TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

TRD

listado de series con

sus correspondientes

tipos documentales

donde se le asigna un

tiempo de permanencia

en cada etapa del ciclo

vital de los documentos

Tablas de Retención Documental?

VENTAJAS

ADMINISTRATIVAS Facilitar el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Pueden ser:

GENERALES:

Documentos administrativos comunes

o documentos facilitativos (Circulares, Memorandos, Directicas

Presidenciales).

ESPECÍFICAS:

documentos característicos de cada organismo ( Historias

Clínicas, Actas de sesiones de Congreso)

NORMATIVIDAD

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

ELABORACIÓN

AVAL – COMITÉ DE ARCHIVO DE LA

ENTIDAD

APROBACIÓN INSTANCIAS

CORRESPONDIENTES

DIFUNDIR A TODAS LAS

DEPENDENCIAS

REALIZAR SENSIBILIZACIÓN

APLICABILIDAD

ACTUALIZACIÓN

PROCESOS TÉCNICOS Herramienta de primera mano en gestión documental.

1.Identificación Elaboración de tablas

2.Valoración de Retención Documental

3. Selección

4.Eliminación Resultados

1.IDENTIFICACIÓN • Reconocer la procedencia,

caracterizar y describir la documentación que se analizará.

• Identificar Secciones, Series, Subseries de acuerdo a la estructura orgánico-funcional, denominada clasificar para así ubicar lo que se quiere caracterizar y describir.

• Se puede establecer de lo general a lo particular, como se realiza la descripción.

Basadas en la estructura orgánico-funcional de la entidad Productora, identificando las series y subseries documentales con cualquier soporte de información.

PRINCIPIOS BÁSICOS

REFLEJA LA ACTIVIDAD

DESARROLLADA POR LA OFICINA

PRODUCTORA AL CUMPLIR LAS FUNCIONES ASIGNADAS

CONSTITUYE LA UNIDAD BÁSICA DE

VALORACIÓN

PUEDE SER: -SIMPLE

- COMPLEJA

SERIE DOCUMENTAL.

SIMPLES

• ACUERDOS

• DECRETOS

• RESOLUCIONES

COMPUESTAS

• CONTRATOS

• HISTORIAS LABORALES

• HISTORIAS CLÍNICAS

Se fijan los períodos de

retención y disposición final

de los documentos,

establecidos por la ley, un

reglamento o propuestos

por los gestores de la

documentación, acorde a

las necesidades

administrativas y

disposiciones legales.

2.VALORACIÓN

Proteger el patrimonio cultural, permitiendo establecer valores primarios y secundarios y la permanencia en cada fase de archivo.

VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL

Para tener en cuenta

El uso

La frecuencia

Normas que regulan la

producción del documento

FASES DEL DOCUMENTO FASE ACTIVA - SEMIACTIVA FASE INACTIVA

Para un SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS la valoración se realiza así:

• Organismo Productor, se lleva acabo desde el Archivo Central correspondiente.

• Administración General, coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación de todos los archivos centrales de las entidades nacionales y apoyados por el organismo que los produjo.

VALORES DEL DOCUMENTO

VALORES DEL

DOCUMENTO

VALORES PRIMARIOS

VALORES SECUNDARIOS

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO

LEGAL

JURÍDICO

FISCAL

CONTABLE

VALORES SECUNDARIOS DE LOS

ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO

Son los que sirven de referencia para la elaboración

o reconstrucción de cualquier actividad de la

administración.

Fuente primaria de la historia y testimonio de la

memoria colectiva

Patrimonio cultural de una comunidad que los creó y

los utiliza.

Algunos nacen con valores permanentes otros los

alcanzan en la valoración.

3.Selección Proceso en el

cual se

determina la

conservación

parcial de la

documentación

por medio del

muestreo.

LA SELECCIÓN PERMITE:

1 Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos

2 Ofrecer acervos documentales integrales que reflejan la estructura de la entidad

3 Reducir costos en espacio tiempo y materiales

4 Garantizar la conservación documental

No hay una norma general para la selección pero sí

podemos abordar algunas pautas:

• Aplicarse a la documentación que ha perdido

vigencia.

• Series documentales voluminosas y su contenido

informativo se encuentra en otra serie.

• Series documentales donde su valor informativo no

amerita conservación total.

• Utilizar el muestreo cuando una serie no amerita su

conservación total.

4. ELIMINACIÓN Proceso donde se destruyen los documentos que ha

perdido el valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o

contable y no posee valor histórico relevante par la

ciencia y la tecnología.

El comité de Archivo de cada entidad es el encargado

de decidir que documentos se eliminan.

Los documentos inactivos señalados como

eliminables deben destruirse una vez se cumpla el

plazo fijado en las tablas de Retención.

La eliminación se debe realizar de acuerdo a lo

establecido en las tablas de retención.

En el proceso de reparación de las transferencias

primarias y secundarias; cuando se transfieren del

archivo de gestión al central y este a su vez al

histórico, se debe levantar un acta con sus

respectivos inventarios. ( Ver anexo )

PASOS PARA LA ELABORACIÓN

DELAS TABLAS DE RETENCION. En este proceso se contemplan cuatro etapas:

1. Compilación de la información institucional.

• Disposiciones legales, actos admirativos y normas que rigen a la empresa.

• Estructura interna de la entidad, manual de funciones y procedimientos.

• Organigrama actual resoluciones, acto administrativo de creación de grupos y asignación e funciones.

2. Entrevista con los Productores de los Documentos

de la Institución.

• Identificación y definición de unidades

documentales.

• Análisis de la producción y tramite documental

teniendo en cuenta los manuales de procedimientos

de las dependencias.

• Identificación de los valores primarios de la

documentación.

ENCUESTA UNIDAD

DOCUMENTAL

Se debe aplicar a cada dependencia administrativa

productora de documentos; este instructivo

comprende dos partes:

La primera identifica la oficina.

La segunda identifica cada unidad documental

producida por dicha oficina.

ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

I. Nombre de la oficina: _________________

1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica.

2. Fecha de última asignación de funciones.

3. Acto administrativo mediante el cual le asignaron funciones

___________________________________

4. Funciones_______________________________

5. Unidades documentales que tramita ___________________

6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__.

7. Sistema de organización de los archivos de oficina.

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en

promedio?

II. ENCUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina productora__________________________________________________________________

2. Nombre de la unidad documental_______________________________________________________

3. Función de la oficina que la genera o tramita______________________________________________

4. Caracteres externos_________________________________________________________________

4.1. Soporte: Papel __, microfilm___, cinta magnética___, otros___.

4.2. Formato. __expediente, ___ libro, ___documento simple.

4.3. Ordenación: __cronológica, ___onomástica, ___numérica o ___alfa temática.

4.4. Estado de Conservación: __ BUENA, __REGULAR, __ MALA;

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental.

6. Trámite. ___Original. ___Número de Copias.

7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra?

Sí_______ Cuál? ___________________________ No______

8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental?

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental.

10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__

¿Cuál?__.

11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de gestión y quién lo establece?

12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:

12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______

12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________

12.4 Personas naturales ______________________________________

12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________

13. ¿Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?

Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______

13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?

14.1. ¿Con qué frecuencia?

14.2. ¿Qué años?

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental?

16. Observaciones

Respondió la Encuesta: _________________________ Aplicó la encuesta: _____________________

Ciudad y fecha: __________________________________________________________

Formato de Tabla de Retención

FORMATO DE ELIMINACION

FORMATO DE ACTAS DE

ENTREGA