
TUGAS PENDAHULUAN
Modul 1- Modul Navigasi & SD
Nama : Fajar Ratna Handayani
NRP : 5213100052
Kelas : PSDP - A
Asisten : Siti Hawa Aminah
SOAL
1. Jelaskan apakah software SAP itu? 2. Jelaskan dan berikan contoh istilah yang terkait dengan software SAP sebagai berikut:
a. Skenario Bisnis b. Transaksi
3. Apa yang dimaksud dengan transaction code pada software SAP? 4. Jelaskan fungsi transaction code pada penggunaan software SAP! 5. Apa manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access menu? 6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sales and Distribution dalam SAP 7. Jelaskan secara singkat Struktur Perusahaan GBI 2.0 pada SAP ERP (Sales) 8. Jelaskan proses-proses yang tercakup dalam Sales Order pada SAP dan berikan contohnya di dunia
nyata! 9. Apa peran penting dari Good Issue? 10. Jelaskan secara singkat berbagai metode billing.
JAWABAN SOAL 1
Penjelasan tentang Software SAP.
SAP adalah singkatan dari System Analysis and Program Development (in German :
Systemanalyse und Proggrammentwicklung) yang ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp,
Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi Systems
Application and Products in Data Processing pada tahun 1977.
SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Resource Planning) terkemuka
di dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di
Asia.
SAP merupakan suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan
dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk
mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area
bisnis tertentu. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara
real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan
kebutuhan bisnis. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan
mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja
secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja
secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
JAWABAN SOAL 2
a. Skenario Bisnis Business Scenario merupakan model pertukaran pesan untuk sebuah proses kolaboratif
dan memberikan gambaran dari aliran proses. Business Scenario berkaitan dengan unit
bisnis perusahaan, fungsi sentral, dan juga dapat melibatkan mitra bisnis dari perusahaan
lain. Business Scenario juga merupakan bagian terpisah pada urutan proses bisnis (dan
variasi proses bisnis) yang berkaitan satu sama lain dan dengan demikian membentuk
aliran proses end to end. Dari ujung ke ujung rantai proses ini terdiri dari berbagai proses
bisnis yang dieksekusi sesuai dengan urutan. Bisnis proses dan variasi proses bisnis itu
sendiri mungkin berasal dari area bisnis dan kelompok proses yang berbeda. Business
Scenario diarahkan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Pencapaian
tujuan ini diukur dengan KPI. KPI memperjelas nilai pelanggan dan manfaat yang ingin
dicapai. Business Scenario menjelaskan secara penuh dan lengkap proses dari salah satu
operasi bisnis.
Skenario Bisnis merupakan sebuah proses yang mengidentifikasi tren ekonomi, sosial ,
politik dan teknologi dan mengeksplorasi kemungkinan yang terjadi di masa depan,
Dalam SAP Skenario Bisnis adalah sebuah modul pertukaran pesan dalam sebuah proses
yang saling berkaitan dan dapat memberikan gambaran dalam proses bisnis yang terdapat
pada perusahaan. Skenario Bisnis berkaitan dengan fungsi sentral yang melibatkan
partner bisnis dalam perusahaan lain.
Business scenario ( Skenario Bisnis ) merupakan sekelompok dari hubungan transaksi
bisnis yang memiliki organisasi khusus yang memenuhi tujuan dari perusahaan yang
terkait, contohnya persiapan untuk balance sheet(neraca), personnel administration
(personil administrasi), purchasing (pembelian), service (layanan), or production
(produksi).
b. Transaksi
Transaksi merupakan sebuah kegiatan yang memuat transaksi bisnis di dalam sebuah
sistem yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan yang dapat diukur dari
satuan keuangannya. Contohnya adalah transaksi permintaan penjualan atau pembayaran
masuk.
Dan dalam transaksi di katakan sah apabila terdapat bukti transaksi. Dalam SAP transaksi
bersifat real time, dan dalam SAP transaksi merupakan sebuah data yang digunakan
untuk menyimpan transaksi-transaksi pada SAP.
Transaction di SAP adalah seperti sebuah program dalam bahasa komputer biasa, dan
diidentifikasi dengan transaction code empat karakter. Sebuah transaction dapat dimulai
langsung dari field perintah pada interface presentasi atau dari pilihan menu yang sesuai.
Ada 2 jenis transaction yaitu laporan transaction dan dialog transaction.
Sebuah transaction adalah urutan langkah-langkah yang berurutan dalam sistem SAP R/3.
Langkah-langkah ini secara logis berhubungan satu sama lain. Langkah-langkah ini juga
diketahui sebagai dialog step. Langkah-langkah dialog adalah layar yang berbeda yang
terlibat dalam sistem SAP R/3. Data diperkenalkan dalam layar untuk menghasilkan
kegiatan lainnya. Para operator SAP adalah monitor transaction khusus yang menangani
penanganan langkah-langkah dialog.
Tugas sebenarnya dari transaction ini adalah untuk memodifikasi informasi dalam
database. Database diperbarui hanya ketika transaction selesai, jika database tidak
diperbarui. Untuk memperbarui database setiap saat, transaction harus selesai.
Ada 2 jenis fase yang terlibat dalam transaction apapun. Yaitu fase Interaktif dan fase
update. Fase interaktif bertanggung jawab untuk mempersiapkan catatan database yang
dapat memperbarui database. Fase ini terdiri dari satu langkah. Proses fase memperbarui
catatan sebelumnya disiapkan untuk memperbarui database. Pada Fase ini bisa tidak
terdapat langkah-langkah atau bisa juga terdapat banyak langkah.
JAWABAN SOAL 3
Transaction Code adalah, sebuah kode transaksi yang berada pada setiap transaksi ( bukan
pada setiap bagian ) pada sistem SAP. Pada bagian kode transaksi memiliki petunjuk tentang
menampilkan dan menemukan kode-kode dan pilihan navigasi lainnya.
Semua transaction di SAP R/3 memiliki T-CODE. Kita dapat bergerak cepat dalam sistem
SAP R/3 dengan memasukkan kode-kode transaction dalam command field. Semua
transaction code memegang tabel bernama TSTC. Sebuah transaction code berisi empat
karakter perintah yang memberitahu lokasi sistem suatu tugas. Setiap layar SAP memiliki
transaction code yang unik. Sebuah transaction code dapat berisi huruf saja seperti zstm
atau kombinasi huruf dan angka seperti me51.
Di SAP, Kita dapat menggunakan transaction code sebagai jalan pintas atau alternatif untuk
menggunakan jalur navigasi untuk mendapatkan tugas sistem. Tipe /n diikuti dengan
transaction code dan tekan Enter atau Kembali. Contoh, mengikuti jalur navigasi Menu ->
User -> Role ZMIT -> Purchasing -> Requisitions -> Buat Permintaan dari layar User Menu
SAP. Kita dapat mengetik /nme51 di Command Field layar manapun.
JAWABAN SOAL 4
Fungsi transaction code pada penggunaan software SAP
Seperti dijelaskan dalam jawaban soal sebelumnya, transaction code adalah sebagai jalan
pintas atau alternatif untuk menggunakan jalur navigasi untuk mendapatkan tugas sistem.
Kode untuk mengakses transaksi yang merupakan kumpulan fungsi dan program SAP.
Sehingga kita bisa menampilkan transaksi yang kita inginkan, dengan memasukkan kode
transaksi yang kita maksudkan.
Kita dapat menggunakan transaction code untuk menuju ke semua task di aplikasi SAP
dengan lebih cepat. Dengan memasukkan transaction code dibanding menggunakan menu,
Kita dapat pergi ke sebuah task dan memulai fungsi tersebut hanya dengan satu langkah. T-
Codes sama seperti shortcuts pada OS windows.
JAWABAN SOAL 5
Manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access Menu
Manfaat utama dari fitur favorit adalah untuk memudahkan kita dalam mengakses suatu fitur
tertentu. Jika kita sering menggunakan transaksi, maka kita dapat menggunakan drag&drop
untuk menambahkan pada menu favorit (atau pilih Favorites > Add ) . Sehingga kita tinggal
mengklik dua kali untuk menjalankan tanpa harus menavigasi melalui menu Easy Access
Menu.
Kita juga bisa menambahkan folder pribadi yang kita buat ke dalam menu favorit, sehingga
lebih memudahkan kita dalam mengakses menu yang kita inginkan.
JAWABAN SOAL 6
Sales and Distribution dalam SAP merupakan salah satu modul untuk membantu
meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer
order (proses sales, shipping dan billing). Sales & Distribution merupakan dasar dari semua
transaksi yang dijalankan. Sales & Distribution terdiri dari seluruh master data, system
configuration, dan transaksi untuk menyelesaikan proses pemesanan. Beberapa hal yang
merupakan bagian (informasi dan proses) dari Sales and Distribution yaitu :
Customer Master dan Material Master data
Sales Orders
Deliveries
Pricing
Billing
Credit Management
Mengelola dan memproses penjualan secara efektif adalah bagian utama dari berjalannya
bisnis yang efisien. Modul Sales & Distribution pada SAP (SAP SD), yang merupakan
bagian dari Sistem Aplikasi SAP, yang membuat proses penjualan menjadi lebih mudah.
Mulai dari tugas-tugas sebelum penjualan sampai distribusi barang atau jasa, modul SD
mempengaruhi hampir semua penjualan berdasarkan langkah-langkah dan dokumentasi.
Pada dasarnya, sebagian besar data penjualan diproses dalam pesanan penjualan, dimana
dibuat untuk memberi otorisasi penjualan barang, tetapi juga berfungsi sebagai dokumen
audit internal di lain waktu. Modul SD mengotomatiskan banyak pekerjaan, yang menghemat
waktu dan mencegah kesalahan dan kecerobohan pengguna.
JAWABAN SOAL 7
Struktur Perusahaan GBI (Global Bike Inc) 2.0 (Sales)
Client Mempunyai Kedudukan yang independen dalam lingkungan pada system
contoh dalam kasus GBI: Global Bike
Company Code Adalah Unit terkecil dalam mempertahankan hukum yang sah atau
legal.
Credit Control Area merupakan sebuah entitas dalam organisasi yang memberikan dan
memantau batas kredit pelanggan, dalam hal ini dapat memantau yang mencakup satu
atau lebih kode perusahaan
Contoh dalam kasus GBI: Global Bike Inc, Global Bike Germany GmbH
Sales Organizational Sebuah Unit organisasi yang bertanggung jawab untuk penjualan
produk atau jasa tertentu, serta tanggung jawab penjualan yang mencakup hokum pada
produk dan klaim pelanggan.
Contoh dalam kasus GBI: Us West, Us East, Germany North, Germany South
Distribution Channel merupakan sebuah tools yang digunakan untuk menyalurkan
produk hingga ke pelanggan, contohnya distributor grosir, eceran atau penjualan secara
langsung
Division merupakan sebuah cara pengelompokan bahan, produk, atau jasa
Sales Area merupakan kombinasi dari Sales Organization, Distribution Channel and
Division yang bertugas untuk menentukan kondisi (yaitu harga) untuk kegiatan penjualan
Plant (Industri) bertugas untuk mengirim barang kepada pelanggan.
Unit lain dari Sales and Distribution Organisasi:
- Shipping Point - Loading Point
- Sales Office Contoh dalam Kasus GBI: San Diego, Dallas, Miami, Hamburg, Haidelberg
- Sales Group - Sales Person
JAWABAN SOAL 8
Proses-proses yang tercakup dalam Sales Order pada SAP
Secara umum, proses dari Sales Order yaitu urutan sales order management menjelaskan
proses yang lengkap, dimulai dari pra-kegiatan penjualan, pindah
ke penciptaan/pembuatan sales order, lanjut dengan pemenuhan pesanan penjualan, dan
berakhir dengan faktur dari pesanan penjualan dan proses paralles penciptaan
posting dalam akuntansi keuangan.
Pre-sales Activities Sales Order CreationCheck Availability Delivery Picking
MaterialsPost Goods issueBilling (Invoice Customer) Receipt of Customer
Payment
- Sales Order : order penjualan yang dapat mengadopsi dari pra-
penjualan dokumen. perjanjian penjadwalan penjualan atau kontrak penjualan
juga dapat dibuat dengan mengacu pada order penjualan dan didukung oleh langkah-
langkah proses penjualan hingga kegiatan mempersiapkan order penjualan.
Contoh: Persiapan sebelum kegiatan penjualan hingga adanya persiapan untuk
penjualan produk jaket kulit di Toko Abimanyu.
- Availability Check: Selama pembuatan pesanan penjualan, ketersediaan bahan dapat
diperiksa untuk mengkonfirmasikan tanggal pengiriman yang diminta pelanggan.
Contoh: Mengecek ketersediaan kulit hitam ataupun kulit warna, benang, lem,
resleting, dan lain-lain sesuai produk pemesanan jaket kulit yang dibutuhkan pada
tanggal yang sesuai permintaan pelanggan.
- Outbond Delivery & Transportation: Bagaimana mengeluarkan barang dari gudang
dan bagaimana transportasi yang digunakan.
Contoh: Mempersiapkan proses delivery order jaket Toko Abimanyu kepada
pelanggan, termasuk menentukan penggunaan jasa transportasi pengiriman barang
seperti JNE.
- Picking: Memilih kebutuhan yang di perlukan untuk di proses dan diserahkan kepada
konsumen.
Contoh: Memilih produk jaket (atau memilih bahan-bahan untuk pembuatan produk
jaket) disesuaikan dengan order pelanggan kemudian diserahkan kepada pelanggan.
- Good Issue: Berita/Informasi pengeluaran barang.
Contoh: Informasi pengeluaran produk jaket kulit hitam ataupun warna dari Toko
Kerajinan Jaket Kulit Abimanyu.
- Billing (invoice customer): pembuatan tagihan pembayaran kepada pelanggan
(berupa faktur).
Contoh: Toko Abimanyu memberikan tagihan(faktur) yang harus dibayar oleh
pelanggan mereka.
- Payment Processing : Proses pembayaran dari pelanggan.
Contoh: Toko Abimanyu menerima pembayaran dari pelanggan atas produk yang
dipesan oleh pelanggan.
JAWABAN SOAL 9
Peran penting dari Good Issue
- Adanya informasi terkait pengeluaran barang menjadikan perusahaan dapat melakukan pemantauan penjualan, dan kegiatan penjualan secara cepat sehingga
dapat mengurangi inventory dan mendapatkan pemasukan yang signifikan.
- Perubahan nilai yang dipost ke rekening pada neraca akutansi persediaan - Status nomer seri diperbarui - Barang isu yang di posting secara otomatis dapat dicatat dalam dokumen.
JAWABAN SOAL 10
Berbagai metode billing
Di SAP terdapat 3 metode billing antar lain yaitu : delivery based invoicing, collective
invoicing, dan split invoicing.
1. Collective Invoicing
Selama data tertentu telah disetujui, kita dapat menggabungkan dokumen yang berbeda
(orders and/ordeliveries) sepenuhnya atau sebagian dalam dokumen penagihan umum
(common billing document).
Sistem membedakan antara fungsi daftar Tagihan dan pembuatan daftar dokumen tagihan
yang disesuaikan dengan proses penagihan. Sistem ini menggabungkan dokumen dengan
jumlah pelanggan yang sama, jenis usulan penagihan dan organisasi penjualan, dan upaya
untuk memasukkan mereka semua dalam dokumen penagihan yang sama. Jika prasyarat
terpenuhi, maka satu faktur (invoices) dapat dibuat untuk pengiriman dan pemesanan.
Setiap dokumen penagihan dapat digabung,sehingga akan berisi item dari transaksi bisnis
yang berbeda. Berikut ini adalaf fitur-fiturnya :
Pengelompokan Produk di Dokumen Penagihan (Billing Documents)
Produk dapat dikelompokkan ke dalam satu dokumen jika mereka memiliki nilai yang sama
untuk data header dokumen penagihan. Berikut ini adalah contoh pembagian kriteria :
Billing type (jenis penagihan)
Billing date (tanggal penagihan)
Payer (pembayar)
Billing unit (Unit penagihan)
Terms of payment (Ketentuan pembayaran)
Incoterms
Letter of credit (Surat kredit)
Jika sistem menemukan nilai yang berbeda maka paling tidak satu kriteria harus dibagi,sebab
daftar penagihan item tidak dapat ditransfer ke dokumen penagihan tunggal.
2. Split Invoicing
Jika kita ingin menjamin bahwa faktur yang dibuat secara terpisah sesuai dengan kriteria
tertentu, kita dapat melakukan ini dengan mendefinisikan pemisahan kriteria tertentu. Berikut
ini adalah contoh dari faktur yang dipisahkan atau dibagi berdasarkan kelompok material:
Contoh:
Pelanggan memesan dua pompa (dua item). Pada umunya, pelanggan akan menerima satu
faktur untuk ini. Namun, karena jangka waktu pembayaran yang berbeda telah diatur dengan
pelanggan untuk dua pompa, maka Split invoicing diperlukan (dua faktur diciptakan).
3. Delivery based Invoicing
Kita dapat mengatur sistem untuk membuat satu dokumen penagihan untuk setiap dokumen
penjualan, misalnya pembuatan satu faktur per pengiriman seperti pada contoh gambar
berikut ini ;
Perbedaan antara Metode Collective Invoicing, Split Invoicing , dan Delivery based
Invoicing
Delivery based Invoicing : pembuatan satu faktur dikerjakan untuk setiap penjualan misalnya
satu faktur dibuat untuk satu pengiriman.
Collective Invoicing : pembuatan faktur dilakukan secara kolektif atau dikelompokkan. Jika
prasyarat atau criteria yang diperlukan terpenuhi, maka satu faktur (invoices) dapat dibuat
untuk pengiriman dan pemesanan.
Split Invoicing : pembuatan faktur dipisah berdasarkan adanya criteria terntentu yang telah
ditentukan sebelumnya.
Referensi :
http://mispa0911.wordpress.com/2009/10/22/pengertian-sap-dan-erp/
http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12535/System+Application+and+Product+(SA
P)+.pdf.
http://nur-cahyati.blogspot.com/2013/05/belajar-sedikit-yuk-tentang-sap.html
http://rifkipblog.blogspot.com/2013/06/proses-penjualan-dalam-sap.html
http://longjourney17.wordpress.com/2012/01/27/3-metode-billing-pada-sap/
Modul SD.pdf
http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12535/System+Application+and+Product+%28SAP%29+.pdfhttp://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12535/System+Application+and+Product+%28SAP%29+.pdf