BASES DE DATOS RELACIONALESACCESS 2010

IVAN ANDRES MADERO VARGAS JUAN PABLO MORENO AGUILAR

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA EDIFICAMOS FUTURO

DEPARTAMENTO INTEGRADO AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA D.C. 2014

BASES DE DATOS RELACIONALESACCESS 2010

IVAN ANDRES MADERO VARGASJUAN PABLO MORENO AGUILAR

TRABAJO PRESENTADOComo requisito de tercer periodo académico

JHON ALEXANDER CARABALLO ACOSTA Docente de tecnología e informática

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA EDIFICAMOS FUTURO

DEPARTAMENTO INTEGRADO AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA D.C. 2014

Tabla de contenido1. OBJETIVOS.............................................................................................................................4

1.1 OBJETIVO GENERAL:......................................................................................................4

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:.........................................................................................4

2. INTRODUCCION.....................................................................................................................5

3. MICROSOFT ACCESS 2010................................................................................................6

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS................................................................................................6

4. CREAR UNA BASE DE DATOS..........................................................................................7

4.1.1 ENCABEZADO........................................................................................................7

4.1.2 CREAR BASE DE DATOS....................................................................................7

4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS..................................................................................7

4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS................................................9

5. BASES DE DATOS RELACIONALES..............................................................................10

5.1.1 Para crear una relación:.....................................................................................10

5.1.2 Para agregar relaciones:....................................................................................11

5.1.3 Para eliminar relaciones:...................................................................................12

5.1.4 Para modificar relaciones:................................................................................13

5.1.5 Para eliminar relaciones:...................................................................................13

6. FORMULARIOS....................................................................................................................15

7. INFORMES.............................................................................................................................21

8. CONCLUSIONES..................................................................................................................28

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL:

Comprender el significado y el uso de las bases de datos

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Crear una base de datos para una empresa didáctica Distribuir la información en tablas y organizarla en campos Establecer relaciones entre las tablas Diseñar formularios con cada una de las tablas Realizar informes de los temas más importantes de la tabla

2. INTRODUCCION

Las bases de datos son un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permite gestionar estos datos. Es lo que se denomina sistema gestor de base de datos. Un ejemplo puede ser una librería porque tiene varios contenidos útiles para la gente.

Se consiguen con la extensión .ACCDB y los datos se organizan en tablas, las cuales contienen información en particular sobre algún tema y campos para introducirla.

Es muy importante usarlas para contener la información de una empresa o negocio, ya que debe guardar información de clientes, empleados, productos e inventario de la empresa.

3. MICROSOFT ACCESS 2010

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Ilustración 1 - Componentes de la base de datos

Las bases de datos se organizan en tablas, que contienen información sobre un tema en particular divididas en campos. Para extraer datos con ciertas condiciones de las tablas, se usan las consultas y para la visualización, modificación e introducción se usan los formularios.

Para dar formato, calcular, imprimir y resumir los datos seleccionados se usan los informes y para definir las acciones que Access hará en un determinado evento se usan los macros. Las páginas son un tipo especial de página Web diseñada para ver y trabajar con datos desde Internet o Intranet.

BASES DE DATOS

tabla de datos

consultas

formularios

informes

paginas

macros

Se compone de

4. CREAR UNA BASE DE DATOS

4.1.1 ENCABEZADO

M&M COMPANY

Dirección: kra79b#49b-44sur

Teléfono: 4506108

4.1.2 CREAR BASE DE DATOS

Una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema específico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico

4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS

A) Hacer clic derecho en la pestaña tabla y seleccionar vista diseño

- Encabezado de la empresa

Ilustración 3 - Opciones de la pestaña

B) Asignar nombres de los campos y su tipo

Ilustración 4 - Vista Diseño

C) Se selecciona vista hoja de datos haciendo clic derecho en la pestaña

Ilustración 5 - Seleccionar Vista Hoja de Datos

D) Ya tenemos la hoja de datos lista para llenar

Ilustración 6 - Vista Hoja de Datos

4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

A) Abrir base de datos en blanco y darle nombre

Ilustración 7 - Nombrar la base de datos

B) Se creará automáticamente la Tabla1

5. BASES DE DATOS RELACIONALES

Ilustración 8 - Tipos de relaciones

5.1.1Para crear una relación:

Conceptos básicos sobre relaciones

Bases de datos relacionales

Una Base de Datos Relacional, es una base de datos que cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya planificadas. Permiten establecer y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: "Modelo Relacional “relacionales (relaciones) entre los datos

Tipos de relaciones

Relación uno a

Cuando un registro de una tabla soló puede estar

relacionado con un único registro de la otra tabla y

viceversa.

Relación uno a varios

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de

datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para

lograr dicho objetivo, conviene desglosar los

datos en muchas tablas basadas en temas para que

cada hecho esté

Relación varios a varios

A) Pulsar en Relaciones dentro de la pestaña Herramientas de bases de datos

Ilustración 9 - Barra relaciones

B) Aparecerá el siguiente cuadro:

Ilustración 10 - Cuadro de diálogo

C) Se hace doble clic en las pestañas deseadas y se presiona Cerrar.

D) Se arrastra el campo hasta la otra tabla, asegurándose de que los campos tengan el mismo tipo de archivo.

Ilustración 11 - Relación uno a varios

5.1.1 Para agregar relaciones:

A) Nos situamos en la pestaña Relaciones y en la pestaña Diseño elegimos Mostrar Tabla.

Ilustración 12 - Barra relaciones

B) Saldrá el cuadro de diálogo nuevamente.

Ilustración 13 - Cuadro de diálogo

C) Se agregan las tablas deseadas y se presiona Cerrar.

5.1.2 Para eliminar relaciones:

Una vez situados en la ventana Relaciones, se hace clic derecho en la tabla a quitar y se selecciona Ocultar tabla.

Ilustración 14 - Ventana relaciones

5.1.3 Para modificar relaciones:

A) En la ventana Relaciones hace clic derecho sobre la línea de relación y elegir Modificar relación.

Ilustración 15 - Ventana relaciones

B) Aparecerá un cuadro de diálogo y se realizan los cambios deseados.

Ilustración 16 - Cuadro para modificar relaciones

5.1.4 Para eliminar relaciones:

En la ventana Relaciones hacer clic derecho sobre la línea de relación y elegir Eliminar.

Ilustración 17 - Ventana relaciones

Para limpiar la ventana relaciones:

A) Se elige Borrar diseño en la pestaña Diseño

Ilustración 18 - Barra herramientas

B) Para ver nuevamente las tablas o agregarlas, se presiona Mostrar tablas o Mostrar directas.

Para ver relaciones directas:

A) Hacer clic derecho en el nombre de la tabla y elegir Mostrar directas.

Ilustración 19 - Ventana relaciones

B) Saldrán todas las relaciones asociadas a la tabla

Para visualizar todas las relaciones:

Hacer clic derecho en el fondo y elegir Mostrar todo

Ilustración 20 - Ventana relaciones

6. FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Para crear un formulario:

Se elige asistente para formularios en la pestaña crear

Ilustración 21 - Barra formularios

Se elige la tabla y los campos

Ilustración 22 - Asistente para formularios

Se presiona siguiente y se aplica la distribución por columnas

Ilustración 23 - Asistente para formularios

Se presiona para añadir todos los campos.

Se abre el formulario y se elige finalizar

Ilustración 24 - Asistente para formularios

Nos muestra la tabla y podemos modificarla

Ilustración 25 - Pestaña informes

Se hace clic derecho sobre la pestaña CLIENTES y se elige vista diseño

Ilustración 26 - Vista diseño de formularios

Para crear otro formulario nuevamente se elige asistente para formulario.

Ilustración 27 - Barra formularios

Elegimos la siguiente tabla y colocamos todos los campos

Ilustración 28 - Asistente para formularios

Presionamos finalizar y nos quedara listo el otro formulario

Ilustración 29 - Vista formulario

Hacemos lo mismo con la siguiente tabla en asistente para formularios y finalizamos.

Ilustración 30 - Asistente para formularios

Nos quedara otro formulario

Ilustración 31 - Vista formulario

Finalmente lo hacemos con la última tabla

Ilustración 32 - Asistente para formularios

Ya tenemos los cuatro formularios listos

Ilustración 33 - Vista formulario

7. INFORMES

Los informes presentan los datos de una tabla o consulta. La diferencia con los formularios es que los datos que aparecen en el informe no se pueden modificar y en los informes se puede agrupar más fácil la información y sacar totales por grupos.

Para crear un informe:

Se elige asistente para informes en la pestaña crear

Ilustración 34 - Barra informes

En el cuadro se eligen los campos más importantes de la tabla y se presionan siguiente

Ilustración 35 - Asistente para informes

Se puede agregar una jerarquía haciendo doble clic en la tabla de la izquierda

Ilustración 36 - Asistente para informes

Queda así:

Ilustración 37 - Asistente para informes

Ilustración 38 - Intervalos de agrupamiento

Con el registro de calle se pueden ordenar los registros

Ilustración 39 - Registro de calle

Se presiona siguiente y aquí se elige la distribución y orientación del informe

Ilustración 40 - Distribución del informe

Elegimos vista previa del informe y finalizar

Ilustración 41 - Asistente para informes

Queda así:

Ilustración 42 - Vista informes

Se aplica nuevamente asistente para informes

Ilustración 43 - Barra informes

Se elige otra tabla con campos importantes

Ilustración 44 - Asistente para informes

Queda así. Se hace clic derecho en la pestaña con el nombre de la tabla y se elige vista informes

Para crear otro informe, nuevamente se elige asistente para informes

Se elige la siguiente tabla con sus campos

Se presiona finalizar y queda así:

Ilustración 45 - Vista formulario

Hacemos lo mismo con la siguiente tabla

Ilustración 46 - Asistente para informes

Ilustración 47 - Vista formulario

8. CONCLUSIONES

Las BASES DE DATOS son un conjunto de datos organizados para un uso determinado. Cuentan con la extensión ACCDB y los datos se organizan en tablas

Las TABLAS son los elementos más importantes de la base de datos, pues almacenan la información sobre un tema en particular. En este caso podrían ser clientes, empleados, inventario y productos

Los FORMULARIOS sirven para editar los registros de una tabla o consulta. Se introducen, visualizan y modifican los datos de las tablas

Los INFORMES están diseñados para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados. Se diferencian de los formularios en que aquí se puede agrupar más fácil la información

Las RELACIONES permiten el uso simultáneo de datos de varias tablas y evitan la duplicidad. Pueden haber relaciones uno a uno, uno a varios y varios a varios